pengenalan kepada bab pengurusan projekmembina fail projek baru, menetapkan tarikh mula atau tarikh...
TRANSCRIPT
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 1
1. PENGENALAN KEPADA
PENGURUSAN PROJEK
1.1. PENGURUSAN PROJEK
Pengurusan projek adalah satu sistem untuk menguruskan sesuatu
kerja, sumber yang digunakan dan juga kos yang terlibat. Ianya
sangat berguna untuk memperbaiki komunikasi dan koordinasi dan
mengurangkan jumlah keseluruhan bagi masa yang digunakan untuk
menguruskan sesuatu projek.
1.2. PROJEK
Yang dikatakan sebagai projek adalah usaha untuk melaksanakan satu
objektif yang hendak dicapai dalam satu jangka masa tertentu.
Sasaran utama projek adalah untuk melaksanakan sesuatu aktiviti
yang dirancang dalam tempoh masa yang ditetapkan dimana aktiviti
ini merangkumi beberapa turutan kerja dengan melibatkan sumber
manusia yang tertentu dan dalam lingkungan bajet yang
diperuntukkan.
Dalam merancang sesuatu projek, bebrapa perkara yang perlu diberi
penekanan untuk memastikan projek dapat dilaksanakan tepat pada
masanya adalah :
tarikh perlu siap projek (deadline)
tugas utama yang hendak dicapai
orang (pekerja) yang berkebolehan untuk melaksanakan tugas
1.3. TEKNIK PENGURUSAN PROJEK
Teknik yang berkesan dalam menguruskan projek ini mengandungi
empat peringkat iaitu :
i. Menakrifkan projek
Dalam peringkat ini penetapan visi dan sasaran akan
dilakukan.membina kumpulan kerja, menakrifkan semua
kemungkinan dan perlu menetapkan skop projek.
ii. Merancang
Menakrif semula skop projek, mengenalpasti kerja yang perlu
dilakukan untuk mencapai, membangunkan jadual dan bajet
BAB
1
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 2
iii. Melaksanakan dan memantau
Mengetuai kumpulan, menyelesaikan masalah dan
membangunkan projek.
Dari masa ke semasa hendaklah memantau kemajuan projek,.
Sekiranya terdapat kepincangan dan ketidaksempurnaan pada
projek hendaklah membuat pembetulan ataupun melaras
jadual yang telah dirancang ataupun menukar jangkaan
ataupun sasaran mengikut kesesuaian.
iv. Menutup projek
Membentangkan hasil projek kepada pengurusan. Adalah lebih
baik sekiranya meluangkan masa untuk mendokumenkan
penilaian ke atas projek dan segala usaha dalam
menghasilkan/ membangunkan projek.
Peringkat 2 dan 3 boleh dibantu oleh Microsoft Project.
1.4. PENGURUSAN PROJEK YANG BERJAYA
Ada beberapa perkara yang perlu dititik beratkan semasa
menguruskan projek bagi memastikan kejayaan sesuatu projek.
Perkara-perkara tersebut adalah :
Membangunkan satu projek yang boleh dicapai (realistik)
Menghasilkan pelan projek
Mengukur kemajuan projek
Menyelesaikan masalah yang berbangkit dengan segera
menguruskan kos dengan efektif
Sentiasa memberi motivasi/ semangat kepada pekerja
Dari masa ke semasa memaklumkan pihak pengurusan mengenai
status terkini projek.
Menyiapkan projek
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 3
2. MENGENALI
MICROSOFT PROJECT
2.1. MEMULAKAN MS PROJECT Ada beberapa cara untuk memulakan Microsoft Project. Di bawah
adalah langkah-langkah yang biasa digunakan untuk memulakan
perisian ini.
i. Klik Start Menu
ii. Pergi ke Program
iii. Cari Microsoft Project dan kemudian klik atau tekan enter
iv. Setelah itu antaramuka Microsoft Project seperti di bawah akan
dipaparkan
Rajah 2.1 : Antaramuka Microsoft Project
2.2. KELUAR DARIPADA MS PROJECT
Pengguna boleh keluar/ menutup perisian ini dengan memilih menu
Exit daripada Menu File ataupun dengan klik pada tanda X di sebelah
kanan atas.
BAB
2
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 4
Membuka
fail sedia ada
Membina fail
baru
Butang x
untuk
menutup
Task Pane
2.3. TASK PANE
Secara default, apabila Microsoft
Project diaktifkan pada kali
pertama Panel kerja (Task Pane)
akan kelihatan di sebelah kiri
antaramuka Ms Project (Lihat
gambarajah sebelah).
Task Pane adalah satu langkah
pendek (short cut) untuk
membantu pengguna membuka fail
sedia ada atau membina fail baru.
Pengguna boleh menutup Task Pane
dengan menekan butang X pada sebelah
kanan atas dan untuk mengaktifkan semula
Task Pane ini dengan :
Klik menu File
Pilih arahan New
2.4. MENU DAN TOOLBAR
i. VIEW BAR View bar adalah satu palang yang mengandungi ikon-ikon
mewakili jenis paparan bagi projek. Turutan ikon dalam view
bar adalah sama dengan sususan jenis paparan Ms Project
dalam menu View.
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 5
Jenis paparan Ms Project boleh ditukar
dengan cara :
Pergi ke menu View
Check pada jenis paparan
yang dikehendaki
Jenis paparan yang sedang
digunakan akan bertanda
check pada sebelah kirinya
seperti gambar a dan pada
View bar ikon bagi jenis
paparan yang sedang aktif
akan kelihatan seperti ditekan
ke bawah (gambar b).
Langkah untuk mengaktifkan atau
menutup View bar :
Pergi ke menu View
Klik disebelah kiri pada arahan
View bar (gambar c)
Jika bertanda check
bermaksud view bar telah
diaktifkan dan jika uncheck
view bar tidak diaktifkan.
ii. MENU BAR Menu bar (gambar di bawah) adalah bar yang tidak boleh
disembunyikan daripada antaramuka Microsoft Project.
Menu bar ini terdiri daripada beberapa arahan asas iaitu :
1. File Menu
2. Edit Menu
c
b
a
View Bar
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 6
3. View Menu
4. Insert Menu
5. Format Menu
6. Tools Menu
7. Project Menu
8. Collaborate Menu
9. Windows Menu
10. Help Menu
iii. TOOL BAR
Pada kali pertama dilancarkan, Microsoft Project akan
memaparkan 4 jenis toolbar yang boleh disembunyikan. Tool
bar tersebut adalah :
1. Standard
2. Formatting
3. Task Pane dan
4. Project Guide
Menu bar mengandungi arahan asas seperti File, Edit, View,
Insert, Format, Tools Project, Collaborate, Windows dan Help
Standard toolbar
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 7
3. MEMBINA PROJEK BARU
3.1. MEMULAKAN FAIL PROJEK YANG BARU
Kaedah untuk membina satu fail projek yang baru adalah
sama dengan mana-mana aplikasi Microsoft Office yang lain iaitu
dengan klik pada menu bar File > New ataupun dengan klik pada
ikon New daripada Toolbar.
Kaedah yang lain adalah dengan memilih pilihan New, New
From Existing Project ataupun New from template daripada Task Pane.
3.2. MENDEFINASIKAN PROJEK
Langkah pertama untuk membina pelan projek adalah dengan
membina fail projek baru, menetapkan tarikh mula atau tarikh tamat
bagi projek dan memasukkan beberapa maklumat asas mengenai
projek tersebut. Sekiranya tarikh mula atau tarikh akhir projek tidak
ditetapkan, secara automatik Microsoft Project akan menjadikan tarikh
terkini (current date) sebagai tarikh mula projek.
Untuk mendefinisikan maklumat asas projek adalah dengan
membuka dialog box „Project Information‟ dengan menekan enter atau
klik pada pilihan Project Information daripada Menu Project
(Project > Project Information). Secara default paparan dialog box di
bawah akan kelihatan
Rajah 3.2 : Kekotak dialog “Project Information”
BAB
3
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 8
Ada peraturan yang telah ditetapkan oleh Microsoft
Project dalam mengisi maklumat tarikh projek iaitu pengguna hanya
boleh mengisi sama ada tarikh mula atau tarikh tamat projek dan
tidak dibenarkan untuk mengisi kedua-duanya. Kebiasaannya
pengguna akan memasukkan maklumat mengenai tarikh mula projek
(Start Date) dan secara automatic Microsoft Project akan
mengira tarikh tamat projek setelah task bagi projek
dimasukkan. Sekiranya sesuatu projek itu dikehendaki untuk
disiapkan sebelum sesuatu tarikh yang ditetapkan maka pengguna
boleh memasukkan hanya tarikh projek tamat (Finish Date) sahaja.
3.2.1. Memasukkan dan mengedit tarikh mula atau tarikh tamat projek
Langkah-langkahnya adalah dengan :
i. Pada Menu Project, klik Project Information
ii. Masukkan tarikh mula atau tarikh tamat projek
a. Untuk memasukkan tarik mula, taipkan tarikh pada
text box Start Date atau pilih tarikh daripada
kalender yang dipaparkan.
b. Untuk memasukkan tarikh tamat, klik Project
Finish Date daripada kekotak Schedule From
kemudian taipkan tarikh yang sepatutnya projek
perlu disiapkan dalam kekotak Finish Date.
iii. Akhir sekali, klik OK
3.2.2. Menyimpan dan menamakan projek
i. Klik ikon Save atau klik Save pada Menu File
ii. Dialog Box Save As akan dipaparkan
iii. Taipkan nama fail ke dalam kekotak File name dan klik
Save
Microsoft Project akan bertanyakan filename sebelum pengguna
menutup fai projek tersebut atau keluar daripada Microsoft Project
sekiranya fail projek tersebut belum dinamakan lagi.
3.2.3. Menutup dialog box ‘Project Information”
i. Daripada menu Tools klik pilihan Options
ii. Pilih tab General dan kosongkan butang check mark Prompt
for project info for new projects
3.2.4. Merekod properties
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 9
i. Pilih properties daripada menu File
ii. Dialog box Properties akan dipaparkan
Rajah 3.2.4 : Kekotak dialog „Project Properties‟
iii. Pilih tab Summary dan masukkan maklumat yang diperlukan
seperti tajuk projek, subject, author, Manager, Company,
category, Keywords dan comments
iv. Pengguna boleh memasukkan maklumat lain seperti skop
atau sasaran projek ke dalam kekotak Comments.
v. Klik OK
3.2.5. Mendefinasikan sistem dan default projek
Bagi menetapkan nilai default bagi sesuatu projek atau untuk
keseluruhan sistem, ia boleh dilakukan dengan memilih arahan
Options daripada menu Tools. Ada banyak pilihan untuk diubah
seperti menetapkan bilangan jam sehari, jadual berkerja,
menetapkan kos sumber manusia sejam atau banyak lagi perkara
yang boleh ditentukan di awal pembuatan projek ini.
Penetapan pada setting yang dicadangkan adalah seperti di bawah:
i. Pilih tab View dan klik pada Show Project Summary
Task
ii. Pilih Tab General dan masukkan nama anda sebagai user.
Nama ini akan digunakan sebagai author bagi projek ini.
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 10
iii. Piih tab Calender dan masukkan masa mula dan masa
tamat projek.
iv. Pilih tab Schedule dan masukkan unit bagi masa yang
digunakan dalam ruangan duration dan work,
3.2.6. Mendefinasikan Views (jenis paparan)
Views (telah disentuh pada bab 2) membolehkan pengguna
melihat projek daripada beberapa sudut yang diingini berdasarkan
kepada jenis maklumat yang hendak dipaparkan pada satu-satu
masa. Pengguna boleh menggunakan kombinasi beberapa jenis
paparan di dalam satu windows pada masa yang sama!
Jenis Views (paparan projek) boleh dikategorikan kepada dua jenis
iaitu
i. Task Views (5 jenis)
ii. Resource Views (3 jenis)
Default bagi paparan projek adalah paparan Gantt Chart. Untuk
mentakrifkan/ memformat paparan ini boleh dilakukan dengan
memilih menu Format > Gantt Chart Wizard. Wizard ini akan
membantu user untuk menukar kepada paparan Gantt Chart yang
diingini. Sebarang perubahan pada format tidak akan memberi kesan
kepada data yang dimasukkan.
3.2.7. Mendefinasikan Calenders (Kalender)
Adalah penting untuk melihat atau sekiranya perlu membuat
perubahan kepada setting kalender sebelum pembahagian sumber
bagi sesuatu task dilakukan. Untuk menukar daripada Standard
Project Calender kepada kalender yang baru, pengguna boleh
melakukannya dengan memilih menu Tools > Change Working
Time. Kalender akan diterangkan lebih lanjut pada bab Kalender.
3.2.8. Mendefinasikan Resource Pool
Untuk mendefinisikan sumber yang akan digunakan di dalam
projek, boleh dilakukan dengan memilih menu View > Resource
Sheet. Masukkan kesemua maklumat mengenai sumber ke dalam
Resource Sheet ini. Selepas maklumat sumber dimasukkan, pergi ke
Tools > Change Working Time untuk memasukkan maklumat
mengenai hari tidak berkerja bagi sumber:staf seperti hari bercuti.
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 11
3.2.9. Memasukkan Setting ke dalam Organizer
Gunakan Organizer (daripada menu Tools > Organizer) untuk
menyalin kesemua setting (customized views, toolbars, calendars
dan lain-lain) yang telah ditetapkan kepada fail Global untuk
digunapakai oleh semua projek.
3.2.10. Mendefinasikan Page Layout
Untuk mendefinisikan page layout, boleh dilakukan dengan
memilih menu File > Page Setup. Setting yang perlu di lakukan
adalah dengan memastikan fomat printing adalah landscape dengan
header dan footer yang betul, maklumat legend supaya author dan
tajuk projek dapat diprintkan pada pelan projek.
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 12
4. MENYEDIAKAN SENARAI
TUGASAN
Senarai tugasan adalah cara yang perlu untuk mencapai matlamat
(goal) sesuatu projek. Ia menceritakan/menggambarkan kerja sebenar
yang sedang dibuat/dilakukan dalam projek dan struktur projek. Senarai
tugasan disusun mengikut logic dan menggunakan nama yang unik
termasuklah Perbuatan dan kata kerja. Contoh ,” Menghantar proposal ”.
Tugasan biasanya berlaku diantara satu hari dan dua minggu.
Cara-cara menyediakan senarai tugasan (task):
i. Senaraikan fasa projek yang paling besar.
ii. Tambah secara detail pada setiap fasa.
4.1 JENIS SENARAI TUGASAN
Senarai tugasan ada pelbagai jenis untuk menceritakan atau
menggambarkan sesuatu maklumat. Ia terdiri daripada subtasks atau
normal tasks, milestones, project summary task, summary tasks,
recurring tasks dan split tasks. Biasanya ada 4 jenis tugasan:
i) Subtasks or normal tasks
Senarai tugasan yang kecil adalah sebahagian daripada
Ringkasan tugasan.
ii) Milestones
Di setkan kpd masa(duration) 0 dan kelihatan/menggambarkan
untuk mencapai matlamat (goals) dalam projek.
iii) Ringkasan Tugasan
Mengandungi subtasks dan berkaitan dengan properties.
iv) Tugasan yang berulang (Recurring tasks)
Biasanya berlaku pada satu masa mempunyai dua
perkara(events)
4.2 PLANNING PROCESS
Menguruskan projek yang berkesan kita perlu tahu maksud tugasan
supaya berada ditempat yang betul. Tugasan tidaklah terlalu kecil atau
besar untuk menggelakkan wujudnya masaalah/kesulitan yang lain.
BAB
4
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 13
Untuk membantu dalam menyusun/mengatur sesuatu projek plan,
tugasan boleh di groupkan dalam fasa. Fasa mengandungi group yang
berkaitan dengan tugasan.
4.3 DEALING TASKS
Selepas memilih tugasan yang dikehendaki untuk project , kita boleh
masukkan tugasan dalam projek plan.
4.4 MEMAHAMI FIELD YANG ADA DIDALAM TASKS
TABLE
Setiap tugasan(task) adalah rekod yang unik dalam file database
projek.
4.4.1 Field Dependencies
Apabila Sesuatu tugasan telah diwujudkan sebahagian daripada
field akan diperlukan secara default.
4.5 MEMASUKKAN NAMA TUGASAN (Entering tasks names)
Memasukkan semua tugasan yang penting pada projek, pastikan
setiap tugasan mempunyai hubung kait dianta satu sama yang lain
seperti di Gantt Chart.
i) Didalam Task Name field, taip nama tugasan
ataupun boleh menggunakan entry bar (Guna
perbuatan dan katanama pada nama tugasan).
ii) Tekan ENTER atau klik pada green check mark
dalam entry bar.
iii) Field masa(duration) akan dipaparkan secara
automatically bila tekan pada salah satu
tugsan(task).
indicator Entry bar
Default view; Gantt
Chart
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 14
4.6 MENGUBAH SENARAI TUGASAN (Editing The Task List)
i) Klik pada Task Name yang mana hendak diubah.
ii) Ubah nama pada entry bar atau klik 2 kali utk ubah.
iii) Klik checkbox pada entry bar
4.1 Ubah task name pada entry bar
4.2 Ubah task name dengan double-click pada cell atau tekan f12.
4.7 MENGHAPUSKAN TUGASAN (Deleting a tasks)
Menghapuskan/menghilangkan tugasan yang tidak diperlukan.
4.3 Deleting tugasan (task)
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 15
4.8 MEMASUKKAN TUGASAN (Inserting a task)
i) Entry table klik pada field utk tugasan(task) baru
ii) Klik pada insert menu dan pilih new task.
4.4 Memasukkan tugasan(task) baru pada menu bar.
4.9 MEMINDAHKAN TUGASAN (Moving a task)
i) Pada bahagian kelabu pada entry table, klik pada ID
tugasan(task) yang hendak dipindahkan.
4.5 Highlighting dan pindahkan tugasan(task)
4.10 MASA(DURATION) TUGASAN
Setiap tugasan dalam projek mesti mempunyai masa untuk selesaikan
tugasan tersebut. Masa tugasan tidak termasuk hari tidak berkerja
seperti hari sabtu, ahad dan cuti umum.
Meletakkan masa pada setiap tugasan menggunakan minit, jam, hari
atau minggu.
Default masa adalah satu hari bersamaan 8 jam.
4.10.1 Memasukkan masa (Entering Duration) Pada duration column, masukkan masa yang diperlukan untuk
menyiapkan setiap tugasan, seperti format yang diberikan
„jam‟,‟hari‟ atau „bulan‟.
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 16
4.10.2 Anggaran tempoh masa (Estimated Duration)
Setiap tugasan baru, estimated duration telah disetkan dan
tidak perlu memasukkan nilai masa lagi.
Sekiranya kita tidak pasti masa yang diperlukan, masukkan
nilai „?‟ untuk menunjukkan estimate.
4.6 Estimated Task Duration
4.10.3 Masa lepas (Elapsed Duration)
Tidak merujuk kepada kalendar projek dan hari tidak berkerja.
4.11 HASIL(MILESTONE)
Memasukkan hasil(milestone):
Untuk menandakan selesai sesuatu projek ataupun bermulanya
sesuatu perkara yang penting.
Masa sementara yang diberikan kpd matlamat(goals) yang
boleh digunakan untuk memastikan pergerakan sesuatu
projek.
Simbol yang digunakan pada tugasan ialah masa = 0(zero
duration)
Milestone diletakkan pada akhir fasa atau sebagai tanda
sesuatu projek mesti dihantar sebelum projek tamat/selesai
Estimated check box is
marked
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 17
4.7 Menandakan tugasan (task) sebagai milestone (cara 1)
4.8 Menandakan tugasan (task) sebagai milestone (cara 2)
4.12 TUGASAN BERULANG(RECURRING TASKS)
Tugasan yang berlaku secara berulang-ulang.
Tugasan didalam sesuatu projek berlaku berulang-ulang
(repeatedly)
Memasukkan sesuatu Tugasan yang berlaku secara berulang-ulang
(recurring task) hanya sekali sahaja.
Setkan tugasan yang berlaku pada setiap hari, minggu, bulan atau
tahun.
Tetapkan masa pada setiap perkara yang berlaku (occurrence)
Diamond symbol
sebagai milestone
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 18
4.9 Masukkan recurring tugasan(task ) dariupada menu bar
5.0 Recurring tugasan(task) information dialog box
4.13 TASKS INFORMATION DIALOG BOX
Menyediakan maklumat yang berkaitan dengan tugasan dan
membolehkan pengguna untuk mengubah maklumat.
5.1 Task information dialog box
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 19
5. PENGURUSAN SENARAI
TUGASAN (TASK LIST)
PENDAHULUAN
Dengan pengurusan tugasan secara logical dan mengumpulkannya
didalam penyusunan yang betul, anda boleh :
Mengenalpasti tugasan yang tertinggal
Melengkapkan setiap fasa pada projek mengikut masa yang
betul
Merekabentuk hirarki untuk menunjukkan setiap tugasan
sebagai sebahagian daripada langkah utama.
Pengurusan tugasan ada 3 langkah :
1. Meletakkan tasks pada susunan logical
2. Mengumpulkan tasks yang berkaitan
3. Meringkaskan senarai tugasan
5.1 LOGICAL ORDER TASK LIST
Selepas senarai tugasan dibuat, tugasan hendaklah didalam
susunan realistic untuk merekabentuk jadual projek yang tepat.
Kekurangan sususnan tugasan boleh menjadi tidak bernilai kerana
anda tidak dapat menentukan bila sepatutnya tugasan bermula atau
lengkap.
5.2 MENGUMPUL TUGASAN BERKAITAN
Tugasan boleh dikumpulkan dalam beberaoa cara :
Tasks adalah sebahagian daripada proses yang sama
Tasks adalah lengkap dlam tempoh masa yang sama
Sesudah anda memutuskan cara terbaik menyusun tugasan
dalam criteria kumpulan, anda boleh memnindahkan tugasan kepada
kumpulan yang mana ia lebih berkaitan atau anda boleh menyusun
semual tugasan di dalam kumpulan.
Bagi membolehkan sesuatu kumpulan tamat dan yang lainnya pula
bermula, maka senarai tugasan hendaklah di outline.
BAB
5
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 20
5.3 OUTLINE SENARAI TUGASAN
Dengan Mircosoft Project anda boleh memindahkan tahap
tugasan yang rendah atau tinggi melalui indenting atau outdenting.
Outlining adalah aktif bila anda memulakan projek dan toolsnya boleh
diperolehi di sebelah kiri akhir Formatting bar.
Untuk memasukkan subtask, masukkan tugasan dalam sell
yang kosong dalam lajur Task Name dan klik butang Indent pada
Outlining tool bar. Drop down tool akan memberi pelbagai pilihan
tahap Outline.
Kebaikan Outlining :
Merekabentuk pelbagai tahap bagi subtasks bagi summary
tasks
Mengurangkan dan menambahkan summary task apabila perlu
Memindah, menyalin dan memadam seluruh kumpulan bagi
task
5.3.1 Definasi Bagi Summary Tasks
Merupakan tugasan utama yang terdiri daripada subtasks. Ia
selalunya digunakan untuk menyatakan fasa major dan minor bagi
projek. Summary tasks di outdented pada sempada sell kiri,
digelapkan dan mempunyai butang collapse pada hadapannya.
Subtasks masing-masing adalah indented.
Cara melakukan summary task :
Pilih Gantt Chart daripada Menu Vie
Klik task pertama yang kehendaki menjadi summary group
dalam Task Name field
Klik New Task pada Inset Menu
Taip nama bagi summary task pada Task Name field
Pilih tugasan yang anda hendakki
Tekan CTRL dan klik setiap task
Klik Indent pada Format toolbar untuk indent tasks
Kebaikan Outline Summary tasks dn subtasks adalah :
Membenarkan anda memapar dan mencetak perancangan
projek pada tahap sesuai
Membolehkan papar dan sembunyi subtasks.
Membenarkan anda memapar summary tasks bagi fasa semasa
bagi projek dan cetak paparan tersebut untuk masa akan
datang.
5.3.2 Memajukan dan Mengundurkan Tasks
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 21
Butang Outdent dan Indent disediakan pada sebelah kiri
bahagian Formatting toolbar dan digunakan untuk merekabentuk
outline dalam perancangan projek. Butang outline membenarkan
simbul outline di toggle sebagai on dan off.
Paparan bagi nombor outline, symbol, nama identasi, dan summary
tasks disediakan melalui tab View daripada Menu Tools dan Pilihan
Options.
Butang Outdent dan Indent Tasks
Bagi Memajukan Tasks :
Klik tasks yang dikehendaki
Klik butan Outdent pada Format toolbar atau daripada Menu
Project, pilih Outline > Outdent
Bagi Mengundurkan Tasks :
Klik tasks yang dikehendaki
Klik butan Indent pada Format toolbar atau daripada Menu
Project, pilih Outline > Indent
Microsoft Project
Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 22
5.3.3 Menambah dan Mengurang Task Outline
Levels
Melalui menambah dan mengurang outline, anda boleh papar
atau sembunyi subtasks bagi summary tasks.
Bagi menambah dan mengurang outline :
- Klik pada summary task atau level outline yang dikehendaki
- Klik butang Show Subtasks daripada Formatting toolbar
- Klik butang Hide Subtasks bagi kurangkan tahap outline
Pilihan ini juga boleh diperolehi pada :
- Project menu – Pilih Outline > Show Subtasks
atau
- Project menu – Pilih Outline > Hide Subtasks
5.3.4 Melakukan Outlining
Outdent kesemua subtasks dan next level summary tasks
sehingga semua tugasan anda kembali kepada tahap outline yang
sama.
Perancang Projek sebelum outlining
Microsoft Project
Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 23
Perancang Projek selepas outlining
Microsoft Project
Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 24
6. PENGGUNAAN KEPERLUAN
JADUAL
6.1 MAKLUMAT PROJEK
Kekotak dialog akan terpapar setiap kali projek baru dibuka. Pilihan di
dalam kekotak dialog adalah penting untuk menyatakan bagaimana
tasks akan dijadualkan dan bagaimana sumber-sumber akan memberi
kesan kepada penjadualan tugasan/task.
Maklumat projek juga memainkan peranan dalam „tracking progress‟
bagi sesuatu perancangan projek.
Bagi mendapatkan paparan maklumat projek :
i. Klik Menu Project
ii. Pergi ke Project Information
iii. Setelah itu antaramuka „Project Information‟ seperti di bawah
akan dipaparkan
Start Date – menyatakan hari pertama bagi tugasan pertama.
Finish Date – menyatakan tarikh bagi semua tugasan sepatutnya.
Schedule From- pilihan bagaimana projek akan dijadualkan samada
melalui „Project Start Date‟ atau „Project Finish Date‟.
BAB
6
Microsoft Project
Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 25
6.2 TAB PENJADUALAN
Bagi mendapatkan tab penjadualan :
i. Klik Menu Tools
ii. Pergi ke Option
iii. Setelah itu antaramuka „Option‟ seperti di bawah akan
dipaparkan
6.3 PENJUJUKAN TUGASAN (TASK)
Penjujukan tgasan adalah penting sebelum pautan dilakukan.
Kebergantungan setiap tugasan terutamanya dalam menyatakan
tarikh mula atau tamat sesuatu tugasan dengan tugasan yang lain
perlu diambilberat.
Penjujukan tugas boleh dimanipulasikan dalam beberapa cara :
i. Tugasan yang tidak memerlukan pautan dan tidak
bergantung antara satu sama lain.
ii. Tugasan yang perlu dihabiskan sebelum memulakan sesuatu
tugasan baru.
iii. Tugasan-tugasan yang boleh dilaksanakan secara serentak.
„Predecessor task’ adalah tugasan yang mesti bermula atau tamat
sebelum tugasan lain boleh dimulakan. „Successor tasks‟ adalah
bergantung pada tugasan „preceding tasks‟ yang bermula atau tamat.
Microsoft Project
Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 26
6.4 MEMAUTKAN TUGASAN
Untuk membolehkan Microsoft Project memulakan setiap tugasan pada
masa yang tepat, anda perlu memautkan sesuatu tugasan pada
tugasan yang lain bergantung pada permulaan dan tamatnya.
Tugasan tanpa pautan dalam Gantt Chart View
Tugasan dengan pautan dalam Gantt Chart View
Paparan dialog box apabila pautan dilaksanakan
Pautan boleh dikemaskini pada tugasan tertentu sekiranya sebarang
perubahan penjadualan berlaku.
6.4.1 Jenis Pautan Tugasan
Selepas jujukan tugasan dilaksanakan bergantung kepada
predecessor dan successor bagi setiap tugasan, anda hendaklah
Microsoft Project
Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 27
menyatakan jenis bagi setiap pautan yang perlu digunakan untuk
menyambung suatu tugasan kepada tugasan yang lain.
Terdapat 4 jenis pautan iaitu :
1- Finish-Start
Predecessor tama dan tugasan lain bermula. Task B
tidak boleh bermula sehingga tugasan A tamat.
2- Start-Finish
Tugsan bermula pada masa yang sama dimana
predecessor tamat. Tugasan B tidak boleh bermula
sehingga tugasan A bermula.
3- Finish-Finish
Kedua-dua tugasan tamat pada masa yang sama.
Tugasan B tidak boleh tamat sehingga tugasan A tamat.
4- Start-Start
Bermulanya predecessor menyatakan bila suatu tugasan
lain akan bermula. Tugasan B tidak boleh bermula
sehingga tugasan A bermula.
6.4.2 Membuat Pautan Tugasan
Beberapa cara untuk membuat kerbergantungan diantara 2
tugasan adalah seperti berikut :
1- Pilih satu atau lebih tugasan yang hendak dipautkan pada
Task Name, klik butang Link Tasks pada Standard Toolbar.
2- Pilih satu atau lebih tugasan yang hendak dipautkan pada
Task Name, klik butang Link Tasks pada Edit Menu.
3- Pilih satu atau lebih tugasan yang hendak dipautkan pada
Task Name, tekan kekunci CTRL dan F2.
4- Dwi klik tugasan successor yang akan memaparkan Task
Information. Klik tab predecessor, enter tugasan ID atau
task name dan klik OK.
5- Pada Gantt Chart klik pada tugasan predecessor dan heret
tetikus pada tugasan successor.
6- Masukkan lajur predecessor pada Entry table. Masukkan
nombor tasks ID pada predecessor bagi tugasan successor.
Microsoft Project
Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 28
6.4.3 Mengemaskini Pautan Tugasan
Beberapa cara mengemaskini tugasan adalah seperti berikut :
1- Dwi klik garisan link pada tugasan yang hendak diubah. Klik
task link yang dikehendaki pada Type box.
2- Memasukkan jenis kebergantungan kedalam predecessor
field selepas ID tugasan.
3- Pemilihan jenis pada Task Information dialog box dalam tab
predecessor.
6.4.4 Memindahkan Pautan Tugasan
Pada Task Name field, pilih tugasan yang hendak dipautkan. Klik
butang Unlink Tasks pada Standard toolbar atau pilih Edit > Unlink
Tasks. Garisan link akan hilang pada Gantt Chart.
Microsoft Project
Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 29
6.4.5 Pautan Tertangguh/Bertindih
Kadangkala tugasan bergantung pada beberapa factor yang boleh
menyebabkan delay time(masa tertangguh) atau overlap
time(masa bertindih).
6.2.5.1 Lag Time
Digunakan bagi menyatakan tempoh menunggu atau
tertangguh diantara tamatnya predecessor task dan
bermulanya successor task. Lag Time ditandakan
dengan plus (+ ).
6.2.5.2 Lead Time
Digunakan bagi membolehkan successor task bermula
sebelum predecessor task tamat. Lead Time ditandakan
dengan minus (-).
Microsoft Project
Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 30
6.2.5.3 Menambah Lag atau Lead Time
Cara lebih cepat untuk menambah lag atau lead time
kepada successor adalah melalui dwi klik pada garisan
link. Kemudian masukkan lead atau lag time pada Lag
Box pada Task Dependency dialog box.
6.5 CONSTRAINTS
Penetapan tarikh bagi tugasan tidak lengkap sekiranya setakat
memautkan tugasan dan menambah lead atau lag time sahaja. Ia perlu
menentukan constraints yang bergantung kepada keperluan penjadualan
tugasan.
Jenis-Jenis Contraints adalah :
1. As Late As Possible(ALAP)
Menjadualkan tugasan seberapa lewat yang mungkin.
2. As Soon As Possible(ASAP)
Menjadualkan tugasan seberapa cepat yang mungkin.
3. Finish No Earlier Than(FNET)
Menjadualkan tugasan untuk menamatkan pada atau selepas
constraint date.
4. Finish No Later Than(FNLT)
Menjadualkan tugasan untuk menamatkan pada atau sebelum
constraint date.
5. Must Finish On(MFO)
Menjadualkan tugasan untuk menamatkan tugasan pada constraint
date.
6. Must Start On(MSO)
Microsoft Project
Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 31
Menjadualkan tugasan untuk memulakan tugasan pada constraint
date.
7. Start No Earlier Than(SNET)
Menjadualkan tugasan untuk memulakan tugasan pada atau
selepas constraint date.
8. Start No Later Than(SNLT)
Menjadualkan tugasan untuk memulakan tugasan pada atau
sebelum constraint date.
Pernyataan constraint boleh dilakukan melalui :
1- Pilih tasks yang dikehendaki pada Task Name field , dan klik Task
Information
2- Klik tab Advanced
3- Klik constraint type , pada Type box
6.6 DEADLINES
Tarikh deadline boleh ditambah pada mana-mana tugasan kecuali project
summary task, summary task representing bagi memasukkan projek, atau
summary task bagi recurring task bersiri. Deadline dimasukkan pada
kumpulan constraint task pda tab Advanced didalam Task Information
dialog box.
6.6.1 Memperuntukkan deadline bagi task
Dwi-klik pada task yang hendak ditentukan tarikh deadline.
Klik tab Advanced pada Task Information dialog box.
Dalam Deadline field, tentukan tarikh deadline dan klik OK.
Microsoft Project
Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 32
Dengan penentuan tarikh deadline, penunjuk akan terpapar
sekiranya tarikh tamat lewat daripada deadline. Tiada penunjuk
terpapar jika task tamt sebelum deadline.
6.7 TASK SPLITTING
Task splitting adalah cara terbaik untuk model interruption kepada
tugasan. Sebagai contoh menghentikan sesuatu kerja bagi tempoh
tertentu dan memulakannya kembali. Split tasks boleh dilengkapkan pada
bahagian untuk masa berbeza dengan masa rehat pada masa tertentu.
Microsoft Project menyokong relative splits dan bukan absolute spilts
sebagaimana yang diterangkan seperti berikut :
6.7.1 Absolute Splits
Bermakna jurang perbezaan tarikh bagi split adalah tetap dan
sekiranya tarikh mula tugasan berubah, tugasan akan „flows‟
sekeliling jurang perbezaan yang tetap.
6.7.2 Relative Splits
Bermakna sekiranya tarikh mula tugasan beruabh, jurang
perbezaan akan berpindah.
Butang Split Task pada Standard Toolbar
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 34
7. PAPARAN JADUAL
MENGGUNAKAN
KALENDAR
Kalendar menyatakan bagaiman sumber diperuntkan untuk tugasan yang
dijadualkan. Base calendar diperuntukan bagi working dan nonworking.
Jenis kalendar adalah :
1 - Projek Kalendar
2 - Sumber Kalendar
3 – Tugasan Kalendar
7.0.1 Base Calendar
Base calendar boleh digunakan untuk projek calendar dan tugasan
calendar, ia juga menyediakan asas bagi sumber calendar.
7.0.2 Projek Kalendar
Projek Kalendar digunakan untuk schedule summary tasks, fixed
duration tasks, tugasan yang tiada tugasan calendar, dan tugasan tanpa
assignments.
7.0.3 Tugasan Kalendar
Membolehkan tugasan untuk mempunyai pelbagai calendar daripada
projek calendar. Tugasan calendar memberi kesan kepada tarikh tugasan
yang telah dijadualkan.
7.0.4 Sumber Kalendar
Ia memberi kesan kepada sumber tertentu atau kategori bagi sumber-
sumber seperti tarikh bagi unit tetap dan tugasan kerja yang ditetapkan.
BAB
7
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 35
7.1 MENENTUKAN BASE CALENDAR
Apabila anda membuta fail projek baru, kebiasaaannya
calendar telah ditetapkan sebagai default bagi projkek. Anda diboleh
mengubah Standard calendar tersebut mengikut kehendak projek
calendar.
Cara menentukan Base Calendar adalah melalui Project Information/
Change Working/ dan Calendar tab daripada Menu Options.
7.1.1 Project Information
Project Information diaglog box menunjukkan informasi
penjadualan bagi projek genting(critical). Calendar field dalam dialog
box digunakan untuk menyatakan calendar yang mana akan
digunakan untuk jadual tugasan dalam perancangan projek.
Calendar field bagi Project Information dialog box
7.1.2 Mengubah Masa Bekerja
Untuk paparan atau perubahan projek calendar masa atau hari
berkerja. Boleh dilaksanakan melalui Menu Tools, klik Change Working
Time.
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 36
Dialog box bagi Mengubah Masa Bekerja
Bagi memulakan base calendar baru :
Daripada Tools Menu, klik Change Working Time
Klik arahan butang New dalam Change Working Time
dialog box
Pilih butang New
7.1.3 Pilihan Kalendar
Pilih Tools/Options daripada menu bar dan buka Options dialog
box. Klik tab Calendar.
Change Working Time Options
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 37
8. PENJADUALAN SUMBER
DAN ASSIGNMENT (tugas)
8.1 PENGENALAN
Dalam bab ini kita akan mempelajari rahsia penjadualan
kesemua sumber-sumber yang diperlukan untuk menyiapkan
sesebuah projek dan memasukkan pelbagai bentuk kos dan
menentukan sumber kepada tugas (task)
Senarai kerja yang lengkap adalah penting memadai dengan
memastikan objektif dan matlamat tercapai. Walaupun begitu, jika
anda mahukan latihan kawalan yang baik atas projek anda, kedua-
duanya pada project level dan task level mestilah ditentukan
sumbernya kepada tugas (task).
Adalah penting dicatatkan bahawa tiada kerja yang dikaitkan
dengan tugas dalam Ms Project sehingga sumber-sumber tersebut
ditetapkan pada tugas. Kita hanya boleh menganggar berapa lama
tugas-tugas yang diberikan perlu disiapkan. Ms Projek mengira tugas-
tugas apabila sumber-sumber telah ditetapkan keatasnya.
Definasi
Tempoh (duration) – Berapa lama masa diperlukan bagi
menyempurnakan tugas
Kerja (work) – Jumlah usaha yang diperlukan untuk menyiapkan
tugas.
Fine-tune kerja (work), tempoh (duration) dan sumber untuk
dijadualkan tugas pada masa yang sesuai, memastikan tugas
sependek yang mungkin dan penggunaan sumber yang berkesan.
Contoh :
Jika tempoh tugas untuk menyiapkan sesuatu projek telah hampir
tamat, tugas itu sebenarnya boleh diletakkan lebih sumber supaya
kerja itu menjadi lebih cepat atau membuat masa kerja (working
hour) yang diletakkan pada sumber lebih panjang.
8.2 KEBAIKAN PENENTUAN SUMBER KEPADA TUGAS
Beberapa kebaikan dikenalpasti jika kita melakukan penentuan
sumber
Jadual yang kita bangunkan memberi gambaran sebenar terhadap
situasi tersebut.
BAB
8
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 38
Kita juga boleh menentukan tanggungjawab bagi setiap tugas
tersebut.
Boleh memantau beban kerja dan membuat penyelarasan atau
perubahan untuk mengelakkan sumber-sumber terlebih beban.
Boleh menjejak (track) kos sumber.
8.3 KERJA, TEMPOH DAN SUMBER
Apabila anda menentukan sesuatu sumber kepada tugas, Ms Projek akan
mengira tugas-tugas tersebut berdasarkan kerja, tempoh masa, dan
sumber-sumber yang berkaitan dengan tugas tersebut.
Kerja (work) – Bilangan usaha, diukur berdasarkan unit masa (time),
dan dimasukkan ke dalam tugas sebagai sumber. Jumlah kerja (Total
work) untuk setiap tugas adalah jumlah keseluruhan kesemua unit masa,
tidak mengira banyak mana sumber ditentukan kepada tugas.
Contoh : Jika 3 orang bekerja untuk 4 jam untuk menyiapkan sesuatu
kerja, jumlah keseluruhan adalah untuk kerja tersebut adalah 12 jam.
Tempoh (Duration) – Jumlah masa diantara mula dan habis sesuatu
tugas. Microsoft Projek mengira jumlah masa berdasarkan bilangan
sumber dan bilangan kerja yang ditentukan keatasnya.
Sumber (Resources) – benda atau perkara yang membuat sesuatu
kerja atas tugas seperti orang, peralatan atau ruang pejabat. Dengan
menggunakan sumber-sumber ini memberikan kawalan yang lebih baik
atas penjadualan anda.
8.4 BAGAIMANA MS PROJEK MENJADUALKAN TUGAS
Beberapa factor perlu dilihat sebelum memasukkan data ke dalam Ms
Projek.
Pautan (Link) – pautan antara tugas(task) dan precedessor
Tempoh (Duration)
Sumber Tenaga Kerja (Resource Working) dan Masa Luar
Kerja (Nonworking Time)
Resource Unit - yang ditetapkan pada tugas
8.5 SUMBER-SUMBER
Persoalan yang perlu dijawab jika mahu memasukkan sumber-sumber ke
dalam perancangan projek
Sumber bentuk manakah yang anda perlukan?
Banyak mana sumber yang diperlukan?
Dimana kita boleh mendapatkan sumber-sumber tersebut?
Macamana anda menentukan kos projek anda?
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 39
8.5.1 Jenis-jenis sumber (Type of resource)
Ada 2 jenis
Work resources – menyelesaikan tugas dengan memberi
masa kepada mereka, mereka ini biasa manusia dan peralatan
yang telah ditetapkan untuk bekerja bagi projek tersebut.
Material resources – Adalah bekalan atau stok yang
diperlukan untuk menyelesaikan sesebuah projek. Ms projek
membenarkan anda untuk menjejak material resource dan
menetapkannya pada tugas(task).
8.5.2 Resource Pool
Apabila satu set sumber sedia digunakan ia dipanggil resource
pool Selepas anda menentukan bilangan sumber yang diperlukan,
anda perlu menakrifkan masa dan kesediaan untuk setiap sumber-
sumber tersebut. Dalam kes sumber kerja, jumlah masa mereka
bekerja boleh jadi dalam jam, hari, bulan atau tahun dan jumlah ini
(unit ukuran) bagi material resources perlu ditakrifkan dahulu.
Langkah seterusnya adalah menetapkan sumber-sumber ini
pada tugas-tugas yang sepatutnya. Anda hendaklah meletakkan masa
pada tugas yang anda assign (tetapkan) sumbernya. Apabila semua ini
telah selesai, Ms Projek boleh mengira semula waktu bekerja yang
ditampung dalam jadual bagi sumber-sumber tersebut. Cuti dan waktu
tak bekerja boleh dikenalpasti dan dimasukkan bagi setiap sumber
sumber itu. Dengan ini, anda boleh pergi selangkah kehadapan iaitu
perisian ini dapat memberitahu jika dalam projek itu anda terlebih
atau kurang menetapkan sumber.
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 40
8.5.3 Memasukkan sumber ke dalam projek
Assign Resources Dialog Box digunakan untuk membuat
senarai nama dalam resource pool.
Cara memasukkan senarai sumber :
1. Klik the Assign Resources button pada Standard Tool bar or Tools
> Resources > Assign resources.
2. Pilih cell dalam name column dan taip resource names yang
terlibat. Tekan Enter.
3. Ulang langkah 2 sehingga anda masukkan kesemua resource
names.
4. Klik OK.
Resource names tak boleh mengandungi slash (/), brackets [ ] and
commas (,).
Cara lain of menakrifkan senarai sumber anda adalah melalui Resource
Sheet View.
1. Paparkan Resource Sheet View dengan memilih View > Resource
Sheet atau tekan ikon Resource Sheet pada View bar.
2. Masukkan maklumat resource. (Untuk memasukkan material resource gunakan column Material Label)
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 41
Resource Sheet
Column Max Units mengandungi kapasiti yang maksimun bagi
sesuatu sumber tenaga kerja (Work resource) yang ada bagi mencapai
mana-mana tugas dalam sesuatu masa yang telah ditetapkan. Default
bagi format ini adalah format peratus (percentage format). Sebagai
contoh, jika unit yang ditetapkan adalah 100%, ini menunjukkan sumber
tersebut akan bekerja selama 8 jam sehari iaitu masa kerja normal. Jika
unit tersebut ditetapkan 50% maka sumber akan bekerja untuk 4 jam
sahaja, separuh daripada masa kerja normal. Dalam kes ini, jika resource
pool mengandungi 5 pekerja, maksimun unitnya adalah 500% atau
dengan bilangan 5.
Anda boleh mengubah default format kepada decimals menggunakan
Tools > Options > schedule tab > Show Assignment Units as.
Material resources tidak mempunyai Max Units. Resource units ini
menunjukkan kadar penggunaan yang tetap atau boleh berubah.
Tiga columns yang lain dalam Resource Sheet View adalah tentang kos
dan kita akan melihat lebih lanjut mengenai kos dalam bab seterusnya.
Resource information dialog box
Apabila klik pada resource pada Resource Sheet akan menunjukkan
Resource Information dialog box yang memberikan maklumat tentang
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 42
sumber, workgroup, jenis sumber, material labels, masa bekerja,kos
dan resource specific notes. Kesemua maklumat diatas boleh diubah
suai mengikut kehendak anda.
Pada tab Working Time di dalam kotak di atas, anda boleh
menetapkan base calendar yang berbeza-beza terhadap setiap sumber
dan perubahan pada masa bekerja bagi sumber tersebut seperti yang
diperlukan.
8.5.3.1 Menetapkan base calendar
Dalam Resourse Information dialog box tukar kepada resource
view dan tekan dua kali pada Working Time tab untuk
membuat sebarang perubahan.
8.5.3.1 Ubahsuai resource calendar
Tools > Change Working Times > Pilih calendar yang mahu diubah
suai.
Workgroup menerangkan macamana anda boleh berhubung
dengan sumber di dalam projek. Anda boleh menggunakan
Microsoft project Central untuk berhubung menggunakan Web.
8.6 ASSIGNMENTS
8.6.1 Menetapkan sumber pada tugas (task):
1. Buka Gantt Chart View dan Assign Resources Dialog box.
2. Dalam Entry Table pilih tugas yang anda ingin menetapkan sumbernya.
3. Dalam Assign Resources Dialog box, pilih sumber yang anda menetapkannya.
4. Klik pada Assign button.
Anda boleh ubah atau menetapkan lebih banyak sumber
menggunakan Assign Resources Dialog box.
Menyediakan fail projek, menetapkan sumber kepada tugas dan
perubahan penetapan sumber semasa perjalanan projek adalah tidak
salah, tetapi macamana anda menghubung kait ketidak pastian faktor-
faktor yang boleh memberi kesan kepada tempoh tugas dan
penetapan kerja.
Macamana Project 2003 menbantu dalam hal ini?
Apabila anda menetapkan sesuatu sumber kepada tugas,
Projek akan mengambil tempoh tugas tersebut dan akan didarab
dengan peratusan yang spesifik atau bilangan unit dalam sumber
bagi menjadikan masa bekerja yang boleh dilakukan dalam tugas.
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 43
Bekerja adalah jumlah masa atau keupayaan yang sumber yang
boleh digunakan untuk menjalankan tugas.
Tempoh adalah jumlah jam diantara mula hingga habis sesuatu
tugas.
Oleh itu,
Kerja (work) = tempoh (duration) * Units
(W= D*U)
Diantara tempoh, kerja dan units, Projek akan memilih untuk
mengubah tempoh. Jika tempoh berlaku telah ditetapkan tidak
berubah, oleh itu perubahan kerja dilakukan sebelum perubahan
pada unit.
Anda juga boleh menetapkan kawalan yang lebih besar keatas
pengiraan projek dengan menakrifkan jenis tugas (Type task)
seperti yang akan dijelaskan pada bab seterusnya.
8.6.2 Task Type
Projek ditakrifkan kepada 3 jenis tugas yang menolong kita
untu melakukan pengiraan semula pembolehubah jika sumber
ditetapkan kepada :-
1. Fixed Units
2. Fixed Work
3. Fixed Duration
Setiap jenis tugas diatas ditakrifkan berdasarkan pembolehubah yang
membuatkan ia sentiasa tetap. Untuk Fixed Unit task type, projek akan
mengira semula kerja atau tempoh apabila diperlukan, tetapi unit bagi kerja akan sentiasa tetap.
Sama juga, dalam Fixed Duration tasks, jika unit berubah, sewajarnya kerja akan dikira semula.
Apabila menggunakan Ms Projek 2003 untuk menguruskan sesuatu
projek, pengurus projek perlu menganalisa setiap tugas dan kemudian
memilih jenis tugas (task type) yang sesuai.
Tetapi default task type adalah Fixed Units task.
8.6.3 Mengubah default task type:
1. Tools > Options > Options Dialog box.
2. Schedule tab > Fixed Duration atau Fixed Work daripada Default Task
Type senarai drop-down.
3. klik OK.
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 44
Malah, bagi default settings untuk bagi tugas adalah effort-driven.
Bagi tempoh sesuatu tugas ia bergantung sepenuhnya kepada sumber
yang anda tetapkan kepadanya. Jika anda mengubah bilangan
sumber-sumber selepas penetapan pertama, projek akan mengira
semula tempoh tanpa menggangu kerja.
Anda boleh menggunakan Tools > Options > Options Dialog box >
Schedule, untuk menutupnya "New Tasks are Effort-driven" check box.
8.6.4 Menetapkan sumber-sumber kerja kepada tugas (task)
Task Form boleh memaparkan penetapan sumber yang terperinci
seperti Units dan kerja. Untuk memaparkan Task Form bersama-sama
Gantt Chart klik View > Gantt Chart > pisahkan paparannya dengan
memilih Windows > Split. Task Form secara automatic akan
memaparkan pada panel sebelah bawah. Klik-kanan disitu ada
dipaparkan menu singkatan.
8.6.5 Untuk menetapkan sumber-sumber kerja dalam
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 45
Task Form
1. Pilih tugas dalam Gantt Chart View.
2. Dalam Task Form, pilih sumber daripada nama sumber yang
terdapat dalam senarai drop-down.
3. Dalam column Unit dan kerja (Work), gunakan spin box control
untuk memasukkan units, kerja(work) atau kedua-duanya.
4. Ulang langkah 2 dan 3 sehingga kesemua sumber yang dipilih bagi
tugas-tugas tertentu dan klik OK dalam Task Form untuk
menetapkan sumber tersebut.
Anda juga boleh menetapkan sumber-sumber menggunakan Assign
Resource Dialog Box seperti yang diterangkan sebelum ini.
8.6.6 Menetapkan Sumber Material (Material Resources)
kepada Tugas (Task)
Apabila anda menetapkan sumber material, anda boleh khususkan
cara bagaimana ia digunakan. Pilih „variable material consumption‟
bagi mengubah tempoh tugas tersebut.
8.6.7 Untuk menetapkan sumber material kepada tugas dalam Gantt Chart View:
1. Pilih task dalam panel Gantt Chart.
2. Pilih ruang Resource Name dalam task form
3. Pilih resource name daripada senarai drop-down
4. Pilih ruang units dan masukkan unit yang ingin anda tetapkan. Jika
anda tinggalkan ruang ini kosong. Projek akan di set kan 1.
5. Projek akan menambah material label pada decimal entry anda.
6. Ruang Kemasukan Kerja (Work Field Entries) : Bagi kadar
penggunaan tetap, nilai dalam Work Field dan Units Field akan
menjadi sama,
7. walaupun begitu kesemua penetapan sumber adalah untuk kerja
(task). Klik OK
Jika anda bercadang membuang penetapan tersebut pada tugas, pilih
tugas dan kemudian nama sumber (resource name) yang anda ingin
buang dan tekan kekunci DELETE.
Effort Driven Task Field akan terpapar pada Task Form dan dalam Task
Information Dialog box sebagai checkbox yang telah dipenuhi dengan
default dalam Ms Projek.
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 46
9. KOS
9.1 PENAKRIFAN DAN KAWALAN KOS
Ms Projek akan mendarab bilangan jam sumber bekerja dan
setiap jam kadar harga memberi anda kadar kos sumber (resource
cost rate). Bagi sumber-sumber yang banyak kos sumber individu
ditambah. Bilangan units yang digunakan juga memberi kesan
terhadap kos material.
Kadar yang standard atau kadar bayaran bagi per jam unit
untuk jam kerja biasa atau kos per unit bagi sumber material dan
kadar kerja lebih masa didefinasikan bagi kerja lebih masa adalah dua
kadar nlai yang perlu diisi dalam Resource Sheet view. Kos tetap dan
kos sumber akan ditambah kepada jumlah keseluruhan cost.
9.2 ACCRUAL METHOD
Cara ini menerangkan bagaimana projek mengira kos. Kadang-
kadang, kita perlu membayar sumber sepenuhnya sebelum
memulakan kerja, kemudian accrual method ini diletakkan pada projek
adalah „mula(start)‟. Jikalau hendak bayaran hanya akan dibuat
selepas tugas selesai, pendekatan tamat(end) digunakan.Untuk tugas
yang sememangnya dah siap, anggaran kos adalah seperti berikut ;
Jika 20% kerja adalah siap, kos dikira pada waktu itu adalah
20% daripada anggaran kos. Ini adalah dimana accrual method boleh
memainkan peranan yang penting. Mereka tidak mempunyai apa-apa
kesan terhadap kos akhir projek.
9.3 MEMASUKKAN MAKLUMAT KOS
Pada cost tab dalam Resource Information Dialog box anda
boleh merekod 5 jenis kadar yang berlainan untuk sumber-sumber
yang dipilih dan ditetapkan bagi 5 tugas yang berbeza.
Anda juga boleh memasukkan kadar secara berasingan seperti kadar
biasa, kadar kerja lebih masa dan kos bagi setiap kegunaan.
9.4 CARA MEMASUKKAN KOS BAGI SUMBER-SUMBER:
BAB
9
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 47
1. Buka Resource Information Dialog Box dan klik pada cost tab
2. Tarikh bagi kos mungkin sama dengan tarikh projek bermula. Jika
tidak, masukkan tarikh atau pilih tarikh daripada kalendar.
3. Masukkan kadar biasa. Bagi sumber kerja telah ditetapkan nilai
default adalah $/h, tetapi anda boleh menaip dalam /y, /m seperti
yang diperlukan. Material resources menggunakan material label
untuk menetapkan kedalam sumber.
4. Masukkan kadar kerja lebih masa
5. Masukkan mana-mana nilai tambahan kos bagi setiap penggunaan
untuk sumber-sumber tersebut.
6. Kadar tersebut boleh berubah, klik pada baris kedua, masukkan
tarikh dan masukkan kadar baru, kerja lebih masa dan kos bagi
setiap penggunaan kadar tersebut. Anda juga boleh memenuhi
kadar yang sebenar atau memasukkan nilainya sebagai %
pengurangan atau penambahan daripada kadar dalam baris
pertama.
7. Jika sumber-sumber dalam berlainan accrual methods, pilih pilihan
anda daripada senarai kos terakru.
Ms Project ini menyokong kos tetap dan boleh berubah. Kos yang
tetap adalah kos yang tidak berubah sepanjang perjalanan projek.
Untuk memasukkan kos tetap pilih View > Table > Cost dan buka
jadual kos (cost table). Pilih ruang kos tetap untuk tugas tersebut dan
masukkan nilainya.
Sebagai tambahan kepada kos yang tecatat diatas, anda juga boleh
mempunyai kos sumber tetap. Ini boleh dilakukan jika sejumlah nilai
dibayar kepada sumber itu tanpa mengira kerja yang dilakukan
olehnya.
Untuk memasukkan kos tersebut, asingkan Gantt Chart View dan
aktifkan panel sumber yang dibawah dan ikut langkah-langkah
tersebut.
1. Pilih Format > Details > Resource Costs untuk memaparkan kos
secara terperinci.
2. Pilih tugas dan tetapkan Task Type kepada fixed duration.
3. Masukkan nama sumber dan % dalam ruang unit.
4. Klik OK.
5. Masukkan nilai dalam ruang kos.
6. Klik OK.
Sebarang perubahan tambahan bagi penetapan sumber boleh dibuat
menggunakan Task atau Resource Usage View dan Assignment
Information Dialog box.
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 48
10. MEMFORMAT DAN
PAPARAN MENCETAK
10.1. Pengenalan
Di dalam bab ini akan diterangkan bagaimana untuk menetapkan
paparan maklumat bagi sesuatu projek, memformat dan mengubah
paparan dan mencetak jadual projek yang telah siap
10.2. Memformat Paparan Pelbagai bentuk paparan maklumat boleh disediakan oleh perisian
Microsoft Project mengikut kehendak pengguna
Ada beberapa cara untuk memulakan Microsoft Project. Di bawah
adalah langkah-langkah yang biasa digunakan untuk memulakan
perisian ini.
10.2.1 Memformat Teks
Bagi memformat sesuatu teks yang telah dipilih, butang Formating
Toolbar atau pilihan Format Menu boleh digunakan. Fungsi Format
Painter pada ruangan toolbar membolehkan bentuk format yang telah
dibuat bagi sesuatu teks disalin ke mana-mana teks yang lain pula
1. Pilih sel yang ingin diformat
2. Pilih Format > Font untuk memaparkan Font Dialog Box.
3. Setkan atribut fon bagi teks yang telah dipilih.
BAB
10
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 49
Rajah 10.0: Cara untuk memaparkan Font Dialog Box
Rajah 10.1: Font Dialog Box
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 50
10.2.2 Memformat Skala Masa (Timescales)
Terdapat dua jenis skala masa yang boleh digunakan di dalam carta
gantt iaitu:-
Major Unit scale
Minor Unit scale
Langkah-langkah bagi memformat skala masa:-
1. Pilih Format > Timescale untuk membuka Timescale Dialog
Box
2. Pada tab skala Tier Formating , pilih unit masa yang dikehendaki
Rajah 10.2 : Cara untuk memaparkan Timescale Dialog Box
Rajah 10.3: Timescale Dialog Box
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 51
10.2.3 Memformat Paparan Mencetak Sebelum mencetak dokumen projek yang telah siap, adalah amat
penting untuk memformat paparan mencetak terlebih dahulu. Untuk
memformat paparan mencetak, klik pada tab File > Page Setup dan
Page Setup Dialog Box akan dipaparkan
Rajah 10.4:Cara untuk memaparkan Page Setup Dialog Box
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 52
Rajah 10.5: Page Setup Dialog Box
10.2.4 Mencetak Laporan
Dengan menggunakan perisian Microsoft Project, laporan dapat
dicetak dalam pelbagai kategori iaitu :-
i) Overview Report
ii) Top Level Task Report
iii) Critical Task Report
iv) Milestones Report
v) Working Days Report
vi) Cost Reports
vii) Assignment Reports
viii) Workload Report
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 53
10.2.4.1 Cara Mencetak Laporan
1) Klik tab View > Reports untuk membuka Reports Dialog
Box dan pilih kategori laporan yang ingin dicetak
Rajah 10.6: Membuka Reports Dialog Box
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 54
Rajah10.7: Reports Dialog Box
Rajah 10.8: Memilih format paparan laporan yang bersesuaian
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 55
Rajah 10.9: Contoh laporan Workload Category Report
10.2.4.2 Membuat laporan baru
1. Pillih View > Reports
2. Klik pada Custom Category untuk membuka Custom Reports
Dialog Box
New – Menghasilkan laporan baru
Edit – Mengubahsuai laporan sedia ada
Copy – Menyalin format laopran sedia ada
Organizer – Berkongsi laporan dalam Ms Project
3. Taip nama laporan yang dihasilkan
4. Memformat bentuk laporan menggunakan butang Organizer
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 56
Rajah 10.10: Memilih Custom Report
Rajah 10.11: Custom Reports Dialog Box
Rajah 10.12: Jika Butang New dipilih dari Custom Reports Dialog Box
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 57
Rajah 10.13: Jika Butang Edit dipilih dari Custom Reports Dialog Box
Rajah 10.13: Jika Butang Copy dipilih dari Custom Reports Dialog Box
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 58
Rajah 10.15: Jika Butang Organizer dipilih dari Custom Reports Dialog Box
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 59
11. MENJEJAKI DAN
MENGANALISA
PERKEMBANGAN PROJEK
11.1. Pengenalan
Kebiasaannya setiap perancangan projek yang telah dibuat
akan sentiasa dirujuk bagi memastikan ia berjalan dengan lancar
mengikut perancangan. Ia juga dapat membantu dalam memastikan
perancangan projek juga dapat dikemaskini jika terdapat perubahan
ketika projek sedang berjalan.
11.2. Menjejaki Projek Menggunakan MS Project
Perkara yang paling penting bagi seseorang pengurus projek
ialah memastikan projek berjalan lancer terutama daripada aspek
masa dan kos. Untuk membolehkan pengurus projek memantau
projeknya dengan berkesan, satu kaedah menjejaki perjalanan projek
yang berkesan diperlukan
Pada peringkat permulaan iaitu semasa proses perancangan
perjalanan projek menggunakan MS Project adalah amat penting
untuk menyimpan fail tersebut dalam format baseline. Setelah itu ia
akan dibandingkan dengan perjalanan sebenar projek tersebut.
11.2.1 Baseline
Terdapat ruangan untuk perjalanan projek sebenar dan
baseline bagi sesuatu projek. Ruangan perbezaan pula menyatakan
perbezaan di antara perjalanan projek sebenar dengan baseline. Jika
perbezaan yang positif ditunjukkan ini bermaksud bahawa projek itu
mengambil masa yang lebih lama daripada apa yang dirancang.
Microsoft Project akan mengira perbezaan di antara baseline
dan perjalan projek sebenar berdasarkan start date, duration, work
dan costs. Bagi melihat perbezaan ini, pilih Tracking Gantt Chart View
dan pilih Variance Table.
BAB
11
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 60
11.2.1.1 Menetapkan Baseline
Perancangan projek yang telah dibuat sebelum projek berjalan
merupakan perancangan yang telah dirangka rapi berdasarkan faktor
masa, kos dan sumber. Oleh itu untuk melihat samada perjalanan
projek akan mengikut perancangan, kita perlu menetapkan baseline.
Baseline adalah amat penting untuk memantau perkembangan
sesuatu projek. Ini adalah kerana ia mengandungi jadual asal, sumber
dan kos yang dijangka. Apabila perbandingan telah dibuat di antara
baseline dan perjalanan projek sebenar, pengurus projek dapat
merancang kembali atau mengubah keperluan mengikut perjalanan
projek semasa.
11.2.1.2 Menyimpan dalam format Baseline
Apabila sesuatu perancangan projek itu disimpan dalam format
baseline, tidak bermakna penambahan kepada perancangan projek
yang asal tidak boleh dilakukan. Maklumat terkini perkembangan dan
perjalanan projek semasa perlu dimasukkan agar perancangan projek
sentiasa dikemaskini dan terkini.
Rajah 11.0: Membuka Save Baseline Dialog Box
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 61
Rajah 11.1: Save Baseline Dialog Box
11.2.2 Memasukan Maklumat Tugas Yang Telah Dikemaskini
Proses mengemaskini maklumat projek dengan menggunakan
Tracking Table di dalam Task Sheet View. Paparan ini
mengandungi Actual Start and Finish, Percent Complete, Actual
Duration, Remaining Duration, Actual Cost dan Actual Work
Fields
11.2.2.1 Mengubah paparan ke Task Sheet/Tracking Table View
1) Pilih View > More Views – Task Sheet dan klik OK
2) Pilih Views > Table - Tracking
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 62
11.2.2.2 Mengubah paparan ke Task Sheet/Tracking Table View
1) Pilih dan klik sel di mana data ingin dimasukkan
2) Klik anak panah ke bawah untuk memilih tarikh daripada
calendar
Microsoft Project
Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 63
Senarai istilah
1. Assignments Tugasan
2. Constraints Kekangan
3. Deadline Tarikh Akhir
4. Default Sedia ada
5. Flows Aliran
6. Dialog box Kekotak Bualan
7. Highlighting Menandakan
8. Outlining Penyususnan
9. Set Menetapkan
10. Schedule Penjadualan
11. Task Tugasan
12. Tools Peralatan