perancangan sistem akuntansi manajemen efisiensi …

PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI MANAJEMEN

EFISIENSI PROSES PRODUKSI, PENGELOLAAN PERSEDIAAN DAN

SISTEM PEMBIAYAAN

PADA PERUSAHAAN MANUFAKTUR BIDANG METAL PARTS DAN

AUTOMOTIVE COMPONENT

Penulis : Annisa Fitri Karmini

Pembimbing : Dr. Chaerul D. Djakman, S.E., Ak., MBA

ABSTRAK: Peranan akuntansi manajemen adalah untuk melengkapi fungsi dari

akuntansi keuangan yaitu menyediakan informasi keuangan mengenai biaya produksi

dan menyediakan informasi non keuangan mengenai produktivitas, kualitas dan faktor

lainnya agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. PT X sebuah perusahaan

manufaktur yang bergerak di bidang metal parts dan automotive component belum

memiliki sistem akuntansi manajemen yang terintegrasi. Oleh karena itu perancangan

sistem akuntansi manajemen di PT X sangat penting. Perancangan sistem akuntansi

manajemen yang terintegrasi meliputi perancangan sistem pembiayaan, pengelolaan

persediaan dan pengelolaan supply chain yang sesuai. Pendekatan yang digunakan

dalam merancang sistem akuntansi manajemen adalah supply chain management,

sistem persediaan just in time dan job order costing. Dengan dirancangnya sistem

akuntansi manajemen, PT X diharapkan dapat mencapai keefektifan dan keefisienan

dalam proses bisnis perusahaan.

Kata kunci: Akuntansi Manajemen, Job order costing, Sistem persediaan just in time,

Supply chain management.

PENDAHULUAN

Dunia bisnis telah mengalami perubahan yang sangat besar. Saat ini pelanggan

mengharapkan produk yang berkualitas tinggi, memiliki fungsionalitas yang luas serta

harga yang murah. Ekspektasi tersebut merupakan konsekuensi dari kemajuan ilmu

pengetahuan dan teknologi yang telah berkembang pesat ditambah dengan semakin

banyaknya kompetitor yang mampu menerapkan harga dan kualitas bersaing atas

produknya (James A. Brimson, 1991).

Perancangan sistem …, Annisa Fitri Karmini, FE UI, 2013

Seiring dengan meningkatnya persaingan tersebut, harga dan margin menurun

karena banyak perusahaan yang menyerah pada tekanan kompetitif yang besar

sehingga keputusan mengenai harga menjadi sangat penting. Salah satu yang dapat

dilakukan adalah perusahaan dapat bekerjasama dengan perusahaan lainnya dengan

membentuk sebuah rantai pasokan atau yang bisa disebut dengan supply chain.

Supply chain management berarti secara proaktif bekerja dengan beberapa atau semua

perusahaan dalam supply chain untuk meningkatkan pelayanan dan untuk mengelola

atau mengurangi biaya (Raiborn, Barfield dan Kinney, 2007).

Namun menurut James A Brimson (1991), sebagian besar perusahaan saat ini

justru tidak menekankan pada peningkatan produktivitas ataupun fungsionalitas

produk yang dapat mengurangi biaya melainkan menggunakan indikator keberhasilan

berdasarkan profit yang diperoleh saat ini atau current-period profitability dan tidak

melakukan suatu perubahan mendasar hingga adanya tekanan kompetitif untuk

berubah.

Hal tersebut juga terjadi pada PT X yaitu sebuah perusahaan manufaktur yang

bergerak di bidang metal parts dan automotive component yang baru berdiri pada

tahun 2011. Saat ini PT X belum mementingkan produktivitas ataupun fungsionalitas

produk yang dapat mengurangi biaya melainkan lebih mementingkan pencapaian

profit yang diperoleh saat ini sebagai indikator keberhasilan perusahaan. Salah satu

upaya yang dapat dilakukan adalah dengan merancang sistem akuntansi manajemen

sehingga diharapkan PT X dapat mencapai keefektifan dan keefisienan dalam proses

bisnis perusahaan.

Berdasarkan uraian di atas, penulis menyadari betapa pentingnya perancangan

akuntansi manajemen khususnya bagi PT X sebuah perusahaan manufaktur yang

bergerak di bidang metal parts dan automotive component. Sehingga dengan

dirancangnya akuntansi manajemen dapat membantu manajemen perusahaan untuk

secara efektif mengelola aktivitas perusahaan dan mengelola baik informasi keuangan

tentang biaya dan pendapatan serta informasi non finansial yang relevan tentang

produktivitas, kualitas, dan faktor kunci lainnya untuk mencapai keberhasilan. Untuk

itu penulis ingin merancang suatu sistem akuntansi manajemen yang terintegrasi

mencakup sistem pembiayaan, pengelolaan persediaan dan pengelolaan supply chain

yang sesuai agar kegiatan produksi di PT X dapat berjalan dengan efektif dan efisien

sehingga menghasilkan produk yang berkualitas dengan harga yang bersaing.


TINJAUAN TEORITIS

Akuntansi manajemen berperan untuk memenuhi kebutuhan manajemen

dalam melaksanakan fungsi pokok manajemen yaitu perencanaan, pengawasan,

memotivasi, pengendalian aktivitas perusahaan, dan penilaian kinerja. Akuntansi

manajemen ada untuk melengkapai fungsi daripada akuntansi keuangan yaitu selain

menyediakan informasi keuangan mengenai biaya produksi juga menyediakan

informasi non keuangan mengenai produktivitas, kualitas dan faktor lainnya agar

perusahaan dapat mencapai tujuannya. Jika sebuah perusahaan hanya mengandalkan

informasi keuangan saja maka dikhawatirkan terjadi kekeliruan karena hanya

berfokus pada strategi jangka pendek.

Informasi yang dihasilkan dari sistem akuntansi manajemen harus

mengintegrasikan semua bidang fungsional sebuah perusahaan. Dengan demikian

sistem akuntansi manajemen memiliki enam fungsi utama: (1) untuk mengembangkan

biaya produk yang akurat; (2) menilai profitabilitas produk; (3) meningkatkan

pemahaman terhadap proses internal dan aktivitas perusahaan; (4) mengendalikan

biaya; (5) mengukur kinerja; dan (6) untuk memungkinkan perusahaan mencapai

tujuannya. Berdasarkan hal tersebut, sistem akuntansi manajemen yang terintegrasi

mencakup pengelolaan supply chain management, pengelolaan persediaan,

pengedalian internal dan sistem pembiayaan.

Supply chain dari sebuah perusahaan mengacu pada aliran semua barang, jasa,

dan informasi ke dalam dan ke luar perusahaan. Supply cain management berarti

secara proaktif bekerja dengan beberapa atau semua perusahaan dalam supply chain

untuk meningkatkan pelayanan dan untuk mengelola atau mengurangi biaya (Raiborn,

Barfield dan Kinney, 2007). Dalam melakukan pengelolaan terhadap suppy chain,

terdapat 5 aktivitas utama yaitu aktivitas pembelian, aktivitas memproduksi, akivitas

mendistribusi, aktivitas penyimpanan dan aktivitas penjualan. Supply chain

management menghubungkan aktivitas yang dijelaskan sebelumnya, yang mengubah

bahan baku menjadi produk dan mengirim produk jadi kepada pelanggan pada waktu

dan tempat yang tepat dengan cara yang paling efisien.

Dalam proses bisnis perusahaan terkait supply chain, tentu tidak terlepas dari

risiko. Hal tersebut tentunya akan mempengaruhi aktivitas dalam supply chain karena

tidak berfungsinya suatu sistem, SDM, teknologi, dan produktivitas disebut dengan

risiko operasional. Menurut Bramantyo (2008), risiko operasional terdiri dari berbagai

macam risiko, yaitu risiko sumber daya manusia, risiko produktivitas, risiko


teknologi, risiko proses, risiko sistem dan risiko iovasi. Untuk memitigasi semua

risiko tersebut dibutuhkan sebuah pengendalian internal. Pengendalian internal

membantu perusahaan meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem yang terdapat

pada perusahaan. Selain itu untuk mencapai pengendalian internal yang efektif perlu

dilakukannya pengawasan secara terus-menerus terhadap proses bisnis perusahaan.

Selain memahami supply chainnya, perusahaan juga perlu untuk mengelola

persediaan untuk membangun keunggulan kompetitif jangka panjang. Dalam

melakukan kegiatan produksinya PT X hanya memproduksi apa yang dipesan oleh

pelanggannya, selain itu bahan baku dibeli ketika akan melakukan aktivitas produksi

oleh karena itu persediaannya hampir nihil. Hal ini sesuai dengan salah satu sistem

dalam akuntansi manajemen yaitu just-in-time inventory. Menurut Ronald W. Hilton

(2008) just-in-time inventory adalah sistem persediaan yang komprehensif dan sistem

kontrol manufaktur dimana tidak ada bahan yang dibeli dan tidak ada produk yang

diproduksi sampai mereka dibutuhkan selain itu, barang jadi yang diproduksi hanya

barang yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan.

Perusahaan yang menerapkan JIT pada aktivitas bisnisnya biasanya

menerapkan struktur organisasi matriks. Jeffrey K. Liker dalam bukunya yang

berjudul The Toyota Way (2005), menjelaskan bahwa struktur organisasi matriks

merupakan sebuah struktur organisai yang berkaitan dengan proses produksi

perusahaan dimana struktur organisasi tersebut melibatkan proses produksi yang

dipimpin oleh seorang Chief Engineer (CE).

Salah satu prinsip untuk mendukung sisem JIT adalah prisnisp 5S. Prinsip ini

digunakan untuk memfasilitasi kerja sama kelompok antara sesama karyawan. Prinsip

5S merupakan serangkaian akivitas untuk menghilangkan pemborosan yang

menyebabkan kesalahan, cacat, dan kecelakaan di tempat kerja.

Faktor penting lainnya untuk mencapai keberhasilan adalah melalui sistem

pembiayaan yang tepat. Aktivitas produksi PT X adalah menghasilkan sejumlah

barang secara custom made dan terbatas yang sesuai dengan spesifikasi yang

diinginkan oleh pembeli. Menurut Brewer, Garrison dan Noreen (2008), sistem job-

order costing digunakan pada situasi dimana sebuah perusahaan memproduksi barang

yang bervarian sesuai pesanan dalam satu periode.


METODE PENELITIAN

Penelitian yang dilakukan adalah merancang sistem akuntansi manajemen

khususnya pengelolaan supply chain, pengendalian internal, pengelolaan inventori

dan sistem pembiayaan yang sesuai bagi PT X.

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan sumber data primer dan sekunder.

Data primer ialah segala jenis informasi yang didapatkan langsung dari narasumber,

sedangkan data sekunder berarti penggunaan informasi yang sudah ada dan tersedia

oleh pihak lain. Pengumpulan data primer dilakukan melalui wawancara dan

observasi lapangan, sedangkan data sekunder diperoleh melalui studi literatur dan

data-data PT X.

Salah satu metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi literatur.

Penulis melakukan studi literatur untuk memperoleh pendekatan yang berkaitan

dengan tema akuntansi manajemen khususnya pengelolaan supply chain,

pengendalian internal, pengelolaan inventori dan sistem pembiayaan. Dalam memilih

pendekatan yang digunakan untuk perancangan sistem akuntansi manajemen, penulis

menentukannya dengan memperhatikan proses bisnis dan karakteristik perusahaan

sehingga pendekatan yang digunakan berkaitan erat dengan aktivitas bisnis

perusahaan saat ini. Oleh karena itu, pendekatan-pendekatan yang diperoleh dari studi

literatur akan dijadikan sebagai dasar dalam mengkaji lebih lanjut inti dan esensi dari

tema penulisan tersebut yang nantinya akan dijadikan dasar dalam melakukan

wawancara, observasi lapangan, dan analisis penelitian. Studi literatur dilakukan

melalui pencarian buku-buku.

Metode wawancara dilakukan untuk menggali informasi dan pengetahuan

mengenai topik penulisan yang dibahas. Wawancara dilakukan kepada beberapa

responden di PT X, antara lain pemilik perusahaan, direktur, wakil direktur, staf

administrasi dan supervisor perusahaan yang bertanggung jawab atas produksi. Jenis

wawancara yang dilakukan penulis ialah wawancara terstruktur dimana penulis telah

menyiapkan daftar pertanyaan yang akan ditanyakan kepada responden. Jenis

pertanyaan yang digunakan ialah pertanyaan terbuka sehingga responden dapat

memberikan jawaban yang lebih komprehensif dan memungkinkan penulis untuk

menggali informasi lebih mendalam.

Metode observasi lapangan dilakukan penulis untuk menggali informasi dan

pengetahuan mengenai kegiatan operasional sehari-hari di PT X. Observasi lapangan

perlu dilakukan untuk memahami lebih mendalam proses bisnis dan kegiatan


operasional perusahaan serta mengamati kendala operasional yang terjadi secara

langsung. Hal ini bertujuan agar penulis mampu menganalisis lebih mendalam

permasalahan yang terjadi di lapangan.

Secara keseluruhan, penelitian ini dilakukan pada periode November 2012 – Mei

2013 dan berlokasi di Bitung, Banten. Pengumpulan data sekunder melalui studi

literatur dilakukan pada bulan Juli 2012 – Februari 2013.

PROFIL PERUSAHAAN

PT X yang berdiri pada bulan Juni tahun 2011 adalah perusahaan manufaktur

dengan bisnis utamanya bergerak di bidang metal parts dan automotive component

yaitu membuat komponen-komponen untuk kendarann bermotor seperti mobil, truk,

ataupun sepeda motor serta membuat komponen untuk alat-alat elektronik seperti

mesin cuci, kulkas, televisi dan lain-lain.

Struktur organisasi PT X terdiri dari Direktur, Wakil Direktur, Dvisi

Adminitrasi, Divisi Akuntansi dan Keuangan, Divisi Manufaktur yang terbagi lagi ke

dalam dua divisi yaitu Divsi Produksi dan Divisi Quality Control dan Penyimpanan.

Direktur sebagai pemimpin perusahaan bertanggung jawab untuk mengawasi seluruh

kegiatan perusahaan baik operasional maupun keuangan serta perekrutan pegawai.

Sedangkan wakil direktur bertugas membantu direktur dalam melaksanakan tugas dan

tanggung jawabnya serta menggantikan peran direktur apabila direktur PT X sedang

berhalangan hadir.

Chain of command direktur adalah mensupervisi divisi Penjualan dan

Akuntansi dan Keuangan sedangkan wakil direkutr perusahaan mensupervisi bagian

manufaktur. Dalam melakukan kegiatan sehari-hari PT X dibantu oleh seorang

administrator yang tugasnya berkaitan dengan fungsi-fungsi administrasi diantaranya

membuat surat jalan dan mendokumentasikan berkas-berkas penting perusahaan.

Selain itu administrator juga memiliki tugas lainnya yaitu membuat purchase order

serta mengontrol kapasitas produksi. Dalam hal ini terlihat adanya perangkapan tugas

yang dilakukan oleh administrator hal ini dikarenakan PT X belum mampu untuk

menambah karyawan dan lebih mementingkan penambahan karyawan di divisi lain.

Dalam melakukan kegiatan operasionalnya sehari-hari, PT X bekerja

berdasarkan job order dan mass customization. Untuk job order, biasanya para

pelanggan PT X mengirimkan purchase order berupa barang apa yang akan dipesan

beserta contoh barang dan detail ukuran. Selain purchase order, pelanggan juga


biasanya mengirimkan jadwal pengiriman kepada PT X hal ini dilakukan agar tidak

terjadi miss communication antara PT X dengan para pelanggannya.

PEMBAHASAN

Dalam merancang supply chain management, PT X harus memperhatikan

beberapa hal dalam setiap aktivitas perusahaan. Aktivitas utama yang berlangsung

dalam supply chain PT X antara lain aktivitas pembelian, aktivitas memproduksi,

akivitas mendistribusi, aktivitas penyimpanan dan aktivitas penjualan. Langkah

pertama dalam merancang supply chain management adalah melakukan analisis yang

komprehensif terhadap aktvitas membeli. Aktivitas membeli berfokus kepada

membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok agar terjalin kepercayaan

antara perusahaan dan pemasok sehingga memudahkan perusahaan dalam memenuhi

kebutuhan bahan baku dan memperoleh keyakinan yang memadai atas kualitas bahan

baku yang dibeli. Saat ini, PT X kurang memperhatikan hubungan jangka panjang

dengan para pemasoknya. PT X menghubungi pemasoknya hanya ketika

membutuhkan bahan baku dan tidak memiliki kontrak tertulis.

Aktivitas membeli dapat diidentifikasi melalui daftar bahan baku yang

dibutuhkan, daftar pemasok yang tersedia untuk bahan baku tersebut, dan waktu

pengiriman. Kebutuhan bahan baku PT X diketahui dari PO pelanggan sehingga PT X

dapat melakukan identfikasi terhadap bahan baku yang dibutuhkan. Setiap produk

membutuhkan bahan baku dengan ketebalan plat dan kangdungan zat kimia yang

berbeda-beda. Dalam memilih pemasok dan bahan baku, PT X memperhatikan harga

bahan baku dan kualitas barang yang dijual oleh pemasok. PT X cenderung menekan

harga bahan baku serendah mungkin dan memilih pemasok dengan harga produk

terendah.

Oleh karena itu, PT X selalu memilih pemasok yang sudah memiliki

sertifikasi mengenai kandungan yang terdapat pada barang yang mereka jual. Selain

itu untuk mendapatkan keyakinan yang memadai atas kualitas bahan baku yang dibeli

dengan harga yang rendah tersebut, biasanya PT X menggunakan jasa lembaga

pengujian untuk melakukan uji tarik dan uji kandungan untuk mengetahui kualitas

bahan baku. Selanjutnya adalah memilih pemasok yang dapat mengirimkan

barangnya dengan tepat waktu. Saat ini PT X memiliki beberapa pemasok untuk

memenuhi kebutuhan bahan bakunya tersebut yaitu PT Buana Sejahtera, PT Bangun

Era SITR, PT Baja Naga Surya, dan PT Paramita.


Langkah selanjutnya dalam merancang supply chain management adalah

melakukan analisis yang komprehensif terhadap aktvitas produksi. Dalam melakukan

aktivitas produksi, PT X harus memperhatikan kestabilan produksi dalam jangka

panjang untuk menjaga kondisi keuangan perusahaan. Saat ini kapasitas produksi PT

X tidak sebanding dengan pesanan yang masuk, hal ini terlihat dari jadwal produksi

yang menumpuk dan target pengiriman yang tidak terpenuhi. Selain kapasitas

produksi yang belum mencukupi, sumber daya PT X yakni mesin yang digunakan dan

tenaga kerja yang tersedia juga tidak sebanding dengan jumlah pesanan yang

diproduksi. Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan terkait aktivitas produksi

adalah menyelaraskan sumber daya manufaktur yang dimiliki PT X dengan target

produksi.

Dalam melakukan kegiatan operasionalnya PT X memiliki beberapa mesin

dengan kapasitas produksi yang berbeda-beda. Waktu setup mesin yang dibutuhkan

untuk memproduksi adalah sekitar setengah jam sampai dengan 1 jam hal ini

dikarenakan PT X harus melakukan pengaturan mesin sebelum melakukan kegiatan

produksi tergantung produk apa yang akan dibuat. Akibatnya terlalu banyak waktu

yang hilang untuk melakukan setup mesin dalam satu hari padahal, waktu tersebut

bisa digunakan untuk menghasilkan produk sehingga terdapat opportunity lost yang

diderita oleh PT X.

Langkah selanjuntnya adalah menganalisis kendala yang muncul pada

aktivitas produksi. Kendala yang muncul pada aktivitas produksi adalah ketersediaan

tenaga kerja, sumber daya fisik yang tersedia dan waktu setup mesin untuk

memproduksi suatu produk. Apabila tenaga kerja yang ada tidak mencukupi maka hal

ini akan berpengaruh terhadap jalannya produksi. Sehingga strategi yang dapat

dilakukan adalah dengan memberlakukan dua shift waktu kerja atau bahkan

menambah jumlah tenaga kerja. Saat ini PT X sudah memberlakukan 2 shift waktu

kerja dimana waktu kerja untuk masing-masing shift adalah 7 jam. Selanjutnya adalah

ketersediaan sumber daya fisik selama periode produksi yaitu mesin. Mesin yang

digunakan oleh PT X dalam melakukan kegiatan produksi masih kurang. Oleh karena

itu, sebaiknya PT X menambah mesin dan tenaga kerja mengingat semakin

banyaknya order yang masuk.

Aktivitas distribusi berfokus pada transportasi bahan baku dan tenaga kerja.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam aktivitas distribusi adalah bagaimanakah cara

terbaik untuk mengkoordinasikan pengiriman antara lokasi yang berbeda. Dalam


kegiatan distribusinya, PT X harus merancang jaringan distribusi. Keputusan tentang

perancangan jaringan distribusi tersebut harus mempertimbangkan trade off antara

aspek biaya, fleksbilitas dan kecepatan respon terahadap pelanggan.

Sebelum melakukan pengiriman, PT X selalu melakukan quality control atas

produk yang akan dikirim. Quality control tersebut dilakukan dengan mengisi daftar

yang disediakan oleh pelanggan dan PT X sendiri dimana dalam daftar tersebut

terdapat detail ukuran dan spesifikasi atas produk tertentu. Daftar quality control

tersebut tertuang pada inspection result data.

Aktivitas distribusi dapat diidentifikasi melalui kapasitas yang berkaitan

dengan transportasi barang jadi antar titik produksi dan penjualan. PT X melakukan

penyimpanan barang WIP pada field produksi, hal ini dilakukan agar barang WIP bisa

langsung di produksi kembali. Sedangkan untuk barang jadi langsung di simpan di

tempat penyimpanan untuk kemudian di kemas. Dalam melakukan pengiriman barang

jadi, PT X menyesuaikannya dengan jadwal yang diberikan oleh pelanggan.

Hal penting lainnya adalah ketersediaan alat transportasi yang dimiliki oleh

PT X. Saat ini PT X hanya memiliki satu buah mobil untuk melakukan aktivitas

distribusinya. Hal ini dirasakan kurang mengingat banyaknya pesanan yang masuk

oleh karena itu sebaiknya PT X melakukan penyesuaian dengan menambah alat

transportasi agar tidak menghambat aktivitas distribusi.

Berdasarkan wawancara yang dilakukan, PT X berfokus kepada kualitas dan

distribusi barang yang tepat waktu dan efisien namun tidak memperhatikan

penyimpanan yang baik pada bahan baku, WIP dan barang jadi. Bahan baku yang

sudah diperoleh di letakkan pada field atau tempat produksi. Hal tersebut dilakukan

untuk mempermudah kegiatan produksi namun di sisi lain hal tersebut meningkatkan

risiko kerusakan atau keamanan. Begitu pula dengan barang WIP dan barang jadi,

tidak dilakukan penyimpanan pada ruangan khusus. Seharusnya barang WIP dan

barang jadi tersebut disimpan di ruangan khusus dan diletakkan di tempat yang rapi

sesuai jenis produknya. Selain itu perlu juga diciptakan sebuah kontrol yang

memberikan akses terbatas kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap WIP

dan barang jadi sehingga risiko kerusakan atau keamanan dapat diminimalisir.

Aktivitas menyimpan bisa diidentifikasi dengan kapasitas penyimpanan

produk. Parameter lainnya adalah biaya persediaan rata-rata per unit produk dan per

unit waktu pada setiap tingkat penyimpanan. Tingkat persediaan PT X hampir nihil

dikarenakan barang jadi langsung dikirim ke pelanggan. Biasanya waktu


penyimpanan barang jadi maksimal selama 2 hari sehingga biaya yang dibutuhkan

untuk menyimpan produk tersebut tidaklah besar. Oleh karena itu strategi yang

ditetapkan sudah sesuai dengan teori yang ada.

Aktivitas menjual berfokus kepada semua aktivitas yang berorientasi pasar,

termasuk pemasaran dan penjualan. PT X kurang memperhatikan kegiatan pemasaran

karena hal tersebut dirasa kurang penting mengingat sudah banyaknya pesanan yang

masuk. Dalam jangka pendek hal ini memang dirasa kurang penting namun dalam

jangka panjang hal ini mengkhawatirkan karena mungkin saja pelanggan PT X akan

mencari perusahaan lain untuk memenuhi kebutuhan mereka atau menghentikan

pesanan karena faktor eksternal. Oleh karena itu, sebaiknya PT X memiliki rencana

pemasaran untuk kelangsungan bisnis pada jangka panjang.

Hal penting lainnya adalah aktivitas setelah penjualan yaitu penyediaan

produk-produk pengganti ketika produk rusak atau cacat. Biasanya para pelanggan

menuntut kebijakan retur yang fleksibel. Oleh karena itu, PT X selalu melebihkan

barangnya sebanyak 10% dari jumlah barang yang dipesan agar apabila sewaktu-

waktu ada barang yang cacat atau rusak dapat segera diganti. Hal ini juga dilakukan

untuk terus menjaga hubungan yang baik antara PT X dan pelanggangnya.

Kendala yang muncul pada aktivitas menjual adalah strategi yang harus

diterapkan untuk memenuhi target penjualan dan mendapatkan profit. Hal

dikarenakan aktivitas menjual diukur berdasarkan target penjualan yang sudah

ditentukan. Strategi penjualan yang dilakukan oleh PT X adalah dengan menerima

pesanan dari pelanggan namun tetap menjual produk andalan sehingga volume

penjualan tetap terjaga.

Proses bisnis PT X khususnya yang terkait dengan supply chain tentu tidak

terlepas dari risiko. Oleh karena itu pengedalian internal terhadap aktivitas supply

chain dibutukan agar PT X dapat mencapai tujuannya. Berikut adalah perancangan

aktivitas supply chain beserta pengendalian internal atas risiko-risiko yang muncul

pada setiap aktivitasnya. Proses bisnis PT X dimulai dari pemesanan produk dari

pelanggan yaitu dengan memberikan purchase order kepada PT X. Risiko yang

muncul pada proses ini adalah purchase order dari pelanggan melebihi kapasitas atau

dibawah minimum pemesanan. Risiko tersebut termasuk ke dalam risiko

produktivitas karena berhubungan dengan penyimpangan tingkat produktivitas yang

diharapkan. Sehingga pengendalian yang dapat dilakukan untuk risiko yang pertama


adalah memeriksa kembali kesesuaian purchase order pelanggan dengan syarat dan

kebijakan perusahaan yang dilakukan oleh kepala divisi penjualan.

Aktivitas selanjutnya adalah PO yang telah disetujui diberikan kepada divisi

produksi. Staf divisi produksi kemudian membuat material requisition form dan

mengestimasi bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi produk yang dipesan.

Risiko yang muncul adalah terdapat kesalahan estimasi bahan baku yang dibutuhkan

untuk melakukan proses produksi. Risiko ini termasuk ke dalam risiko SDM atau

yang disebut juga dengan human error. Pengendalian internal yang dapat dilakukan

untuk risiko tersebut adalah memeriksa dan menghitung kembali estimasi bahan baku

yang dibutuhkan pada purchase request yang dilakukan oleh kepala divisi produksi.

Aktivitas berikutnya material requisition form yang sudah sesuai diberikan

kepada staf dvisi material untuk pembuatan purchase order bahan baku kepada

pemasok. Sehingga risiko yang mungkin terjadi adalah terkait dengan aktivitas

membeli yaitu terdapat ketidaksesuaian antara purchase request yang diterima dengan

bahan baku yang dibutuhkan. Risiko ini termasuk ke dalam risiko SDM yang

disebabkan oleh human error atau indikasi adanya fraud yang dilakukan oleh

karyawan PT X. Pengendalian internal yang dilakukan adalah kepala divisi material

melakukan pemeriksaan kembali mengenai kesesuaian purchase request dengan

purchase order dari pelanggan.

Aktivitas selanjutnya adalah memberikan PO kepada Direktur untuk desetujui

dan ditandatangani. Pada aktivitas ini risiko yang muncul adalah purchase order

bahan baku kepada pemasok tidak sesuai dengan syarat pemesanan maksimum atau

minimum pemasok. Oleh karena itu sebelum menandatangani purchase order

pengendalian internal yang dilakukan adalah memeriksa kesesuaian purchase order

dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemasok dan mencocokannya dengan

material requisition form. Kontrol atas risiko ini dilakukan oleh direktur PT X.

Aktivitas selanjutnya adalah mengirimkan PO yang telah diotorisasi kepada

pemasok. Risiko yang muncul pada aktivitas ini adalah terdapat ketidaksesuaian

antara bahan baku yang dipesan dengan bahan baku yang diterima serta terdapat

ketidaksesuaian antara invoice dengan PO. Dengan demikian pengendalian internal

yang dilakukan PT X adalah memeriksa kesesuaian invoice dengan purchase order

bahan baku yang sudah dibuat sebelumnya.

Aktivitas selanjutnya adalah penyerahan bahan baku kepada divisi produksi

disertai dengan form penyerahan baku. Kemudian divisi produksi menerima bahan


baku dan melakukan kegiatan produksi. Setelah itu divisi produksi menyerahkan time

ticket para karyawannya kepada divisi akuntansi untuk selanjutnya dilengkapi dan

diserahkan kepada divisi penjualan. Pada saat yang bersamaan divisi produksi juga

menyerahkan form penyerahan barang jadi kepada bagian quality control dan

penyimpanan untuk dilakukan pemeriksaan sebelum barang jadi dikirim ke pelanggan

dengan mengisi sebuah form yaitu inpection result data. Setelah melakukan

pemeriksaan tersebut divisi quality control dan penyimpanan memberikan surat jalan

kepada divisi penjualan sebagai perintah untuk melakukan pengiriman dan divisi

akuntansi memberikan job cost sheet kepada divisi penjualan.

Selain memahami supply chainnya, perusahaan juga perlu untuk mengelola

persediaan untuk membangun keunggulan kompetitif jangka panjang. Dalam

melakukan kegiatan produksinya PT X hanya memproduksi apa yang dipesan oleh

pelanggannya, selain itu bahan baku dibeli ketika akan melakukan aktivitas produksi

oleh karena itu persediaannya hampir nihil. Menurut Ronald W. Hilton (2008) just-in-

time inventory adalah sistem persediaan yang komprehensif dan sistem kontrol

manufaktur yang mana tidak ada bahan yang dibeli dan tidak ada produk yang

diproduksi sampai mereka dibutuhkan.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merancang sistem JIT pada PT X

adalah pertama PT X memerlukan setup mesin lebih dari satu kali untuk melakukan

kegiatan produksinya. Oleh karena itu agar proses produksi dapat berjalan lancar dan

efisisien sebaiknya PT X membuat jadwal produksi yang lebih detail mencakup waktu

setup mesin yang dibutuhkan untuk setiap produk dan waktu yang dibutuhkan untuk

setiap proses produksi. Tahap selanjutnya dalam perancangan sistem JIT yang harus

diperhatikan adalah mengenai penyimpanan bahan baku dan barang jadi. sebaiknya

PT X memiliki ruangan khusus untuk menyimpan bahan baku dan barang jadi yang

didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Hal ini dilakukan untuk

mencegah risiko kerusakan dan keamanan terhadap bahan baku dan barang jadi

perusahaan. Pemeliharaan mesin yang digunakan juga harus diperhatikan untuk

menghindari kerusakan mesin dan biaya perbaikan mesin yang mahal. Oleh karena itu

sebaiknya PT X melakukan pemeliharaan mesin dengan menugaskan pekerja yang

sedang idle. Yang terkahir adalah sebaiknya PT X memberikan pelatihan-pelatihan

kepada para tenaga kerjanya untuk meningkatkan skill dan kompetensi mereka. Hal

ini dilakukan agar tenaga kerja PT X memiliki banyak skill untuk mendukung fasilitas

produksi yang fleksibel.


Untuk mendukung sistem JIT dan supply chain management perusahaan perlu

menerapkan struktur organisasi matriks. Perancangan struktur organisasi matriks

untuk PT X adalah sebagai berikut. Pada gambar di bawah ini terdapat matriks

organisasi yang disesuaikan dengan struktur organisasi PT X saat ini. Pada masing-

masing divisi yaitu material, produksi, quality control dan penyimpanan, dan

penjualan dikepalai oleh satu orang general manager atau supervisor yang

bertanggung jawab pada bidangnya masing-masing. Sedangkan untuk masing-masing

product line dikepalai oleh seorang project leader.

General manager pada masing-masing divisi harus memastikan bahwa

aktivitas yang dilakukan pada bidangnya masing-masing lancar dan tidak ada

informasi, dokumen atau barang yang menumpuk. Karena kesalahan atau

keterlamabatan pada satu divisi akan berdampak pada keseluruhan proses.

Selanjutnya project leader pada masing-masing product line bertanggungjawab pada

hasil akhir produknya serta seluruh divisi yang berada pada product linenya untuk

memenuhi kebutuhan pelanggan dan memastikan pekerjaan dapat terselesaikan

dengan baik. Dan pada akhirnya project leader akan melaporkan progress serta hasil

pencapaian product linenya kepada manajemen PT X.

Salah satu prinsip untuk mendukung sisem JIT adalah prisnisp 5S. Prinsip ini

digunakan untuk memfasilitasi kerja sama kelompok antara sesama karyawan. Dalam


melakukan aktivitas produksinya PT X sudah mencoba menerapkan prinsip 5S yang

diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia menjadi 5R yaitu :

1. Ringkas (memilah) : dalam melakukan aktivitas prduksi PT X sudah memilih

barang-barang dan menyimpan barang hanya yang diperlukan dan

menyingkirkan yang tidak diperlukan.

2. Rapi (menata) : PT X menata setiap barang di tempatnya masing-masing

untuk mempermudah karyawannya dalam melakukan aktivitas produksi.

Namun PT X telah salah pengertian dalam menerapkan prinsip ini karena PT

X tidak menyimpan bahan baku, barang WIP, dan barang jadi di tempat yang

aman dan sesuai.

3. Prinsip resik atau membersihkan tidak dilakukan PT X secara konsisten dan

berkelanjutan. Hal ini terbukti karena PT X tidak memperhatikan prosedur

keselamatan untuk para karyawannya.

4. Rawat (menciptakan sebuah aturan) : Untuk proses rawat PT X tidak

melakukannya secara berkelanjutan karena PT X tidak menerapkan dua R

sebelumnya dengan baik dalam melakukan aktivitas produksinya. Selain itu

PT X tidak melakukan perwatan secara berkala terhadap mesin-mesin

produksinya serta tidak melakukan pemeriksaan secara berkala terhada

aktivitas produksinya seperti pemeriksaan terhadap prosedur keselamatan

kerja karyawannya.

5. Rajin (mendisiplinkan diri) : dalam prinsip ini PT X dituntut untuk menjaga

keempat R sebelumnya untuk terus dilakukan secara konsisten dan

berkelanjutan.

Terakhir adalah perancangan sistem pembiayaan. Sistem prmbiayaan yang

paling sesuai untuk PT. X saat ini adalah sistem job-order costing karena perusahaan

memproduksi berbagai macam produk dalam satu periode. Dalam menentukan biaya

produksi untuk masing-masing job sebenarnya PT. X sudah melakukan identifikasi

setiap job secara terpisah hanya saja belum di-maintain secara serius dan belum

adanya format yang baku untuk setiap job.

Hal pertama yang dilakukan dalam merancang sistem job-order costing adalah

menyiapkan materials requisition form. Dalam melakukan proses produksinya, PT X

belum membuat sebuah formulir permintaan bahan baku hal ini disebabkan karena PT

X belum menganggap penting adanya proses dokumentasi atas pemesanan bahan

baku dalam internal perusahaan. Selanjutnya membuat time ticket untuk para


karyawan agar biaya tenaga kerja bisa dengan mudah ditelusuri ke pekerjaan tertentu.

Namun, hal tersebut tidak dilakukan oleh PT X, melainkan biaya tenaga kerja

langsung dan tidak langsung dimasukan ke dalam product costing yang sudah dibuat.

Tidak ada formulir khusus yang dibuat oleh PT X untuk setiap aktivitas yang

dilakukan para pekerjanya. Kemudian tahap selanjutnya adalah mnerapkan biay

aoverhead manufaktur. Dasar alokasi yang akan digunakan dalam menghitung biaya

overhead PT X adalah direct labor hour karena dianggap paling relevan dan lebih

mudah untuk diestimasi.

Terakhir membuat sebuah job cost sheet untuk setiap produk. Job cost sheet

adalah sebuah formulir yang mencatat bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead

yang dibebankan ke pekerjaan Asumsi yang digunakan penulis Dalam merancang

sistem job-order costing adalah :

• Produk yang dijadikan benchmark untuk perancangan sistem job order costing

adalah salah satu produk yang diproduksi paling banyak selama tahun 2013,

yaitu produk clip harness sejumlah 494.400 unit. Setiap harinya PT X dapat

memproduksi produk clip harness sebanyak 7000 unit.

• Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi 1 unit produk adalah 5

detik.


Setelah mendapatkan biaya overhead untuk produk clip harness, langkah

selanjutnya adalah melengkapi job cost sheet untuk prdouk sebagai berikut.

Job Cost Sheet

Nomer Pekerjaan: xxx Tanggal dimulai: xxx

Tanggal selesai: xxx

Divisi: Produksi Unit selesai: 4320

Item: Clip Harness

Untuk stok: 20.000 unit

Bahan Baku Tenaga Kerja Langsung Overhead Pabrik

Nomer

Perm.

Jumlah Tiket Wkt/

jam

Jml Wkt

/jam

Tingkat

harga

Jumlah

21 kg 3 101.520 6 27.680 166.080

8500 3 101.520

Total 178.500, 203.040 166.080

Rangkuman Biaya Unit yang sudah dikirim

Bahan baku langsung Rp 354.167 Tanggal Nomer Saldo

Tenaga kerja langsung Rp 329000

Overhead pabrik Rp 230.667

Total biaya Rp 547.620

Biaya per unit Rp 127

Berdasarkan sistem job order costing, harga produk per unitnya adalah sebesar

Rp 127,- sedangkan yang selama ini dijual oleh pabrik adalah sebesar Rp 201,-. dari

perhitungan tersebut dapat dismpulkan bahwa PT X sudah dapat menetapakan harga

jual produknya dengan baik.

KESIMPULAN

Perancangan supply chain management PT X mengacu kepada lima aktivitas

utama yaitu aktivitas pembelian, aktivitas memproduksi, aktivitas mendistribusi,

aktivitas penyimpanan, dan aktivitas penjualan. Pada aktivitas membeli hal yang

harus diperhatikan adalah membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok.


Karena dengan membangun hubungan jangka panjang akan mempermudah aktivitas

membeli yakni terkait kualitas dan spesifikasi bahan baku yang dibutuhkan. Pada

aktivitas produksi hal yang harus diperhatikan adalah kapasitas produksi yang tidak

sebanding dengan pesanan yang masuk. Dalam jangka panjang hal ini akan membawa

dampak negatif bagi perusahaan. Selanjutnya pada aktivitas distribusi, hal yang harus

diperhatikan adalah penambahan alat transportasi untuk melakukan pengiriman. Hal

ini dikarenakan PT X sering terlambat dalam melakukan pengiriman akibat

keterbatasan alat transportasi. Pada aktivitas menyimpan hal yang harus diperhatikan

adalah penyimpanan persediaan baik bahan baku, barang WIP maupun pada barang

jadi di tempat yang aman. Selama ini PT X tidak memperhatikan penyimpanan yang

baik pada persediaannya. Kemudian pada aktivtas menjual, hal yang harus

diperhatikan adalah membangun hubungan jangka panjang dengan para pelanggannya

dan memperhatikan kegiatan pemasaran. Dalam jangka panjang kegiatan pemasaran

harus diperhatikan karena terdapat kemungkinan pelanggan PT X mencari perusahaan

lain untuk memenuhi kebutuhan mereka atau menghentikan pesanan karena faktor

eksternal.

Dari kelima aktivitas utama perancangan supply chain, sebaiknya PT X

berfokus kepada satu aktivitas yaitu aktivitas menjual yang berfokus kepada

membangun hubungan jangka panjang dengan para pelanggannya. Hal ini dilakukan

karena saat ini pelanggan PT X semakin banyak dan dibutuhkan pelayanan yang baik.

Utnuk setiap pelanggan Sehingga diharapkan dapat terciptanya hubungan jangka

panjang dan going concern perusahaan.

Setelah melakukan perancangan supply chain yang baik, langkah selanjutnya

adalah melakukan pengendalian internal terhadap risiko-risiko yang muncul pada

setiap aktivitas supply chain. Tujuannya adalah agar PT X mendapatkan keyakinan

yang memadai atas pencapaian tujuan perusahaan.

Selain supply chain dan pengendalian internal, hal lain yang harus

diperhatikan adalah perancangan terhadap pengelolaan persediaan untuk membangun

keunggulan kompetitif jangka panjang. Pengelolaan persediaan yang sesuai untuk PT

X adalah sitem just-in-time. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merancang sistem

JIT pada PT X adalah pertama agar proses produksi dapat berjalan lancar dan efisisien

sebaiknya PT X membuat jadwal produksi yang lebih detail mencakup waktu setup

mesin yang dibutuhkan untuk setiap produk dan waktu yang dibutuhkan untuk setiap

proses produksi. Tahap selanjutnya dalam perancangan sistem JIT yang harus


diperhatikan adalah mengenai penyimpanan bahan baku dan barang jadi. sebaiknya

PT X memiliki ruangan khusus untuk menyimpan bahan baku dan barang jadi yang

didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Pemeliharaan mesin yang

digunakan juga harus diperhatikan untuk menghindari kerusakan mesin dan biaya

perbaikan mesin yang mahal. Oleh karena itu sebaiknya PT X melakukan

pemeliharaan mesin dengan menugaskan pekerja yang sedang idle. Yang terkahir

adalah sebaiknya PT X memberikan pelatihan-pelatihan kepada para tenaga kerjanya

untuk meningkatkan skill dan kompetensi mereka. Hal ini dilakukan agar tenaga kerja

PT X memiliki banyak skill untuk mendukung fasilitas produksi yang fleksibel.

Untuk mendukung sistem JIT, PT X perlu menerapkan sistem matriks pada

struktur organisasi perusahaan. Namun tidak dalam waktu dekat karena saat ini PT X

tidak memiliki tenaga kerja yang cukup untuk menerapkan sistem tersebut mengingat

jumlah tenaga kerja yang dimiliki hanya mencapai 20 orang. Tujuan penerapan sistem

matriks adalah agar informasi antara divisi terdistribusi secara merata, cepat dalam

merespon perubahan dan penyesuaian terhadap pekerjaan yang ada.

Kemudian selain matriks organisasi PT X juga perlu untuk menerapkan

prinsip 5R dalam melakukan aktivitas produksinya. Namun PT X telah

menyalahartikan prinsip 5R. Field produksi PT X memang menjadi lebih baik dan

lebih rapi meskipun demikian PT X tidak melakukan pemeriksaan teratur setiap

bulannya yang mencakup pemeriksaan terhadap prosedur keselamatan karyawan,

penyimpanan bahan baku dan barang jadi, dan pemeriksaan terhadap mesin produksi.

Untuk dapat menerapkan prinsip 5R dibutuhkan dukungan dari para karyawannya

karena mereka yang secara langsung terlibat dalam aktivitas produksi PT X selain itu

manajemen PT X juga harus memelihara program 5R dengan cara melakukan

pemeriksaan dan evaluasi secara teratur terhadap aktivitas produksinya.

Faktor penting lainnya untuk mencapai keberhasilan adalah merancang sistem

pembiayaan yang tepat. Sistem pembiayaan yang sesuai dengan kegiatan bisnis PT X

adalah sistem job order costing. Dalam merancang sistem job order costing, hal yang

harus dilakukan adalah mengukur biaya bahan baku langsung yang didukung oleh

dokumen berupa materials requisition form. Selanjutnya adalah mengukur biaya

tenaga kerja langsung yang dilakukan dengan membuat time ticket. yaitu sebuah

dokumen yang digunakan untuk mengidentifikasi biaya tenaga kerja langsung dan

tidak langsung. Langkah berikutnya adalah menerapkan biaya overhead manufaktur.

Dasar alokasi yang digunakan dalam menghitung biaya overhead PT X adalah direct


labor hour karena dianggap paling relevan dan lebih mudah untuk diestimasi.

Langkah terakhir adalah melengkapi job cost sheet yaitu menggabungkan biaya

bahan baku langsung, biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead PT X sehingga

diketahui bahwa biaya per unit yang dikenakan untuk setiap produk yang diproduksi

PT X sudah sesuai.

SARAN

Berdasarakan analisis yang telah dilakukan, diberikan saran sebagai berikut :

• Membuat jadwal produksi secara detail mencakup setup mesin dan waktu

yang dibutuhkan pada masing-masing tahapan produksi. Dengan melakukan

hal tersebut maka diharapkan PT X dapat mencapai efisiensi atas kegiatan

produksinya dan dapat memenuhi target yang telah ditetapkan.

• Memperluas divisi-divisi yang mendukung proses bisnis yaitu penambahan

divisi penelitian dan pengembangan. Tugas dari divisi ini adalah melakukan

riset pasar mengenai produk, rancangan produk harus mencerminkan aspirasi

atau keinginan pelanggan.

• Melakukan penyimpanan bahan baku, barang WIP dan barang jadi dengan

baik dan rapih. Hal ini dilakukan untuk menghindari risiko kerusakan dan

keamanan. Selain itu untuk memberikan keyakinan yang memadai kepada

para pelanggannya mengenai penyimpanan.

Membuat material requisition form, time ticket dan job cost sheet untuk setiap

pesanan pelanggan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan fungsi

pengendalian internal PT X selain itu juga agar PT X memiliki dokumentasi

atas aktivitas operasionalnya.

KETERBATASAN

Adapun keterbatasan dari analisis yang dilakukan yaitu :

• PT X memiliki produk tetap yang sedikit sehingga tidak dapat diketahui secara

pasti berapa jumlah produk yang menggunakan process costing sebagai

metode perhitungannya. Sehingga metode hybrid costing yaitu sitem

pembiayaan yang menggabungkan antara process costing dan job-order

costing tidak dapat diterapkan


• Tidak diperolehnya laporan keuangan periode 2013 secara utuh untuk satu

tahun penuh. Oleh karena itu data yang digunakan adalah proyeksi laporan

keuangan berdasarkan data laporan keuangan periode 2012.

DAFTAR REFERENSI

Brewer, Garison and Noreen. (2008). Introduction to Managerial Accounting, 4th

edition. New York: McGraw Hill.

Djohanputro, Bramantyo. (2008). Manajemen Risiko Korporat. Jakarta: PPM.

Govil, Manish and Proth, Jean Marie. (2002). Supply Chain Design and Management.

California: Academic Press.

Hammer, Carter and Usry. (2004). Cost Accounting, 11th edition. South-Westerns

Publishing Company.

Hansen, D. R., and M. M. Mowen. (2007). Managerial Accounting, 8th edition.

South-Westerns Publishing Company.

Hilton, Ronald W. (2008). Managerial Accounting, 7th edition. New York: McGraw

Hill.

Hongren, Datar, and Rajan. (2011). Cost Accounting : A Managerial Emphasis, 14th

edition. Prentice Hall.

Islahuzzaman. (2011). Activity Based Costing : teori dan aplikasi. Jakarta: Alfabeta.

Jackson, Sawyers and Jenkins. (2009). Management Accounting. New York: McGraw

Hill.

James A. Brimson (1991). Activity Accounting : An Activity Based Costing

Approach. New Jersey :Wiley.

Liker K. Jeffrey (2006). The Toyota Way ; 14 Prinsip Manajemen dari perusahaan

Manufaktur Terhebat di Dunia. Jakarta : Erlangga.

Raiborn, Barfield and Kinney. (1999). Managerial Accounting, 3rd edition. United

States of America: South western College Publishing.


perancangan sistem akuntansi manajemen efisiensi …

Documents