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1. Tiene perspectiva
2. Tiene hábitos proactivos
3. Tiene un método de productividad
4. Planifica
5. Reflexiona y revisa
6. Esta focalizada
7. Es una persona libre
8. Ha conciliado lo “profesional” y lo “personal”
¿Cómo son las personas productivas?
Presentándonos
Hola , soy Javier Arnal, Ayudo a las personas a que dediquen más Rempo a aquellas acRvidades que les producen mayor beneficio económico y emocional
Algunas situaciones que he vivido durante años y ahora nos encontramos en las empresas con las que trabajamos
• Se trabaja muchas horas
• Resultados pobres para el esfuerzo realizado
• Trabajando en modo “Apagafuegos”
• Sensación de no dedicar Rempo suficiente a lo importante
• Alto nivel de estrés y baja creaRvidad
• Síntomas de desmoRvación
• AcRtud reacRva …falta de anRcipación
• Acostumbrados a actuar sin planificar
• ObjeRvos personales no alineados con los de la empresa
• Poner el circulo del aprendizaje,
• pillar el dibujo de Javier Sastre o hacerlo yo o hablar de la ventanas de Yohari
Los modelos tradicionales ya no sirven… – Las cosas no cambian, son previsibles – Intentan meter en un Rempo finito el máximo de cosas por hacer – Basados en criterios de prioridad subjeRvos
Productividad personal: Diagnóstico
LA NATURALEZA DEL TRABAJO HA CAMBIADO…
¿Nos hemos adaptado?
Foto: personas trabajando con la mesa llena de papeles y carpetas
Productividad personal: Diagnóstico
«En el trabajo del conocimiento la tarea no se
presupone sino que ha de
determinarse»
Peter Drucker
Productividad personal: Diagnóstico
LUEGO… TENDRÍA Q
UE…
DEBERÍA…
A VER SI…
QUE NO SE ME OLVIDE… MAÑANA…
ESTRÉS, ESTRÉS, ESTRÉS, ESTRÉS,…
Productividad personal: Diagnóstico
DISTRAERSE
ES MÁS FÁCIL
Foto: persona distraida mirando al infinito
Productividad personal: Diagnóstico
¿DÓNDE ESTÁ
EL PROBLEMA?
¿FUERA O DENTRO?
Foto: persona abriendo la chaqueta con un reloj en el pecho,…
NO PUEDES GESTIONAR
EL TIEMPO
PERO SÍ TU ATENCIÓN
y
Foto: malabarista muy atento a no perder ninguna pelota,…
Objetivos
Práctica: escribe tus tres objetivos profesionales SMART
más importantes para los próximos meses
S - Específico
M - Medible
A – Alcanzable
R – Realista y Retador
T – Con límite Temporal
ObjeRvos tangibles e intangibles
Que los clientes estén sa;sfechos
Vender mucho
Que pasemos el año
Que los empleados estén
felices en la empresa
INTANGIBLES
Deseos Ilusiones
.... No puedo medirlos??
ObjeRvos tangibles e intangibles
TANGIBLES S -‐ Específico M -‐ Medible A – Alcanzables R – Realistas T -‐ Con límite Temporal
Vender 100.000 euros en 2014
Abrir una ;enda nueva en una calle céntrica de Valladolid
antes de sep;embre
Tener un distribuidor en Galicia opera;vo a 30 de junio
Incrementar la sa;sfacción de los
empleados hasta el 60% en 2013
ObjeRvos tangibles e intangibles
TANGIBLES S -‐ Específico M -‐ Medible A – Alcanzables R – Realistas T -‐ Con límite Temporal
INTANGIBLES
Deseos Ilusiones
.... No puedo medirlos??
ObjeRvos tangibles e intangibles
Para ser eficaces y conseguir resultados tenemos que hablar de obje;vos tangibles y tener un plan para
conseguirlos
§ Tener Objetivos
§ Automotivación
§ Hacer
Las claves de la eficacia personal
Foto: vaso medio lleno,…
Automotivación
Automotivación
NO ES
Motivación Extrínseca
Foto: persona saltando detrás de una zanahoria Manejada por una mano
Automotivación
Automotivación = Motivación Intrínseca de la persona
La motivación intrínseca es la que nos impulsa a hacer
cosas por el simple gusto de hacerlas.
La satisfacción que nos reporta hacer un trabajo
La motivación nace del propio individuo
La propia ejecución de la tarea es la recompensa
Automotivación – 3 Pilares
Maestría: Deseamos ser cada vez mejores en lo que nos importa
Propósito: Necesitamos conectar la conquista de la excelencia con algún propósito superior
Autonomía: nos gusta dirigir nuestro comportamiento a nosotros mismos
§ Tener Objetivos
§ Automotivación
§ Hacer
Las claves de la productividad personal
Foto: vaso llenándose
Para HACER, tenemos que ir troceando los objeRvos en partes que podamos ir cumpliendo
A estas partes les llamaremos Proyectos Los proyectos se componen de Tareas o Acciones
Las tareas
Al igual que los japoneses, no todas las tareas son iguales, aunque lo parezcan
Foto: un grupo de japoneses que parecen Todos iguales
Tipos de Tareas
1. Tareas Clave: vienen de mis objeRvos
2. Tareas RepeRRvas: se producen con una frecuencia
determinada. Si no las haces, Renes problemas
3. Tareas Pendientes: surgen en el día a día
4. Imprevistos/Urgencias
Tu “YO” ProducRvo
TUS GANAS y energía se van perdiendo con el paso del día y el trabajo que vas haciendo
Cada Tarea en su Momento
Comiezo del
dia Mitad de mañana ½ Dia Tarde Cierre
Tareas Clave Tareas Exigentes
Reuniones Mail
Llamadas
Tareas
Manuales Mecánicas
No exigentes
Agenda
de mañana Mail
Ordenar
ProducRvidad: conseguir el objeRvo con el uso opRmo de los recursos Video: ejecuRvo quitando nieve al covhe por la mañana hlps://www.youtube.com/watch?v=5sFd5Vc_Rlo
Cita: “Me parezco más bien a un mosquito en un campo nudista: Sé lo que quiero hacer, pero no sé por dónde empezar” Stephen Bayne
Foto: señal de tráfico con dos posibles direcciones
Si eliges hacer una tarea en concreto,….también eliges No hacer las demás tareas
Perspec;va y Control
Creador loco Visionario
Capitán del barco
VicRma El que responde
Micro gestor Implementador
CONTROL
PERSPECTIVA
OBJETIVOS DE GTD
¡ Capturar todas las cosas que necesitan hacerse, para ser colocadas en un sistema lógico y confiable FUERA DE LA MENTE
¡ Adquirir la disciplina de tomar las decisiones “de antemano” para tener una lista de acciones siguientes
TRES CLAVES
ESTADO DE ALERTA PERFECTA
UN SISTEMA EN EL QUE CONFÍES QUE ESTÉ FUERA DE TU CABEZA
HÁBITOS PRODUCTIVOS
Foto: llavero con tres llaves
«Somos lo que hacemos
repeRdamente. La excelencia
entonces, no es un acto, sino un
hábito»
Aristóteles
NIVELES DE PERSPECTIVA
1. Propósito de vida. 2. Visión. 3. ObjeRvos. 4. Áreas de responsabilidad. 5. Proyectos. 6. Acciones.
¿Para qué haces lo que haces?
NIVELES DE PERSPECTIVA: 1.Propósito
Fotos que recuerdan a la Familia, viajar, riqueza económica, etc
¿Para qué haces lo que haces?
¿Para cuándo tu Plan de Mejora Personal?
Video: ancianos que se preparan y hacen un viaje en moto para recordar a sus seres queridos
hlps://www.youtube.com/watch?v=K39KHDmbho4
NIVELES DE PERSPECTIVA: 2.Visión
Tus objeRvos a largo plazo (+ 5 años)
FOTO: hombre mirando con prismáRcos
NIVELES DE PERSPECTIVA: 3.ObjeRvos
¿Qué quieres conseguir en los próximos 1-‐2 años, tanto personal como profesionalmente?
Foto: dibujo de objeRvos
NIVELES de PERSPECTIVA: 4. Áreas Responsabilidad
Define las áreas en que necesitas enfocarte para poder lograr tu propósito de vida, tus objeRvos
Dibujo: áreas de responsabilidad como la familia, el trabajo, los amigos, las aficiones, la salud, lo espiritual, … En el ambito profesional cada uno en su trabajo Rene disRntas areas como relación con clientes, proveedores, finanzas, logisRca, comunicación, calidad, etc
NIVELES de PERSPECTIVA: 5. Proyectos
Alineados con niveles más altos de perspecRva
EN GTD: un proyecto es un resultado final al que se llega tras hacer más de dos acciones en una secuencia. Son trozos de objeRvos (recordad el ejemplo del jamón y hacer lonchas)
Niveles de PerspecRva
Propósito y Valores
Visión 3 a 5 años
Obje;vos 1 a 2 años
Areas de responsabilidad (mes)
Proyectos (semana)
Tareas (Hoy)
LOS 5 PASOS DE GTD -‐ 1. Recopilar
Almacenar todas las ideas que llegan a nuestro sistema à TODAS¡¡
Seleccionar nuestras Bandejas de entrada. Las mínimas posibles
LOS 5 PASOS DE GTD – 2.-‐ Procesar Vaciar las bandejas de entrada, decidiendo que hacer
con lo recopilado.
¿Requiere acción? à NO Basura Archivar como material de consulta en el futuro
¿Requiere acción? à SI
¿Es mi responsabilidad? à SI Si cuesta menos de 2 minutos, HACERLO Si tiene una fecha de realización guardar en “Agenda”
Más de 2’ guardar en carpeta “Próximas Acciones” Si no se puede hacer directamente es un proyecto
¿Es mi responsabilidad? à NO Delegarlo. Pasar a la bandeja “En Espera”
LOS 5 PASOS DE GTD – 3.-‐ Organizar Agenda
Es sagrada. Cosas que solo se pueden hacer ese día. No mezclar con tareas que pueden delegarse o atrasarse.
Acciones Siguientes Las que tienes que hacer tú.
En espera Delegadas. En espera lo hagan otras personas
Lista de proyectos Trabajos que requieren más de una acción
Algún día / Tal vez Zona de incubación. Las revisas a futuro para valorar si hacer algo.
Listas de control
Papelera
Contexto – Duración- Energía- Prioridad
LOS 5 PASOS DE GTD – 4.-‐ Revisar
Revisión Diaria Mirar la agenda Y después la lista de acciones siguientes Mirarlas en el contexto correcto
La clave del sistema “La revisión semanal” Recopilar y procesar todas tus cosas Revisar el sistema: Limpiar, actualizar, completar Citas futuras Vaciar la mente Revisar las listas de control.
Revisión Panorámica (Anual / Semestral/ Trimestral) Visión Objetivos Areas de responsabilidad
LOS 5 PASOS DE GTD – 5.-‐ Hacer
Contexto Lugares: #oficina #coche #casa #recados Acciones: #leer #llamadas #oferta
Tiempo Disponible
Prioridad Dados contexto, tiempo y energía disponible, elige la que te proporciones mayor beneficio.
Energía Disponible Alta – Normal Conocer tus mejores momentos
Bandeja de Entrada
Recopilar
¿Requiere alguna acción?
Eliminar
Algún Día /
Tal vez
Material Consulta
No
Procesar
¿Más de 1 acción?
¿Más de 2 minutos?
Sí Sí
Sí
No No
Proyectos
Hacerlo
Agenda En Espera Delegado
Próximas Acciones
Dividir en acciones Organizar
HACER Contextos
Tiempo
Energía
Revisar