Univerist® Education Company

Pk:34736 Kozyatağı I Kadıköy I İstanbul I Türkiye

T: 02167061154 I E-Posta: info@univerist.com

univerist.com

İdari Para Cezaları

Denetimlerde Özlük Dosyası İle

İlgili Neler Sorulur?

Dosyalama ve Arşivleme Sistemi Özlük Dosyasındaki Eksikliklerin

Doğurabileceği Sonuçlar

Puantaj Nedir ?

KONULAR

univerist.com

• Bölüm Şef/Sorumluları Taleplerini "Personel Talep Formuna" yazarak ilgili

bölümün yöneticisinin onayına sunar. Burada aranan adayın profili hakkında

kısa bilgilendirme de yapılır

• Onaylanan Form İnsan Kaynakları‘ na verilir.

• İK tarafından bütçe kontrolü yapılır ve onay alınır.

• Sonuç “Evet” ise süreç devam eder, “Hayır” ise iptal edilir ve arayış başlatılmaz.

univerist.com

• İnsan Kaynakları önce iç kaynaklardan arar. İç kaynaklarda bulamadığı takdirde

dış kaynaklara başvurur.

• İlan hazırlanır, Gazete/Internet ilanına başvurulur. Bazı durumlarda ilan

çıkmadan veri tabanlarından ya da eski başvurulardan da faydalanılabilir.

univerist.com

• İK Departmanı Talep Formunda ve İş tanımında yer alan yetkinliklere göre gelen

özgeçmişleri inceler. Uygun olanları listeler ve davet eder.

• İKM ile ilgili birim yöneticisi ilk görüşmeyi gerçekleştirir.

• İK Bölümü görüşme sonucunu, ilk görüşmede elenenlere bildirir (red mektubu

kullanılır).

• İlk mülakatta olumlu bulunan adaylar Genel Md. veya Genel Md.Yrd.`na önerilir,

2. görüşmeye davet edilir.

univerist.com

• Genel Müdür onayı “hayır” ise iptal edilir.

• Genel Md. veya Genel Md.Yrd. tarafından onaylanan adaya teklif yapılır, teklifi

kabul ettiği takdirde işe başlayacağı tarih belirlenerek Personel Özlük İşleri

Bölümü’ ne bildirilir, adaya evrak listesi teslim edilir.

• Personel Özlük İşlemleri Bölümü tarafından kanuni işe alma işlemleri başlatılır.

• İK adayın işe başlama ile ilgili olarak Bölüm Yöneticisini ve kurum içindeki diğer

gerekli noktaları bilgilendirir. (Bilgi İşlem, İdari İşler, Güvenlik Bölümleri gibi).

univerist.com

4857 sayılı iş kanunun 75. maddesinde düzenlemiştir.

• 4857 sayılı yeni İş kanunu ile getirilen önemli düzenlemelerden biri de İşçi

özlük dosyasıdır. İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek

zorundadır. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve

diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları

saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek

zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka

uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri

açıklamamakla yükümlüdür.

univerist.com

• İşverenler çalıştırdıkları tüm işçiler için işyerinde işçi özlük dosyası

oluşturması gerekmektedir.Personel özlük dosyaları çalışan personelin

takibi açısından önem taşımaktadır. Personelin sicilinin ortaya konması,

görevlendirme ve ücretinin belirlenmesinde etkili olacaktır.Dosyada

bulunan evrakların zamanla güncelleştirilmesi ile etkinlik daha da

artacaktır.

univerist.com

• Personel özlük dosyalarının şekli konusunda yasada

açıkça bir düzenleme yapılmamış, İş Kanunu ve

diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu

her türlü belge ve kayıtlar şeklinde genel ifadelere

yer verilmiştir.Ancak yasal hükümler ve personel

departmanı işlemleri göz önünde bulundurulduğunda

bir özlük dosyasında; tüm belge ve bilgiler üçüncü

şahıslardan saklı kalmak kaydıyla; bulunması

gereken evraklar şunlardır.

univerist.com

• Sağlık Raporu (son 6 aylık)

• İkametgah İlmühaberi (son 6 aylık)

• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi

• Adli Sicil Kaydı (son 6 aylık, adli sicil kaydı olmadığını mutlaka kontrol ediniz)

• Diploma fotokopisi (kontrol ediniz, gerekli durumlarda okulla irtibat kurun)

univerist.com

• Yıl içinde ödenen kümülatif Vergi Matrahı ve Gelir Vergisi tutarı (yıl icinde

calışmış oldugu işyerlerinden sağlanır)

• Vergi kimlik kartı, vergi numarası

univerist.com

• Kan Grubunu gösterir belge (Kan grubu kartı ya da ehliyet olabilir)

• Evli işcinin evlilik cüzdanı fotokopisi (Eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı

fotokopileri)

• AGİ formu (imzalı)

• Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili

belgeler

univerist.com

• İş Başvuru formu,Referansları ve işçinin hazırladığı özgeçmişi

• Bazı işkolları için, periyodik olarak sağlık muayenelerinden

geçirildiklerine dair rapor.

• Özürlü işçi ise Sakatlık Raporu aslı veya fotokopisi,

• Sakatlık İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili defterdarlıktan

indirim uygulanacağına dair yazı,

univerist.com

• Sakat işçi için İş Kur müracaat kayıt evrakı, Defterdarlıktan ilgili yazı

• Herhangi bir kanuni sebeple ücret kesme cezası uygulanırsa, yapılan kesintilerin

sebebinin bildirildiği yazı,

• Fazla çalışma için işçinin onayının alındığı yazı,

• Şoför işçi için ehliyet fotokopisi (periyodik olarak iscinin ehliyetini kontrol edin)

univerist.com

• İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve

karşı karşıya bulundukları mesleki riskler,

alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve

sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine

dair yazı ve bu konularla ilgili iş yerinin

vermiş olduğu eğitimlere dair işçinin

imzaladığı evraklar

univerist.com

• Çalışanlara ait kimlik bildirim belgesi (Form2) (En yakın mülki Amirliğe verilmek

üzere)

• İşçiye verilen lehte ve aleyhte ihtar yazısı ve tutanaklar, savunma talepleri…

• İşçiye işten ayrılırken verilen bonservisin işçi tarafından imzalanmış kopyası

• İşin gereklerine göre bulunması gereken diğer evraklar, bulunmalıdır…

univerist.com

• İşçinin çıkış bordrosu, varsa kıdem ihbar tazminatı ayrıntılı hesap tablosu, kalan

yıllık izinlerinin ödendiğine dair belge, tüm haklarının ödendiğine dair makbuz ve

ibraname (bu belgelerin hepsinde işçinin okudum, anladım, kabul ediyorum

şeklinde kendi el yazısı ile alınmış onayı ve imzası ile tarih bulunmalıdır.)

univerist.com

• İş Başvurusu Formu

• Hizmet Akdi

• Çalışanın Görev Tanımı

• İşyerinde uyulması gereken kurallara ilişkin belge ve yönetmelikler:

a) İşyeri Yönetmeliği

b) Personel Yönetmeliği

c) İşçi Sağlığı ve İşyeri Yönetmeliği

d) ….

univerist.com

• Çalışana imzalattırılacak zimmet tutanağı

• Çalışanın işe devamsızlığına ve sağlık durumuna ilişkin belgeler

• Varsa verilen ihtar ve çalışandan alınan savunma

• Çalışana yapılmış başka görev teklifleri

• Çalışana teklif edilen eğitimlerle ilgili yazışmalar

• Çalışanın katıldığı eğitim sonuçları

univerist.com

• Özlük dosyasının en üst sayfası kapak sayfası olmalıdır ve burada isçinin

özet bilgileri ve fotoğrafı bulunmalıdır. Ayrıca kısa bir liste ile dosya içinde

bulunması gereken evrakların varlığı kontrol edilebilir (işe giriş tarihi, şirketi,

departmanı, görevi, TC Kimlik No, SSK No, Vergi No, vb. bilgiler kapak

sayfasında bulunabilir ve hazırladığınız kapak sayfaları herhangi bir bilgiye

ihtiyaç duyduğunuzda size hız kazandıracaktır. Kontrol listesi ile de eksik

evrakı olan personelin tespiti kolaylaşacaktır)

• Dosyaya en son giren belge en üstte olmalıdır. Belgeler kronolojik sıraya göre

dizilmelidir.

univerist.com

• Ay içinde girenler ve ay içinde çıkanlar şeklinde 2 ana klasör açılmalı ve giren

çıkan işçilerin dosyaları işlem gördükten sonra bu klasörlerde tutulmalıdır. (Bu

işlem ay içinde ilgili personele geri dönüşlerde ve ayın bitiminden sonra yasal

bildirimleri hazırlarken dosyalara hızlı ulaşmanızı sağlayacaktır.)

univerist.com

• Cari ay bitip, yasal bildirimler yapıldıktan sonra çıkan işçilerin dosyaları

şirketlerine göre dizilerek arsivlenmelidir.(Sirketlere göre ayrım yapılmalıdır,

çünkü denetimler şirket adına gelmektedir.)

• Klasörler şirket şirket hazırlanmalı ve dosya sırtlıklarında dosyanın icinde

bulunan personelin, dosya icindeki sırasina göre ad soyad bilgisi

bulunmalıdır.

univerist.com

• Tüm dosya dolaplarında bulunan dosyalar

excelde hazırlanacak bir kroki şeklinde tutulmalı

ve bu belge periyodik olarak güncellenmelidir.

(Bu işlem sadece bir defa sizi yoracaktır fakat

aradığınız dosyayı hızlı bulmanızı sağlayacak

ve size zaman kazandıracaktır.)

• Unutmayınız ki bir denetimde müfettişlerin ilk

isteyeceği belgeler arasında işçi özlük dosyası

bulunmaktadır.

univerist.com

• 10.06.2003 tarih ve 25134 No’lu Resmi Gazete’ de yayımlanan 4857 Sayılı İş

Kanunu‘ nun 75. maddesinde;“İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük

dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu

kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge

ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere

göstermek zorundadır.” hükmü yer almaktadır.

univerist.com

• Kanun maddesinden de anlaşılacağı üzere işçi özlük dosyalarının düzenlenip

düzenlenmeyeceği konusunda işverenin keyfi bir uygulamaya gidemeyeceği

açıkça belirtilmiş, yine aynı kanunun 104. maddesi ile de özlük dosyalarını

düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline, İPC 2013 için 1.293 TL’ dir.

2013’ de yeniden değerleme oranında arttırılacaktır. Bir defaya mahsus

kesilir, her dosya için ayrı ayrı kesilmez.

univerist.com

Personel

• Vizite Kağıdı (Sigortalının kendisinin SGK nın sağlık hizmetlerinden

faydalanabilmesi için düzenlenen bir belgedir. Sigortalının bu

hizmetlerden faydalanabilmesi için vizite tarihinden itibaren son bir

yıl içinde 30 gün sigortalı gözükmüş olması gerekir. Kaldırılması

SGK tarafından gündeme alındı,01.04.2010 da kaldırılması için

tebliğ yayınlandı, uygulamada bazı yerlerde halen soruluyor)

• Sağlık Belgesi (Sigortalının eş, çocuk, anne ve babasını SGK nın

sağlık hizmetlerinden faydalandırabilmesi için düzenlenen bir

belgedir. Sigortalının bu hizmetlerden faydalanabilmesi için vizite

tarihinden itibaren son bir yıl içinde 30 gün sigortalı gözükmüş

olması gerekir. )

• Maaş Yazısı Personel banka kredisi alabilmek için bankanın talep

ettiği aylık ücretini gösterir yazıyı kaşeli ve yetkili tarafından

imzalanmış şekilde talep edebilir.

univerist.com

univerist.com

univerist.com

univerist.com

Bölümler

• Personel Listesi (Excel ya da program çıkıtısı ortamında güncelpersonel listeleri Genel Müdürlük tarafından periyodik olarak talepedilecektir.)

• Terfi / tayin / ücret bilgileri Her birimin yöneticisi kendi birimine ait ücretbilgilerini isteyebilir. Genel Müdürlük veya Bütçe Bölümü tüm ücretbilgilerini terfi ve tayinlerin listesini talep edebilir. (yazılı talep olmadanve üst makamdan onay alınmadan kesinlikle paylaşmayınız !)

• İzin Bakiyeleri (Yıllık izin bakiyelerinin kaç gün olduğu departmanyöneticileri ya da genel müdürlük tarafından sizden talep edilecektir.Düzenli olarak departman kurulumunda bu bakiyeleri güncellemenizfaydanıza olacaktır.)

univerist.com

Bölümler

• Aylık İşveren Maliyetleri (Genel Müdürlük, Bütçeleme ile ilgilidepartman ya da direkt olarak işverenin kendisi ay sonlarında öncekiaya ait işveren maliyetlerini şirket ya da departman kurulumundaisteyecektir.)

• Kıdem Tazminatı Yükü (Muhasebe departmanı yıllık kıdem tazminatıkarşılığı ayırabilmek için yıl sonuna ait kıdem tazminatı toplamlarınıtalep edecektir.)

univerist.com

• Puantaj; bir şeyin denetlendiğini ya da görüldüğünü belirtmek için

işaretleme, işaret koymadır.

• Neyi denetliyoruz ?

İş yerinde calismakta olan tüm işcilerin n iş yerine giriş ve çıkış

saatlerini ve gelmediği günler olursa bu günlere ilişkin izin mazeret vb.

bilgilerini.

• Ne kadar süre denetliyoruz ?

Cari ay boyunca hergün

• Neden denetliyoruz ?

Hak ettiği maaş tutarını hesap edebilmek için.

• Nasıl denetliyoruz?

Personel devam kontrol sistemi ile ya da excel.

univerist.com

univerist.com

• Herşey yazılı olmalı, yazılı evrak olmadan işlem yapmama hakkına

sahipsiniz.

• Bilgi isteyen Genel Müdür bile olsa yazılı isteyin, sizin işinize

verdiğiniz önemi ve gösterdiğiniz özeni gösterir, yöneticilerinizin

hoşuna gidecektir.

• Yazılı olarak almadan yaptığınız işlemlerden siz sorumlu olursunuz ve

zaman geçtikçe unutacağınız için cok zor durumlarda kalabilirsiniz!

univerist.com

Univerist® Education Company

Pk:34736 Kozyatağı I Kadıköy I İstanbul I Türkiye

T: 02167061154 I E-Posta: info@univerist.com

Teşekkürler

univerist.com

• https://www.peryon.org.tr/wp-

content/uploads/2014/01/Ozluk_Isleri_Personeli_Seviye5.pdf

• https://www.google.com.tr/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&ved=0C

CMQFjABahUKEwiX1sv7_YnHAhUknnIKHYcwClM&url=http%3A%2F%2Fwww.ktu

.edu.tr%2Fdosyalar%2F17_00_00_58064.pdf&ei=RNW9VZekGKS8ygOH4aiYBQ&

usg=AFQjCNE36GbRSa9HC_Cd7DV6F-

IVR580mA&sig2=12OYeCxO4czFvCfsLMBcdA&bvm=bv.99261572,d.bGQ&cad=rj

a

• http://archive.ismmmo.org.tr/docs/yayinlar/kitaplar/ozluk_dosyasi.pdf

• http://www.ikkh.gov.tr/userfiles/files/5.pdf

• http://www.asristanbul.com.tr/Files/PDF/27R6WWJF4CJ2.pdf

• http://www.muhasebenet.net/2010_isci%20ozluk%20dosyasi.pdf