1

PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PT. ANGKASA PURA I (PERSERO)

BANDAR UDARA ADI SOEMARMO S U R A K A R T A

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh : Ayu Sekar Sari

D 1507086

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

2010

2

PERSETUJUAN

Disetujui Untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Pembimbing

Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si NIP 197505052008011033

3

PENGESAHAN

PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PT. ANGKASA PURA I (PERSERO) BANDAR UDARA ADI SOEMARMO

S U R A K A R T A

Disusun Oleh :

AYU SEKAR SARI

D1507086

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Tim Penguji Nama Tanda Tangan

1. Penguji 1 Dra. Sudaryanti M.Si ………………….

2. Penguji 2 Drs. Herwan Parwiyanto S.Sos M.Si ………………….

Mengetahui,

Dekan, Ketua Program

Drs. Supriyadi SN, SU Drs. Sakur, MS.

NIP. 19530128198103 1 001 NIP. 19490205198012 1001

4

MOTTO

Ø Menunda sesuatu merupakan awal dari sebuah kegagalan.

Ø Dicintai secara mendalam oleh seseorang memberi kita kekuatan, mencintai

secara mendalam memberi kita keberanian.

Ø Hidup adalah perjuangan, siapa yang mencari akan mendapat,

Siapa yang berusaha akan berhasil,

Dan ……

Siapa yang malas akan hancur.

(Ki Hajar Dewantoro)

Ø Sahabat menaruh kasih setiap waktu dan menjadi saudara dalam

kesukaran.

PERSEMBAHAN

5

Penulisan Tugas Akhir ini Penulis Persembahkan kepada :

ü Bapak dan Ibu, atas doa dan kasih sayangnya.

ü Adikku tersayang.

ü Seluruh keluarga besar, ini bukti kesungguhanku dalam

belajar.

ü Mas Yanu, yang selalu mendukungku.

ü Sahabatku : Wira, Lulu, Ayu, Anis, Ana, Agung.

ü Almamaterku.

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan ijin penulis

sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Tugas Akhir ini dengan judul “Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo”.

6

Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian syarat dalam memperoleh

sebutan Profesional Ahli Madya di Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Drs. Supriyadi SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Drs. Sakur, MS. selaku Ketua Program Manajemen Administrasi Diploma

III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang telah membantu dalam

penulisan Tugas Akhir.

3. Bapak Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si selaku Pembimbing Tugas Akhir

yang selama ini telah banyak memberikan sarana dan meluangkan

waktunya, membimbing penulisan Tugas Akhir.

4. Drs. Sakur, MS. selaku Pembimbing Akademis yang selama ini telah

membimbing penulis.

5. Bapak Andri Iskandri, selaku General Manager PT. Angkasa Pura I

(PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo yang telah memberikan ijin

kepada penulis untuk melakukan kerja praktek (magang).

6. Seluruh staff kantor bagian Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I

yang telah memberikan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

7. Semua pihak yang telah memberikan bantuan dan sarana selama

pembuatan Tugas Akhir ini, yang tidak dapat disebutkan satu persatu oleh

penulis.

Dalam Tugas Akhir ini tentu tidak terlepas dari adanya kekurangan dan

keterbatasan ilmu dan pengetahuan yang dimiliki oleh penulis. Untuk itulah

diperlukan kritik dan saran yang bersifat membangun guna menyempurnakan

Tugas Akhir ini. Semoga dengan dibuatnya Tugas Akhir ini dapat diambil

manfaatnya.

7

DAFTAR ISI

Halaman Judul ……………………………………………………………… i

Persetujuan ………………………………………………………………… . ii

Pengesahan …………………………………………………………………. iii

8

Motto ……………………………………………………………………….. iv

Persembahan ……………………………………………………………….. v

Kata pengantar ……………………………………………………………... vi

Daftar Isi …………………………………………………………………… viii

Daftar Tabel ………………………………………………………………… x

Daftar Gambar ..……………………………………………………………. xi

ABSTRAK …………………………………………………………………. xii

ABSTRACK ……………………………………………………………….. xiii Bab I. Pendahuluan

A. Latar Belakang Masalah …………………………………………… 1

B. Perumusan Masalah ………………………………………………... 3

C. Tujuan Pengamatan ………………………………………………… 3

D. Manfaat Pengamatan ……………………………………………….. 3

Bab II. Tinjauan Pustaka

A. Pengertian Surat ……………………………………………………. 4

B. Fungsi Surat ………………………………………………………... 4

C. Syarat Surat Yang Baik …………………………………………….. 5

D. Macam-Macam Surat ………………………………………………. 5

E. Penulisan Surat ……………………………………………………... 6

F. Prosedur Pengurusan Surat Masuk …………………………………. 11

1. Pengurusan Surat Di Unit Kearsipan …………………………… 11

2. Pengurusan Surat Di Unit Pengelolaan ………………………… 12

G. Prosedur Pengurusan Surat Keluar ……………………………….... 14

1. Pengurusan Di Tata Usaha Unit Pengolah ………...…………… 14

2. Pengurusan Surat Keluar Di Unit Kearsipan …………………… 15

H. Metode Pengamatan ……………………………………………….. 16

Bab III. Deskripsi Lokasi

A. Sejarah Berdirinya Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta ……… 19

B. Profil Perusahaan ………………………………………………….. 21

9

C. Visi Dan Misi Perusahaan …………………………………………. 24

D. Tujuan Perusahaan ………………………………………………..... 25

E. Data Pegawai Perusahaan ………………………………………….. 25

Bab IV. Pembahasan

1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar …………….. 29

A. Ketentuan Umum ………………………………………………. 29

B. Sarana Pengelolaan Surat ………………………………………. 30

C. Prosedur Pengurusan Surat Masuk ……………………………... 31

D. Prosedur Pengurusan Surat Keluar ……………………………... 35

E. Prosedur Pengurusan Rahasia ………………………………….. 37

2. Pengklasifikasian Surat …………………………………………….. 41

3. Penggunaan FasilitasKantor ………………………………………... 44

Bab V. Kesimpulan Dan Saran

A. Kesimpulan ………………………………………………………… 46

B. Saran ……………………………………………………………….. 46

Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 48

DAFTAR TABEL

Tabel III.I Komposisi Pegawai Berdasarkan Status Pegawai ……………. 25

III.2 Komposisi Pegawai Berdasarkan Agama ……………………. 26

III.3 Komposisi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin …………….. 27

10

III.4 Komposisi Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan ………. 27

Tabel IV.1 Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar …………………. 40

DAFTAR GAMBAR

Gambar Teknik Analysis Data …………….…………………..…….…….. 18

Gambar Struktur Organisasi Perusahaan ………………………..……….… 22

Gambar Alur Pengurusan Surat Masuk ……………………………………. 33

11

Gambar Alur Pengurusan Surat Masuk Rahasia ……………….....……….. 34

Gambar Alur Pengurusan Surat Keluar ……………………………………. 36

Gambar Alur Pengurusan Surat Keluar Rahasia …………………………… 39

ABSTRAK

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan surat dikantor bagian Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo. Adapun kegiatan yang dilakukan

12

dimulai dengan pengklasifikasian surat, pemberian nomor, mendisposisikan surat, pencatatan surat,dan pengarsipan. Surat merupakan sesuatu yang sangat penting karena surat merupakan sumber informasi yang dapat dipercaya, valid, dan otentik.

Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah pengamatan deskriptif, yaitu dengan menggambarkan mengenai surat menyurat yang dilakukan pada bagian Personalia dan Umum. Sumber data dalam pengamatan ini adalah melalui wawancara, serta sumber data sekunder melalui buku-buku yang mendukung dalam pengamatan. Tehnik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi dan studi pustaka.

Prosedur pengelolaan surat masuk adalah surat yang diterima petugas personalia, kemudian disortir, dipisahkan antara surat biasa dengan surat rahasia. Jika surat biasa, maka surat tersebut dapat langsung dibuka dan dikeluarkan , kemudian disampaikan kepada pimpinan dengan menggunakan lembar disposisi untuk memberikan instruksi. Setelah dikembalikan kepada bagian personalia, maka akan dilakukan tindak lanjut terhadap surat tersebut. Prosedur pengelolaan surat keluar adalah konsep surat yang berupa ketikan kemudian diajukan kepada kepala bagian untuk dimintakan persetujuan. Selanjutnya surat tersebut dapat dimintakan tanda tangan pimpinan. Kemudian dibawa kebagian personalia untuk dicatat dalam buku agenda surat keluar, diberi nomor, distempel kemudian dilipat dan dimasukkan kedalam amplop dan dikirimkan melalui jasa pos ke alamat yang dituju.

Berdasarkan dari hasil pengamatan yang telah dilakukan, pengelolaan surat masuk dan surat keluar telah dilaksanakan sesuai dengan standar yang ada pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo. Selain itu pegawai yang menangani pengelolaan surat ini termasuk pegawai yang terampil dan ahli dibidangnya. Fasilitas yang diberikan oleh pihak perusahaan untuk menunjang pekerjaan tersebut juga sudah memadai dan baik. Jadi, dengan begitu pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo telah dilaksanakan dengan baik dan lancar.

13

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan atau instansi pemerintah atau swasta memiliki prosedur

pengelolaan surat. Sejauh ini pengelolaan surat masih dianggap sebagai hal

yang mudah dan sederhana untuk dilakukan. Ada juga orang yang

meremehkan pekerjaan tersebut. Tetapi dalam kenyataannya proses

pengelolaan surat tidak seperti apa yang dipikirkan orang sebelumnya.

Apabila kita mempelajari lebih dalam tentang pengelolaan surat, itu

merupakan suatu pekerjaan yang membutuhkan ketelitian. Tidak banyak orang

dapat melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik dan mengklasifikasikan

dengan benar. Adapun macam kegiatan yang ada dalam pengelolaan surat

diantaranya adalah menerima surat, pengagendaan surat, penyimpanan surat

(arsip), dan pemeliharaan surat. Prosedur pengelolaan surat harus

dilaksanakan secara terpadu dan terprogram diseluruh unit pengelolaan yang

terkait.

Dalam pengelolaan surat dibutuhkan seorang pegawai yang secara khusus

menangani tentang urusan surat serta pengelolaannya. Baik itu surat masuk

atau surat keluar, serta fax masuk ataupun fax keluar. Maka dari itu perlu

adanya pegawai yang benar-benar mengerti tentang prosedur

pengklasifikasian surat-surat tersebut. Biasanya pihak perusahaan

menempatkan 1 atau 2 orang pegawai di bagian personalia yang khusus

menangani tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

Tujuannya agar surat yang masuk dapat diagendakan sebelum disampaikan

kepada atasan. Pada surat keluar hal itu berguna untuk dapat menambahkan

nomor surat kemudian dicatat dalam buku khusus yang berisi tentang surat

keluar.

Secara umum belum banyak masyarakat yang mengetahui tentang

perlunya pengelolaan surat. Sebagian dari mereka bahkan ada yang

1

14

menganggap remeh. Biasanya orang-orang seperti itu belum memahami dan

mengerti tentang prosedur pengelolaan surat. Banyak anggapan bahwa surat

hanyalah sesuatu yang diterima dari instansi atau perusahaan lain kemudian

memahami isi dari surat tersebut. Selebihnya surat tidak memiliki fungsi atau

nilai yang lain lagi. Tetapi yang sebenarnya terjadi bukanlah seperti itu. Surat

masuk ataupun surat keluar pasti memiliki nilai yang lebih. Maka dari itu pada

setiap perusahaan atau organisasi diperlukan adanya pegawai yang secara

khusus menangani pengelolaan surat. Fungsinya agar surat itu sendiri tidak

diremehkan atau dianggap sebagai hal yang sederhana tanpa ada penanganan

selanjutnya.

Sebuah surat, baik itu surat masuk ataupun surat keluar pasti memiliki

manfaat yang sangat besar. Hal itu menjadikan surat menjadi sesuatu yang

sangat penting bagi perusahaan. Maka dalam pengklasifikasian surat,

pengagendaan surat, penyimpanan surat dan pemeliharaan surat haruslah

berdasar pada prosedur pengelolaan surat yang berlaku. Surat itu merupakan

sesuatu yang penting. Maksudnya adalah surat memiliki nilai yang sangat

penting dan surat merupakan sumber informasi yang dapat dipercaya, valid,

dan otentik. Maka dari itu surat tersebut harus dapat dikelola dengan baik dan

benar. Artinya dalam pengelolaan surat yang akan dilakukan harus dapat

disajikan secara cepat, tepat, dan lengkap. Tujuannya untuk mendukung

kelancaran kegiatan sehari-hari dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Pada kesempatan ini penulis mendapat kesempatan meneliti tentang

prosedur surat menyurat baik itu surat masuk ataupun surat keluar pada PT.

Angkasa Pura I (Persero) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta. Disini

penulis ditempatkan pada bagian Personalia. Yang secara khusus menangani

tentang surat masuk dan surat keluar. Adapun pekerjaan yang penulis lakukan

diantaranya adalah pengklasifikasian surat, pemberian nomor agenda pada

surat masuk, mendisposisikan surat, pencatatan surat serta penyimpanan surat.

Untuk menunjang kegiatan pengelolaan surat yang ada pada PT. Angkasa Pura

I (Persero) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta, menempatkan 2 (dua)

15

orang pegawai yang dikhususkan menangani surat dari surat itu masuk hingga

surat itu disimpan.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah dalam pengamatan ini adalah

“ Bagaimanakah Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada

PT.ANGKASA PURA I (Persero) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta ? “

C. Tujuan Pengamatan

Adapun tujuan dari pengamatan ini adalah :

1. Tujuan Operasional

Untuk mangetahui tentang pengelolaan operasional tentang surat

masuk atau surat keluar pada PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandar

Udara Adi Soemarmo Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Agar bermanfaat dan berguna bagi pihak-pihak yang berkepentingan,

baik sebagai pengetahuan, masukan dan pertimbangan dalam

melaksanakan pengelolaan surat pada PT. Angkasa Pura I (Persero)

Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta.

3. Tujuan Individual

Sebagai persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) pada

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Program Diploma III,

Manajemen Administrasi, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Adapun manfaat yang ada dari pengamatan ini adalah :

1. Bagi Penulis

Penulis dapat lebih mengetahui secara mendalam tentang pengelolaan

surat baik itu surat masuk atau surat keluar.

2. Bagi Instansi

16

Instansi dapat menerapkan sistem penyimpanan surat dan

pemeliharaan surat dengan menerapkan teori dari beberapa pendapat

ilmuan dan pemerintah tentang prosedur pengelolaan surat

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Surat

Ada beberapa definisi tentang surat, diantaranya adalah

1. Surat adalah suatu pernyataan atau ucapan tertulis terhadap satu atau

beberapa orang yang tidak hadir. ( J. Wajong ; 1962 ; 37 )

2. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan

ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau berita.

( Basir Barthos ; 1990 ; 36 )

3. Surat adalah alat komunikasi yang dibuat atau diterima oleh petugas unit

dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan.

( Ida Nuraida ; 2008 ; 73 )

Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan Surat adalah suatu

pernyataan yang berfungsi sebagai alat komunikasi yang berasal dari suatu

instansi kepada instansi yang lain yang berguna untuk menyampaikan suatu berita.

B. Fungsi Surat

Adapun fungsi dari surat adalah sebagai berikut :

1. Wakil dari pengirim atau penulis,

2. Bahan pembuktian,

3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut,

4. Alat pengukur kegiatan organisasi,

5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).

Mengingat betapa pentingnya surat yang ada, maka siapapun yang menulis

surat perlu berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar tujuan dari isi

surat dapat tercapai sesuai dengan kehendak organisasi.

17

C. Syarat Surat Yang Baik

Surat dapat dikatakan baik dan sempurna apabila meliputi dari beberapa hal

sebagai berikut :

1. Obyektif dan bukan subyektif,

2. Sistematis dalam susunan isi surat,

3. Singkat, tidak bertele-tele,

4. Jelas; kepada siapa, dari mana, tentang apa,

5. Lengkap isinya,

6. Sopan, dan

7. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan, dsb.).

Untuk dapat memenuhi dan menghasilkan surat yang baik seperti pada syarat

diatas, maka penulisnyapun perlu memenuhi persyaratan, antara lain :

1. Menguasai permasalah,

2. Menguasai bahasa tertulis

3. Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.

( Basir Barthos ; 1990 ; 36 )

D. Macam-Macam Surat

Surat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu :

1. Surat Berdasarkan Isinya

a. Surat Dinas yaitu surat yang memuat persoalan kedinasan yang dibuat

oleh instansi swasta maupun pemerintah.

b. Surat Pribadi yaitu surat yang ditulis dengan tujuan berkenalan secara

resmi atau untuk keperluan kedinasan.

c. Surat Niaga yaitu surat yang memuat persoalan bisnis atau perdagangan

yang ditulis sesuai dengan perusahaan yang terkait.

4

18

d. Surat Sosial yaitu surat yang dibuat oleh lembaga sosial dengan maksud

kedinasan.

e. Telegram yang terdiri dari telegram melalui telegraf atau telegram melalui

surat (dengan diantar kurir).

f. Surat Pengantar yaitu surat berbentuk daftar yang digunakan untuk

mengirim sesuatu bersama surat itu. Surat pengantar pada umumnya

disebut sebagai surat jalan.

2. Surat Berdasarkan Keamannya

a. Surat Rahasia yaitu surat yang isinya bersifat rahasia dan tidak boleh

diketahui orang lain selain yang berkepentingan. Karena jika dibuka oleh

orang yang tidak berkepentingan dapat merugikan bagi pengirim atau

penerima surat tersebut. Biasanya pada amplopnya diberi kode SRHS atau

SR. Surat ini digunakan untuk kepentingan dokumen dan isinya yang tidak

boleh diketahui orang lain yang erat kaitanya dengan rahasia negara

(keamanan negara). Cara pengirimanyapun menggunakan 2 (dua) buah

amplop. Amplop pertama diberi tulisan “Sangat Rahasia”, lalu dilem.

Kemudian dimasukkan kedalam amplop biasa yang tidak diberi tanda dan

tidak dilem.

b. Surat Biasa yaitu surat yang jika isinya diketahui oleh orang lain tidak

akan berakibat merugikan pengirim atau penerima surat.

3. Surat Yang Ditinjau Dari Jumlah Penerimaannya

a. Surat Biasa yaitu surat yang dikirim kepada seseorang kepada seorang

pejabat atau organisasi.

b. Surat Edaran yaitu surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat

tertentu.

c. Surat Pengumuman yaitu surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau

pejabat yanag namanya sulit dituliskan satu per satu.

E. Penulisan Surat

Dalam penulisan atau pembuatan surat diperlukan hal-hal pengenalan bagian-

bagian surat. Tanpa memahami hal itu maka kita tidak akan mampu membuat

19

sebuah surat yang baik dan benar. Surat yang kita tulis atau kita terima dari

perusahaan atau instansi lain pada umumnya dibagi menjadi beberapa bagian,

antara lain adalah :

1. Kepala Surat

Kepala surat sering disebut dengan Kop Surat. Surat yang memiliki Kop

Surat biasanya surat yang berasal dari instansi atau lembaga baik

pemerintah atau swasta. Tujuannya adalah memberi informasi tentang

identitas perusahaan(nama dan alamat perusahaan).

Contoh :

PT. ALFIRA PRESSINDO

Jl. Margo Mulyo No.36 Surabaya

Tlp. 031- 687785 Fax. 031- 777667

2. Nomor Surat

Setiap surat resmi, baik itu surat masuk atau surat keluar pasti memiliki

nomor surat. Sebab nomor dalam surat resmi sangat berguna, diantaranya

adalah :

1. memudahkan mencari arsip surat itu kembali,

2. memudahkan penyimpanannya,

3. mengetahui berapa banyak surat yang ada.

Contoh :

No.450/PD-GK/02

(450 adalah nomor surat, PD adalah singkatan dari Pengajuan

Dana, GK adalah Gunung Kerinci (nama instansi), 02 adalah

tahun pembuatan surat)

3. Tanggal Surat

Setiap surat resmi, baik itu surat masuk atau surat keluar pasti memiliki

tanggal surat. Tanggal tersebut dapat memberikan informasi kapan surat

itu dibuat. Apabila penulisan surat memakai Kop Surat, maka penulisan

tanggal tidak perlu didahului dengan nama tempat. Tetapi jika tidak ada

Kop Suratnya maka penulisan tanggal dapat ditambahkan nama tempat.

20

Contoh :

12 Agustus 2002 (jika memakai Kop Surat)

Surakarta, 12 Agustus 2002 (jika tidak memakai Kop Surat)

4. Lampiran

Lampiran yang dimaksud disini adalah lembaran selain surat utama yang

disertakan, misalnya daftar riwayat hidup, daftar harga, brosur, pengumuman,

dsb. Lampiran harus diterangkan pada awal surat. Penulisan lampiran biasa

disingkat “Lamp”. Kemudian diikuti titik dua dan diisi dengan berapa banyak

lampiran yang disertakan.

Contoh :

Lamp. : 5 (lima) lembar.

5. Hal atau Perihal

Dalam setiap surat dinas atau resmi sebaiknya dicantumkan pokok surat

atau sering disebut “Hal atau Perihal”, penulisanya sangat berguna bagi

penerima surat tersebut. Karena penerima akan dengan cepat mengetahui inti

tujuan dari surat tersebut. Penulisan hal atau perihal biasanya terletak dibawah

lampiran.

Contoh :

Lamp :

Hal. : Permohonan Magang

6. Alamat Surat

Setiap surat yang ditulis pasti mencantumkan nama alamat tujuan.

Biasanya alamat tujuan ini ditulis pada dua tempat, yaitu pada amplop dan

didalam surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat, antara penulisan yang

ada pada amplop dengan yang ada pada surat itu ditulis sama, agar tidak

membingungkan penerima. Dalam menulis alamat hendaknya menjaga

kesopanan dan memperhatikan jabatan seseorang yang dituju. Selain itu

dalam penulisan alamat yang dituju harus ditulis dengan selengkap-

lengkapnya, karena apabila tidak lengkap maka surat tersebut dapat

dikembalikan oleh petugas pos dan giro. Di Indonesia biasanya dalam menulis

21

alamat surat pasti diawali dengan “Kepada atau Kepada Yth.“. Namun ada

pula yang hanya menggunakan “Yth” saja.

Contoh :

Kepada Yth.

Kepala Direktorat Jendral Pajak

Jln. Manggarai 98 Jakarta Pusat

Atau

Kepada

Yth. Bapak Mentri Pendidikan Nasional

Jln. WR. Supratman 10 Jakarta Pusat

7. Salam Pembuka

Dalam penulisan surat jangan lupa diawali dengan salam pembuka. Hal itu

berguna menekankan kesan sopan.

Contoh :

- Dengan hormat,

- Assalamualaikum, Wr, Wb.

8. Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka disebut juga dengan kata pendahuluan. Kalimat ini

ditulis setelah salam pembuka. Tujuannya adalah sebagai pengantar isi surat.

Oleh karena itu perlu digunakan kalimat yang bisa menumbuhkan minat dan

perhatian bagi pembaca untuk mengetahui dengan segera maksud dari surat

yang dikirim.

Contoh :

Dengan ini kami membaritahukan bahwa ……..

Paragraf pembuka yang dibuat sebagai jawaban atau balasan surat yang telah

diterima adalah

Contoh :

Berhubung dengan surat bapak tanggal … No. ..

9. Paragraf Isi

22

Paragraf ini memuat tentang sesuatu yang diberitahukan, ditanyakan,

dikemukakan, diminta, dsb. Isi surat harus singkat, jelas, dan sopan. Hindari

kata-kata yang tidak umum dan sulit dipahami isi dan maksud surat tersebut.

Sebab jika menggunakan kalimat atau kata yang asing, dikhawatirkan tidak

akan dapat dimengerti oleh pembaca atau penerima.

10. Paragraf Penutup

Dalam penulisan surat, jika teedapat peragraf pembuka, lalu disambung

dengan paragraph isi, maka haruslah diikuti pula dengan paragraph penutup.

Tanpa paragraph penutup, maka surat tidaklah lengkap. Karena paragraf

penutup merupakan kunci dari isi surat. Dengan adanya paragraph penutup

berarti pembicaraan atau maksud dari surat tersebut telah selasai.

Contoh :

- Sekian surat dari saya, terima kasih atas kebijaksanaan bapak.

- Kami harap hal ini mendapat perhatian saudara sepenuhnya, dan

untuk ini tidak lupa kami ucapkan terima kasih.

11. Tanda Tangan Pengirim

Dalam pembuatan surat haruslah ditandatangani oleh pembuatnya. Surat

baru dianggap sah apabila telah diberi tandatangan oleh seseorang yang

berwenang untuk itu. Surat menjadi tidak sah apabila tandatangan itu diisi

oleh orang lain yang tidak memiliki kewenangan. Tandatangan dibubuhkan

tepat dibawah salam penutup pada kalimat “Hormat Saya“. Pada bagian

bawah dari tandatangan ditulis nama lengkap pengirim surat. Dalam penulisan

nama lengkap dibagian bawah tandatangan tidak perlu diberi tanda kurung.

Begitu pula dengan huruf kapital atau diberi garis bawah, karena semuanya itu

menyalahi aturan yang berlaku.

Contoh :

( Budi Hartomo ) => Salah

BUDI HARTOMO => Salah

Budi Hartomo => Benar

12. Tembusan

23

Dalam pembuatan surat seringkali disertai dengan tembusan. Hal ini

dilakukan jika surat yang dibuat tersebut ditujukan selain kepada satu alamat

atau kepada beberapa alamat. Biasanya tembusan surat diberikan kepada

beberapa kantor atau beberapa bagian, disamping sebagai arsip. Jika memang

menggunakan tembusan, maka perlu ditambahkan tembusan.

Contoh :

Tembusan :

1. Kepala Dinas Tenaga Kerja Provinsi Jawa Tengah

2. Ketua SPSI Wilayah Jawa Tengah

3. Arsip. ( Nanang Kustiawan ; 2003 ; )

F. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Surat Masuk adalah surat yang masuk kedalam suatu instansi atau perusahaan

atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik yang berasal dari instansi

atau perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi atau perusahaan yang

sama. Dengan demikian surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun

intern pihak perusahaan tersebut.

Kegiatan dalam penanganan surat masuk dapat dilihat dalam contoh berikut :

1. Pengurusan Surat Di Unit Kearsipan

a. Penerimaan Surat

· Surat masuk yang diterima dicatat dalam buku agenda surat masuk.

· Bila menerima surat melalui pos, sebaiknya diteliti dahulu alamat

tersebut benar atau salah.

· Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju.

· Mengelompokan surat terbuka dan tertutup.

· Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat.

· Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima.

b. Pengarahan Surat

· Mengarahkan surat kepada pimpinan, bila berkaitan dengan

kebijakan.

24

· Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolahan, bila

berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional.

c. Penilaian Surat

Menentukan surat penting, surat rahasia, dan surat biasa.

d. Pencatatan Surat

· Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan lembar disposisi.

Sebelum didistribusikan, surat dicatat pada peredaran naskah, atau

dicatat pada sebuah surat yang terdiri dari kolom-kolom yang

berisi no.urut, no.agenda, no.takah, kepada pihak mana surat

tersebut ditujukan, kepada pihak mana surat tersebut diteruskan,

dan waktu surat tersebut dikembalikan.

· Mencatat surat penting pada kartu kendali yang dibuat tiga rangkap

dengan warna yang berbeda.

· Mencatat surat biasa pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua

rangkap.

· Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang dibuat dalam

dua rangkap.

e. Penyimpanan Surat

· Surat masuk yang telah mendapat tanggapan dari pimpinan

dikembalikan ke sekretariat dan dimasukkan kedalam takah yang

sesuai dengan kode klasifikasi arsip.

· Bila surat masuk sudah dikembalikan dengan lembar disposisi

untuk diteruskan kepada pejabat lain, maka sebelum surat tersebut

dikirim harus dicatat dahulu pada buku agenda surat masuk untuk

dikirim kepada pejabat yang bersangkutan.

· Setelah surat ditanggapi kemudian dimasukan kembali kedalam

takah yang sesuai dengan kode pengklasifikasian arsip dan bila

surat tersebut diperlukan suatu saat maka pencarian kembali surat

yang beredar dapat dilihat dalam buku agenda surat masuk.

f. Penyampaian Surat

· Surat Penting

25

- Menahan kartu kendali pertama sebagai buku agenda.

- Menyampaikan surat beserta kartu kendali kedua dan ketiga

kepada tata usaha atau unit pengolahan.

- Menerima kartu kendali kedua setelah diparaf, sebagai tanda

terima.

· Surat Biasa

- Menyampaikan surat beserta dua lembar pengantar kepada tata

usaha.

- Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf, sebagai tanda

terima.

· Surat Rahasia

- Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup beserta kedua lembar

pengantar kepada tata usaha.

- Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf, sebagai tanda

terima.

2. Pengurusan Surat Di Unit Pengolahan

a. Penerimaan Surat

o Tata usaha menerima surat penting, surat rahasia, dan surat biasa.

o Tata Usaha memberi paraf pada kartu kendali kedua, dan lembar

pengantar kedua.

o Tata usaha menyimpan kartu kendali ketiga dan lembar pengantar

pertama pada tempat masing-masing.

b. Penyampaian Surat Kepada Pimpinan

o Tata usaha melampirkan lembar disposisi untuk surat penting, surat

rahasia, dan surat biasa masing-masing dibuat dua rangkap.

o Tata Usaha menyampaikan surat-surat tersebut beserta lembar

disposisi kepada pimpinan.

c. Penyampaian Surat Kepada Pelaksana

o Tata usaha menyampaikan surat yang telah didisposisi oleh

pimpinan dalam dua rangkap kepada pelaksana.

26

o Tata usaha mengambil lembar disposisi kedua setelah diparaf

pelaksana dan menyimpan dalam Tickler File menurut tanggal

penyelesaian.

G. Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau perusahaan atau

antarbagian dalam instansi atau perusahaan tersebut, ditujukan kepada instansi

atau perusahaan lain atau kebagian lain dalam suatu instansi atau perusahaan yang

sama. Dengan demikian surat ekstern dapat ditujukan kepada pihak ekstern

maupun intern dalam suatu instansi atau perusahaan.

Kegiatan penanganan surat keluar itu meliputi :

1. Pengurusan di Tata Usaha Unit Pengolah

a. Penyiapan Konsep

Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang

menandatangani surat tersebut atau oleh staf yang ditunjuk.

b. Pengelompokan

Mengelompokan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis surat

penting, surat rahasia, dan surat biasa

c. Pencatatan

o Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar yang terdiri

dari kolom : no.agenda, tanggal surat, no.surat, perihal, keterangan,

dan tujuan surat tersebut.

o Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan surat

dilaksanakandan setelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak yang

berwenang dan kemudian surat siap untuk dikirim.

o Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola klasifikasi

yang telah ditetapkan.

o Mencatat surat penting pada kartu kendali.

o Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar.

d. Penyampaian/Pengiriman/Pendistribusian

o Penyampaian Surat Penting

27

- Menyampaikan surat asli, pertinggal serta kartu kendali

pertama dan kedua kepada unit kearsipan

- Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah

distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan.

o Penyampaian Surat Biasa

o Menyampaikan surat biasa, pertinggal, dan lembar pengantar

pertama dan kedua pada unit kearsipan.

- Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah

distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan.

- Menyimpan lembar pengantar pertama.

o Penyampaian Surat Rahasia

- Menyampaikan surat rahasia dalam keadaan tertutup dan

menyampaikan pada lembar pengantar pertama dan kedua

kepada unit kearsipan.

- Menyimpan lembar pengantar pertama.

- Menyimpan lembar kartu kendali pertama, kedua dan lembar

pengantar kedua.

2. Pengurusan Surat Keluar di Unit Kearsipan

a. Penerimaan

- Menerima dan memeriksa surat keluar, dan kelengkapan surat

tersebut dari tata usaha.

- Mengembalikan pertinggal surat setelah distempel dan

mengembalikan lembar pengantar pertama kepada unit pengolah.

- Menyimpan kartu kendali pertama, kedua dan lembar pengantar

kedua.

b. Pengiriman

- Mengirim surat asli setelah distempel dan dimasukkan kedalam

amplop kepada alamat yang dituju dengan melampirkan surat

pengantar.

- Mengelompokan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan

prioritas pengirimannya (kilat khusus atau kilat biasa).

28

( Ida Nuraida ; 2008 ; 76-79 )

H. Metode Pengamatan

Metode pengamatan ini terdiri dari beberapa bagian, diantaranya adalah :

1. Lokasi Pengamatan

Sesuai dengan tempat dimana pengamatan ini dilakukan pada

tempat magang maka pengamatan ini mengambil lokasi divisi Personalia

dan Umum pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi

Soemarmo Surakarta.

Secara garis besar divisi ini menangani kepengurusan surat-surat

yang masuk ataupun keluar serta pengelolaan arsip perusahaan. Alur kerja

divisi Personalia dan Umum ini berhubungan langsung dengan kantor

pimpinan perusahaan yaitu General Manager. Karena surat-surat yang

ditujukan kepada pimpinan pasti akan melalui personalia untuk diberi

lembar disposisi dan diklasifikasikan menurut prosedur yang berlaku pada

perusahaan tersebut. Selain itu semua surat yang akan dikirimkan keluar

pasti melalui personalia pula karena untuk menambahkan nomor surat dan

stempel perusahaan.

2. Jenis Pengamatan

Bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif

kualitatif, yaitu mendiskripsikan, memaparkan, menganalisa, sejumlah

data yang ada di PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi

Soemarmo Surakarta.

3. Sumber Data

Sumber data yang diperoleh penulis dalam pengamatan ini adalah :

a. Data Primer

Yaitu data yang diperoleh langsung melalui wawancara secara

langsung di PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi

Soemarmo Surakarta yang kemudian diolah oleh penulis.

29

Dalam pengamatan ini yang menjadi sumber data adalah Devisi

Personalia dan Umum.

b. Data Sekunder

Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung melalui buku-buku

dan keterangan lainnya yang berupa Profil perusahaan.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Observasi langsung melalui magang atau praktek kerja nyata

dilapangan di kantor PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara

Adi Soemarmo Surakarta.

b. Dokumentasi yaitu mendokumentasikan data-data yang diambil

maupun yang diperoleh dibidang kearsipan

c. Wawancara yaitu tehnik pengumpulan data untuk mendapatkan

keterangan-keterangan lisan melalui komunikasi langsung dan

berhadapan langsung dengan responden yang dapat memberikan

keterangan.

5. Validitas Data

Validitas adalah alat pengumpulan data yang menurut beberapa

ahli, diantaranya seperti Anastasi (1973) dan Nunnally (1979) dalam buku

yang ditulis oleh Husein Umar, dapat digolongkan kedalam beberapa

jenis, yaitu seperti : Validitas Konstruk, Validitas Isi, Validitas Prediktif.

Pengamatan yang dilakukan pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar

Udara Adi Soemarmo adalah Validitas Konstruk. Karena konsep yang

akan diriset diuraikan hingga jelas konstruksi atau kerangkanya. Kerangka

suatu konsep dapat digunakan dalam 3 cara, yaitu :

1. Mencari definisi konsep yang dikemukakan para ahli yang ditulis

dalam literatur. Definisi ini biasanya berisi tentang kerangka konsep

tersebut.

2. Seandainya definisi konsep yang diinginkan tidak diperoleh dalam

literatur, periset dapat mendefinisikan sendiri konsep tersebut.

30

3. Jika para ahlipun tidak dapat ditemukan konsep yang dimaksud, maka

periset dapat menanyakan definisi konsep kepada calon responden atau

orang-orang yang memiliki karateristik yang sama dengan responden,

yaitu dengan membagikan kuesioner.(Husein Umar ; 2004 ; 79-80)

6. Teknik Analisis Data

Analisis yang digunakan dalam pengamatan ini adalah menggunakan

metode analisis interaktif. Yaitu dimana reduksi data dan sajian data harus disusun

pada waktu penelitian sudah mendapat unit dari sejumlah unit yang diperlukan

dalam penelitian. Pada waktu pengumpulan data sudah berakhir, peneliti memulai

melakukan usaha untuk menarik kesimpulan atau verifikasi berdasarkan semua

hal yang terdapat dalam reduksi data maupun sajian datanya. Bila kesimpulan

dirasa kurang mantap karena kurangnya rumusan dalam reduksi maupun sajian

data, maka peneliti wajib kembali melakukan kegiatan pengumpulan data yang

sudah terfokus untuk mencari pendukung kesimpulan yang ada dan juga bagi

pendalaman data. Dalam keadaan ini tampak bahwa peneliti mengakhiri proses

pelaksanaan penelitiannya dan menyusun laporan, kegiatan pendalaman data

kelapangan studinya dilakukan untuk menjamin mantapnya hasil akhir penelitian.

Namun semuanya itu sangat tergantung dari mantapnya keyakinan peneliti

terhadap apa yang telah diperoleh selama dalam perjalanan penelitiannya.

(HB. Sutopo ; 2002 ; 96)

Pengumpulan Data

Sajian Data

Penarikan Kesimpulan Atau Verifikasi

Reduksi Data

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A. Sejarah Berdirinya Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta

Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta pada zaman penjajahan merupakan

lapangan terbang darurat yang terletak disebelah barat kota Surakarta(14 km).

Dibangun pada tahun 1940 oleh pemerintah Belanda dan dengan masukan bala

tentara Jepang. Lapangan terbang tersebut dihancurkan oleh Belanda serta

dibangun kembali oleh pemerintah Jepang pada tahun 1942 yang digunakan

sebagai basis militer penerbangan Angkatan Udara ( Kaigun- Bokusha ). Setelah

Proklamasi kemerdekaan RI pada tanggal 17 Agustus 1945 kesanggupan dan

kemampuan menyelenggarakan penerbangan dimanifestasikan dalam bentuk

organisasi yang dinamakan “ Penerbangan Surakarta “ berubah menjadi “

Pangkalan Udara Panasan “ dimana kegiatan penerbangan hanya diperuntukan

penerbangan militer.

Menjelang konfrensi PATA tahun 1974 fasilitas pelabuhan udara keselamatan

penerbangan ditingkatkan sehingga dapat dimanfaatkan untuk melayani

penerbangan komersil disamping militer. Penerbangan komersial secara resmi

dibuka sejak 23 April 1974 dan dilayani oleh perusahaan penerbangan PT. Garuda

dengan route Jakarta – Solo – Jakarta, 3 kali dalam seminggu.

Dasar penggunaan bersama Pangkalan Udara Panasan diatur dalam

SKB,MENHANKAM, PANGAB, MENHUB dan MENKEU No.Kop/30/IX/1975

dan KM 393/S.PHB-1975 dan KEP 927 a/KM/IV/8/1975. Berdasarkan surat

keputusan KSAU No. SKEP/07/VII/1977 tanggal 285 Juli 1977 Pangkalan Udara

Utama Adi Soemarmo (LANUMA ADI SOEMARMO). Nama ini diambil guna

menghormati jasa-jasa dari pahlawan almarhum Kapten Udara Anumerta Adi

Sumarmo Wiryo Koesoemo.

32

Dengan semakin meningkatnya arus penumpang dan barang maka frekuensi

penerbangan ditingkatkan pula menjadi lima kali lipat setiap harinya. Disamping

peningkatan frekuensi penerbangan, kemampuan Bandar Udara Adi Soemarmo

juga ditingkatkan sehingga mampu untuk melayani operasi penerbangan DC.09

atau sejenisya. Penerbangan perdana DC.09 ke atau dari Bandara Adi Soemarmo

diresmikan oleh Mentri Perhubungan pada tanggal 9 Agustus 1986.

Sesuai kebijakan pemerintah untuk meningkatkan pelayanan kepada

wisatawan dalam bentuk kemudahan-kemudahan angkutan udara, departemen

perhubungan telah menetapkan Bandar Udara Adi Soemarmo untuk

meningkatkan pelayanan disamping melayani penerbangan domestik juga dapat

melayani penerbangan internasional. Kebijakan pemerintah tersebut ditetapkan

dengan Surat Keputusan Mentri Perhubungan NO.KP2/AU.005/PHB-89 tanggal

31 Maret 1989 dan Mentri Kehakiman NO.M.04-um.01.00 tahun 1989 tanggal 10

April 1989. Penerbangan perdana Singapore – Jakarta – Solo PP diresmikan pada

tanggal 1 Mei 1989 dan dilayani oleh PT. Garuda Indonesia.

Dengn berbagai keunggulan yang dimiliki Bandar Udara Adi Soemarmo

diharapkan mempunyai prospek cerah untuk dapat dikembangkan pada masa

mendatang. Oleh karena itu manajemen Bandar Udara Adi Soemarmo

memproyeksikan bandara ini sebagai The Premier Air Gateway of Central Java

and Yogyakarta, terutama untuk kegiatan pariwisata, industri dan perdagangan.

Bandara ini sangat strategis, karena berada didekat kota Surakarta yang sejak

jaman Hindia Belanda dikenal sebagai salah satu pusat pertumbuhan Industri dan

perdagangan dijalur selatan Pulau Jawa. Selain itu Bandar Udara Adi Soemarmo

terletak hanya 60 km dari kota Yogyakarta yang merupakan kota tujuan wisata

kedua setelah Pulau Bali serta 100 km dari kota Semarang yang merupakan kota

industri dan perdagangan ketiga setelah Jakarta dan Surabaya. Pada tanggal 7

Maret 2009, terminal baru Bandar Udara Adi Soemarmo diresmikan oleh Presiden

RI Bapak Susilo Bambang Yudhoyono. Terminal yang terdiri atas tiga lantai

tersebut dibangun diatas lahan seluas 13.000 m2 dan menelan biaya sebesar 58

milyar rupiah.

19

33

B. Profil Perusahaan

Nama Perusahaan : Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo

Tahun Berdiri : 1946

Telepon : (0271) 780715, 780400

Email : soc@angkasapura1.co.id

Faximile : (0271) 780058

Alamat : Bandara Adi Soemarmo

Tromol Pos 800, 57108

Klasifikasi Bandara : Kelas IIA

Jam Operasi : 12 Jam

Terminal : 1. Domestik

2. Internasional

Pengamanan : X-Ray, Walk Trough, Hand Metal Detector

Transportasi : Taxi

Fasilitas lain : Imigrasi, Bea Cukai, Karantina, Gedung Cargo

34

Pelayanan Umum : BANK, Konsesioner, Telepon Umum

STRUKTUR ORGANISASI

PT. ANGKASA PURA I (PERSERO)

BANDAR UDARA ADI SOEMARMO – SURAKARTA

GENERAL MANAGER ANDRI ISKANDRI

NRP. 504838

KEPALA UNIT PENGADAAN SHOFWAN, ST NIP. 9262326 - S

AIRPORT DUTY MANAGER 1. EDY MARTONO / NIP. 9555339 – E 2. R.L SUDARTO / NIP. 9054116 – R 3. DJOKO SANTOSO / NIP. 019154116 - A

PTS. MANAGER OPSTEK DJOKO SANTOSO NIP. 019154116 - A

MANAGER KEU, KOM & UMUM HERDIYANTO, SE.

NIP. 8760063 - H

ASMAN KES & KAM S I S W A D I, SE. NIP. 92570074 - S

ASMAN KOMERSIAL & P.U ZULHAIDIR, S.Kom

NIP. 8969038 - Z

ASMAN PEL. BANDARA MCS. RINI SRI RAHAYU, SE.

NIP. 9261298 - M

ASMAN AKUNTANSI H A L I K, SE

NIP. 8964025 - H

PTS.ASMAN OPS LALIN PENERBANGAN

S U T O Y O NIP. 9058352 - S

ASMAN MANAGER PERBENDAHARAAN

LILIS SRI MINARNI, SE

NIP. 9468045 - L ASMAN TEK. & PERALATAN

M.M.A INDAH PREASTUTY, Ir NIP. 9566014 - I

KEPALA UNIT PENGADAAN SHOFWAN, ST NIP. 9262326 - S

35

Menurut struktur organisasi diatas, dijelaskan pula beberapa tugas yang

dimiliki oleh para pimpinan yang ada pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO)

Bandar Udara Adi Soemarmo, diantaranya adalah :

1. General Manager

General Manager mempunyai tugas antara lain :

a. Mengendalikan seluruh kegiatan jasa pelayanan operasi lalu lintas

udara dan bandara.

b. Mengendalikan kegiatan pemeliharaan fasilitas teknik bandara.

c. Mengendalikan kegiatan pelayanan komersial dan pengembangan

usaha bandara.

d. Mengendalikan kegiatan pengelolaan keuangan, personalia dan

administrasi.

2. Airport Duty Manager (ADM)

Airport Duty Manager (ADM) disebut juga Office In Charge (OIC).

Merupakan staf fungsional yang memiliki fungsi untuk menanggulangi

masalah pelayanan dan kebandarudaraan selama berlangsungnya kegiatan

pelayanan operasi bandara, dan menjalankan tugasnya secara bergiliran.

Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, Airport Duty Manager (ADM)

bertanggung jawab kepada General Manager.

3. Kepala Unit Pengadaan

Kepala Unit Pengadaan bertugas menangani pengadaan dan pemesanan

kupon PJP2U. Kepala Unit Pengadaan ini juga bertanggung jawab kepada

General Manager.

4. Divisi Operasi dan Teknik

a. Kedudukan

Divisi Operasi dan Teknik berada dibawah General Manager dan

bertanggung jawab kepada General Manager. Dalam pengelolaan

ASMAN ELEKTRO & LISTRIK SOEMINTO, S.Si.T

NIP. 9062522 - S

36

dan pelaksanaan kegiatan Divisi Operasi dan Teknik dipimpin oleh

seorang Manager Operasional dan Teknik (MOT).

b. Fungsi Divisi Operasi dan Teknik

Divisi Operasi dan Teknik memiliki beberapa fungsi diantaranya

adalah :

1. mengelola pelayanan operasi lalu lintas penerbangan (air traffic

service).

2. pelayanan operasi bandar udara (airport service).

3. penyediaan fasilitas teknik umum.

4. penyediaan peralatan elektronika dan listrik di bandara sesuai

ketentuan yang berlaku.

C. Visi dan Misi Perusahaan

Adapun visi dan misi yang dimiliki oleh PT. Angkasa Pura I (PERSERO)

Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo adalah sebagai berikut :

1. Visi Perusahaan

a. Menjadi perusahaan yang dapat diandalkan oleh perusahaan

penerbangan, pemerintah, mitra kerja, pemegang saham, masyarakat

dan karyawan sejajar dengan perusahaan sejenis dikawasan Asia

Pasific.

b. Menjadi perusahaan yang efisien, proaktif, mengandalkan system

dan prosedur, serta selalu berkomitmen terhadap kualitas pelayanan.

2. Misi Perusahaan

a. PT. Angkasa Pura I adalah perusahaan penyelenggara fasilitas

bandara, jasa property serta konsultasi kebandarudaraan yang dapat

diandalakan dikawasan Asia Pasific.

b. PT. Angkasa Pura I menciptakan standar efisien yang menjadi

ukuran bagi perusahaan sejenis di Indonesia dan memberikan

37

pelayanan dengan kualitas tinggi kepada perusahaan penerbangan,

penumpang, mitra usaha, dan masyarakat pengguna jasa lainnya.

D. Tujuan Perusahaan

Adapun tujuan yang dimiliki oleh PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar

Udara Adi Soemarmo adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan manfaat perusahaan bagi stakeholder dengan

perusahaan pelayanan jasa lalu lintas udara dan jasa bandar udara

yang berkualitas tinggi dan efisien.

2. Agar manajemen dapat memiliki informasi yang dapat digunakan

sebagai pedoman yang terukur dan terstruktur dalam melaksanakan

kegiatan perusahaan dalam jangka waktu 5 (lima) tahun.

(sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO)

Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo)

E. Data Pegawai PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi

Soemarmo Surakarta

Tabel III . 1

Komposisi Pegawai Berdasarkan Status Pegawai

Tahun 2009

(sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo)

No Status Pegawai Jumlah

1. Pegawai Perusahaan 121

2. PNS Di Perbantukan 27

3. ABRI Di Tugaskan 1

4. Honorer 1

Jumlah Semua Pegawai 150

38

Dari tabel diatas kita dapat mengetahui jumlah keseluruhan pegawai

operasional yang ada pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi

Soemarmo Surakarta adalah 150 pegawai. Dengan pembagian menurut tabel

diatas pegawai utama perusahaan ini berjumlah 121 pegawai. Selain itu yang

dimaksud PNS Di Perbantukan disini diambil dari instansi pemerintahan yang ada

seperti Dinas Imigrasi, Dinas Bea dan Cukai. Sedangkan ABRI Di Tugaskan

biasanya diambil dari Pangkalan TNI AU, dan bertugas membantu kinerja petugas

keamanan bandara. Pegawai Honorer juga termasuk dalam pegawai PT. Angkasa

Pura tetapi yang belum menjadi pegawai tetap.

Semua pegawai diluar pegawai utama perusahaan diambil agar dapat

membantu pelaksanaan kinerja pelayanan dan fasilitas yang disediakan oleh pihak

perusahaan Bandara Adi Soemarmo.

Tabel III. 2

Komposisi Pegawai Berdasarkan Agama

Tahun 2009

No Agama Jumlah

1. Islam 134

2. Kristen 7

3. Katholik 8

4. Hindu 1

5. Budha 0

Jumlah Total 150 (sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo)

Data tabel diatas adalah penggolongan pegawai berdasarkan agama yang

dianut. Jelas terlihat bahwa sebagian besar pegawai menganut agama Islam,

kemudian selanjutnya diikuti penganut agama Katholik, Kristen dan Hindu. Untuk

yang beragama Budha diperusahaan ini tidak ada. Walaupun berbeda agama,

pegawai diperusahaan ini dapat bekerjasama dengan baik demi meningkatkan

kinerja masing-masing pegawai.

39

Tabel III. 3

Komposisi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin

Tahun 2009

No Status Pegawai L P Jumlah

1. Pegawai Perusahaan 93 28 121

2. PNS Di Perbantukan 25 2 27

3. ABRI Di Tugaskan 1 0 1

4. Honorer 0 1 1

Jumlah Total 119 31 150 (sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo)

Data tabel diatas menjelaskan tentang penggolongan pegawai berdasarkan

jenis kelamin. Sebagian besar pegawai PT. Angkasa Pura adalah laki-laki dengan

jumlah keseluruhan 119 pegawai. Kemudian untuk karyawan perempuannya

berjumlah 31 pegawai. Perusahaan ini memiliki pegawai yang sebagian besar laki-

laki, hal itu mungkin karena dalam pelaksanaan kesehariannya membutuhkan

tenaga operasional lapangan untuk meningkatkan kualitas bandara, maka dari itu

perusahaan ini lebih banyak membutuhkan pegawai laki-laki dibandingkan

pegawai perempuannya.

Tabel III. 4

Komposisi Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan

Tahun 2009

No. Tingkat Pendidikan Jumlah

1. SD 2

2. SLTP 1

40

3. SLTA 78

4. D I 0

5. D II 23

6. D III 16

7. S I 30

Jumlah Total 150 (sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo)

Dari tabel diatas dapat diambil kesimpulan sebagian besar pegawai yang ada

pada PT. Angkasa Pura I adalah yang berpendidikan SLTA, setelah itu diikuti

oleh yang pendidikan S I, D II, D III, SD, dan SLTP. Biasanya pegawai yang

memiliki pendidikan terakhirnya S I menempati jabatan penting dalam

perusahaan. Selanjutnya yang berpendidikan terakhir SLTA, D II dan D III

biasanya sebagai pegawai operasional biasa dalam perusahaan. Selain itu yang

memiliki pendidikan terakhir SD dan SLTP sebagai pegawai yang bertugas

merawat dan menjaga kebersihan kantor.

41

BAB IV

PEMBAHASAN

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada PT. Angkasa Pura I

Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta, prosedur kepengurusan surat yang ada

pada Divisi Personalia dan Umum sangatlah penting demi kelancaran kegiatan

yang ada pada perusahaan ini. Pengelolaan surat dari mulai surat itu masuk

sampai surat itu diarsipkan ditangani oleh divisi ini. Divisi Personalia dan Umum

ini bertugas menyimpan, merawat serta menangani langsung proses

keadministrasian kearsipan pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara

Adi Soemarmo Surakarta.

Berikut ini adalah penjabaran tentang data-data yang diperoleh penulis pada

saat melakukan pengamatan dan magang pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO)

Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta, diantaranya adalah :

1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Divisi

Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO)

2. Pengklasifikasian Surat Menurut Buku Pedoman Angkasa Pura

3. Penggunaan Fasilitas Kantor

Untuk lebih jelasnya maka penulis akan menguraikan satu persatu uraian hal-

hal yang sudah disebutkan diatas.

1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

A. Ketentuan Umum

1. Azas Pengelolaan Surat

42

a. Sentralisasi dalam penerimaan, penomoran, pengiriman dan

pengendalian surat extern atau intern yang dilakukan oleh Unit

Kearsipan.

b. Desentralisasi dalam pembuatan dan pemrosesan surat dapat dilakukan

oleh masing-masing Unit Pengelolaan

c. Desentralisasi dalam penomoran surat intern (nota dinas) dimasing-

masing Unit Pengelolaan.

2. Tujuan Kepengurusan Surat

Tujuan kepengurusan surat yaitu menyampaikan informasi secara cepat,

tepat dan aman ketempat tujuan alamat surat secara efektif dan efisien.

B. Sarana Pengelolaan Surat

1. Surat Masuk

a. Buku Agenda Surat Masuk

Isi dari buku agenda ini adalah

1. Tanggal dan Nomor Surat : mencatat tanggal penerimaan surat

2. Nomor Agenda : mencatat nomor agenda surat

3. Tujuan Surat : mencatat tujuan surat

4. Asal Surat : mencatat pengirim surat

5. Nomor Surat : mencatat nomor surat

6. Tanggal Surat : mencatat tanggal surat

7. Perihal Surat : mencatat perihal surat

8. Keterangan : mencatat data tambahan

b. Buku Ekspedisi

Isi dari buku ekspedisi ini adalah

1. Tgl. Penyampaian : mencatat tanggal penyampaian

surat

2. Nomor Agenda : mencatat nomor agenda surat

3. Nomor Surat dan Perihal : mencatat nomor dan hal surat

4. Tujuan Surat : mencatat alamat tujuan surat

5. Penerima : mencatat nama dan paraf penerima

(Nama dan Paraf) surat

29

43

6. Penerima : mencatat tanggal penerimaan surat

(Tanggal)

c. Lembar Disposisi

Lembar Disposisi adalah formulir yang dipergunakan untuk menulis

disposisi atau arahan pimpinan dan untuk mengendalikan serta

mengarahkan pemrosesan surat masuk dalam suatu unit kerja. Pemberian

dan pencatatan lembar disposisi dilaksanakan oleh Tata Usaha

Pengolahan.

2. Surat Keluar

a. Buku Agenda Surat Keluar

Isi dari buku agenda ini adalah

1. Nomor Urut : mencatat nomor urut surat

2. Nomor Surat : mencatat nomor dan tanggal surat dikirim

3. Perihal : mencatat pokok surat

4. Tanggal Surat : mencatat tanggal pengiriman surat

5. Tujuan Surat : mencatat alamat tujuan surat

6. Keterangan : mencatat data tambahan

b. Buku Ekspedisi Surat Keluar

1. Nomor Urut : diisi dengan nomor urut surat yang

akan dikirim

2. Tanggal Penyampaian : diisi dengan tanggal penyampaian

surat

3. Nomor Surat : diisi dengan nomor surat

4. Perihal : diisi dengan perihal pokok surat

5. Nama dan Paraf : diisi dengan nama dan paraf

pengirim yang tertera pada surat

6. Tanggal : diisi dengan tanggal terima surat

7. Keterangan : diisi dengan data tambahan

C. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

1. Pada Unit Kearsipan Kantor Pusat dan Kantor Cabang

44

a. Penerimaan Surat, meliputi :

1. Surat masuk yang diterima dicatat dalam buku agenda surat masuk.

2. Bila menerima surat melalui pos, sebaiknya diteliti dahulu alamat

tersebut benar atau salah.

3. Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju.

4. Mengelompokan surat terbuka dan tertutup.

5. Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat.

6. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima

7. Mengarahkan surat kepada pimpinan, bila berkaitan dengan

kebijakan.

8. Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolahan, bila

berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional.

( Ida Nuraida ; 2008 ; 76-79 )

b. Pencatatan dan Pendistribusian Surat

1. Mencatat surat biasa atau rahasia pada buku agenda surat masuk,

untuk surat rahasia hanya dicatat identitas yang tercantum di

amplop surat (misal : asal surat/pengirim, nomor surat, dan tujuan

surat),

2. Mencatat dan melengkapi surat yang ditujukan kepada Direksi

dengan melampirkan lembar disposisi rangkap 2 (dua),

3. Menyampaiakan surat yang telah dicatat kepada unit pengolahan,

4. Menyampaikan surat kepada unit pengolahan dengan sarana Buku

Ekspedisi,

5. Menerima kembali Buku Ekspedisi yang telah diparaf oleh unit

pengolahan sebagai bukti bahwa surat telah diterima atau

disampaikan.

2. Pada Unit Pengolahan

a. Menerima surat dari unit kearsipan,

b. Memeriksa kelengkapan surat dan alamat unit pengolahan tujuan

surat,

c. Membubuhkan paraf tanda terima pada buku ekspedisi,

45

d. Menyampaiakan surat beserta lembar disposisi rangkap 2 (dua)

kepada pimpinan Unit Pengolahan,

e. Surat beserta lembar disposisi pertama disampaikan kepada unit

pengolahan yang harus menindaklanjuti, lembar disposisi kedua

disimpan oleh bagian Tata Usaha Unit Pengolahan.

ALUR PENGURUSAN SURAT MASUK BIASA

46

UK : Unit Kearsipan

UP : Unit Pengelolaan

ALUR PENGURUSAN SURAT MASUK RAHASIA

Mulai

UK Penerima

UK Pemilahan

Surat Untuk Direksi ?

UK Pembukaan

UP Pencatatan

UK Pengarahan dan Distribusi

UP Tindak Lanjut Surat

UP Arsip

Selesai

47

UK : Unit Kearsipan

UP : Unit Pengelolaan

D. PROSEDUR PENGURUSAN SURAT KELUAR

Mulai

UK Penerima

UK Pemilahan

UP Pencatatan

UK Pengarahan dan Distribusi

Dalam Keadaan Tertutup

UP Tindak Lanjut Surat

UP Arsip

Selesai

48

1. Pada Unit Pengolahan

a. Surat keluar yang merupakan jawaban atau tindak lanjut maupun

inisiatif instansi, dikonsep oleh Unit Pengolahan,

b. Konsep yang telah diketik oleh Unit Pengolahan disampaikan

kepada pejabat yang menandatangani surat dilampiri dengan

lembar verbal (apabila terkait dengan kebijakan),

c. Surat keluar dimintakan nomor dan disampaikan ke Unit Kearsipan

untuk dikirim,

d. Pertinggal surat disimpan pada Unit Pengolah.

2. Pada Unit Kearsipan

a. Memberikan nomor surat keluar (ekstern),

b. Membubuhkan stampel cap jabatan atau stempel instansi pada

surat yang akan dikirim,

c. Mengirimkan surat keluar ke alamat yang dituju.

ALUR PENGURUSAN SURAT KELUAR BIASA

49

UK : Unit Kearsipan

UP : Unit Pengelolaan

E. PENGURUSAN SURAT RAHASIA

Mulai

UP Penyusunan Konsep Surat Dinas

UP Penandatanganan Surat

UK Penomoran

UK Pencatatan

UK Distribusi UP Arsip

Selesai

UP Melampirkan Lembar Verbal Untuk Kebijakan

Persetujuan

50

1. Pengurusan Surat Masuk Rahasia

a. Surat rahasia dapat diketahui dari tulisan atau kode rahasia yang

tertera pada amplop surat atau nomor surat.

b. Nomor, asal dan tujuan surat rahasia dicatat pada buku agenda.

c. Surat rahasia disampaikan kepada Unit Pengolahan dalam keadaan

tertutup.

d. Penyampaian pada Unit Pengolahan menggunakan buku ekspedisi.

2. Pengurusan Surat Keluar Rahasia

a. Surat Rahasia diproses pada Unit Pengolahan.

b. Nomor surat rahasia diberi kode “R” atau tulisan “RAHASIA”

pada amplop.

c. Surat rahasia dicatat pada buku agenda surat keluar kecuali untuk

kolom Perihal Surat tidak perlu diisi.

d. Surat Rahasia dikirim ke alamt surat dengan menggunakan amplop

ganda (sehingga tidak teridentifikasi bahwa surat yang dikirim

bersifat rahasia)

3. Pemberian Tanda Kerahasiaan

Surat yang isinya bersifat rahasia dan tidak boleh diketahui orang lain

selain yang berkepentingan. Karena jika dibuka oleh orang yang tidak

berkepentingan dapat merugikan bagi pengirim atau penerima surat

tersebut. Biasanya pada amplopnya diberi kode SRHS atau SR. Surat ini

digunakan untuk kepentingan dokumen dan isinya yang tidak boleh

diketahui orang lain yang erat kaitanya dengan rahasia negara (keamanan

negara). Cara pengirimanyapun menggunakan 2 (dua) buah amplop.

Amplop pertama diberi tulisan “Sangat Rahasia”, lalu dilem. Kemudian

dimasukkan kedalam amplop biasa yang tidak diberi tanda dan tidak

dilem. ( Nanang Kustiawan ; 2003 ; 9-13, 46-61 )

4. Penanganan Surat Rahasia

51

Surat rahasia tidak boleh diketahui oleh orang lain atau pihak tertentu

yang tidak berhak mengetahuinya, untuk itu agar diperhatikan hal hal

sebagai berikut :

a. Konsep surat rahasia harus dijaga keamanannya.

b. Tujuan (jabatan dan alamat) harus jelas.

c. Tembusan (hanya bila sangat diperlukan) yang mempunyai

hubungan atau kepentingan dengan materi. Setiap tembusan harus

dicantumkan copy keberapa dari asli.

d. Surat tidak dibenarkan untuk digandakan atau disalin untuk

menghindari manipulasi data atau fakta (kecuali atas izin yang

berwenang atau izin sumber aslinya)

e. Pada surat tersebut harus diberi tanda “RAHASIA”.

ALUR PENGURUSAN SURAT KELUAR RAHASIA

52

UK : Unit Kearsipan

UP : Unit Pengelolaan

Mulai

UP Penyusunan Konsep Surat Dinas

UP Penandatanganan Surat

UK Pencatatan

UK Distribusi UP Arsip

Selesai

UP Melampirkan Lembar Verbal

Persetujuan

UP Penyampulan Surat

UK Penomoran

53

Dari definisi diatas telah dijabarkan dan dijelaskan tentang prosedur

pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang ada pada PT. Angkasa Pura I

(PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta. Dalam setiap

bulannya surat yang masuk ataupun surat yang keluar pada perusahaan ini tidak

sedikit. Setiap hari pasti ada surat-surat yang masuk ataupun keluar. Berikut ini

penulis akan menjabarkan data tentang jumlah rata-rata surat yang masuk ataupun

surat yang keluar setiap bulannya selama tahun 2009.

Tabel IV. 1

Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Tahun 2009

NO BULAN SURAT

MASUK

SURAT

KELUAR JUMLAH

1. Januari 371 162 533

2. Februari 364 123 487

3. Maret 410 279 689

4. April 252 79 331

5. Mei 253 108 361

6. Juni 301 133 434

7. Juli 246 107 353

8. Agustus 300 76 376

9. September 240 90 330

10. Oktober 292 129 421

11. November 260 108 368

12. Desember 341 78 419

Jumlah Total 3630 1472 5102 (sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo)

Berdasarkan data tabel diatas dapat diketahui jumlah surat yang masuk atau

yang keluar setiap bulannya selama tahun 2009. Surat masuk pada setiap bulannya

lebih banyak dibandingkan dengan surat yang keluar. Selama tahun 2009

perusahaan ini menerima surat masuk sebanyak 3630 surat, dan mengurusi surat

54

keluar sebanyak 1472 surat. Jadi jumlah keseluruhan kepengurusan surat yang ada

pada perusahaan ini adalah sebanyak 5102 surat.

2. Pengklasifikasian Surat

Menurut data yang sudah dijabarkan diatas, penerimaan surat masuk pada

perusahaan ini cukup banyak dalam setiap bulannya. Setiap surat yang masuk itu

bermacam-macam jenis dan tujuannya serta berbeda pula pengirimnya. Untuk itu

PT. Angkasa Pura I Surakarta memiliki standar pengklasifikasian dan

pengagendaan surat, baik itu surat masuk ataupun surat keluar. Berikut akan

dijabarkan tentang kode yang digunakan oleh pengelola surat pada Divisi

Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I Surakarta, kode pengadaan atau kode

buku agenda tersebut adalah sebagai berikut :

a. Kode Buku “A” : Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berasal

dari Dinas Perhubungan.

b. Kode Buku “B” : Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berasal

dari Instansi Pemerintah.

c. Kode Buku “C” : Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berasal

dari BUMN (misal : BRI, BNI, TELKOM,

PERTAMINA).

d. Kode Buku “D” : Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berasal

dari Perusahaan AirLine (misal : Garuda, AirAsia,

Sriwijaya, LionAir).

e. Kode Buku “E” : Digunakan untk mencatat surat masuk yang berasal

dari Perusahaan Perorangan atau Instansi Swasta.

f. Kode Buku “F” : Digunakan untuk mencata surat masuk yang berasal

dari anggota Angkasa Pura (missal : KOKAPURA).

g. Kode Buku “PKL”: Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berisi

tentang pengajuan permohonan PKL di bandara.

Jadi setelah melihat penjabaran tentang pengklasifikasian diatas sudah jelas

setiap surat yang masuk pada perusahaan ini dipisahkan dalam penulisan buku

55

agenda menurut asal surat. Penulisan kode diletakkan pada lembar disposisi

dibagian pojok kanan atas, dan ditulis dengan menggunakan pulpen bertinta hitam

dengan huruf kapital. Setiap petugas yang menangani kepengurusan surat pasti

memiliki catatan tentang pengklasifikasian surat seperti yang tertulis diatas. Untuk

mempermudah pencariannya, pada sampul depan buku agenda juga ditulis kode

yang yang dimaksud.

Selain tentang pengklasifikasian surat masuk yang telah dijabarkan diatas, PT.

Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo memiliki standar

dalam pengagendaan surat yang berdasar dari Standar Operasional Pengelolaan

Arsip atau Dokumen. Pengagendaan surat pada perusahaan ini didasarkan pada

perihal surat. Pengagendaan ditulis dalam lembar disposisi pada bagian nomor

yang terletak dibagian pojok kiri atas. Adapun penjabaran kode pengagendaan

surat tersebut adalah sebagai berikut :

a. Kode “DL” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Kediklatan.

b. Kode “HK” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Hukum.

c. Kode “HM” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Hubungan Masyarakat.

d. Kode “KP” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Kepegawaian.

e. Kode “KU” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Keuangan.

f. Kode “LB” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Penelitian dan Pengembangan.

g. Kode “OM” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Organisasi dan Metode.

h. Kode “PG” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Pengawasan.

i. Kode “PL” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Perlengkapan

56

j. Kode “RT” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Kerumahtanggaan.

k. Kode “TI” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Teknologi Informasi.

l. Kode “TU” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Ketatausahaan

m. Kode “KB” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Pengembangan Komersial dan Bisnis.

n. Kode “OB” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Operasi Bandar Udara.

o. Kode “OP” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan Operasi Lalu Lintas Penerbangan.

p. Kode “TK” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya

dengan urusan Teknik Bandara.

Berdasar data diatas, maka kepengurusan surat baik itu cara pengklasifikasian

ataupun pengagendaan surat sangat terperinci, sehingga memudahkan pencarian

apabila surat itu dibutuhkan kembali. Setelah penulisan agenda surat, maka tidak

boleh lupa dicantumkan huruf “J”. Huruf “J” tersebut adalah kode wilayah untuk

Angakasa Pura I Surakarta. Selanjutnya barulah diisi dengan nomor agenda sesuai

dngan buku agenda yang berkaitan, setelah menulis nomor urut barulah ditulis

tahun pembuatannya. Contoh penulisannya adalah sebagai berikut

Contoh : KU / J. 55 / 2010

Tidak jauh berbeda dengan prosedur yang ada pada surat masuk, pada surat

keluar juga diperlukan pengklasifikasian dan pengagendaan surat. Tetapi cara

yang digunakan lebih mudah dibandingkan dengan surat masuk. Buku agenda

surat keluar ini hanya ada 2 (dua jenis) yaitu:

1. Buku Agenda Surat Keluar Biasa

2. Buku Agenda Surat Pengantar

57

Surat keluar dalam penambahan nomor surat didasarkan pada jenis surat

tersebut, apabila surat keluar tersebut termasuk surat keluar biasa maka

penambahan nomor surat dapat diurutkan menurut nomor yang ada pada buku

agenda Surat Keluar. Tetapi jika surat keluar tersebut termasuk surat pengantar

maka dalam penambahan nomor surat dapat diurutkan menurut nomor yang ada

pada buku agenda Surat Pengantar. Dalam penulisan nomor surat keluar ini

berbeda dengan surat masuk pada lembar disposisi. Sebelum ditulis nomor urut

surat keluar, ditulis terlebih dahulu inisial perusahaan (AP.I yaitu singkatan dari

Angkasa Pura I), setelah itu ditulis jenis pengagendaan surat tersebut, kemudian

tahun pembuatan surat, dan yang terakhir kode dari bandara yaitu “GMJ-B” (GM

adalah General Manajer, J adalah kode untuk Angkasa Pura I Surakarta,

sedangkan B adalah kode untuk bandara Adi Soemarmo). Contoh penulisannya

adalah sebagai berikut

Contoh : AP.I 1555 / DL / 2010 / GMJ-B

Dalam pembuatan surat keluar, yang membuat tidak harus ditangani oleh

orang tertentu saja. Tetapi dapat dibuat oleh setiap pegawai dengan mengetahui

atau dengan persetujuan dari atasan. Jadi walaupun perusahaan ini memiliki

pegawai yang secara khusus menangani prosedur surat masuk dan keluar, tetapi

dalam pengetikan dan pengecapan stempel perusahaan dapat dilakukan oleh

pegawai yang lain. Tetapi dalam penomoran surat tetap ditangani oleh pegawai

yang khusus menangani pengurusan surat.

3. Penggunaan Fasilitas Kantor

Dalam prosedur pengelolaan surat yang ada pada PT. Angkasa Pura I Bandar

Udara Adi Soemarmo tidak luput dari adanya fasilitas yang menunjang pekerjaan

tersebut. Adapun fasilitas yang disediakan tersebut antara lain :

a. Meja Tulis

Diperlukan sebagai tempat untuk melakukan aktifitas kerja.

b. Rak Surat

Sebagai tempat untuk menyimpan surat masuk.

58

c. Gunting

Untuk membuka surat yang masuk agar tidak merusak isi surat apabila

amplop surat tersebut sulit dibuka secara manual.

d. Komputer

Digunakan untuk membuat surat keluar, ataupun sebagai alat kerja pegawai

dalam menyusun laporan.

e. Printer

Untuk mencetak apa yang sudah dikerjakan pada komputer.

f. Mesin Ketik Manual

Biasanya digunakan dalam pengetikan alamat surat yang ada pada amplop

luar.

g. Mesin Foto Copy

Digunakan untuk menggandakan dokumen sesuai dengan kebutuhan.

h. Stampel

Digunakan sebagai cap bila dibutuhkan atau bila ada tanda tangan dari pihak

yang berwenang baru kemudian diberi stampel pada bagian kiri tandatangan.

i. Almari Arsip

Digunakan sebagai tempat penyimpanan surat-surat yang telah terproses

menurut kode dalam pengagendaan.

59

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, prosedur pengelolaan surat baik

itu surat masuk ataupun surat keluar telah dilaksanakan dengan baik sesuai

dengan standar pengelolaan dokumen yang berlaku. Sehingga dalam

pencarian arsip dari surat yang telah beredar atau diproses dapat

diketemukan dengan mudah karena ditangani dengan rapi dan terperinci.

2. Fasilitas yang diberikan pihak perusahaan juga sudah baik dalam

menunjang kegiatan pengelolaan surat.

3. Pegawai yang ada pada Divisi Personalia dan Umum ini terampil dalam

menangani pengelolaan surat, sehingga surat yang masuk dan keluar setiap

harinya dapat ditangani dengan baik, sehingga memudahkan dalam

pencarian.

Berdasarkan kesimpulan-kesimpulan diatas, maka kepengurusan surat pada

Divisi Personali dan Umum PT. Angkasa Pura I Surakarta Surakarta telah

dilaksanakan dengan baik dan lancar.

B. Saran

Dalam kesempatan ini penulis akan menyampaiakan saran-saran yang bersifat

membangun, dan mungkin saja dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam

kepengurusan surat yang ada pada PT. Angkasa Pura I sehingga dapat menjadi

lebih baik lagi.

1. Seharusnya dalam pencatatan surat masuk ataupun surat keluar, bukan

hanya dicatat dalam buku agenda saja, tetapi juga dicatat dalam

komputer secara bertahap dan teratur. Hal itu dilakukan apabila dalam

pencarian data yang diperlukan dapat dilakukan dengan teknologi agar

lebih cepat dari pada dengan manual.

46

60

2. Untuk lebih meningkatkan kemampuan pegawai dalam penggunaan

teknologi yang secara khusus menangani pengurusan surat, maka

sebaiknya diadakan pelatihan khusus atau diklat dalam bidang teknologi.

61

DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Basir. 1990. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.

Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Penerbit

Kanisius.

Kustiawan, Nanang. 2003. Membuat Surat Dinas atau Resmi. Surabaya : Pustaka

Media.

Wajong, J. 1962. Pangkal Administrasi. Jakarta : Saptadarma.