perfectionnement audit qualité interne

8/6/2019 Perfectionnement audit qualit interne

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26/06/2011

Audit qualit interne

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Perfectionnement Auditqualit interne

Grard Larch

Audit des procdures qualit etdes processus et du Systme de

Management de la Qualit


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Sommaire : Place dans la qualit, les Systmes

de Management Intgrs

Dfinitions, objectifs Prparation

Excution

Synthse dauditeurs, audits Rapport final

Actions correctives

Organisation systme daudit


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Introduction : Nouvelle forme de management

Nouvelles exigences des clients

Dlgation, responsabilisation

Autre regard

Un apprentissage pour les cadres

et collaborateurs


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Dfinition :Examen mthodique et indpendant

pour dterminer si les activits et

les rsultats satisfont auxdispositions prtablies.

Et si elles sont mises en uvre defaon effective, et aptes

atteindre les objectifs.


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MEMENTO

Les tapes des auditstapes Objectifs et spcificit

1- Initialisation

- Dfinir le primtre et l'objet de l'audit- Le processus ? Les activits ? Le site? Qui audite ? Indpendance desauditeurs

- Informer les diffrents acteurs

2- Prparation

- Rassembler et analyser les lments ncessaires la ralisation- Documents de rfrence du processus, certains documents derfrences de processus de management et support

- Rdiger le planning de l'audit

3- Runiond'ouverture

- Runir les auditeurs et les responsables de l'activit audite en vue defacilit le bon droulement de l'examen de l'audit- Valider le planning de l'audit et les modalits pratiques

4- Examen duterrain

- Interviewer les audits- Apprcier les rponses et observer les faits et les actions

5- Rapport

- Synthtiser les commentaires (carts; points forts; points amliorer)des auditeurs sur le processus- Rdaction des carts

- Guider les responsables de l'activit audite dans l'tude et la mise enplace d'actions correctives

6- Runion declture

- Prsenter les principales remarques aux responsables de l'activitaudite- Lever les ventuelles ambiguts

- Remerciements

7- Le suivi

- Les responsables de l'activit audite propose des actions correctives

- Le responsable d'audit valide la proposition- Mise en uvre de l'action


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Diffrentes formes : Audit des procdures

Audit dvaluation

Audit defficacit Audit de conformit

Audit interne ou externe

Audit social, financier,technologique,

Audit qualit


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Objectifs dun systme daudit Vrifier en interne la conformit du

SMQ

Vrifier lapplication du systme valuer lefficacit du systme

Identifier les carts

Vrifier la mise en place desactions correctives

En vrifier lefficacit


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Conditions : Pas daudit sans rfrentiel :

Interne

Externe (ISO 9001, ISO 14001,lgislation)

Laudit nest pas un contrle

Collaboration avec les intresss Exploitation des audits prcdents


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Organisation de laudit : Planifier les audits

Avertir les audits

Prparer laudit Excuter laudit

Conclure laudit

Agir pour corriger les carts


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Prparation de laudit : Dfinir le champ de laudit

Dfinir ce que lon va observer

Prendre rendez-vous avec lesaudits

Rviser les rfrentiels

Prparer les questions Naller sur le terrain que prt !

Clair dans sa tte


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Attention : Aller lessentiel :

Observer objectivement

Mesurer les impactsEnregistrer les rsultats des

observations

Lauditeur ne pense pas : Il observe et compare au

rfrentiel

Il formalise les carts

Il en rend compte


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Runion dintroduction : Avec les responsables concerns

But :Se prsenterPrsenter laudit

Prsenter la mthode

Crer des conditions favorablesGrer le temps et les contraintes

Grer le local et les points pratiques

Dure :Courte : 1/4 h 1/2 h


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Excution de laudit : Prsentation aux audits de la

mthode

Visite du site Droulement de laudit :

Observations de terrain

N

otation des pices observes Interviews

Remerciements

Synthse entre auditeurs

Synthse avec audits ensuite


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Droulement de laudit (1): Recueillir des preuves

Documenter ces preuves

Confirmer les indices Ou les oublier au bnfice du doute

Travailler sur des faits

Ne pas se contenter daffirmation


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Droulement de laudit (2): Utiliser le questionnaire avec

intelligence

Fouiller en cas dindice dcart Tirer sur le fil qui dpasse

Noter les rponses

Mettre en vidence tout de suiteles carts

Analyser le caractre occasionnelou non


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Questionnaire daudit : Prparer lavance

Laisse de la place pour les rponses

Rponses confirmes par despreuves

Vrifier : existence, application,

efficacit Balayer ladquation : objectif,

moyen, mthode, milieu

Surveiller cas particulier (si absent...


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Difficults possibles : Objectif mal dfini

Manque de temps ou de

coopration Contestation des conclusions

Auto-recommandations

Conflits, diversion, Camouflage

Informations spontanes


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Importance du contact : Attention cette situation

agresseur/agress

Donc soigner : attitude, respect,coute

Sadapter linterlocuteur

Respecter lordre dfini et mthode Rester impartial et objectif

Ouvert et confiant priori

Rigide et souple la fois


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Prcautions (1) : Pas de conclusion chaud

Pas de remarques ou conseils

pendant laudit Rester sa place

Ne jamais intervenir sur les

dispositifs audits Attendre davoir tous les lments

pour conclure


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Prcautions (2) : Bien utiliser le triangle de l analyse

Rfrentiel externe

Rfrentiel interneRalit de terrain

carts formaliss entre les trois

niveaux Vrai aussi pour lefficacit


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Technique daudit (1) : Point damlioration = pas un

cart, mais faire progresser

cart = remarque, ne remet pas encause le systme

cart = non conformit, nonsatisfaction exigence spcifie

Observation = constat tay pardes preuves tangibles

Preuve tangible = observation

factuelle qui peut tre vrifie


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Technique daudit (2) : Disposer la liste doc qualit jour

Utiliser documents disponibles

Vrifier leur matrise Questions ouvertes ou fermes

Garder la matrise de laudit

Rester dans les domaines decomptence

Ne pas laisser les responsablesrpondre la place des intresss


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Technique daudit (3) : Pas de piges

Reformuler si besoin

Procder par sondage Garder la matrise de la slection

tendre le sondage si doute

Prendre rfrence ou modle detout document sujet dcart


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Technique daudit (4) : carts :

Savoir les rdiger sans anticiper

laction correctiveSavoir les clarifier :

par rapport aux rfrentiels

par rapport aux exigences


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Technique daudit (5) : Surveiller carte des processus :

Notamment :

processus de ralisation par rapport aux processus de

soutien

et processus de management

Vrifier liens et renvois Se construire une carte d analyse


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Runion de synthse desauditeurs : Se mettre daccord

Lever les doutes

Si besoin, retourner sur le terrain Ne garder que ce qui est prouv

Prparer la prsentation

Ne pas se contredire Nommer un rapporteur


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Runion de synthse avecaudits : Remercier les audits

Donner les grandes lignes :Expliquer toutes les remarquesLever tous les dsaccords

Accepter les contestations

justifies Rigueur de la prsentation :

Crdibilit de lauditeur

Ne pas abandonner une remarque

juste


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Rapport daudit : Deux usages :

Interne pour action dtection carts, maintien vigilance

Externe pour preuve permet traabilit progrs

Contenu :Observations et carts,

Noms des personnes rencontres

Annexes :

Preuves (documents conservs)


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Actions correctives : Selon procdure en place dans

lentreprise

Seul le mode de dtection change Mettre jour le P.A.Q.


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Suivi actions correctives : Suivre ralisation et pertinence

Traces rsultats dans le P.A.Q.

Et dans les tableaux de bord


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Organisation : Planifier les audits lanne

Pour tous les groupes dauditeur

Suivre leur travail Maintenir et valuer comptence


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Consquences : Changement de regard

Leon dhumilit

Acceptation de lanalyse et desnotifications dcarts

Pertinence accrue des choix

Une autre manire de travailler


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Conclusions : Nouveaux horizons :

Un autre management

Pour dautres responsabilitsassumes

Ncessit de sadapter

Mais survie du SMQ


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Documents de travail : Notification daudit

Fiche dcarts

Dossier daudit Grille danalyse

Grille personnalise entreprise


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Dossier de lauditeur : Normes ISO 9001-2000

Norme ISO 19011

Questionnaire audit type Planning annuel des audits

Carte processus

Document interne lorganisme Manuel qualit

Procdure d audits internes

Listes de rfrence : Processus, imprims, ...