peraturan - · pdf filee. surat edaran; f. surat undangan; ... bentuk kepala surat dinas...

1

PERATURANREKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Nomor : 346/PER/2012tentang

TATA PERSURATAN DI LINGKUNGANUNIVERSITAS BRAWIJAYA

REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Menimbang : a. bahwa dengan adanya perubahan struktur organisasi di lingkungan UniversitasBrawijaya, perlu dilakukan pengaturan tata persuratan di lingkungan UniversitasBrawijaya;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlumenetapkan Peraturan Rektor tentang Tata Persuratan di LingkunganUniversitas Brawijaya;

Mengingat : 1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 42 Tahun 2006 tentang TataPersuratan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional;

2. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 080/O/2002 tentang StatutaUniversitas Brawijaya;

3. Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan Nasional Nomor6196/A.A5/SE/2011 tentang Kepala Surat, Kode Unit Organisasi, Kode UnitKerja, dan Cap Dinas di lingkungan Kementerian Pendidikan Nasional;

4. Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan KebudayaanNomor 0677/A.A5/SE/2012 tentang Perubahan Surat Edaran Sekretaris JenderalKementerian Pendidikan Nasional Nomor 6196/A.A5/SE/2011 tentang KepalaSurat, Kode Unit Organisasi, Kode Unit Kerja, dan Cap Dinas di lingkunganKementerian Pendidikan Nasional;

M E M U T U S K A N :Menetapkan : PERATURAN REKTOR TENTANG TATA PERSURATAN DI LINGKUNGAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

BAB IKETENTUAN UMUM

Pasal 1Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan :1. Kementerian adalah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.2. Universitas adalah Universitas Brawijaya3. Unit organisasi adalah Rektorat, Fakultas, Program Pascasarjana, Program Vokasi, Lembaga, Unit

Pelaksana Teknis, dan unit-unit lain yang tercantum dalam Struktur Organisasi UniversitasBrawijaya.

4. Unit Kerja adalah unit yang berada di bawah lingkungan unit organisasi.5. Satuan kerja tata Usaha adalah kelompok kerja yang mempunyai tugas di bidang ketatausahaan.6. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh

satu pihak kepada pihak lain.7. Penanggalan adalah penulisan tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat.

BAB IIJENIS SURAT

Bagian KesatuUmum

Pasal 2Jenis surat terdiri atas :a. surat dinas;b. nota dinas;c. memo;

2

d. surat pengantar;e. surat edaran;f. surat undangan;g. surat tugas;h. surat kuasa;i. surat pengumuman;j. surat pernyataan;k. surat keterangan; danl. berita acara.

Bagian KeduaSurat Dinas

Pasal 3(1). Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintah.(2). Surat dinas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

a. kepala suratb. pembuka suratc. isi surat; dand. penutup surat

Pasal 4(1). Pada kepala surat dinas Universitas, dicantumkan lambang universitas, nama kementerian, nama

universitas, alamat, serta garis penutup.(2). Pada kepala surat dinas Fakultas, dicantumkan lambang Fakultas, nama Kementerian, Nama

Universitas, nama Fakultas, alamat, serta garis penutup.(3). Pada kepala surat dinas Lembaga, dicantumkan lambang universitas, nama kementerian, nama

universitas, nama lembaga, alamat, serta garis penutup.(4). Pada kepala surat dinas Program Pascasarjana, dicantumkan lambang universitas, nama

kementerian, nama universitas, nama Program Pascasarjana, alamat, serta garis penutup.(5). Pada kepala surat dinas UPT, dicantumkan lambang Universitas, nama kementerian, nama

universitas, nama UPT, alamat, serta garis penutup.(6). Lambang Universitas dicetak sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Keputusan Menteri

Pendidikan Nasional Nomor 080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya.(7). Jika lambang universitas dicetak dengan tidak menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud

pada ayat (6), maka dicetak dengan warna hitam dan putih.(8). Nama universitas dicetak pada baris pertama, unit organisasi dicetak pada baris kedua, dan unit

kerja pada baris ketiga masing-masing dicetak dengan huruf kapital.(9). Unit organisasi atau unit kerja dicetak lebih tebal daripada nama kementerian dan universitas.(10).Alamat ditulis lengkap pada baris akhir tanpa singkatan disertai kode pos, telepon, teleks, dan

facsímile apabila ada.(11).Kepala surat dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal.(12).Bentuk kepala surat dinas menggunakan contoh-contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 1

Peraturan Rektor ini.

Pasal 5Pembukaan surat dinas terdiri atas;a. nomor surat;b. lampiran surat;c. hal surat;d. tanggal surat; dane. alamat tujuan surat

Pasal 6(1). Nomor surat berisikan nomor urut, kode surat, dan tahun pembuatan surat.(2). Kata Nomor diketik disebelah kiri dibawah garis kepala surat dinas.

Pasal 7(1). Kata Lampiran diketik di bawah kata Nomor dan menyebutkan jumlah lampiran.(2). Kata Lampiran tidak diketik apabila tidak ada yang dilampirkan.

Pasal 8(1). Kata Hal diketik di bawah kata Lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal diketik di

bawah kata Nomor.

3

(2). Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas.

Pasal 9(1). Penanggalan surat dinas diketik di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat.(2). Penanggalan surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya.

Pasal 10(1). Penulisan alamat tujuan surat dinas didahului frasa yang terhormat disingkat Yth. Kemudian nama

jabatan atau nama orang yang dituju.(2). Singkatan Yth. Diketik dibawah kata Hal.(3). Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.

Pasal 11Isi surat dinas terdiri dari :a. pendahuluan;b. isi pokok; danc. kalimat penutup.

Pasal 12(1). Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat dinas, ditulis singkat dan jelas.(2). Awal kalimat pendahuluan isi surat dinas diketik dibawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.

Pasal 13Isi pokok merupakan uraian dari inti surat dinas.

Pasal 14Kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas.

Pasal 15Penutup surat dinas terdiri atas :a. nama jabatan penanda tangan;b. nama pejabat penanda tangan;c. tanda tangan;d. Nomor Induk Pegawai (NIP);e. cap dinas atau cap jabatan; danf. tembusan, apabila ada.

Pasal 16(1). Nama jabatan penanda tangan diketik di bagian kanan bawah, diakhiri tanda baca koma (,);(2). Nama jabatan penanda tangan diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata

penghubung.

Pasal 17(1). Nama pejabat penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan nama jabatan penanda

tangan dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung serta tanpagaris bawah.

(2). Nama pejabat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat mencantumkan gelar akademik.

Pasal 18Tanda tangan pejabat dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat.

Pasal 19NIP diketik di bawah dan sejajar dengan nama pejabat penanda tangan, menggunakan huruf kapitaltanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

Pasal 20Cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabatpenanda tangan surat.

Pasal 21(1). Kata Tembusan diikuti tanda baca titik dua, tanpa garis bawah, sejajar dengan singkatan Yth. dan

sebaris dengan nama pejabat penanda tangan surat.(2). Pihak yang diberi tembusan diketik dibawah kata tembusan, apabila yang diberi tembusan lebih

dari satu diberi nomor urut dengan angka arab.

4

Pasal 22Bentuk surat dinas menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 2 Peraturan Rektorini.

Bagian KetigaNota Dinas

Pasal 23(1). Nota Dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada

atasan langsung atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokokpersoalan kedinasan.

(2). Nota Dinas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :a. kepala nota dinas;b. pembuka nota dinas;c. isi nota dinas; dand. penutup nota dinas.

Pasal 24Kepala Nota Dinas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4.

Pasal 25(1). Pembukaan Nota Dinas terdiri atas :

a. kata nota dinas;b. nomor;c. tujuan nota dinas;d. asal nota dinas; dane. hal nota dinas.

(2). Frase Nota Dinas diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakanhuruf capital

(3). Kata Nomor diketik di bawah dan sejajar dengan frase Nota Dinas.(4). Tujuan Nota Dinas didahului dengan frase yang terhormat disingkat Yth. diketik di bawah dengan

singkatan Nomor.(5). Asal Nota Dinas didahului dengan kata Dari, diketik di bawah sejajar dengan singkatan Yth. diikuti

tanda baca titik dua.(6). Kata Hal Nota Dinas diketik di bawah dan sebaris dengan asal surat, diikuti tanda baca titik dua.

Pasal 26(1). Awal kalimat isi Nota Dinas diketik di bawah dan sejajar dengan kata Hal.(2). Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup dibuat dengan menggunakan ketentuan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 s/d pasal 14.

Pasal 27Penutup nota dinas terdiri atas :a. penanggalan nota dinas;b. nama jabatan penanda tangan;c. nama pejabat penanda tangan;d. tanda tangan;e. NIP;f. Cap dinas atau cap jabatan; dang. tembusan, apabila ada.

Pasal 28(1). Penanggalan Nota Dinas diketik di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi nota dinas.(2). Penanggalan Nota Dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya.

Pasal 29Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakan hurufkapital pada setiap awal kata kecuali kata penghubung.

Pasal 30Nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas atau cap jabatan, dan tembusan dibuatdengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 sampai dengan Pasal 21.

5

Pasal 31Bentuk Nota Dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 3Peraturan Rektor ini.

Bagian KeempatMemo

Pasal 32(1). Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan

tentang pokok persoalan kedinasan.(2). Memo terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

a. kepala memo;b. pembuka memo;c. isi memo; dand. penutup memo.

(3). Pembuka, isi dan penutup memo sama dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12sampai dengan Pasal 14 Peraturan Menteri ini.

(4). Kepala memo dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4dengan usuran yang berbeda.

(5). Bentuk memo dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 4Peraturan Rektor ini.

Bagian KelimaSurat Pengantar

Pasal 33(1). Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk

mengantar surat, dokumen, barang, dan/ atau bahan lain yang dikirim.(2). Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berbentuk surat dinas biasa atau

surat berbentuk kolom.(3). Surat Pengantar terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

a. kepala surat;b. pembuka surat;c. isi surat; dand. penutup surat.

Pasal 34Kepala surat pengantar dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4.

Pasal 35(1). Pembukaan surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan menggunakan

ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sampai dengan Pasal 10.(2). Pembuka surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas :

a. frase Surat Pengantar;b. nomor; danc. tujuan surat.

(3). Frase Surat Pengantar ditulis di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat,menggunakan huruf kapital.

(4). Kata Nomor diketik di bawah dan sejajar dengan frase Surat Pengantar.(5). Tujuan surat pengantar didahului dengan frase yang terhormat disingkat Yth. diketik di bawah kata

Nomor, diikuti nama jabatan dan alamat lengkap yang dituju tanpa didahului kata depan di padanama tempat tujuan.

Pasal 36(1). Isi Surat Pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan menggunakan ketentuan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 sampai dengan Pasal 14.(2). Isi Surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas nomor urut, isi surat/barang, jumlah, dan

keterangan dengan garis kolom diketik di bawah tujuan surat dan sejajar dengan singkatan Yth.

Pasal 37(1). Penutup surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan menggunakan ketentuan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 sampai dengan Pasal 21.(2). Penutup surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas :

a. penanggalan surat;b. nama jabatan penanda tangan;c. nama pejabat penanda tangan;

6

d. tanda tangan;e. NIP;f. Cap dinas atau cap jabatan; dang. tembusan, apabila ada.

(3). Penanggalan surat pengantar yang berbentuk kolom diketik di sebelah kanan bawah, di bawahgaris kolom tanpa didahului nama tempat pembuatannya.

(4). Nama jabatan penanda tangan diketik dibawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakanhuruf kapital pada setiap awal kata kecuali kata penghubung.

(5). Nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas atau cap jabatan, dan tembusandibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 sampai denganPasal 21.

Pasal 38Surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa atau berbentuk kolom, masing-masingmenggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 5a dan 5b Peraturan Rektor ini.

Bagian KeenamSurat Edaran

Pasal 39(1). Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan

status peraturan perundang-undangan dan/atau pemerintah

(2). Surat Edaran terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :a. kepala surat;b. pembuka surat;c. isi surat; dand. penutup surat.

Pasal 40Kepala surat edaran dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4.

Pasal 41(1). Pembuka surat edaran terdiri atas :

a. kata surat edaran;b. nomor;c. lampiran;d. hal; dane. tujuan surat.

(2). Frase Surat Edaran diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat,menggunakan huruf capital

(3). Kata Nomor diketik di bawah dan sejajar dengan frase Surat Edaran.(4). Kata Lampiran diketik di bawah dan sejajar dengan kata nomor dengan menyebutkan jumlah

lampiran.(5). Kata Lampiran tidak diketik jika tidak ada yang dilampirkan.(6). Kata Hal diketik di bawah dan sejajar dengan kata lampiran.(7). Penulisan alamat tujuan surat edaran didahului singkatan Yth. diketik di bawah dan sejajar dengan

kata Hal, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan di pada namatempat tujuan.

Pasal 42(1). Awal kalimat isi surat edaran diketik di bawah dan sejajar dengan nama tempat yang dituju..(2). Isi surat edaran dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11

sampai dengan pasal 14.

Pasal 43(1). Penutup surat edaran terdiri atas :

a. penanggalan surat;b. nama jabatan penanda tangan;c. nama pejabat penanda tangan;d. tanda tangan;e. NIP;f. Cap dinas atau cap jabatan; dang. tembusan, apabila ada.

7

(2). Penanggalan surat edaran diketik di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat edarantanpa didahului nama tempat pembuatannya.

(3). Nama jabatan penanda tangan diketik dibawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakanhuruf kapital pada setiap awal kata kecuali kata penghubung..

(4). Nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas atau cap jabatan, dan tembusandibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 sampai denganPasal 21.

Pasal 44Bentuk Surat Edaran dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 6Peraturan Rektor ini.

Bagian KetujuhSurat Undangan

Pasal 45(1). Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu

acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.(2). Surat Undangan dapat berbentuk lembaran surat atau kartu.

Pasal 46(1). Surat Undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :


(2). Surat Undangan yang berbentuk kartu terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :a. kepala surat;b. isi surat; danc. penutup surat.

Pasal 47Kepala surat undangan yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuansebagaimana dimaksud dalam Pasal 4.

Pasal 48(1). Kepala surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas :

a. lambang;b. nama pejabat yang mengundang;

(2). Lambang Negara digunakan jika yang mengundang Menteri, lambang Departemen dipergunakanjika yang mengundang pejabat lainnya diluar perguruan tinggi negeri, dan lambang perguruantinggi negeri dipergunakan jika yang mengundang pejabat perguruan tinggi negeri.

(3). Nama jabatan yang mengundang dicetak secara lengkap di bawah lambang secara simetris dandapat ditambah frase beserta suami/isteri.

Pasal 49(1). Pembukaan surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas :

a. nomor surat;b. lampiran surat;c. hal surat;d. penanggalan surat; dane. alamat tujuan surat.

(2). Pembuka surat undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan menggunakanketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 sampai dengan Pasal 10.

Pasal 50Isi surat undangan yang berbentuk lampiran surat terdiri atas :a. pendahuluan;b. isi pokok; danc. kalimat penutup.

Pasal 51(1). Pendahuluan adalah kalimat pembuka isi surat undangan, ditulis singkat dan jelas;(2). Awal kalimat pendahuluan isi surat undangan diketik berjarak 2 (dua) spasi di bawah dan sejajar

dengan nama tempat yang dituju.

8

Pasal 52(1). Isi pokok adalah uraian dari inti surat undangan dengan menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat

dan acara.(2). Pada isi surat undangan dapat disebutkan pimpinan rapat dan pakaian yang harus dikenakan oleh

pihak yang diundang.

Pasal 53Isi surat udangan yang berbentuk kartu berisikan maksud dan tujuan undangan serta hari, tanggal,pukul, tempat, penyelenggaraan, dan pakaian yang harus dipakai oleh para undangan.

Pasal 54(1). Penutup surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas :

a. nama jabatan penanda tangan;b. nama pejabat penanda tangan;c. tanda tangan;d. NIP;e. cap dinas atau cap jabatan; danf. tembusan, apabila ada.

(2). Nama jabatan diketik di bawah baris akhir isi surat undangan, menggunakan huruf kapital padasetiap awal kata kecuali kata penghubung.

(3). Nama pejabat, tanda tangan, NIP, cap dinas atau cap jabatan, dan tembusan dibuat denganmenggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 sampai dengan Pasal 21.

Pasal 55Penutup surat undangan berbentuk kartu diakhiri ungkapan permohonan jawaban melalui telepon.

Pasal 56Surat undangan, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kartu, dibuat dengan menggunakancontoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 7a dan 7b Peraturan Rektor ini.

Bagian KedelapanSurat Tugas

Pasal 57(1). Surat tugas adalah surat yang berisikan penugasan dari pejabat yang berwenang kepada

seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.(2). Surat tugas dapat berbentuk lembaran surat dan berbentuk kolom.(3). Surat tugas yang terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :


Pasal 58Kepala surat tugas, baik yang berbentuk lembaran surat maupun berbentuk kolom, dibuat denganmenggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4.

Pasal 59(1). Pembukaan surat tugas terdiri atas :

a. kata surat tugas; danb. nomor

(2). Frase surat tugas diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakanhuruf kapital.

(3). Kata nomor diketik sejajar dengan frase surat tugas, diawali dengan huruf kapital.

Pasal 60(1). Isi surat tugas yang berbentuk lembaran surat terdiri atas :

a. nama jabatan pemberi tugas;b. nama, NIP, pangkat/golongan, jabatan penerima tugas; danc. maksud, tanggal, dan tempat penugasan.

(2). Nama jabatan pemberi tugas diketik di sebelah kiri di bawah kata nomor, dengan menyebutkannama jabatan pimpinan unit organisasi, unit kerja atau UPT yang bersangkutan.

(3). Kata nama diketik di bawah dan sejajar dengan awal frase nama jabatan pemberi tugas.(4). NIP diketik di bawah dan sejajar dengan kata nama.(5). Kata pangkat/golongan diketik di bawah dan sejajar dengan pangkat/ golongan.

9

(6). Kata jabatan diketik di bawah dan sejajar kata pangkat/golongan.(7). Maksud, tanggal dan tempat penugasan diketik di bawah dan sejajar dengan kata jabatan,

didahului dengan kata untuk.

Pasal 61(1). Isi surat tugas yang berbentuk kolom terdiri atas :

a. nama jabatan pemberi tugas;b. kolom isi surat tugas; danc. maksud, tanggal, dan tempat penugasan.

(2). Nama jabatan pemberi tugas diketik di sebelah kiri di bawah kata nomor, dengan menyebutkannama jabatan pimpinan unit organisasi, unit kerja atau UPT yang bersangkutan.

(3). Kolom isian surat tugas berisi nomor, nama, NIP, pangkat/golongan dan jabatan yang diberi tugasdiketik di bawah dan sejajar dengan kalimat awal nama jabatan pemberi tugas.

(4). Maksud, tanggal, dan tempat penugasan diketik di bawah dan sejajar nomor isi sebelah kiri,didahului dengan kata untuk.

Pasal 62(1). Penutup surat tugas baik yang berbentuk lembaran surat maupun kolom terdiri atas :

a. penanggalan surat tugas;b. nama jabatan penanda tangan;c. nama pejabat penanda tangan;d. tanda tangan;e. NIP;f. cap dinas atau cap jabatan; dang. tembusan, apabila ada.

(2). Penanggalan surat tugas, nama jabatan, nama pejabat, tanda tangan, NIP, dan cap dinas ataucap jabatan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17sampai dengan Pasal 20, Pasal 28, dan Pasal 29.

(3). Kata tembusan diketik sejajar dengan kata untuk dan sebaris dengan nama pejabat penandatangan diikuti tanda titik dua tanpa garis bawah, menggunakan huruf kapital pada awal kata, dannama jabatan yang diberi tembusan diketik di bawah dan sejajar dengan kata tembusan.

Pasal 63Surat tugas yang berbentuk lembaran surat dan yang berbentuk kolom masing-masing dibuatmenggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 8a dan 8b Peraturan Rektor ini.

Bagian KesembilanSurat Kuasa

Pasal 64(1). Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau

melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.(2). Surat kuasa terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :


(3). Surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tidak termasuk surat kuasa untukberacara di pengadilan.

Pasal 65Kepala surat kuasa dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4.

Pasal 66(1). Pembukaan surat kuasa terdiri atas :

a. kata surat kuasa; dan;b. nomor surat;

(2). Frase surat kuasa diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakanhuruf kapital.

(3). Kata nomor diketik di bawah dan sejajar dengan frase surat kuasa diawali dengan huruf kapital.

Pasal 67(1). Surat kuasa terdiri atas :

a. ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini;b. kata nama dan jabatan pemberi kuasa;

10

c. ungkapan dengan ini memberi kuasa kepada;d. Kata nama dan jabatan penerima kuasa, dane. kewenangan pemberi kuasa.

(2). Ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini diketik di sebelah kiri di bawah kata nomor.(3). Pemberi kuasa didahului kata nama diketik di bawah dan sejajar dengan ungkapan Yang

bertanda tangan di bawah ini.(4). Jabatan pemberi kuasa didahului dengan kata jabatan, diketik di bawah dan sejajar dengan kata

nama.(5). Ungkapan dengan ini memberi kuasa kepada diketik di bawah dan sejajar dengan kata jabatan.(6). Penerima kuasa didahului kata nama diketik di bawah dan sejajar dengan awal ungkapan dengan

ini memberi kuasa kepada.(7). Jabatan penerima kuasa didahului dengan kata jabatan diketik sejajar dengan kata nama.(8). Rincian kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa diketik di bawah nama jabatan

penerima kuasa dan sejajar dengan kata jabatan.

Pasal 68(1). Penutup surat kuasa terdiri atas :

a. penanggalan surat kuasa;b. frase pemberi kuasa;c. nama pemberi kuasa;d. NIP pemberi kuasa;e. materai;f. tanda tangan pemberi kuasa;g. cap dinas atau cap jabatan;h. frase penerima kuasa;i. NIP penerima kuasa; danj. tanda tangan penerima kuasa.

(2). Penanggalan surat kuasa diketik di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat kuasatanpa didahului nama tempat pemberi kuasa.

(3). Frase pemberi kuasa diketik di bawah dan sejajar dengan penanggalan, menggunakan hurufkapital pada setiap awal kata.

(4). Nama pemberi kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah, diketik dengan hurufkapital pada setiap awal kata, berjarak 3 (tiga) spasi di bawah dan sejajar dengan frase pemberikuasa.

(5). NIP pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital, di bawah dan sejajar dengan nama pemberikuasa, tanpa diakhiri dengan titik, diikuti dengan nomor tanpa jarak.

(6). Diantara frase pemberi kuasa dan mana pemberi kuasa diberi materai dan dibubuhi tanda tanganpemberi kuasa.

(7). Cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian materai dan tanda tanganpemberi kuasa.

(8). Frase penerima kuasa diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, sejajar dengan katajabatan dan sebaris dengan frase pemberi kuasa.

(9). Nama penerima kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanda garis bawah, diketik sejajar denganfrase penerima kuasa, dan sebaris dengan nama pemberi kuasa.

(10). NIP penerima kuasa ditulis dengan huruf kapital, diketik di bawah dan sejajar dengan namapenerima kuasa, tanpa diakhiri dengan titik, diikuti dengan nomor tanpa jarak.

(11). Tanda tangan penerima kuasa dibubuhkan di antara frase penerima kuasa dan nama penerimakuasa.

Pasal 69Bentuk surat kuasa dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 9Peraturan Rektor ini.

Bagian KesepuluhSurat Pengumuman

Pasal 70(1). Surat pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang

ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.(2). Surat pengumuman terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :


11

Pasal 71Kepala surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalamPasal 4.

Pasal 72(1). Pembukaan surat pengumuman terdiri atas :

a. kata surat pengumuman; dan;b. nomor surat;

(2). Kata pengumuman diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat, menggunakanhuruf kapital.

(3). Kata nomor diketik di bawah dan sejajar dengan kata pengumuman diawali dengan huruf kapital.

Pasal 73Awal kalimat pada isi surat pengumuman diketik di sebelah kiri di bawah kata nomor.

Pasal 74(1). Penutup surat pengumuman terdiri atas :

a. penanggalan surat;b. nama jabatan penanda tangan;c. nama pejabat penanda tangan;d. tanda tangan;e. NIP;f. cap dinas atau cap jabatan; dan

(2). Penutup surat pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan menggunakanketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 sampai dengan Pasal 20, pasal 28 dan pasal 29.

Pasal 75Bentuk surat pengumuman dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum padaLampiran 10 Peraturan Rektor ini.

Bagian KesebelasSurat Pernyataan

Pasal 76(1). Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai

pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.(2). Surat pernyataan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :


Pasal 77Kepala surat pernyataan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal4 Peraturan Rektor ini.

Pasal 78Frase surat pernyataan diketik di bawah dan simetris dengan garis kepala surat, menggunakan hurufkapital.

Pasal 79(1). Awal kalimat pada isi surat pernyataan diketik di sebelah kiri di bawah frase surat pernyataan.(2). Kata nama diketik di bawah dan sejajar dengan ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini.(3). Kata jabatan diketik di bawah dan sejajar dengan kata nama.(4). Kata alamat diketik di bawah dan sejajar dengan kata jabatan.

Pasal 80(1). Penutup surat pernyataan terdiri atas :

a. penanggalan surat pernyataan;b. nama jabatan penanda tangan;c. nama pejabat penanda tangan;d. tanda tangan;e. NIP;f. cap dinas atau cap jabatan; dan

12

(2). Penutup surat pernyataan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan menggunakanketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 sampai dengan Pasal 20, pasal 28 dan pasal 29.

Pasal 81Bentuk surat pernyataan dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran11 Peraturan Rektor ini.

Bagian KeduabelasSurat Keterangan

Pasal 82(1). Surat keterangan adalah surat yang berisikan keterangan mengenai suatu hal agar tidak

menimbulkan keraguan.(2). Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :


Pasal 83Kepala surat keterangan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal4 Peraturan Rektor ini.

Pasal 84(1). Pembukaan surat keterangan terdiri atas :

a. kata surat keterangan; danb. nomor

(2). Frase surat keterangan diketik di bawah dan simetris dengan garis bawah kepala surat,menggunakan huruf kapital.

(3). Kata nomor diketik sejajar dengan frase surat keterangan, menggunakan huruf awal kapital.

Pasal 85Awal kalimat pada isi surat keterangan diketik di sebelah kiri di bawah kata nomor.

Pasal 86(1). Penutup surat keterangan terdiri atas :

a. penanggalan surat keterangan;b. nama jabatan penanda tangan;c. nama pejabat penanda tangan;d. tanda tangan;e. NIP;f. cap dinas atau cap jabatan; dan

(2). Penutup surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan menggunakanketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 sampai dengan Pasal 21.

Pasal 87Bentuk surat keterangan dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran12 Peraturan Rektor ini.

Bagian KetigabelasBerita Acara

Pasal 88(1). Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai

waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadianatau peristiwa tersebut.

(2). Bentuk berita acara dibuat dengan menggunakan ketentuan contoh sebagaimana tercantum padaLampiran 13 Contoh 1 dan Contoh 2 Peraturan Rektor ini.

BAB IIISIFAT DAN DERAJAT SURAT

Pasal 89(1). Sifat surat terdiri atas :

a. surat sangat rahasia;

13

b. surat rahasia;c. surat terbatas; dand. surat biasa

(2). Surat sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yangtertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanyadiketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.

(3). Surat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan khusus danmempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yangberwenang atau yang ditunjuk.

(4). Surat terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyaihubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yangberwenang atau yang ditunjuk.

(5). Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

Pasal 90(1). Derajat surat terdiri atas kilat atau sangat segera, segara, dan biasa.(2). Kilat atau sangat segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui si penerima

surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama.(3). Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui, ditanggapi oleh penerima surat.(4). Biasa adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.

BAB IVPENCANTUMAN ALAMAT SURAT

Pasal 91(1). Alamat surat dicantumkan pada :

a. sampul surat; danb. surat;

(2). Alamat pada sampul surat terdiri atas :a. singkatan Yth;b. nama jabatan;c. unit kerja; dand. alamat lengkap

(3). Alamat pada surat terdiri atas :a. singkatan Yth;b. nama jabatan;c. unit kerja; dand. tanpa alamat lengkap

(4). Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan katapenyapa seperti bapak, ibu atau saudara.

(5). Bentuk penulisan alamat pada sampul surat dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimanatercantum pada Lampiran 14 Peraturan Rektor ini.

BAB VKODE SURAT

Pasal 92(1). Surat dinas yang ditujukan baik untuk unit di lingkungan universitas maupun untuk unit di luar

lingkungan universitas harus menggunakan kode yang terdiri atas kode jabatan, kode unit, dankode hal.

(2). Surat dinas yang bersifat rahasia diberi kode RHS.

Pasal 93(1). Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat.(2). Kode unit merupakan tanda dari unit organisasi/unit kerja yang membuat/ mengeluarkan surat.(3). Kode hal merupakan tanda dari hal atau subyek surat.

Pasal 94Kode jabatan untuk Rektor Universitas Brawijaya digunakan kode UN10.

Pasal 95Kode unit organisasi dan kode unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya dibuat denganmenggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 15 Peraturan Rektor ini.

14

Pasal 96(1). Kode unit kerja di lingkungan unit organisasi ditetapkan oleh pimpinan unit organisasi masing-

masing.

Pasal 97Kode unit kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 96 berupa kode nomor urut dan diberikan kepada :a. Fakultas, Lembaga, Biro, Jurusan, Program Studi, Pusat-pusat Pengembangan dan Kajian, dan

Unit Kerja di lingkungan unit oraniganisasi dan pusat-pusat, serta unit kerja lainnyab. Bagian, dan unit kerja lain dibawah unit utama di lingkungan universitas.

Pasal 98Penulisan kode hal masing-masing dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum padaLampiran 16 Peraturan Rektor ini.

Pasal 99(1). Kode surat ditulis setelah nomor urut surat dengan urutan kode jabatan, kode unit, kode RHS

apabila bersifat rahasia, kode hal, dan tahun pembuatan surat yang penulisannya masing-masingdibatasi dengan garis miring.

(2). Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Rektor menggunakan kode jabatan.(3). Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat Pembantu Rektor, Dekan, Direktur

Pascasarjana, Ketua Lembaga dengan menyebutan anb. menggunakan kode jabatan Rektor,dibatasi tanda titik dan diikuti kode unit kerja asal surat.

(4). Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat dan berasal dari pejabat setingkat dibawahnya menggunakan kode unit kerja penanda tangan surat, dibatasi tanda titik dan diikutikode unit kerja asal surat.

(5). Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon II dengan menyebut a.n. menggunakantanda titik dan diikuti kode unit kerja penanda tangan surat.

(6). Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon III dengan menyebut a.n.menggunakan kode unit kerja dari pejabat yang diatasnamakan, dibatasi tanda titik dan diikutikode unit kerja penanda tangan surat.

Pasal 100Pemberian kode surat dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum padaLampiran 17 Peraturan Rektor ini.

BAB VIPENANDATANGAN SURAT, PENULISAN, DAN

PEMAKAIAN SINGKATAN

Pasal 101Penandatanganan surat terdiri dari :a. penandatangan surat yang ditujukan kepada instansi di luar lingkungan Universitas; danb. penandatangan surat yang ditujukan kepada unit kerja di dalam lingkungan Universitas.

Pasal 102Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar lingkungan universitas ditentukansebagai berikut :a. surat Rektor yang ditujukan kepada pimpinan instansi ditandatangani oleh Rektor;b. apabila Rektor mendelegasikan penandatangan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya,

penandatangan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan anb.;c. apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat tersebut berhalangan,

penandantangan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat dibawahnya dengan penyebutanu.b. setelah pencantuman a.n.;

d. surat pimpinan unit kerja yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar lingkungan Universitasdapat ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang bersangkutan dengan tembusan kepadaRektor; dan

e. surat pimpinan fakultas, Program Pascasarjana, Program Vokasi, lembaga, UPT di lingkungan yangditujukan kepada pimpinan instansi di luar unit kerja eselon II yang bersangkutan dapatditandatangani oleh pimpinan dengan penyebutan a.n. dan tembusan ditujukan kepada pimpinanunit kerja.

Pasal 103Penandatanganan surat yang ditujukan kepada unit kerja di dalam lingkungan Universitas ditentukansebagai berikut :a. surat pimpinan fakultas, Program Pascasarjana, Program Vokasi, lembaga, UPT yang ditujukan

15

kepada Rektor ditandatangani oleh pimpinan fakultas, Program Pascasarjana, Program Vokasi,lembaga, UPT yang bersangkutan;

b. apabila pimpinan unit organisasi berhalangan, penandatangan dapat didelegasikan kepada pejabatsetingkat dibawahnya dengan penyebutan a.n. Apabila pejabat yang diberi wewenangmenandatangani berhalangan, penandatanganan surat dapat didelegasikan kepada pejabatsetingkat dibawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n.;

c. surat pimpinan unit kerja eselon II yang ditujukan kepada Rektor ditandatangani oleh pimpinan unitorganisasi atau unit kerja eselon II yang bersangkutan dengan tembusan kepada Pembantu Rektor:

d. surat pimpinan unit kerja eselon II yang ditujukan kepada pimpinan unit kerja eselon II lainnya dilingkungan Universitas ditandatangani oleh pimpinan unit kerja eselon II yang bersangutan dengantembusan kepada pimpinan unit organisasi.

Pasal 104Penulisan dan pencantuman a.n. (atas nama), anb. (atas nama beliau), u.b. (untuk beliau), a.p. (atasperintah), apb. (atas perintah beliau), plh. (pelaksana harian), wks. (wakil sementara), dan u.p. (untukperhatian beliau) ditentukan sebagai berikut :a. a.n. ditulis dengan huruf kecil masing-masing diakhiri titik, dipergunakan hanya jika yang

berwenang menandatangani surat mendelegasikan penandatangan surat kepada pejabat setingkatdibawahnya;

b. anb. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, dan dipergunakan jika Menteri menguasakanpenandatangan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya atau pejabat eselon I unit utama;

c. u.b. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang diberikuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat dibawahnya;

d. a.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yangberwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya;

e. apb. ditulis dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, dipergunakan jika Rektor menguasakanpenandatangan surat kepada bawahannya;

f. plh. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang berwenangmenandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, menguasakanpenandatangan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya selama pejabat tersebut tidak beradaditempat;

g. wks. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika seorang pejabatyang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementarapenandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya; dan

h. u.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, dipergunakan atau ditujukan kepadaseseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpamemerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

Pasal 105Penulisan a.n., anb., u.b., a.p., apb., plh., wks., dan u.p. masing-masing dibuat dengan menggunakancontoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 18 Peraturan Rektor ini.

BAB VIICAP JABATAN DAN CAP DINAS

Pasal 106(1). Cap jabatan adalah cap/stempel yang diperlukan oleh pejabat dalam melaksanakan tugas sesuai

dengan jabatannya.(2). Cap dinas adalah cap/stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat untuk memenuhi

keabsahan suatu surat pada unit organisasi, unit kerja, dan unit pelaksana teknis.

Pasal 107(1). Cap jabatan Rektor, cap dinas unit organisasi, dan cap dinas unit pelaksana teknis, dibuat

dengan bentuk segi lima dengan ukuran yang sama.(2). Kerangka cap jabatan dan cap dinas yang berbentuk segi lima sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) mempunyai garis segi lima ganda.(3). Cap jabatan dan cap dinas yang berbentuk segi lima sama sisi dibuat dengan garis lengkung ke

luar dengan sudut 72 derajat dalam posisi berdiri dan berukuran garis tengah lingkaran 40 mm.(4). Garis lengkung keluar dibuat dengan garis ganda dan garis luar lebih tebal daripada garis dalam.

Pasal 108Cap jabatan di lingkungan perguruan tinggi negeri terdiri atas :a. cap jabatan rektor universitas;b. cap jabatan dekan; danc. cap jabatan direktur, Ketua, Kepala Unit Organisasi dan Unit Kerja lainnya.

16

Pasal 109(1). Selain cap jabatan dan cap dinas di lingkungan Universitas dipergunakan juga cap dinas khusus

yang bentuknya sama seperti cap jabatan dan cap dinas, tetapi ukurannya lebih kecil.(2). Cap dinas khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipergunakan untuk kartu tanda

pengenal pegawai, kartu mahasiswa dan sejenisnya.

Pasal 110Bentuk cap/stempel dan keterangannya dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana padaLampiran 19 Peraturan Rektor ini.

BAB VIIIPENUTUP

Pasal 111Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan apabila dikemudian hariternyata terdapat kekeliruan dalam peraturan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : M a l a n gPada Tanggal : 2 Agustus 2012

Rektor,

ttd.

Prof. Dr. Ir. Yogi SugitoNIP. 195101221979031002

Tembusan Kepada Yth. :1. Pembantu Rektor UB; Turunan sesuai dengan aslinya2. Dekan Fakultas di lingkungan UB; Biro Adm. Umum & Kepegawaian3. Dir. Pascasarjana UB; Universitas Brawijaya,3. Ketua PKH UB; Kepala Bagian Umum,4. Ketua Program Pend. Vokasi UB;5. Ka.Lembaga/Ka.Biro di lingkungan UB;6. Kepala Bagian di lingkungan UB;7. Kepala Tata Usaha di lingkungan UB; Drs. Kadri, MMPer-2012-380-Tata Persuratan NIP. 196209141981031001

17

LAMPIRAN : PERATURAN REKTORUNIVERSITAS BRAWIJAYANOMOR : 346/PER/2012TANGGAL : 2 AGUSTUS 2012

Lampiran I : Bentuk Kepala Surat

Contoh 1 : Kepala Surat Dinas Universitas Brawijaya :

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANUNIVERSITAS BRAWIJAYA

Jalan Veteran, Malang 65145, IndonesiaTelp. (0341) 551611, Fax. (0341) 565420E-mail : [email protected] http://www.ub.ac.id

Contoh 2 : Kepala Surat Fakultas Hukum

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANUNIVERSITAS BRAWIJAYAFAKULTAS HUKUM

Jalan MT Haryono 169, Malang 65145, IndonesiaTelp. (0341) 553898, 551611, Fax. (0341) 566506

E-mail : [email protected] http://www.ub.ac.id

Contoh 3 : Kepala Surat Program Pascasarjana :


PROGRAM PASCASARJANAJl. Mayjen Haryono 169, Malang 65145, Indonesia

Telp. : + 62-341-551611, 575777; Pes. 221, 222Langsung : + 62-341-571260; Fax : +62-341-580801

E-mail: [email protected] http://www.ub.ac.id

Contoh 4 : Kepala Surat Program Vokasi :


PROGRAM PENDIDIKAN VOKASIJl. Veteran 12 & 16 , Malang, 65145, Indonesia

Telp. : + 62-341-553240; Fax : +62-341-565420http://vokasi.brawijaya.ac.id E-mail: [email protected]

18

Contoh 5 : Kepala Surat Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) :

Contoh 6 : Kepala Surat UPT Perpustakaan :

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANUNIVERSITAS BRAWIJAYAUPT PERPUSTAKAAN

Gedung Lembaga Lt. I dan II , Jl. Veteran Malang 65145, IndonesiaTelp. : + 62-341-551611, 575777; Pes. 301-304

Langsung : + 62-341-575823, 575824, 575827; Fax. + 62-341-575825E-mail: [email protected] http://www.ub.ac.id


LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIANKEPADA MASYARAKAT (LPPM)

Gedung Lembaga Lt. I dan II , Jl. Veteran Malang 65145, IndonesiaTelp. : + 62-341-575823, 575824, 575827; Fax. + 62-341-575825

E-mail: [email protected] http://www.ub.ac.id

19

Lampiran 2 : Surat Dinas


Jalan Veteran, Malang 65145, IndonesiaTelp. (0341) 551611, Fax. (0341) 565420


Nomor : tanggal surat

Lampiran :

Hal :

Yth. …………………………….

………………………………….

………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………

Nama jabatan

Tanda tangan

Tembusan : nama pejabatNIP

20

Lampiran 3 : Nota Dinas




NOTA DINASNomor : ……………………

Yth. : …………………………….

Dari : …………………………….

Hal : …………………………….

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………

tanggal suratNama jabatan,

Tanda tangan


21

Lampiran 4 : Memo




MEMO

Yth. : …………………………….

Dari : …………………………….

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………


Tanda tangan


22

Lampiran 5 : Surat Pengantar

5a. Surat Pengantar yang berbentuk surat dinas biasa





Lampiran :

Hal :

Yth. …………………………….

………………………………….

………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………

Nama jabatan

Tanda tangan


23

5b. Surat pengantar yang berbentuk kolom




SURAT PENGANTARNomor : ……………………

Yth…………………………….

……………………………..….

…………………………………

No. Isi Barang Jumlah Keterangan


Tanda tangan


24

Lampiran 6 : Surat Edaran




SURAT EDARANNomor : ……………………

Lampiran :

Hal :

Yth. …..…………………………….

………. …………………………….

………. …………………………….

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………


Tanda tangan


25

Lampiran 7 : Surat Undangan

7a. Surat Undangan (contoh 1)





Lampiran :

Hal :

Yth. …………………………….

………………………………….

………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

Pada hari : ………………………………………………………………………..

Tanggal : ………………………………………………………………………..

Pukul : ………………………………………………………………………..

Tempat : ………………………………………………………………………..

Acara : ………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………

Nama jabatan

Tanda tangan


26

7b. Kartu Undangan

REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Mengharap kehadiran

…………………………………………………………………………………………untuk…….……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Hari : ………….………………………Tanggal : ………..………………………..Pukul : …………………………………Tempat : ………..………………………..Acara : ………..………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

tanggal suratNama jabatan

Tanda tangan

nama pejabatNIP

Harap dijawabtelepon ……………..

27

Lampiran 8 : Surat Tugas

8a. Surat Tugas (contoh 1) :


Jalan Veteran, Malang 65145Telp. (0341) 551611, Fax. (0341) 565420


SURAT TUGASNomor : ……………………

Kepala Bagian Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian Universitas Brawijaya memberi tugas

kepada :

Nama : ………………………………………………….………….

NIP : …………………………………………………………….

Pangkat / Golongan : …………………………………………………………….

Jabatan : ……………………………………………………………..

Untuk ………………………………………………………………………………………………………

tanggal ……………………………………………………………………………………………………

di …………………………………………………………………………………………………………..

Setelah melaksanakan tugas, harap Saudara menyampaikan laporan secara tertulis.

tanggal surat

Nama jabatan,

Tanda tangan


28

8b. Surat Tugas dengan bentuk kolom (contoh 2) :




SURAT TUGASNomor : ……………………

Rektor Universitas Brawijaya memberi tugas kepada :

No. Nama / NIP Unit Kerja

1

2

……………………………………………………………

NIP ……………………………………………

……………………………………………………………

NIP ……………………………………………

…………………………………

…………………………………

Untuk ………………………………………………………………………………………………………

Tanggal ……………………………………………………………………………………………………

Di …………………………………………………………………………………………………………..

Setelah melaksanakan tugas, harap Saudara menyampaikan laporan secara tertulis.

tanggal surat

Nama jabatan,

Tanda tangan


29

Lampiran 9 : Surat Kuasa




SURAT KUASANomor : ……………………

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ………………………………………………….………….

NIP : …………………………………………………………….


dengan ini memberikan kuasa kepada :

Nama : ………………………………………………….………….

NIP : …………………………………………………………….


Untuk …………………………………………………………………………………………………

……….. ………………………………………………………………………………………………

….……………………………………………………………………………………………………..

tanggal surat

Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,

Tanda tangan Tanda tangan

nama penerima kuasa nama pemberi kuasaNIP NIP

30

Lampiran 10 : Surat Pengumuman




PENGUMUMANNomor : ……………………

…………………………………………………………………………………………………………

……….. ………………………………………………………………………………………………

….……………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………

……….. ………………………………………………………………………………………………

….……………………………………………………………………………………………………..

…………………………..

….……………………………………………………………………………………………………..

….……………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………

……….. ………………………………………………………………………………………………

….……………………………………………………………………………………………………..

…………………………..

tanggal surat

nama jabatan,

Tanda tangan

nama pejabatNIP

31

Lampiran 11 : Surat Pernyataan




SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ………………………………………………….………….

NIP. : ………………………………………………….………….

Jabatan : …………………………………………………………….

Alamat : .…………………………………………………………….

……….………………………………………………………………………………………………

……… ………………………………………………………………………………………………

….……….…………………………………………………………………………………………..

….……….…………………………………………………………………………………………..

…………………………………………

tanggal surat

nama jabatan,

tanda tangan

nama pejabatNIP

32

Lampiran 12 : Surat Keterangan




SURAT KETERANGANNomor : ……………………

Yang bertanda tangan dibawah ini, Rektor Universitas Brawijaya, menerangkan bahwa

Nama : ………………………………………………….………….

NIM. : ………………………………………………….………….

Tempat/Tgl. Lahir : …………………………………………………………….

Alamat : .…………………………………………………………….

adalah benar tercatat sebagai mahasiswa Universitas Brawijaya pada Semester Ganjil

2011/2012 pada Jurusan : ............................. Fakultas : ...................................................

Surat Keterangan ini digunakan untuk ...............................................................................

….……………………………………………………………………………………………………

……….. ……………………………………………………………………………………………

….……………………………………………………………………………………………………

…………………………..

tanggal surat

nama jabatan,

Tanda tangan

nama pejabatNIP

33

Lampiran 13 : Berita Acara

Contoh 1 : Surat berita acara pengangkatan sumpah jabatan di lingkungan Universitas Brawijaya


BERITA ACARA PENGANGKATAN SUMPAH

Pada hari ini, ……. tanggal …. bulan …. tahun ………., saya yang dengan KeputusanRektor Universitas Brawijaya Nomor …………… tanggal …. bulan …….. tahun …..diangkat sebagai …………………….. pada ………………., telah mengangkat sumpahdi hadapan Rektor Universitas Brawijaya, sebagai berikut :

“DEMI ALLAH ! SAYA BERSUMPAH”

Bahwa saya, untuk diangkat pada jabatan ini, baik langsung maupun tidak langsung,dengan rupa atau dalih apapun juga, tidak memberikan atau menyanggupi akanmemberi sesuatu kepada siapapun juga;Bahwa saya, akan setia dan taat kepada Negara Republik Indonesia;Bahwa saya, tidak akan menerima hadiah atau suatu pemberian berupa apa saja darisiapapun juga, yang saya tahu atau patut dapat mengira, bahwa ia mempunyai halyang bersangkutan atau mungkin bersangkutan dengan atau pekerjaan saya;Bahwa dalam menjalankan jabatan atau pekerjaan saya, saya senantiasa akan lebihmementingkan kepentingan Negara daripada kepentingan saya sendiri, seseorang,atau golongan;Bahwa saya, senantiasa akan menjunjung tinggi kehormatan Negara, pemerintah, danjabatan yang dipercayakan kepada saya;Bahwa saya, akan bekerja dengan jujur, tertib, cermat, dan semangat untukkepentingan Negara.

Dibuat di MalangPada Tanggal ………………

Sumpah diucapkan di hadapan Yang mengangkat sumpah,Rektor Universitas Brawijaya........................................,

Nama pejabat Nama pejabatNIP NIP

34

Contoh 2 : Naskah serah terima arsip di lingkungan Universitas Brawijaya :


BERITA ACARA SERAH TERIMA

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pada hari iniSenin, tanggal Empat, bulan Juni, tahun dua ribu duabelas, bertempat di UniversitasBrawijaya, Jalan Veteran, Malang, yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama : Dra. SukowinartiNIP : 195611101983032001Jabatan : Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian

Universitas Brawijaya

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Universitas Brawijaya, selanjutnyadisebut Pihak yang Menyerahkan;

2. Nama : .................................NIP : ………………………..Jabatan : Kepala Bagian Umum

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Bagian Umum, KementerianPendidikan dan Kebudayaan, selanjutnya disebut Pihak yang Menerima;

Menyatakan telah mengadakan serah terima Arsip Statis Universitas Brawijaya tahun1966, 1969 s.d 1990 sebanyak 152 boks berjumlah 7.395 berkas sebagaimana DPA(Daftar Pertelaan Arsip) terlampir, selanjutnya diserah terimakan ke ArsipKebudayaan RI untuk dimanfaatkan seluas-luasnya bagi kepentingan pemerintah,pembangunan penelitian, ilmu pengetahuan kemasyarakatan serta kemaslahatanbangsa sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipanyang berlaku.

Pihak Yang Menyerahkan, Pihak Yang Menerima,

tanggal tanda tangandi atas materai

Dra. Sukowinarti ....................................................NIP. 195611101983032001 NIP. .....................................................

35

Lampiran 14 : Contoh Penulisan Alamat pada sampul surat Universitas Brawijaya :


Jl. Veteran, Malang 65145, IndonesiaTelp. : + 62-341-551611, 575777; Fax : +62-341-565420


Nomor : 2510/UN10/KP/2012

KepadaYth. Rektor Universitas GorontaloJl. Jenderal Sudirman No. 6Kota Gorontalo

36

Lampiran 15 : Kode Unit Organisasi dan Unit Kerja pada Universitas Brawijaya :

NO UNIT KERJA KODEFak/Uker

1 Fakultas Hukum UN10.12 Fakultas Ekonomi UN10.23 Fakultas Ilmu Administrasi UN10.34 Fakultas Pertanian UN10.45 Fakultas Peternakan UN10.56 Fakultas Teknik UN10.67 Fakultas Kedokteran UN10.78 Fakultas Perikanan dan Kelautan UN10.89 Fakultas MIPA UN10.910 Fakultas Teknologi Pertanian UN10.1011 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UN10.1112 Fakultas Ilmu Budaya UN10.1213 Program Kedokteran Hewan UN10.1314 Program Pasca Sarjana UN10.1415 Program Vokasi UN10.1516 Biro Administrasi Umum & Kepegawaian UN10.1617 Biro Administrasi Kemahasiswaan UN10.1718 Biro Administrasi Akademik & Kerjasama UN10.1819 Biro Administrasi Keuangan & Perencanaan UN10.1920 Lembaga Pengkajian & Pengembangan Pendidikan (LP3) UN10.2021 Lembaga Penelitian & Pengabdian Masyarakat (LPPM) UN10.2122 UPT Perpustakaan UN10.2223 UPT Pusat Komputer UN10.2324 UPT MKU UN10.2425 Lab Sentral Ilmu Hayati (LSIH) UN10.2526 Ikatan Alumni (IKA) UN10.2627 Pusat inkubator Bisnis dan Layanan Masyarakat (PIBLAM) UN10.2728 Pusat Pembinaan Agama (PPA) UN10.2829 Double Degree UN10.2930 UB Press UN10.3031 Job Placemen Center (JPC) UN10.3132 Kantor Urusan Internasional (International Office) UN10.3233 Sistem Pengawasan Internal UN10.3334 Unit Bisnis UN10.3435 Unit Pemeringkatan Internasional UN10.3536 Progran Teknologi Informatika dan Ilmu Komputer (PTIIK) UN10.3637 Lab Sentral Sains Rekayasa (LSSR) UN10.3738 Lab Biosains UN10.3839 Pusat Jaminan Mutu (PJM) UN10.3940 Pusat Informasi Dokumentasi dan Komplain UN10.4041 Unit layanan Pengadaan (ULP) UN10.4142 Poliklinik UN10.4243 UB Kampus Kediri UN10.43

37

Lampiran 16 : Kode Hal Surat Dinas :

NO. PERIHAL KODE

1 PERENCANAAN PR2 SISTEM INFORMASI SI3 KEUANGAN KU4 AKUNTANSI AT5 ANGGARAN DAN PERBENDAHARAAN AP6 KEPEGAWAIAN KP7 PERLENGKAPAN LK8 ORGANISASI OT9 KETATAUSAHAAN TU

10 PENGADAAN PD11 UMUM UM12 SARANA DAN PRASARANA PS13 KERJASAMA LUAR NEGERI LN14 KERJASAMA DALAM NEGERI DN15 HUKUM HK16 HUBUNGAN MASYARAKAT HM17 PENDIDIKAN & PENGAJARAN PP18 KEBUDAYAAN BD19 OLAHRAGA OR20 PENDIDIKAN MASYARAKAT MS21 KURIKULUM KR22 PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PG23 KEMAHASISWAAN KM24 PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT PM25 AKADEMIK AK26 PENGAWASAN WS27 PERTEMUAN ILMIAH PI28 KULIAH KERJA NYATA KN29 PENGEMBANGAN KEPUSTAKAAN PK30 PENDIDIKAN TENAGA TEKNIS TT31 KESENIAN KS32 JOB PLACEMENT JP33 BEA SISWA BW34 LAIN-LAIN LL

38

Lampiran 17 : Contoh Nomor Surat Dinas dilingkungan Universitas Brawijaya :

1. Contoh Nomor Surat yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Rektor/Pemb. Rektor :

Nomor : 1425/UN10/PK/2012

Nomor suratKode Universitas BrawijayaKode hal surattahun

2. Contoh Nomor Surat yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Dekan/Pemb. Dekan :

Nomor : 0427/UN10.2/AK/2012

Nomor suratKode Universitas BrawijayaKode Fakultas (FEB)Kode hal surattahun

3. Contoh Nomor Surat yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Kepala Biro :

Nomor : 2567/UN10.16/PS/2012

Nomor suratKode Universitas BrawijayaKode Unit Organisasi (BAUK)Kode hal surattahun

4. Contoh Nomor Surat yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Ketua Lembaga :

Nomor : 1329/UN10.21/PM/2012

Nomor suratKode Universitas BrawijayaKode Unit Organisasi (LPPM)Kode hal surattahun

5. Contoh Nomor Surat yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Ketua UPT :

Nomor : 2567/UN10.22/PK/2012

Nomor suratKode Universitas BrawijayaKode Unit Organisasi (Perpus)Kode hal surattahun

39

Lampiran 18 : Pemakaian Singkatan a.n., anb., u.b., a.p., apb., plh., wks., dan u.p.

1. a.n. (atas nama) : penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik,dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatangan suratkepada pejabat setingkat dibawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi surat tetap di tanganyang memberi kuasa.

Contoh : a.n. Kepala Biro Administrasi Keuangan dan PerencanaanKepala Bagian Akuntansi,

Nama jelasNIP. ……

2. anb. (atas nama beliau) : penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik,dipergunakan jika Rektor surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkatdibawahnya atau pejabat eselon I Unit Utama.

Contoh : Rektoranb.Dekan Fakultas.....


3. u.b. (untuk beliau) : penulisan u dan b dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik,dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagikepada setingkat dibawahnya.

Contoh : a.n. Pembantu Rektor II,Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian,u.b.Kepala Bagian Kepegawaian,


4. a.p. (atas perintah) : penulisan a dan p dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik,dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepadabawahannya.

Contoh : a.p. Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian,Kepala Bagian Umum,


5. apb. (atas perintah beliau) : penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik,dipergunakan jika Menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya.

Contoh : Rektorapb.

Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kerjasama

Nama jelasNIP.

6. plh. (pelaksana harian) : penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, dipergunakanjika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karenatugas dinas menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnyaselama pejabat tersebut tidak berada ditempat.

40

Contoh : plh. Kepala Biro Administrasi Keuangan dan PerencanaanKepala Bagian Anggaran

Nama jelasNIP.

7. wks. (wakil sementara) : penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, dipergunakanjika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan, untuk sementarapenandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya.

Contoh : wks. Kepala Biro Administrasi Keuangan dan PerencanaanKepala Bagian Akuntansi,


8. u.p. (untuk perintah) : penulisan u dan p dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik,dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatukegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabatyang bersangkutan.

Contoh : Yth. Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaianu.p. Kepala Bagian Pengadaan


41

Lampiran 19 : Cap Jabatan dan Cap Dinas

1. Contoh cap dinas Universitas Brawijaya :

2. Contoh cap dinas Fakultas :

3. Cap tanggal (band dater) :

14 JULI 20124. Cap nomor/angka (numerator) :

087625. Cap derajat surat :

a. Amat segera

AMAT SEGERA

b. Segera

S E G E R A

6. Cap sifat surat :

a. Sangat Rahasia

SANGAT RAHASIA

42

b. Rahasia

R A H A S I A

c. Terbatas

T E R B A T A S

d. Kilat

K I L A T

e. Cap Penerima Surat

SUB BAGIAN TATA USAHABIRO ADMINISTRASI UMUM & KEPEGAWAIANDiterima tgl. :Nomor :Unit Pengelola :

Rektor,

ttd.

Prof. Dr. Ir. Yogi SugitoNIP. 195101221979031002

peraturan - · pdf filee. surat edaran; f. surat undangan; ... bentuk kepala surat dinas...

Documents