perancangan sistem informasi keuangan berbasis...

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS WEB PADA SEKOLAH DASAR MUHAMMADIYAH KEDUNGPOH

GUNUNGKIDUL

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Nanung Apriyanto

10.12.4431

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

DESIGN OF WEB BASED FINANCIAL INFORMATION SYSTEM AT ELEMENTARY SCHOOL MUHAMMADIYAH KEDUNGPOH GUNUNGKIDUL

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS WEB PADA

SEKOLAH DASAR MUHAMMADIYAH KEDUNGPOH GUNUNGKIDUL

Nanung Apriyanto Krisnawati

________________________________ Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In this globalization era where advances in information technology and

communication (ICT ) is growing rapidly and the use of IT in education has become the

norm. As well as Elementary School Muhammadiyah Kedungpoh, information systems have

an important role in an educational institutions to help the effectiveness and performance.

This system designed is intended to process financial data.

The main purpose of making financial information system is for processing financial

data can quickly and accurately, because manual system still used cause some problems,

such as does not produce 100% accurate data and data processing system of financial

administration manual also requires a long time.

Based on the analysis of the problem the authors try to design a financial information

system that is expected to support the reporting of financial data so that reports generated

more quickly and accurately. The system was implemented using the PHP programming and

MySQL database.

Keywords : financial, data processing, information system, information

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi sampai dengan saat ini telah mencapai

perkembangan yang sangat pesat, sehingga menyebabkan meningkatnya penggunaan

sistem informasi itu sendiri. Penggunaan sistem informasi banyak ditemui di instansi-

instansi, tidak hanya pada instansi-instansi besar saja namun telah menyebar ke

perkantoran, sekolah-sekolah, bahkan sekarang telah banyak masyarakat awam yang

telah memanfaatkan sistem informasi ini sebagai alat yang dapat membantu dalam

pekerjaan mereka sehari-hari.

Begitu juga dengan SD. Muhammadiyah Kedungpoh Gunungkidul juga

membutuhkan sistem informasi tersebut untuk mengelola laporan keuangannya seperti

Laporan Dana Operasional Sekolah (BOS), Laporan Dana Operasional Sekolah

Masyarakat (BOSMAS) serta pengelolaan Dana yang diperoleh dari Iuran Orang Tua

Siswa.

BOS adalah program pemerintah yang pada dasarnya adalah untuk penyediaan

pendanaan biaya operasi nonpersonalia bagi satuan pendidikan dasar sebagai

pelaksana program wajib belajar. BOSMAS sendiri hampir sama dengan BOS

perbedaannya BOSMAS berasal dari Pemerintah Daerah sedangkan BOS berasal dari

Pemerintah Pusat. Sebagai Pertanggung jawaban dana BOS dan BOSMAS sekolah

diwajibkan membuat Pelaporan Pertanggung Jawaban kepada Dinas Pendidikan

Pemuda dan Olahraga Kabupaten. Untuk dana BOS pelaporan dilakukan setiap Tiga

bulan sekali sedangkan BOSMAS dilakukan setiap setahun sekali.

Sistem informasi keuangan berbasis website ini merupakan salah satu solusi

bagi SD. Muhammadiyah Kedungpoh Gunungkidul untuk membantu efektivitas dan

kinerja sehingga kegiatan pengelolaan keuangan lembaga dapat teratasi dengan baik.

2. Landasan Teori

2.1. Konsep Dasar Sistem

Rancangan sistem merupakan langkah awal sebelum dilaksanakan

penyelesaian terhadap suatu masalah yang ada maka, diperlukan suatu rancangan

sistem yang dapat menggambarkan secara garis besar seluruh masalah yang akan

dikomputerisasi.

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai

tujuan tertentu1.

2.2. Konsep Dasar Informasi

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh

manusia, begitu juga informasi di dalam sebuah organisasi sangat penting untuk

mendukung kelangsungan perkembangannya.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan

lebih berarti bagi yang menerimanya2.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri

dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu

menghasilkan informasi3.

2.4. Konsep Dasar Aplikasi Web

Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen

multimedia (teks, gambar, animasi, video) didalamnya yang menggunakan protokol

HTTP (hypertext transfer protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan

perangkat lunak yang disebut browser4.

2.5. Konsep Pemodelan Sistem

1. Konsep Bagan Alir (Flowchart)

Flowchart merupakan representasi secara grafik dari satu algoritma atau

prosedur untuk menyelesaikan suatu masalah. Dengan menggunakan flowchart

akan memudahkan melakukan pengecekan bagian-bagian yang terlupakan

dalam analisis masalah. Flowchart juga berfungsi sebagai fasilitas untuk

berkomunikasi antara pemrograman yang bekeja dalam tim suatu proyek5 .

1 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Hal 2 2 Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset, 2005) hal. 8 3 Teguh Wahyono, Sistem Informasi, Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2004. Hal. 17 4 M.Rudyanto Arief, Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan Mysql (Yogyakarta:ANDI, 2011), Hal. 7. 5 Utami, Ema & Sukrisno, 10 Langkah Belajar Logika dan Algoritma, menggunakan Bahasa C dan C++ di GNU/Linux, Andi Offset. Yogyakarta, 2005. Hal 24.

2. Data Flow Diagram / DFD

Data flow diagram adalah gambaran sistem secara logikal. Gambaran ini

tidak tergantung pada perangkat perangkat keras, perangkat lunak, struktur data

atau organisasi file6.

2.6. Konsep Database

Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu

organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi

dengan menggunakan metode tertentu sehingga mampu memenuhi informasi yang

optimal yang dibutuhkan olehpara pengguna.

3. Analisis

3.1. Identifikasi Masalah

1. Pemanfaatan sumber daya komputer di SD Muhammadiyah Kedungpoh belum

maksimal.

2. Penyusunan laporan keuangan sekolah masih kurang terjamin akurasi

perhitungan dan efisiensi waktu.

3. Kinerja bendahara Sekolah didalam tugas pokoknya sebagai guru seringkali

terganggu karena waktu tersita saat penyusunan laporan keuangan.

3.2. Analisis Kelemahan Sistem

1. Analisis Kinerja ( Performence )

No Faktor Sistem yang telah ada

1 Trough put atau

banyaknya proses yang

selesai dikerjakan dalam

satu satuan waktu.

Dalam setiap pembuatan ataupun

perhitungan laporan keuangan secara

manual disetiap periodenya memerlukan

waktu yang lama. Pembuatan laporan

keuangan tersebut biasanya membutuhkan

waktu kurang lebih 10 hari.

2 Response Time atau

waktu tanggap.

Saat mencari data transaksi keuangan

bendahara bisa menghabiskan waktu satu

menit bahkan lebih karena data masih

tersimpan dalam bentuk buku atau arsip.

6 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset. Yogyakarta, 2007. Hal 2

2. Analisis Infomasi ( Information )

No Parameter Sistem yang telah ada

1 Akurat Seringkali informasi dalam laporan

keuangan tidak akurat akibat dari

kesalahan perhitungan secara manual.

2 Ketepatan waktu Ketika Kepala Sekolah hendak memeriksa

transaksi ataupun laporan keuangan,

bendahara tidak dapat memberikan secara

langsung informasi berupa daftar transaksi

ataupun laporan keuangan. Keterlambatan

tersebut dapat terjadi karena diakibatkan

pencarian data masih harus mencari dan

membuka arsip.

3 Relevan Ketidak tepatan dan keterlambatan

pembuatan laporan membuat kualitas dari

informasi keuangan tersebut menurun.

Informasi data yang disajikanpun tidak

tersusun dengan baik.

3. Analisis Ekonomi ( Economic )


1 Biaya dan Manfaat Setiap jenis laporan dana memerlukan

biaya penggajian terhadap pengelola dana.

Hal tersebut sangat tidak efisien untuk

biaya yang dikeluarkan karena seharusnya

dengan sistem yang lebih baik bisa dikelola

oleh satu orang saja.

4. Analisis Pengendalian ( Control )


1 Hak akses Sistem belum memiliki pembatasan hak

akses yang jelas, data dapat dibuka oleh

siapa saja.

2 Keamanan Keamanan dokumen yang berupa arsip

kurang aman sebab kertas atau buku yang

dipakai mudah hilang

5. Analisis Efisiensi ( Efficiency )


1 Efisiensi (waktu, tenaga,

dan biaya)

Sumber daya yang dibutuhkan lebih banyak

dilihat dari waktu, tenaga dan biaya dalam

membuat laporan keuangan.

6. Analisis Pelayanan ( Service )


1 Pelayanan Pelayanan terhadap siswa yang ingin

melakukan pembayaran iuran sekolah

pencatatannya masih kurang baik yaitu

masih berupa buku.

3.3. Kebutuhan Fungsional

Dalam analisis kebutuhan fungsional dibagi menurut pembagian level user

dalam perancangan sistem ini hanya terdapat satu level user, yaitu administrator.

Berikut adalah kebutuhan fungsional sistem yang dihasilkan dari analisis

sebelumnya :

1. Kepala sekolah mempunyai hak akses untuk mengedit user.

2. Sistem Informasi Keuangan ini mampu mempermudah proses pengelolaan

laporan ke dalam database dan mencatat setiap transaksi dana BOS, BOSMAS

dan Iuran Orang Tua Siswa.

3. Sistem Informasi Keuangan ini dapat menghasilkan laporan sebagai berikut :

a. Laporan Dana BOS dan BOSMAS, kedua jenis sumber dana tersebut dalam

sistem ini keduanya dapat menghasilkan :

1) Laporan kas umum (Buku Kas Umum)

Adalah Daftar seluruh transaksi baik bersifat tunai, giral maupun pajak.

Dengan kata lain laporan ini didapat dari penggabungan data transaksi

tunai, bank, dan pajak.

2) Laporan uang Tunai ( Buku Pembantu Kas Tunai )

Adalah Laporan khusus untuk transaksi yang bersifat Tunai.

3) Laporan Pajak ( Buku Pembantu Pajak)

Adalah Laporan khusus untuk transaksi yang berkaitan dengan pajak.

4) Laporan uang Bank ( Buku Pembantu Bank )

Adalah laporan mengenai seluruh transaksi uang giral atau yang terjadi

di rekening bank.

5) Laporan honor Guru ( Daftar Penerimaan Honorarium Guru, Tenaga

Administrasi dan Penjaga Sekolah )

6) Laporan Honor Pembina ( Daftar penerimaan Honorarium Pembina

Ekstrakulikuler )

7) Laporan Perjalanan Dinas ( Daftar penerimaan transport perjalanan

dinas )

b. Laporan Dana Iuran Orang Tua Siswa

1) Laporan Penggunaan dana iuran siswa

2) Bukti Transaksi pembayaran untuk siswa yang telah melakukan

setoran.

3.4. Desain Sistem Informasi

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan sistem informasi yang akan

dibuat telah dinyatakan layak untuk diterapkan, maka langkah selanjutnya adalah

tahap perancangan sistem.

1. Flowcart System

Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan

secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari

prosedur-prosedur yang ada didalam sistem

Flowcart Sistem

2. DFD (Data Flow Diagram)

3. Perancangan Basis Data

Perancangan basis data digunakan untuk menentukan entitas, atribut

(field), serta relasi yang terjadi diantara masing-masing entitas hingga

membentuk sistem basis data yang normal.

4. Implementasi

1. Login

Halaman index sistem informasi keuangan SD. Muhammadiyah Kedungpoh

berupa halaman login. Halaman ini digunakan untuk masuk ke sistem dan

membedakan level user beserta hak aksesnya. Pada web ini terdapat dua level yaitu

level bedahara dan level Kepala sekolah.

2. Halaman Utama

Halaman ini berupa menu pengelolaan dana baik pengelolaan dana BOS, BOSMAS,

dan Iuran Siswa.

3. Halaman Menu BOS/BOSMAS untuk Bendahara Sekolah

Pada halaman ini terdapat enam menu pengelolaan dana dimulai dari, menu

transaksi tunai, transaksi bank, pajak, honor pembina ekstrakulikuler, honor guru dan

biaya perjalanan dinas. Terdapat juga tujuh laporan yaitu Buku kas umum, Buku

pembantu kas tunai, Buku pembantu bank, Buku pembantu pajak, Laporan honor guru,

Laporan honor pembina ekstrakulikuler dan laporan biaya perjalanan dinas.

4. Halaman Olah data transaksi tunai BOS/BOSMAS

Pada halaman ini terdapat form transaksi baru, edit transaksi, hapus, pencarian data

transaksi tunai. Data yang dicatat adalah tanggal, uraian transaksi dan jumlah

penerimaan ataupun pengeluaran.

5. Halaman Laporan Transaksi Umum ( Buku Kas Umum )

Laporan ini didapat dari penggabungan ketiga jenis transaksi yaitu transaksi

tunai, bank dan pajak. Dalam laporan ini saldo telah dihitung disetiap transaksinya

dan ditulis dalam kolom saldo.

6. Perawatan Sistem

Maksud dan tujuan pemeliharaan sistem adalah untuk mencegah dan

memperbaiki, menjaga dan mengoreksi kesalahan-kesalahan yang sengaja maupun

tidak sengaja dan agar sistem tetap berjalan serta tepat guna sebagaimana

mestinya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan sistem yaitu:

1. Menyiapkan backup data ataupun database dilakukan untuk mengantisipasi jika

ada kesalahan yang tidak disengaja.

2. Pemeliharaan sistem meliputi pemeliharaan web seperti update isi, gambar, dan

keterangan.

3. Adanya perawatan rutin untuk peragkat keras misalnya membersihkan dari debu.

4. Mengisntall antivirus komputer untuk mengantisipasi serangan virus yang bisa

mengakibatkan kerusakan sistem

5. Menggunakan sistem dengan baik dan bijak oleh pengguna.

5.Penutup

Berdasarkan hasil desain sistem yang disusun untuk pengelolaan keuangan

sekolah dalam hal ini pengelolaan dana BOS, BOSMAS dan Iuran siswa diambil

kesimpulan berikut:

1. Sistem yang disusun telah memenuhi kebutuhan desain sistem berdasarkan

perancangan yang disesuaikan dengan kebutuhan instansi sehingga hasil desain

sistem telah mampu memberikan kemudahan proses pengolahan data, sehingga

instansi dapat melakukan pengelolaan dana secara akurat, efektif, dan efisien

sesuai dengan mekanisme proses pengolahan data, pengelompokan pengerjaan

beserta rinciannya, serta pembuatan laporan.

2. Aplikasi pergantian user dan pembatasan akses dengan menyesuaikan level user

sehingga keamanan bagi data yang dikelola data lebih terjamin.

3. Proses Pelaporan Laporan keuangan menjadi lebih sepat dan akurat.

DAFTAR PUSTAKA

Abas Ali Pangera, M.Kom/Dony Ariyus. 2005. Sistem Operasi. Yogyakarta:Andi Offset

Abdul Kadir. 2010. Mudah Mempelajari Database MySQL. Yogyakarta:Andi Offset

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Organisasi: Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta:Andi Offset

Arief, M. Rudyanto. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:Andi Offset

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset

Rangga Andriyanto, 2004, Membuat Website Menggunakan Mysql, Andi Offset, Yogyakarta, 2011

Skripsi Didi Prabowo, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Website

Sebagai Media Penunjang Promosi Pada Pondok Pesantren Pangeran Diponegoro Yogyakarta. Yogyakarta, 2012

Skripsi Nino Setyo Aji, Analisis dan Perancangan Website Sebagai Media Informasi dan Promosi Pada SMK Yudya Karya Magelang. Yogyakarta, 2013.

Skripsi Sri Indra Farlina, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik SMK As Syamsuriyyah Pada Yayasan Pendidikan Islam As Syamsuriyyah. Yogyakarta, 2013.

Skripsi Suprianto, Sistem Informasi Penjualan Kerupuk Berbasis Web Pada Perusahaan Kerupuk Rusa Magelang. Yogyakarta, 2012.

Skripsi Winda Martha Pratiwi, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Reog Ponorogo Berbasis Web Pada Sarju Home Industri. Yogyakarta, 2012.

ST, Bimo Sunarfrihantono, PHP dan MY SQL untuk Web, Andi, 2002-2003

Teguh Wahyono. 2004, Sistem Informasi, Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi, Yogyakarta: Graha Ilmu

Utami, Ema & Sukrisno. 2005. 10 Langkah Belajar Logika dan Algoritma, menggunakan Bahasa C dan C++ di GNU/Linux. Yogyakarta: Andi Offset

perancangan sistem informasi keuangan berbasis...

Documents