perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang

27
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN BARANG “ELECTROLUX AUTHORIZED SERVICE CV. MOMENTUM TEKNIK” DEWI SAWITRI Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Gunadarma [email protected] ABSTRAK Penelitian ini membahas tentang permasalahan sistem inventory yang dimiliki “Electrolux Authorized Service CV. Momentum Teknik” yang menggunakan pendokumentasian data barang masuk dan barang keluar secara manual sehingga membuat lambatnya kinerja perusahaan. Data-data tersebut tidak terintegrasi dan tidak terkonsolidasi. Karena itu dibuat perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang secara komputerisasi dan terintegrasi agar mempercepat kinerja perusahaan. Guna menerapkan perancangan tersebut, maka digunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) mulai dari perencanaan sistem hingga tahap perancangan sistem yang rinci, mencakup perancangan database, perancangan kontrol, perancangan input output, hingga teknologinya. Kata kunci : Informasi, Manajemen, Perancangan, Persediaan Barang, Sistem. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi khususnya teknologi informasi berbasis komputer dewasa ini, dirasa sangat pesat dan hal ini berpengaruh terhadap aspek pekerjaan. Hampir semua perusahaan dalam hal pengambilan keputusan, penyebaran informasi, peningkatan efektifitas pekerjaan dan pelayanan telah menggunakan sistem informasi komputer. Bagi suatu perusahaan yang sedang berkembang seperti pada Electrolux Authorized Service CV. Momentum Teknik sebagai suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa perbaikan dan pemeliharaan alat-alat rumah tangga, tentunya memiki suatu sistem inventory yang berguna untuk mengelola persediaan suku cadang. Namun pendokumentasian yang digunakan saat ini secara manual sehingga menimbulkan kendala dalam kinerja perusahaan.

Upload: rizkisuryadi1

Post on 30-Jul-2015

941 views

Category:

Documents


11 download

TRANSCRIPT

Page 1: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PERSEDIAAN BARANG

“ELECTROLUX AUTHORIZED SERVICE CV. MOMENTUM TEKNIK”

DEWI SAWITRI

Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Gunadarma [email protected]

ABSTRAK

Penelitian ini membahas tentang permasalahan sistem inventory yang dimiliki “Electrolux Authorized Service CV. Momentum Teknik” yang menggunakan pendokumentasian data barang masuk dan barang keluar secara manual sehingga membuat lambatnya kinerja perusahaan. Data-data tersebut tidak terintegrasi dan tidak terkonsolidasi. Karena itu dibuat perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang secara komputerisasi dan terintegrasi agar mempercepat kinerja perusahaan. Guna menerapkan perancangan tersebut, maka digunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) mulai dari perencanaan sistem hingga tahap perancangan sistem yang rinci, mencakup perancangan database, perancangan kontrol, perancangan input output, hingga teknologinya. Kata kunci : Informasi, Manajemen, Perancangan, Persediaan Barang, Sistem.

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi khususnya teknologi informasi

berbasis komputer dewasa ini, dirasa sangat pesat dan hal ini berpengaruh

terhadap aspek pekerjaan. Hampir semua perusahaan dalam hal pengambilan

keputusan, penyebaran informasi, peningkatan efektifitas pekerjaan dan pelayanan

telah menggunakan sistem informasi komputer. Bagi suatu perusahaan yang

sedang berkembang seperti pada Electrolux Authorized Service CV. Momentum

Teknik sebagai suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa perbaikan dan

pemeliharaan alat-alat rumah tangga, tentunya memiki suatu sistem inventory

yang berguna untuk mengelola persediaan suku cadang. Namun

pendokumentasian yang digunakan saat ini secara manual sehingga menimbulkan

kendala dalam kinerja perusahaan.

Page 2: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

2

Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian yang hendak dicapai adalah untuk :

a. Memodelkan atau merancang sistem inventory menggunakan pendekatan

berorientasi obyek.

b. Mengembangkan sistem inventory yang telah ada menjadi lebih terintegrasi

dan terkonsolidasi dengan sistem yang terkomputerisasi.

TINJAUAN PUSTAKA

Konsep Persediaan

Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang

yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan

datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan bahan setengah

jadi dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku dan bahan setengah jadi

disimpan sebelum digunakan atau dimasukkan ke dalam proses produksi,

sedangkan persediaan barang jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual

atau dipasarkan. Dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatan

usaha umumnya memiliki persediaan.

Perusahaan yang melakukan kegiatan produksi (industri manufaktur) akan

memiliki tiga jenis persediaan, yaitu :

(1) Persediaan bahan baku dan penolong.

(2) Persediaan bahan setengah jadi.

(3) Persediaan barang jadi.

Sedangkan perusahaan perdagangan minimal memiliki satu jenis

persediaan, yaitu persediaan barang dagangan. Adanya berbagai macam

persediaan ini menuntut pengusaha untuk melakukan tindakan yang berbeda untuk

masing-masing persediaan, dan ini akan sangat terkait dengan permasalahan lain

seperti masalah peramalan kebutuhan bahan baku serta peramalan penjualan atau

permintaan konsumen. Bila melakukan kesalahan dalam menetapkan besarnya

persediaan maka akan berdampak ke masalah lain, misalnya tidak terpenuhinya

permintaan konsumen atau bahkan berlebihan persediaan sehingga tidak

Page 3: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

3

semuanya terjual, timbulnya biaya ekstra penyimpanan atau pesanan bahan dan

sebagainya.

Persediaan merupakan suatu model yang umum digunakan untuk

menyelesaikan masalah yang terkait dengan usaha pengendalian bahan baku

maupun barang jadi dalam suatu aktifitas perusahaan. Ciri khas dari model

persediaan adalah solusi optimalnya difokuskan untuk menjamin pesediaan

dengan biaya yang serendah rendahnya.

Menurut Ristono (2009) inventory atau persediaan adalah suatu teknik

untuk manajemen material yang berkaitan dengan persediaan. Manajemen

material dalam inventory dilakukan dengan beberapa input yang digunakan yaitu :

permintaan yang terjadi (demand) dan biaya-biaya yang terkait dengan

penyimpanan, serta biaya apabila terjadi kekurangan persediaan (shortage).

Secara teknis, inventory adalah suatu teknik yang berkaitan dengan

penetapan terhadap besarnya persediaan bahan yang harus diadakan untuk

menjamin kelancaran dalam kegiatan operasi produksi, serta menetapkan jadwal

pengadaan dan jumlah pemesanan barang yang seharusnya dilakukan oleh

perusahaan. Penetapan jadwal dan jumlah pemesanan yang harus dipesan

merupakan pernyataan dasar yang harus terjawab dalam pengendalian persediaan.

Pengendalian pengadaan persediaan perlu diperhatikan karena berkaitan

langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya

persediaan. Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan

kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan

perusahaan menanggung risiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi

disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan

akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh

karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan

sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan dapat memperlancar

jalannya proses poduksi.

Menurut Ristono (2009) beberapa pengertian persediaan menurut para ahli

adalah sebagai berikut :

Page 4: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

4

Suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari part atau

bagian, bahan baku dan barang hasil produksi, sehingga perusahaan dapat

melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan

pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisien.

Serangkaian kebijakan dengan sistem pengedalian yang memonitor tingkat

persediaan yang harus dijaga kapan persediaan harus diisi dan berapa

pesanan yang harus dilakukan.

Berdasarkan kedua pengertian di atas, maka dapat diambil kesimpulan

bahwa pengertian pengendalian persediaan merupakan suatu usaha memonitor

dan menentukan tingkat komposisi bahan yang optimal dalam menunjang

kelancaran dan efektifitas serta efisiensi dalam kegiatan perusahaan.

Faktor Biaya Persediaan

Dikarenakan persediaan merupakan salah satu faktor yang menentukan

kelancaran produksi dan penjualan, maka persediaan harus dikelola secara tepat.

Dalam hal ini perusahaan harus dapat menentukan jumlah persediaan optimal,

sehingga di satu sisi kontinuitas produksi dapat terjaga dan pada sisi lain

perusahaan dapat memperoleh keuntungan, karena perusahaan dapat memenuhi

setiap permintaan yang datang. Karena persediaan yang kurang akan sama tidak

baiknya dengan persediaan yang berlebihan, sebab kondisi keduanya memiliki

beban dan akibat masing-masing.

Bila persediaan kurang, maka perusahaan tidak akan dapat memenuhi

semua permintaan sehingga akibatnya pelanggan akan kecewa dan beralih ke

perusahaan lainnya. Sebaliknya, bila persediaan berlebih, ada beberapa beban

yang harus ditanggung, yaitu :

1. Biaya penyimpanan di gudang, semakin banyak barang yang disimpan

maka akan semakin besar biaya penyimpanannya.

2. Risiko kerusakan barang, semakin lama barang tersimpan di gudang maka

risiko kerusakan barang semakin tinggi.

Page 5: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

5

3. Risiko keusangan barang, barang-barang yang tersimpan lama akan “out of

date” atau ketinggalan jaman.

Tujuan Pengelolaan Persediaan

Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan

sudah tentu memiliki tujuan-tujuan tertentu. Pengendalian persediaan yang

dijalankan adalah untuk menjaga tingkat persediaan pada tingkat yang optimal

sehingga diperoleh penghematan-penghematan untuk persediaan tersebut. Hal

inilah yang dianggap penting untuk dilakukan perhitungan persediaan sehingga

dapat menunjukkan tingkat persediaan yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat

menjaga kontinuitas produksi dengan pengorbanan atau pengeluaran biaya yang

ekonomis.

Dengan demikian yang dimaksud dengan pengelolaan persediaan adalah

“Kegiatan dalam memperkirakan jumlah persediaan (bahan baku dan penolong)

yang tepat, dengan jumlah yang tidak terlalu besar dan tidak pula kurang atau

sedikit dibandingkan dengan kebutuhan atau permintaan”. Dari pengertian

tersebut, maka tujuan pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut :

1. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan

cepat (memuaskan konsumen).

2. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak

mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses

produksi, hal ini dikarenakan alasan :

Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) menjadi langka

sehingga sulit untuk diperoleh.

Kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang

dipesan.

3. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan

laba perusahaan.

4. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat

mengakibatkan biaya menjadi besar.

Page 6: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

6

5. Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besar-besaran,

karena mengakibatkan biaya menjadi besar.

Dari beberapa tujuan pengendalian di atas maka dapat disimpulkan bahwa tujuan

pengendalian persediaan adalah untuk menjamin terdapatnya persediaan sesuai

kebutuhan. Ada dua macam kelompok bahan baku, yaitu :

1. Bahan baku langsung (direct material), yaitu bahan yang membentuk dan

merupakan bagian dari barang jadi yang biasanya dengan mudah bisa

ditelusuri dari biaya barang jadi tersebut. Jumlah bahan baku langsung

bersifat variabel, artinya sangat bergantung atau dipengaruhi oleh besar

kecilnya volume produksi atau perubahan output.

Contoh :

Kain adalah bahan baku industri garment atau pakaian jadi.

Tepung terigu adalah bahan baku pabrik roti.

2. Bahan baku tak langsung (indirect material), yaitu bahan baku yang

dipakai dalam proses produksi, tetapi sulit untuk menelusuri biayanya

pada setiap barang jadi. Contoh :

Benang adalah bahan baku tak langsung yang digunakan dalam

industri garment.

Garam dan ragi adalah bahan baku tak langsung pembuatan roti.

Faktor yang Menentukan Persediaan

Yang menjadi masalah bagi perusahaan adalah bagaimana menentukan

persediaan yang optimal, oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor yg

mempengaruhi besar kecilnya persediaan. Sebenarnya perlu dibedakan antara

persediaan bahan baku dan bahan jadi, namun yang dimaksud dengan persediaan

dalam kaitannya dengan kegiatan produksi adalah bahan baku dan penolong.

Besar kecilnya persediaan bahan baku dan bahan penolong dipengaruhi oleh

faktor :

1. Volume atau jumlah yang dibutuhkan, yaitu yang dimaksudkan untuk

menjaga kelangsungan (kontinuitas) proses produksi. Semakin banyak

Page 7: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

7

jumlah bahan baku yang dibutuhkan, maka akan semakin besar tingkat

persediaan bahan baku.

2. Kontinuitas produksi tidak terhenti, diperlukan tingkat persediaan bahan

baku yang tinggi dan sebaliknya.

3. Sifat bahan baku, apakah cepat rusak (durable goods) atau tahan lama

(undurable good).

Sedangkan untuk bahan baku yang memiliki sifat tahan lama, maka tidak ada

salahnya menyimpannya dalam jumlah besar. Agar kontinuitas produksi tetap

terjaga, maka untuk berjaga-jaga perusahaan sebaiknya memiliki apa yang

dinamakan dengan persediaan cadangan (safety stock). Persediaan cadangan atau

disebut pula persediaan pengaman adalah persediaan minimal bahan baku yang

harus dipertahankan untuk menjaga kontinuitas produksi.

Jenis Persediaan

Pembagian jenis persediaan dapat berdasarkan proses manufaktur yang

dijalani dan berdasarkan tujuan. Pembagian berdasarkan proses manufaktur, maka

persediaan dibagi dalam tiga kategori, yaitu :

1. Persediaan bahan baku.

2. Persediaan bahan setengah jadi.

3. Persediaan barang jadi.

Pembagian jenis persediaan berdasarkan tujuannya, terdiri dari :

1. Persediaan pengamanan (safety stock).

Persediaan pengaman atau sering pula disebut safety stock adalah

persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian

permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu

mengantisipasi ketidakpastian tersebut, maka akan terjadi kekurangan

persediaan (stockout).

Faktor-faktor yang menentukan besarnya safety stock adalah :

a. Penggunaan bahan baku rata-rata.

Page 8: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

8

Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku

selama periode tertentu, khusunya selama periode pemesanan

adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya.

b. Faktor waktu.

Lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya

pemesanan bahan-bahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan

yang dipesan tersebut dan diterima di gudang persediaan.

c. Persediaan antisipasi.

Persediaan antisipasi disebut sebagai stabilization stock merupakan

persediaan yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan

yang sudah dapat diperkirakan sebelumnya.

d. Persediaan dalam pengiriman (transit stock).

Persediaan dalam pengiriman disebut work-in process stock adalah

persediaan yang masih dalam pengiriman, yaitu :

External transit stock adalah persediaan yang masih

berada dalam transportasi.

Internal transit stock adalah persediaan yang masih

menunggu untuk diproses atau menunggu sebelum

dipindahkan.

Faktor Penentu Safety Stock

Faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya safety stock adalah

sebagai berikut :

1. Risiko kehabisan persediaan, yang biasanya ditentukan oleh :

a. Kebiasaan pihak supplier dalam pengiriman barang yang dipesan,

apakah tepat waktu atau sering kali terlambat dari waktu yang telah

ditetapkan dalam kontrak pembelian.

b. Dapat diduga atau tidaknya kebutuhan bahan baku untuk produksi.

2. Biaya simpan di gudang dan biaya ekstra bila kehabisan persediaan.

Page 9: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

9

3. Sifat persaingan. Persaingan yang terjadi antar perusahaan dapat

ditentukan dari kecepatan pelayanan pemenuhan permintaan pelanggan,

maka perusahaan perlu memiliki persediaan yang besar.

METODE PENELITIAN

Objek Penelitian

Objek penelitian ini adalah Electrolux Authorized Service CV. Momentum

Teknik yang ada di wilayah Jakarta Selatan, tepatnya di Jalan Warung Buncit

Raya No.59. Perusahaan ini bergerak di bidang pelayanan purna jual alat-alat

rumah tangga.

Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut :

a. Observasi. Teknik ini mendeskripsikan secara rinci mengenai hasil

pengamatan dari kegiatan operasional sehari-hari yang berlangsung di

perusahaan tersebut, partisipan yang terlibat dan interaksi yang terjadi antara

sistem dan partisipan.

b. Wawancara. Teknik ini digunakan untuk mendapatkan data primer melalui

wawancara dengan narasumber. Tujuannya adalah untuk mengetahui

kebutuhan pengguna.

c. Dokumentasi. Teknik ini digunakan untuk mengumpulkan dokumen-

dokumen yang berkaitan dengan masalah persediaan barang.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Gambaran Umum Perusahaan

Electrolux adalah suatu perusahaan Internasional yang memproduksi alat-

alat rumah tangga yang memudahkan kita untuk melakukan pekerjaan rumah

tangga (contohnya : mencuci baju, memasak makanan, menyimpan makanan, dan

lain-lain). Adapun produk-produk yang diproduksi dan dipasarkan oleh Electrolux

antara lain : Vacuum Cleaner (penghisap debu), Mesin Cuci, Kompor Gas, Lemari

Page 10: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

10

Pendingin, Cofee Maker, Juicer, Blender, Cooker Hood dan produk-produk

lainnya.

Semakin tingginya kebutuhan masyarakat akan barang-barang rumah

tangga dan pelayanan purna jualnya (perbaikan dan pemeliharaan produk), maka

didirikan CV. Momentum Teknik sebagai pusat layanan purna jual Electrolux

untuk wilayah Jakarta Selatan (Electrolux Authorized Service) yang berada di

bawah lisensi PT. Electrolux Indonesia.

Perusahaan yang didirikan oleh Bapak Sumardo Bambang Iswahyudi ini

mulai beroperasi sejak 1 April 2005 dengan berpersonilkan 1(satu) orang manajer,

2 (dua) orang teknisi, dan sampai saat ini CV. Momentum Teknik telah memiliki

1(satu) orang manajer, 1 (satu) orang supervisor, 1 (satu) orang administrasi, 1

(satu) orang customer care officer dan 8 (delapan) orang teknisi.

Struktur Organisasi yang Digunakan

Adapun struktur organisasi pada CV. Momentum Teknik, yang terdiri atas

Manajer, supervisor, administrasi umum, customer care officer dan delapan orang

teknisi. Gambar 1 berikut adalah struktur organisasi dari perusahaan tersebut :

Gambar 1. Struktur Organisasi CV. Momentum Teknik.

Stuktur Organisasi yang Diajukan

Struktur organisasi memiliki kaitan erat dengan sistem yang akan diajukan

karena berkaitan erat dengan tugas dan fungsionalitas dari masing-masing pihak

Page 11: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

11

pada tingkatan manajemen informasi di dalam perusahaan tersebut. Gambar 2

adalah struktur organisasi yang diajukan.

Gambar 2. Struktur Organisasi yang Diajukan.

Tugas dan fungsi dari struktur organisasi yang diajukan pada perusahaan

tersebut terlihat pada tabel 1 berikut ini :

Tabel 1. Pembagian Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi.

Manajer Merencanakan apa yang akan dilakukan oleh perusahaan di

kemudian hari.

Mengorganisasikan untuk mencapai apa yang direncanakan.

Menyusun organisasi dengan sumber daya yang tepat.

Mengarahkan untuk melaksanakan sesuai dengan rencana.

Mengendalikan sumber daya agar tetap beroperasi secara

optimal.

Supervisor Mengendalikan, merealisasikan rencana perusahaan, dan

memastikan agar tujuan perusahaan tercapai.

Mendistribusikan pekerjaan kepada tiap teknisi dan

mengarahkan mereka supaya bekerja secara optimal.

Finance Mengendalikan pengeluaran dan pemasukan uang perusahaan.

Membuat laporan Pemasukan, Pengeluaran dan Retur barang

Page 12: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

12

Membuat laporan keuangan perusahaan.

Customer Care

Officer

Melayani keluhan dari para pelanggan atas produk Electrolux.

Memasukan data pelanggan.

Membuat jadwal kunjungan teknisi.

Administrasi

Gudang

Mendokumentasikan setiap transaksi barang masuk, keluar

dan retur dari pegawai.

Membuat laporan transaksi barang masuk, keluar dan retur

dari pegawai.

Menyimpan dan mengatur penempatan barang.

Administrasi

Umum

Mendokumentasikan setiap transaksi barang masuk, keluar

dan retur ke supplier.

Membuat laporan transaksi barang masuk, keluar dan retur ke

supplier.

Menghubungi suppplier untuk memesan barang.

Deliveryman Mengirim barang dari suppplier.

Mengambil atau mengantar unit customer yang akan atau telah

diperbaiki di workshop.

Helper Membantu setiap pekerjaan deliveryman.

Membersihkan kantor.

Teknisi Memperbaiki unit Electrolux milik pelanggan yang rusak.

Membuat laporan atas unit pelanggan yang diperbaiki.

Sistem Inventory (Persediaan Barang) yang Digunakan

Proses Terjadinya Pemesanan dan Pengiriman Barang yang Digunakan

Berjalannya sistem persediaan barang bermula saat terjadinya pemesanan

barang untuk persediaan di gudang. Pemesanan barang dimulai saat supervisor

melakukan pemeriksaan barang di gudang dan apabila setelah dilakukan

pemeriksaan terdapat barang yang sudah habis persediaannya atau berada di

bawah standar persediaan, maka supervisor menyerahkan rincian permintaan

barang kepada bagian administrasi umum untuk pemesanan barang tersebut.

Page 13: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

13

Kemudian bagian administrasi umum membuat surat pesanan barang yang

ditujukan kepada supplier. Setelah surat pesanan barang tersebut diterima oleh

supplier dan jika stok barang tersebut tersedia, maka supplier membuat surat

pengiriman barang yang dilengkapi dengan faktur. Lalu supplier mengirimkan

barang tersebut beserta surat kelengkapannya ke bagian administrasi umum. Surat

kelengkapan pengiriman barang tersebut didokumentasikan oleh bagian

administrasi umum secara manual (tidak menggunakan komputer) kemudian

menyerahkan barang tersebut beserta surat kelengkapannya kepada supervisor

untuk didokumentasikan dan disimpan. Supervisor membuat laporan tentang

pemasukkan barang kepada manajer setiap bulan.

Analisa dari sistem pemesanan dan pengiriman barang ini memiliki

kelemahan sebagai berikut :

Tidak adanya administrasi gudang sehingga mengakibatkan tugas dan

fungsi dari supervisor menjadi tidak maksimal.

Tidak adanya finance yang berakibat tidak terkontrolnya pengeluaran

perusahaan dengan baik.

Pendokumentasian surat kelengkapan pengiriman barang tersebut

dilakukan secara manual (tidak menggunakan komputer), sehingga akan

membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses pencarian data barang

yang terdapat di gudang. Hal ini tentunya akan menghambat proses

pemasukan barang serta pencatatannya.

Terdapatnya suatu kekuasaan penuh atas barang tersebut oleh supervisor

yang mengakibatkan tidak diperlukannya pemeriksaan dan validasi dari

manajer untuk proses pemesanan barang. Dengan sistem ini sangat besar

kemungkinan terdapat penyimpangan dari kekuasaan yang dimiliki oleh

supervisor.

Proses Terjadinya Penjualan Barang yang Digunakan

Proses berikutnya dari sistem persediaan barang adalah proses pengeluaran

barang dimana pemesanan barang (spare part) oleh teknisi merupakan awal dari

proses ini. Pemesanan barang oleh teknisi harus terlebih dahulu mendapatkan

Page 14: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

14

validasi dari supervisor itu sendiri. Apabila pesanan barang yang dipesan oleh

teknisi tersebut disetujui dan masih terdapat persediaannya, maka proses

selanjutnya adalah penyerahan barang dari supervisor ke teknisi yang

bersangkutan. Setelah teknisi menerima barang tersebut, teknisi kemudian

memasangkannya pada unit yang akan diperbaiki lalu menyerahkan faktur serta

laporan kepada bagian adminstrasi umum. Bagian administrasi umum kemudian

mendokumentasikan faktur yang diterima dari teknisi dan melaporkannya kepada

supervisor. Supervisor membuat laporan tentang pengeluaran barang kepada

manajer setiap bulan.

Analisa dari sistem penjualan memiliki kelemahan yang sama dengan

kelemahan yang terdapat pada sistem pemesanan dan pengiriman barang.

Sistem Inventory (Persediaan Barang) yang Diajukan

Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang

yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan

datang. Oleh sebab itu dirancang sistem informasi manajemen persediaan barang

yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan pelayanan purna

jual, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang sesuai

dengan kebutuhan perusahaan.

Persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan

yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung risiko

kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang

besar serta akan menambah daftar persediaan barang death stock. Tetapi jika

terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam

kegiatan pelayanan purna jual.

Proses Terjadinya Pemesanan dan Pengiriman Barang

Berjalannya sistem persediaan barang bermula saat terjadinya pemesanan

barang untuk persediaan di gudang. Pemesanan barang dimulai saat bagian teknisi

memeriksa unit customer dan mendapatkan adanya barang yang harus diganti,

kemudian teknisi memberikan penawaran kepada customer. Apabila customer

Page 15: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

15

setuju maka teknisi akan memberikan laporan harian kepada administrasi umum.

Setelah itu administrasi umum menyerahkan salinan penawaran kepada

administrasi gudang. Apabila spare part yang diminta tidak ada di gudang maka

spare part tersebut dimasukkan dalam laporan kebutuhan spare part untuk

kemudian diserahkan kepada bagian finance untuk dianalisa. Apabila disetujui

maka finance akan membuat stock requisition, validasi dan menyerahkan stock

requisition tersebut kepada manajer untuk divalidasi. Setelah itu stock requisition

dikembalikan kepada finance, kemudian finance menyerahkan salinan stock

requisition kepada adminsitrasi gudang untuk disimpan dan administrasi umum

untuk pemesanan barang. Administrasi umum memesan barang tersebut ke

supplier. Setelah barang pesanan disiapkan supplier maka bagian deliveryman

mendatangi supplier untuk memeriksa barang dan surat kelengkapan terlebih

dahulu, setelah itu barang dibawa dan diserahkan kepada administrasi gudang.

Kemudian ditandatangani oleh administrasi gudang setelah diperiksa oleh

keduanya. Setelah itu, administrasi gudang menata barang di gudang kemudian

memasukkan data barang masuk dan menulis pada stock card. Setelah itu

administrasi gudang menyerahkan salinan delivery order, salinan faktur dan

salinan stock requisition kepada administrasi umum. Kemudian administrasi

umum juga menyerahkan salinan delivery order dan salinan faktur kepada

finance. Setelah itu, Administrasi umum memasukan data barang masuk.

Kemudian adminstrasi umum dan administrasi gudang menyerahkan laporan

bulanan kepada finance, finance menyerahkan laporan bulanan kepada manajer.

Proses Terjadinya Penjualan Barang

Sistem penjualan barang bermula saat administrasi gudang mencocokkan

barang masuk dengan form penawaran. Kemudian administrasi gudang

menyerahkan salinan form penawaran kepada customer care officer untuk

dibuatkan jadwal kunjungan customer oleh teknisi. Kemudian customer care

officer menyerahkan form penawaran dan service order kepada supervisor.

Kemudian supervisor menyerahkan form penawaran dan service order kepada

teknisi. Kemudian teknisi meminta form part kosong yang telah divalidasi oleh

Page 16: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

16

administrasi umum, diisi oleh teknisi dan diserahkan kepada administrasi gudang.

Administrasi gudang memeriksa dan menyiapkan barang sesuai dengan form part

lalu memvalidasi form part tersebut kemudian menyerahkan salinan form part

kepada administrasi umum dan salinan form part serta spare part yang diminta

kepada teknisi. Kemudian teknisi menjual spare part tersebut kepada customer.

Customer dan teknisi menandatangani service order, customer menyerahkan

service order dan uang pembayaran kepada teknisi, setelah itu teknisi memberikan

salinan service order berwarna putih kepada customer. Kemudian teknisi

mencatat laporan pekerjaan di buku laporan lalu menyerahkan salinan service

order, buku laporan dan uang pembayaran kepada administrasi umum untuk

dianalisa dan divalidasi, service order yang berwarna kuning diserahkan kepada

teknisi sedangkan service order berwarna merah diserahkan kepada customer care

officer. Lalu customer care officer memasukkan data. Kemudian teknisi

melaporkan dan menyerahkan salinan service order, salinan form part dan spare

part yang diretur kepada administrasi gudang. Kemudian administrasi gudang

memperbaharui form part, memasukkan data penjualan dan retur barang pada

komputer, stock card, mendokumentasikan surat-surat dan menyerahkan salinan

form part yang telah diperbaharui kepada adminitrasi umum. Untuk selanjutnya

administrasi umum memeriksa dan menganalisa kembali salinan form part yang

telah diperbaharui. Lalu adminitrasi umum memasukan data penjualan dan retur

barang pada komputer. Kemudian administrasi umum mendokumentasikan dan

melaporkan penjualan spare part dan retur spare part ke supplier setiap bulannya

kepada finance. Administrasi gudang juga melaporkan hasil penjualan barang dan

spare part yang diretur ke gudang setiap bulannya untuk dianalisa oleh finance.

Terakhir finance memberikan laporan bulanan kepada manajer.

Perancangan Teknologi

Menurut Nugroho (2005) arsitektur client server adalah suatu cara untuk

meningkatkan kinerja konfigurasi file server yang menurun karena faktor

skalabilitas. Pada arsitektur ini, dua aplikasi yang terpisah, beroperasi secara

Page 17: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

17

mandiri dan bekerja sama untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Seperti terlihat

pada gambar 3.

Gambar 3. Arsitektur Client Server.

Sumber: Nugroho (2005)

Dikarenakan kebutuhan para pengguna dari masing-masing manajemen akan

data persediaan barang, untuk itu dirancang arsitektur berbasis client server agar

setiap pengguna dapat mengakses data tanpa kendala dari faktor skalabilitas.

Perancangan Perangkat Keras

Perancangan perangkat keras yang dibutuhkan pada sistem ini terlihat pada tabel 2

dan 3 berikut :

Client

Tabel 2. Perancangan Perangkat Keras Untuk Client.

Prosesor Pentium III 800 MHz Sistem Operasi Microsoft Windows NT 5.1 (XP) Memori 128 MB RAM Kapasitas Hard Disk 10 Gigabyte

Monitor Super VGA (800 x 600) atau yang lebih tinggi dengan warna 16 bit

Disk drive CD-ROM drive

Server

Table 3. Perancangan Perangkat Keras Untuk Server.

Prosesor Pentium IV 2.8 GHz Sistem Operasi Microsoft Windows NT 5.1 (XP) Server

Page 18: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

18

Memori 512 MB RAM Kapasitas Hard Disk 80 Gigabyte

Monitor Super VGA (800 x 600) atau yang lebih tinggi dengan warna 16 bit

Disk drive CD-ROM drive

Perancangan Perangkat Lunak dengan Deployment Diagram

Pada deployment diagram pada gambar 3 dijelaskan tentang perangkat

lunak yang digunakan pada sistem inventory ini.

Gambar 4. Deployment Diagram Konfigurasi Perangkat Lunak Sistem Persediaan

Barang.

Perancangan Jaringan

Perancangan jaringan untuk sistem inventory ini berbasis client server

karena aplikasi DBMS (Database Manajemen System) berbasis SQL (Structured

Query Language) paling cocok menggunakan arsitektur ini. Gambar 4 berikut ini

adalah perancangan jaringan Sistem Persediaan Persediaan Barang (inventory).

Page 19: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

19

Gambar 5. Perancangan Jaringan Sistem Persediaan Barang (inventory).

Perancangan Database

Menurut McLeod (2001) basis data dapat diartikan sebagai suatu koleksi

data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara

yang memudahkan pengambilan kembali tanpa adanya data yang rangkap.

Menurut McLeod (2001) Database Management System (DBMS) adalah

perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar file, baik

eksplisit maupun implisit.

Berdasarkan teori di atas maka dirancang database sistem inventory

(persediaan barang) ini guna menjaga integritas data dan mencegah redundancy

data (data rangkap).

Dalam pembuatan database sistem inventory (persediaan barang)

dibutuhkan 8 tabel, terlihat pada tabel 4 sampai dengan tabel 11. Adapun tabel-

tabel yang dirancang adalah sebagai berikut :

Tabel Pengguna

Tabel 4. Perancangan Tabel Pengguna.

Field Type Size Null Key Keterangan

Nama_Png Varchar 20 Yes Nama Pengguna

Kata_Snd Varchar 15 Yes Kata sandi

pengguna

Page 20: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

20

Tabel Barang

Tabel 5. Perancangan Tabel Barang.

Field Type Size Null Key Keterangan

Kode_Bar Varchar 6 No PRI Kode Barang

Nama_Bar Varchar 35 Yes Nama Barang

Harga_Satuan Numeric 9 Yes Harga Satuan

Net_Sales Numeric 9 Yes Net Sales

Stok_Bar Int 2 Yes Stok Barang

Tabel Pegawai

Tabel 6. Perancangan Tabel Pegawai.

Field Type Size Null Key Keterangan

No_ID Varchar 6 No PRI Nomor ID

Pegawai

Nama_Peg Varchar 20 Yes Nama Pegawai

Jabatan Varchar 20 Yes Jabatan Pegawai

Nama_Png Varchar 20 Yes Nama Pengguna

Kata_Snd Varchar 20 Yes Kata sandi

pengguna

Alamat_Peg Varchar 50 Yes Alamat Pegawai

Telp_Peg Varchar 15 Yes Telepon Pegawai

Tabel Supplier

Tabel 7. Perancangan Tabel Supplier.

Field Type Size Null Key Keterangan

Kode_Sup Varchar 6 No PRI Kode Supplier

Nama_Sup Varchar 25 Yes Nama Supplier

Alamat_Sup Varchar 50 Yes Alamat Supplier

Telp_Sup Varchar 15 Yes Telepon Supplier

Page 21: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

21

Tabel TB_Keluar

Tabel 8. Perancangan Tabel Transaksi Barang Keluar

Field Type Size Null Key Keterangan

No_Form_Part Varchar 6 No PRI Nomor Form Part

No_SO Varchar 15 Yes Nomor Service

Order

KodeBar_Keluar Varchar 6 Yes Kode Barang

Keluar

Jumlah_Bar Int 2 Yes Jumlah Barang Keluar

No_ID Varchar 6 Yes Nomor ID

Pegawai

Tgl_Transaksi Datetime 8 Yes Tanggal

Transaksi pada

nomor SO

Tgl_Pinjam Datetime 8 Yes Tanggal

Peminjaman

Barang

No_urut Numeric 6 Yes Nomor Urut

Keterangan Varchar 100 Yes Keterangan

Tabel TB Masuk

Tabel 9. Perancangan Tabel Transaksi Barang Masuk.

Field Type Size Null Key Keterangan

No_DO Varchar 12 No PRI Nomor Delivery

Order

No_Faktur Varchar 12 Yes Nomor Faktur

KodeBar_Masuk Varchar 6 Yes Kode Barang

Masuk

Jumlah_Bar Int 2 Yes Jumlah Barang

Page 22: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

22

Masuk

Kode_Sup Varchar 6 Yes Kode Supplier

Tgl_Transaksi Datetime 8 Yes Tanggal

Transaksi Barang

Masuk Pada

Faktur

No_Urut Numeric 6 Yes Nomor Urut

Keterangan Varchar 100 Yes Keterangan

Tabel TB Retur Pegawai

Tabel 10. Perancangan Tabel Retur Pegawai.

Field Type Size Null Key Keterangan

No_Form_Part Varchar 6 No PRI Nomor Form Part

Kode_Bar Varchar 6 Yes Kode Barang

Jumlah_Bar Int 2 Yes Jumlah Barang

No_ID Varchar 6 Yes Nomor ID

Pegawai

Tanggal Datetime 8 Yes Tanggal retur

Keterangan Varchar 100 Yes Keterangan

Tabel TB Retur Supplier

Tabel 11. Perancangan Tabel Retur Supplier.

Field Type Size Null Key Keterangan

No_Faktur_Ret Varchar 12 PRI Nomor Faktur

Retur

Kode_Sup Varchar 6 Yes Kode Supplier

Kode_Bar Varchar 6 Yes Kode Barang

Jml_Bar_Ret Int 2 Yes Jumlah Barang

yang diretur

Harga_satuan Numeric 9 Yes Harga satuan

Page 23: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

23

Tgl_Retur Datetime 8 Yes Tanggal retur

barang

Keterangan Varchar 100 Yes Keterangan

Perancangan Sistem Kontrol

Suatu sistem merupakan subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan,

kecurangan-kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya.

Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk tujuan

mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Guna

mewujudkan hal tersebut dalam perancangan sistem dibuat sistem kontrol. Berikut

ini rancangan sistem kontrol untuk sistem inventory CV. Momentum Teknik :

Pengendalian Keamanan Fisik

Dalam pengendalian keamanan fisik, digunakan kamera CCTV untuk

mengamati setiap kejadian yang terjadi baik di dalam ataupun di luar

kantor.

Penataan dan pengaturan barang diletakkan sesuai dengan bentuk, kode

dan kemasannya.

Pengendalian Organisasi

Adanya pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab. Finance juga

berperan sebagai pengawas (controller) dalam bidang administrasi dan

keuangan.

Pengendalian Dokumentasi

Setiap jabatan yang berhubungan dengan pemasukan dan pengeluaran

barang mempunyai dokumentasi data yang berurutan pada masing-masing

ordner (manual) dan pada database sistem inventory (komputerisasi).

Pengendalian Modul dan Program Aplikasi

Antara administrasi gudang dan administrasi umum mempunyai hubungan

dalam memasukkan data barang masuk dan barang keluar. Keduanya

saling berkaitan, administrasi umum bisa memasukkan data setelah

Page 24: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

24

administrasi gudang memasukkan data, dibuat sistem saling bekerja sama

dan saling berkaitan.

Adanya sistem login digunakan untuk membedakan level atau jabatan

setiap pengguna agar hak akses dapat dibatasi.

Pengendalian Barang

Program aplikasi peringatan stok dibuat untuk memberikan peringatan

terhadap barang yang sudah mencapai batas minimum dari standar stok

barang.

Finance dapat mengontrol dan memeriksa kinerja dari administrasi umum

dan gudang karena finance dalam hal ini mempunyai dokumen yang

diperlukan untuk pemeriksaan.

Pengendalian Keuangan

Finance dapat memeriksa dan mengontrol hasil pendapatan dari penjualan

barang. Terdapat aplikasi laporan barang masuk, barang keluar, total biaya

pembelian barang dan total penjualan barang.

Selain dari laporan tersebut, terdapat laporan hasil keuntungan atau

kerugian sehingga hasil laporan tersebut dapat membantu finance dan

manajer dalam pengambilan keputusan.

Page 25: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

25

Struktur Program

Struktur dari program inventory CV. Momentum teknik terlihat pada

gambar 6.

Gambar 6. Struktur Program.

Page 26: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

26

PENUTUP

Kesimpulan

Hasil perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang dapat

disimpulkan sebagai berikut :

a. Informasi mengenai jumlah persediaan barang pada suatu perusahaan jasa

“Electrolux Authorized Service” CV. Momentum Teknik sangat penting

untuk mencegah terjadinya kekosongan barang.

b. Dari laporan persediaan barang dapat diketahui macam-macam barang yang

termasuk ke dalam kategori barang-barang yang cepat terjual dan juga kinerja

dari perusahaan jasa tersebut serta sistem kerjanya. .

c. Pemodelan sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga setiap

divisi terkait bisa mendapatkan informasi persediaan barang yang tersaji

secara cepat dan tepat tanpa membutuhkan tanya jawab terlebih dahulu

kepada divisi-divisi terkait.

Saran

Saran yang dapat penulis berikan adalah :

a. Pembuatan aplikasi inventory ini yang merupakan salah satu bagian penting

dari sistem persediaan barang.

b. Penambahan dan pembagian tugas pada supervisor juga dapat dianggap

penting untuk dapat memfokuskan pada kinerja dan fungsi masing-masing

bagian dari perusahaan tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Adi Nugroho, 2005, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Informatika, Bandung.

Agus Ristono, 2009, Manajemen Persediaan, Graha Ilmu, Yogyakarta. Bodnar, H, George and Hopwood, S, William, 2000, Sistem Informasi

Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.

Page 27: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang

27

Elista, 27 Maret 2009, Produksi Konten Multimedia, http://elista.akprind.ac.id/upload/files/97-02Produksi_Konten_Multimedia. pdf.

Imam, A, W, 2005, SQL Server 2000 : Implementasinya Dalam Pemrograman

Visual Basic dan Crystal Report, Graha Ilmu, Yogyakarta. McLeod, Raymond, 2001, Sistem Informasi Manajemen (Terjemahan Buku

1), PT. Prenhallindo, Jakarta. Munawar, 2005, Pemodelan Visual Dengan UML, Graha Ilmu, Yogyakarta. Taufik Ur Rahman dan Yuliandi Kusuma, 2008, Networking Fundamental, PT.

Prima Infosarana Media, Jakarta.