PENGANTAR MANAJEMEN ARSIP

Anon MirmaniStaf Pengajar Program Studi Perpustakaan

Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya – UI

Disampaikan Pelatihan Ajun ArsiparisJasa Raharja

21-26 Juli 2008

Perbedaan rekod dengan perpustakaan

• Bahan• Fungsi• Isi• Konteks• Struktur• Manajemen dan pengelolaan

PENGERTIAN DAN ISTILAH

• Rekod…. Informasi terekam, dalam segala bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima atau dipelihara oleh organisasi atau orang dalam transaksi bisnis atau menjalankan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kegiatan tersebut.

• Arsip adalah Rekod yang bernilai dan memiliki nilai guna berkelanjutan karena mereka telah memenuhi nilai administratif, hukum atau sejarah.

Karakteristik rekod

• Records are static; they provide evidence of a particular action in time.

• Records have authority; they provide official evidence.

• Records are unique; they have meaning in relation to a specific action or transaction.

• Records are authentic; their creation and use can be verified.

Peran rekod/arsip dalam organisasi

• Sumber informasi penting organisasi• Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan

organisasi• Accountabilitas organisasi• Mahal dalam penciptaan dan pemeliharaan.

Rekod/arsip adalah mission-critical business resource –harus dan

perlu dikelola—manajemen rekod

Manajemen Rekod

• Suatu fungsi disiplin dan organisasi dalam mengelola rekod untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, kebutuhan akuntabilitas dan harapan masyarakat.

• Fungsi manajemen yang bertanggung jawab terhadap efisiensi dan kontrol sistematis rekod mulai dari penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan dan pemusnahannya.

• Sistem tata simpan kearsipan (Recordkeeping systems)Sistem yang dirancang untuk ‘capture’ rekod sebagai bukti aktivitas bisnis, untuk mengelola rekod tersebut dan untuk menyediakan rekod bila dibutuhkan.

Prinsip manajemen rekod

1. Rekod yang ada2. Rekod yang seharusnya ada

DAUR HIDUP DAN KONTROL REKOD/ARSIP

CREATE CAPTURESEND

RECEIVE

USE

FILE

SEND TO THE ARCHIVES

ARCHIVES INVENTORY

PRESERVE

DESTROY

Daur hidup rekod…

• Current records: Records regularly used for the conduct of the current business of an organisation or individual. Also known as active records. Current records will normally be maintained in or near their place of origin or in a registry or records office.

• Semi-current records: Records required only infrequently in the conduct of current business. Also known as semi-active records. Semi-current records will normally be maintained in a records centre or other offsite intermediate storage pending their ultimate disposal.

• Non-current records: Records no longer needed for the conduct of current business. Also known as inactive records.

Unmanaged Records/File

Managed Records/File

Mekanisme untuk membuat sistem kontrol (ISO 15489)

• Registrasi• Klasifikasi dan sistem pengkodean• Index• Pelacakan (tracking)• Penilaian dan pemusnahan

Registrasi

• Registrasi : proses pencatatan informasi standar

• Unsur-unsur registrasi : tanda pengenal unik, tanggal pencatan, nama dokummen , isi dokumen, pencipta, pengirim, penerima, bentuk fisik, transmisi, hubungan dengan rekod/arsip lain

Kode dan klasifikasi

• Klasifikasi: proses identifikasi dan pengaturan rekod/asrip kedalam kategori tertentu sesuai dengan struktur logika dan menyusun sistem klasifikasi

• Sistem pengkodean : representasi dari skema klasifikasi, huruf dan atau nomer atau kombinasi keduanya.

• Pengindeksan (Indexing): proses pengembangan dan penerapan istilah sebagai titik temu rekod/arsip.

Sistem klasifikasi

• Analisis fungsi bisnis : deskripsi tentang fungsi organisasi unit/departemen/definisi secara luas

• Kegiatan (Proses): deskripsi tentang kegiatan

• Transaksi : deskripsi tentang penciptaan, penggunaan dan penyimpanan rekod dalam kegiatan yang bersangkutan

Klasifikasi dan pemberkasan

Klasifikasi dan kategori rekod

Rekod Administrasi : dokumen-dokumen prosedur, formulir dan koresponden.

Rekod acoounting : laporan-laporan, formulir koresponden yang saling berhubungan. Misal : invoice, rekod bank account, laporan billing customer.

Rekod project : koresponden, catatan, dokumen-dokumen hasil pengembangan produk proyek khusus.

Berkas kasus: rekod client, rekod personnel, asuransi, kontrak dan berkas hukum

Lanjutan…….

• Pengembangan skema klasifikasi dan filing

• Klasifikasi merupakan proses pembagian dan penerapan dimana skema transaksi rekod dikategorikan dalam cara yang sistematik dan konsisten, untuk memudahkan penemuan kembali, penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan rekod.

• Klasifikasi adalah bagian dari proses pembentukan file dan penyediaan dasar untuk indeksing dan titling.

Sarana Temu balik

• Rekod kontrol yang berkaitan dengan ‘retrieval’ adalah klasifikasi dan indeksing, yang merupakan komponen kunci dalam program manajemen rekod.

• Dalam Standar Australia dinyatakan bahwa sistem kontrol dan prosesnya mencakup registrasi dan tracking lokasi rekod juga klasifikasi dan indeksing.

• “Classification… allows for appropriate grouping, naming, security protection, user permissions and retrieval”; and indexing…. allocates attributes or codes to particular records to assist in their retrieval (Standar Australia 1996,pt.4, p.31)”

Lanjutan……

• Series, files, documents• Series : rekod dikelompokkan kedalam

series sesuai fungsinya, misal rekod accounting dan personel rekod.

• File atau dokumen : pembagian series menjadi unit pencarian kembali. Dokumen-dokumen yang saling berhubungan, diletakkan pada file cover atau folder

Ilustrasi series rekod

Series

File

Document

page

Alphabetical Systems • ADM/P&E/APP = Administration: Productivity and Efficiency:

Staff Appraisal• ADM/P&E/COM = Administration: Productivity and Efficiency:

Computerisation• ADM/P&E/EFR = Administration: Productivity and Efficiency:

Efficiency Reviews• ADM/P&E/ORG = Administration: Productivity and Efficiency:

Organisation and Methods• ADM/P&S/ELM = Administration: Office Procedures and Services:

Electronic Mail• ADM/P&S/MES = Administration: Office Procedures and Services:

Messengers• ADM/P&S/REP = Administration: Office Procedures and Services:

Reprographics• ADM/P&S/TEL = Administration: Office Procedures and Services:

Telephones• Figure 8: A Classification Scheme based on Meaningful Letter Codes

• AB/7/27/01 is the first file dealing with ‘Early Retirement in the Ministry of Health’:

• AB is the code for the file series ‘Management Services’• 7 is the code for the keyword ‘Early Retirement’• 27 is the code for the keyword ‘Ministry of Health’• 01 is the first file to be created with these two keywords

representing its content. • Figure 9: Typical Keyword Code File Reference

Classification and Coding Scheme: Operational Files

• 2100 LIVESTOCK – PLANNING• 2110 LIVESTOCK - STATISTICS• 2120 LIVESTOCK – SUBSIDIES• 2130 LIVESTOCK – CATTLE• 2140 LIVESTOCK – HORSES• 2150 LIVESTOCK – POULTRY• 2150.00 Policy• 2150.01 Domestic fowls• 2150.02 Ducks• 2150.03 Geese• 2150.04 Turkeys

Classification and Coding Scheme: Administrative Files

• 500 BUILDINGS – REQUIREMENTS• 505 BUILDINGS – CHARGES AND INVOICES• 515 BUILDINGS – REPORTS AND STATISTICS• 530 BUILDINGS – ACQUISITIONS• 535 BUILDINGS – ALTERATIONS AND REPAIRS• 540 BUILDINGS – CONSTRUCTION• 550 BUILDINGS – DAMAGE• 555 BUILDINGS – DISPOSAL• 575 BUILDINGS – MAINTENANCE

• 575.00 Policy and procedures• 575.01 Repairs and renovations• 575.02 Janitorial services• 575.03 Painting• 575.30 Inspection reports

Indexing

• Classification indicates the context of records. Indexing, on the other hand, is used as a fast means of access by subject, regardless of context or provenance. Indexing indicates the content of records.

• Subject, name of a person (last name, first name), • Geography

Appraisal and Disposal

• Appraisal: The process of determining the value of records for further use, for whatever purpose, and the length of time for which that value will continue. Also known as evaluation, review or selection.

• Disposal: The actions taken with regard to records as a consequence of their appraisal and the expiration if their retention periods.

• Disposal schedule: The control document recording appraisal decisions and prescribing disposal action. Also known as disposal list, disposition schedule, records schedule, retention schedule, retention and disposal (or disposition) schedule or transfer schedule.

Appraisal value

• Primary value– Administrative value– Fiscal value– Evidential value– Informational value– Legal value

• Secondary value– Historical value– Research value

Pelacakan (Tracking)

• Tracking: The process of documenting the movements and use of records so that their whereabouts are known at all times.

• Tracking systems monitor the physical movement of records, control the issue of records and document their transfer between offices or persons and their return to storage.

• As a minimum, such controls need to record the item identifier (usually its reference number), the person or office to whom it has been transferred and the date of movement.

• Tracking systems ensure that the location of records is always known.

KEBIJAKAN DAN PROSEDUR

• Strategi manajemen rekod berdasarkan pada adopsi dan pengembangan kebijakan-kebijakan, prosedur dan praktek serta merancang dan mengimplementasikan sistem dengan cara untuk memenuhi kebutuhan operasional organisasi dan sesuai dengan lingkungan peraturannya.

• Strategi diadopsi oleh organisasi untuk pendokumentasian kegiatan bisnis harus menentukan rekod/arsip apa yang dibutuhkan dan kapan, bagaimana dan dimana harus diperoleh (‘capture’) dalam sistem rekod.

• Memiliki kebijakan, pedoman dan prosedur dianggap telah memenuhi persyaratan ‘good corporate governance’. Sehingga menjadi ciri acuan bahwa telah tercapai luaran manajemen rekod yang memadai :

Lanjutan….

• Rekod resmi telah tercipta (created)• Rekod resmi telah diperoleh (captured)• Rekod resmi telah dimusnahkan (disposed) secara

sistematis• Akses ke rekod resmi telah dikelola• Rekod resmi dapat ditemukan• Rekod resmi dapat diandalkan

I. PEDOMAN DAN KEBIJAKAN

• Pedoman untuk manajemen rekod/arsip – kebijakan dan prosedur

• Berisi tentang definisi dan istilah, manajemen arsip aktif di unit kerja atau pengolah di seluruh lingkungan universitas

• Standar dan keseragaman

• Mekanisme transfer, mekanisme pemusnahan, mekanisme akses

II. PEDOMAN KLASIFIKASI

• Pengelompokan dokumen dan sistem pemberkasan di unit kerja/pengolah dan unit kearsipan

• Disusun atau dibuat berdasarkan fungsi bisnis utama di organisasi, sesuai dengan visi dan misi serta tujuannnya.

III. PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP

• Pedoman untuk berapa lama rekod/arsip disimpan secara aktif dan in-aktif.

• Memberikan gambaran nilai guna arsip

• Penentuan status arsip/rekod.

Sumber Bacaan

• Ham, Gerald F. 1193. Selecting and appraising archives and manuscripts. (Archival Fundamentals Series). Chicago : ASA. hal. 25-37.

• ISO/TR 15489-2. Information and Documentation-Records Management 2001.

• Kennedy, Jay. 1998. Records Management : a guide to corporate record keeping. 2nd.ed. Melbourne :Addison Wesley Longman.

• Saffady, William. 2004. Records and Information Management : Fundamentals Practice. Kansas : ARMA International