Performance Appraisal

(Penilaian Pekerjaan/Performa)

MSDM-TIP FTP UB

Definisi Suatu sistem formal dan terstruktur yang digunakan

untuk mengukur, menilai dan mempengaruhi sifat-sifat

yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku dan hasil,

termasuk tingkat ketidakhadiran

Mekanisme Dasar

Goal: Maintain Organizational Productivity

Results:

Organization Productivity Individual Performance

Methods:

Individual Performance Goals

Aspek yang dinilai:

Kemampuan teknis

Kemampuan konseptual

Kemampuan hubungan interpersonal

Small

Organizations

Large

Organizations

All

Organizations

Compensation 80.2% 66.7% 74.9%

Performance

improvement46.3% 53.3% 48.4%

Feedback 40.3% 40.6% 40.4%

Documentation 29.0% 32.2% 30.2%

Promotion 26.1% 22.8% 24.8%

Training 5.1% 9.4% 7.3%

Transfer 8.1% 6.1% 7.3%

Discharge 4.9% 6.7% 5.6%

Layoff 2.1% 2.8% 2.4%

Personnel research 1.8% 2.8% 2.2%

Manpower planning 0.7% 2.8% 1.5%

Siapa yang melakukan ?

Immediate Supervisor

Higher Management

Self-Appraisals

Peers (Co-Workers)

Evaluation Teams

Customers

“360° Appraisals”

Supervisor Appraisal

Performance appraisal done by

an employee’s manager and

often reviewed by a manager

one level higher.

Self-Appraisal

Performance appraisal done by the

employee being evaluated, generally on

an appraisal form completed by the

employee prior to the performance

review.

Subordinate Appraisal

Performance appraisal of a

superior by an employee, which

is more appropriate for

developmental than for

administrative purposes.

Peer Appraisal

Performance appraisal done by one’s

fellow employees, generally on forms

that are complied into a single profile

for use in the performance interview

conducted by the employee’s manager.

Team Appraisal

Performance appraisal, based

on TQM concepts, that

recognizes team

accomplishment rather than

individual performance.

The 360º Appraisal Interview

Individual

Staff

Self-Assessment

Supervisor

Other

Superiors

Peers

Teams

Sub-Ordinates

Teams

Customers

Other

Superiors

Tujuan

Mengetahui pengembangan:

Identifikasi kebutuhan pelatihan

Umpan balik kinerja

Menentukan transfer dan penugasan

Identifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan

Pengambilan keputusan administratif:

Penentuan gaji, promosi mempertahankan/memberhentikan

Pengakuan kinerja karyawan

PHK

Mengidentifikasi hal buruk

Keperluan perusahaan: Perencanaan SDM

Evaluasi pencapaian tujuan perusahaan

Informasi untuk identifikasi tujuan

Evaluasi terhadap sistem SDM

Penguatan thd kebutuhan pengembangan perusahaan

Dokumentasi Kriteria untuk validasi penelitian

Dokumentasi keputusan-keputusan tentang SDM

Membantu memenuhi persyaratan hukum

Tujuan

Kegunaan ditinjau dari perspektif

company development

Perbaikan kinerja

Penyesuaian kompensasi

Keputusan penempatan

Pelatihan dan pengembangan

Perencanaan dan pengembangan karier

Mengatasi tantangan eksternal

Manfaat :

Pekerja : umpan balik kinerja mereka

Supervisor/manager : mengetahui aksi yang harus

dilakukan

Personal dept : informasi kinerja karyawan

Organisasi : Sebagai dasar untuk mengambil

keputusan tentang promosi, transfer, demosi, PHK

atau untuk mengidentifikasikan kebutuhan akan

training

Hal yang perlu diperhatikan

1. Tujuan penilaian

2. Instrumen Penilaian

3. Standard Penilaian

4. Siapa yang menilai

5. Siapa yang dinilai

6. Kapan harus menilai

7. Pelatihan bagi penilai

8. Feed back dan implikasi

Human

performance

Performance

appraisalEmployee

feedback

Performance

measures

Performance

related

standards

Personal

decisions

Employee

records

Berbagai Kesalahan Penilaian

Hallo efect pengaruh emosi; hub. pribadi,; kesan

yang tertanam

Central tendency kecenderungan penilai untuk

memberikan nilai rata-rata

Leniency/strictness bias kecenderungan penilai

yang terlalu “lunak/keras” dalam memberikan penilaian

Recently effect kecenderungan penilai untuk

hanya mengingat pada peristiwa-peristiwa yang baru

terjadi

Cross culutral biases beda budaya beda

persepsi

HaloJob Rating Scale

EXCELLENT

on all factors

LeniencyJob Rating Scale

Employee A

EXCELLENT

Job Rating Scale

Employee B

EXCELLENT

Job Rating Scale

Employee C

SUPERIOR

Job Rating Scale

Employee D

EXCELLENT

Central

Tendency

Job Rating Scale

Employee A

AVERAGE

Job Rating Scale

Employee B

AVERAGE

Job Rating Scale

Employee C

AVERAGE

Job Rating Scale

Employee D

AVERAGE

Recency

Bias

Job rating scale behavior during the

last month has been POOR.

Mengurangi bias penilaian Dengan adanya standard penilaian secara jelas,

pelatihan, umpan balik, dan teknik penilaian kinerja

yang sesuai.

Sistem penilaian prestasi kerja harus memenuhi

syarat :

1. Praktis

2. Kejelasan standard

3. Kriteria yang objective

Reliability

Relevance

Sensitivity

Practicality

Metode-metode penilaian :

1. Beorientasi Masa Lalu

Rating Scale

Checklist

Forced Choice Method

Critical Incident Method

Metode Catatan Prestasi

Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS)

Field Review Method

Performance Test and Observation

Comparative Evaluation Approach

2. Beorientasi Masa Depan

Self Appraisal

Management by Objective

Penilaian secara Psikologis

Assesment Center

Faktor yang harus diperhatikan dalam

pemilihan metode penilaian kinerja adalah:

Validitas

Keandalan

Kemampuan membedakan

Bebas dari bias

Relevansi

Biaya

Pelaksanaan administrasi

Rating Scale

Rating Scale

Penilaian dilakukan dalam skala tertentu, mulai dari rendahsampai tinggi

Pendapat penilai diberi bobot yang mencerminkan nilairata2.

Keuntungan: Biaya murah

Penilai membutuhkan sedikit pelatihan

Bisa digunakan bagi banyak karyawan

Kelemahan: Subyektifitas tinggi

Sulit menentukan kriteria yang relevan dg pelaksanaan pekerjaan.

Faktor-faktor penilaian dianggap mempunyai bobot sama, dan berlakuuntuk semua jenis pekerjaan

Checklist

Checklist

Penilaian terdiri dari sejumlah pertanyaan yang menjelaskan

tingkat perilaku bagi suatu pekerjaan tertentu

Penilai tingal memberikan check pada karakteristik pekerjaan

karyawan yang sesuai

Setiap pertanyaan akan memiliki bobot yang berbeda

Keuntungan

Biaya murah

Pengurusa mudah

Penilai hanya membutuhkan pelatihan sederhana

distandarisasi

Kelemahan

Hallo effect

Metode ini tidak memungkinkan penilai untuk memberikan nilai yang

berbeda

Forced Choice Method

Forced Choice Method

Untuk meningkatkan objectivitas

Mengharuskan penilai untuk memilih pernyataan yang paling sesuai dengan pasangan pernyataan tentang karyawan yang dinilai.

HRD mengotak2an materi ke dalam kategori2 seperti:◦ Kemampuan belajar

◦ Hasil kerja

◦ Hubungan antar karyawan

Keuntungan:◦ Mengurangi penyimpangan penilai

◦ Mudah digunakan dan memiliki cakupan yang luas

Kelemahan:◦ Tidak bisa mencerminkan hubungan pekerjaan yang spesifik

◦ Karyawan terkesan diremehkan ketika satu pertanyaan diarahkan kepilihan lain

Critical Incident Method

Critical Incident Method

Catatan penjelasan kejadian dengan ringkas, baik

kejadian positif maupun kejadian negatif dalam

melaksanakan pekerjaan dan dimasukkan ke dalam

kategori2 oleh HRD.

Kelebihan

Dapat memberi umpan balik terkait langsung dengan

pekerjaannya

Mengurangi penyimpangan penilai

Kelemahan

Penilai seringkali tidak mencatat ketika insiden terjadi

Ada kemungkinan dilebih2kan ketika pencatatan

Behaviorally Anchored Rating Scale

Behaviorally Anchored Rating Scale

(BARS)

Penilaian prestasi kerja untuk satu kurun waktu tertentu di

masa lalu dengan mengaitkan skala peringkat prestasi kerja

dengan perilaku tertentu.

Deskripsi pekerjaan dibuat oleh pekerja sendiri, rekan

sekerja, atau atasan langsung

Langkah-langkahnya:

Menentukan skala penilaian prestasi kerja

Menentukan kategori prestasi kerja seseorang dan diberi skala

Uraian prestasi kerja sedemikian rupa sehingga kecenderungan

perilaku karyawan yang dinilai terlihat jelas

Self Appraisal

Self Appraisal Penilaian diri sendiri untuk mengenal kekuatan dan

kelemahan sehingga mampu mengindentifikasi aspek yang

perlu diperbaiki

Perusahaan mengemukakan harapan, tujuan perusahaan, dan

tantangan yang dihadapi

Atas dasar itu karyawan mengidentifikasi aspek pribadi yang

perlu diperbaiki

Field Review Method

Atasan turun ke lapangan bersama dengan HRD

Spesialis HRD mendapat informasi dari atasan

langsung perihal prestasi karyawan, lalu

mengevaluasi berdasarkan informasi tersebut

Hasil penilaian dikirim ke atasan untuk direview dan

dibahas dengan karyawan yang dinilai.

Kelebihan:

Lebih objective

Kelemahan

Tetap ada bias

Bagi perusahaan besar menjadi mahal karena

mendatangkan ahli ke tempat pelaksaan tugas

Performance Test and Observation

Berdasarkan tes pengetahuan dan ketrampilan,

berupa tes tertulis dan peragaan

Kelebihan:

Keterkaitan langsung antara prestasi kerja dengan tugas

pekerjaan seseorang

Prinsip standarisasi dipegang teguh

Kelemahan:

Biaya mahal

Comparative Evaluation Approach

Membandingkan prestasi kerja seseorang dengan karyawan lain ygmemiliki kegiatan sejenis.

Kelebihan: lebih rasional dan efektif

Ada 3 metode:

1. Metode Peringkat

Penilai menentukan peringkat sejumlah karyawan mulai yang berprestasi sampai tidak berprestasi

Kelebihan: Segera terlihat klasifikasi karyawan dinilai dari sudut pandangprestasi kerjanya

Kelemahan: peringkat yang dibuat tidak menggambarkan dengan jalasmakna dari peringkat itu dan subyektivitas.

2. Distribusi Terkendali

Menggolongkan karyawan ke dalam klasifikasi yang berbeda2 berdasarkan faktor kritikal dan dinyatakan dalam persentase

Kelemahan: tidak jelas perbedaan satu golongan dengan golongan lain

3. Metode Alokasi Angka

Penilai memberi bentuk angka kepada semua karyawan yang dinilai