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Personalentwicklung durchMitarbeitergespräche
Christiane Dohmen
Jens Pfeiffer
Ansgar Herkenhoff
Philipp Lenzmeier
Joanna Noetzel
Cristina Pusole
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Agenda
Grundsätzliches zu MitarbeitergesprächenZiele und Anforderungen an das UnternehmenAnforderungen an die FührungskraftFormen von Mitarbeitergesprächen Ablauf von Mitarbeitergesprächen Praxis
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Grundsätzliches zu MA-Gesprächen
• Personalentwicklung
„Inbegriff aller Maßnahmen, die der individuellen beruflichen Entwicklung der Mitarbeiter dienen und ihnen unter Beachtung ihrer persönlichen Interessen die zur optimalen Wahrnehmung ihrer jetzigen und künftigen Aufgaben erforderlichen Qualifikationen vermitteln.“
Quelle: Mentzel, W.(1983): Unternehmenssicherung durch Personalentwicklung, 2. Auflage, Freiburg (Breisgau).
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Grundsätzliches zu MA-Gesprächen
• Mitarbeiterbeurteilung
• Mitarbeitergespräche– Rückblick– Vorschau– Mitarbeiter als gleichberechtigter Partner
• Management by Objectives (MBO)
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Grundsätzliches zu MA-Gesprächen
• Psychologische Hintergründe– Bedürfnisse des Menschen
• Motivationstheorie unterteilt in 5 Grundbedürfnisse
– Gruppenzwänge / Gruppen in Betrieben
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Grundsätzliches zu MA-Gesprächen
Welche
Funktionen und Potenziale
können Mitarbeitergespräche haben?
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Grundsätzliches zu MA-Gesprächen
• Funktionen
– Austausch von Sachinformationen– Beziehungserklärung und –entwicklung– Feedback – Zielsetzungen – Leistungs- und Potentialbesprechung, Kritikäußerungen– Verbesserungsvorschläge und Ursachenforschung, Diskussion– Rechtfertigung u. Erläuterungen von beiden Seiten– Motivationsförderung– Schaffung von Vertrauen
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Grundsätzliches zu MA-Gesprächen
• Potenziale
– Mitarbeiter ist gleichgestellte Person– Informationsgewinnung
• Verbesserungsvorschläge• Mitspracherechte
– Gute Form der Zusammenarbeit– Möglichkeit der Abstimmung von Maßnahmen– Schaffung von Vertrauen
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Agenda
Grundsätzliches zu MitarbeitergesprächenZiele und Anforderungen an das UnternehmenAnforderungen an die FührungskraftFormen von Mitarbeitergesprächen Ablauf von Mitarbeitergesprächen Praxis
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Implementierung von MAG
Welche Ziele könnte ein Unternehmen mit der Einführung des
Mitarbeitergesprächs verfolgen?
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1010
Ziele des Unternehmens
• Zusammenarbeit der Beschäftigten, das Arbeitsklima und die Kommunikation verbessern
• Abweichungen in der Qualifikation und/oder Leistung des Mitarbeiters aufdecken
• Höhere Identifikation mit den zu erbringenden Leistungen
• Kooperatives Führungsverständnis der Führungskräfte sowie Eigenverantwortung der Mitarbeiter fördern
• Umsetzung der Unternehmensphilosophie und -strategie
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1111
Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung
• Vorbildliche Führungskraft
• Sorgfältige Planung der Einführung
• Welchen Nutzen bringt das neue Führungsinstrument?
• Ängsten und Unsicherheiten aller entgegenwirken
• Unternehmensseitige Ziele und Anforderungen sollten hohe Deckung mit den Zielen und Möglichkeiten des Mitarbeiters aufweisen
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Schritte der Implementierung
Ziele und Rahmenbedingungen festlegen
Ausarbeitung von Unterlagen und Kommunikationsmaßnahmen durch ein Projektteam
Schulung der Beteiligten
Umsetzung im Führungsalltag
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1313
Praxisbeispiel Stahl AG
• Gründe für die Einführung des Mitarbeitergesprächs– Höherer Wettbewerbsdruck– Höhere Anforderungen an die Qualität der erbrachten Leistung
sowie an die Eigenverantwortung der Mitarbeiter
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1414
Praxisbeispiel Stahl AG
• Angestrebte Ziele– Führungsverantwortung auf die Bereichsleiter verteilen– Gestiegenem Kostendruck entgegenwirken– Forderung nach höherer Effektivität nachkommen– Strategische Gesamtziele wirksamer mit dem Handeln der
Organisationseinheiten verknüpfen
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1515
Praxisbeispiel Stahl AG
• Erreichtes Ergebnis– Evaluierungen und Rückmeldeschleifen zeigten Erfolge und
Verbesserungsbedarfe auf– Weiterentwicklung der Führungskultur– Durchgeführte Workshops schufen Sicherheit für das
Mitarbeitergespräch– Zwiespältigkeit bei der Durchführung
• Skeptiker• Befürworter
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Anforderungen an die Mitarbeiter
• Adäquate Gesprächsvorbereitung
• Selbstreflexionsfähigkeit
• Bereitschaft zur Weiterentwicklung
• Gesprächsbereitschaft
• Kommunikationsfähigkeit
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Agenda
Grundsätzliches zu MitarbeitergesprächenZiele und Anforderungen an das UnternehmenAnforderungen an die FührungskraftFormen von Mitarbeitergesprächen Ablauf von Mitarbeitergesprächen Praxis
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Anforderungen an die Führungskraft
Welche Anforderungen sollte eine Führungskraft erfüllen, um ein Mitarbeitergespräch erfolgreich
führen zu können?
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Anforderungen an die Führungskraft
• Soziale Kompetenz– Glaubwürdigkeit– Anerkennung und Kritik
• Kommunikative Kompetenz– Gesprächsstile– Kommunikationsebenen– Zielformulierung
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2020
Soziale Kompetenz
• Glaubwürdigkeit– Kompetenz
• informiert über Arbeitstätigkeit des Mitarbeiters• Vertrauenswürdigkeit• Macht
– Psychologische Nähe• Ähnlichkeit von Einstellungen und Werten
Sympathie
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Soziale Kompetenz
• Anerkennung und Kritik– direkter Vorgesetzte– Leistung des Mitarbeiters – positive Leistungen nicht selbstverständlich– vertrauensvolle Beziehung schaffen
• Förderwille
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2222
Kommunikative Kompetenz
• Gesprächsstile (nach Schulz von Thun)
hohe Lenkung/
Bevormundung
geringe Lenkung/
Bevormundung
hohe Wertschätzungpatriarchalisch-
fürsorglicher Stil
partnerschaftlich-
sozialintegrativer Stil
geringe Wertschätzung autoritärer Stil laissez-faire-Stil
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2323
Kommunikative Kompetenz
• Kommunikationsebenen: Das TALK-Modell nach Neuberger
1) TatsachenebeneAustausch von Sachinformationen
2) AusdrucksebeneAnerkennung und Kritik
3) LenkungsebeneZielsetzung und Förderung
4) KontaktebeneBeziehungsklärung und -entwicklung
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2424
Kommunikative Kompetenz
1) Tatsachen- Sachebene- Ergebnisse der erbrachten Leistung- Ursachen für Soll-Ist-Abweichungen
2) Ausdruck- Aussprechen von Anerkennung bzw. Kritik- nonverbale Begleitbotschaften- sollte authentisch sein
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2525
Kommunikative Kompetenz
3) Lenkung- Gesprächsverlauf- Arbeitsverhalten des Mitarbeiters
4) Kontakt- Beziehungsebene - Gesprächsklima- Respekt
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2626
Kommunikative Kompetenz
• Potenzielle Probleme:– Tatsachenebene
• mangelnde Sachlichkeit
– Ausdrucksebene• Impression Management• Fassadenhaftigkeit
– Lenkungsebene• doppeldeutige Botschaften• Manipulationstechniken
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2727
Kommunikative Kompetenz
• Zielformulierung (Zielsetzungstheorie von Locke und Latham)
– klare, spezifische Ziele– herausfordernde Ziele– Aufgabenkomplexität– Aufgabenspezifische Strategien– Feedback
Auswirkung auf die Leistung des Mitarbeiters
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2828
Agenda
Grundsätzliches zu MitarbeitergesprächenZiele und Anforderungen an das UnternehmenAnforderungen an die FührungskraftFormen von Mitarbeitergesprächen Ablauf von Mitarbeitergesprächen Praxis
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2929
Formen von Mitarbeitergesprächen
Welche Formen von Mitarbeitergesprächen gibt es?
Habt jemand schon Erfahrungen in Ausbildung, Praktikum oder Beruf damit gemacht?
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3030
Formen von Mitarbeitergesprächen
FördergesprächDisziplinargespräch
Vorstellungsgespräch
Lehrgespräch
Feedbackgespräch
Beurteilungsgespräch
EinführungsgesprächMitarbeiterbesprechung
Unterweisungsgespräch
Zielvereinbarungsgespräch…
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3131
Formen von Mitarbeitergesprächen
• Es gibt anlassabhängige und -unabhängige MAG
• 4 Typen werden häufig in der Praxis genutzt:ZielvereinbarungsgesprächBeurteilungsgesprächFeedbackgesprächFördergespräch
• Alle Typen dienen u. a. der Personalentwicklung– Fördergespräch allerdings von zentraler Bedeutung für PE
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3232
Zielvereinbarungsgespräch
• Management by Objectives (MBO)• Vorgesetzter und MA vereinbaren konkrete Ziele
– Für einen bestimmten Zeitraum– Zielfindung möglichst gemeinschaftlich
• Ziele gemäß Zielsetzungstheorie von Locke/LathamPräzise & spezifischFordernd, aber nicht unrealistisch
• Grundlagen für Ziele:– Leistung– Führung– Arbeitsverhalten– Eigene Weiterbildung
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3333
Beurteilungsgespräch
• Vorgesetzter beurteilt Mitarbeiter– In bestimmten Zeitabständen– Anhand festgelegter Kriterien
• Zwecke:– Entgeltfindung– Personalführung
• 3 Dimensionen:LeitungsbeurteilungPotentialbeurteilungPersönlichkeitsbeurteilung
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3434
Feedbackgespräch
• Gemeinsames Besprechen von Leistungen, Erfolgen und Fehlern– Inklusive Kritik bzw. Anerkennung
• Mehrmals jährlich formell und informell– Bis hin zum Day-to-day-Feedback
• Soll etwaige Defizite aufzeigen– Diese dann Thema eines Fördergespräches
Wichtige Führungsaufgabe– MA kann so fehlerhaftes Verhalten korrigieren
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3535
Fördergespräch I
• Ziel: Unternehmens- und Mitarbeiterentwicklung in produktive Beziehung zu bringen– Entwicklung des MA hier also im Vordergrund
• Entwicklungsnotwendigkeit begründet durch:– Bestehendes Arbeitsumfeld– Veränderte Aufgabenstellung– Neue Tätigkeitsbereiche/Funktionen
Bedarfsermittlung– Vergleich Ist-Zustand und Soll-Zustand– Grundlage zur Planung von Förderung und Weiterbildung
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3636
Fördergespräch II
• Aus Potenzialeinschätzung (Vorgesetzter) und Entwick-lungswunsch (MA) dann Ableitung des Entwicklungsziels
• Mögliche Maßnahmen:– Aufgabendelegation– Veränderung Aufgabenzuschnitt– Team- und Projektarbeit– Schulungen
• Planung der Förderung unter Berücksichtigung der Ziele des Unternehmens (ought goals) & individueller Ziele des MA (ideal goals)
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3737
Fördergespräch III
• 5 Typen von Mitarbeitern:Der SpezialistDer ManagerDer SicherheitsdenkerDer Idealist Der Balance-Streber Individuelle Neigungen und Anlagensollten berücksichtigt werden
• Motive für Weiterentwicklung:– Monetäre Anreize– Soziale Anerkennung– Selbstverwirklichung durch anspruchsvollere Aufgaben
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3838
BeispielVolksbank:
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3939
Beispiel: Metallverarbeitende Industrie
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4040
Agenda
Grundsätzliches zu MitarbeitergesprächenZiele und Anforderungen an das UnternehmenAnforderungen an die FührungskraftFormen von Mitarbeitergesprächen Ablauf von Mitarbeitergesprächen Praxis
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4141
Ablauf von Mitarbeitergesprächen
• 4 Kategorien:
– Die äußeren Bedingungen
– Der Gesprächsinhalt
– Der Gesprächsablauf
– Das persönliche Verhalten der Gesprächspartner
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4242
Die äußeren Bedingungen
• Informationsstand des Mitarbeiters– Ziele– Zeitpunkt– Ort– Spielregeln
• Räumliche Planung– Keine Statussymbole– Offenheit fördernde Atmosphäre
Kein Aufbau von Schranken!
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4343
Der Gesprächsinhalt
• Vollstrukturiertes Gespräch– Hohe Standardisierung– gute Vergleichsmöglichkeiten
• Freies Gespräch– Keine Standardisierung– Gefahr: Verlust von Zielbezug
• Teilstrukturiertes Gespräch– Standardisierte und freie Teile– Vereinigung der Vorteile freier und vollstrukturierter Gespräche
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4444
Der Gesprächsablauf
Welche Phasen können in einem Mitarbeitergespräch auftreten?
Wie stellt Ihr euch den gelungen Aufbau eines solchen Gespräches vor?
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4545
Der Gesprächsablauf
• 1. Phase: Kontaktaufnahme– Positiver Kontakt zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter– „Small-Talk“– Herausstellen von Gemeinsamkeiten und Übereinstimmungen
• 2. Phase: Informationsaustausch– Vorgesetzter klärt Ziele, Inhalt und Ablauf– Arbeitnehmer erläutert seine Ansichten und Belange– Kein starrer Zeitrahmen
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4646
Der Gesprächsablauf
• 3. Phase: Argumentation– Ausreichender Gesprächsanteil für Mitarbeiter– Rückmeldung durch Vorgesetzen– Aktives Zuhören
• 4. Phase: Beschluss– Gemeinsames Festlegen von Zielen bzw. Vereinbarungen– Gemeinsames Festlegen der Vorgehensweise
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4747
Der Gesprächsablauf
• 5. Phase: Abschluss– Positive Atmosphäre analog zur Kontaktaufnahme– Gemeinsame Reflexion des Gesprächs
• 6. Phase: Gesprächsnachbearbeitung– Selbstreflexion des Gesprächs– Evaluation des Gesprächs– Umsetzung und Kontrolle der getroffenen Vereinbarungen
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4848
Praxisbeispiel
Zentralbank:
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4949
Das persönliche Verhalten der Gesprächspartner
• Formale Aspekte– Klare, deutliche Sätze– Präzise Ausdrucksweise– Abwertende, ironische Bemerkungen vermeiden
• Sender-Empfänger-Modell
Sender EmpfängerGemeinsamer Zeichenvorrat
Zeichenvorratdes Senders
Zeichenvorratdes Empfängers
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5050
Agenda
Grundsätzliches zu MitarbeitergesprächenZiele und Anforderungen an das UnternehmenAnforderungen an die FührungskraftFormen von Mitarbeitergesprächen Ablauf von Mitarbeitergesprächen Praxis
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5151
Aufgabe Praxisfall
Untersucht bitte, bei welchen Teilen des vorliegenden Fördergesprächs der Vorgesetzte A vorbildlich agiert
und in welchen Situationen er sich eher schlecht verhält.
Sammelt dann Eure Beobachtungen in Gruppen und tragt sie in die Folien ein.
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5252
Auswertung Praxisfall
• Mitarbeiter früh genug benachrichtigt• Mitarbeiter bekam genaue Informationen über Gespräch• Pünktlicher Beginn des Gesprächs• Vorgesetzter bietet keine vorgefertigte Lösung• Vorgesetzter gibt nochmals Überblick über Gesprächsablauf• Vorgesetzter lässt Mitarbeiter ausführlich berichten• Vorgesetzter unterbricht Gespräch nicht (Telefonanruf)• Vorgesetzter dankt dem Mitarbeiter für das Gespräch• Sympathischer Gesprächsabschluss
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5353
Auswertung Praxisfall
• Im Büro des Vorgesetzen• Kein gesonderter Gesprächstisch („über den Schreibtisch hinweg“)• Keine freundliche Begrüßung seitens des Vorgesetzen• Kein „Small-Talk“• Vorgesetzer geht nicht auf das letzte Gespräch ein• Minderwertige Behandlung des Mitarbeiters („irgendein Seminar“)• Telefon des Vorgesetzten nicht umgeleitet• Mitarbeiterwunsch „Englischkurs“ wird nicht beachtet• Kein konkreter Zeitrahmen für Maßnahmen• Mitarbeiter bleibt im Dunkeln über weiteres Vorgehen
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5454
Praxis
„Das jährliche Mitarbeitergespräch ist ein zentrales Führungs-instrument, das der gezielten und eigenverantwortlichen Entwicklung jedes Mitarbeiters dient. Es bietet Mitarbeitern und Führungskräften eine Basis für regelmäßige und offene Kommunikation. Aufgaben, gegenseitige Erwartungen sowie die künftige Entwicklung des Mitarbeiters werden ausführlich besprochen. Ebenso werden die Leistungen des Mitarbeiter beurteilt.“
(Jahresbericht BASF 2005)
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5555
Praxis
„Unsere jährlichen Mitarbeitergespräche bilden den Kern unserer Kultur von Leist-ungsorientierung und Mitarbeiterentwicklung. Hierbei werden verbindliche und fordernde Ziele gemeinsam formuliert und vereinbart sowie berufliche Entwicklungsmöglichkeiten und -chan-cen erörtert. Wir benötigen für jeden Mitarbeiter Entwicklungspläne, um den steigenden Qualifikationsanforderungen in unserem sich schnell verändernden Geschäfts- und Arbeitsumfeld Rechnung zu tragen.“
(Jahresbericht Boehringer Ingelheim 2005)
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Praxis
„Für eine moderne Verwaltung sind motivierteMitarbeiter unverzichtbar. Kernpunkte des neueingeführten Personalentwicklungskonzeptessind das Mitarbeitergespräch, ein abgestimmtesFortbildungssystem und ein leistungsorientiertesPrämiensystem.“
(Jahresbericht THW 2002)
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