personalprofi stellenbeschreibungen im autohaus · sinn macht jede arbeit nur, wenn sie erfolg hat....

Prof. Hannes Brachat, Felix Walter

1. Auflage 2011Bestell-Nr. 194ISBN 978-3-89059-194-0www.auto-business-shop.de

Prof. Hannes Brachat Felix Walter

Geboren am 14.03.1987 in Pforzheim. Aufgewachsen im elterlichen Autohaus. Nach erfolgreichem Abitur im Jahr 2006, Studium an der HfWU Nürtingen/Geislingen. Abschluss zum Bachelor of Arts mit den Vertiefungsrichtungen Automobilwirtschaft und Unternehmensführung im Oktober 2010.

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Stellenbeschreibungenim Autohaus klar definiert – richtig besetzt

PerSonAlProfi

Hannes Brachat, Dipl.-Kfm., zeichnete sich schon früh durch praxisnahe Fachbeiträge sowie mehrere Buchtitel zu Themen rund um das Autohaus aus. Seine Tätigkeit als Seminarleiter der Akademie für Unternehmensführung im Kfz-Gewerbe, Bonn und an der BFC, Calw, führte 1984 zur Übernahme der Chefredaktion von AUTOHAUS; zum 1. Januar 1993 wurde Brachat die Herausgeberschaft von AUTOHAUS übertragen. Hannes Brachat lehrt an der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen/Geislingen. 2002 wurde er Professor für Automobilwirtschaft an der Hochschule in Geis-lingen. Brachat ist ferner als Moderator, Referent wie Veranstalter von Seminaren, Kongressen und Fachtagungen der AUTOHAUS-Akademie bekannt.

Stellenbeschreibungen im Autohausklar defi niert – richtig besetzt

PERSONALPROFI

Stellenbeschreibung Autohaus.indd 3Stellenbeschreibung Autohaus.indd 3 17.06.11 11:2717.06.11 11:27

© 2011 Springer Automotive Media in der Springer Fachmedien München GmbH,

Aschauer Straße 30, 81549 München

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1. Aufl age 2011

Stand 06/2011

Lektorat: Sarah Weiß

Herstellung: Silvia Sperling, Markus Tröger

Satz & Layout: Uhl + Massopust, Aalen

Umschlaggestaltung: Bloom Project GmbH, München

Titelbild: © Kzenon I fotolia.com

Druck: Kessler Druck + Medien, Michael-Schäffer-Str. 1, 86399 Bobingen

Springer Fachmedien ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media

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Das Werk ist mit größter Sorgfalt erarbeitet worden. Eine rechtliche Gewähr für die Richtigkeit der

einzelnen Angaben kann jedoch nicht übernommen werden.

Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Folgenden die männliche Form (z. B. Verkäufer) verwendet.

Selbstverständlich sind bei personenbezogenen Aussagen Frauen und Männer gleichermaßen

gemeint.

ISBN 978-3-89059-194-0

Wilfried Wilhelm Anclam, Inhaber der »Autowelt«

(Leipzig-Brehna), einem großen Förderer der Hochschule

für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen,

gewidmet.


5INHALTSVERZEICHNIS

Vorwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1 Der Überbau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

1.1 Grundsätzliche Anmerkungen zum Phänomen Stellenbeschreibung . . . . . . . . . 10

1.2 Aufbau und Vorgehensweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2 Einige Bemerkungen vorab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.1 Defi nition Stellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.2 Vorteile einer Stellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2.3 Nachteile einer Stellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3 Stellenbeschreibungen als Führungsinstrument . . . . . . . . . . . . . 16

3.1 Die Stellenbeschreibung im Wellental des betrieblichen Auf und Ab . . . . . . . . 16

3.2 Ziele und Anwendungsmöglichkeiten der Stellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . . 17

3.3 Bedeutung und Funktion der Stellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

4 Erstellen einer Stellenbeschreibung (SB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

4.1 Einleitende Maßnahmen vor der Einführung einer SB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

4.2 Mitwirken des Stelleninhabers bei der Erstellung einer SB . . . . . . . . . . . . . . . . 23

4.3 Aufgaben- und Funktionsbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

4.4 Anforderungsprofi l . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

4.5 Betriebliche Rahmenbedingungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

5 Umsetzung und Aufbau der Stellenbeschreibung im Autohaus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

5.1 Organigramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

5.2 Grundgliederung einer Stellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

5.3 Die Vorgehensweise bei der Umsetzung der Stellenbeschreibungen . . . . . . . . . 29

6 Stellenbeschreibungen für das Autohaus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

6.1 Geschäftsleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

6.2 Verkaufsleiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35


6 INHALTSVERZEICHNIS

6.2.1 Verkaufsassistenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

6.2.2 Verkäufer Neuwagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

6.2.3 Verkäufer Gebrauchtwagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

6.2.4 Verkäufer – Gewerbe (Außendienst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

6.2.5 Disposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

6.3 Serviceleiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

6.3.1 Teile/Zubehör-Leiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

6.3.2 Teile/Zubehör-Verkäufer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

6.3.3 Werkstattleiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

6.3.4 Serviceassistenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

6.3.5 Serviceberater/Service-Verkäufer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

6.3.6 Kfz-Mechaniker/Kfz-Mechatroniker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

6.3.7 Karosseriebauer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

6.4 Kaufmännischer Leiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

6.4.1 IT-Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

6.4.2 Buchhaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

6.4.3 Sachbearbeiter Personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

6.4.4 Sachbearbeiter Garantie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Literaturverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Abkürzungsverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88


7VORWORT

Vorwort

Entscheidende Wettbewerbsvorteile gewinnen Sie heute im Automobilgeschäft mit der

Qualität Ihrer Mitarbeiter. In der Tat: Die größten Ertragsreserven unserer Branche liegen in

der optimalen Nutzung personeller Ressourcen. Das Automobil hat eine große Zukunft! Das

Geschäft rund um das Automobil ist nach wie vor von zukunftsträchtiger und dynamischer

Attraktivität und auffallender Vielfalt und Komplexität. Das Branchenmanagement hat die

Daueraufgabe, die Weichen für das sich wandelnde Anforderungsprofi l im Autohaus zu

stellen. Maßstab ist das Anspruchsniveau des Kunden. Es wird weiter wachsen, und zwar

umso mehr, je mehr wir es zu befriedigen vermögen. Dies gilt materiell, immateriell, emo-

tional und moralisch. Das ist eine echte Herausforderung.

Die »weichen Faktoren« wie optimaler IT-Einsatz, die virtuelle Internetwelt in ihren vielfäl-

tigen Erscheinungsformen, wirtschaftliche Unternehmensführung und Steuerung, das Mar-

keting, echte und wirkungsvolle Kundenbetreuungsqualität sind das »Klavier«, auf dem es

virtuos zu spielen gilt.

© Ievgenia Tikhonova / iStockphoto


8 VORWORT

Dem wirtschaftlichen Verkauf sämtlicher au-

tomobiler Leistungsträger, vom Fahrzeugver-

kauf, Neu- wie Gebrauchtwagen, Financial

Services, Teile und Zubehör sowie Service (!)

gehört die Zukunft. Das sollte niemand in

Frage stellen, sondern mit großer Zuversicht

weiter unternehmerisch, sprich innovativ an

der Zukunftsfähigkeit der Branche arbeiten.

Die vergangenen Jahre haben in der Branche

gezeigt, dass das stetig ansteigende Gesamt-

Know-how mit einer kleineren Mitarbeiter-

zahl sicher zu stellen ist. Dennoch soll eine

hohe Kundenzufriedenheit gelingen! Da ist

jeder Mitarbeiter im wahrsten Sinne gefordert. Inzwischen überfordert? Wenige Führungs-

ebenen und kurze Entscheidungswege bestimmen dabei die Organisation im Autohaus.

Ebenso klare Ziele, sowohl für das Unternehmen wie für jeden Mitarbeiter. Ziele bilden die

größte Kraftquelle im Menschen. Sie sind die Basis für die gemeinsame Arbeit.

All die genannten Faktoren erfordern partnerschaftliches Verhalten bzw. einen integrativen

Führungsstil. Teamgeist wie die folgenden Teamergebnisse beinhalten ein höheres Maß an

Treffergenauigkeit. Schließlich lautet das Geheimnis positiver Führung: Schaffen Sie Ver-

haltenssicherheit und stellen Sie klar, was Sie wollen und wie Sie es erledigt haben möch-

ten.

Hierzu möchte Ihnen vorliegendes Buch konkrete Praxishilfen bieten. Wir haben für die

einzelnen Leistungsbereiche im Autohaus die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche im

Detail beschrieben. Das sind Vorschläge! Passen Sie die Vorlagen Ihren jeweiligen betrieb-

lichen Gegebenheiten im Zusammenwirken mit den handelnden Personen an.

Wir treten – trotz aller Vorbehalte – für detaillierte Stellenbeschreibungen ein. Damit sind

für die jeweiligen Stelleninhaber, für die weiteren Mitarbeiter im Umfeld sowie für die

unternehmerischen Entscheidungsträger eindeutige Kompetenzen, eine kontrollierbare

Klarheit und die Grundlage für individuelle Leistungsbeurteilungen geschaffen. Jeder Mit-

arbeiter braucht das Gefühl, wirklich für etwas »nütze« zu sein. Das wird in der Stellen-

beschreibung schriftlich festgehalten und damit bewusst gemacht. Wer Mitarbeiter

befragt, gibt zu erkennen, dass er selbigen schätzt. Wer sich mit seinen Mitarbeitern be-

schäftigt, mit ihnen kommuniziert, sie um ihre Meinung fragt, zollt ihnen Respekt! Stellen-

beschreibungen schaffen zudem die Möglichkeit einem Mitarbeiter aufzuzeigen, wie und

Nur mit einer Messlatte und einem Ziel vor Augen

ist es möglich, Spitzenleistungen zu erbringen.

(Foto: Stephi – Fotolia.com)


9VORWORT

wo er noch besser sein könnte. Wo möglicherweise Unter- oder Überforderung vorliegt. So

können die individuellen Stärken eines jeden Mitarbeiters ausgebildet werden und sein

Weiterkommen gezielt gefördert werden. An der Art und Weise, wie die bisherigen Aufga-

ben erledigt wurden, lässt sich der Erfolg eines Mitarbeiters am besten messen. Sinn macht

jede Arbeit nur, wenn sie Erfolg hat. Schließlich ist die richtige Person am richtigen Platz

die Voraussetzung für dessen Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Die folgenschwersten Ma-

nagementfehler im Autohaus liegen nach wie vor in personellen Fehlbesetzungen bzw.

werden bei der Einstellung neuer Mitarbeiter »fabriziert«.

Die einführenden Kapitel des Buches geben hierzu grundlegende Hinweise. Der eilige bzw.

vorinformierte Leser kann jedoch sofort zum gewünschten Kapitel übergehen. Möge vorlie-

gendes Buch dazu beitragen, die Effi zienz der Prozessabläufe im Interesse aller Beteiligten

zu optimieren. Für Verbesserungsvorschläge bzw. Ergänzungen sind die Autoren dankbar.

Mein besonderer Dank ist an Herrn Felix Walter gerichtet, der die Thematik »Stellen-

beschreibung im Autohaus« im Rahmen seiner Bachelor-Arbeit an der Hochschule für Wirt-

schaft und Umwelt in Geislingen bearbeitete und dies mit einem Projekt kombinierte, das

er im elterlichen Autohaus umsetzte.

Iphofen, Mai 2011

Prof. Hannes Brachat

Felix Walter

ES IST SINNLOS ZU SAGEN:

WIR TUN UNSER BESTES.

ES MUSS DIR GELINGEN DAS ZU TUN,

WAS ERFORDERLICH IST.

Sir Winston Churchill


316.1 GESCHÄFTSLEITUNG

VI. Anforderungen■ Kaufmännische Ausbildung, wenn möglich im Kfz-Bereich

■ Mehrjährige verantwortliche Tätigkeit in einem Kfz-Betrieb (einschlägige verkäuferische

und technische Kenntnisse)

■ Kenntnisse der üblichen IT-Anwendungen wie z. B. DMS, CRM, MS-Offi ce, Internet

■ IT-Anwenderkenntnisse der händlerspezifi schen Programme

■ Umfangreiche Kenntnisse im Bereich der Personalführung

VII. Verantwortungs- und Aufgabenbereich■ Verantwortung über das gesamte betriebliche Geschehen

■ Erstellung und Umsetzung von Mission, Vision und Unternehmensstrategie

■ Umsetzung der Unternehmenszielsetzung und Einhaltung der Führungsgrundsätze

■ Erwirtschaften angemessener Ergebnisse (Gewinne, Mitarbeiter- und Kundenzufrieden-

heit, Verkaufs- und Service-Erfolge, Werbeerfolg u. a.)

■ Verantwortung über das Marktgebiet

■ Erzielen einer hohen Kundenzufriedenheit

■ Verantwortung für eine hohe Betreuungs- und Begegnungsqualität

■ Verantwortung für ein gutes Betriebsklima

■ Mitarbeiter im Teamgeist führen und deren Eigenverantwortung fördern

■ Ständige Sicherung und Ausweitung der Ergebnispotentiale durch fortlaufende Investi-

tionen

■ Integration der IT-Organisation

■ Aufbau und Förderung der eigenen Handelsmarke (fi rmenspezifi sches Image, Reputa-

tion, Öffentlichkeitsarbeit u. a.)

VIII. Aufgaben im Einzelnena) Allgemeine Aufgaben■ Koordination der einzelnen Betriebsabteilungen zu einem Gemsamtkonzept

■ Formulierung von Unternehmenszielen und Strategien

■ Ausbau der Verkaufsorientierung als abteilungsübergreifendes Gesamtheitsdenken

■ Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens

■ Sicherstellung einer optimalen, internen Kommunikation

■ Steuerung des Betriebs durch regelmäßige Abteilungsleiterbesprechungen

■ Abstimmung und Unterzeichnung der Verträge mit dem Hersteller

■ Prägung des Führungsstils im Betrieb

■ Festlegung der täglichen Arbeitszeit im Autohaus bzw. den einzelnen Leistungsberei-

chen


32 6 STELLENBESCHREIBUNGEN IM AUTOHAUS

b) Aufgaben im Verkaufsbereich■ Festlegung und Einhaltung der Verkaufs- und Preispolitik

■ Formulierung der jährlichen Verkaufsziele

■ Festlegung der Politik für die Neuwagen- und Gebrauchtwagendisposition (Einkaufspla-

nung im Neuwagenbereich, Zukaufpolitik der Gebrauchtwagen)

■ Festlegung der Finanz-, Leasing- und Versicherungspolitik (Financial Services)

■ Bearbeitung von Versicherungsfragen (Unfall, Berufsgenossenschaft, Haftpfl icht, Ein-

bruch, Diebstahl, Beschädigungen u. a.)

c) Aufgaben im Teile-/Zubehörbereich■ Festlegung von Richtlinien für den Ein- und Verkauf von Teilen und Zubehör

■ Festlegung der saisonalen Aktionen in Absprache mit dem Serviceleiter und/oder dem

Teile-/Zubehörleiter

■ Kontrolle der Teileversorgungsbereitschaft wie der Wirtschaftlichkeitskennzahlen

(Bestände, Rabatte, Liquiditätsbedarf u. a.)

d) Aufgaben im Werkstattbereich■ Festlegung der individuellen Preispolitik

■ Freigabe von Nachlässen bei Kulanzfällen und Lösung von gravierenden Kundenbe-

schwerden

■ Planung von Kundendienst-Aktionen und Aktivitäten in Absprache mit dem Service-

und/oder Werkstattleiter

■ Festlegung der Richtlinien zum Annahme-Prozess

■ Festlegung der Richtlinien für die Telefonakquisitionen

■ Festlegung der Richtlinien für die Betreuungsqualität der Kunden

■ Festlegung von Kundendienst-Qualitätsnormen

■ Festlegung des Ablaufs der Garantieabwicklungen

■ Überprüfung der wirtschaftlichen Steuerungsgrößen (Umsatz, Leistungsgrad, Produk-

tivität, Loyalitätsrate u. a.)

e) Aufgaben im Rechnungswesen■ Planung/Überwachung von Umsatz, Ertrag, Kosten und Gewinn in sämtlichen Abteilungen

■ Zusammenfügen der Teilplanungen aller Abteilungen zu einem Gesamtplan inklusive

Liquidität, Finanzen, Investitionen, Beschaffung und Personal

■ Prüfung der Geschäftsvorgänge mit dem Fokus auf die Sicherung der absolut und trend-

mäßig geplanten Erfolgszahlen

■ Kontrolle der Bruttoerträge mit Abweichungs- und Ursachenanalyse und ggf. einleiten-

den Maßnahmen zum Schwachstellenabbau


336.1 GESCHÄFTSLEITUNG

■ Entscheidung über den Investitions- und Finanzplan

■ Festlegung der Richtlinien für die Erstellung der Jahressteuererklärung

■ Festlegung der Richtlinien für die Kreditgewährung und Ausbuchung von Forderungen

■ Festlegung von Banken und Versicherungen, mit denen Geschäftsbeziehungen gepfl egt

werden

f) Aufgaben in der Personalführung und -verantwortung■ Festlegung der Personalpolitik des Betriebs

■ Festlegung der Gehalts- und Lohnpolitik des Betriebs

■ Sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter mit dem Unternehmensziel vertraut ist und mit

exakten, klaren Zielvereinbarungen arbeitet

■ Durchführung von Einstellungen und Entlassungen von Mitarbeitern

■ Förderung von Aus-, Weiter- und Fortbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter

■ Vorgabe des Führungsstils im Unternehmen

■ Förderung von geeigneten Nachwuchsführungskräften

■ Sicherstellung regelmäßiger Leistungsbeurteilungen aller Mitarbeiter

■ Durchführung regelmäßiger Mitarbeitergespräche mit den entsprechenden Vorgesetz-

ten

■ Führung von Lohnverhandlungen mit den einzelnen Mitarbeitern

■ Sicherstellung eines guten Vertrauens- und Kommunikationsverhältnisses zwischen den

Abteilungen des Betriebes

■ Ermittlung eines wirtschaftlichen Mitarbeiterbedarfs im Unternehmen und die Einlei-

tung erforderlicher Maßnahmen

■ Aufstellung von Arbeitszeitplänen und Urlaubsplänen in Kooperation mit dem Kaufmän-

nischen Leiter

g) Aufgaben im Marketing■ Festlegung des Werbeetats

■ Festlegung der Marketingstrategie des Betriebes

■ Sicherstellung und Kontrolle des gewünschten Erscheinungsbild des Betriebes in der

Öffentlichkeit

■ Festlegung von Sonderaktionen und Ausstellungen in Absprache mit dem Verkaufsleiter

und dem Serviceleiter

■ Pfl ege des Firmenimages durch individuelle Kundenkontakte, Kontakte zu Behörden,

Vereinen, Lieferanten, Berufsverbänden, u. a.

■ Durchführung von Marktanalysen in Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitern und

Festlegung von Aktivitäten zur besseren Marktdurchdringung


34 6 STELLENBESCHREIBUNGEN IM AUTOHAUS

IX. Sonstige Aufgaben■ Einberufung und Durchführung von Betriebsversammlungen in gleichen Zyklen

X. Besondere Befugnisse■ Ehrung von Jubilaren

■ Verabschiedung von Mitarbeitern

■ Erteilung von Prokura ggf. in Absprache mit dem Inhaber/Vorstand

■ Erteilung von Handlungsvollmachten

■ Vertretung des Unternehmens im Innen- und Außenverhältnis

XI. EinzelaufträgeDer Geschäftsleitung sind keine Einzelaufträge zuzuordnen.


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