peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat
TRANSCRIPT
![Page 1: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/1.jpg)
JENIS-JENIS MESYUARAT
Dibentang olehSiti Amira binti Sallehudin
![Page 2: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/2.jpg)
• 1 kali 1 tahun
• Rencana :
– membentangkan aktiviti tahun lalu
– meluluskan penyata kira-kira
– merancang kegiatan tahun hadapan
– memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru
– meluluskan cadangan yang dikemukakan
• Notis mesyuarat (agenda) diberi 14 hari awal.
![Page 3: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/3.jpg)
• Usul dihantar 7 hari awal (setiausaha)
• Setiausaha & penolong setiausaha
menyediakan semua laporan aktiviti.
• Bendahari menyediakan laporan kewangan
utk dibentangkan.
• Tatacara mesyuarat.
![Page 4: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/4.jpg)
• Agenda :
- pertukaran jawatan semua ahli
jawatankuasa induk
- perubahan perlembagaan persatuan secara
mendadak
- penyelesaian masalah kewangan yang
mendesak
- hilang kepercayaan seluruh ahli jawatankuasa
yg lama
![Page 5: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/5.jpg)
• Pemberitahuan mesyuarat 14 hari awal.
• Minit mesyuarat agung lepas tak perlu
dibincangkan
• Kehadiran ahli perlu 2/3 drpd jumlah keseluruhan
• Melantik seorang ahli menjadi pencatat minit
mesyuarat
• Pembubaran boleh berlaku jika mesyuarat
memerlukan AJK baru.
![Page 6: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/6.jpg)
• Perbincangan yg memerlukan kata putus
dgn segera drpd AJK
• Diadakan pd tarikh & masa yg diperlukan
• Pengerusi @ AJK yg menggantikan
pengerusi mengendalikan mesyuarat
• Kehadiran penuh (semua AJK)
![Page 7: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/7.jpg)
• Setiausaha menyediakan minit mesyuarat
&
• Edarkan minit mesyuarat
• AJK perlu mengambil tindakan segera ttg isu
yg diputuskan
![Page 8: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/8.jpg)
• Organisasi yg dikendalikan oleh 1
jawatankuasa (tugas khas)
• Mengikut tatacara & sebarang perubahan
bergantung kpd pengerusi
• Surat pemberitahuan & Agenda mesyuarat
(seminggu awal)
![Page 9: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/9.jpg)
• Mengadakan perbincangan terbuka
(jika perlu)
• Usul rasmi jawatankuasa kecil dirasmikan
dlm mesyuarat ini.
• Tatacara mesyuarat
![Page 10: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/10.jpg)
• Membincangkan isu penting
• Diadakan pd tarikh & masa yang amat
diperlukan.
• Dipengerusikan oleh pengerusi @ AJK lain
• Setiausaha mencatat & menyediakan minit
mesyuarat & edarkan pd semua AJK
![Page 11: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/11.jpg)
• Kehadiran penuh (semua AJK)
• AJK perlu segera mengemukakan minit
mesyuarat dengan tujuan menyegerakan
pelaksanaan sesuatu projek.
![Page 12: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/12.jpg)
PERANAN DAN
TANGGUNGJAWAB AHLI
JAWATANKUASA MESYUARAT
Dibentang oleh :Siti Noor Amira binti Mohammad
Johari
![Page 13: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/13.jpg)
PENGERUSI
![Page 14: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/14.jpg)
PengerusiPeranan dan tanggungjawab
• Memulakan mesyuarat setelah mencukupikorum dan pada waktu yang tetapkan.
Antara perkara yang perlu disentuh semasamesyuarat dimulakan ialah :
• Semasa kata aluan, pengerusi perlumemperkenalkan jemputan khas kepada ahli
lain.
![Page 15: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/15.jpg)
• Pengerusi menjelaskan tujuan mesyuaratdiadakan dan agenda-agenda yang perlu
dibincangkan.
• Apabila mesyuarat pertama kali ataumesyuarat agung diadakan, pengerusi perlu
menegaskan supaya ahli yang bercakapmemperkenalkan diri.
• Semua pendapat perlu ditujukan kepadapengerusi.
![Page 16: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/16.jpg)
Semasa mesyuarat dijalankan seorangpengerusi seharusnya :
• Mengemukakan perkara –perkara yang ingin dibincangkan secara jelas dan padat.
• Bercakap dengan ringkas, padat, jelas dandalam bahasa yang mudah difahami.
• Menjadi orang yang paling aktif danbertindak sebagai fasilitator.
![Page 17: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/17.jpg)
• Pandai dan boleh mengawal suasanamesyuarat.
• Mengambil perhatian terhadap idea-idea yang dikemukakan.
• Sentiasa menjadi pendengar yang baik.
• Merumus agenda dengan padat dan tepat.
![Page 18: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/18.jpg)
• Perlu memastikan supaya dua orang ataulebih ahli tidak bercakap pada satu masayang sama.
• Tidak boleh mengundi kecuali dalamkeadaan yang memerlukan kata putusdalam sesuatu keputusan yang kontroversial atau 50-50.
• Tidak boleh memperkecilkan pendapat dancadangan ahli.
![Page 19: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/19.jpg)
SETIAUSAHA
![Page 20: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/20.jpg)
SetiausahaSebelum mesyuarat
• Berbincang dengan pengerusi untukmenyediakan agenda mesyuarat.
• Menghantar surat jemputan mesyuaratlebih awal.
• Memastikan tempat mesyuarat.
• Menyediakan peralatan yang berkaitanseperti kertas, pen dan sebagainya.
• Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.
![Page 21: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/21.jpg)
Semasa mesyuarat
• Datang lebih awal ke tempat mesyuaratuntuk memastikan semua persiapan tidaktergendala dan diatur dengan sempurna.
• Mencatat butir dan perbincanganmesyuarat dengan ringkas, tepat danpadat.
• Mengedar kertas/borang kehadiranmesyuarat kepada ahli yang hadir.
![Page 22: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/22.jpg)
Selepas mesyuarat
• Menyiapkan minit mesyuarat seberapasegera.
• Mengedarkan minit mesyuarat berkenaansecepat mungkin untuk tindakan merekayang terbabit.
![Page 23: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/23.jpg)
AHLI
![Page 24: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/24.jpg)
AhliPeranan dan tanggungjawab• Ahli Jawatankuasa yang terlantik
bertanggungjawab untuk memberikan buahfikiran yang bernas untuk memajukan
pertubuhan atau untuk menjayakan projek.
• Ia juga harus sanggup bekerjasama dengansemua ahli jawatankuasa lain dengan baik sertasanggup pula memberikan khidmat bakti secara
ikhlas dan jujur
![Page 25: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/25.jpg)
25
Dibentang olehAteeq Medina bt Mohd Maliki
PENGURUSAN
MESYUARAT
![Page 26: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/26.jpg)
26
Agenda Mesyuarat
• Perutusan pengerusi
• Pengesahan minit mesyuarat yang lepas
• Perkara-perkara berbangkit
• Pembentangan kertas kerja
• Hal-hal lain
• Penutup
![Page 27: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/27.jpg)
27
PENGURUSAN MESYUARAT
– Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkannasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah ygtimbul.
– Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadualmesyuarat perlu dirancang dengan teliti supayamesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan.
– Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberisumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi.
– Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesananfungsi sesebuah jawatankuasa.
![Page 28: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/28.jpg)
28
TINDAKAN PRA-MESYUARAT
1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempatmesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa
2. Membuat tempahan bilik mesyuarat
– Tempahan secara bertulis
– Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan
![Page 29: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/29.jpg)
29
3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan
– Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat
– Tentukan bilangan salinan kertas kerja
– Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranyamelebihi 15 muka surat
4. Menghantar surat jemputan mesyuarat
– Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat
– Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian
![Page 30: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/30.jpg)
30
5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat
– Bilik bersih dan kemas
– Tempat duduk mencukupi
– Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP danpembesar suara
6. Menentukan kehadiran
– Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir
– Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat
![Page 31: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/31.jpg)
31
7. Perbincangan pra mesyuarat
– Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perludiambil bagi menyelesaikan masalah
8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat
– Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi
– Tepati masa
– Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat
![Page 32: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/32.jpg)
32
TINDAKAN SEMASA
MESYUARAT
Catatan minit mesyuarat
• Senarai kehadiran mesyuarat
• Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat
• Keputusan yang dibuat
• Tindakan susulan yang perlu diambil
![Page 33: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/33.jpg)
33
TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS
MESYUARAT
• Penyediaan Minit• Format Minit Mesyuarat• Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat• Catatan Perbincangan• Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat• Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia• Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan• Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau
Jabatan Bertanggungjawab
![Page 34: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/34.jpg)
34
i) Penyediaan Minit
• Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepadaahli mesyuarat
• Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat
ii) Format Minit Mesyuarat
Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat
![Page 35: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/35.jpg)
35
iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
• Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir
iv) Catatan Perbincangan
Direkodkan secara padat, tepat dan jelas Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang
menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukanatau untuk makluman sahaja
![Page 36: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/36.jpg)
36
v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat
• Bilangan
• Rujukan minit
• Perkara
• Tarikh hantar
• Kementerian atau jabatan
• Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia
• Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia
• Tarikh maklumbalas dibentangkan
• Status
![Page 37: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/37.jpg)
37
vi) Laporan Maklumbalas Oleh
Urusetia
• Cabutan keputusan
• Ringkasan dan ulasan urusetia
• Maklumbalas dari kementerian-kementerian ataujabatan-jabatan
• Senarai kementerian atau jabatan yang belummemberi maklumbalas
![Page 38: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/38.jpg)
38
vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari
Kementerian / Jabatan
Cabutan keputusan
Kedudukan masakini
Peringkat pelaksanaan / pencapaian
Masalah pelaksanaan
Cadangan penyelesaian masalah
![Page 39: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/39.jpg)
39
viii) Penyediaan Laporan
Maklumbalas Oleh Kementerian /
Jabatan Bertanggungjawab
• Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenaipelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam
• Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklahdiberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaraspelaksanaan program
![Page 40: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/40.jpg)
TATACARA DAN MINIT MESYUARAT
Dibentang oleh
Rosiah binti Omar
![Page 41: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/41.jpg)
• Presiden boleh menunggutidak lebih daripada 15 atau 30 minit untukkorum dipenuhi oleh ahlijawatankuasa.
Selepas itu, jika masihtidak mencukupi bilanganyang hadir, mesyuaratmesti dibatalkan dan satumesyuarat baru dipanggilsemula.
![Page 42: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/42.jpg)
• Jangan tiba lewat.
• Elakkan gangguan telefon kecuali perkaraterpenting.
• Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpakebenaran
• Elakkan cara duduk yang tidak bersopan danmenunjukkan kurang minat.
![Page 43: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/43.jpg)
• Mendengar dengan aktif dan memberiperhatian.
• Memberi sumbangan.
• Memberi tumpuan supaya objektifmesyuarat tercapai.
• Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.
![Page 44: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/44.jpg)
![Page 45: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/45.jpg)
Minit mesyuarat harus mengandungi perkaraperkara berikut :
• Nama mesyuarat, bilangan dan tahun.• Tarikh, masa dan tempat.• Senarai kehadiran.• Senarai hadir bersama.• Urusetia – senaraikan pegawai-pegawai yang
menjadi urusetia mesyuarat. Susunan namahendaklah mengikut kekananan.
• Perutusan Pengerusi.
![Page 46: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/46.jpg)
• Pengesahan minit mesyuarat.• Perkara-perkara Berbangkit.• Perbincangan perkara baru – susunan tajuk
adalah mengikut agenda mesyuarat.• Perbincangan kertas kerja.• Hal-hal lain.• Penutup.• Nama setiausaha/urusetia yang
mencatatkan minit.• Tarikh.
![Page 47: Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022012302/55abafdc1a28abfe558b458d/html5/thumbnails/47.jpg)
CONTOH MINIT MESYUARAT