pengurusan mesyuarat rasmi

Oleh

Mohd Isa Abd RazakInstitut Perguruan Keningau

Intro

*Dua tajuk dalam sukatan pelajaran digabungkan.

Kandungan

1. Jenis-jenis Mesyuarat

2. Peranan dan Tanggungjawab AJK

3. Agenda Mesyuarat

4. Senarai Semak Tatacara dan Pengendalian*

5. Minit Mesyuarat

6. Bonus: Tindakan Susulan

1. Mesyuarat Jawatankuasa

2. Mesyuarat Agung

3. Mesyuarat Agung Khas

4. Mesyuarat Khas

5. Mesyuarat Tergempar

1 Jenis

MESYUARAT JAWATANKUASAMESYUARAT JAWATANKUASA

Ahli dipilih dalam mesyuarat agung.

Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasa induk dan jawatankuasa kerja.

Kekerapan: bergantung pada kehendak perlembagaan, peraturan tetap, keperluan organisasi itu.

Kuorum: lazimnya dua pertiga.

MESYUARAT AGUNGMESYUARAT AGUNG

Lazimnya sekali setahun, sebelum 31 Mac.

Tujuan (bergantung pada perlembagaan):

membentangkan laporan tahunan meluluskan penyata kira-kira merancang aktiviti tahun berikutnya memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu

meluluskan sesuatu usul

Kuorum: 1/3, 1/2 atau dua kali ganda ajk … bergantung pada jumlah ahli. Jika kuorum tidak cukup, mesyuarat boleh ditangguhkan 30 minit

MESYUARAT AGUNG KHASMESYUARAT AGUNG KHAS

Jarang berlaku dan dinamakan juga mesyuarat agung luar biasa

Diadakan untuk

membubarkan ajk yang ada dan memilih ajk baharu atas kehendak 1/5 daripada jumlah ahli

mengubah perlembagaan atas keperluan yang mendesak

menyelesaikan masalah kewangan yang kritikal

Diadakan dalam tempoh sebulan dari tarikh permintaan.

Kuorum mesyuarat agung diterima pakai.

Jika kuorum tidak mencukupi, mesyuarat hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk tujuan yang sama tidak boleh diadakan dalam tempoh enam bulan.

MESYUARAT AGUNG KHASMESYUARAT AGUNG KHAS

MESYUARAT KHASMESYUARAT KHAS

Kekerapan: berdasarkan keperluan.

Tujuan: membincangkan isu penting seperti mempercepat/menunda tarikh pelaksanaan sesuatu program.

Minit khas: disediakan dan diluluskan dalam mesyuarat jawatankuasa yang berikutnya.

MESYUARAT TERGEMPARMESYUARAT TERGEMPAR Subjenis mesyuarat

jawatankuasa; lebih kurang mesyuarat khas.

Tujuan: membincangkan isu yang memerlukan kata putus segera. Contoh: hendak memecat ahli yang melanggar disiplin.

Tercatat dalam perlembagaan atau senarai tugas

Peranan utama dimainkan oleh pengerusi Peranan urus setia/setiausaha terdapat

dalam senarai semak dan pengurusan minit

2 Peranan

tenang, peramah, mesra boleh berfikir secara objektif dan jelas berpengetahuan cukup tentang tatacara

mesyuarat berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa

berhubung rapat dan bekerjasama dengan setiausaha.

Pengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang

KUALITI PENGERUSIKUALITI PENGERUSI

Kuasanya mengatasi semua yang hadir dalam mesyuarat.

Keputusannya tentang tatacara mesyuarat muktamad.

Dia mempunyai undi pemutus; digunakan apabila berlaku persamaan undi antara pencadang dengan pembangkang.

Dia sahaja yang boleh memula dan menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan tepat pada waktunya.

KUASA PENGERUSIKUASA PENGERUSI

Pengerusi Duduk … Ketika ahli mesyuarat sedang berucap, pengerusi perlu duduk kerana tiada sesiapa pun dibenarkan bercakap ketika pengerusi sedang berdiri.

Pengerusi Berdiri … Ketika berucap pengerusi perlu berdiri kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa.

Ahli Berdiri … Ahli juga hendaklah berdiri semasa berucap kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa.

PERLAKUAN PENGERUSIPERLAKUAN PENGERUSI

Sasaran pembicaraan ialah pengerusi. Soalan, komen atau pandangan mestilah ditujukan kepadanya pengerusi, bukan kepada orang tertentu dalam mesyuarat.

Gunakan pembuka bicara yang sopan apabila memulakan ucapan seperti “Tuan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan pertanyaan kepada ….” dan “Tuan Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan kepada kami …."

SASARAN PEMBICARAANSASARAN PEMBICARAAN

Jika pengerusi bertanding untuk mempertahankan kedudukannya sebagai pengerusi, dia tidak boleh mempengerusikan mesyuarat itu semasa pengundian dijalankan. Naib pengerusi atau seorang pengerusi sementara mesti mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia dilantik semula, dia bolehlah mempengerusikan mesyuarat seterusnya jika dipersetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.

JIKA PENGERUSI BERTANDINGJIKA PENGERUSI BERTANDING

Pengerusi boleh disingkirkan. Seorang ahli mengemukakan usul undi tidak percaya kepada pengerusi. Usul itu perlu disokong dan dikemukakan kepada mesyuarat oleh setiausaha. Jika usul itu mendapat sokongan ramai, pengerusi mesti mengosongkan kerusinya. Seterusnya, mesyuarat perlu memutuskan sama ada ditangguhkan atau dilantik pengerusi baharu.

Undi tidak percaya seperti ini hanya berkuat kuasa untuk satu-satu mesyuarat. Jika hal ini berlaku, lazimnya pengerusi akan meletakkan jawatan.

PENYINGKIRAN PENGERUSIPENYINGKIRAN PENGERUSI

Maksud: kertas yang menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat.

Panduan 1: pengerusi berbincang dengan setiausaha tentang isi kandungan agenda.

Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak pengurusan; dapat dilaksanakan secara bersurat atau melalui telefon.

3 Agenda

Rangka … Tajuk sahaja; paling lazim.

Lengkap … Tujuan setiap agenda dan rangka ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan.

Salinan Pengerusi … Lengkap dan ada ruangan kosong di bahagian tepi kertas agenda untuk catatannya.

Salinan Setiausaha … Sama dengan yang dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi memudahkannya mencatat minit mesyuarat.

BENTUK AGENDABENTUK AGENDA

Pendapat yang mengatakan agenda boleh dipinda atau ditambah sebelum mesyuarat adalah karut. Perlakuan ini menyusahkan orang yang serius melakukan persediaan sebelum mesyuarat. (Pegawai INTAN Kawasan Utara, 22 November 2000.)

PENDAPAT KARUTPENDAPAT KARUT

Contoh yang disediakan berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang pernah diamalkan dan pengalaman personal.

Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat.

Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar dan perkembangan semasa.

Dapat disusun semula berdasarkan tanggungjawab individu dalam urus setia.

4 Semak

(Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat)

TINDAKAN PRAMESYUARATTINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

1.Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi.

2. Merancang peruntukan masa setiap agenda.

3. Menempah bilik mesyuarat.

4. Menempah minuman.

5. Menyediakan fail.

6.Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda dan minit) dan memasukkannya ke dalam fail.

7. Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD.


Bil. Butiran

8. Memberitahu pihak yang akan menyediakan kertas kerja (jika ada).

9. Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh 1 hari sebelum mesyuarat.

10. Menyediakan salinan kertas kerja.

11. Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).

12. Menyusun agenda mesyuarat: perutusan pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang lalu, perkara berbangkit, pembentangan kertas kerja, hal-hal lain, dan penutup.


Bil. Butiran

13. Menyediakan surat jemputan yang mengandungi maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi, jenis pakaian.

14. Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan.

15. Menghantar surat jemputan mesyuarat dan dokumen berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat.

16. Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas.*

*Sejam sebelum mesyuarat.


Bil. Butiran

17. Menentukan tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu.*

18. Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. *

19. Memastikan alat pembesar suara disediakan dan berfungsi. *

20. Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja, jika perlu. *

21. Memastikan overhead projector dan peralatannya disediakan, jika perlu. *

22. Memastikan semula tempahan minuman ringan telah dibuat. *

*Sejam sebelum mesyuarat.


Bil. Butiran

23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir.

24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari sebelum mesyuarat diadakan.

25. Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul, dua hari sebelum mesyuarat.

26. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara memberi penghormatan (address) kepada pengerusi dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu.

27. Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat.

Bil. Butiran

1. Mengedarkan buku kehadiran.

2. Menyimpan buku kehadiran.

3. Mencatat minit mesyuarat.

4. Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima.

5. Memastikan minuman diterima pada masanya.

6. Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli terpilih, jika perlu.

7. Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil sesuatu di pejabat.

TINDAKAN SEMASA MESYUARATTINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Bil. Butiran

1. Memastikan peralatan dan sisa minuman dikemaskan.

2. Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas mesyuarat.

3. Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat.

4. Menaip draf minit.

5. Menyemak draf minit kali pertama, dua hari selepas mesyuarat.

6. Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas mesyuarat.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARATTINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil. Butiran

7. Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh mesyuarat.

8. Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh pengerusi.

9. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit.

10. Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat.

11. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang diberi untuk menyempurnakan borang itu ialah dua minggu.


Bil. Butiran

12. Mengedarkan borang tindakan susulan kepada mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit mesyuarat diedarkan.

13. Mengutip semula borang tindakan susulan.

14. Merumus tindakan susulan (menganalisis dan membuat ringkasan).

15. Menyemak tindakan susulan.

16. Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi.

17. Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada semua ahli mesyuarat.


10 fakta berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang pernah diamalkan dan pengalaman personal perlu dijadikan panduan.

5 Minit

1.Format PKPA 2/1991 … Format minit mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan Malaysia terdapat dalam Lampiran A Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991).

1.Sediakan Secepat Mungkin … Draf minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah dikemukakan kepada pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.

1.Pengedaran Minit …Minit mesyuarat yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus sebelum mesyuarat berikutnya bermula*.

1.Minit Padat … Minit direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (iv).

* Ada kontroversi.

1.Tiada Kolum … PKPA 2/1991 tidak mencatatkan keperluan kolum untuk minit. INTAN dan agensi kerajaan yang utama mematuhi pekeliling itu. "Kami mematuhi PKPA dan Manual Latihan Pengurusan Mesyuarat dan Jawatankuasa Kerajaan yang dikeluarkan oleh MAMPU, " kata Encik Shahril Annuar Ahmad, Pegawai INTAN Kawasan Utara.

1.Tindakan … Perkataan "Tindakan" dihitamtebalkan dan dikanankan.

1.Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu … Tidak perlu nama dan tandatangan setiausaha di akhir minit. Kenyataan disemak oleh pengerusi, ruangan tandatangan dan namanya juga tidak perlu. Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak oleh pengerusi" kerana itu tugas rutinnya.

Penomboran … Baik ikut sistem perpuluhan atau gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam kurungan dan angka Roman kecil dalam kurungan.

1.Ada Sistem Pengesanan … Urus setia bertanggungjawab mengesan pelaksanaan keputusan mesyuarat dengan menggunakan borang khas (Lampiran B). PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi).

1.Penutup … Tidak perlu ditulis tajuk bagi bahagian penutup.

Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat maklum balas.

Dapat memendekkan masa perkara berbangkit.

Catatkan petikan minit dan hantar kepada semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat yang berikutnya.

Dapatkan respons melalui telefon atau secara bersemuka.

6 Susulan

TINDAKAN SUSULAN TINDAKAN SUSULAN JAWATANKUASA INDUK KEUTUHANJAWATANKUASA INDUK KEUTUHAN

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 4/200XKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 4/200X

Bil. Para Perkara Tindakan Maklum Balas

3.20 Agihan Peruntukan RMT di Negeri Sabah Tidak Mengikut Bilangan Murid yang Diluluskan

Mesyuarat maklum, mengikut Surat Pekeliling Kewangan 7/2002, bilangan murid yang layak menerima RMT pada tahun 2003 ialah 37,800 orang. Bilangan ini sama dengan tahun 2000-2004. Semakan audit mendapati pertambahan murid yang layak sehingga tahun 2004 ialah 78, 291 orang. Bagi menentukan RMT dapat dimanfaatkan kepada semua murid yang layak. JPN telah mengurangkan bilangan hari RMT dari 190 hari kepada 92 hari sahaja.

JPN Sabah

3.21 ….

TINDAKAN SUSULANTINDAKAN SUSULANMINIT MESYUARAT JK. KURIKULUM NEGERI 2/200X

Agenda Perkara Tindakan

1

1.2.1 Kurikulum merupakan aspek utama di sekolah. Pemberatan bagi kurikulum ialah sebanyak 75% berbanding 25% pengurusan kokurikulum dan bidang-bidang lain.

Telah dimaklumkan kepada staf akademik melalui memo dalaman.

4

4.1.3 iii. Penguasaan 3M dalam kalangan pelajar lemah. Oleh hal yang demikian, semua pihak perlu turun padang untuk menangani masalah ini bermula pada hari pertama persekolahan.

Isu ini diberi perhatian dalam Projek Pensiangan-Salinatan dan Teaching School.

5

5.2.3 Pemuafakatan antara pihak maktab, PPG, PPD dan juga pihak jabatan pendidikan negeri perlu diperkemas agar aktiviti-aktiviti yang dirancang dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan.

Pemuafakatan maktab dengan PPG dan PPD amat baik. Semua program/projek KPKM, Teaching School, Pensiangan-Salinatan, dll. tidak menghadapi masalah.

pengurusan mesyuarat rasmi

Documents