penolong pegawai tadbir n27

7/16/2019 Penolong Pegawai Tadbir N27

http://slidepdf.com/reader/full/penolong-pegawai-tadbir-n27 1/55

FAIL MEJA

PENOLONG PEGAWAI TADBIR

GRED N27

Disediakan oleh Disemak oleh

Tandatangan : Tandatangan :

Nama :NOR AIN BT ABDUL AZIZ Nama :

Jawatan :PENOLONG PEGAWAI TADBIR GRED N27

Jawatan :

Tarikh : Tarikh :

BAHAGIAN DASAR KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN

TEMPATAN



MAKLUMAT PEGAWAI

NAMA : NOR AIN BT ABDUL AZIZ

JAWATAN HAKIKI : PENOLONG PEGAWAI TADBIR

GRED JAWATAN : N27

BAHAGIAN/UNIT : BAHAGIAN DASAR

TARIKH MEMEGANG : 20 MAC 2011

JAWATAN

TARIKH PENEMPATAN : 20 MAC 2011

EMAIL : [email protected]

* Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali pertukaran pegawaiberlaku.



KANDUNGAN Bil Tajuk

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

Latar Belakang

Objektif / Visi / Misi / Piagam Pelanggan / Fungsi Bahagian Dasar

Fungsi-Fungsi Utama Bahagian Dasar

Carta Organisasi Kementerian

Carta Organisasi Bahagian

Senarai Tugas

Senarai Tugas, Kuasa Dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai Bahagian Dasar

Proses Kerja

Senarai Semak

Carta Aliran Kerja

Senarai Undang-Undang/Peraturan/Peraturan Pentadbiran

Senarai Undang-Undang Dan Peraturan-Peraturan Yang Diperlukan Oleh PPB (C) 1

Norma Kerja

Senarai Keahlian Jawatankuasa

Senarai Tugas Harian



1. LATAR BELAKANG DASAR

Sebelum Penstrukturan Semula Organisasi KPKT 2007, tugas-tugas Bahagian Dasar

kini merupakan sebahagian tugas-tugas Bahagian Perancangan Dasar danPembangunan (BPDP).

Berikutan daripada Penstrukturan Semula Organisasi KPKT pada 2007, Bahagian

dasar telah diwujudkan (Waran Perjawatan S11 yang berkuatkuasa mulai 1 J anuari

2003).

Bahagian ini diletakkan di bawah pengawasan Timbalan Ketua Setiausaha

(Pembangunan) dan bertanggungjawab ke atas Kerajaan Tempatan, Perumahan dan

Persekitaran, Bomba dan Penyelamat, Perbandaran dan Landskap, dan Keurusetiaan

dan Pentadbiran Bahagian Dasar.

2. OBJEKTIF / VISI / MISI / PIAGAM PELANGGAN / FUNGSI BAHAGIAN DASAR

2.1 Matlamat

Menyediakan satu persekitaran hidup yang sihat, selamat, sejahtera dan indah

dengan pertumbuhan sosio ekonomi bagi satu masyarakat Malaysia yang maju

dan berdisiplin.

2.2 Objektif

Untuk bertindak sebagai ‘Think Tank’ dan ‘Strategic Integrator’ bagi memastikan

dasar/program/projek dirancang dan digubal secara bersepadu dan berkesan

untuk membangun persekitaran hidup dan penempatan manusia yang berkualiti

dan mapan.

2.3 Visi

Menerajui penentuan hala tuju perancangan dan penggubalan dasar bagi

membangun persekitaran hidup yang berkualiti dan mapan di seluruh negara.

2.4 Misi

Menjadi penasihat, penyelaras dan pakar rujuk dalam perancangan dan

penggubalan dasar-dasar pembangunan persekitaran hidup yang berkualiti dan

mapan di seluruh negara.



2.5 Piagam Pelanggan

Warga Bahagian Dasar berjanji akan:-

i. Mengadakan Mesyuarat J awatankuasa Perancangan dan Pembangunan

(J PP) KPKT sekurang-kurangnya 6 kali setahun.

ii. Mengeluarkan hasil kajian keberkesanan pelaksanaan dasar dalam tempoh

yang ditetapkan seperti berikut:-

(a) Kajian berbentuk empirikal dalam tempoh sembilan (9) bulan

(b) Kajian berbentuk konsep dalam tempoh tiga (3) bulan

(c) Kajian yang melibatkan pihak konsultan akan tertakluk kepada tempoh

dalam terma kontrak

2.6 Fungsi

i. Menerajui perancangan dan penggubalan dasar-dasar baru berhubung

dengan core-business kementerian.

ii. Menilai keberkesanan pelaksanaan dasar dan peraturan selaras dengan hala

tuju kementerian.

iii. Menambahbaik secara berterusan dasar dan peraturan sedia ada berasaskan

kepada amalan-amalan terbaik melalui penandaarasan.

iv. Memberi khidmat nasihat dan perundingan dalam aspek perancangan dan

penggubalan dasar-dasar berhubung dengan core-business kementerian.

3. FUNGSI-FUNGSI UTAMA BAHAGIAN DASAR.

3.1 FUNGSI

Perancangan dan Penggubalan Dasar Baru

• Memastikan dasar-dasar baru adalah selaras dengan misi, visi dan objektif

Kementerian



PROJEK/PROGRAM/ AKTIVITI PERLAKSANAAN / TINDAKAN

1. Urusetia J awatankuasa Perancangan

dan Pembangunan KPKT

Melaksanakan tugas-tugas urusetia.

2. Mengulas kertas-kertas cadangan

dan Kertas J emaah Menteri

Meneliti dan menganalisa setiap kertas

cadangan dan menyediakan ulasan untuk

pertimbangan Pengurusan Atasan

3. Mengkaji keperluan mewujudkan

Dasar Kebombaan dan Penyelamatan

Negara

Mengumpul maklumat dan mengenal pasti

isu dan masalah



3.2 FUNGSI

Mengkaji Keberkesanan Pelaksanaan Dasar-dasar Kementerian

•

Mengenalpasti isu-isu dan masalah dalam pelaksanaan dasar-dasar utamakementerian.


1) Mengkaji peningkatanpenyampaian perkhidmatanprogram PBT dari segipembangunan organisasi(struktur,perjawatan, sistem

dan proses kerja)

(i) Mengkaji peningkatan penyampaianperkhidmatan program PBT berasaskankepada kajian-kajian dan laporan sediaada.

ii) Menganalisis dan mencadangkan

penambahbaikan.(iii) Menyediakan laporan untuk pertimbangan

pengurusan atasan

2) Mengkaji keberkesananprogram pembasmiankemiskinan bandar

(i) Menganalisis dan mengenalpasti isu-isuberasaskan kepada pangkalan data danmaklumat yang sedia ada.

ii) Menganalisis dan mencadangkan

penambahbaikan(iii) Menyediakan laporan untuk pertimbangan

pengurusan atasan.



3.3 FUNGSI

Menambahbaik Secara Berterusan Dasar-dasar Sedia Ada

• Dasar-dasar sedia ada perlu ditambahbaik secara berterusan berasaskan

kepada perkembangan persekitaran dan amalan-amalan terbaik (BestPractices).


1) Mengimbas persekitaran untuk

mengenalpasti isu-isu

berhubung dengan kualiti

kehidupan masyarakat.

(i) Mengadakan sesi percambahan fikiran

melibatkan semua kategori pegawai di

KPKT.

(ii) Merujuk kepada sumber-sumber

penyelidikan dan bahan-bahan literatureuntuk mengenalpasti perkembangan semasa

dan arah aliran dasar pembangunan negara.

(iii) Mensintesiskan penemuan dan

mengeluarkan laporan.



3.4 FUNGSI

Khidmat Nasihat/Perundingan, Penyelarasan Dan Penerbitan

• Memberi khidmat nasihat kepada J abatan / Bahagian / Unit dalam

penggubalan dasar, menyelaras pelaksanaan KPI danmendokumentasikan hasil kajian.


1) Memberi khidmat nasihat danperundingan.

(i) Menerima permintaan untuk nasihat/perundingan.(ii) Mengenalpasti bidang

kepakaran yang diperlukan.(iii) Memberi tugasan kepada

pegawai yang bersesuaian

2) Mengeluarkan penerbitan berkaitandasar dan peraturan KPKT

Mendokumentasikan hasil kajian, aktivitipenandaarasan dan kajian keberkesananuntuk dijadikan penerbitan KPKT.

3) Menyelaraskan pelaksanaansistem pengukuran prestasi (KPI)KPKT

Melaksanakan tugas urusetia danmenyelaraskan pelaksanaan KPI di KPKT.



3.5 FUNGSI

Aktivi ti Pengurusan Bahagian

• Melaksanakan aktiviti kualiti dan pendokumentasian tugas/tanggungjawab

bahagian


1) Menyediakan Manual ProsedurKerja (MPK) dan Fail Meja.

Mengadakan bengkel untuk sesipercambahan fikiran dan penyediaan MPK dan FM.

2) Menyediakan dokumen ISOBahagian

Mengenalpasti proses-proses utama untukdipersijilkan di bawah MS ISO9001:2000.Contohnya, “Proseskeberkesanan pelaksanaan dasar-dasar J abatan/Bahagian KPKT dicadang”

3) Menyediakan PetunjukPrestasiUtama (KPI) Bahagian

Mengenalpasti fungsi teras untuk diukur darisegi kecekapan dan keberkesanan



CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEM

Y. B MENTERI Y. B. MENTERI

TIMB. MENTERI TIMB. MENTERI

KETUA SETIAUSAHA

PERBADANAN

PENGURUSAN

SISA PEPEJAL

PERBADANAN

PENGURUSAN

SISA PEPEJAL

TIMB.MENTERI

KETUA SETIAUSAHA

TIMB. MENTERI

SETIAUSAHA

PARLIMEN

TKSU PENGURUSAN

BHG. INSPEKTORATBHG. KORPORAT UNIT

AUDIT

DALAMAN

BHG. UNDANG‐UNDANG

JABATAN BOMBA &

PENYELAMAT

JABATAN PERANCANGAN

BANDAR & DESA

INS. LATIHAN PERUMAHAN & KERAJAAN TEMPATAN

JABATAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL NEGARA

TRIBUNAL TUNTUTAN PEMBELI RUMAH

JABATAN LANDSKAP

NEGARA

JABATAN KERAJAAN

TEMPATAN

JABATAN PERUMAHAN

NEGARA

BAHAGIAN

SUMBER

MANUSIA

BAHAGIAN

KEWANGAN &

PEROLEHAN



CARTA ORGANISASI BAHAGIAN DASAR, KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN K

BAHAGIAN DASAR

SUB (D)

JUSA C

CAWANGAN KERAJAAN

TEMPATAN

TSUB (KT) M54

SEKSYEN

KERAJAANTEMPATAN

M52

SEKSYEN

PERANCANGANBANDAR &

LANDSKAP

M52

SEKSYEN

KEURUSETIAAN &PENTADBIRAN

SEKSYEN

PERUMAHAN

M52

M48

UNIT

KEMAJUAN

KERAJAAN

TEMPATAN (1)

M44

UNIT KEMAJUAN

KERAJAAN

TEMPATAN (2)

M44

UNIT LANDSKAP

M44

Akta 171

LA21

OSC/CCC/COB

- Pinjaman dan

Pajak Gadai

- Perbandaran

- Landskap

UNIT

KEURUSETIAAN

M41

UNIT

PENTADBIRAN

N27

- Urusetia JPP- Mesy. Utama

KPKT- Mesy. Dalaman

Bahagian Dasar - KPI/ISO 9001- Perancangan

StrategikBahagian Dasar

- Fail Meja/MPK- Pentadbiran Am- Pengurusan

Kewangan dan Aset

- KeselamatanPejabat

- Dasar

Perumahan

UNIT

- Persekitaran

- - Kg. Baru/

- Tradisional

PERUMAHAN

M44



CARTA ORGANISASI BAHAGIAN DASAR

Setiausaha Bahagian / JUSA C

Dr. Ab Rahman Awang - SUB(D)

Amnah Abdul Hamid / N28 -

Cawangan Perumahan

Khoh J oo Bee / M54

Nurul Natasha Zulkifli / N27 – PA/TSUB(D)KT

Cawangan Kerajaan Tempatan dan Perancangan Bandar

Mohamed Ali Othman / M54 – TSUB(D)KT

Kemajuan

Kerajaan

Tempatan 2

Mohamad

Syafiq

Abdul Latip /

M41/M44

PSU(D)KT2

Kemajuan

Kerajaan

Tempatan 1

Mohammad Akhir

Abdul Rahman /

M41/M44

PSU(D)KT1

Seksyen

Kerajaan Tempatan

Mohamed

Ab. Rahman /M52 – KPSUK(D)KT

Seksyen Pentadbiran,

Penyelarasan dan

Keurusetiaan

Sharon KumariSandanasamy /

M48 - KPSU(D)

Seksyen Perancangan

Bandar dan Landskap

Avtar Singh a/l

S. Bhag Singh /M52 - KPSUK(D)PL

Penyelarasan

Nur Amalina

Abdullah Sawal /

M41

PSU(D)P

Keurusetiaan

Abdul Aziz

Halimi Abdullah/

M41/M44

PSU(D)U

Perumahan

Prakash Suku

M41/M44

PSU(D)R

Unit PentadbiranNor Ain Abdul Aziz / N27 – PPT(D)

Seksyen

Perumahan

YBhg. Datin Zar

Kurban Hussi

M52 - KPSUK(D

Perancangan

Bandar dan

Landskap

Mohamad

Zamani

Mohamad Said /

M41/M44

PSU(D)PL

Fail

Nizarudin Karnain /

N17 – PT P/O (D) 2

Kewangan

Nor Zainie Nazira Mamat /

N17 – PT P/O (D) 1

Az

Pentadbiran

Norimishaliza Sahedan /

N17 – PT P/O (D) 3

Abdullah Lahaman /

N1 – PAP(D)



SENARAI TUGAS

NAMA J AWATAN : PENOLONG PEGAWAI TADBIR

(UNIT PENTADBIRAN )

BAHAGIAN DASAR

GELARAN PENDEK : PPT (D)

TARAF J AWATAN : TETAP GRED N27

NAMA PEGAWAI :

TANGGUNGJAWAB KEPADA : KETUA PENOLONG SETIAUSAHA GRED 48

TUGAS-TUGAS

1. Menyelaras tugas-tugas berkaitan pentadbiran, perkhidmatan dan kewangan

Bahagian.

2. Membantu melaksanakan Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja.

3. Menyelaras dan menyelia urusan Sistem HRMIS Bahagian Dasar.

4. Menyelaras hal-hal kewangan seperti pengeluaran Pesanan Tempatan,pembayaran bil utiliti, sewaan, tuntutan perjalanan dan lain-lain lagi.

5. Memantau hal berkenaan keselamatan dan kebersihan pejabat.

6. Menyelaras hal-hal makan minum mesyuarat yang dianjurkan oleh Bahagian dan

juga mesyuarat Bahagian.

7. Menyelaras hal-hal berkenaan surat-menyurat.

8. Mewakili Bahagian menyelaras Laman Web

9. Menyelia dan memantau pengurusan stor dan rekod Bahagian.

10. Menyelaras hal berkaitan inventori dan harta modal.



11. Menyelaras aduan perkhidmatan awam dan bukan perkhidmatan awam yang

berkaitan Bahagian

12. Menyelaras Laporan Tahunan / Buletin Bahagian Dasar

13. Tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.



SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI BAH

J AWATAN : PPT (D)

TUGAS PEGAWAIATASAN YANG ADAHUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB KUASA YANGDIBERI

J

SUB / TSUB (KT)

Semua keputusanberhubung denganpenggubalan dasarKPKT / Bahagian• Semua keputusan

berhubungdenganpenggubalandasar KPKT /Bahagian.

• RancanganPenggubalanDasar baru.

•

RancanganPenilaianKeberkesananDasar sedia ada.

• Rancangan kajianpenambahbaikan.

1. Menyelaras tugas-tugas berkaitanpentadbiran, perkhidmatan dan kewanganBahagian.

2. Membantu melaksanakan Fail Meja danMPK

3. Menyelaras dan menyelia urusan SistemHRMIS Bahagian

4. Menyelaras hal-hal kewangan sepertipengeluaran Pesanan Tempatan,pembayaran bil utiliti, sewaan, tuntutanperjalanan dan lain-lain lagi.

5. Memantau hal berkenaan keselamatandan kebersihan pejabat.

Menyelaras /Menyelias

Menyediakan

Menyelaras /Menyelia

Menyelaras /Menyedia

Menyelia /Memantau



TUGAS PEGAWAIATASAN YANG ADA


JHUBUNGAN

• Memberi khidmatnasihat /perunding.

6. Menyelaras hal-hal makan minummesyuarat yang dianjurkan oleh Bahagiandan juga mesyuarat Bahagian

7. Menyelaras hal-hal berkenaan surat-menyurat

8. Mewakili Bahagian menyelaras LamanWeb dan Teknikal

9. Menyelia dan memantau pengurusan stordan rekod Bahagian

10. Menyelaras hal berkaitan inventori danharta modal

11. Mewakili Kementerian bertugas diParlimen

Menyelia /Menyelaras


Mengumpul input



Menyedia



TUGAS PEGAWAIATASAN YANG ADAHUBUNGAN


J

12. Menyelaras aduan perkhidmatan awamdan bukan perkhidmatan awam yangberkaitan Bahagian

13. Menyelaras Laporan Tahunan / BuletinBahagian

14. Tugas-tugas lain yang diarahkan darisemasa ke semasa.

Menyelaras /Menyedia

Menyedia /Menyelaras

Membantu



DASAR NEGARA KPKT

Rukunegara Wawasan 2020 RRJ P3 (2001-

2010) DRW

RM8 (2001-2005)

Anggaran Perbelanjaan / Belanjawan Tahunan

Persekutuan

Dasar-Dasar KPKT

Misi

Objektif

Anggaran Tahunan

Belanjawan Yang Diubahsuai

(Perjanjian Program)

Perancangan Kerja Tahunan

(PKT)

Sasaran Kerja

Tahunan (SKT)

Perundangan Perlembagaan Persekutuan

Akta Acara Kewangan 1957

Akta Tugas-Tugas Menteri 1969

Akta Rahsia Rasmi 1972

Peraturan/

Perintah/

Keadah

Panduan

Perintah-Perintah Am

Arahan Perkhidmatan

Pekeliling Perkhidmatan

Surat-Surat Pekeliling

Perkhidmatan

Peraturan-Peraturan

Lembaga

Tatatertib Perkhidmatan Awam

Panduan Penyelanggaraan

Tindakan Tatatertib

Perintah Menteri-Menteri

Kerajaan

Persekutuan 1995

Manual Prosedur Kerja

Fail Meja

SENARAI PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN



DASAR NEGARA KPKT

Panduan Pelaksanaan Sistem

Penilaian Prestasi

Perkhidmatan AwamArahan Perbendaharaan


Akuantan Negara

Panduan Perbendaharaan

Tatacara Pengurusan Stor

Arahan Pinjaman Perumahan

Arahan Pentadbiran

Surat-Surat Pekeliling Am, J PM

Siri Panduan Produktiviti

Pekeliling-Pekeliling

Pentadbiran Awam


Kemajuan Pentadbiran Awam

Panduan MengenaiPerwujudan Petunjuk

Prestasi Di Agensi-Agensi

Kerajaan

Garispanduan Permohonan

Anugerah Khas

Arahan Keselamatan

Ketenteraman Awam

Nilai-Nilai

Murni

Nilai dan Etika dalam

Perkhidmatan Awam

Tonggak Dua Belas

Dasar-Dasar KPKT

Misi

Objektif



DASAR NEGARA KPKT

Citra Karya

Penerapan Nilai-Nilai Islam

Yang Universal dalam Perkhidmatan Awam

Anggaran Tahunan

Belanjawan yang

Diubahsuai (PerjanjianProgram)

Perancangan Kerja

Tahunan (PKT)

Sasaran Kerja Tahunan

(SKT)

Piagam Pelanggan

Etika KerjaPositif Gerakan Budaya KualitiPengurusan Kualiti

Menyeluruh (TQM)

Dasar Pandang Ke Timur

Pelaksanaan MS ISO 9000

Dalam Perkhidmatan Awam

Kod Tatakelakuan

Peraturan-Peraturan Pegawai

Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993



PROSES KERJ A

BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANGMELULUSKAN /

DIRUJUK

SESI UNDANG-UNDANG /

PERATURAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Menyelaras tugas-tugas berkaitanpentadbiran, perkhidmatan dankewangan Bahagian.

Membantu melaksanakan Fail Meja danMPK

Menyelaras dan menyelia urusan SistemHRMIS Bahagian

Menyelaras hal-hal kewangan sepertipengeluaran Pesanan Tempatan,pembayaran bil utiliti, sewaan, tuntutanperjalanan dan lain-lain lagi.

Memantau hal berkenaan keselamatandan kebersihan pejabat.

Menyelaras hal-hal makan minummesyuarat yang dianjurkan olehBahagian dan juga mesyuarat Bahagian

Menyelaras hal-hal berkenaan surat-

menyurat

Mewakili Bahagian menyelaras LamanWeb dan Teknikal

KPSU(D)

SUB(D) /KPSU(D)

KPSU(D)

KPSU(D)

KPSU(D)

KPSU(D)

KPSU(D)

KPSU(D)

Arahan

Perbendaharaan,

Pekeliling

Perkhidmatan Bil.

5 Tahun 2007,

Perintah-Perintah

Am Bab ”A”-G”,

Pekeliling

Kemajuan

Perkhidmatan

Awam, Arahan

Keselamatan,

Perlembagaan

Persekutuan,

Akta KWSP 1991

(Akta 452), Akta

Pencen 1980

(Akta 227), Akta

Kontrak Kerajaan

1949 (Akta 120),Akta Arkib

Negara 2003

(Akta 629),

Panduan

Pemusnahan



BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG

MELULUSKAN /DIRUJUK

SESI UNDANG-UNDANG /

PERATURAN

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Menyelia dan memantau pengurusanstor dan rekod Bahagian

Menyelaras hal berkaitan inventori danharta modal

Mewakili Kementerian bertugas diParlimen

Menyelaras aduan perkhidmatan awamdan bukan perkhidmatan awam yangberkaitan Bahagian

Menyelaras Laporan Tahunan / BuletinBahagian

Tugas-tugas lain yang diarahkan dari

semasa ke semasa.

KPSU(D)

KPSU(D)

SUB(D)

SUB(D) /KPSU(D)

KPSU(D)

SUB(D)

Rekod KewanganKerajaan, Surat

Pekeliling Am

Bil.1/1970, Surat

Pekeliling Am

Bil.1/1997,

Pekeliling

Perbendaharaan

Bil.5 Tahun 2009

(Tatacara

Pengurusan Stor

Kerajaan),

Pekeliling

Perbendaharaan

Bil. 5 Tahun 2007

(Pengurusan Aset

Alih Kerajaan),

Pekeliling

Perkhidmatan

Bil.2 Tahun 2005

dan lain-lain

pekeliling yang

berkuatkuasa.



SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras tugas-tugas berkaitan pentadbiran, perkhidmatan dan

kewangan Bahagian

TINDAKAN TANDA

( _/ )

CATATAN

1. Menerima surat / dokumen /

arahan untuk tindakan

2. Merujuk pada fail-fail berkaitan

3. Berbincang bersama KPSU / SUB

4. Menyediakan dokumen / kertas berkaitan

5. Mendapatkan pengesahan / kelulusanKetua J abatan

6. Menyalurkan dokumen kepada agensi

yang berkaitan

7. Membuat salinan fail

8. Membuat tindakan susulan



CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras tugas-tugas berkaitan pentadbiran, perkhidmatan dan

kewangan Bahagian

Berbincang bersama KPSU / SUB

Merujuk kepada fail-fail berkaitan

Menyediakan dokumen / kertas berkaitan

Mula

Tamat

Menerima surat / dokumen /

arahan untuk tindakan

Mendapatkan pengesahan / kelulusan

Ketua J abatan

Menyalurkan dokumen kepada agensiyang berkaitan

Membuat tindakan susulan

SENARAI SEMAK



Kerja: Membantu melaksanakan Fail Meja dan MPK

TINDAKAN TANDA( _/ ) CATATAN

1. Berbincang bersama Ketua J abatan dan

semua pegawai untuk menentukan

objektif dan program J abatan ditubuhkan

2. Mengenalpasti objektif / tanggungjawab

J abatan

3. Menyenaraikan peranan / program J abatan

4. Mengenalpasti tanggungjawab setiap anggota

5. Mengagihkan tugas mengikut skim jawatan

dan kesesuaian

6. Mendokumenkan senarai tugas dan

tanggungjawab semua anggota

7. Mendapatkan pengesahan Ketua J abatan




CARTA ALIRAN

Kerja: Membantu melaksanakan Fail Meja dan MPK

Menyenaraikan peranan / program J abatan

Mengenalpasti objektif / tanggungjawab

J abatan

Mengenalpasti tanggungjawab setiap

anggota

Mula

Tamat

Berbincang bersama Ketua J abatan dan

semua pegawai untuk menentukan

objektif dan program J abatan ditubuhkan

Mengagihkan tugas mengikut skim jawatandan kesesuaian

Mendokumenkan senarai tugas dantanggungjawab semua anggota

Dokumen rasmi J abatan dan anggota



SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras dan menyelia urusan Sistem HRMIS Bahagian

TINDAKAN TANDA

( _/ )

CATATAN

1. Menyokong permohonan cuti bagi kakitangan

sokongan

2. Menyokong Sasaran Kerja Tahunan kakitanganSokongan

3. Membuat penilaian bagi Laporan Penilaian

Tahunan kakitangan sokongan

4. Berperanan sebagai Pegawai Penilai Pertama

di dalam Sistem HRMIS : Modul Pengurusan

Prestasi kakitangan sokongan

5. Menyokong kenaikan pangkat bagi kakitangan

sokongan

6. Menyokong kakitangan sokongan bagi

pencalonan APC





CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras dan menyelia urusan Sistem HRMIS Bahagian

Membuat penilaian bagi Laporan Penilaian

Tahunan kakitangan sokongan

Menyokong Sasaran Kerja Tahunan

kakitangan sokongan

Mula

Tamat

Menyokong kakitangan sokongan bagi

pencalonan Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang

Dokumentasi

Menyokong permohonan cuti bagi

kakitangan sokongan

Berperanan sebagai Pegawai Penilai

Pertama di dalam Sistem HRMIS : Modul

Pengurusan Prestasi kakitangan sokongan

Menyokong kenaikan pangkat bagi

kakitangan sokongan



SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras hal-hal kewangan seperti pengeluaran Pesanan Tempatan,pembayaran bil utili ti, sewaan, tuntutan perjalanan dan lain-lain lagi

TINDAKAN TANDA

( _/ )

CATATAN

1. Menyemak prosedur kewangan dan akaun

berdasarkan pekeliling berkuatkuasa

2. Menyemak Peruntukan Perbelanjaan MengurusBahagian

3. Menyemak perancangan perolehan

4. Menyemak dan menyokong pembayaran bil-bil,

utiliti, kontrak sewaan, tuntutan perjalanan

dan lain-lain pembayaran

5. Mendapatkan kelulusan Ketua J abatan

6. Menyalurkan kepada Bahagian Kewangan

dan Perolehan untuk proses pembayaran




CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras hal-hal kewangan seperti pengeluaran Pesanan Tempatan,pembayaran bil utili ti, sewaan, tuntutan perjalanan dan lain-lain lagi

Menyemak perancangan perolehan

Menyemak Peruntukan Perbelanjaan

Mengurus Bahagian

Mula

Tamat

Menyalurkan kepada Bahagian Kewangan

dan Perolehan untuk proses pembayaran

Dokumentasi

Menyemak prosedur kewangan dan akaun

berdasarkan pekeliling berkuatkuasa

Menyemak dan menyokong pembayaran bil-

bil, utiliti, kontrak sewaan, tuntutan

perjalanan dan lain-lain pembayaran

Mendapatkan kelulusan Ketua J abatan



SENARAI SEMAK

Kerja: Memantau hal berkenaan keselamatan dan kebersihan pejabat

TINDAKAN TANDA

( _/ )

CATATAN

1. Memantau kebersihan pejabat setiap hari

2. Memastikan pejabat selamat untuk di duduki

pengawal keselamatan hadir bertugas

3. Melaporkan kepada pegawai atasan sekiranya

terdapat ancaman keselamatan di sekitar

pejabat

4. Melaporkan kepada penyelenggara bangunan

jika kebersihan pejabat tidak memuaskan

5. Melaporkan kepada penyelenggara bangunan

sekiranya terdapat kerosakan elektrikal /mekanikal

6. Melaporkan kepada Bahagian Khidmat

Pengurusan sekiranya tindakan pembaikan

tidak dilakukan oleh penyelenggara

bangunan




CARTA ALIRAN

Kerja: Memantau hal berkenaan keselamatan dan kebersihan pejabat

Melaporkan kepada pegawai atasan sekiranya

terdapat ancaman keselamatan di sekitar

pejabat

Memastikan pejabat selamat untuk di duduki

dan pengawal keselamatan hadir bertugas

Mula

Tamat

Melaporkan kepada Bahagian Khidmat

Pengurusan sekiranya tindakan pembaikan

tidak dilakukan oleh penyelenggara

bangunan

Dokumentasi

Memantau kebersihan pejabat setiap hari

Melaporkan kepada penyelenggara

bangunan jika kebersihan pejabat tidak

memuaskan

Melaporkan kepada penyelenggara

bangunan sekiranya terdapat kerosakan

elektrikal / mekanikal



SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras makan minum mesyuarat yang dianjurkan oleh Bahagian

TINDAKAN TANDA

( _/ )

CATATAN

1. Menerima arahan untuk menyediakan

makan dan minum mesyuarat

2. Menyemak baki peruntukan Bahagian

3. Membuat tempahan bilik mesyuarat

4. Mengenal pasti katerer yang berkelayakan

dan membuat tempahan

5. Menyediakan Nota Minta untuk permohonan

Pesanan Tempatan

6. Menghantar dokumen permohonan untuk

pengeluaran Pesanan Tempatan ke Bahagian

Kewangan dan Perolehan

7. Memastikan katerer menyediakan tempahan

pada hari mesyuarat

8. Membuat penilaian perkhidmatan katerer

9. Hantar Invois dan Pesanan Tempatan ke

Bahagian Kewangan dan Perolehan untuk

proses bayaran



CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras makan minum mesyuarat yang dianjurkan oleh Bahagian

Membuat tempahan bilik mesyuarat

Menyemak baki peruntukan Bahagian

Mula

Tamat

Memastikan katerer menyediakan tempahan

pada hari mesyuarat dan membuat

penilaian ke atas perkhidmatan yang

diberikan

Menghantar dokumen bayaran ke

Bahagian Kewangan dan Perolehan untukproses bayaran

Menerima arahan untuk menyediakan makan

dan minum mesyuarat

Mengenal pasti katerer yang berkelayakan

dan membuat tempahan

Menyediakan Nota Minta dan hantar dokumen

ke Bahagian Kewangan dan Perolehan untukpengeluaran Pesanan Tempatan



SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras hal-hal berkenaan surat-menyurat

TINDAKAN TANDA

( _/ )

CATATAN

1. Menyediakan surat-surat berkaitan pentadbiran,

kewangan, perkhidmatan dan sebagainya


3. Mengenal pasti peringkat keselamatan

surat-menyurat

4. Mengedarkan surat kepada Pembantu Am

Pejabat

5. Membuat salinan ke dalam fail

6. Merekod ke dalam buku penerimaan dan

penghantaran surat



CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras hal-hal berkenaan surat-menyurat

Mengenal pasti peringkat keselamatan

surat-menyurat

Mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan

Mula

Tamat

Merekod ke dalam buku penerimaan dan

penghantaran surat

Membuat salinan ke dalam fail

Menyediakan surat-surat berkaitan

pentadbiran, kewangan, perkhidmatan dan

sebagainya

Mengedarkan surat kepada Pembantu Am

Pejabat



SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras Laman Web dan Teknikal Bahagian

TINDAKAN TANDA

( _/ )

CATATAN

1. Menerima input dari pihak pengurusan

untuk mengemaskini laman web Bahagian

2. Menyampaikan maklumat kepada Bahagian

Korporat dan Bahagian Teknologi Maklumat

3. Memberi maklumbalas penambahbaikan

kepada pihak pengurusan

4. Mengemaskini maklumat di dalam laman web

Bahagian dari masa ke semasa

5. Menyediakan maklumbalas mesyuarat


7. Menyalurkan maklumbalas kepada urusetia

dan membuat salinan ke dalam fail



CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras Laman Web dan Teknikal Bahagian

Memberi maklumbalas penambahbaikankepada pihak pengurusan

Menyampaikan maklumat kepada Bahagian

Korporat dan Bahagian Teknologi Maklumat

Tamat Menyalurkan maklumbalas kepada

urusetia dan membuat salinan ke dalamfail


Mula Menerima input dari pihak pengurusan

untuk mengemaskini laman web Bahagian

Mengemaskini maklumat di dalam laman

web Bahagian dari masa ke semasa

Menyediakan maklumbalas mesyuarat



SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelia dan memantau pengurusan stor dan rekod Bahagian

TINDAKAN TANDA

( _/ )

CATATAN

1. Merancang penggunaan bekalan / alatulis

pejabat tahunan

2. Membuat permohonan perolehan bekalan /

alatulis pejabat melalui Bahagian KhidmatPengurusan


4. Membuat pengambilan bekalan dari Pusat

Stor Utama mengikut jadual yang ditetapkan

5. Membuat pengambilan bekalan mengikutperancangan

6. Menyemak kedudukan bekalan / alatulis

Bahagian

7. Memastikan bekalan mencukupi sepanjang

tahun



CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelia dan memantau pengurusan stor dan rekod


Membuat permohonan perolehan bekalan /alatulis pejabat melalui Bahagian KhidmatPengurusan

Tamat

Menyemak kedudukan bekalan / alatulis

Bahagian

Memastikan bekalan mencukupi sepanjang

tahun

Mula Merancang penggunaan bekalan / alatulispejabat tahunan

Membuat pengambilan bekalan dari Stor

Utama mengikut jadual yang ditetapkan

Membuat pengambilan bekalan mengikutperancangan



SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras hal berkaitan inventori dan harta modal

TINDAKAN TANDA

( _/ )

CATATAN

1. Merancang keperluan inventori dan aset alih

Bahagian


3. Membuat permohonan perolehan inventori

dan aset alih melalui Bahagian Kewangan

dan Perolehan

4. Mendaftar perolehan inventori dan aset alih

ke dalam Sistem Pengurusan Aset

5. Mendaftar perolehan berdasarkan rekod

Pesanan Tempatan / sumber-sumber lain


7. Memastikan inventori dan aset alih selamat

digunakan / membuat cadangan

pelupusan apabila tidak ekonomik untukdigunakan



CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras hal berkaitan inventori dan harta modal

Membuat permohonan perolehan inventoridan aset alih melalui Bahagian Kewangandan Perolehan


Tamat Dokumentasi


Mula Merancang keperluan inventori dan aset alihBahagian

Mendaftar perolehan inventori dan aset alih

ke dalam Sistem Pengurusan Aset

Mendaftar perolehan berdasarkan rekodPesanan Tempatan / sumber-sumber lain



SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras aduan perkhidmatan awam dan bukan perkhidmatan awam

yang berkaitan Bahagian

TINDAKAN TANDA

( _/ )

CATATAN

1. Menerima aduan secara bertulis / melalui

Sistem Aduan Bersepadu Kementerian

2. Mengenal pasti jenis aduan / pertanyaan

3. Merujuk kepada pegawai yang menguruskan

aduan Bahagian

4. Mengenal pasti pegawai yang bertanggung-

jawab untuk menyelesaikan aduan

5. Menyemak status aduan sama ada selesai /

dalam tindakan / tidak berkaitan

6. J ika tidak berkaitan, salurkan aduan ke

Bahagian Korporat untuk penyelarasan

7. Menghantar laporan aduan / pertanyaan

setiap hujung bulan ke Bahagian Korporat

8. Membuat salinan ke dalam fail



CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras aduan perkhidmatan awam dan bukan perkhidmatan awamyang berkaitan Bahagian

Merujuk kepada pegawai yang menguruskanaduan Bahagian

Mengenal pasti jenis aduan / pertanyaan

Menerima aduan secara bertulis / melaluiSistem Aduan Bersepadu Kementerian

Mengenal pasti pegawai yang

bertanggungjawab untuk menyelesaikan

aduan

Mula

TamatMenghantar laporan aduan / pertanyaan

setiap hujung bulan ke Bahagian Korporat

J ika tidak berkaitan, salurkan aduan ke

Bahagian Korporat untuk penyelarasan

Menyemak status aduan sama ada selesai /

dalam tindakan / tidak berkaitan



SENARAI SEMAK

Kerja: Menyelaras Laporan Tahunan / Buletin Bahagian

TINDAKAN TANDA

( _/ )

CATATAN

1. Mendapatkan input dari semua pegawai di

Bahagian

2. Mengenal pasti maklumat yang berkaitanaktiviti / program Bahagian yang telah

dijalankan

3. Merujuk kepada pegawai yang atasan

untuk penyelarasan input

4. Menyalurkan input ke Bahagian Korporat

untuk penyelarasan

5. Merujuk pegawai atasan sekiranya terdapat

pindaan

6. Membuat salinan ke dalam fail J abatan



CARTA ALIRAN

Kerja: Menyelaras Laporan Tahunan / Buletin Bahagian

Merujuk kepada pegawai yang atasan

untuk penyelarasan input

Mengenal pasti maklumat yang berkaitanaktiviti / program Bahagian yang telahdijalankan

Mula

Tamat Dokumentasi

Merujuk pegawai atasan sekiranya terdapat

pindaan

Menyalurkan input ke Bahagian Korporat

untuk penyelarasan

Mendapatkan input dari semua pegawai di

Bahagian



SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

1. Akta Pemajuan Perumahan (Kawalan dan Pelesenan ) 1966 [Akta

118]

(i) Peraturan-peraturan Pemajuan Perumahan (Kawalan dan

Pelesenan) 1989

(ii) Peraturan –peraturan Pemajuan Perumahan (Akaun Pemajuan

Perumahan) 1991

(iii) Peraturan-peraturan Pemajuan Perumahan (PengkompaunanKesalahan) 2002

(iv) Peraturan-peraturan Pemajuan Perumahan (Tribunal Tuntutan

Pembelian Rumah) 2002

2. Akta Bangunan dan Harta Bersama (Penyenggaraan dan

Pengurusan) 2007 [Akta 663]

3. Akta Kerajaan Tempatan 1976 [Akta 171]

(i) Undang-undang Kecil Tred Perniagaan dan Perindukstrian

(ii) Undang-undang Kecil Krematorium

(iii) Undang-undang Kecil Pasar

(iv) Undang-undang Kecil Penjaja

(v) Undang-undang Kecil Kedai Gunting Rambut



(vi) Undang-undang Kecil Iklan

(vii) Undang-undang Kecil Kolam Renang

(viii) Undang-undang Kecil Taman

(ix) Undang-undang Kecil Pelesenan dan Tempat Letak Kereta

(x) Undang-undang Kecil Mengkompaun Kesalahan

(ix) Undang-undang Kecil Pelesenan Anjing

(xii) Undang-undang Kecil Pengendalian Makanan

(xiii) Undang-undang Kecil Kecil Rumah Urut

(xiv) Undang-undang Kecil Pemungutan, Pembuangan danPelupusan Sampah Sarap

(xv) Undang-undang Kecil Tandas Awam

(xvi) Undang-undang Kecil Kerja Tanah

(xvii) Undang-undang Kecil Vandalisme

(xviii) Undang-undang Kecil Iklan Pilihanraya

(xix) Undang-undang Kecil Establishment Makanan

4. Akta Jalan, Parit dan Bangunan 1974 [Akta 133]

(i) Undang-undang Kecil Bangunan Seragam 1984

(ii) Undang-undang Kecil Kerja Tanah 1985

5. Akta Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam 2007

[Akta 672]

6. Akta Perbadanan Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan

Awam 2007 [Akta 673]



7. Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 [Akta 172]

(i) Kaedah-kaedah Rancangan Pemajuan (Rancangan Struktur

dan Rancangan Tempatan) 1984

(ii) Kaedah-kaedah Pengawalan Perancangan (Am)

(iii) Kaedah-kaedah Lembaga Rayuan

8. Akta Perancangan Bandar 1995 [Akta 538]

9. Akta Perkhidmatan Bomba 1988 [Akta 341](i) Peraturan-peraturan Perkhidmatan Bomba (Pengkompaunan

Kesalahan ) 2000

(ii) Peraturan-peraturan Perkhidmatan Bomba (Fi Pusat Latihan

Bomba) 1996

(iii) Peraturan-peraturan Perkhidmatan Bomba (Kumpulan Wang

Kebajikan J abatan Perkhidmatan Bomba) 1997

(iv) Perintah Perkhidmatan Bomba (Premis Ditetapkan) 1998

(v) Peraturan-peraturan Perkhidmatan Bomba (Perakuan Bomba)

2001

(vi) Peraturan-peraturan Perkhidmatan Bomba (Tatasusila Pegawai

Bomba) 2003

10. Akta Pemberi Pinjam Wang 1951 [Akta 400]

(i) Peraturan-peraturan Pemberi Pinjam Wang (Kawalan dan

Pelesenan) 2003



(ii) Peraturan-peraturan Pemberi Pinjam Wang (Pengkompaunan

Kesalahan) 2003

11. Akta Pemengang Pajak Gadai 1972 [Akta 81]

(i) Peraturan-peraturan Pemegang Pajak Gadai (Kawalan dan

Pelesenan) 2004



SENARAI KEAHLIAN JAWATANKUASA YANGDIANGGOTAI

1. Ahli Kumpulan Inovasi Kerja

2. Pegawai Pemeriksa Aset Kementerian

3. Ahli Jawatankuasa Pengurusan Laman Web

Bahagian

4. Ahli Jawatankuasa Teknikal Laman Web

Bahagian

5. Ahli Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan

Aset Alih Kerajaan

6. Ahli Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan

Akaun dan Kewangan



SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

TIADA



NORMA KERJA

Bil. Jenis Kerja NormaMasa(Minit)

JumlahUnit Yang

BolehDijalankan

DalamSeminggu

1. Menyediakan Laporan Senarai Perjawatan,

Pengisian dan Kekosongan Setiap Bulan di

Bahagian Dasar.

120 minit 4 unit

2. Menyediakan Laporan Piagam Pelangganmengikut suku tahun

120 minit 4 unit



SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

BIL. BUTIR-BUTIR TUGAS CATATAN

Catatan : Sila letakkan senarai ini di atas meja anda

penolong pegawai tadbir n27

Documents