DASAR HUKUM

• DIRJEN BINA FARMASI dan ALKES Dep.Kes RI Tahun 2008, tentang PEDOMAN

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI DI RUMAH SAKIT

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

By: Kelompok 1

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

• Adalah suatu siklus kegiatan yang saling terkait antara satu dengn yang lainnya dimulai dari

perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian,

pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

PERENCANAAN

PENGADAAN

PENERIMAAN

PENYIMPANAN

DISTRIBUSIPENGENDALIAN

PENGHAPUSAN

PENCATATAN & PELAPORAN

MONITORING & EVALUASI

PERENCANAAN• Menetapkan jenis dan jumlah perbekalan

farmasi yang dibutuhkan untuk pelayanan pasien

TUJUANNYA :• Untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan

farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Tahapan perencanaan

Evaluasi perencanaan

Perhitungan kebutuhan

Kompilasi penggunaan

Pemilihan jenis perbekalan farmasi

Cara Evaluasi:

1. Analisa ABC2. Analisa VEN3. Analisa Kombinasi ABC dan VEN4. Revisi daftar perbekalan farmasi

PENGADAAN

• Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah di rencanakan dan di setujui melalui pembelian, produksi, dan hibah.

TUJUANNYA :• Mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga

layak,dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjmin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.

ALUR PENGADAAN SAMPAI KE IFRS : OBAT,ALKES

PERENCANAAN KEBUTUHAN

( IFRS )

PANITIA PENGADAAN

PERMINTAAN PENAWARAN KE

SUPLIER

PENAWARAN DARI SUPLIER,

NEGOSIASI

SP, PENGIRIMAN

BARANG

PENERIMAAN oleh TIM PENERIMA

PENYERAHAN KE PETUGAS PENYIMPAN

BARANG RS

PENYERAHAN BARANG ke IFRS

PENERIMAAN• Merupakan kgiatan untuk menerima

perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.

PENERIMAANTUJUANNYA:• Untuk menjamin perbekalan farmasi yang di terima sesuai

kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan.

Hal lain yang perlu diperhatikan1. Harus mempunyai MSDS/ Material Safety Data Sheet untuk bahan

berbahaya2. Mempunyai certificate of origin untuk alkes3. Sertifikat analisa produk

PENYIMPANAN

• Suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang di terima pada tempat yang di nilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat

PENYIMPANAN

Tujuan 1. Memelihara mutu sediaan farmasi2. Menghindari penggunaan yang tidak

bertanggung jawab3. Menjaga ketersediaan4. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Pengaturan Penyimpanan• Menurut bentuk sediaan dan Alfabetis• Menerapkan sistem FIFO dan FEFO• Menggunakan almari, rak dan pallet• Menggunakan almari khusus untuk

menyimpan narkotika dan psikotropika• Menggunakan almari khusus untuk

perbekalan farmasi yang memerlukan penyimpanan pada suhu tertentu

• Dilengkapi kartu stock obat

DISTRIBUSI

• Kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inaop dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.

Tujuan:• Supaya tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit

pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis dan jumlah.

Distribusi perbekalan farmasi

1. Resep perorangan2. Sistem distribusi persediaan lengkap di

ruang3. Sistem distribusi dosis unit4. Sistem distribusi kombinasi

PENGENDALIAN

• Suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan pogram yang telah di tetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di unit-unit pelayanan.

PENGENDALIAN

Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit unit pelayanan

Kegiatan1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata rata

periode tertentu2. Menentukan stok pengaman di gudang 3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat

diterima

PENGHAPUSAN

• Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar

Tujuan: menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak

memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang berlaku. adanya penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat sub standar.

PROSEDUR PENGAPUSAN• Menyusun daftar perbekalan farmasi yang akan

dihapuskan beserta alasannya.• Melaporkan kepada atasan mengenai perbekalan

farmasi yang akan dihapuskan.• Membuat permohonan penghapusan perbekalan

farmasi yang kadarluarsa dan rusak kepada pemerintah.

• Turun persetujuan pengapusan dalam bentuk surat keputusan pemerintah

• Melaksanakan permusnahan perbekalan farmasi sesuai perintah

PENCATATAN&PELAPORAN

Pencatatan• Pencatatan bertujuan memonitor transaksi

perbekalan farmasi yang masuk dan keluar• Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok)

dan komputerisasi

Informasi yang diperoleh dari pencatatan1. Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia

(sisa stok)2. Jumlah perbekalan farmasi yang diterima3. Jumlah perbekalan farmasi yang keluar4. Jumlah perbekalan farmasi yang

rusak/hilang/ kadaluarsa5. Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi

PelaporanKumpulan catatan dan pendataan kegiatan

administrasi perbekalan farmasi

Tujuan• Tersedianya data yang akurat untuk bahan

evaluasi• Tersedianya informasi yang akurat• Tersedianya data yang lengkap untuk membuat

perencanaan

Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan farmasi1. Laporan pembelian2. Laporan mutasi3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani4. Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di

tulis dokter)5. Laporan perbekalan farmasi yang hampir

kadaluarsa( maksimal 6 bulan sebelum kadaluarsa) untuk di informasikan ke dokter penulis resep

6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa7. Laporan ketersediaan obat8. Laporan stok opname

MONITORING & EVALUASI• Merupakan salah satu upaya untuk terus

mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi

• Sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan

• Kolekting data untuk bahan evaluasi

Tujuan:• Meningkatkan produktivitas para pengelola

perbekalan farmasi di rumah sakit agar dapat ditingkatkan secara optimum.