PERANCANGAN PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU PADA

SMP MUHAMMADIYAH NGEMPLAK

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Ekawati Yeny Rahayu 09.02.7586

Ali Fahrozi 09.02.7596

Iman Bayu Wicaksono 09.02.7600

Bram Yulianitasari 09.02.7603

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

DESIGN OF A NEW STUDENT PROGRAM RECEPTION

IN SMP MUHAMMADIYAH NGEMPLAK

PERANCANGAN PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMP MUHAMMADIYAH NGEMPLAK

Ekawati Yeny Rahayu Ali Fahrozi

Iman Bayu Wicaksono Bram Yulianitasari

Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Acceptance of new student information system on SMP Muhammadiyah Ngemplak especially in terms of student data processing, starting from the input data (input), converts the data and display the data (output). This information system has the facility is still reporting new students manually. SMP Muhammadiyah Ngemplak one of the schools that do not have information systems is considered in great need of new admissions information systems in order to make it easy for teachers to process the data pengisiaan new students. That way the process of reporting student data can be informed quickly.

Based on the above it can be concluded that the information system is needed in education, especially concerning the student. As an example of a system of information on the admission of new students this Ngemplak SMP Muhammadiyah as a means of information for teachers regarding the reporting of student data by utilizing a computerized system that is processed by using visual basic programming language.

With the establishment of new admissions program that will further facilitate the admission of new students in the school because of the presence of a new system then the time is used more effectively and efficiently.

Keywords: information systems, computerized systems, programming, effective, efficient

1. Pendahuluan

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berkembang dengan cepat

terutama dalam bidang pendidikan, turut membantu manusia dalam mengolah teknologi

informasi. Kemajuan teknologi disadari bahwa teknologi mempunyai peranan yang

sangat penting dalam kehidupan manusia. Pemanfaatan teknologi tentu diimbangi

dengan tuntutan kemampuan adaptasi manusia sebagai pengguna.

Dalam hal ini maka dibuatlah perancangan program penerimaan siswa baru.

Perancangan program penerimaan siswa baru merupakan rancangan program yang

menggunakan media komputer sebagai alat untuk menghasilkan sebuah program yang

lebih baik sehingga dapat memberikan manfaat yang nyata bagi para penggunanya.

Program penerimaan siswa baru pada SMP Muhammadiyah Ngemplak khususnya

dalam hal pengolahan data siswa, mulai dari memasukkan data (input), mengubah data

dan menampilkan data (output). Sistem informasi ini memiliki fasilitas pelaporan siswa

baru masih secara sederhana. SMP Muhammadiyah Ngemplak salah satu sekolah yang

belum memiliki sistem informasi ini dirasa sangat memerlukan sistem informasi

penerimaan siswa baru guna memberikan kemudahan bagi para guru dalam proses

penginputan data siswa baru.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Perancangan

2.1.1 Pengertian Perancangan

Perancangan pada sebuah sistem adalah proses, cara ataupun desain agar

sebuah sistem dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan. Menurut Soetedjo (1991:1)

perancangan adalah aktifitas kreatif menuju sesuatu yang baru dan berguna yang tidak

ada sebelumnya.

2.1.2 Proses Perancangan

1. Pendahuluan.

2. Mengidentifikasi permasalahan pendidikan.

3. Analisis area masalah perancangan.

4. Penyusunan konsep dan rancangan.

5. Mengevaluasi rancangan.

6. Menentukan rancangan.

7. Penerapan rancangan.

2.2 Konsep Dasar Program

2.2.1 Pengertian Program

Menurut Sugiyono (2005:21) program adalah suatu rangkaian instruksi – instruksi dalam

bahasa komputer yang disusun secara logis dan sistematis.

2.3 Konsep Dasar Perancangan Program

2.3.1 Pengertian Perancangan Program

Perancangan program adalah proses dan desain suatu instruksi – instruksi

dalam bahasa komputer yang disusun secara logis dan sistematis agar dapat berjalan

sesuai dengan yang diinginkan.

2.4 Konsep Dasar Basis Data

2.4.1 Pengertian Basis Data

Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta

dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi

spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan

disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem

informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna

atau user.

2.4.2 Elemen Basis Data

1. Entitas

2. Atribut

3. Data Value (Nilai Data)

4. File / Tabel

5. Record / Tuple

2.4.3 Database Management System (DBMS)

Database Management System (DBMS) merupakan suatu alat berbasis

komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengolah data yang bertujuan untuk

menciptakan keadaan yang mudah dan efisien dalam pemakaian dan penyimpanan data.

Dua tujuan utama dalam konsep database adalah meminimumkan pengulangan data dan

mencapai independensi data.

Pengulangan data (redudancy) adalah aplikasi data yang artinya data disimpan

dalam beberapa file. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat suatu

struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses dalam tabel

dan kamus data yang terpisah secara fisik dari program.

2.5 Permodelan Proses

2.5.1 Flowchart

Flowchart adalah suatu bagan yang menggambarkan atau mempresentasikan

suatu algoritma atau prosedur untuk menyelesaikan masalah.

Simbol document, mencetak output

dalam bentuk dokumen

Simbol process untuk menyatakan suatu tindakan (proses)

yang dilakukan oleh komputer

Simbol manual input, memasukkan data secara manual

dengan menggunakan online keyboard

Simbol manual, yaitu menyatakan suatu tindakan (proses)

yang tidak dilakukan oleh komputer

Simbol disk storage, menyatakan input berasal dari disk atau

output disimpan ke disk

Menunjukkan data penyimpanan

Simbol connector, digunakan untuk menyatakan sambungan

dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama atau

berbeda

Menunjukkan multi dokumen

Gambar 2.1 Elemen – elemen Flowchart

2.6 Data Flow Diagram (DFD)

2.6.1 Pengertian DFD

Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang digunakan untuk

menggambarkan proses – proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan.

2.6.2 ERD

ERD adalah Gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat,

disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis

2.6.3 Normalisasi

Normalisasi merupakan cara pendekatandalam membangun desain logika basis

data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan

menerapkan sejumlah aturan dan criteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang

normal.

2.7 Sistem Perangkat Lunak

2.7.1 Definisi Sistem Operasi

Perangkat lunak (Software) adalah perintah-perintah atau data komputer, yang

dapat disimpan secara elektonik. Perangkat yang dapat disimpan secara elektronik.

2.7.2 Pengenalan Visual Basic

Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft

Windows secara cepat dan mudah. “Visual” dalam hal ini merupakan bahasa

pemrograman yang menyerahkan berbagai macam desain dengan model GUI (Graphical

User interface). “Basic” menunujukkan bahasa pemrograman BASIC (Biginner All-

Purpose Symbolic Instruction Code).

2.7.3 Microsoft SQL Server 2000

SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang

dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client / server. Client adalah setiap komponen

dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya dari komponen sistem

lainnya. Sedangkan server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan

atau sumber daya ke komponen sistem lainnya.

SQL Server merupakan server basis data yang secara fungsional adalah proses

atau aplikasi yang menyediakan layanan basisdata. Client berinteraksi dengan layanan

basis data melalui antar muka komunikasi tertentu yang bertujuan untuk pengendalian

dan keamanan. Client tidak mempunyai akses langsung ke data, tetapi selalu

berkomunikasi dengan server basis data. (Marcus Teddy.2004).

2.7.4 Crystal Report 8.5

Crystal Reports merupakan salah satu reporting tools yang disediakan mulai di

.NET versi pertama keluar yaitu .NET versi 1.0. Sebelum .NET muncul crystal reports

merupakan reporting tools yang harus diinstal secara terpisah dan di refrensi secara

manual library-nya apabila ingin digunakan. Hal tersebut sudah tidak berlaku lagi

semenjak kemunculan .NET pertama sehingga crystal reports sudah di include kan

didalam Visual Studio.NET dan tidak perlu diinstal secara terpisah.

3. Tinjauan Umum

3.1 Gambaran Umum SMP Muhammadiyah Ngemplak

Sekolah Menengah Pertama (SMP) Muhammadiyah Ngemplak adalah

perguruan yang didirikan oleh Muhammadiyah sebagai bagian dari keseluruhan amal

usaha Muhammadiyah.

SMP Muhammadiyah Ngemplak dibawah pembinaan dari Majelis Dikdasmen

Pusat, Wilayah dan Daerah, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Pusat, Wilayah

dan Kabupaten. SMP Muhammadyah Ngemplak terletak di Banjarharjo, Bimomartani,

Ngemplak, Sleman, Yogyakarta.

3.2 Latar Belakang

1. Bahwa didaerah Kecamatan, Ngemplak dan Cangkringan pada saat itu belum

ada SMP yang bisa menjembatani keinginan masyarakat dan umat Islam, untuk

menyekolahkan anak - anaknya tingkat SMP.

2. Mewujudkan cita - cita yang tertuang dalam AD/ART dan Kaidah

Muhammadiyah.

3. Mewujudkan cita - cita bangsa seperti tertuang pada Pembukaan Undang -

Undang Dasar 1945 alinea ke-4 (…. mencerdaskan kehidupan bangsa).

3.3 Tujuan SMP Muhammadiyah Ngemplak

1. Terwujudnya pemuda - pemudi muslim dan muslimah yaitu pemuda - pemudi

yang bertaqwa, berakhlak mulia, cakap, percaya pada diri sendiri, cinta tanah air

dan berguna bagi masyarakat dan Negara, beramal menuju terwujudnya

masyarakat utama adil dan makmur diridhai Allah Subhanahu wata’ala.

2. Pemuda - pemudi yang muslim dan muslimah yang mempunyai nilai akademik

yang tinggi, mampu dan dapat melanjutkan amal usaha Muhammadiyah.

3.4 Status Tanah untuk Gedung SMP Muhammadiyah Ngemplak

SMP Muhammadiyah Ngemplak yang didirikan pada tanggal 1 Agustus 1958

sejak berdirinya sampai tahun 1970 menempati rumah - rumah penduduk dusun Teplak,

Kliwang yaitu:

1. Rumah Bapak Siswodiharjo

2. Rumah Bapak Amat Wiji

3. Rumah Bapak Jamhuri

4. Rumah Bapak Ahmad Dasiri

5. Rumah Bapak Pawiroharjo

6. Rumah bapak Purodiharjo

7. Rumah Bapak Hartosuwarno

8. Rumah Bapak Kohari

9. Rumah Bapak Mugiyono

10. Rumah Bapak Wiro

3.5 Visi dan Misi SMP Muhammadiyah Ngemplak

Visi SMP Muhammadiyah Ngemplak

Unggul dalam ibadah dan mutu dalam ilmu serta santun dalam perilaku.

Misi SMP Muhammadiyah Ngemplak

1. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif, sehingga siswa dapat

berkembang sampai titik optimal

2. Menumbuhkan pemahaman dan penghayatan terhadap ajaran agama Islam

sampai pada kesadaran dan tercermin dalam perilaku sehari - hari

3. Menyelenggarakan bimbingan ibadah secara praktis sehingga siswa mudah dan

gembira melaksanakannya

4. Menumbuhkan “ budaya mutu “ secara intensif kepada seluruh warga sekolah

3.6 Struktur organisasi SMP Muhammadiyah Ngemplak

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI SMP MUHAMMADIYAH NGEMPLAK

TAHUN AJARAN 2011-2012

Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMP Muhammadiyah Ngemplak

BK MASIRAH GURU

WALI KELAS

SISWA

Ka. TATA USAHA UMI ISMINI

DINAS PEND PEMUDA DAN OLAHRAGA

PROVINSI DIY

PWM-DIY MAJELIS DIKDASMEN

PDM KAB-SLEMAN MAJELIS DIKDASMEN

DINAS PEND PEMUDA DAN OLAHRAGA

KAB.SLEMAN

KEPALA SEKOLAH Dra. RUSMIYATI

WK.KEP SEKOLAH

Dra.MASIRAH

BENDAHARA PARMINI S.Pd

ENDANG S I, S.Si

SARPRAS HARYADHI

URUSAN HUMAS

JAMRONI,S.Pd I

URUSAN KESISWAAN

EKO GIRI S, S.Pd

URUSAN KURIKULUM ISTIYANTI

4. Pembahasan

4.1 Rancangan Program Yang Diusulkan

Setelah menganalisa permasalahan yang ada pada objek penelitian yaitu SMP

Muhammadiyah Ngemplak, penulis mengajukan rancangan sistem yang akan diolah

secara komputerisasi dengan tujuan agar mempermudah pengolahan data penerimaan

siswa baru.

Secara umum rancangan sistem ini ditujukan untuk suatu tahapan penyelesaian

sederhana, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol yang standar. Dalam

menyusun laporan ini, penulis menyajikan rancangan dan beberapa model yaitu

Flowchart Diagram, Diagram Konteks dan Data Flow Diagram (DFD).

4.2 Flowchart Sistem Yang Diusulkan

Sistem flowchart merupakan alat bantu yang banyak digunakan untuk

menggambarkan sistem secara fisikal. Adapun flowchart yang diusulkan penulis adalah

sebagai berikut:

Gam

bar

4.1

Flo

wchart

Dia

gra

m

4.3 DFD yang dijalankan

Diagram konteks adalah suatu diagram alir tingkat tinggi yang menggambarkan

seluruh jaringan, masukan dan keluaran. Sistem yang dimaksud adalah untuk

menggambarkan sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasikan awal dan akhir data

yang masuk dan keluar sistem.

Gambar 4.2 Diagram Konteks

Gam

bar

4.3

D

ata

Flo

w D

iagra

m

4.4 Hubungan Antar Tabel

Hubungan antar tabel pada perancangan sistem pengolahan data ini adalah

sebagai berikut:

Gambar 4.4 Hubungan Antar Tabel

4.5 Testing dan Implementasi Program

4.5.1 Testing Program

Untuk memastikan bahwa program yang dibuat telah memenuhi syarat

kelayakan, maka program tersebut harus diuji terlebih dahulu. Hal ini bertujuan utnuk

menghindari kesalahan – kesalahan program, baik kesalahan internal maupun eksternal

secara menyeluruh serta melakukan verifikasi dan validasi. Verifikasi merupakan sebuah

pengujian software utnuk menyelesaikan dan menetapkan dengan berbagai syarat yang

telah ditentukan. Sedangkan validasi adalah sebuah proses pengujian untuk mengetahui

kebutuhan user.

Ada dua metode dasar yang digunakan dalam melakukan pengujian, yaitu:

4.5.1.1 Black Box Testing

Merupakan metode pengujian yang hanya dilakukan dengan menjalankan atau

mengeksekusi program, kemudian mengamati apakah hasil program tersebut sesuai

dengan proses yang diinginkan. Apabila terdapat program yang tidak sesuai dengan

output-nya, maka utnuk langkah penyelesaian dilanjutkan pada pengujian kedua, yaitu

white box testing.

4.5.1.2 White Box Testing

Merupakan metode pengujian yang dilakukan dengan melihat ke dalam program

untuk meneliti kode – kode program dan menganalisa apakah terdapat kesalahan atau

tidak. Apabila terdapat modul yang menghasilkan output tidak sesuai dengan proses

yang diinginkan, maka baris – baris program, variabel dan parameter yang terlibat pada

unti tersebut akan dicek secara menyeluruh dan diperbaiki kemudian di-compile ulang.

4.5.2 Implementasi Program

Apabila sistem perangkat lunak telah selesai melewati tahapan pengujian sistem

dan instalasi program, maka sistem tersebut telah siap utnuk digunakan. Namun utnuk

dapat beroperasi sesuai dengan rencana, maka perlu dilakukan tahap pengenalan

terhadap perangkat lunak yang baru pada pegawai atau user yang berada di SMP

Muhammadiyah Ngemplak dengan cara melakukan pengkajian dan pelatihan tentang

instalasi software dan hardware serta cara kerja sistem yang baru.

a. Pengetesan Program

Terdapat 3 kesalahan yang mungkin terjadi, meliputi:

1) Kesalahan Bahasa Pemrograman (Syntax Error)

Kesalahan ini terjadi jika penulisan kode program tidak sesuai dengan

prosedur penulisannya.

2) Kesalahn sewaktu Proses (Run Time Error)

Kesalahan ini terjadi pada saat executable program dijalankan.

Kesalahan ini menyebabkan program berhenti sesaat sebelum selesai

pada saatnya.

3) Kesalahan Logika (Logical Error)

Merupakan kesalahan yang berasal dari logika program dibuat. Bentuk

kesalahan tersebut jika tidak disadari akan menyesatkan jika digunakan.

b. Hasil Program

1) Login

Pada saat pertama kali program dibuka maka akan muncul sebuah form

login. Dimana form ini merupakan syarat untuk dapat memanfaatkan

program secara keseluruhan. Tampilan dari jendela login adalah sebagai

berikut:

Gambar 4.5 Tampilan Login

2) Tampilan Menu Utama

Gambar 4.6 Tampilan Menu Utama

3) Tampilan Menu Pop Up

Gambar 4.7 Tampilan Menu Pop Up

3) Tampilan Menu Cetak Laporan Data Calon Siswa

Menu cetak laporan berfungsi untuk mencetak laporan data calon siswa.

Gambar 4.8 Tampilan Laporan Data Calon Siswa

5. Kesimpulan

Untuk membantu mengefisienkan kinerja panitia Penerimaan Siswa Baru pada

SMP Muhammadiyah Ngemplak dalam mengelola pengolahan data siswa baru, maka

penulis mencoba memberikan solusi yaitu dengan merancang dan membangun program

penerimaan siswa baru dengan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 untuk

perancangan sistem, Microsoft SQL Server 2000 untuk pengolahan database pada

sistem dan Crystal Reports 8.5 untuk pembuatan laporan. Berikut adalah manfaat dari

sistem tersebut:

1. Dapat mengefisienkan kinerja panitia PSB untuk melakukan pengolahan data

siswa baru.

2. Menghemat penggunaan waktu dan tenaga untuk pengolahan data.

3. Meminimalkan resiko kehilangan data atau informasi.

Hal ini bermanfaat untuk meningkatkan pemakaian teknologi komputer dalam

pengolahan data pada saat penerimaan siswa baru karena sistem lama yang

berlaku di SMP Muhammadiyah Ngemplak masih manual dan memerlukan

waktu serta tempat yang banyak untuk penyimpanan data. Namun keberhasilan

dari sistem ini tergantung dari desain, fasilitas, kemudahan penggunaan aplikasi

serta kepuasan pengguna dalam hal ini pengguna adalah panitia penerimaan

siswa baru.

DAFTAR PUSTAKA

Arif, M.Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact SQL dengan Microsoft SQL server 2000. Yogyakarta: ANDI.

Kurniadi, Adi. 1999. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

M.Kom, Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: ANDI.

Sismoro, Heri. 2005. Pengantar Logika Informatika, Algoritma dan Pemrograman Komputer. Yogyakarta: ANDI.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: ANDI.