pengelasan suratan rasmi...objektif taklimat untuk memberi kefahaman tentang pengelasan dan...
TRANSCRIPT
PENGELASAN SURATAN
RASMI
OLEH :
PEJABAT KETUA PEGAWAI KESELAMATAN KERAJAAN MALAYSIA
JABATAN PERDANA MENTERI
SKOP :
OBJEKTIF
PENGENALAN
DEFINISI
KENAPA PERLU PENGELASAN
PROSES PENGELASAN
PENGELASAN SEMULA
SOAL JAWAB
OBJEKTIF TAKLIMAT
UNTUK MEMBERI KEFAHAMAN TENTANG PENGELASAN DAN
PENGELASAN SEMULA RAHSIA RASMI SELARAS DENGAN KEHENDAK AKTA
RAHSIA RASMI 1972
PENGENALAN :
SURAT PEKELILING AM BIL. 2 TAHUN 1987 –PENGURUSAN RAHSIA RASMI SELARAS DENGAN AKTA RAHSIA RASMI (PINDAAN) 1986
TUJUAN PEKELILING :
Menetap dan menjelaskan peraturan yang perlu dipatuhi oleh Jabatan dan Agensi Kerajaan dalam pengurusan Rahsia Rasmi selaras dengan peruntukan Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986
TUJUAN PINDAAN :
TAFSIRAN JELAS MENGENAI RAHSIA RASMI
PERLANTIKAN DAN KUASA PEGAWAI AWAM UNTUK MENGELASKAN SURATAN RASMI
KUASA UNTUK MENGELASKAN SEMULA RAHSIA RASMI SUPAYA IA TERHENTI MENJADI RAHSIA RASMI
PERAKUAN OLEH PEGAWAI AWAM MENJADI KETERANGAN YANG KONKLUSIF
….samb
TUJUAN PINDAAN :
PEMBELAAN KEPADA PEGAWAI AWAM
PINDAAN PERUNTUKAN PENALTI KEPADA HUKUMAN MANDATORI PENJARA TIDAK KURANG DARIPADA SATU TAHUN.
DEFINISI : RAHSIA RASMI
Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam
Jadual dan apa-apa maklumat dan bahan
berhubungan dengannya dan termasuklah
apa-apa suratan rasmi, maklumat dan
bahan lain sebagaimana yang boleh
dikelaskan sebagai ‘Rahsia Besar’, ‘Rahsia’,
‘Sulit’ atau ‘Terhad’, mengikut mana yang
berkenaan, oleh seorang Menteri, Menteri
Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri
atau mana-mana pegawai awam yang
dilantik di bawah seksyen 2B.
JADUALSuratan, rekod keputusan dan pertimbangan
Jemaah Menteri termasuklah juga suratan,
rekod keputusan dan pertimbangan
jawatankuasa-jawatankuasa Jemaah Menteri;
Suratan, rekod keputusan dan pertimbangan
MajlisMesyuarat Kerajaan Negeri termasuklah
juga suratan, rekod keputusan dan
pertimbangan jawatankuasa-jawatankuasa
Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri;
Suratan berkenaan dengan keselamatan
negara, pertahanan dan perhubungan
antarabangsa.
TAFSIRAN :RAHSIA BESAR
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran
akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia.
PKK L1
TAFSIRAN :RAHSIA
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing.
TAFSIRAN : SULIT
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan tetapi memudaratkan kegiatan Kerajaan atau individu atau menyebabkan keadaan malu, kesusahan kepada pentadbiran atau akan memberikan keuntungan kepada kuasa asing.
TAFSIRAN : TERHAD
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi perlu juga diberi perlindungan keselamatan hendaklah diperingkatkan sebagai Terhad.
DEFINISI : SURATAN RASMI
Termasuklah, selain daripada sesuatu suratan bertulis dan sebahagian daripada sesuatu suratan :- Sesuatu peta, pelan, model, graf atau lukisan;
Sesuatu gambar foto;
Sesuatu piring hitam, pita rakam, runut bunyi atau lain-lain alat yang mengandungi suara atau lain-lain data (bukan imej yg boleh dilihat) supaya boleh dikeluar ulang darinya; dan
Sesuatu filem, negatif, pita rakam, atau lain-lain alat yang mengandungi satu imej atau lebih yang boleh dilihat supaya boleh dikeluar ulang darinya.
KENAPA PERLU PENGELASAN ?
EKORAN BERLAKUNYA KES-KES MELIBATKAN KELEMAHAN TEKNIKAL AKIBAT KECUAIAN OLEH PENJAWAT AWAM.
UNTUK MELINDUNGI PERKARA RAHSIA RASMI DARIPADA DISAMPAIKAN KEPADA PIHAK YANG TIDAK DIBENARKAN DENGAN CARA YANG SALAH.
SIAPA PEGAWAI PENGELASPelantikan Pegawai Awam untuk mengelaskan dokumen:
- adalah merujuk kepada Surat Pekeliling AmBil. 2 Tahun 1987 bertarikh 20 Februari 1987.
- surat pelantikan diperakukan oleh Menteri di porfolio yang berkenaan;
- pelantikan pegawai awam adalah atas nama, jawatan yang disandang dan kementerian/jabatan yang beliau bertanggungjawab;
- prosedur pengelasan adalah mengikut yang termaktub di dalam ARAHAN KESELAMATAN
Pelantikan Pegawai Awam untuk mengelaskan Rahsia Rasmi
Peringkat PersekutuanKementerian - KSU Kementerian, TKSU
- SUB
Jabatan/Badan Berkanun - Ketua JabatanPersekutuan Timbalan Ketua Jabatan
Ketua Bahagian Tingkatan G & ke atas
Peringkat Negeri
Negeri - SUK Negeri, TSUK Negeri- KPSU Negeri Tingkatan G &
ke atasJabatan & Badan Berkanun - Ketua Jabatan, Timbalan KJPeringkat Daerah - Pegawai Daerah/Ketua Jabatan
Seksyen 2B - Pelantikan Pegawai Awam
untuk mengelaskan suratan
rasmi
Seseorang Menteri/MB/KM sesuatu negeri
boleh melantik mana-mana pegawai awam
melalui suatu perakuan di bawah
tandatangannya untuk mengelaskan apa-apa
suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagai
Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad
mengikut mana yang berkenaan.
Pandangan/Penjelasan oleh Jabatan Peguam Negara
Pada 25 April 2005
Kuasa Melantik Pegawai Pengelas juga boleh dibuat oleh :
Timbalan Menteri
Timbalan Ketua Menteri / Timbalan Menteri Besar
PENGELASAN DOKUMEN RASMI
CIRI-CIRI PENTING :
PEGAWAI AWAM TELAH DILANTIK
BUKU-BUKU DAFTAR SURATAN RAHSIA RASMI (AM 492, AM 492A, AM 492B)
CAP PENGELASAN
DOKUMEN RASMI DI LUAR JADUAL
DOKUMEN DIKELUARKAN OLEH JABATAN SENDIRI
PROSES PENGELASAN
MENGANDUNGI 4 TINDAKAN :
MENYEMAK
MENILAI
MEMBERI TANDA
MENDAFTAR
Menyemak
Tentukan bahawa dokumen yang disemak itu
terdiri daripada dokumen Jabatannya sendiri;
Menilai
Menilai sama ada untuk diberi peringkat
sebagai Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau
Terhad mengikut tafsiran sedia ada di dalam
ARAHAN KESELAMATAN;
Tanda
Dokumen yang diperingkat hendaklah ditanda
mengikut peringkat yang telah ditetapkan
(setiap muka surat)
cara tanda
- Ditaip Huruf besar
- Dicap disetiap penjuru kiri atas
- Ditulis Penjuru kanan bawah
Mendaftar
Rekodkan dalam Buku Daftar Suratan
Rahsia Rasmi Di Luar Jadual/Bawah
Jadual Akta Rahsia Rasmi 1972
Tandatangan
Ditandatangani oleh Pegawai Awam yang
dilantik di bawah Seksyen 2B Akta Rahsia
Rasmi 1972
CARTA ALIRANPROSES PENGELASAN
Pegawai Awam Belum Dilantik
Pegawai Awam Yang Dilantik
Tentukan dokumen rasmi dikeluarkan oleh jabatan sendiri
Tentukan dokumen itu di luar jadual
Nilaikan kandungan
Tafsiran Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad
YaTidak
Terbuka Tandakan Peringkat
Rekod dalam buku Daftar Am 492 A
Tanda dibuat oleh Pegawai Awam di bawah Sek 2B (Pegawai Pengelas)
Tandatangan dalam Buku Daftar 492A Ruang 7
Ya
Tidak
Mengemukakan kepada Pegawai Awam yang dilantik di bawah 2B
Daftar Am 492
• khas untuk merekod suratan/dokumen rahsia
rasmi berhubung di bawah jadual;
• mengandungi 10 ruang;
• ruang pertama hingga enam dipenuhi bagi
suratan yang dikeluarkan;
• ruang tujuh hingga sepuluh hanya dipenuhi
apabila suratan berkenaan dikelaskan
semula;
• ruangan sembilan perlu ditandatangani oleh
penama mengikut kuasa di bawah seksyen
2C Akta Rahsia Rasmi 1972 apabila dokumen
berkenaan dikelaskan semula.
Daftar Suratan Rahsia Rasmi Di Bawah Jadual Akta Rahsia Rasmi 1972Dan Berhubungan Dengannya. (Am 492)
CATATANTANDA
TANGANTARIKH
DIKELASKAN SEMULA
OLEHPENGELASAN
DIKELUARKAN OLEH
KEMENTERIAN / JABATAN
PERKARARUJUKAN
SURATTARIKH SURAT
Bil
Daftar Am 492A
• Khas untuk merekod suratan/dokumen
rahsia rasmi di luar jadual dan
berhubungan dengannya yang dikelaskan
sebagai Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau
Terhad;
• Mengandungi lapan (8) ruang untuk
dipenuhi bagi setiap dokumen rahsia
rasmi yang dikeluarkan;
• ruang ke tujuh mestilah ditandatangani
oleh pegawai awam yang dilantik di
bawah Seksyen 2B, Akta Rahsia Rasmi
1972
CATATANTANDA
TANGANDIKELASKAN
OLEHPENGELASANPERKARA
RUJUKAN SURAT
TARIKH SURAT
Bil
Daftar Suratan Rahsia Rasmi Di Luar Jadual Akta Rahsia Rasmi 1972
Dan Berhubungan Dengannya. (Am 492A)
Perkara-perkara penting di dalam pengurusan
pengelasan suratan/dokumen rahsia rasmi:
• Dokumen yang dikelaskan adalah
daripada Jabatan sendiri;
• Pengelasan dibuat oleh Pegawai yang
dilantik;
• Pengelasan hendaklah mengikut
peringkat keselamatan yang telah
ditetapkan;
• pengelasan adalah bergantung kepada isi
kandungan dokumen berkenaan;
PENGELASAN SEMULA (DECLASSIFICATION)
DOKUMEN RAHSIA RASMI CIRI-CIRI PENTING :
DOKUMEN DALAM JADUAL
DOKUMEN LUAR JADUAL
KANDUNGAN TIDAK LAGI RAHSIA RASMI
DOKUMEN DIKELUARKAN OLEH JABATAN SENDIRI
Seksyen 2C – Pengelasan semula rahsia rasmi
oleh Menteri atau pegawai awam.
Seseorang Menteri atau pegawai awam yang
dipertanggungkan dengan apa-apa tanggungjawab
terhadap mana-mana Kementerian, jabatan atau mana-
mana perkhidmatan awam atau Menteri Besar atau
Ketua Menteri sesuatu Negeri atau ketua pegawai yang
menjaga hal-ehwal pentadbiran sesuatu Negeri boleh,
pada bila-bila masa, mengelaskan semula apa-apa
suratan yang di nyatakan dalam Jadual atau apa-apa
suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagaimana yang
telah dikelaskan dan selepas pengelasan semula itu,
suratan, maklumat atau bahan tersebut hendaklah
terhenti menjadi rahsia rasmi.
PROSES PENGELASAN SEMULA
MENGANDUNGI 4 TINDAKAN :
MENYEMAK
MENILAI
MEMBERI TANDA
MENDAFTAR
Menyemak
• Dokumen yang dimulakan oleh Jabatan
sendiri;
• Dokumen tersebut adalah Rahsia Rasmi,
samada dalam Jadual ARR ataupun di luar
Jadual
Menilai
• Menilai kandungan dokumen rahsia rasmi
dan menentukan bahawa kandungannya
tidak akan menyebabkan kerosakan yang
amat besar kepada Negara, atau tidak
membahayakan keselamatan negara
ataupun tidak boleh membuat kerajaan
dalam keadaan serba salah.
Tanda
• Sekiranya dokumen tersebut tidak lagi
mempunyai apa-apa kesan / risiko seperti di
atas, dokumen tersebut hendaklah dikelaskan
semula dengan memberi tanda secara
menggunakan cap “ dikelaskan semula ”
Mendaftar
Dokumen Dalam Jadual
• Butiran dokumen yang telah dicap
dengan perkataan “dikelaskan semula”
hendaklah direkodkan dalam Buku Daftar
Am 492 – ruangan 7 – 10
Dokumen Luar Jadual
• Butiran dokumen Luar jadual yang
dikelaskan semula itu hendaklah
direkodkan dalam Buku Daftar Am 492 B
Tandatangan
Hanya pegawai yang berkuasa di
bawah Seksyen 2C Akta Rahsia Rasmi
1972 boleh menandatangani di ruang
“Tandatangan” di dalam buku Daftar Am
492 / Am 492B berkenaan.
CARTA ALIRANPROSES PENGELASAN SEMULA
Dokumen Rahsia Rasmi dikeluar oleh Jabatan sendiri
Dokumen Rahsia Rasmi itu Dalam Jadual atau Luar Jadual
Semak kandungan dokumen itu
Mengelaskan semula
Rekod Dalam Buku Daftar
Jenis Buku Daftar
Tandatangan oleh Orang Dibenarkan Menurut Peruntukan Seksyen 2C ARR
Buku Daftar Am 492 B jika kandungan dokumen luar jadual
Buku Daftar Am 492 jika kandungan dokumen dalam jadual
Daftar Suratan Rahsia Rasmi Di Bawah Jadual Akta Rahsia Rasmi 1972Dan Berhubungan Dengannya. (Am 492)
CATATANTANDA
TANGANTARIKH
DIKELASKAN SEMULA
OLEHPENGELASAN
DIKELUARKAN OLEH
KEMENTERIAN / JABATAN
PERKARARUJUKAN
SURATTARIKH SURAT
Bil
XX XX XX
TARIKH DIKELASKAN
SEMULACATATAN
TANDA TANGAN
DIKELASKAN SEMULA OLEH
PENGELASANPERKARARUJUKAN
SURATTARIKH SURAT
Bil
Daftar Suratan Rahsia Rasmi Di Luar Jadual Akta Rahsia Rasmi 1972
Dan Berhubungan Dengannya Yang Dikelaskan Semula. (Am 492B)
DiLuluskan oleh : Panel Bahan Latihan, Pejabat KPKK pada 16 Mei 2006
Kesimpulan
Proses pengelasan dan pengelasan semula perlu dilaksanakan bagi mempastikan kerahsiaan dokumen rasmi kerajaan dilindungi mengikut peruntukan Akta Rahsia Rasmi 1972.
SESSI
SOAL JAWAB
SEKIAN, TERIMA KASIH.