pengertian sistem informasi akuntansi

28
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (PERTEMUAN KE-8) KELOMPOK III Putu Krisna Gautama (1215351105) Trisna Deviani (1215351106) I Putu Eka Arya Wedhana Temaja (1215351107) Ricky Ardi Suprapta (1215351109) 1

Upload: i-putu-eka-arya-wedhana-temaja

Post on 28-Dec-2015

165 views

Category:

Documents


1 download

DESCRIPTION

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

TRANSCRIPT

Page 1: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (PERTEMUAN KE-8)

KELOMPOK III

Putu Krisna Gautama (1215351105)

Trisna Deviani (1215351106)

I Putu Eka Arya Wedhana Temaja (1215351107)

Ricky Ardi Suprapta (1215351109)

Fakultas Ekonomi dan Bisnis (Program Ekstensi)Universitas Udayana

2014

1

Page 2: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Daftar IsiI. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi..........................................................................................3

II. Model Umum Sistem Informasi Akuntansi.................................................................................4

III. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi..................................................................................6

PENGOLAHAN DATA........................................................................................................................8

Subsistem sistem informasi akuntansi terdiri dari 5 sistem, yaitu :.................................................11

Manfaat sistem informasi akuntansi:.................................................................................................12

IV. Contoh System Informasi Akutansi...........................................................................................12

V. Peran Sistem Informasi Akuntansi dalam Pemecahan Masalah.................................................17

2

Page 3: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

I. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu komponen organisasi yang

mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi

finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem dari Sistem Informasi Manajemen yang

menyediakan informasi akuntansi keuangan, dan informasi lain atas transaksi akuntansi.

Penggunaan sistem informasi akuntansi (SIA), yaitu :

1. Membuat laporan eksternal

Laporan ini mencangkup laporan keuangan, seperti pajak dan laporan yang

diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam

industri perbankan dan utilitas.

2. Mendukung aktifitas rutin

Sistem SIA digunakan untuk menangani aktifitas operasi rutin sepanjang siklus

operasi perusahaan.

3. Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin

pada semua tingkat pada suatu organisasi.

4. Perencanaan dan Pengendalian

Suatu sistem informasi diperlukan untuk aktifitas perencanaan dan pengendalian.

5. Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal ( internal control) mencangkup kebijakan-kebijakan,

prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-

3

Page 4: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan

data keuangan.

Dalam sistem informasi sebuah serangkaian prosedur dimana data dikumpulkan, diproses

menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai. Sistem informasi menerima output,

disebut sebagai transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi output

informasi yang akan didistribusikan kepada para pemakai informasi.

II. Model Umum Sistem Informasi Akuntansi

Dalam sistem informasi akuntansi terdiri atas elemen-elemen yang terintegrasi dan

terorganisasi dimana ada saling ketergantungan antara elemen tersebut, oleh karena itu sistem

informasi akuntansi akan berjalan dengan baik apabila elemen-elemen bekerja sebagaimana

mestinya. Elemen-elemen sistem informasi akuntansi terdiri atas :

1. Pemakai Akhir (End User)

Pemakai akhir dibagi dalam dua kelompok umum eksternal dan internal. Pemakai eksternal

meliputi para kreditur, pemengang saham, investor potensial, agen-agen pembuat peraturan,

otorisasi pajak, para pemasok dan pelanggan. Para pemakai internal adalah pihak

manajemen disetiap tingkat organisasi juga personel operasi. Berlawanan dengan pelaporan

4

Page 5: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

eksternal, organisasi memiliki cukup kebebasan dalam memenuhi kebutuhan pemakai

internal.

2. Sumber Data

Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi dari sumber

eksternal dan internal. Transaksi keuangan eksternal adalah pertukaran ekonomis dengan

entitas bisnis lainnya dan individu dari luar perusahaan.

3. Pengumpulan Data

Merupakan tahap operasional pertama dalam sistem informasi. Tujuannya adalah untuk

memastikan bahwa data-data peristiwa yang memasuki sistem itu sah (valid).

4. Pemrosesan Data

Setelah data-data terkumpul maka perlu diproses untuk menghasilkan informasi. Tugas

dalam tahap pemrosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai yang kompleks.

5. Manajemen Database

Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non keuangan.

Database dapat berupa filling cabinet atau sebuah disket komputer. Tanpa memperhatiakn

bentuk fisik, dapat ditampilkan isinya dalam hierarki logis.

6. Penghasil Informasi

Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, menformat dan

meyajikan informasi untuk para pemakai. Informasi dapat berupa dokumen operasional

sepeti pesanan penjualan, suatu laporan yang terstruktur atau pesan di layar komputer.

5

Page 6: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

7. Umpan Balik

Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem sebagai suatu

sumber data. Umpan balik dapat bersifat eksternal atau internal dan digunakan untuk

memulai atau mengubah suatu proses.

III. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Hall (2007:27) karakteristik kualitas informasi akuntansi terdiri dari :

Adapun penjelasan criteria-kriteria di atas adalah :

a) Relevan

Informasi yang relevan merupakan informasi yang perlu diketahui untuk memberikan

pemahaman yang baru. Laporan yang hanya bersifat sementara, dan selanjutnya tidak

relevan harus dihentikan pembuatannya.

6

Page 7: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

b) Tepat Waktu

Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya.

Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya.

c) Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Kesalahan-kesalahan

material ada ketika jumlah informasi yang tidak akurat menyebabkan pemakainya

melakukan keputusan yang buruk atau gagal melakukan keputusan yang diperlukan.

d) Lengkap

Tidak ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan atau pelaksanaan

tugas yang hilang. Informasi yang tidak lengkap bisa menimbulkan kesulitan, karena

informasi yang tidak disertakan itu akan menjadi unsur ketidakpastian yang besar.

e) Rangkuman (ringkasan)

Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Informasi yang

ringkas dan mengikhtisarkan data relevan yang menunjukan bidang-bidang

penyimpangan terhadap tingkat normal, standar, atau yang direncanakan merupakan

bentuk informasi yang banyak diperlukan oleh para pemakai informasi.

Ada Beberapa Karakteristik Umum Sistem Informasi Akuntansi Yakni :

1. Melaksanankan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memutuskan untuk

melaksanakanpengolahan data atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang – undang

untuk memeliharacatatan kegiatannya. Elemen – elemen dalam lingkungan seperti

pemerintah,pemegang sahamdan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut

7

Page 8: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

perusahaan agar melakukan pengolahandata. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak

memintanya, manjameen perusahaan pastimenerapkan SIA sebagai cara mencapai dan

menjaga pengendalian.

2. Berpegang pada prosedur yg relatif standar.Peraturan dan praktek yang diterima

menentukancara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datnay

dengan cara yangpada dasarnya sama.

3. Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data dan menjelaskan

kegiatanperusahaan secra rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit. Jejak audit

adalah kronologikegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga ke akhir, dan dari akhir

ke awal.

4. Terutama berfokus historis.Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa

yangterjadai di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan berkelompok

digunakan.

5. Menyediakan informasi pemecahan masalah. SIA menghailkan sebagian output

informasi bagimanajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan rugi laba

dan neraca merupakan contohnya

PENGOLAHAN DATA

Pengolahan data adalah suatu kegiatan memanipulasi atau mentransformasi simbol-

simbol seperti angka atau abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya

1. Pengumpulan data: Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa lingkungan, tiap

tindakan dijelaskan oleh catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen

lingkungan, maka disebut transaksi, karena itu timbullah istilah pengolahan

8

Page 9: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

transaski. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap

tindakan internal perusahaan. Dan transaksi lingkungan perusahaan.

2. Manipulasi data,( data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi)

yang terdiri dari :

a) Pengklasifikasian: elemen – elemen data tertentu dalam catatan digunakan

sebagia kode. Dibidang komputer, Kode adalah satu atau beberapa karakter yang

digunakan untuk mengidentifikasikan dan mengelompokkan catatan,mis: Nomor

pegawai dll

b) Pengurutan: catatan – catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode

atau elemen data lain. Misalnya File catatan gaji disusun sehinggan semua

cattaan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.

c) Penghitungan: Operasi artimatika dan logika dilaksanakan pada elemen – elemen

data untuk menghasilkan elemen – elemen data tambahan.Dalam sisem gaji

misalnya upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan

pendapatan kotor.

d) Pengikhtisaran: Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan,

menjadi bentuk total, sub total , rata – rata dan seterusnya.

3. Penyimpanan data

4. Penyiapan dokumen

Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh Sistem Informasi Akuntansi(SIA)

yang mengumpulkan menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebutmenjadi

9

Page 10: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun diluar

perusahaan.

Gambar diatas adalah suatu model SIA. Elemen input, transformasi dan output dari sistem

fisisk perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh sistem fisik

dan lingkungan, lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak data mengubah data

menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta untuk perorangan dan organisasi di

10

Page 11: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

lingkungan perusahaan.Arus informasi kelingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah

satu – satunya CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar

perusahaan. SIA bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen

lingkungan kecuali pesaing.

Subsistem sistem informasi akuntansi terdiri dari 5 sistem, yaitu :1. Sistem Pengeluaran

Segala peristiwa yang berhubungan dengan usaha mendapatkan sumber-sumber

ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan, baik berupa barang ataupun jasa, baik

pemasok dari luar maupun dari karyawan didalam perusahaan.

2. Sistem Pendapatan

Berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan

kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari mereka.

3. Sistem Produksi

Berhubungan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk suatu

sumber ekonomi.

4. Sistem Manajemen Sumber Daya

Meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan manajemen dan pengendalian

sumber daya seperti investasi dan aktiva tetap (fasilitas).

5. Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan

Manfaat sistem informasi akuntansi:o Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat

melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

11

Page 12: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

o Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang

dihasilkan

o Meningkatkan efisiensi

o Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

o Meningkatkan sharing knowledge

o menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Dan juga memiliki tujuan :

1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari

2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen

3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban

IV. Contoh System Informasi AkutansiPT Karya Bahana Berlian berdiri tahun 1991. Mereka berkomitmen menjadi perusahaan

desain dan manufaktur tempat duduk mobil satu-satunya di Indonesia. Dengan jumlah

pegawai 329 orang dan dipimpin Presiden Direktur. Perusahaan ini memproduksi

beberapa produk otomotif seat seperti seat assembly, seat cover, PU foam (cold cure),

dan leather trim cover. Saat ini PT Karya Bahana Berlian telah memiliki tiga jaringan

perusahaan yaitu PT Krama Yudha Tiga Berlian Motors, PT Honda Prospect Motors, dan

PT KIA Indonesia Motors.

Arus Transaksi Perusahaan

12

Page 13: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Pelanggan memesan (order) barang melalui sistem apliksai order penjualan. Order dapat

dibuat oleh pelanggan itu sendiri atau melalui tenaga penjual. Order dapat tertulis

maupun melalui telepon. Sistem order penjualan mengubah order ke dalam data yang

penting untuk mendukung pemrosesan lanjutan terhadap order oleh sistem aplikasi yang

lainnya. Aplikasi order penjualan seringkali mengirimkan formulir pemberitahuan kepada

pelanggan untuk memberitahukan bahwa order telah diterima dan sedang diproses.

Aplikasi order penjualan mengirimkan memo penagihan ke sistem aplikasi penagihan.

Memo ini menyajikan data yang diperlukan untuk menyiapkan faktur pelanggan untuk

barang yang telah dipesan. Sistem aplikasi penagihan mengirimkan faktur (tagihan)

kepada pelanggan untuk pembayaran. Kemudian bagian penagihan mengirimkan nota

faktur kepada sistem aplikasi piutang dagang. Bagian piutang dagang bertanggung jawab

untuk menyelenggarakan database pelanggan dan harus memperbaruinya untuk

merefleksikan adanya transaksi ini. Secara periodik sistem aplikasi piutang dagang

mengirimkan laporan kepada pelanggan yang merincikan total jumlah hutang setiap

pelanggan kepada perusahaan. Sistem aplikasi order penjualan mengirimkan order

pengiriman ke gudang. Dokumen ini merincikan pengiriman pemesanan yang dilakukan

pelanggan, termasuk waktu dan kemana barang harus dikirimkan. Order pelanggan

mensyaratkan bahwa order produksi harus dikirimkan ke bagian produksi jika barang

yang di order adalah biasa, tidak terdapat dalam persediaan, atau jika barang yang

dipesan tidak terdapat dalam persediaan.

Setelah barang dikirimkan kepada pelanggan, bagian pengiriman memberikan rangkapan

order pengiriman kepada sistem penagihan untuk mendokumentasikan pengiriman dan

untuk memungkinkan dilakukan proses penagihan. Barang-barang yang dikirim kepada

13

Page 14: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

pelanggan dikirimkan dari gudang ke fungsi pengiriman. Barang jadi dikirimkan dari

sistem produksi ke gudang untuk penyimpanan, kemudian barang diserahkan atau

dikirimkan kepada pelanggan.

Aplikasi penjadwalan produksi mengirim jadwal produksi ke sistem produksi. Jadwal ini

mengesahkan dan mengendalikan sisem produksi. Laporan posisi produksi dikirimkan ke

sistem penjadwalan produksi sehingga jadwal produksi dapat ditelaah dan direvisi.

Sistem produksi mengirimkan permohonan pembelian kepada aplikasi pembelian. Bahan

mentah harus di-order intuk diproduksi. Sistem aplikasi pembelian bertanggungjawab

untuk membuat order kepada pemasok/penjual. Bagian produksi mengirimkan laporan

tenaga kerja ke sistem penggajian untuk pembayaran upah dan akumulasi biaya produksi.

Bagian pembelian mengirimkan nota penerimaan kepada aplikasi penerimaan. Dokumen

ini meng-otorisasi fungsi penerimaan untuk menyetujui penerimaan dari pemasok.

Pembelian mengirim order pembelian kepada pemasok untuk memesan barang. Nota

pembelian dikirimkan ke sistem aplikasi hutang dagang untuk memulai proses

pembayaran.

Barang dagangan diterima dari pemasok. Lalu pemasok mengirimkan faktur kepada

perusahaan untuk pembayaran. Faktur ini harus disetujui oleh sistem aplikasi hutang

dagang. Bagian penerimaan memberitahukan bagian hutang dagang bahwa barang yang

dipesan telah diterima. Bagian hutang dagang meng-otorisasi pembayaran kepada

pemasok. Nota pembayaran dikirimkan ke sistem aplikasi untuk diproses.

Karyawan-karyawan menerima pembayaran cek dan dokumen lainnya dari sistem

penggajian. Nota pembayaran karyawan dikirim ke sistem aplikasi akuntansi untuk

diproses.

14

Page 15: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Para pelanggan mengirimkan penbayaran melalui rekening mereka kepada perusahaan.

Bukti penerimaan kas diproses oleh sistem aplikasi akuntansi. Barang yang dibeli

dikirimkan dari bagian penerimaan ke gudang untuk disimpan.

Struktur organisasi

Alur Proses Produksi

15

Page 16: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Proses Produksi

Prosedur Perencanaan Produk Baru

16

Page 17: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

V. Peran Sistem Informasi Akuntansi dalam Pemecahan Masalah

Peranan Sistem Informasi Akuntansi

Organisasi perusahaan yang besar merupakan suatu hal yang kompleks,

perusahaan mempekerjakan puluhan, ratusan, bahkan ribuan orang dengan berbagai macam

tugas. Hal ini mengakibatkan banyak sekali pihak yang berkepentingan terhadap

perusahaan. Perusahaan harus mampu untuk merencanakan, menkoordinasikan, dan

mengendalikan seluruh aktivitasnya secara baik.

Jadi peranan sistem informasi akuntansi adalah untuk memberikan gambaran

kepada pihak ekstern dan intern mengenai informasi keuangan perusahaan serta seluruh

aktivitas perusahaan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.

SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi

stardar. Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan tingkat manajemen

puncak.SIA Menyediakan Database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan

masalah. Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain, terutama Sistem

Informasi Manajemen dan DSS.

Pengolahan data merupakan dasar bagi sistem-sistem pemecahan masalah lain.

Langkah pertama dalam menyediakan dukungan komputer bagi pemacahan masalah untuk

manajer adalah dengan menerapkan SIA yang baik.

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi:

• Sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi, perusahaan yang

mendistribusikan produk dan jasanya kepada pelanggan.

• Dalam sistem informasi pembayaran (kepada pemasok) maka data input adalah

semua tagihan dari pemasok diproses dengan cara tertentu sehingga memberikan

17

Page 18: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

informasi berupa tanggal jatuh tempo, besarnya pembayaran, cara pembayaran,

dan lainnya. Sehingga manajemen mampu memutuskan kebijakan pembayaran

yang tepat.

• Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru

dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan

analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru

tersebut.

• Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang

berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh

EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian

diberikan ke bagian pemasaran.

Contoh:

Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian

Internal Penjualan (Studi kasus pada PT. Pupuk Kujang (Persero))

Salah satu kegiatan utama dan tujuan perusahaan dalam menunjang kelangsungan hidupnya

adalah memperoleh laba yang dapat dicapai melalui kegiatan penjualan. Tujuan utama

perusahaan tersebut akan dapat dicapai apabila penjualan maksimal dan berjalan dengan

baik. Sistem informasi akuntasi penjualan sangat diperlukan bagi perusahaan saat ini, untuk

menunjang efektivitas pengendalian internal penjualan perusahaan. Objek penelitian dalam

pembahasan skripsi ini adalah peranan sistem informasi akuntansi penjualan dalam

menunjang efektivitas pengendalian internal penjualan pada PT. Pupuk Kujang (Persero)

yang berlokasi di Jl. Jenderal Ahmad Yani No. 39 Cikampek, Jawa Barat. Tujuan dari

penelitian ini adalah Untuk mengetahui peranan sistem informasi akuntansi penjualan dalam

18

Page 19: Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

menunjang efektivitas pengendalian internal penjualan. Metode penelitian yang digunakan

dalam penelitian ini adalah deskriptif analisis dengan pendekatan studi kasus, yaitu suatu

metode yang berusaha untuk memberikan gambaran secara sistematis dan akurat mengenai

faktafakta, sifat, dan hubungan antara fenomena yang diteliti dalam suatu perusahaan.

Gambaran yang sistematis diperoleh dengan cara mengumpulkan, mengklasifikasikan dan

menganalisis data, sehingga dapat ditarik kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian dan

pembahasan mengenai peranan sistem informasi akuntansi penjualan dalam menunjang

efektivitas pengendalian internal penjualan yang dilakukan di PT Pupuk Kujang (Persero),

diperoleh bahwa sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan perusahaan sudah

memadai. Hal ini dapat dilihat dari pemanfaatan seluruh unsur-unsur sistem informasi

akutansi. Pengendalian internal penjualan yang diterapkan oleh PT Pupuk Kujang (Persero)

sudah memadai. Hal ini dapat dilihat dari terpenuhinya komponen-komponen pengendalian

internal penjualan. Efektivitas pengendalian internal penjualan, hal tersebut didukung oleh

terpenuhinya tujuan pengendalian internal penjualan.

19