personalehåndbog for ansatte i t. hansen gruppen...

Personalehåndbog Januar 2006 Side 1 af 25 Version 8

Personalehåndbog for ansatte i

T. Hansen Gruppen A/S

Kære nye Kollega ! Velkommen til T. Hansen Gruppen A/S – eller i daglig tale: thansen. Vi kalder os i daglig tale thansen, men når vi skriver det på ”tryk”, f.eks. i foldere, på kataloger, på butiks-facader m.v., så skriver vi: thansen.dk I thansen.dk ønsker vi at tiltrække og fastholde god og kvalificeret arbejdskraft. Derfor er det et mål, at den enkelte medarbejder gennem faglig og personlig udvikling får mulighed for at bruge sine kompetencer bedst muligt, og at der er et godt samarbejde på alle niveauer i organisationen. I thansen.dk tilstræber vi kortest mulige kommandoveje og en flad organisation. Vi udvikler kontinuerligt vores forretningsidé og den måde, vi gør tingene på, så de er tilpasset ”nutiden” og samtidig har fremtidens udfordringer for øje. Medarbejderne er thansen.dk’s vigtigste aktiv, da det er dem, som igennem deres daglige arbejde sætter ”kunden i centrum” og derved skaber grundlaget for vores fortsatte udvikling - og hele vores succes. Vi tror på, at opbakning og tillid til hver enkelt medarbejder er de bedste forudsætninger for succes og ønsker en åben og fri dialog mellem alle i organisationen. Alle er en del af teamet og skal ”kæmpe” for det – for kun derved sikrer vi, at alle føler et ”ejerskab” i selskabets succes. Derfor hilses enhver god idé velkommen, så vi sammen kan skabe et godt og uformelt arbejdsmiljø og videreudvikle vort forretningskoncept.


Hvordan startede det ? 1984 Jeg køber min første Yamaha 4-gear, og tjener lidt lommepenge på at sætte den i stand. Derved får

jeg interessen for at sælge reservedele til venner og bekendte. 1989 Hobbyforretningen er vokset i omfang, så i lejede lokaler på Shell-tanken i Middelfart etableres

firmaet T. Hansen Reservedele med Trine Hansen, som den ”formelle” ejer, da jeg selv er under uddannelse i det daværende Andelsbanken A/S, og derfor ikke må drive forretning.

1991 T. Hansen Reservedele flytter til større lokaler på Damgårdvej 2 i Middelfart, og jeg forlader mit job i Unibank A/S. Selskabet omdannes til et ApS, hvor Trine Hansen og jeg ejer hver 50%.

1992 Trine Hansen købes ud, og jeg overtager samtlige anparter i T. Hansen Reservedele ApS. 1993 Pladsen i de lejede lokaler på Damgårdvej 2 bliver for trang, og vi bygger eget kontor, butik og lager

på i alt 850 m2. 1994 Vi starter salg af udstyr til mobiltelefoner pr. postordre i Danmark og ændrer navn til T. Hansen

Gruppen A/S. 1995 Vi har igen behov for mere plads og bygger yderligere 3 lagerhaller på i alt 2.500 m2, således at

kontor, butik og lager nu samlet er på i alt 3.300 m2. Ligeledes etableres et selskab i Tyskland – Protuna Handels GmbH - som sælger tundele til knallerter og scootere.

1996 Til salg af udstyr til mobiltelefoner etablerer vi i Sverige selskabet Dan Mobility AB og i Tyskland selskabet Protuna Mobilfunk GmbH, samtidigt etableres selskabet T. Hansen EDB ApS, som sælger EDB-udstyr pr. postordre i Danmark.

1997 I Polen etableres selskabet T. Hansen Polska Sp. Z.o.o. til salg af udstyr til mobiltelefoner. 1998 I Norge etableres selskabet Mobilsentrum Norge AS, som sælger udstyr til mobiltelefoner. I Danmark

etableres selskabet teleXtra a/s, som sælger udstyr til mobiltelefoner til faghandlen. 1999 Selskaber i Østrig, Finland, Holland, Belgien, Frankrig, England etableres til salg af udstyr til mobil-

telefoner. Vi etablerer selskabet T. Hansen Fyrværkeri ApS, og sælger fyrværkeri til privatkunder. 2000 Vi beslutter os for at gå ind i salg af autoreservedele til privatkunder og køber aktiviteterne af ABC

Autodele ApS i Kolding. Samtidig overtager vi en butik på Albuen i Kolding. 2001 Markedet for salg af mobiltelefoner kollapser i sidste halvdel af år 2000, og vi beslutter at lukke

samtlige udenlandske selskaber, som ikke giver overskud pr. 31. december 2001. 2002 Pr. 1. januar 2002 køber vi DK Autodele ApS i Kolding, der har butikker i Kolding, Esbjerg, Odense,

og Glostrup, og selskabet fusioneres ind i T. Hansen Gruppen A/S. Vi ombygger DK Autodele’s gamle butik i Kolding og holder indvielse den 15. november, hvor konceptet thansen.dk lanceres for første gang. Den 22. november åbnes endnu en thansen.dk butik i Næstved. Ved udgangen af året


er der i alt 7 thansen.dk butikker. 2003 Opførelsen af et nyt domicil i Middelfart igangsættes, der indeholder kontor, butik og lager på i alt

14.000 m2 samt automatisk kranlager med 85.000 kasser – en samlet investering på 80 millioner kr. Der etableres butikker i følgende byer: Herning og Viborg den 28. februar, Randers den 7. marts, Silkeborg den 21. marts, Århus den 25. april, Ålborg den 9. maj, Fredericia den 30. maj, Sønderborg den 6. juni, Nykøbing Falster den 27. juni, Varde den 29. august, Holbæk den 5. september, Tilst den 3. oktober, Horsens den 24. oktober, Holstebro den 14. november og i Svendborg den 19. december. Der åbnes i alt 15 nye thansen.dk butikker, således at der ved udgangen af året er i alt 22 thansen.dk butikker i Danmark.

2004 I Januar lyder startskuddet til en massiv markedsføringskampagne, hvor brandet og sloganet: thansen.dk – Autoudstyr og –reservedele – så kører det for dig! lanceres i form af massive TV-, Radio- og Biografreklamer. Samtidig strømliner vi vores markedsføring af brandet i trykte medier. Endvidere åbnes der butikker i følgende byer: Frederikshavn den 9. januar, Hobro den 6. februar, Skive den 13. februar, Kalundborg den 27. februar, Tårnby den 5. marts, Slagelse den 12. marts, Åbenrå den 19. marts, Nyborg den 26. marts, Hillerød den 2. april, Kolding Storcenter den 7. april (erstatter butikken på Albuen i Kolding), Søborg den 23. april, Hjørring den 30. april, Ribe den 6. maj, Vejle den 14. maj, Thisted den 21. maj, Haderslev den 23. juli, Nakskov den 20. august og Grindsted den 27. august. Ved udgangen af august måned er der i alt 39 thansen.dk butikker i Danmark, og yderligere 10-15 er på ”tegnebrættet”, som vil blive åbnet i efteråret 2004, 2005 og i foråret 2006.

2005 I april overtager vi Høyer Autodele ApS, der har 20 butikker. Høyer Autodele videreføres som et selvstændigt brand. Der etableres thansen.dk butikker i følgende byer: Skanderborg den 6. maj, Korsør den 24. juni, Egå den 8. juli, Frederikssund den 22. juli, Frederiksværk den 29. juli, Hundige den 5. august, Ringkøbing den 26. august, Roskilde den 28. oktober og Grenå den 25. november. Med udgangen af 2005 er der således i alt 52 thansen.dk butikker i Danmark.

Vi håber, at du som medarbejder bliver en vigtig ”brik” i vores videre udvikling, og at du gennem dit daglige arbejde er med til at føje nye succesrige kapitler til selskabets historie. Det er derfor vort ønske, at du må føle dig godt tilpas som medarbejder i thansen.dk.

Så kører det for os!

Bent Jensen Adm. direktør


A Adresseændring Advarsel Alarmsystem Alkoholpolitik Anbefaling Ansættelse Arbejdsplads ved PC’ er Arbejdstid Arbejdstøj Arbejdsulykker

B Baderum Barsels- og forældreorlov Butik Børns sygdom

E Elever E-mail

F Ferie Feriefridage Feriegodtgørelse Fratrædelse Fraværs,- og ikke- tilstede-information Fremtoning Fridage og frihed

G Garderobe

I Indbrud

Internet Intranet Introduktion af nye medarbejdere

K Kantineordning Karrieremuligheder Kommunikation Kundeekspedition Kundetoilet

L Log-in Lykønskninger Læge- og tandlægebesøg Løn

M Mobiltelefon Mærkedage

N Nøgler

O Opsigelse

P Parkering Password Pauser PC’er og programmer Pengebokse Pensionsordninger Personalekøb Personalesamtaler Presse

R Raskmelding Reklamationer Rygning

S Sikkerhed Sikkerhedsudvalg Skattekort Sygdom Søn- og helligdage

T Tavshedspligt og diskretion Tyveri V Værdigrundlag

Personalehåndbog December 2005 Side 5 af 25 Version 8

A Adresseændring

Advarsel Alarmsystem Alkoholpolitik Anbefaling Ansættelse Arbejdsplads ved PC’ er Arbejdstid Arbejdstøj Arbejdsulykker Adresseændring Medarbejderen har pligt til at meddele adresseændring til arbejdsgiveren. Ændringer meddeles til nærmeste chef eller e-mailes til bogholderiets mailgruppe på: # Bogholderi. Advarsel En medarbejder kan i tilfælde af forsømmelse i udførelsen af sit arbejde, ved grov overtrædelse eller ved alvorlige brud på aftaler med ledelsen få en skriftlig advarsel. En skriftlig advarsel vil indeholde beskrivelse af den eller de forhold, som er forsømt og/eller overtrådt, og medarbejderen skal kvittere for denne ved modtagelsen. Hvis forholdene ikke ændres eller overtrædelse/for-sømmelse fortsætter, vil det medføre afskedigelse eller bortvisning. Alarmsystem Alle fastansatte medarbejdere kan med et nøglekort låse sig ind i domicilet og for butiksansatte gælder, at de har nøgle og kode. I domicilet og alle butikker er der alarm, som skal deaktiveres, når man lukker sig ind. I tilfælde af alarm i eller uden for lukketid i domicilet kontakt: Siemens Alarm System på tlf. 43 42 01 12 og kodeord angives. Herefter afmeldes alarmen efter deres anvisninger. Ved lukketid skal alle døre være låste, vinduer lukkede, gitre rullet ned og alarmen skal være tilsluttet.


I tilfælde af alarm i eller uden for lukketid i butikkerne kontakt:

• Vagtcentralen / Dansikring på tlf. 64 83 19 19 og oplys kodeord. (Kun Skrillinge !)

• Telesikring på tlf: 76 117 117 og oplys kodeord. (Alle øvrige butikker)

• Distriktschefen Ved frakobling af alarm i butikkerne uden for åbningstid skal medarbejderen kontakte:

• Telesikring på tlf: 76 117 117 og oplyse kodeord

• Distriktschefen

• Samtidig skal man sende en e-mail til sekretær Charlotte E. Larsen på [email protected] og fortælle, hvor og hvornår man lukkede sig ind samt hvad formålet var.

Ved lukketid skal alle døre være låste, vinduer lukkede, gitre rullet ned og alarmen skal være tilsluttet. Alkoholpolitik Det er ikke tilladt at indtage alkohol eller andre euforiserende stoffer i arbejdstiden. Det forventes, at ingen medarbejdere er påvirket af ovennævnte i arbejdstiden. Overtrædelse heraf kan medføre bortvisning. Anbefaling Ved fratrædelse kan medarbejderen anmode ledelsen om en anbefaling. Denne vil blive udleveret på sidste arbejdsdag eller sendt til hjemmeadressen efter fratrædelse. I anbefalingen vil det være beskrevet, hvilket arbejde medarbejderen har varetaget, i hvor lang en periode samt en vurdering af dennes kompetencer. Ansættelse Ved ansættelsen udarbejdes en skriftlig ansættelseskontrakt i to eksemplarer. Begge eksemplarer underskrives af medarbejderen og thansen.dk, der hver får et eksemplar. Kontrakten indeholder alle væsentlige forhold omkring ansættelsen, såsom:

• Ansættelsesvilkår

• Stillingsbeskrivelse

• Løn og arbejdstid

• Pension

• Opsigelsesvarsel


Medarbejderen skal aflevere skattekort og oplysninger om pengeinstitut og kontonummer til nærmeste chef eller til bogholderiet. Endvidere skal medarbejderen aflevere en kopi af sin straffeattest, som max. må være 1 måned gammel. Arbejdsplads ved PC’er Ved arbejdstids ophør forlades arbejdspladsen i ryddelig og pæn stand.

• Stolen skubbes ind og bordene ryddes for papir, mapper, kuglepenne mv.

• Flasker, glas, krus m.v. fjernes fra bordet. Arbejdstid Firmaets åbningstider er som følger: Butikker:

• Mandag - torsdag kl. 09.00 – 18.00.

• Fredag kl. 09.00 – 19.00.

• Lørdag kl. 09.00 – 16.00.

• Søndag kl. 10.00 – 16.00 (Første søndag i hver måned og på udvalgte søndage).

Callcenter:

• Mandag – torsdag kl. 09.00 – 18.00

• Fredag kl. 09.00 – 19.00

• Lørdag kl. 09.00 – 16.00

• Søndag kl. 10.00 – 16.00 (Første søndag i hver måned og på udvalgte søndage)

Kontor: Telefoner åbne:

• Mandag – torsdag kl. 08.00 – 16.00

• Fredag kl. 08.00 – 14.00 Alle medarbejdere, såvel fastansatte som arbejdsdrenge, får deres individuelle arbejdsplan. Udover de normale arbejdstider, kan der for enkelte medarbejdere være aftalt specielle arbejdstider.


Hvis medarbejderen ønsker at forlade firmaet før arbejdstids ophør, må dette kun ske efter aftale med nærmeste chef. Forlader medarbejderen firmaet i løbet af dagen eller i frokostpausen, skal der ske udstempling og genindstempling ved arbejdets genoptagelse. Arbejdstøj Medarbejderen er ansvarlig for at møde på arbejde i præsentabelt tøj. Retningslinier for arbejdstøj skal følges, dvs. medarbejdere i callcenter, lager og butikker skal benytte det udleverede thansen.dk arbejdstøj (t-shirt, sweatshirt og fleece-jakke). Hvis der er udleveret arbejdstøj, skal dette afleveres ved fratrædelse før endelig lønafregning kan finde sted. Såfremt arbejdstøjet ikke afleveres, vil der ske tilbageholdelse af lønnen, indtil tøjet er afleveret. Arbejdsulykker Ved alvorlige ulykker kontaktes Alarmcentralen på tlf. 0 – 112. Oplys:

• Dit navn og hvor, du ringer fra.

• Hvad, der er sket (brand, ulykke, personskade).

• Omfanget af skaderne (antal tilskadekomne). Sørg altid for, at der sendes en person ud for at vise vej. Informér nærmeste chef om ulykken, så de nødvendige foranstaltninger bliver iværksat. Ved mindre uheld/ulykker uden tilskadekomst skal den nærmeste chef ligeledes underrettes. B Baderum Barsel- og forældreorlov Butik Børns sygdom Baderum Der forefindes bad i domicilet, som kan benyttes af medarbejderen efter arbejdstids ophør. Det påhviler den enkelte medarbejder at holde orden i baderummet, så der til enhver tid er pænt og ryddeligt.


Barsels- og forældreorlov For alle former for orlov gælder det, at thansen.dk henviser til Dansk Handel og Service (www.dhs.dk). Butik Det påhviler alle butiksmedarbejdere at sørge for, at butikken altid er ren og præsentabel. Følgende kriterier er gældende:

• Butikken er fyldt op med varer på samtlige hylder

• Kataloger er sat frem

• A-skilte er stillet udenfor

• Butikken er ren, ryddelig og indbydende

• Butikken er præsentabel udenfor

• Lager, baglokale og toilet er ryddelige og præsentable

• Alle punkter på ”To-do” lister er udført

• Henstillinger fra besøgsrapporter er efterkommet Emnet butiksførelse vil indgå og blive uddybet i de kursusprogrammer, som alle butiksansatte undervises i. Børns sygdom Medarbejdere med mindst 6 måneders anciennitet i thansen.dk gives en dags fri, når det er nødvendigt af hensyn til pasning af syge hjemmeboende børn under 14 år. Denne fridag omfatter kun den ene af barnets forældre og alene barnets første sygedag. E Elever E-mail Elever Der udarbejdes en uddannelsesaftale, som underskrives af eleven og thansen.dk. Skolen registrerer aftalen og opbevarer originalen. Uddannelsens varighed fremgår af uddannelsesaftalen. Løn og prøvetid er efter gældende overenskomst. Elever vil også skulle deltage i kompetenceudviklingsprogrammer efter fastlagt plan.


E-mail thansen.dk´s e-mail politik er som følger:

• E-mail er kun til arbejdsrelateret brug

• E-mails bliver gemt på selskabets server, og ledelsen har adgang til en medarbejders e-mail konto

• E-mails må ikke indeholde jokes, tests, eller racistiske/diskriminerende ord, tegn eller symboler

• E-mails forventes at indeholde saglige beskeder

• E-mails forventes at overholde en god tone

• E-mails signatur skal være efter retningslinier som anvises ved ansættelse

• E-mails må ikke videresendes til postkasser udenfor firmaet - gælder også ens egen private postkasse F Ferie Feriefridage Feriegodtgørelse Fratrædelse Fraværs,- og ikke-tilstede-information Fremtoning Fridage – frihed Ferie Der optjenes ferie i henhold til Ferielovens regler. Optjeningsåret er 1. januar til 31. december. Ferieåret er 1. maj til 30. april. På lønsedlerne står anført, hvor mange dage/timer, der er optjent og hvor mange dage/timer, der er afholdt. Ferie skal altid afholdes, så der tages skyldigt hensyn til selskabets interesser. Ferieønsker om sommerferie skal sendes via e-mail på følgende måde:


• Ansatte i butikker skal samle ferieønsker og føre dem i det dertil udarbejdede ferieskema og maile det til Kundechef Allan Grünfeld ([email protected])

• Ansatte på lager skal samle ferieønsker og føre dem i det dertil udarbejdede ferieskema og maile det til de lageransvarlige

• Ansatte i administrationen skal, efter godkendelse fra afdelingschefen, sende ferieønsker til Chefsekretær Lone Jessen ([email protected]) samt Jannie Bro Larsen i bogholderiet ([email protected])

• Ønskerne skal være ovenstående personer i hænde senest den 15. marts Feriefridage Fuldtidsansatte, som har været ansat uafbrudt i 9 måneder, optjener ret til 5 feriefridage. Feriefridage omregnes til og afvikles som timer inden udløb af efterfølgende ferieår (5 feriefridage svarer til 37 timer for en fuldtidsansat). Feriefridagene placeres efter samme regler som restferie og kan enten holdes i sammenhæng eller som enkeltdage. I praksis vil placeringen af feriefridage blive aftalt mellem medarbejderen og firmaet, så begge parters ønsker i videst muligt omfang tilgodeses. Kan der ikke indgås en aftale om placering af feriefridage, er det arbejdsgiveren, der bestemmer feriefridagenes placering. Elever optjener feriefridage på lige fod med øvrige medarbejdere. Der betales ikke feriepenge under feriefridage. Feriegodtgørelse Feriegodtgørelse, som udgør 1 % af lønnen, udbetales sammen med lønnen for maj måned. Fratrædelse Fratrædelse sker med det efter ansættelseskontrakten gældende skriftlige varsel. Ved fratrædelse skal arbejdstøj, nøgler, nøglekort og evt. andre udleverede effekter afleveres. Fraværs-, og ikke-tilstede-information På PC´er: Outlook har en ”Ikke til stede assistent”, som du skal aktivere, når du tager en fridag eller holder ferie. Brug følgende procedure:

• Gå ind i funktioner

• Gå ind i ”Ikke-tilstede-assistent”

• Markér ”Jeg er ikke tilstede i øjeblikket”


• Skriv fraværsmeddelelse om, hvornår du er tilbage og evt. hvem, der skal kontaktes medens du er væk.

• Tryk ”OK”

Når du er tilbage igen og åbner din mail, vil Outlook automatisk informere om, at ”Ikke-tilstede” er slået til. Når du bliver spurgt ”Vil du slå funktionen fra ?” - tryk ”Ja”. Hvis du mod forventning ikke skulle blive informeret om dette, kan du gå ind i Funktioner, som beskrevet ovenover og markere ”Jeg er til stede i øjeblikket”. På telefon (kun for domicil): For at forbedre vores kundeservice er det vigtigt, at du, når du er fraværende pga. ferie, fridag, er gået hjem eller er væk i nogle timer, indlægger en fraværsmeddelelse på din telefon. Alle, der ringer til dit lokalnummer/direkte nummer får dermed besked om, hvornår du forventes tilbage. En meddelelse indlægges på følgende måde:

• Tast ”Funktion + meddel./info”

• Tast nummer på den ønskede meddelelse:

1. Kommer tilbage ttmm 2. Kommer tilbage MMDD 3. Frokost tilbage ttmm 4. Møde tilbage ttmm 5. Ferie tilbage MMDD 6. Syg tilbage MMDD 7. Kursus tilbage MMDD

tt = time (00 – 23) mm = minut (00/15/30/45) MM = (01 – 12) DD = dato (01 – 31)

• Indtast tidspunkt for tilbagekomst, time/minut eller måned/dato

• Tast “Aktivere”


• Tast ”C”

• Nu er meddelelsen aktiveret og står i displayet på telefonen

En meddelelse slettes på følgende måde:

• Tast ”Funktion + meddel./info”

• Tast ”Slet”

• Tast “C”

• Nu er meddelelsen slettet

Det er vigtigt, at du husker at indlægge en meddelelse, hver gang du forlader din plads i længere tid. Er du syg, vil din chef sørge for, at der indlægges en fraværsmeddelelse på telefonen. Når en medarbejders telefon ringer mens vedkommende er borte fra sin plads, besvares telefonen så hurtigt som muligt af en kollega og besked modtages og videregives. Fremtoning I thansen.dk lægger vi vægt på, at din personlige fremtræden er velsoigneret, uden synlige piercinger og iklædt tøj som er passende til din stillingsbeskrivelse. Fridage og frihed Der vil blive ydet lønkompensation for fridage i forbindelse med:

• Ægtefælles/samlevers nedkomst: 1 arbejdsdag

• Ved dødsfald: Egne børn, ægtefælle, samlever: 3 arbejdsdage Forældre, svigerforældre, søskende, bedsteforældre: 1 arbejdsdag G Garderobe Garderobe Til hver medarbejder, der arbejder i Middelfart, er der opstillet et personligt garderobeskab med lås. Opbevaring af personlige ejendele andre steder end i ens garderobeskab sker på eget ansvar. Det påhviler den enkelte medarbejder at holde orden i garderobeskabet, så der til enhver tid er pænt og ryddeligt.


I Indbrud Internet Intranet Introduktion af nye medarbejdere Indbrud Ved indbrud i thansen.dk butikker gælder følgende procedure:

• Når alarmen aktiveres ringer Alarmcentralen til kontaktpersonen fra butikken i prioriteret rækkefølge

• En vægter kører til butikken og tilser den – du skal ikke gå ind i butikken før vægteren eller politiet er tilstede

• Vægteren kontakter en glarmestervagt og sørger for, at ødelagte ruder bliver erstattet

• Stjålne og ødelagte effekter optælles og nedskrives på liste og mailes til Sekretær Charlotte E. Larsen ([email protected]) og Økonomichef Henrik Åris Rasmussen ([email protected]). Sidstnævnte vil sørge for at melde indbruddet til politi og forsikring

• Når du/I møder i butikken næste morgen, skal du/I sørge for, at den bliver ryddet op og igen fremstår præsentabel, inden I åbner. Tilkald evt. øvrigt personale

Ved indbrud i domicil gælder følgende forholdsregler:

• Når alarmen aktiveres ringer Alarmcentralen til kontaktpersonen

• En vægter kører til domicilet og tilser det

• Vægteren kontakter en glarmestervagt og sørger for, at ødelagte ruder bliver erstattet

• Stjålne og ødelagte effekter optælles og nedskrives på liste og mailes til direktionssekretær Joan Johansen ([email protected]) og Økonomichef Henrik Åris Rasmussen ([email protected]). Sidstnævnte vil sørge for at melde indbruddet til politi og forsikring

• Når man møder næste morgen, sørger man for, i den afdeling, hvor der har været indbrud, at der igen bliver ryddeligt og præsentabelt.


Internet Internettet er kun til arbejdsrelateret brug og al søgning skal derfor være arbejdsrelateret. Intranet Intranettet er tilgængeligt for alle medarbejdere. Ved ansættelsen tildeles log-in password. Intranettet bliver løbende opdateret, og her findes følgende:

• Dagens interne nyheder fra thansen.dk

• Navneoversigt

• Fotos af samtlige medarbejdere

• Billedgalleri fra festlige lejligheder

• Oplysningen ”118” hvor man kan person-, og firmasøge

• Personalehåndbog Introduktion af nye medarbejdere Når du starter dit job i thansen.dk, vil du gennemgå et introduktionsprogram. Dette indebærer:

• Besøg og velkomst i domicilet

• Informationer om kontaktperson, brugernavn, password, adgang til og undervisning i brug af EDB- systemer - herunder Microsoft Outlook, XAL, thansen.dk intranet, arbejdstøj, regler/politikker generelt samt personalehåndbog

• Udlevering af nøgle/nøglekort og arbejdstøj

• Introkursus samt oplæring i EDB-systemet og kundebetjening for butiksansatte Efterfølgende er der for butiksansatte tilrettelagt et Kompetenceudviklingsprogram, hvor du skal gennemgå kurser i varekundskab, salg, EDB-system samt arbejde med workshops. Disse kurser er tilrettelagt alt efter, hvilken funktion, du er ansat i. K Kantineordning Karrieremuligheder Kommunikation Kundeekspedition Kundetoilet


Kantineordning Der er indført kantineordning på Stensgårdvej, hvor der dagligt serveres buffet med dagens varme ret, salat, pålæg m.v. Kantinen har åbent alle hverdage fra kl. 11.30-13.00. Ordningen koster kr. 25,- pr. person pr. dag. Beløbet vil blive trukket af lønnen hver måned. Dette gælder også ved ferie og sygefravær. Karrieremuligheder For thansen.dk er det vigtigt, at alle medarbejdere får mulighed for at dygtiggøre sig. Derfor arbejder vi løbende på kompetenceudvikling, der tager udgangspunkt i den enkelte medarbejders faglige og personlige kompetencer. På kurserne vil du kunne specialisere dig indenfor bestemte områder. Kurserne vil udvikle dig såvel personligt som fagligt og vil kunne give mulighed for at avancere i thansen.dk. For at sikre trivsel og kontinuerlig udvikling afholdes der én gang årligt en Personaleudviklingssamtale (PUS) mellem dig og din chef. Kommunikation Det er af stor værdi, at kommunikationen fungerer optimalt. Husk at vores kommunikation er tovejs. Din mening og dine observationer er også interessante. Smil når du møder kunder og kolleger - herved er du med til at skabe en god trivsel og et godt miljø.

• Har du ros – så sig det til andre

• Har du ris – så sig det til ledelsen Udover den daglige dialog afholdes der én gang årligt i første kvartal en Personaleudviklingssamtale (PUS) mellem medarbejderen og dennes nærmeste chef.

Kundeekspedition Et telefonopkald skal altid besvares hurtigst muligt. Det forventes, at medarbejderen altid er høflig og hjælpsom over for vore kunder i såvel butikker som i telefonen. Ligeledes forventes det, at medarbejderen altid gør sit yderste for at tilfredsstille vore kunders ønsker. Når en medarbejders telefon ringer, mens vedkommende er borte fra sin plads, besvares telefonen så hurtigt som muligt af en kollega og besked modtages. Alle nyansatte vil i introduktionen få kursus omkring ”Kunden i centrum”.


Ligeledes vil kundebetjening indgå som et meget vigtigt element på kompetenceudviklingskurserne, og du vil få en omfattende undervisning inden for dette emne. Kundetoilet Kundetoilettet skal kontrolleres jævnligt, således det altid er rent og pænt. Hvis en kunde ønsker at benytte toilettet, skal du give vedkommende adgang til dette. Du følger vedkommende hen til toilettet og venter imens, hvis du skønner det nødvendigt. Herefter følger du kunden tilbage til butikslokalet igen. L Log-in Lykønskninger Læge- og tandlægebesøg Løn Log-in Når du møder logger du dig ind via XAL.

• Vælg den afdeling du arbejder i

• Tast dine initialer + password

• Tast ”Ctrl Z”

• Tast det tidspunkt der står på skærmen

• Tast ”F1” Når du går hjem logger du dig ud igen via XAL.

• Tast dine initialer + password

• Tast ”Ctrl Z”

• Tast det tidspunkt der står på skærmen

• Tast ”F9” Lykønskninger Ved fødselsdage og jubilæer sendes der en hilsen til dig på velkomstsiden på intranettet. Ved bryllup og nedkomst sendes der en hilsen hjem til dig på privatadressen.


Læge- og tandlægebesøg Der henstilles til, at medarbejderen så vidt muligt laver aftale om læge- og tandlægebesøg udenfor arbejdstid eller på fridage. Løn thansen.dk og den enkelte medarbejder aftaler individuel aflønning. Lønnen giver udtryk for medarbejderens indsats, kvalifikationer samt stillingens indhold og ansvarsområde. M Mobiltelefon Mærkedage Mobiltelefon Det er ikke tilladt at benytte sin private mobiltelefon i arbejdstiden. Mærkedage thansen.dk markerer følgende mærkedage:

• 10 års jubilæum

• Bryllup

• Egen eller ægtefælles/samlevers nedkomst N Nøgler Nøgler Alle fastansatte medarbejdere i domicilet får udleveret et nøglekort. Ved fratrædelse skal kortet afleveres igen. Alle fastansatte medarbejdere i butikkerne får udleveret nøgler, som de kvitterer for. Ved fratrædelse skal nøglerne afleveres igen.

O


Opsigelse Opsigelse En opsigelse skal ske i henhold til gældende lovgivning og thansen.dk´s procedure. Processen skal præges af dialog mellem ledelse og medarbejder. Egen afsked vil blive opfulgt af en fratrædelsessamtale, hvor man indsamler informationer om, hvorfor medarbejderen ønsker at fratræde samt dennes vurdering af arbejdsklima, samarbejds- og ledelsesform. Formålet er at udvikle arbejdspladsen. P Parkering Password Pauser PC’er og programmer Pengebokse Pensionsordninger Personalekøb Personalesamtaler Presse Parkering Parkering skal ske under størst mulig hensyntagen til vore kunder. I domicilet henvises cykler og knallerter til det overdækkede cykelskur ved personaleindgangen. Bilerne parkeres længst væk fra butiks- og personaleindgangen, så vore kunder kan parkere tættest på butikken. Gæsteparkeringen er kun til brug for eksternt besøg. Ved butikkerne skal parkering i videst muligt omfang foregå bag butikkerne. Cykler stilles bagved butikkerne. Det er ikke tilladt at stille cykler foran eller opad bygningen. Password Alle medarbejdere tildeles initialer til brug i EDB-systemet samt et personligt password, som er fortroligt og derfor ikke må videregives til andre. Vi gør primært brug af 2 password systemer - ét til XAL og ét til Windows / Outlook. Såfremt nogen får kendskab til ens password, skal det ændres.


Du har selv mulighed for at rette dit password i XAL - brugsanvisningen til dette findes på intranettet. Ændring af password til Outlook / Windows skal meddeles til IT-Supporter Thomas Ravn ([email protected]/ 63416951) Brug/misbrug af en anden medarbejders password må ikke finde sted under nogen former og kan medføre bortvis-ning. Pauser Der afholdes ½ times frokostpause hver dag i tidsrummet kl. 11.30 - 14.00. Medarbejderen sørger selv for, at pausen indpasses til mindst mulig gene for ekspeditionen af kunder. Frokostpausen betales af medarbejderen selv. PC’er og programmer Af sikkerhedsmæssige årsager er det ikke tilladt at foretage ændringer i programopsætninger, herunder farvevalg, genvejstaster m.v. uden at det er aftalt og accepteret af ledelsen. Ønskede ændringer skal altid foretages af IT-afdelingen. Herudover er det ikke tilladt at medbringe egne disketter, cd-romer, programmer m.v. til indlæggelse i EDB-systemet. Det skal indskærpes, at brud på ovenstående kan medføre bortvisning og muligt krav om erstatning. Pengebokse Hver aften skal dagens omsætning køres i bankens døgnboks. Det eneste, der må ligge i pengeskabet er byttepenge. Husk altid at lade skuffen til kasseapparatet stå åben, så man kan se, at kasseapparatet er tomt. I nødstilfælde, dvs. mangel på kode/ingen nøgle til boksen eller mangel på transportmuligheder, skal bankposen droppes i pengeskabet. Samtidig sender du en e-mail til # kassedifference. Bankposen afleveres i pengeinstituttet den efterfølgende dag. Pensionsordninger Der henvises til den enkelte medarbejders ansættelseskontrakt. Personalekøb Medarbejderen kan købe varer med personalerabat. Forudsætningen for personalekøb er, at varerne udelukkende er til eget eller nærtbeslægtedes brug, hvilket omfatter ægtefælle, forældre, søskende og børn. Det omfatter IKKE venner og bekendte eller andre ud over den nævnte


personkreds. Personalekøb skal som hovedregel foretages før eller efter lukketid, og skal altid betales kontant ved modtagelsen af varen. Personalekøb foregår ved oprettelse af en ordre i EDB-systemet med medarbejderen som debitor. Købet betales kontant i butikken til en anden medarbejder. Det er ikke tilladt at ekspedere sit eget personalekøb, hvorfor oprettelse/ændringer/posteringer/faktureringer/betaling/fremfinding mm. kun må foretages af en kollega. Personalekøb, der er lagt ind i XAL, skal som hovedregel altid afhentes samme dag. Personalekøb til eget forbrug må således ikke blokere for kundernes ønsker. Endelig skal det indskærpes, at du selv personligt skal være tilstede under selve købet. Rabatten er fastlagt i XAL efter indlagte parametre. Således kan der være op til 50 % for fastansatte og op til 30 % for butiksmedhjælpere og arbejdsdrenge. XAL udregner automatisk rabatsatsen ved indtastning af varer på en ordre. Personalesamtaler (PUS) thansen.dk afholder én gang årligt en personaleudviklingssamtale med alle medarbejdere. Samtalen tager udgangspunkt i virksomhedens målsætning. Formålet med samtalen er:

• At vurdere din arbejdsindsats i det forgangne år

• At vurdere nuværende og fremtidige arbejdsopgaver samt dine udviklingsmuligheder

• At få optimal fordeling, udnyttelse og udvikling af thansen.dk´s medarbejderressourcer Presse Såfremt du bliver kontaktet af pressen, der beder dig udtale dig om forhold, der vedrører thansen.dk, skal du venligt men bestemt henvise til Adm. direktør Bent Jensen eller marketingchef Frank Neumann, som er de eneste, der udtaler sig på thansen.dk´s vegne. R Raskmelding Reklamationer Rygning Røveri


Raskmelding Når du er rask og ved, at du møder på dit arbejde den efterfølgende dag, skal du pr. telefon eller e-mail raskmelde dig til din nærmeste chef inden kl. 16. Reklamationer For alle varer gælder købelovens bestemmelser. Husk: Tilfredse kunder er nøglen til succes og fortsat udvikling i thansen.dk. Betragt en eventuel klage som en konstruktiv interesse, så vi i fællesskab kan gøre thansen.dk endnu bedre. Ligeledes vil emnet reklamation indgå på kompetenceudviklingskurserne, og du vil få en omfattende undervisning inden for dette emne. Rygning Al rygning er strengt forbudt i thansen.dk og må kun foregå udenfor. Dette gælder i domicilet samt i butikkerne. Rygning skal foregå diskret og altid bag butikkerne. Dog gælder det, at i de enkelte butikker, hvor der er et særskilt kantineområde, er det butikschefen, der alene afgør, om rygning indenfor er acceptabelt. Under ingen omstændigheder må man som kunde kunne lugte røg i butikken. Røveri Ved røveri i en thansen.dk butik iværksættes følgende procedure:

• Kræver røveren kontanter udleveret, må du give ham det, du har liggende i kassen

• Du skal aldrig selv forsøge at tilfangetage en røver

• Forsøg så vidt muligt at forholde dig roligt. Er der kunder tilstede, skal du forsøge at få alle til at forholde sig roligt og gøre som røveren forlanger

• Så snart der er sikkert, kontakter du politiet på 0-112

• Fortæl: Hvem du er, hvor du ringer fra, hvad der er sket, hvilket signalement, du kan give af røveren, beskrivelse af accent, bil, hvor mange røvere, der var og andet, du har observeret

• Bliv i butikken og vent på politiet

• Undersøg om der er tilskadekomne. Tag dig af disse i så vid udstrækning, du kan. Tilkald evt. en ambulance på 0-112.

• Kontakt Regions- eller Distriktschefen eller Adm. direktør Bent Jensen. Udtal dig ikke til presse eller andre om, hvad eller hvor mange penge, der er røvet


• Politiet tager sig af proceduren herfra

• thansen.dk tilbyder medarbejdere, der udsættes for røveri, akut krisehjælp af en psykolog. S Sikkerhed Sikkerhedsudvalg Skattekort Sygdom Søn- og helligdage Sikkerhed Sikkerhedsarbejdet i virksomheden følger lovgivningen på området. Det er virksomhedens arbejdsmiljøpolitik at fremme alle de ansattes sikkerhed, sundhed og trivsel. Vi arbejder på at gøre arbejdsmiljøet sikkert og sundt på en sådan måde, at vi hele tiden følger udviklingen og lovgivningen inden for området til gavn for både de ansatte og virksomheden. Sikkerhedsudvalg Der er i virksomheden dannet et sikkerhedsudvalg bestående af i alt 5 sikkerhedsgrupper: en sikkerhedsgruppe for administrationen, en sikkerhedsgruppe for lageret, samt tre fælles sikkerhedsgrupper for alle butikker under hver sin distriktschef. Hver sikkerhedsgruppe består af en repræsentant fra ledelsen samt en sikkerhedsrepræsentant, som godkendes af medarbejderne. Da der er dannet fælles sikkerhedsgrupper for geografisk adskilte afdelinger, skal sikkerhedsgruppen have lejlighed til at foretage opsøgende arbejde i fornødent omfang. Det tilsigtes, at sikkerhedsgruppen gennemfører 1 til 2 besøg årligt i hver butik. Det er desuden altid muligt at tage kontakt til sikkerhedsgruppen via mail eller telefon. Sikkerhedsrepræsentanter er valgt for en valgperiode på 2 år. Herefter vil der blive afholdt valg efter reglerne, og genvalg kan finde sted. Skattekort Nye skattekort skal afleveres hvert år senest den 5. januar til bogholderiet.


Sygdom

Sygemelding: Sygdom meddeles inden normal mødetid den pågældende dag (1. sygedag). Du skal kontakte din nærmeste chef, som herefter giver besked videre. Butiksansatte kontakter den ansvarlige leder eller administrationen på tlf. 63 41 69 00. På hver sygedag ringes der inden kl. 16.00 til ovenstående personer og gives meddelelse om, hvorvidt du er rask til den næste dag. Lægeattest: Ved sygdom af mere end 3 dages varighed kan thansen.dk forlange dokumentation for sygdommen i form af en lægeattest. Endvidere kan thansen.dk forlange lægeattest ved hyppige, kortvarige fravær på 1 eller 2 dage. Lægeattesterne betales af thansen.dk

Sygedagpenge: I overensstemmelse med sygedagpengeloven betaler thansen.dk sygedagpenge i 2 uger, såfremt medarbejderen har været ansat i mindst 13 uger. I disse 13 uger skal medarbejderen have været ansat i mindst 120 timer. Det er en betingelse for kommunens overtagelse af sygedagpenge, at medarbejderen senest en uge efter thansen.dk´s sidste dagpengepligtige dag anmelder sygdommen til kommunen. Har medarbejderen været ansat mindre end 13 uger, er det kommunen, der udbetaler sygedagpenge fra første fraværsdag. Her er det ligeledes en betingelse, at medarbejderen anmelder fraværet til kommunen senest en uge efter første fraværsdag. Det er ligeledes en betingelse, at medarbejderen har været tilknyttet arbejdsmarkedet de sidste 13 uger eller ville være berettiget til arbejdsløshedsunderstøttelse ydet som erstatning for arbejdsløshedsdagpenge, hvis uarbejdsdygtigheden ikke var indtrådt.

Søn- og helligdage I thansen.dk arbejder medarbejdere efter aftale om søndagen. I butikkerne holder vi søndagsåbent den første søndag i hver måned, samt på udvalgte søndage i løbet året. Den 24. december holder vi lukket, og den 31. december arbejdes der indtil kl. 15. På helligdage holder vi lukket i domicil og i butikkerne. Der arbejdes normalt den 1. maj og holdes lukket på Grundlovsdag den 5. juni.


T Tavshedspligt og diskretion Tyveri Tavshedspligt og diskretion Her gælder markedsføringslovens bestemmelser, og der henvises til den enkelte medarbejders ansættelseskontrakt. Det forventes, at alle medarbejdere er diskrete vedrørende forhold, der omfatter kunder, leverandører og thansen.dk. Herudover kan der være specielle forhold i ansættelseskontrakten, hvor der er aftalt kunde-, leverandør eller konkurrenceklausuler. Tyveri Butikstyveri : Al tyveri skal politianmeldes. Hvis en butikstyv pågribes tilbageholdes denne uden anvendelse af magt. Politiet tilkaldes straks. Internt tyveri : Al tyveri skal politianmeldes. Hvis en medarbejder pågribes i tyveri, kontaktes straks Distrikts- eller Regionschefen eller Adm. direktør Bent Jensen. Tyveri vil altid medføre øjeblikkelig bortvisning og anmeldelse til politiet. V Værdigrundlag Værdigrundlag for thansen.dk :

• Det skal være en attraktiv arbejdsplads

• Motivation og personlig udvikling er de vigtigste forudsætninger for et godt samarbejde i hele organisationen

• Alle medarbejdere skal have mulighed for at udvikle sig personligt og fagligt

• Vor forretning udvikles kontinuerligt – vi er fremtidsorienterede

• Vigtigste målsætning: Kunden i centrum • Vort varemærke: Hurtig og effektiv ekspedition

personalehåndbog for ansatte i t. hansen gruppen...

Documents