pengurusan projek bab 1

BAB 1 : KONSEP PENGURUSAN PROJEK• definisi pengurusan projek• kronologi projek

DEFINISI PENGURUSAN PROJEK

•PENGURUSAN•PROJEK•PENGURUSAN PROJEK

PENGURUSAN

“Suatu proses kerja dengan dan melalui orang lain bagi mencapai objektif organisasi secara berkesan dengan menggunakan sumber-sumber terhad secara cekap dalam suasana yang sentiasa berubah-ubah”

- Robert Kritner 1983 -

keberkesanan merujuk kepada pencapaian objektif

KecekapanPenggunaan sumber bagi melaksanakan sesuatu kerja

Keberkesanan dan Kecekapan

Sumber: Robert Kreitner, 1983. Management. Edisi kedua. Boston.Houghton Mifflin Company, hlm 10


“Pengurusan sebagai proses perancangan (planning), penyusunan (organising), pengarahan (directing) dan pengawalan (controlling) usaha

ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi”

Perancangan (planning)

Penyusunan (organising)Pengarahan (directing)

Pengawalan (controlling)

PENGURUSAN

SUMBER - SUMBER

MENCAPAI

MATLAMAT

ORGANISASI

11

“ Siri rangkaian aktiviti yang mempunyai tujuan tertentu, titik permulaan dan titik tamat yang jelas bagi mencapai satu set objektif secara berkesan dengan menggunakan sumber-sumber terhad yang diperuntukkan secara cekap”

- Punnia P.C & Khandelwal K.K, 1989 -

PROJEK

•Satu usaha untuk mencapai matlamat.•Aktiviti – aktiviti yang tidak berulang

dan memerlukan sela masa tertentu untuk disiapkan.

•Mengandungi beberapa elemen ▫Masa▫Peruntukan ▫Matlamat

PROJEKMASA PERUNTUKAN

MATLAMAT

KOMPONEN ASAS PROJEK

Ciri-ciri Projek

•Mempunyai satu matlamat khusus.•Bersifat sementara.•Memerlukan sumber-sumber.•Memerlukan penaja utama.•Merupakan satu perkara yang tiada

kepastian.

“Suatu proses keseluruhan perancangam, kawalan dan koordinasi sesuatu projek dari awal hingga akhir bertujuan memenuhi kehendak klien dan memastikan projek disiapkan pada masa dan kos yang dibenarkan serta memenuhi piawaian kualiti”

- The Chartered Institute Of Building (CIOB)-

PENGURUSAN PROJEK

“seni dan sains dalam menyelaraskan manusia, peralatan, bahan-bahan, wang dan jadual untuk menyiapkan sesuatu projek yang dinyatakan dalam masanya dan mengikut kos yang diluluskan”

- Oberlender, 1993 -

PENGURUSAN PROJEK

MATLAMAT

MASA

WANG

PENGURUSAN PROJEK-Merancang-Mengorganisasi-Mengarah-Mengawal

KELUARAN AKHIR

MANUSIA DAN SUMBER-SUMBER

TEKNIKAL

1.PERANCANGAN

2. ORGANISASI

3. KOMUNIKASI

4. KAWALAN5. MOTIVASI

6. PENGKHUSUSAN

7. TUNJUKARAH

8. KOORDINASI

FUNGSI PENGURUSANPROJEK

• Perancangan (Planning)

Aktiviti kreatif tentang apa yang perlu dilakukan, bila

dan oleh siapa. Kerja yang perlu difikirkan

Definisi : Proses berterusan yang menjelaskan objektif dan tujuan organisasi, menyediakan keseluruhan strategi untuk mencapai tujuan tersebut dengan cara membangun, melaksana dan mengawal.

• Organisasi (Organizing)

Definisi : Mekanisme penting dalam pengurusan projek Carta organisasi yang dibuat perlulah logik dan

bersesuaian. Aktiviti sebenar = aktiviti dirancang Dapat membahagikan kerja dan tanggungjawab

kepada setiap individu yang terlibat.

• (pengkhususan individupakar)

• Kawalan (Controlling)

Objektifnya adalah untuk mengawasi pencapaian setiap aktiviti secara teratur dengan membandingkan dengan kemajuan yang telah dirancang.

Masa merupakan faktor penting dalam proses kawalan untuk memastikan kerja mengikut perancangan asal.

Kitaran kawalan

Mengumpulkan data

maklumat

• 3 unsur utama dalam kawalan• 1. Kawalan masa• - pengurus projek – sediakan jadual masa utk

keseluruhan projek• - kaedah yang digunakan ialah carta bar dan kaedah

laluan genting

• 2. Kawalan kos• - perlu dikawal bg mengelakan pengunaan dana secara

berlebihan• - kaedah yg digunakan ialah membuat belanjawan

projek

• 3. Kawalan kualiti• - untuk memenuhi kehendak dan keperluan pelanggan• - perlu dilaksanakan dalam setiap peringkat• - paling penting pada peringkat pembinaan

Motivasi (Motivating)Perlu diberikan kepada setiap pekerjaContoh : Bonus hujung tahun dan elaunPenting untuk pupuk semangat bekerjaPengurus perlu pandai mengambil hati pekerja, mempunyai sikap positif, terbuka dll.

Pengkhususan (Staffing)Agihan kerja kepada setiap individu mengikut keupayaanPekerja berpengalaman diberikan tugas lebih supaya produktiviti meningkat.

• Tunjukarah (Directing)- Bimbingan perlu diberikan kepada pekerja yang kurang

berpengalaman- Pengurus perlu mengarahkan pekerja melaksanakan tugas

• Koordinasi (Coordinating)- Pelbagai masalah timbul dalam melaksanakan projek

pembinaan- Pengurus Projek berpengalaman perlu membuat penyelarasan

supaya masalah dapat diselesaikan.- Ramalan perlu dibuat dengan tepat- Contoh : Anggaran masa untuk menempah bahan-bahan binaan

INDUSTRI PEMBINAAN

PRODUCTBuildingCivil Works

Recreational

Commercial

Industrial

Institutional

ResidentialRoad

Dams

Tunnel

Bridges

Viaduct

• The products are heterogeneousdifferent of design, size, location and end user

• The product is unique and not repetitiousits follows a bespoke design to meet individual needs of client

• Has specific objective• The process is fragmented• Involved many parties• The final process is in situ

the products are permanent

• Construction output consists of capital good

Contribution to economy

BUILDING

CIVIL WORKS

33

i. Definasi Projek (untuk memenuhi kehendak klien)- untuk mengetahui apakah yang diingini oleh klien (rumah, pejabat, pusat membeli belah dll)

ii. Skop Projek (Bagi memenuhi definasi projek)- mengupas kerja yang akan dijalankan- kenalpasti kuantiti, kualiti dan kerja

iii. Belanjawan Projek (agar dapat memenuhi definasi dan skop)- peruntukkan kewangan dari pihak klien

iv. Perancangan Projek (strategi untuk menyiapkan projek)- memilih dan melantik pekerja- mengenalpasti kerja yang perlu disiapkan

Langkah Asas Dalam Pengurusan Projek

34

v. Penjadualan Projek (Skop, belanjawan dan perancangan produk)- Menyusun dan menjadual aktiviti dalam sususan logik- menghubungkan kos dan sumber dalam

penjadualan tersebutvi. Pengesanan Projek (Untuk memastikan

kemajuan projek seperti yang dirancang)- Menilai kerja, masa dan kos yang digunakan- membandingkan keadaan sebenar dan perancangan

vii. Penyiapan Projek (projek yang disiapkan mengikut kehendak klien)- membuat ujian dan penyiasatan, bayaran- menyerahkan projek kepada klien

KOMPONEN UTAMA PENGURUSAN PROJEK

KOS

KUALITI

MASAUntuk memastikan sesuatu

projek itu disiapkan dalam tempoh masa yang minimum atau lingkungan jangka waktu yang telah ditetapkan

Untuk memastikan jumlah kos di akhir projek tidak melebihi daripada perancangan asal yang telah diperuntukan

Untuk memastikan projek yang diurus itu mengikut spesifikasi dan kualiti yang diharapkan supaya memenuhi kehendak pelanggan

KOS

MUNASABAH

TERMURAH

EKONOMI MEMADAI

TERBAIK

KUALITI

MASA

TERCEPAT

PERKAITAN ANTARA KOS, KUALITI & MASA

OBJEKTIF PENGURUSAN PROJEK

KEPENTINGAN PENGURUSAN PROJEK

• Keseimbangan dalam objektif klien disebabkan penglibatan pelbagai disiplin dalam pengurusan projek

• Bagi memastikan kerja-kerja dilaksanakan dengan lancar dan sempurna mengikut perancangan asal

• Untuk perancangan dan pengawalan sumber serta mengesan sebarang perubahan terhadap kos

• Dapat melaksanakan projek mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan bagi mecapai kualiti pembinaan yang baik.

KRONOLOGI PROJEK PEMBINAAN

Kronologi Projek Pembinaan

AWALANKAJIAN

KEMUNGKINANTENDER PEMBINAAN PENYIAPAN

Niat

Taklimat

RekabentukSkima

Rekabentukterperinci

PenyediaanDokumenTender

PemilihanKontraktor

Kontrak

PelaksanaanKerja-kerjapembinaan

Kemajuankerja

Tuntutanbayaran

Ujian &Penyiapan

CCC

AKAUN AKHIR

REKABENTUK

AWALANKAJIAN


Niat

Taklimat

REKABENTUK

• Penentuan kehendak dan objektif projek • Perlu ada definasi dan kehendak yang jelas terhadap

projek, kualiti yang dikehendaki dan tempoh yang sepatutnya disiapkan.

• Kegagalan penyediaan maklumat ini, akan menyebabkan silap pengurusan dan mengundang masalah yang besar pada masa akan datang.

• Antara masalah yang wujud ialah perubahan dari segi rekabentuk akibat tiada skop projek. Kos yang akan meningkat disebabkan tuntutan terhadap kerja-kerja perubahan dan kesilapan rekabentuk

• Menentukan pihak-pihak yang terlibat dalam kumpulan pengurusan projek

Tarikh:

12 September 2012

Nama ProjekJenis PembangunanSusunatur

:::

Cadangan Pembangunan 11 ekar tanah di Senai, JohorMenara pejabat (75%) ruang niaga (25%)Bangunan bertingkat dengan “podium” untuk jualan.

Nisbah Plot : Maksimum nisbah plot bagi rekabentuk adalah 1:9 bergantung kepada kelulusan pihak berkuasa.

Konsep Rekabentuk : Konsep masa depan dengan laman landskap di laluan pejalan kaki.

Keperluan Rekabentuk : Perkhidmatan Mekanikal dan Elektrikal pintar serta terkini, tempat letak kereta yang mencukupi, kafetaria, bilik perkhidmatan, taska, pusat kecerdasan, kolam mandi di aras bumbung dan “atrium” tiga tingkat di lobi lif.

Keperluan Ruang : Isipadu ruang dua/tiga tingkat bagi “atrium” di pintu masuk utama, ruang sirkulasi dan perkhidmatan yang mencukupi tidak melebihi 25% daripada luas kasar pembangunan. Tiada had ketinggian tetapi bergantung kepada Jabatan Penerbangan Awam.

Tempat Letak Kereta : Diletakkan di tingkat bawah tanah agar ia tidak menggunakan kawasan atas yang lebih bernilai dan berharga.

Kaedah Pembinaan : Kaedah binaan secara “top down” dan menggunakan “fast track”, “regular modular” untuk memudahkan koordinasi dan pembinaan, penggunaan “slip forming”, “flying form”, “table form” dan “short RC cycle” bagi setiap lantai amat digalakkan.

Takli

mat

Rekab

en

tuk

Kepentingan Mengetahui Kehendak Klien dan Objektif Projek Pada Peringkat Awal

AWALAN REKABENTUK TENDER PEMBINAAN PENYIAPAN

RENDAH

TINGGI

Berpengaruh untuk menganggu kualiti, kos dan masa

Perubahan terhadap

kualiti, kos dan masa akan

mempengaruhi kos

AWALANKAJIAN

KEMUNGKINANTENDER PEMBINAAN PENYIAPANREKABENTUK

• A proposal to determine whether a project is viable or feasible

• The study may encompass;▫Identifying and accessing the suitability of site▫The economic and market analysis

Type of facility likely to be suitable Potential demand and likely competition Capital injection Fees or selling price

▫Estimated of time needed for the project ▫Cost estimating▫Authorities policies in relation to the proposed

development

AWALANKAJIAN


RekabentukSkima


REKABENTUK

• Penyediaan pelan konsep dan skematik▫ Berdasarkan taklimat, arkitek dan perancang bandar

akan membuat rekabentuk lakaran dan skematik▫ Masih boleh dibuat perubahan sekiranya tidak

memenuhi kehendak klien• Perancangan kos

▫ Bagi mendapatkan anggaran kos pembinaan secara kasar

▫ Jurukur bahan akan membuat anggaran awal berdasarkan keluasan bangunan atau unit bangunan.

▫ Maklumat diperolehi dari lakaran yang dibuat▫ Anggaran ini masih boleh berubah bagi memenuhi

kehendak klien

AWALANKAJIAN


RekabentukSkima


REKABENTUK

• Rekabentuk Terperinci▫ Setelah klien bersetuju dengan rekabentuk skematik dan

kos awalan.▫ Jurukur bahan akan membuat anggaran terperinci ▫ Tiada perubahan besar yang boleh dibuat

Mula projek/idea Project Initation

Nilai matawang Penjadualan Belanjawan Permintaan Pasaran

Program disemak semula kerana tidak

praktikal Ya

Tidak

Perlu laksana

Rekabentuk/ kejuruteraan konseptual dan strategi projek

Pelan awalan/ kasar projek

Anggaran projek (Kos & fasa)

Dapatkan kelulusan daripada pihak pengurusan tertinggi

diluluskan

Sediakan rekabentuk terperinci

Rekabentuk atau parameter tertentu tidak bersesuaian

Tidak

Tidak

AWALANKAJIAN


• Proses tender bagi memilih kontraktor yang benar-benar layak

• Jurukur bahan akan menyediakan dokumen tender yang mengandungi spesifikasi, borang kontrak, kuantiti dan lukisan projek

• 2 kaedah yang biasa digunakan bagi memanggil kontraktor ialah melalui;▫ Media (surat khabar, internet) bagi projek awam@kerajaan▫ Jemputan (nasihat dari perunding @ klien) bagi projek swasta

• Kriteria pemilihan kontraktor▫ Harga tender▫ Reputasi▫ Pengalaman▫ Rekod projek lepas▫ Organisasi▫ Kedudukan kewangan

• Kontraktor yang berjaya akan menerima Surat Setuju Terima

- Tenaga pekerja- Loji- Kemahiran teknikal- Kemudahan kredit dari pembekal- Komitmen- Tanggungjawab

LETTER OF ACCEPTANCE

• Bagi merealisasikan kehendak klien secara fizikal

• Dilaksanakan setelah dokumen kontrak ditandatangani

•Kesempurnaan dan kualiti projek adalah bergantung kepada corak pengurusan dan kawalan pembinaan

•Objektif▫Menyiapkan projek mengikut lukisan dan

spesifikasi▫Dalam lingkungan belanjawan▫Dalam masa yang ditetapkan

AWALANKAJIAN


•System testing and start-up•Final inspection•Guarantee and warranties

AWALANKAJIAN


2. Pembetulan Rekabentuk Perlu disebabkan rekabentuk dan spesifikasi kerja yang tidak

lengkap atau perubahan terpaksa dibuat untuk penyesuaian dengan keadaan

sebenar di tapak. Penyediaan As-Built Drawing.3. Latihan staf Perlu untuk kemudahan operasi, selenggaraan dan sokongan

teknikal.4. Sijil siap kerja dikeluarkan Klien bersetuju untuk mengambil alih projek dan tempoh masa

kecacatan bermula.5. Tempoh tanggungan kecacatan Menjadi tanggungjawab kontraktor untuk selenggara sebarang

kecacatan (defects) selagi dalam tempoh perjanjian.

Kejayaan projek

• Through integrated efforts between project

leader and team members.

• Measure through;

i. According to the term of contract

ii. On time performance

iii. Within budget

iv. Achieve client satisfaction

pengurusan projek bab 1

Documents