PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

MAKALAH SIMULASI APOTEKPENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Untuk memenuhi sebagai persyaratanDalam menempuh mata kuliah Simulasi ApotekYang di bimbing oleh Mamiek Wilastri, A.Md.

OLEHMeylani Dwi S                        11.072Nanda Dwi F                          11.077Neshia Loviana                       11.078Nunuk Windarti                      11.088Septina Ayu P                         11.095Shinta Ike P                            11.096Siti Lailatus M                        11.098Titis Dessy A                          11.105Zaenab Izzetalyah M              11.112

 

AKADEMI FARMASI PUTRA INDONESIA MALANGJuni 2013

BAB IPENDAHULUAN

1.1  Latar BelakangPendidikan tenaga kesehatan merupakan bagian yang sangat penting dalam mewujudkan

perkembangan di bidang kesehatan yang diarahkan untuk mendukung upaya dalam pencapaian derajat kesehatan yang optimal. Dalam hal ini tenaga kesehatan, pendidikan kesehatan diselenggarakan untuk memperoleh tenaga yang mempunyai tanggung jawab untuk mewujudkan perubahan, pertumbuhan dan pembaharuan dalam rangka memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan bagi seluruh masyarakat.

Salah satu cara untuk memperoleh tenanga kesehatan tersebut ialah dengan adanya mata kuliah simulasi apotek pada semester empat, dimana di mata kuliah ini digambarkan bagaimana cara komunikasi yang baik, memberikan informasi yang benar dan edukasi yang tepat. Diberikan pula pembekalan pada apotek mulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan dan penyimpanan obat, sampai dibekali pula cara pelaporan obat terutama obat narkotik dan  psikotropik, dan cara pemesanan obat di Apotik. Sangat pentig teori dan simulasi ini diberikan sebelum tenaga farmasis terjun ke lapanga.

Harapannya adanya mata kuliah ini mahasiswa benar benar tergambar segala sesuatu kegiatan di apotek walaupun belum terjun langsung di lapangan. Dan saat magang mahasiswa terbantu dengan adanya mata kuliah ini dan tidak kesulitan. OIeh karena itu adanya pembekalan apotek di mata kuliah ini agar menjadikan tenaga Farmasi terampil, terlatih dalam mengembangkan diri sebagai tenaga kesehatan yang profesional

1.2  Tujuan1        Untuk memberikan gambaran kepada mahasiswa bagaimana pelayanan di Apotek2        Untuk menjadikan mahasiswa trampil dalam komunikasi, memberikan informasi dan

komunikasi kepada customer di Apotek3        Untuk menambah wawasan tentang pelayangan di Apotek

3.1  Manfaat1        Mahasiswa tergambar pelayanan dan penanganan di Apotek yang benar dan baik2        Mahasiswa menjadi trampil dalam komunikasi, memberikan informasi dankomunikasi

kepada customer di Apotek

BAB IITINJAUAN PUSTAKA

2.1 PerencanaanSuatu proses kegiatan seleksi sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan untuk

menentukan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jumlah, jenis dan waktu yang tepat.Tujuan perencanaan untuk pengadaan obat adalah :

1.      Mendapatkan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang sesuai kebutuhan

2.      Menghindari terjadinya kekosongan obat/ penumpukan obatHal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

1.      Pola penyakit.Yaitu perencanaan perbekalan farmasi yang sesuai data jumlah pengunjung dan jenis penyakit yang banyak di keluhkan atau di konsultasikan dengan APA atau TTK di Apotek, hal ini juga dapat di lihat dari data-data yang sesuai, contohnya data UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri) atau data HV (Obat Bebas).

2.      Kemampuan/daya beli masyarakatYaitu perencanaan perbekalan farmasi yang sesuai hasil analisis data konsumsi obat pada periode sebelumnya yang dapat dilihat dari resep-resep yang masuk setiap hari. jika obat atau barang yang habis atau laku keras maka dilakukan perencanaan pemesanan obat tersebut.

3.      Budaya masyarakat (kebiasaan masyarakat setempat)4.      Pola penggunaan obat yang lalu

Kegiatan pokok dalam perencanaan adalah memilih dan menentukan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang akan diadakan.

Pengelolaan AdministrasiSeperti diketahui kelengkapan administrasi apotek bisa bervariasi dari 20 sampai 30 macam pekerjaan administrasi tergantung pada masing-masing apotek. Pekerjaan administrasi apotek terdiri dari pembukuan dan pelaporan yang antara lain:

1.      Buku DefectaBuku ini digunakan untuk mencatat barang atau obat yang harus dipesan untuk memenuhi kebutuhan ketersediaan barang atau obat. Fungsi buku ini untuk mengecek barang dan stok barang, menghindari kelupaan pemesanan kembali barang.

TglNama Obat

Stok yg Ada

Kebutuhan / minggu

Jumlah yg harus di pesan

Nama PBF

Kondisi

2.      Buku Pembelian/Penerimaan BarangBuku ini mencatat barang yang diterima dari PBF. Kadang-kadang buku ini juga bisa digunakan sebagai buku penerimaan barang digudang dan biasanya disebut buku gudang.

Tgl Barang Datang

Tgl Faktur

Nama PBF

No. Faktur

Nama Obat

JmlhHarga satuan(+ ppn)

Ket. Kondisi

3.      Buku Register Narkotika

Buku ini untuk mencatat penambahan persediaan narkotika dan pembelian, juga mencatat pengurangan narkotika baik untuk resep maupun keperluan yang lain. Buku ini memuat kolom-kolom yang berisi bulan, tahun, penerimaan dan persediaan awal bulan, pengeluaran dan persediaan awal bulan. Laporan penggunaan narkotika dikirim setiap bulan ke Dinas Kesehatan dan instansi lain sesuai dengan aturan yang berlaku di daerah apotek didirikan.

Tgl

Tgl Faktur

Nama PBF

No. Faktur

JumlahNo. Resep

Nama Pasien

Alamat Pasien

Nama Dokter

Alamat Dokter

Msk

Kluar

4.      Buku Catatan PsikotropikaBuku ini mencatat penambahan psikotropika dari pembelian dan pengurangan psikotropika karena penggunaan untuk resep. Setiap bulan penggunaan psikotropika dilaporkan ke Dinas Kesehatan atau instansi yang terkait sesuai dengan aturan dimana apotek didirikan.

Tgl

Tgl Faktur

Nama PBF

No. Faktur

JumlahNo. Resep

Nama Pasien

Alamat Pasien

Nama Dokter

Alamat Dokter

Msk

Kluar

5.      Buku Catatan OWABuku ini untuk mencatat penjualan OWA.

Tgl Nama Pasien Alamat Pasien Nama Obat Jumlah Keluhan Pasien

6.      Kartu Stock GudangKartu ini terletak di gudang dan dipakai untuk mencatat keluar masuknya barang ke dan dari gudang. Satu lembar kartu hanya untuk satu macam barang atau obat. Kartu ini memuat nama barang atau obat, satuan, nama pabrik, tanggal faktur, nama PBF, tanggal kadaluarsa, nomor batch, harga beli, jumlah masuk, jumlah keluar, sisa.

KARTU STOK

Nama Obat / Barang = ....Tgl Dari /

KpadaMutasi Sisa Ket. ParafMsuk Kluar

7.      Kartu StellingKartu ini terletak melekat pada wadah obat di tempat sirkulasi. Kegunaan kartu ini adalah untuk mencatat keluar masuk dan sisa obat pada setiap kali penambahan dan pengambilan.

KARTU STOK

Nama Obat / Barang = ....Tgl Dari /

KpadaMutasi Sisa Ket. ParafMsuk Kluar

8.      Buku Penjualan Obat dengan ResepBuku ini untuk mencatat resep-resep yang dilayani setiap hari. Dalam buku ini dicatat tanggal, nomor resep, nama pasien, jumlah R/, harga resep, jumlah R/ generik, harga resep

generik. Dari buku ini bisa dibuat laporan statistik resep dan penggunaan obat generik berlogo. Laporan statistik resep dan obat generik berlogo dikirim setiap bulan ke Dinas Kesehatan Kabupaten dan instansi lain sesuai aturan yang berlaku di daerah apotek didirikan.

Tgl No. Resep Nama Pasien Rincian Resep Harga Resep

9.      Buku HutangBuku ini mencatat nama-nama PBF rekanan, dilengkapi catatan tanggal dan nomor faktur, jumlah hutang apotek pada masing-masing PBF.

Tgl Nama PBFTgl dan No. Faktur

Jumlah (Rp.) Ket.

10.  Buku Inkaso HarianBuku ini baru digunakan apabila barang yang terhutang sudah jatuh tempo. Setelah dilunasi, apotek akan menerima faktur asli disertai faktur pajak. Pelunasan ini dicatat dalam buku kas dengan menuliskan tanggal, nama PBF, nomor faktur, dan jumlah pelunasan.

Tgl Nama PBFTgl dan No. Faktur

Jumlah (Rp.) Ket.

11.  Buku KasDalam buku ini dicatat semua pendapatan dan pengeluaran apotek. Pencatatan dilakukan setiap hari sehingga dari buku ini bisa diketahui berapa saldo uang kas yang ada di apotek. Buku ini isa dibantu dengan beberapa buku lain, misalnya buku kas kecil, buku pengeluaran, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan masing-masing apotek.

Tgl Transaksi Debet Kredit Saldo

12.  Buku BankBuku ini untuk mencatat kekayaan apotek yang ada di bank.

13.  Buku Catatan Tenaga KerjaBuku ini untuk mencatat tenaga kerja yang ada di apotek. Setiap tiga bulan data tenaga kesehatan yang bekerja di apotek dilaporkan ke Dinkes Kabupaten.

14.  Neraca Akhir TahunNeraca ini dibuat untuk mengetahui posisi apotek pada akhir periode tutup buku. Neraca ini berisi kas, piutang, inventaris, hutang dagang, modal, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan apotek.

2.2  Pengadaan ObatPengadaan barang merupakan suatu kegiatan yang dilaksanakan untuk memenuhi

kebutuhan dan keinginan pembeli. Pengdaan barang dilakukan setiap hari dengan cara order ke PBF melalui salesman berdasarkan barang yang tercatat pada buku habis (defecta).Sebelum melakukan kegiatan pengadaan barang, dengan memperhatikan hal-hal berikut :

1.      Buku habis (buku defecta)2.      Rencana anggaran belanja (anggaran pembelian)3.      Pemilihan PBF yang sesuai yaitu dengan pertimbangan:

Kriteria PBFa.       pelayanan yang baik dan kecepatan pengirimanb.      Ketersediaan barang (lengkap/tidak/kuantitas dan kualitas barang)c.       Rutinitas PBF datang ke apotek.d.      Adanya program yang menguntungkan (diskon dan bonus)e.       Harga barang

f.       Prosedur PBF (jangka waktu pembayaran yang relatif lebih panjang)g.      Lokasi PBF

Pengadaan barang dapat dilakukan dengan cara:1.      COD (Cash on Delivery)

adalah pembayaran berdasarkan pemesanan barang dan dibayar tunai.2.      Kredit

adalah pembayaran yang dilakukan secara kredit dengan jangka waktu 1-2 bulan setelah pembelian.

3.      KonsinyasiKonsinyasi biasanya dilakukan untuk produk baru yang belum atau jarang dijual di apotek. Dalam konsinyasi, PBF menitipkan barang di apotek, pembayaran baru dilakukan apabila barang titipan tersebut telah terjual.

Pembelian dilakukan dengan 3 (tiga) cara yaitu:1.      Pembelian berencana

Merencanakan pembelian berdasarkan penjualan per minggu atau per bulan. Keuntungan apotek dapat mengetahui obat-obat yang bersifat fast moving dan slow moving sehingga memudahkan dalam pengadaan. Metode ini biasanya digunakan untuk apotek yang telah berjalan. Cara ini biasa digunakan untuk membeli barang yang sukar diperoleh karena PBF berada di luar kota.

2.      Pembelian spekulatifPembelian dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan dengan harapan akan

ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau adanya diskon atau bonus. Pengadaan secara spekulatif ini hendaknya harus diperhitungkan sesuai dengan kebutuhan sehingga tidak terjadi penumpukan yang dapat menyebabkan kerugian.

3.      Pembelian dalam jumlah terbatasPembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam jangka pendek atau pembelian

dilakukan jika barang habis atau menipis. Biasanya digunakan pada apotek yang baru buka atau memiliki modal yang terbatas.

Pemesanan barang (obat-obat) biasanya melalui dua jalur yaitu melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan langsung ke pabrik. Pada umumnya apotek lebih suka memesan kepada PBF daripada pemesanan langsung ke pabrik. Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk pemesanan pada PBF yaitu PBF dapat memberikan harga murah dengan kualitas baik, waktu pengiriman barang tepat, kemungkinan adanya potongan atau bonus dan jangka waktu kredit yang cukup.

Tahapan pemesanan barang apotek:1.      APA membuat surat pesanan kepada PBF menggunakan surat pesanan rangkap tiga (dua

rangkap untuk PBF dan satu rangkap untuk apotek). Surat pesanan obat dan perbekalan kesehatan di bidang farmasi lainnya harus ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek denga mencantumkan nama dan nomor surat izin pengelola apotek.

2.      Surat pesanan dapat melalui sales atau telepon.2.3  Penerimaan

Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima perbekalan farmasi yang diserahkan dari unit-unit pengelola yang lebih tinggi (PBF) kepada unit pengelola dibawahnya (Apotek). Tahapan penerimaan barang di apotek:

1.      PBF akan mengirimkan barang yang dipesan disertai dengan faktur pengiriman barang rangkap empat.

2.      Barang yang datang kemudian dicocokkan dengan item yang tertulis pada faktur,diperiksa nama sediaan, jumlah, dosis, expiredate, dan kondisi sediaan.

3.      Faktur kemudian ditangani oleh APA atau AA dengan mencantumkan nama dan nomor SIK.4.      Tiga lembar faktur dikembalikan ke PBF dan satu lembar untuk apotek.

Jika barang yang datang tidak sesuai dengan surat pesanan (SP) atau ada kerusakan fisik maka bagian pembelian akan melakukan retur barang tersebut ke PBF yang bersangkutan untuk di tukar dengan barang yang sesuai.  Barang tersebut diretur karena :1. Tidak cocok dengan yang dipesan2. Kemasan rusak3. Mendekati Expire date atau sudah masuk Expire date

2.4  PenyimpananObat atau barang yang sudah dibeli tidak semuanya langsung dijual, untuk itu perlu

disimpan dalam gudang tujuan agar aman (tidak hilang), tidak mudah rusak, dan mudah terawat.Gudang harus memenuhi beberapa ketentuan antara lain:

1.      Merupakan ruang tersendiri dalam kompleks apotek2.      Cukup aman, kuat, dan dapat dikunci dengan baik3.      Tidak terkena sinar matahari langsung4.      Tersedia rak yang cukup baik5.      Dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran kering dan berair

Tujuan penyimpanan barang adalah:1.      Untuk menjaga persediaan agar tidak hilang atau rusak2.      Untuk menjaga stabilitas obat3.      Memudahkan pengawasan jumlah persediaan, khususnya obat-obat yang mempunyai waktu

kadaluarsa4.      Memudahkan dan mempercepat pelayanan5.      Menjaga kemungkinan keterlambatan pemesanan

Penyimpanan dan penyusunan obat harus diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya, hal ini untuk memudahkan bagian gudang dalam pengontrolan dan pengawasan.Penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek dapat digolongkan berdasarkan :

1.      Disusun berdasarkan alphabetisObat-obat yang tersedia disusun berdasarkan alphabet dari hurup A sampai Z.

2.      Berdasarkan kriteria antara barang regular dan askesBarang regular dan barang askes penempatannya dipisah untuk memudahkan dalam pengambilan obat sehingga tidak terjadi kesalahan pengambilan antara barang regular dan askes.

3.      Berdasarkan golongan obatObat bebas dan obat bebas terbatas disimpan di etalase bagian depan, karena dengan golongan obat tersebut dijual secara bebas kepadapasien. Sedangkan untuk obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan pada lemari khusus dan terkunci sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4.      Berdasarkan FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out)         FIFO (First In First Out) yaitu obat-obat yang pertama masuk berarti yang pertama keluar.         FEFO (First Expired First Out) yaitu obat-obat yang kadaluarsanya lebih cepat, maka yang

pertama keluar.5.      Berdasarkan efek farmakologis6.      Berdasarkan bentuk sediaan         Sediaan Padat

Untuk obat disimpan di etalase toko bagian depan. Untuk obat keras di simpan di rak-rak tertentu.Untuk obat narkotika dan psikotropika disimpan dilemari khusus dan terkunci. Dari semua golongan obat disusun secara alfabetis dan menggunakan metode FIFO dan FEFO

         Sediaan SuppositoriaSediaan suppositoria disimpan dilemari pendingin

         Sediaan CairDisimpan di rak khusus sediaan cair (sirup) dan berdasarkan alfabetis

         Sediaan TetesDisimpan pada rak khusus sediaan tetes (tetes mata, hidung, dan telinga) disusun secara alfabetis

         Sediaan SalepDisimpan pada rak khusus sediaan salep dan disusun berdasarkan alfabetis

         Sediaan InjeksiDisimpan di rak khusus sediaan injeksi.

Prosedur Tetap Penyimpanan Sediaan Farmasi Dan Perbekalan Kesehatan1.      Memeriksa kesesuaiaan nama dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang

tertera pada faktur, kondisi fisik serta tanggal kadaluarsa.2.      Memberi paraf dan stempel pada faktur penerimaan barang.3.      Menulis tanggal kadaluarsa sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan pada kartu stok.4.      Menyimpan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan pada rak yang sesuai, secara alfabetis

menurut bentuk sediaan dan memperhatikan sistem FIFO (first in first out) maupun FEFO (first expired first out).

5.      Memasukkan bahan baku obat ke dalam wadah yang sesuai, memberi etiket yang memuat nama obat, nomor batch dan tanggal kadaluarsa.

6.      Menyimpan bahan obat pada kondisi yang sesuai, layak dan menjamin stabilitasnya pada rak secara alfabetis.

7.      Mengisi kartu stok setiap penambahan dan pengambilan.8.      Menjumlahkan setiap penerimaan dan pengeluaran pada akhir bulan.9.      Menyimpan secara terpisah dan mendokumentasikan sediaan farmasi dan perbekalan

kesehatan yang rusak/kadaluarsa untuk ditindaklanjuti.

2.5  Pengelolaan Narkotika dan PsikotropikaPengelolaan Narkotika, meliputi :

a.         Pemesanan narkotikaPasal 5 ayat 1 UU No. 9 tahun 1976 disebutkan bahwa Menteri kesehatan memberi

izin kepada apotek untuk membeli, meracik, menyediakan, memiliki atau menyimpan untuk persediaan, menguasai, menjual, menyalurkan, menyerahkan, mengirim dan membawa atau mengangkut narkotika untuk kepentingan pengobatan.

Apotek dan apotek rumah sakit mendapatkan obat narkotika dari pedagang besar farmasi (PBF). Kimia Farma, dan apotek lainnya dengan jalan menulis dan mengeirimkan surat pesanan narkotika. Pemesanan narkotika menggunakan surat pesanan model N-9 rangkap 5, setiap satu surat pesanan hanya berisi satu macam narkotika. Blangko Surat Pesanan (SP) mencantumkan nomor SP, nama dan alamat PBF, nama dan almat apotek, nama dan jumlah narkotika yang dipesan, nama dan nomor SIK APA.

b.        Penyimpanan narkotikaPersyaratan Lemari Narkotika di Apotek :

1)      Terbuat dari kayu atau bahan lain yang kuat2)      Almari harus mempunyai kunci yang kuat

3)      Alamari dibagi menjadi dua bagian masing-masing dengan kunci yg berlainan, bagian pertama untuk menyimpan morfin, pethidin & garam-garamnya serta persediaan Narkotika, bagian kedua untuk menyimpan narkotika lainnya yg dipakai sehari hari.

4)      Apabila ukuran almari kurang dari 40 X 80 X 100 cm, almari harus dibaut / dipaku ditembok atau lantai.

5)      Almari tidak boleh untuk menyimpan barang lain, kecuali ditentukan oleh Menkes RI.c.         Pelaporan narkotika

Apotek berkewajiban untuk menyusun dan mengirimkan laporan bulanan kepada Mentri Kesehatan mengenai pemasukan dan pengeluaran narkotika yang ada dalam pengawasanya sesuai dengan pasal 18 ayat 2 UU No. 9 tahun 1976.

Laporan dikirim setiap bulan kepada Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan BPOM. Pelanggaran terhadap ketentuan mengenai penyimpanan dan pelaporan dapat dikenakan sanksi administrative oleh Mentri Kesehatan berupa teguran, peringatan, denda administrative, penghentian sementara kegiatan dan pencabutan izin.

d.        Pelayanan resep yang mengandung narkotik1.      Apotek boleh melayani salinan resep yang mengandung narkotika, bila resep tersebut baru

dilayani sebagian atau belum dilayani sama sekali.2.      Untuk resep narkotika yang baru dilayani sebagian atau belum dilayani sama sekali, apotek

boleh membuat salinan resep, salinan resep tersebut boleh dilayani di apotek lain.3.      Resep narkotika tidak boleh ada pengulangan, ditulis nama pasien, tidak boleh untuk dipakai

sendiri, alamat pasien dan aturan pakai ditulis yang jelas.e.         Pemusnahan narkotika yang rusak atau tidak memenuhi syarat

Narkotika dapat dimusnahkan karena kadaluarsa dan tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan. Pemusnahan narkotika dilakukan dengan pembuatan berita acara yang memuat nama, jenis, sifat dan jumlah narkotik, keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan dan tahun, tanda tangan dan identitas pelaksana dan pejabat yang menyaksikan dalam hal ini ditunjuk oleh Menkes.

Pengelolaan PsikotropikaPsikotropika diatur dalam undang – undang No. 5 tahun 1997 dan Peraturan Mentri

Kesehatan 688/Menkes/VII/1997. Obat keras tertentu adalah zat psikotropika alamiah maupun sintesis yang dalam penggunaannya menimbulkan ketergantungan baik secara fisik maupun psikis da nada kemungkinan disalahgunkan.

Untuk memonitor penggunaan obat psikotropika dilakukan dengan pencatatan resep-resep yang berisi obat psikotropika dalam buku register. Psikotropika dapat diperoleh dari PBF yang berizin, industry farmasi berizin, apotek lainnya. Psikotropika dipesan dengan surat pesanan khusus psikotropika bernomor urut tercetak, satu lembar surat pesanan dapat berisi beberapa jenis psikotropika.Apotek dapat menyerahkan psikotropika kepada :

a.       Rumah sakit, permintaan tertulis yang ditandatangani dokter atau direktur rumah sakit.b.      Puskesmas, permintaan tertulis yang ditandatangani dokter atau kepala puskesmas.c.       Apotek lainnya, permintaan tertulis yang ditandatangani apoteker.d.      Balai pengobatan, permintaan tertulis yang ditandatangani dokter penanggung jawab.e.       Dokter, dengan resep dokter.f.       Pasien, dengan resep dokter.

Psikotropika wajib dibuat catatan pengeluaran dan penyimpanan laporannya. Pencatatan dan pelaporan dilaporkan ke Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota dan BPOM. Pelanggaran terhadap pencatatan dan pelaporan dapat dikenakan sanksi administrative berupa teguran lisan dan tertulis (peringatan), denda administrative, penghentian sementara kegiatan, pencabutan izin.

Pemusnahan psikotropika dapat dilakukan apabila kadaluarsa, tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan. Pemusnahan dilakukan dengan membuat berita acara yang memuat nama, jenis, sifat dan jumlah, keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan dan tahun, tanda tangan dan identitas pelaksanaan dan pejabat yang menyaksikan ditunjuk oleh Mentri Kesehatan, serta dilakukan dalam waktu 7 hari setelah mendapat kepastian.

2.6  Strategi Pengembangan ApotikSebagai seorang Apoteker Pengelola Apotek(APA) selain memiliki basis ilmu

pengetahuan kefarmisian yang baik juga diperlukan kemampuan untuk mengembangkan apotik agar tetap survive dan maju. Strategi pengembangan apotek ada 2 macam, yaitu : intensifikasi dan ekstensifikasi.Pengembangan Apotek Intensifikasi meliputi :

1.      Pelayanan baik2.      Ramah, mau bergaul, penuh pengabdian, mampu bekerja sama dengan pasien3.      Resep bias diantar, konsultasi obat gratis, cek tensi.4.      Administrasi mudah5.      Pelayanan cepat6.      Karyawan

Untuk mengembangkan sebuah apotek tidak terlepas dari peran karyawan, maka diperlukan pengelolaan SDM dengan baik, karyawan harus dibina untuk meningkatkan prestasi. Metode reward dan punishment bias memacu karyawan untuk disiplin dalam bekerja. Agar pelayanan obat di apotek juga dapat dilaksanakan dengan cepat maka perlu dipertimbangkan jumlah karyawan yang cukup, tentu saja hal ini juga mempertimbangkan factor cost dan benefit.

7.      KetersediaanDiusahakan semua obat yang dibutuhkan pasien tersedia lengkap sehingga apotek tidak akan pernah menolak resep dari pasien untuk menghindari kekecewaan pasien.

8.      FasilitasUntuk memuaskan hati pelanggan apotik, fasilitas yang tersedia di apotek sangat menunjang, diantaranya timbangan berat badan, ruang tunggu yang nyaman.Pengembangan Apotek Ekstensifikasi meliputi :

1.      Diferensiasi produkProduk obat yang tersedia jangan hanya berasal dari satu pabrik, karena biasanya resep-resep yang datang berasal dari produk yang berbeda.

2.      OTC formula buatan sendiriApotek boleh menyediakan OTC formula buatan sendiri salah satunya sebagai usaha diferensiasi produk. Obat-obatan buatan sendiri yang memberi khasiat baik bagi pasien akan memberikan kepercayaan lebih bagi apotek, hal ini dapat menambah pelanggan.

2.7  Pengelolaan Obat Rusak dan Kadaluarsa            Obat yang rusak dan kadaluarsa yang tidak dapat digunakan lagi harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan, hal ini brdasarkan pasal 12 Peraturan Mentri Kesehatan no.922/ Menkes/Per/X/1993.

Obat yang kadaluarsa dapat dikembalikan ke PBF yang bersangkutan sesuai dengan perjanjian sebelumnya. Biasanya PBF menentukan batas waktu pengembalian 3-4 bulan sebelum batas kadaluarsa. Obat-obat yang sudah kadaluarsa harus dipisahkan dari tempat pelayanan dan secara periodik harus dimusnahkan. Pemusnahan obat kadaluarsa harus disaksikan oleh APA dan salah satu karyawan apotek. Pada proses ini dibuat berita acara.

Prosedur Tetap Pemusnahan Sediaan Farmasi Dan Perbekalan Kesehatan

1.      Melaksanakan inventarisasi terhadap sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang akan dimusnahkan.

2.      Menyiapkan adminstrasi ( berupa laporan dan berita acara pemusnahan).3.      Mengkoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait4.      Menyiapkan tempat pemusnahan5.      Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan.6.      Membuat laporan pemusnahan obat dan perbekalan kesehatan,

sekurang-kurangnya memuat:a. Waktu dan tempat pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasib. dan perbekalan kesehatanc. Nama dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan kesehatand. Nama apoteker pelaksana pemusnahan sediaan farmasi dane. perbekalan kesehatanf. Nama saksi dalam pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan

7.      Laporan pemusnahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan ditandatangani oleh apoteker dan saksi dalam pelaksanaan pemusnahan (berita acara terlampir).

Prosedur Tetap Pemusnahan Resep1.      Memusnahkan resep yang telah disimpan tiga tahun atau lebih.2.      Tata cara pemusnahan:

• Resep narkotika dihitung lembarannya• Resep lain ditimbang• Resep dihancurkan, lalu dikubur atau dibakar

3.      Membuat berita acara pemusnahan sesuai dengan format terlampir.

LAMPIRANLampiran 1

BERITA ACARA PEMUSNAHAN OBAT

Pada hari ini ........................ tanggal................ bulan..................... tahun ..................... sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, kami yang bertanda tangan di bawah ini :Nama Apoteker Pengelola Apotek     : ................................................................No.S.I.K                                             : ...............................................................Nama Apotek                                      : ................................................................No. SIA                                              : ................................................................Alamat Apotek                                   : ................................................................Dengan disaksikan oleh                      :

1.      Nama                                            : ................................................................Jabatan                                         : ................................................................No. S.I.K.A                                 : ................................................................

2.      Nama                                            : ................................................................Jabatan                                         : ...............................................................

3.      No. S.I.K.A                                 : ................................................................

Telah melakukan pemusnahan obat sebagaimana tercantum dalam daftar terlampir.Tempat dilakukan pemusnahan           : ................................................................

Demikianlah berita acara ini kami buat sesungguhnya dengan penuh tanggung jawab.Berita acara ini dibuat rangkap 4 (empat) dan dikirim kepada :

1.      Kepala Dinas Kesehatan Propinsi2.      Kepala Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan3.      Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota4.      Satu sebagai arsip di apotek

................................................... .20........

Saksi – saksi :                                                                          yang membuat berita acara,1.      (...............................................)                                        (.................................................)

No. S.I.K.A : ..............................                                    No. S.I.K : .................................2.      (...............................................)

No. S.I.K.A : ............................

Lampiran 2DAFTAR OBAT YANG DIMUSNAKAN

NARKOTIKANo. Urut Nama Jumlah Alasan Pemusnahan

OBAT KERAS DAN BAHAN BERBAHAYANo. Urut Nama Jumlah Alasan Pemusnahan

OBAT DAN BAHAN OBATNo. Urut Nama Jumlah Alasan Pemusnahan

............................................20............

Saksi – saksi :                                                                          Yang membuat berita acara,1.      (...............................................)                            (......................................................)

No. S.I.K.A : .................                                                 No. S.I.K : .......................................2.       (...............................................)

No. S.I.K.A : .................

Lampiran 3

BERITA ACARA PEMUSNAHAN PERBEKALAN KESEHATAN

Pada hari ini ........................ tanggal................ bulan..................... tahun ..................... sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik nomor : Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek , kami yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama Apoteker Pengelola Apotek     : ................................................................No.S.I.K                                             : ...............................................................Nama Apotek                                      : ................................................................No. SIA                                              : ................................................................Alamat Apotek                                   : ................................................................Dengan disaksikan oleh                      :

1.      Nama                                            : ................................................................Jabatan                                         : ................................................................No. S.I.K.A                                 : ................................................................

2.      Nama                                            : ................................................................Jabatan                                         : ................................................................No. S.I.K.A                                 : ................................................................

Telah melakukan pemusnahan perbekalan kesehatan di bidang farmasi sebagaimanatercantum dalam daftar terlampir.Tempat dilakukan pemusnahan           : ................................................................

Demikianlah berita acara ini kami buat sesungguhnya dengan penuh tanggung jawab.Berita acara ini dibuat rangkap 4 (empat) dan dikirim kepada :1. Kepala Dinas Kesehatan Propinsi2. Kepala Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan3. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota4. Satu sebagai arsip di apotek................................. .20....

Saksi-saksi                                                                               Yang membuat berita acara,1.      (..................................)                                                     (...........................................)

No. S.I.K.A :...................                                                No. S.I.K :.............................2.      (.................................)

No. S.I.K.A :..................

Lampiran 4DAFTAR PERBEKALAN KESEHATAN YANG DIMUSNAKAN

No. Urut Nama Jumlah Alasan Pemusnahan

............................................20............

Saksi – saksi :                                                                          Yang membuat berita acara,1.      (...............................................)                                  (......................................................)

No. S.I.K.A : .................                                                 No. S.I.K : .......................................2.       (...............................................)

No. S.I.K.A : .................

Lampiran 5BERITA ACARA PEMUSNAHAN RESEP

Pada hari ini ........................ tanggal................ bulan..................... tahun ..................... sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik nomor : Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek , kami yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama Apoteker Pengelola Apotek     : ................................................................No.S.I.K                                             : ...............................................................Nama Apotek                                      : ................................................................No. SIA                                              : ................................................................Alamat Apotek                                   : ................................................................Dengan disaksikan oleh                      :

1.      Nama                                            : ................................................................Jabatan                                         : ................................................................No. S.I.K.A                                 : ...............................................................

2.      Nama                                            : ................................................................Jabatan                                         : ................................................................No. S.I.K.A                                 : ................................................................

Telah melakukan pemusnahan resep pada apotek kami, yang telah melewati batas waktupenyimpanan selama 3 (tiga) tahun, yaitu :Resep dari tanggal .................................... sampai dengan tanggal ..............................Seberat .............................. kg.Resep Narkotik.................. lembarTempat dilakukan pemusnahan : .....................................................................................

Demikianlah berita acara ini kami buat sesungguhnya dengan penuh tanggung jawab.Berita acara ini dibuat rangkap 4 (empat) dan dikirim kepada :

1.      Kepala Dinas Kesehatan Propinsi2.      Kepala Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan3.      Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota4.      Satu sebagai arsip di apotek

............................................20............

Saksi – saksi :                                                                          Yang membuat berita acara,1.      (...............................................)                                  (......................................................)

No. S.I.K.A : .................                                                 No. S.I.K : .......................................2.       (...............................................)

No. S.I.K.A : .................http://greenworldofnunukgenukk.blogspot.com/2013/09/pengelolaan-perbekalan-farmasi_22.html

http://aaanzie.blogspot.com/2010/12/tinjauan-umum-apotek.html