pendidikan jaringan komputer dan sistem · pdf fileruang c.203 jurusan teknik elektro its...

©Copyright PIKSI-ITS 2002

PENDIDIKAN JARINGAN KOMPUTER

DAN SISTEM INFORMASI

Ruang C.203 Jurusan Teknik Elektro ITS Keputih Sukolilo - Surabaya Telp: (031)5929871 Fax: (031)5929870

: [email protected]

Microsot Excel i

Hak Cipta Buku dan Logo dari PIKSI – ITS ini adalah merupakan

hak cipta dari PIKSI-ITS. Dilarang memperbanyak, memfotocopy sebagian atau seluruh isi

dari buku dan logo tanpa seijin dari pihak PIKSI-ITS

Disclaimer Book and Logo PIKSI-ITS are copyright© of PIKSI-ITS

No part of this book, including interior design , cover and logo maybe reproduce without any permission from PIKSI-ITS

Microsot Excel ii

Kata Pengantar

Jenis pendidikan satu tahun sekarang ini sudah mulai banyak jumlah-nya. Salah satunya adalah Pendidikan Jaringan Komputer dan Sistem Informasi – ITS atau disingkat PIKSI – ITS. PIKSI pertama mengkhususkan diri pada bidang Jaringan Komputer dan Basis Data. Kemudian menyesuaikan diri dengan perkembangan dan minat masyarakat, dibuka kelas baru Aplikasi Perkantoran. Salah satu bidang yang diajarkan PIKSI sekarang ini adalah Microsoft Excel. Diharapkan bahwa buku ini akan menunjuang bagi mereka yang berminat mendalami bidang ini, juga sebagai pembantu dalam perkuliahan PIKSI-ITS. Saran dan kritik anda tentang buku atau kualitas pengajaran dapat anda kirimkan ke email : [email protected]. Ketua PIKSI-ITS I Ketut Edi Purnama, MT

Microsot Excel iii

Daftar Isi Kata Pengantar ...............................................................................................................ii Daftar Isi .......................................................................................................................iii Pengenalan ................................................................................................................. 1-1

1.1. Sejarah........................................................................................................ 1-2 1.2. Memulai Microsoft Excel .......................................................................... 1-2 1.3 Istilah-istilah Tampilan .............................................................................. 1-2

1.3.1 Lembar Kerja ( Work Sheet ).................................................................... 1-3 1.3.2 Baris Menu dan Toolbar ........................................................................... 1-3 1.3.3 Office Assistant......................................................................................... 1-4

1.4. Membuat Buku Kerja Baru........................................................................ 1-4 1.5. Menyimpan Buku Kerja............................................................................. 1-5 1.6. Mengaktifkan Buku Kerja.......................................................................... 1-5

1.6.1 Melalui Menu Open .................................................................................. 1-5 1.6.2 Menggunakan Menu Documents .............................................................. 1-5

1.7. Mengganti Nama Buku Kerja .................................................................... 1-5 1.8. Menutup Buku Kerja.................................................................................. 1-6

Bekerja dengan Excel ................................................................................................ 2-1

2.1. Memasukkan Data .......................................................................................... 2-2 2.1.1. Tipe data teks ........................................................................................... 2-2 2.1.2. Tipe data Angka....................................................................................... 2-2 2.1.3. Tipe data Tanggal dan Waktu .................................................................. 2-2 2.1.4. Rumus ( Formula ) ................................................................................... 2-3 2.1.4.1 Referensi ke Sheet Lain dalam WorkBook yang sama.......................... 2-3 2.1.4.2 Referensi ke Sheet dalam WorkBook yang lain .................................... 2-4 2.1.5. Fungsi....................................................................................................... 2-4

2.2. Mengedit Data................................................................................................. 2-5 2.3. Memindahkan, Menyalin Data........................................................................ 2-5

2.3.1. Memindahkan data................................................................................... 2-5 2.3.2. Menyalin data........................................................................................... 2-6

2.4. Membersihkan dan Menghapus Data.............................................................. 2-6 Format Tampilan........................................................................................................ 3-1

3.1. Format Tampilan............................................................................................. 3-2 3.1.1. Number .................................................................................................... 3-2 3.1.2. Alignment ................................................................................................ 3-3 3.1.3. Font .......................................................................................................... 3-4 3.1.4. Border ...................................................................................................... 3-5 3.1.5. Patterns..................................................................................................... 3-6 3.1.6. Protection ................................................................................................. 3-7

3.2. AutoFormat ..................................................................................................... 3-7 3.3. Mengubah ukuran Sel ..................................................................................... 3-8

Menyisipkan Obyek ................................................................................................... 4-1

4.1. Menyisipkan Obyek pada lembar kerja .......................................................... 4-2

Microsot Excel iv

4.1.1. Clip Art ................................................................................................... 4-2 4.1.2.1. Word Art .............................................................................................. 4-2 4.1.2.2. Modifikasi Word Art............................................................................. 4-3 4.1.3. AutoShapes ............................................................................................. 4-4

Rumus dan Fungsi I ................................................................................................... 5-1

5.1. Rumus dan Fungsi........................................................................................... 5-2 5.2. Sel Absolut dan Sel Relatif ............................................................................. 5-2

5.2.1 Sel Relatif.................................................................................................. 5-2 5.2.2 Sel Absolut................................................................................................ 5-3

5.3. Rumus Sederhana............................................................................................ 5-4 5.3.1 Aritmetika ................................................................................................. 5-4 5.3.2 Teks........................................................................................................... 5-4 5.3.3 Komparasi ................................................................................................. 5-4

5.4. Paste Special ................................................................................................... 5-5 5.5. Toolbar Auditing............................................................................................. 5-6 5.6. Penamaan Sel .................................................................................................. 5-6

Rumus dan Fungsi II.................................................................................................. 6-1

6.1. Fungsi.............................................................................................................. 6-2 6.1.1 Matematika & Trigonometri ..................................................................... 6-2 6.1.2 Logika ....................................................................................................... 6-3 6.1.3 Tanggal & Waktu...................................................................................... 6-6

GRAFIK..................................................................................................................... 7-1

7.1 Membuat Grafik dengan menggunakan Chart Wizard .................................... 7-2 7.2 Memodifikasi Grafik........................................................................................ 7-7

HLOOKUP & VLOOKUP ........................................................................................ 8-1

8.1 Pendahuluan..................................................................................................... 8-2 8.2 TABEL VERTIKAL (VLOOKUP)................................................................. 8-2 8.3 TABEL HORIZONTAL (HLOOKUP) ........................................................... 8-3

Manajemen Data ........................................................................................................ 9-1

9.1 Database........................................................................................................... 9-2 9.2 Data Form ........................................................................................................ 9-2 9.3 Mengurutkan Data pada Database ................................................................... 9-3 9.4 Filter................................................................................................................. 9-4 9.5 Validasi Data.................................................................................................... 9-5

Integrasi dengan Aplikasi Office Lain..................................................................... 10-1

10.1. Konsep Linking dan Embedding ................................................................ 10-2 10.2. Linking Lembar Kerja Excel ke Dokumen Word....................................... 10-3 10.3. Linking Grafik Excel ke Dokumen Word................................................... 10-4 10.4. Linking Database Access ke Lembar Kerja Excel...................................... 10-5 10.5. Linking Lembar Kerja Excel ke Database Access...................................... 10-6 10.6. Menyunting Link ........................................................................................ 10-7

Microsot Excel v

Fasilitas Tambahan Excel ........................................................................................ 11-1 11.1. Pivot Tabel .................................................................................................. 11-2 11.2. Goal Seeker................................................................................................. 11-4 11.3. Scenario....................................................................................................... 11-5

Studi Kasus .............................................................................................................. 12-1

Microsoft Excel Pengenalan 1 - 1

Pengenalan

Tujuan : Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :

• Mengenal Microsoft Excel • Memahami lingkungan Microsoft Excel

BAB

1


1.1. Sejarah

Excel merupakan produk unggulan dari Microsoft Corporation yang banyak berperan dalam pengelolaan informasi khususnya data berbentuk angka untuk perhitungan, proyeksi, analisis dan presentasi data. Excel terbaru hadir dengan berbagai penyempurnaan, tampil lebih terintegrasi dengan berbagai software lain under Windows seperti Word dan Access, dapat bekerja pada sistem jaringan serta dapat memanfaatkan fasilitas internet dan intranet ditunjang dengan operasionalnya yang sangat mudah dan banyaknya tambahan fasilitas baru yang meringankan user serta hasil print-out yang bagus.

1.2. Memulai Microsoft Excel

Untuk mengaktifkan program ada beberapa cara yaitu dengan cara : 1. Klik tombol Start Programs Microsoft Excel 2. Klik tombol Start Run Excel 3. Jika terinstall Office Shortcut Bar, untuk memulai maka klik saja tombol Excel

pada ShortCut Bar. Selanjutnya akan tampil layar kerja ( worksheet ) kosong dengan nama Book1.

Maka akan tampil seperti gambar di bawah :

1.3 Istilah-istilah Tampilan Buku Kerja ( WorkBook ) merupakan dokumen Excel, setiap satu buku kerja

berisi tiga lembar kerja atau sheet yang dinamai dengan Sheet1,Sheet2, dan seterusnya. Buku Kerja Excel terdiri dari atas banyak elemen Windows seperti diperlihatkan gambar di bawah ini :

- Icon Kontrol Menu berisi perintah untuk mengontrol jendela yang sedang aktif.

- Baris Judul berisi nama program aplikasi dan file yang aktif. - Tombol Ukuran


Minimize Window, digunakan untuk memperkecil jendela sehingga membentuk ikon aktif pada Taskbar.

Maximixe Window, digunakan memperbesar jendela sehingga tampilan menjadi satu layar penuh

Restore Window, berfungsi mengembalikan jendela ke ukuran atau sebelumnya

Close Window, berfungsi menutup jendela dan mengakhiri pemakaianprogram.

- Baris Menu berisi menu File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help yang dapat dipilih dengan mouse atau keyboard

- Scroll Bar terdiri baris untuk menggulung secara vertikal dan horizontal. - Toolbar untuk menjalankan suatu perintah secara cepat dan mudah dengan

memilih toolbar yang sesuai. - Baris Rumus menampilkan informasi isi sel yang aktif di lembar kerja - Office Assistant menawarkan bantuan saat anda bekerja dengan Excel.

1.3.1 Lembar Kerja ( Work Sheet ) Pada saat mengaktifkan Excel, sebuah buku kerja ( workbook ) secara otomatis terbuka dan siap digunakan. Buku kerja kosong terdiri dari tiga lembar kerja ( sheet ). Anda dapat menambah ataupun menghapus lembar kerja sesuai dengan keperluan untuk satu buku kerja. Lembar kerja Excel terdiri dari 256 kolom dan 65536 baris. Kolom diberi nama dengan huruf A,B,C,…Z dilanjutkan AA, AB, AC, sampai dengan IV, dan baris ditandai dengan dengan angka 1,2,3,… sampai 65536. Perpotongan antara baris dengan kolom disebut dengan Cell. Maka sel B10 adalah istilah alamat perpotongan antara kolom B dengan baris ke-10, sel yang aktif ditandai dengan penunjuk sel (cell pointer). Penunjuk sel yang terdapat pada sebuah lembar kerja dapat dipindahkan dari satu sel ke sel yang lain. Untuk memindahkan penunjuk sel gunakan tombol dalam keyboard seperti pada tabel dibawah Tombol Keterangan ⇑ ⇓ ⇐ ⇒ Berpindah satu sel ke atas, bawah, kiri atau kanan Ctrl + ⇑ atau Ctrl + ⇓ Memindah sel ke baris 1 (awal) atau 65536 (akhir) dari

kolom yang bersangkutan Ctrl + ⇐ atau Ctrl + ⇒ Berpindah ke kolom A ( paling kiri ) atau kolom IV (

paling kanan) Tab Berpindah satu sel ke arah kanan Enter Berpindah satu sel ke arah bawah Page Up atau Page Down Berpindah satu layar ke atas atau ke bawah Alt + PageUp atau Alt + PageDown

Berpindah satu layar ke kiri atau ke kanan

Home Berpindah ke kolom A pada posisi baris semula Ctrl + Home Berpindah ke alamat sel A1 pada lembar kerja aktif

1.3.2 Baris Menu dan Toolbar Baris menu terletak pada baris kedua dalam jndela Excel, merupakan sederetan menu dan perintah digunakan untuk olah data dengan Excel. Penggunaan menu dan perintah dilakukan dengan langkah :


1. Pilih dan klik nama menu yang terdapat pada baris menu. 2. Pilih dan klik menu yang anda inginkan. Sebagai contoh perintah untuk memformat suatu sel dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Format – Cells dan pilihj perintah selanjutnya misalnya menekan tab Number. Tampilannya sesuai dengan gambar di bawah .

Excel memiliki beberapa toolbar yang dapat anda gunakan dalam mengolah data, gambar di atas menampilkan jendela buku kerja dengan dua baris Toolbar yaitu Standard dan Formatting . Anda dapat menampilkan toolbar yang lain dengan cara :

1. Pilih dan klik menu View Toolbars. 2. Pilih dan klik baris toolbar yang anda inginkan.

1.3.3 Office Assistant merupakan sebuah karakter animasi yang muncul secara otomatis sampai anda menutupnya dengan tombol Close, Office Assistant merupakan media untuk berdialog antara anda dengan Excel tentang bantuan apa yang anda inginkan.

1.4. Membuat Buku Kerja Baru Setelah buku kerja dapat anda buat dengan pilihan, pertama membuat

sebuah buku kerja yang masih kosong dan pilihan kedua menggunakan sebuah template. Template adalah sebuah buku kerja telah didesain sebelumnya yang dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan anda. Excel terbaru menyertakan template untuk laporan keuangan, faktur, formulir pemesanan barang dan sebagainya. Sebuah buku kerja baru dapat dibuat dengan langkah sebagai berikut : 1. Aktifkan dan klik menu File New atau dengan menekan tombol Ctrl +

N. Kotak dialog New yang terdiri atas enam tab ditampilkan. Langkah ini juga dapat anda lakukan dengan mengklik icon New yang terdapat pada Toolbar Standard.

2. Untuk membuat sebuah buku kerja kosong,klik tab General pada kotak dialog New, dilanjutkan pilih dan klik icon WorkBook. Sedangkan untuk membuat sebuah buku kerja template klik tab Spreadsheet Solutions, klik icon sesuai dengan lembar kerja yang diinginkan.

3. Klik OK.


1.5. Menyimpan Buku Kerja Sebuah buku kerja yang berisi sebuah lembar kerja atau sekumpulan

lembar kerja dapat disimpan ke hardisk atau disket dengan langkah : 1. Pilih dan menu File Save atau tekan Ctrl + S. Langkah ini juga dapat

anda lakukan dengan mengklik icon Save yang terdapat pada Toolbar Standard. Kotak Dialog Save As akan ditampilkan pada saat menyimpan buku kerja untuk pertama kalinya.

2. Klik Pilihan Save In, pilih serta klik drive dan folder yang akan digunakan. 3. Ketik Nama file yang diinginkan pada kotak isian File Name. 4. Klik Tombol Save.

Sebuah lembar kerja yang telah disimpan dengan perintah Save dapat

disimpan dengan nama lain. Menyimpan buku kerja dengan nama lain dilakukan dengan langkah yang hampir sama dengan menyimpan buku yang telah dijelaskan dan perbedaanya terletak pada langkah pertama Anda harus memilih dan mengklik menu File Save_As, dan untuk langkah selanjutnya sama.

1.6. Mengaktifkan Buku Kerja

1.6.1 Melalui Menu Open Proses mengaktifkan buku kerja dapat dilakukan dengan melalui menu Open dengan langkah : 1. Pilih dan klik menu File Open atau dengan menekan Ctrl + O. Langkah

ini juga dapat anda lakukan dengan klik icon Open pada toolbar Standard , kotak dialog Open ditampilkan.

2. Pada daftar pilihan Look in, pilih dan klik folder yang diinginkan atau klik salah satu jendela History, My Documents, Desktop, favorites, atau Web Folders.

3. Klik ganda buku kerja yang akan diaktifkan atau klik buku kerja yang akan diaktifkan dilanjutkan dengan menekan tombol Open.

Open, untuk mengaktifkan buku kerja.

1.6.2 Menggunakan Menu Documents Proses mengaktifkan buku kerja dapat dilakukan dengan melalui menu Documents dengan langkah : 1. Klik tombol start pada taskbar. 2. Pilih dan klik Menu Documents. 3. Klik ganda icon buku kerja yang ingin diaktifkan.

1.7. Mengganti Nama Buku Kerja Dengan cara : 1. Pilih dan klik menu Open atau klik icon Open. 2. Tempatkan penunjuk mouse pada nama buku kerja yang akan diganti 3. Klik kanan mouse, klik Rename. 4. Tekan Enter.


1.8. Menutup Buku Kerja Proses menutup buku kerja yang sedang aktif dengan memilih dan mengklik menu File Close. Dan untuk menutup aplikasi Excel keseluruhan maka klik menu File Exit atau dengan mengklik icon berbentuk silang di kanan atas jendela Excel.

Microsoft Excel Bekerja dengan Excel 2 - 1

Bekerja dengan Excel

Tujuan : Pada Bab ini diharapkan mahasiswa :

• Mengetahui jenis tipe Data • Mengetahui definisi Range • Mengetahui definisi dan cara Cut, Copy, Paste

BAB

2


2.1. Memasukkan Data Pada dasarnya bekerja dengan Excel adalah memasukkan data ke dalam lembar kerja, computer akan memproses data masukan dan menampilkan data keluaran yang diinginkan oleh pemakai. Sebuah lembar kerja terdiri dari beberapa masukan data yang bertipe teks, angka, tanggal, waktu, rumus( formula) dan fungsi.

2.1.1. Tipe data teks Teks merupakan kombinasi dari huruf, angka, spasi dan tanda baca lain yang

tidak dapat digunakan untuk operasi matematik. Defaultnya teks secara otomatis akan ditempatkan dalam format rata sisi kiri pada suatu sel. Proses memasukkan datanya cukup dengan hanya mengklik sel yang diinginkan dan ketik data yang diinginkan lalu tekan Enter maka teks yang akan diketik akan muncul dalam sel dengan posisi rata kiri. Apabila terdapat kesalahan dan akan dihapus maka tekan tombol Esc.

2.1.2. Tipe data Angka Data tipe angka meliputi karakter 0 sampai dengan 9, dan karakter khusus meliputi + - / . , ( ) dan %. Anda dapat memasukkan tanda plus,minus, bagi, tanda kurung untuk angka negative dan tanda persen ke dalam nilai yang akan dimasukkan. Sebagai contoh anda dapat memasukkan ½ , -7, (7), 50%, 0.5 dengan berbagai macam format misalkan 50% dapat ditampilkan dengan bentuk 50,0% dan sebagainya. Memasukkan data tipe angka dilakukan dengan langkah :

1. Klik mouse pada sel yang diinginkan 2. Ketrk angka,untuk angka negative diawali dengan tanda – ( minus ) atau diapit

dengan tanda kurung () dan untuk angka pecahan diawali dengan 0 misalkan 1/5 dengan menuliskan 0 1/5.

3. Tekan Enter, defaultnya adalah rata kanan.

2.1.3. Tipe data Tanggal dan Waktu Tipe data tanggal dan waktu ini dapat anda ketikkan dengan tampilan format yang beragam. Ketika anda memasukkan tanggal dengan format 9-9-99. Excel mengubah tanggal tersebut menjadi suatu angka yang menyatakan angka dari hari-hari antara tanggal 1 Januari 1930 dan tanggal tersebut. Tampilan tanggal 9-9-99 ditampilkan secara otomatis oleh Excel menjadi 09/09/99 atau format lain. Format tersebut dinamakan dengan nama Autoformat. Contoh format umum untuk tanggal dan waktu dapt dilihat table dibawah : Format Contoh Tampilan D – M 14 – 9 DD – MM 14 – 09 DD – MM – YY atau DD/MM/YY 14-09-99 atau 14/09/99 HH:MM 10:30 HH:MM:SS 10:30:15 HH:MM AM/PM 10:30 PM Memasukkan data tipe angka dilakukan dengan langkah :

1. Klik mouse pada sel yang diinginkan


2. Ketik tanggal dan waktu dalam format yang ingin anda tampilkan menggunakan tanda hubung minus ( - ) atau garis miring ( / ) misalkan 1 Oktober 1999 jam 10:10 diketik dengan format 1-10-99 10:10 atau 1/10/99 10:10

3. Tekan Enter, defaultnya adalah rata kanan bila tidak dikenal Excel dalam format tanggal waktu maka ditampilkan dengan format rata kiri.

2.1.4. Rumus ( Formula ) Rumus berupa instruksi matematika dalam suatu sel/ range pada lembar kerja dengan operator matematik berikut +,-,/,* dan ^. Hirarki operator matematik dalam proses penghitungan dimulai dengan pangkat ( ^ ), kali ( *), dan tambah ( + ) atau kurang ( - ). Akan tetapi jika perhitungan didalam tanda kurung ( ) maka Excel akan mendahulukannya. Pengisian rumus selalu diawali dengan tanda sama dengan (=). Contoh seperti dalam gambar berikut ini

Pada sel F7 terdapat rumus = D7 * E7 , artinya isi sel D7 dikalikan dengan isi sel E7 dan hasilnya ditempatkan di sel F7. Penulisan suatu rumus dengan langkah :

1. Klik mouse pada sel F7 2. Ketik tanda sama dengan ( = ). 3. Pilih atau klik sel D7 4. Ketik tanda * ( kali ) 5. Pilih atau klik sel E7 6. Tekan Enter.

Penulisan sel dengan menunjuk sel akan memperkecil kemungkinan salah ketik. Apabila isi sel itu digeser atau diperbaharui isinya, maka rumus yang mengacu ke sel tersebut akan berubah secara otomatis. Perhatikan penjelasan berikut ini :

2.1.4.1 Referensi ke Sheet Lain dalam WorkBook yang sama Anda dapat menuliskan rumus yang mengacu pada sel lain dalam sheet yang berbeda dalam buku kerja yang sama. Misalnya untuk menghitung Current Rasio pada sel D5 ( sheet Rasio ), mengacu pada data yang terdapat dalam sel D11 dan sel D21 dalam sheet Neraca yang hasilnya diperlihatkan sebagai berikut :


Penulisan rumus tersebut dengan cara :

1. Tempatkan penunjuk ke sel pada D5 dalam sheet Rasio 2. Ketik = ( tanda sama dengan ) 3. Klik penunjuk sel pada nama sheet Neraca, perhatikan tanda lingkaran berikut

4. Klik pada sel B2, ketik lagi tanda bagi ( / ) selanjutnya klik pada sel B12

diakhiri menekan Enter. 5. Setelah anda menekan Enter, jika sheet Rasio diaktifkan maka rumus

ditampilkan adalah =Neraca!B2/Neraca!B12.

2.1.4.2 Referensi ke Sheet dalam WorkBook yang lain Penulisan rumus dengan mengacu ke workbook yang lain dikatakan dengan referensi eksternal pada dasarnya tidak berbeda dengan pembahasan referensi ke sheet lain dalam workbook yang sama. Misal data pada sel C5 yang terdapat pada sheet Neraca pada Workbook financial mengacu pada sel D20 sheet Piutang pada workbook penjualan. Penulisannya adalah :

1. Aktifkan kedua workbook ( Finansial maupun Penjualan ) , gunakan tampilan fasilitas multi windows sehingga kedua sheet tersebut akan tampil bersamaan di layer computer.

2. Aktifkan workbook Finansial, klik sheet neraca, selanjutnya ditempatkan penunjuk sel pada C5.

3. Ketik = ( sama dengan) 4. Aktifkan workbook Penjualan dengan mengklik di sembarang tempat pada

jendela workbook tersebut. 5. Klik sheet Piutang, selanjutnya klik pada sel D20 diakhiri dengan menekan

Enter. 6. Rumus pada sheet Neraca ( sel D5 ) workbook Finansial akan terlihat :

[Penjualan.XLS]Piutang!$D$20.

2.1.5. Fungsi Fungsi merupakan rumus siap pakai yang digunakan sebagai alat Bantu dalam proses penghitungan. Excel menyediakan ratusan fungsi siap pakai diantaranya matematika ( trigonometri ), statistic, financial, lookup dan referensi, database dan sebagainya.


Salah satu fungsi adalah AutoSum ( tampilan icon di samping kri ), berfungsi untuk menjumlahkan angka pada suatu range. Sebagai contoh pada sel E7 digunakan untuk menjumlahkan angka yang terdapat pada range E5:E6 seperti gambar dibawah :

Pengisian data pada sel F8 dilakukan dengan langkah :

1. Klik mouse pada sel E7. 2. Klik icon AutoAum pada toolbar Standard. 3. Sorot Range E5:E6. 4. Tekan Enter.

2.2. Mengedit Data Kadangkala data yang kita masukkan salah dan ingin kita rubah, maka langkah-langkagnya adalah :

1. Tempatkan penunjuk sel pada sel atau blok data pada sekelompok sel yang akan diperbaiki

2. Tekan tombol F2 atau klik mouse sebanyak dua kali. 3. Perbaiki data yang salah diakhiri dengan menekan Enter atau jika ingin

dibatalkan maka tekan tombol Escape.

2.3. Memindahkan, Menyalin Data

2.3.1. Memindahkan data Untuk memindahkan data pada suatu sel atau range ke tempat lain dilakukan dengan langkah :

1. Sorot sel/range yang akan dipindahkan. 2. Pilih dan klik menu Edit > Cut atau dengan menekan tombol Ctrl + X, langkah

kedua juga dapat anda lakukan dengan klik icon Cut pada toolbar Standard seperti gambar dibawah.

3. Pindahkan penunjuk sel ke posisi yang diiinginkan. 4. Pilih dan Klik menu Edit > Paste atau dengan menekan tombol Ctrl + V atau

tekan tombol Enter.


2.3.2. Menyalin data Untuk menyalin data pada suatu sel atau range ke tempat lain dilakukan dengan langkah :

1. Sorot sel/range yang akan disalin. 2. Pilih dan klik menu Edit Copy atau dengan menekan tombol Ctrl + C,

langkah kedua juga dapat anda lakukan dengan klik icon Copy pada toolbar Standard seperti gambar.

3. Pindahkan penunjuk sel ke posisi yang diiinginkan. 4. Pilih dan Klik menu Edit Paste atau dengan menekan tombol Ctrl + V atau

tekan tombol Enter.

Cut, berfungsi untuk memindahkan data. Copy, berfungsi untuk menyalin data.

Paste, berfungsi untuk menempatkan data yang dipindah atau disalin.

2.4. Membersihkan dan Menghapus Data Membersihkan data hanya akan meniadakan isi suatu sel atau range sedangkan menghapus data disamping menghapus isi suatu sel secara otomatis juga menghapus kolom atau baris yang bersangkutan.

Proses membersihkan data dilakukan dengan langkah : 1. Sorot sel atau range yang berisi data yang akan dihapus. 2. Pilih dan klik menu Edit Clear Contents Del atau tekan mouse sebelah

kanan klik Clear Contents.

Proses untuk menghapus isi suatu sel atau range dilakukan dengan langkah : 1. Sorot sel atau range yang berisi data yang akan dihapus. 2. Pilih dan klik menu Edit Delete. Kotak Dialog Delete, klik Entire Row

pada kotak Dialog Delete untuk menghapus baris atau Entire Column untuk menghapus kolom. Atau tekan mouse sebelah kanan klik pilihan Delete.

3. Klik tombol OK.

Microsoft Excel Rumus & Fungsi II 3 - 1

Format Tampilan


• Mengatur format tampilan data pada Microsoft Excel • Mneggunakan fasilitas Auto Format

BAB

3


3.1. Format Tampilan Excel mempunyai fasilitas untuk memformat berbagai tampilan data meliputi

angka, posisi data pada suatu sel/range, jenis dan efek pencetakan huruf, bingkai, pola/corak latar belakang suatu sel/range dan proteksi data. Sebagai contoh, setiap anda bekerja dengan Excel maka dilembar kerja terlihat grid-grid dan bila dicetak maka garis-garis tersebut tidak akan tercetak. Bila anda ingin agar garis-garis table tersebut dicetak maka anda perlu menambahkannya lewat Format > Border dan contoh yang lain adalah misalnya anda ingin agar pada saat anda mengetikkan angka 25 maka Excel akan otomatis memformat angka tersebut menjadi format Rp 25,00, $25 , 25 tahun dan format-format yang anda inginkan. Menentukan format tampilan data dilakukan dengan menggunakan perintah Format Cells dengan langkah :

1. Sorot sel / range yang ingin diformat 2. Pilih dan klik menu format Cells atau menekan tombol Ctrl + I. Excel

menampilkan kotak Dialog Format Cells. 3. Klik salah satu Tab misalnya Number, Alignment, Font, Border, Patterns dan

Protection. Penjelasannya adalah sebagai berikut :

3.1.1. Number Fasilitas Number ini digunakan untuk memformat nilai numeric yang terdiri atas beberapa angka yang mewakili angka, nilai satuan mata uang, tanggal, waktu, persentase dan lain-lain. Tampilannya seperti di bawah :

• Daftar Pilihan Kategory berisi kelompok data yang dapat dipilih dengan mengklik

salah satu pilihan jika anda inginkan • Kotak sample menampilkan contoh tampilan sesuai dengan tipe yang dipilih • Dibawah pilihan kotak sample menampilkan bentuk format tampilan yang dapat

dipilih dengan cara mengklik pilihan yang diinginkan Pilihannya sesuai dengan table dibawah :


Format Angka Keterangan General Menampilkan nilai dengan format sesuai

yang anda inginkan Number Digunakan untuk menampilkan angka

dengan tempat angka desimal. Angka negatif ditampilkan warna merah atau diawali dengan tanda minus ( - )

Date Menampilkan format tanggal yang dapat ditampilkan dengan format hari bulan dan tahun dengan tanda pisah /, -, atau spasi

Time Menampilkan format waktu yang ditampilkan dengan format jam menit detik.

Currency dan Accounting Menampilkan simbol mata uiang Rp,$ dan sebagainya dengan memilih kotak pilihan simbol dan menetukan tempat desimal serta tampilan untuk angka negatif

Percentage Menampilkan format angka yang ditambahkan tanda % pada bagian belakang angka tersebut

Fraction Menampilkan angka berbentuk pecahan seperti ½ , 1/3 dan sebagainya.

Scientific Menampilkan angka dalam notasi ilmiah Text Menampilkan teks dan angka pada

sebuah sel atau range Special Didesain khusus untuk menampilkan

format kode pos, nomor telpon, dan jaminan sosial

Custom Untuk memformat data sesuai kehendak anda. Simbol # mewakili sebuah angka atau karakter dan 0 mewakili sebuah angka nol

3.1.2. Alignment Berfungsi mengatur penjajaran data yang tersimpan pada suatu sel atau range dengan posisi rata kiri, rata kanan, ditengah sel atau kolom. Perataan tampilan data secara vertikal dan mengatur orientasi dan derajat kemiringan data / teks. Tampilannya seperti di bawah.


• Tombol daftar pilihan Horizontal digunakan untuk memilih perataan tampilan

secara horizontal. Keterangan daftar pilihan Horizontal dan tombol pada toolbar standard yang fungsinya sama : - Align Left , menampilkan dengan posisi rata kiri pada suatu kolom tertentu - Center, menampilkan dengan posisi rata tengah pada suatu kolom tertentu - Align Right , menampilkan dengan posisi rata kanan pada suatu kolom tertentu - Merge and Center, menampilkan data dengan posisi di tengah beberapa kolom

tertentu • Tombol daftar pilihan Vertikal digunakan untuk memilih perataan tampilan secara

vertikal. - Top , menampilkan dengan posisi di bagian atas pada suatu sel - Center, menampilkan dengan posisi di tengah pada suatu sel tertentu - Bottom , menampilkan dengan posisi di bagian bawah pada suatu sel tertentu - Merge and Center, menampilkan data dengan posisi di tengah beberapa kolom

tertentu • Kotak orientation digunakan untuk mengatur orientasi dan derajat posisi

kemiringan data / teks. • Kotak Teks Control.

- Wrap text, pilihan untuk melipat teks dalam suatu sel - Shrink to fit, pilihan untuk merapatkan teks. - Merge Cells, pilihan jika anda akan menggabung sel.

3.1.3. Font Digunakan untuk memilih jenis, ukuran, tampilan warna dan efek khusus huruf. Sperti gambar di bawah :


• Kotak pilihan Font berfungsi memilih jenis huruf • Font Style, digunakan untuk memilih gaya tampilan : standar ( Regular ), miring (

Italic) , tebal ( Bold ), dan tebal miring ( Bold Italic ). • Kotak pilihan Size, untuk memilih ukuran huruf. • Kotak pilihan Underline, untuk memilih berbagai macam variasi garis bawah. • Kotak pilihan Color, memilih warna huruf. • Effect untuk memilih efek khusus sesuai dengan apa yang anda inginkan dengan

mengklik pilihan : - Strikethrought, maka karakter akan tercoret. - Superscript, menempatkan posisi karakter agak ke atas dibandingkan posisi

standar misal : X2 - Subscript, menempatkan posisi karakter agak ke bawah dibandingkan posisi

standar misal : H2SO4

3.1.4. Border Digunakan untuk membuat bingkai ( garis tepi ) pada suatu sel atau range. Seperti gambar dibawah :


• Preset pilih dan klik tombol :

- None digunakan untuk menghapus seluruh bingkai dan garis pembats yang dibuat

- Outline digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel / range - Inside digunakan untuk menempatkan garis pada bagian dalam range.

• Border menampilkan berbagai pilihan garis pembatas yang dapat dipilih • Style menampilkan bentuk dan gaya tampilan garis • Color untuk menampilkan warna garis yang ditampilkan

3.1.5. Patterns Digunakan untuk memberi warna dan corak/ pola latar belakang suatu sel / range. Tampillannya :


• Color untuk menampilkan warna yang diinginkan. • Pattern untuk memilih pola / corak latar belakang yang dikehendaki. • Sampel menampilkan contoh hasil pilihan.

3.1.6. Protection Untuk mengamankan data dengan mengunci dan atau menyembunyikan formula yang dibuat.

3.2. AutoFormat Excel menawarkan 16 desain format tabel yang dapat anda terapkan dengan mudah dan cepat pula pada sebuah lembar kerja sehingga akan tampil lebih menarik. Anda cukup mengklik format yang dipilih tanpa perlu lagi bersusah payah merformat tabel dengan menu Format Cells. Fasilitas AutoFormat dapat anda terapkan dengan langkah :

1. Sorot Range dalam lembar kerja yang sel datanya akan diformat. 2. Pilih dan klik menu Format AutoFormat. Kotak dialognya seperti gambar

dibawah.

3. Pilih format yang anda inginkan dengan mengklik desain tampilan. Tekan tombol Option apabila ada beberapa elemen yang tidak Anda inginkan, kotak dialog AutoFormat ditampilkan dengan tambahan bagian Format to Apply.

4. Klik tombol OK.


3.3. Mengubah ukuran Sel Langkah-langkahnya adalah :

1. Tempatkan penunjuk sel pada kolom baris yang akan diubah. 2. Pilih dan klik menu Format Column Width. Kotak dialog Column Width

ditampilkan seperti dua gambar dibawah atau Format Row Height untuk baris.

3. Pada kotak isian Column Width, isikan angka ( default 8,5 ) untuk menentukan lebar kolom, diakhiri dengan menekan Enter. Pada kotak isian Rows Height , isikan angka ( default 12,75 ) untuk menentukan tinggi baris yang diinginkan tekan OK untuk mengakhirinya.

Dan untuk mengubah ukuran sel dengan mouse adalah :

1. Arahkan mouse pada batas kanan huruf yang akan diubah lebarnya atau sedert kolom baris kemudian temptkan mouse pada batas kanan huruf sehingga penunjuk mouse berubah menjadi panah dua arah.

2. Geser batas kolom tersebut ke kiri atau kekanan untuk kolom dan keatas atau kebawah untuk baris sesuai yang diinginkan.

Anda juga dapat mengubah lebar kolom sesuai dengan isi terlebar dengan langkah :

1. Tempatkan pointer mouse pada batas kanan huruf yang akan diubah lebarnya. 2. Klik ganda pada batas kolom tersebut


Menyisipkan Obyek


• Dapat menyisipkan berbagai objek pada Microsoft Excel

BAB

4


4.1. Menyisipkan Obyek pada lembar kerja Tampilan sebuah lembar kerja akan lebih menarik dan hidup apabila ditambahkan dengan gambar atau obyek lain sehingga tidak membosankan pengguna dalam mengoperasikan Excel. Excel menyediakan banyak variasi tools untuk cetakan dan efek khusus sangat menarik yang bisa digunakan untuk memperindah hasil cetakan lembar kerja anda. Diantaranya adalah Clip Art, Word Art, atau toolbar Drawing. Dengan fasilitas ini anda bisa menambahkan gambar, membuat tampilan-tampilan variasi teks atau huruf yang mempunyai nilai seni menakjubkan dan menambahkan obyek gambar yang dibuat program lain

4.1.1. Clip Art Obyek ini berbentuk gambar ( sudah tersedia ) atau gambar yang dihasilkan dari program gambar melalui scanner dapat ditambahkan untuk memperindah lembar kerja yang dibuat. Proses penempatan obyeknya adalah :

1. Tempatkan penunjuk sel pada posisi penempatan gambar yang diinginkan. 2. Pilih dan klik menu Insert Picture Clip Art. Kotak Dialog akan tampak

seperti ini : 3. Klik Tab picture. Klik salah satu pilihan kategori. Pilih dan klik gambar yang

anda inginkan. 4. Kotak Dialog Insert Clip Art menampilkan beberapa gambar sesuai dengan

pilihan Categories yang anda pilih.

4.1.2.1. Word Art Salah satu cara mempercantik tampilan lembar kerja adalah fasilitas WordArt. Dengan fasilitas ini anda dimungkinkan membuat tampilan variasi teks atau huruf yang bernilai seni dan tidak ditemui dalam pilihan font yang ditawarkan Excel. Perhatikan contoh di bawah :

Langkah yang dilakukan untuk menempatkan variasi huruf atau teks dengan fasilitas Word Art adalah sebagai berikut :

1. Tempatkan pointer mouse pada posisi penempatan yang diinginkan. 2. Pilih dan klik menu Insert Picture WordArt

Atau

1. Tampilkan toolbar Drawing jika belum ada, melalui menu View Toolbars Drawing.

2. Klik icon Insert Word Art.

Icon Insert Word Art


Kotak Dialog WordArt Gallery ditampilkan seperti gambar :

3. Klik bentuk WordArt yang diinginkan, pilih jenis dan ukuran huruf ( bila perlu )

4. Ketik teks yang anda inginkan 5. Klik OK.

4.1.2.2. Modifikasi Word Art Teks yang sudah ditempatkan dalam lembar kerja masih memungkinkan untuk dimodifikasi lagi dengan menggunakan perintah-perintah yang terdapat pada toolbar WordArt seperti dijelaskan tabel dibawah :

Fungsi Keterangan Insert Word Art Menyisipi Word Art Edit Text Mengubah bentuk dan ukuran huruf Word Art Gallery Memilih Word Art Gallery Format Word Art Memformat Word Art Word Art Shape Memilih bentuk Free Rotate Memutar Word Art Word Art same letter Height Mengatur tinggi teks secara proporsional Word Art vertical Text Posisi Word Art vertikal Word Art Alignment Mengatur perataan Word Art Character Spacing Mengatur spasi antar karakter Word Art


4.1.3. AutoShapes Lembar kerja yang telah dibuat dapat dilengkapi dengan dan dipercantik dengan fasilitas AutoShapes. Fasilitas ini digunakan untuk membuat garis maupun penghubungnya,variasi shapes, tanda panah bentuk blok, bagan arus, banner dan callouts. Apabila anda ingin menggunakan fasilitas ini maka anda harus mengaktifkan dulu toolbars AutoShapes melalui menu Insert > Picture > Autoshapes. Sehingga seperti gambar di bawah :

Dimana fungsinya dari kiri ke kanan adalah :

- Lines, berfungsi untuk membuat garis, baik garis lurus maupun yang berujung panah.

- Connector, untuk membuat garis penghunbung antara beberapa garis yang dibuat dengan fasilitas line.

- Basic Shapes, menggambar berbagai variasi shapes yang menarik untuk mempercantik tampilan.

- Block Arrows, untuk membuat gambar berbagai variasi tanda panah berbentuk blok.

- Flowchart, untuk membuat bagan aliran data, pada setiap simbol dapat diberi keterangan tambahan.

- Stars and Banners, untuk membuat berbagai macam variasi gambar bintang dan banner.

- Callout, membuat callout yang dapat ditambahkan teks misalnya untuk membuat komentar.

- More Autoshapes, Apabila anda belum puas dengan fasilitas AutoShapes anda bisa menggunakan fasilitas ini.

Langkah-langkahnya adalah :

1. Klik salah satu tombol toolbar ( Line, Connector, Basic Shapes, Block Arrows, Flowchart, Stars dan Banners atau More AutoShapes ), selanjutnya pilih dan klik gambar simbol yang anda inginkan. Lalu perhatikan setelah langkah inimaka pointer mouse akan berubah menjadi tanda + ( crosshair ).

2. Tempatkan pointer tersebut ke posisi awal penempatan gambar atau simbol ( berupa garis, tanda panah, flowchart dsb ). Dilanjutkan dengan klik dan geser mouse sehingga berbentuk gambar atau simbol yang sesuai dengan ukuran yang anda inginkan.


Rumus dan Fungsi I


• Mengerti konsep sel relatif dan sel absolut • Dapat menggunakan rumus sederhana • Memahami konsep paste special • Dapat menggunakan Toolbar Auditing • Memahami konsep penamaan sel

BAB

5


5.1. Rumus dan Fungsi Microsoft merupakan perangkat lunak spreadsheet yang diposisikan untuk mengolah angka yang mengharuskan pemakai berhadapan dengan penggunaan rumus dan fungsi untuk menyelesaikan masalah. Rumus dan fungsi dalam Excel mempunyai pengertian yang berbeda, rumus berupa instruksi matematika dalam suatu sel / range dalam lembar kerja dengan operator matematik : +, -, /, *, dan ^. Kalau Fungsi merupakan rumus siap pakai diantaranya fungsi tanggal, waktu, matematika, dan trigonometri, finansial , lookup dan sebagainya. Fungsi siap pakai pada Excel dapat anda aktifkan dengan mengklik icon Paste Function yang terdapat dalam toolbar standard seperti pada gambar berikut. Selanjutnya Excel menampilkan kotak dialog Paste Function seperti gambar di bawah :

5.2. Sel Absolut dan Sel Relatif Sebelum kita menginjak pada pemakaian rumus lebih baik kita mengerti tentang definisi sel relatif dan sel absolut karena bisa mempermudah dalam pengerjaan untuk rumus-rumus yang akan datang.

5.2.1 Sel Relatif Sel relatif ( sel bebas ) adalah alamat sel jika disalin akan menyesuaikan dengan tempat lokasi yang baru. Perhatikan contoh di bawah :


Pada gambar diatas akan dihitung jumlah dari perkalian unit terjual dengan

harga satuan barang.Rumus pada sel G5 adalah =E5*F5. Pengisian data pada sel G6 dilakukan dengan menyalin rumus dari G5, sehingga rumus sel bersangkutan =E6*F6. Anda perhatikan saat menyalin rumus ke bawah, posisi baris akan menyesuaikan dengan baris yang baru yaitu lima menjadi enam.

5.2.2 Sel Absolut berarti sel tersebut baik kolom maupun barisnya terkunci ( absolut baris dan

kolom ), sebagai contoh $B$4 jika sel tersebut disalin maka posisi kolom dan barisnya tetap. Seperti di bawah :

Penjelasan studi kasus di atas adalah membuat daftar harga bensin dengan

perkalian antara jumlah liter dengan harga perliternya. Maka anda membuat daftar jumlah liternya ( range B8 : B17 ), sel C8 diisi dengan rumus =$B$5*B8 selanjutnya salin ke range C9 : C17. Jika anda perhatikan maka referensi sel B5 selalu tetap akan disalin sehingga jika anda klik sel C17 maka tampil rumus =$B$5*B17.


5.3. Rumus Sederhana

5.3.1 Aritmetika Penulisan rumus pada Excel kebanyakan menggunakan referensi sel, misalnya pada sel E5 terdapat rumus =C5*D5. artinya sel E5 berisi data yang mengacu ke alamat sel C5 dan D5, jika terjadi perubahan angka pada sel tersebut maka hasil perhitungan akan diperbaharui. Penulisan rumus dengan menunjuk referensi sel sangat dianjurkan untuk mengurangi kemungkinan salah ketik, sehingga penulisan rumus pada sel E5 dilakukan dengan langkah berikut ini :

1. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan, dalam contoh sel E5. 2. Ketik tanda sama dengan ( = ), dilanjutkan dengan klik sel E5. 3. Ketik tanda kali ( * ), dilanjutkan dengan klik sel C5. 4. Tekan Enter.

Dan penggunaan rumus aritmetika dapat anda lakukan dengan operator matematik seperti :

OPERATOR ARTI ( CONTOH )

+ (plus) Penjumlahan (3+3)

– (min) Pengurangan (3–1) Negatif (–1)

* (asterisk) Perkalian (3*3)

/ (slash) Pembagian (3/3)

% (persen) Persen (20%)

^ (caret) Pangkat (3^2)

5.3.2 Teks

Gunakan tanda dan (&) untuk menggabungkan atau menyambung satu, atau lebih string test untuk menghasilkan satu kata.


& (ampersand)

Menyambung dua nilai teks untuk menghasilkan satu kata ("North"&"wind")

5.3.3 Komparasi Rumus yang menggunakan perbandingan antara cell satu dengan cell yang lain dan menggunakan operator <, =, >, <=, >=, <>. Dan biasanya mengembalikan dua nilai saja jika bernilai benar maka hasilnya TRUE, dan kalau salah hasilnya FALSE. Misalnya ingin membandingkan cell A1 dengan A2 dan ingin dibandingkan apakah A1 > B1 dan hasilnya diletakkan pada C1. Langkah-langkahnya adalah : 1. Isikan 5 pada sel A1 2. Isikan nilai 3 pada sel B1


3. Kemudian letakkan pointer pada C1. 4. Masukkan rumus =A1>B1. 5. Tekanlah Enter maka hasilnya adalah TRUE.


= Sama dengan (A1=B1)

> Lebih besar dari (A1>B1)

< Lebih kecil dari (A1<B1)

>= Lebih besar sama dengan (A1>=B1)

<= Lebih kecil sama dengan (A1<=B1)

<> Tidak sama dengan (A1<>B1)

5.4. Paste Special Gunanya adalah untuk menyalin suatu sel tetapi tidak ingin formulanya ikut disalin, jadi kita ingin menyalin nilainya saja, formulanya saja, format selnya saja, validation saja, commentsnya saja dan lain-lain (lihat gambar).

Caranya cukup dengan mengklik sel yang akan kita salin dan klik tombol

Copy lalu kita arahkan pointer mouse ke sel yang kita inginkan lalu klik kanan mouse dan pilihlah Paste Special. Langkah ini juga bisa dilakukan dengan cara : 1. Klik tombol Copy 2. Pilih menu Edit Paste Special. 3. Kita pilih apa saja yang akan kita salin misalnya saja nilainya maka kita pilih radio button Value. 4. Klik OK.


5.5. Toolbar Auditing Untuk mengaktifkanya anda perlu mengklik menu View Toolbars Formula Auditing. Ada tiga jenis operasi dalam fasilitas auditing : Trace Precedents, Trace Dependents, dan Trace errors.

Trace Precedents digunakan untuk menandai sel-sel yang masuk ke dalam

suatu formula. Trace Dependents dipakai untuk menunjukkan letak formula yang memakai sel tersebut sebagai referensinya. Sedamgkan Trace Error dipakai bila muncul pesan kesalahan, yang membuat anda perlu mencari letak sel yang dipakai sebagai referensi formula tersebut. Untuk mengaktifkan operasi-operasi tersebut sangat mudah, anda tinggal mengklik sel yang akan diperiksa lalu klik tombol-tombol operasi auditing yang terdapat dalam toolbar auditing. Sebagai contoh, perhatikan gambar di bawah:

Sel B5 berisi formula =B1+B2+B3+B4. Klik sel B5 tersebut, lalu klik tombol

Trace Precedents pada toolbar auditing. Pada lembar kerja akan muncul tanda panah yang mengarah ke sel B5, dan di tiap sel yang dipakai sebagai referensi formula akan diberi titik, dalam hal ini adalah sel B1, B2, B3, dan B4.

Contoh Lain, sel D11 berisi formula =(B11+C11)/2. Sekarang klik sel B11, lalu klik tombol Trace Dependents. Ternyata akan muncul tanda panah yang mengarah ke sel D11, dan sel B11 diberi titik. Ini menunjukkan sel B11 dipakai sebagai referensi oleh formula yang ada pada sel D11.

Dalam toolbar auditing juga terdapat tombol New Comments. Ini merupakan fasilitas yang berguna untuk membuat catatan pada sel-sel tertentu. Jika anda mengklik sel tersebut akan muncul sebuah text box yang berisi catatan.

5.6. Penamaan Sel Bila data yang diolah cukup banyak, boleh jadi anda merasa kesulitan menentukan posisi sebuah data. Untuk mengatasinya Anda bisa menamai range tertentu sehingga saat membuat formula anda tinggal mengetikkan nama range untuk dipakai sebagai referensi formula. Caranya :

1. Klik sel atau range data yang akan diberi nama, kemudian klik name box yang ada di sudut kiri atas lembar kerja. Masukkan nama yang anda inginkan


2. Anda juga bisa menamai range menggunakan teks yang telah ada pada lembar kerja. Caranya pilih range sel terdapat teks di dalamnya, lalu klik menu Insert

Name Create. Tandai lokasi teks yang akan dipakai sebagai nama range. Misalnya bila teks ada di ujung kiri range, tandai pilihan left Column, lalu klik OK.

3. Bila sudah tidak butuh. Anda bisa menghapus nama range. Caranya klik menu Insert Name Define. Kotak dialog Define Name akan muncul di layar. Pada daftar Names in WorkBook, klik nama sel yang akan dihapus lalu tekan tombol Delete. Klik OK.

Contoh sederhana pemanfaatan nama range seperti Gambar di bawah. Formula pada sel C10 merupakan total penjualan di bulan Januari, tidak lagi memakai nama sel ( C7 sampai C9 ) sebagai referensi , tapi langsung memakai nama range ( Sedan_Kancil, Minibus_Rusa, dan Bus_Simba ).


Rumus dan Fungsi II


• Mengenal berbagai fungsi pada Microsoft Excel

BAB

6


6.1. Fungsi Seperti yang sudah dijelaskan pada bab 5 bahwa fungsi ini merupakan rumus siap pakai diantaranya fungsi tanggal, waktu, matematika, dan trigonometri, finansial , lookup dan sebagainya.

6.1.1 Matematika & Trigonometri Studi Kasus sebuah perusahaan memiliki laporan penjualan selama bulan Juli 2002, jumlah penjualan masing-masing barang yang terdapat dalam range F6 : F8 dan hasilnya akan diletakkan pada sel F9. Penyelesainnya dengan mudah menggunakan fungsi SUM. Dengan langkah-langkah : Cara Pertama :

1. Klik pada sel F9 2. Klik menu Insert > Function. 3. Pilih SUM pada Select a Function. Perhatikan gambar :

4. Klik Ok maka akan tampil Kotak Dialog SUM. 5. Klik tombol pemilihan range pada Number1, sorot range F6:F8. 6. Klik tombol pemilihan range untuk kembali ke kotak dialog SUM. Anda

cukup hanya mengisi data pada Number1 karena data hanya terdapat dalam satu range, perhatikan gambar :


7. Klik tombol OK. Hasil penjumlahan ditampilkan pada sel F9. Lihat gambar.

Cara Kedua : 1. Tempatkan penunjuk pada sel F9. 2. Ketik tanda sama dengan (=). 3. Ketik SUM, dilanjutkan dengan menunjuk range F6:F8. 4. Tekan Enter, selesai.

6.1.2 Logika Fungsi IF banyak digunakan untuk menyelesaikan masalah dalam skenario untuk menyelesaikan berbagai masalah. Penerapan fungsi logika memerlukan adanya pernyataan atau test logika dengan salah satu operator relasi berikut ini : =, >, <, <=, >=, dan <>. Tes logika dapat dikembangkan dengan fungsi AND, OR, NOT. Fungsi ini mempunyai bentuk : Tanda baca yang meliputi : “ (Petik ganda) artinya untuk mengapit piliha yang berbentuk huruf/kata , (koma) artinya untuk memisahkan syarat dengan pilihan benar dan pilihan salah Sedangkan untuk pilihan yang berupa angka tidak perlu diberi tanda baca


Fungsi IF Tanpa Relasi Mengembalikan satu nilai jika kondisi yang anda cek itu bernilai BENAR dan bernilai yang lain jika keadaannya itu sebaliknya. Sintaksnya : IF( KONDISI , NILAI JIKA BERNILAI BENAR, NILAI JIKA BERNILAI SALAH) Contoh 1 : A B 1 Nilai Keterangan 2 50 = IF ( A2 > 60 ,”LULUS”,”GAGAL”) Keterangan : Jika Nilai A2 lebih besar dari 60 maka Hasil yang akan diletakkan pada B2 adalah LULUS sedangkan sebaliknya bila lebih kecil sama dengan dari 60 maka dia akan GAGAL. Untuk Contoh di atas maka hasilnya akan GAGAL Contoh II : A B 1 Pengeluaran Prediksi 2 50 25 3 40 75

Rumus Keterangan =IF(A2>B2,”Over Budget”,”OK”) Cek apakah baris pertama over budget ( Over

budget ) =IF(A3>B3,”Over Budget”,”OK”) Cek apakah baris kedua over budget ( OK )

Contoh III ( Nested IF) : A 1 Nilai 2 75 3 100 4 20

Rumus Keterangan =IF(A2>80,”A”,IF(A2>60,”B”,”C”) Memberi Nilai Angka pada Nilai pertama ( B ) =IF(A3>80,”A”,IF(A3>60,”B”,”C”) Memberi Nilai Angka pada Nilai kedua ( A ) =IF(A4>80,”A”,IF(A4>60,”B”,”C”) Memberi Nilai Angka pada Nilai ketiga ( C )

Keterangan : Jadi ketika pertama kali mengecek sel A2 akan dibandingkan dengan nilai 80 maka jika hasilnya bernilai benar maka cell akan bernilai A. Jika salah maka dia akan menuju fungsi IF yang kedua yaitu mengecek apakah lebih besar dari 60, jika bernilai benar maka cell akan bernilai B. Jika salah maka cell bernilai C.


Fungsi AND Mengembalikan nilai TRUE bila semua argument bernilai benar dan bernilai FALSE bila satu atau lebih argument bernilai salah. Sintaks :

AND ( KONDISI 1 , KONDISI 2 , …)

A 1 Nilai 2 50 3 104

Contoh Rumus :

Rumus Keterangan =AND ( 1< A2, A2 < 100 ) Bernilai TRUE sebab nilai 50 terletak di antara 1

dan 100 =IF(AND(1<A3, A3<100), A3, "Nilai di luar Range")

Menampilkan hasil pesan “Nilai di luar range” sebab nilai A3 bukan di antara 1 dan 100.

=IF(AND(1<A2, A2<100), A2, "Nilai di luar Range")

Menampilkan angka A2 sebab 50 berada di antara 1 dan 100.

Fungsi OR Mengembalikan nilai TRUE jika salah satu argumen bernilai TRUE dan mengembalikan nilai salah jika semua argumen bernilai FALSE. Sintaks :

OR ( KONDISI 1 , KONDISI 2 , …)

A B 1 Rumus Nilai 2 = OR ( 1+1 = 1, 2+2 =5 ) Semua argumen bernilai Salah ( FALSE ) 3 = OR ( TRUE, FALSE,

FALSE ) Minimal satu argumen bernilai Benar ( TRUE )

Fungsi NOT Mengembalikan nilai berlawanan dengan nilai yang dicek dan Cuma bernilai TRUE atau FALSE. Sintaks :

NOT ( KONDISI LOGIKA )

A B 1 Rumus Nilai 2 = NOT ( FALSE ) Membalik nilai FALSE menjadi TRUE


3 = NOT ( 1+1 =2 ) Membalik persamaan bernilai TRUE menjadi FALSE

6.1.3 Tanggal & Waktu

Fungsi NOW Mengembalikan nilai tanggal dan waktu sekarang. Sintaks :

NOW ( )

Fungsi DATE Mengubah tanggal,bulan, tahun menjadi format waktu . Sintaksnya :

DATE ( tahun, bulan, tanggal )

Contoh : A B C 1 Tahun Bulan Tanggal 2 2002 8 17

Rumus Keterangan =DATE(A2,B2,C2) Serial data tanggal menggunakan sistem penanggalan tahun

1900 ( 17/08/2002 , 37485, atau yang lain )

Catatan : Untuk melihat bentuk-bentuk format tanggal, pilih sel dan dan klik Cells pada menu Format. Klik tab Number, Bila ingin format sebagai Serial Number maka klik General pada box Category.

Fungsi DAY, MONTH, YEAR. Mengembalikan nilai tanggal, bulan dan tahun dari format tanggal. Contoh : A 1 Tanggal 2 17-Aug-02

Rumus Keterangan =DAY ( A2 ) Tanggal dari sel A2 adalah 17 =MONTH( A2 ) Bulan dari sel A2 adalah 8 =YEAR( A2 ) Tahun dari sel A2 adalah 2002

Fungsi TIME Mengubah waktu jam, menit, detik menjadi format waktu. Sintaksnya :

TIME ( jam, menit, detik )


A B C 1 Jam Menit Detik 2 12 0 0 3 16 48 10

Rumus Keterangan =TIME(A2,B2,C2) Mengembalikan nilai serial waktu pertama dari format waktu (

0.5 ) =TIME(A3,B3,C3) Idem dengan atas tapi untuk waktu kedua dan bernilai

0.70016 Catatan : Untuk melihat waktu sebagai format desimal , maka pilih sel dan klik Cells pada menu Format. Klik tab Number lalu klik General atau Number pada kotak Category.

Fungsi HOUR, MINUTE, SECOND Dimana fungsi dari masing-masing di atas adalah mengembalikan nilai jam,

menit, detik dari format waktu. Contoh : A 1 Tanggal 2 3:30:30 AM 3 3:30:10 PM

Rumus Keterangan =HOUR ( A2 ) Jam dari sel A2 sama dengan 3 =HOUR ( A3 ) Jam dari sel A3 sama dengan 15 =MINUTE( A2 ) Menit dari sel A2 adalah 30 =SECOND( A3 ) Detik dari waktu sel A3 sama dengan 10

Microsoft Excel GRAFIK 7 - 1

GRAFIK


• Mengerti cara pembuatan grafik pada Microsoft Excel • Mampu memodifikasi grafik pada Microsoft Excel

BAB

7


7.1 Membuat Grafik dengan menggunakan Chart Wizard Grafik merupakan sebuah gambar yang menjelaskan data angka dalam lembar kerja. Dengan visualisasi grafis, grafik akan memudahkan pembacaan data tanpa harus mengungkapkan dengan kata-kata, dan setiap perubahan angka pada sumber grafik secara otomatis akan mengubah tampilan grafik. Anda dapat membuat grafik dengan dua cara: 1. menempatkan grafik pada lembar kerja bersama dengan datanya dan 2. menempatkan grafik terpisah dari lembar kerja data tetapi dalam buku kerja yang sama. Sebagai contoh, Jakarta Electric mempunyai data penjualan pesawat TV pada triwulan I tahun 2000. Jakarta Electric mempunyai tiga tempat penjualan di kota: Jakarta, Yogya, dan Surabaya. Data TV yang terjual selama periode tersebut terlihat pada gambar dibawah ini: Berdasarkan data tersebut akan dibuat grafik dengan Chart Wizard, langkah untuk membuatnya:

1. Sorot range data yang akan dibuat grafik, termasuk baris judul dan kolom. Dalam contoh range B6:E11.

2. Klik tombol Chart Wizard yang terdapat dalam Toolbar Standart. Kotak dialog Chart Wizard – Step 1 of 4 Type ditampilkan oleh Excel. Terdapat 2 pilihan: Standart Types dan Custom Types seperti terlihat pada dua gambar di bawah ini.


Terdapat perbedaan prosedur untuk pembuatan grafik antara Standart Types dengan Custom Types. Pilihan Standart Types memandu anda dalam membuat grafik dengan mengikuti langkah demi langkah proses pembuatan grafik, sedangkan pada Custom Types proses pembuatan grafik lebih cepat karena data sudah langsung ditampilkan dalam bentuk grafik sehingga tinggal menambahkan judul dan mengubah format lain yang tidak sesuai keinginan. Pembahasan berikut ini menekankan pada Standart Types.

3. Klik tab Standart Types , selanjutnya lakukan pemilihan berikut ini: a. Pada daftar pilihan Chart Type, pilih dan klik jenis tampilan grafik

yang diinginkan. b. Pada pilihan Chart sub-type, pilih dan klik format tampilan grafik. c. Klik dan tahan tombol mouse pada tombol perintah Press and hold to

view sample. Penjelasan jenis grafik: - Diagram kolom (column chart). Bentuknya hampir mirip dengan diagram

batang, menggambarkan nilai masing-masing deret data menggunakan batang pada posisi vertikal.

- Diagram batang (bar chart), menggambarkan nilai masing-masing deret data menggunakan batang horizontal. Tipe ini cocok untuk membandingkan nilai antar deret data.

- Diagram garis (line chart), menggambarkan nilai masing-masing deret data dengan sebuah garis.

- Diagram kue (pie chart), menggambarkan sebuah deret data tunggal dengan masing-masing nilai dalam deret yang ditampilkan sebagai potongan lingkaran (kue).

- Diagram XY (scatter chart). Tipe diagram ini menggunakan garis kisi-kisi sumbu nilai yang menggambarkan pasangan titik data dalam garis.

- Diagram wilayah (area chart), menggambarkan deret data sebagai garis komulatif. Nilai deret data pertama digambarkan dalam sebuah baris, nilai deret berikutnya ditempatkan di atas deret sebelumnya sehingga bertumpuk.

- Diagram cincin (doughnut chart). Berbentuk lingkaran atau cincin untuk menggambarkan nilai deret data yang masing-masing diwakili sebuah segmen berbentuk cincin atau donat.


- Diagram radar (radar chart), menggambarkan nilai deret data menggunakan sumbu nilai yang ditarik dari pusat diagram dan terpisah untuk tiap kategori.

- Diagram permukaan (surface chart). Grafik tipe dua dimensi yang menggambarkan deret data sebagai garis di dalam grid dalam dua dimensi dan mewarnai permukaan antara garis.

- Diagram lingkaran yang menggelembung (bubble chart) tipe grafik ini menggambarkan deret data sebagai lingkaran dengan beragam ukuran sesuai nilai data yang bersangkutan.

- Diagram saham (stock chart). Tipe ini cocok untuk data transaksi saham yang dapat menampilkan nilai pembukaan, penutupan, tertinggi dan terendah serta menggambarkan harga saham harian untuk sebuah deret saham dengan garis vertikal. Volume penjualan harian dapat ditampilkan dalam bentuk diagram batang.

- Diagram silinder (cylinder chart), pada dasarnya sama dengan diagram batang hanya berbentuk silinder.

- Diagram kerucut (cone chart), pada dasarnya sama dengan tipe diagram batang atau silinder dengan kolom berbentuk kerucut.

- Diagram piramid (pyramid chart), pada dasarnya sama dengan yang telah disebut diatas, memiliki kolom berbentuk piramid.

4. Klik tombol Next>, Excel akan menampilkan kotak dialog Chart Wizard – Step 2 of 4 – Chart Source Data. Anda dapat memilih Series in dengan dua pilihan pada tab Data Range, atau menambah/menghapus keterangan grafik pada tab Series. Tampilan kotak dialog Chart Wizard – Step 2 of 4 – Chart Source Data tab Data Range dan tab Series terlihat melalui dua gambar dalam halaman berikut ini.


` 5. Klik tombol Next>. Excel akan menampilkan kotak dialog Chart Wizard –

Step 3 of 4 – Chart Option. Pada kotak tersebut anda pilih dan isi seperti berikut ini:

- Tab titles, digunakan untuk membuat judul grafik. o Chart title, diisi dengan judul grafik. o Category (X) axis, diisi dengan sumbu X (horisontal). o Series (Y) axis, diisi dengan keterangan sumbu Y (vertikal).

- Tab Axes, digunakan untuk mengatur judul sumbu (axis) Category (X), Series (Y) dan Value (Z) akan ditampilkan atau tidak.

- Tab Gridlines, digunakan untuk mengatur garis skala pembantu pada sumbu X, Y, dan Z.

Alamat sel judul

Range data

Manambah data

Menghapus data


- Tab Legend, digunakan untuk mengatur tampilan legenda grafik. o Kotak cek Show legend digunakan untuk menampilkan atau

menyembunyikan tampilan legenda grafik (dalam contoh ini adalah merek atau bulan).

o Tombol pilihan pada kotak Placement digunakan untuk mengatur letak penempatan legenda.

- Tab Data Labels, digunakan untuk menempatkan label data berupa teks atau nilai pada grafik.

- Tab Data Table, digunakan untuk menempatkan tabel data dengan posisi bagian bawah grafik.

6. Setelah anda melakukan pilihan di atas, klik tombol Next>. Excel akan menampilkan kotak dialog Chart Wizard – Step 4 of 4 – Chart Location. Lihat gambar dibawah ini:

Klik salah satu tombol pilihan berikut ini:

- As new sheet, untuk menempatkan grafik yang terpisah dari lembar kerja data yang masih dalam buku kerja yang sama. Tab lembar grafik defaultnya Chart1. Anda dapat mengganti dengan nama lain pada lembar grafik.

- As object in, untuk menempatkan grafik bersamaan dengan lembar kerja data.

Penempatan grafik pada kasus ini dengan mengklik pilihan As new sheet sehingga ditempatkan dalam satu sheet baru dengan nama Chart1.

7. Klik tombol perintah Finish. Grafik ditempatkan di sebelah kiri sheet Data (berisi data untuk pembuatan grafik). Perhatikan gambar di bawah ini:


Jika pada langkah ke-6 dipilih As object in dan ditempatkan pada sheet Data, hasilnya seperti pada gambar di bawah ini 7.2 Memodifikasi Grafik Mengubah Posisi dan Ukuran Grafik Posisi dan ukuran grafik dapat diubah dengan langkah berikut ini:

1. Arahkan kursor mouse pada posisi chart area grafik. 2. Klik tombol mouse sehingga kursor mouse berubah menjadi simbol panah

empat arah. Untuk mengubah posisi, geser mouse ke posisi baru yang diinginkan dan lepas tombol mouse tersebut. Untuk mengubah ukuran grafik dilakukan dengan menggeser titik pegangannya.

Memindahkan Penempatan Grafik Grafik yang sudah ditempatkan dapat dipindah ke lembar kerja lain, misalkan sebuah grafik berada di sheet1 selanjutnya akan dipindah ke sheet3. Proses pemindahan grafik dilakukan dengan langkah sebagai berikut:

1. Arahkan kursor mouse pada posisi Chart Area. 2. Klik tombol mouse sebelah kanan, klik Location. Kotak dialog Chart Location

ditampilkan. 3. Klik kotak pilihan As object in, tentukan lembar kerja baru untuk penempatan

grafik (dalam kasus ini sheet3). 4. Klik tombol OK, selesai.

Menghapus Grafik Langkah yang dilakukan:

1. Pilih grafik yang akan dihapus dengan cara mengklik Chart Area grafik. 2. Pilih dan klik menu Edit, Clear, All atau tekan tombol Delete.


Menyalin Grafik Grafik yang telah ditempatkan dapat dibuatkan salinan atau duplikasi grafik yang ditempatkan pada range atau lembar kerja lain dengan langkah:

1. Klik Chart Area grafik yang akan disalin. 2. Klik icon Copy, tempatkan kursor penunjuk sel pada renge dalam lembar kerja

yang sama atau lembar kerja baru untuk penempatan salinan grafik. 3. Klik icon Paste, proses selesai.

Membuat Grafik Standar Penempatan grafik yang terpisah dari lembar kerja data dilakukan dengan cepat menggunakan Chart Wizard atau dengan langkah berikut ini:

1. Sorot range data yang akan dibuatkan grafik. 2. Tekan tombol fungsi F11. Excel secara otomatis membentuk grafik standar

(column chart) seperti pada gambar di bawah ini: Memperindah Tampilan Grafik Grafik yang sudah ditempatkan dapat diatur dan ditata kembali dengan menu Chart atau fasilitas yang ada pada baris toolbar Chart. Baris toolbar Chart seperti dalam gambar di bawah ini dapat diaktifkan dengan memilih dan mengklik menu View, Toolbar, Chart. Anda dapat menggunakan Toolbar Chart dengan mengklik pilihan:

- Charts Objects, untuk memilih bagian grafik yang akan diubah.

Chart Object

Format Object

Chart Type

Legend

Data Table

By Row

By Column

Angle Clockwise

Angle Counter Clockwise


- Format Objects, untuk mengubah format objek yang ada pada kotak teks Charts Objects.

- Chart Type, pilihan ini dipergunakan untuk mengubah tipe grafik. - Legend, berfungsi untuk menampilkan atau menyembunyikan legenda. - Data Table, digunakan untuk menambahkan sebuah tabel data. - By Row, klik jika rangkaian data disimpan dalam rentetan baris. - By Column, klik jika rangkaian data disimpan dalam deretan kolom. - Angle Clockwise, untuk mengubah kemiringan teks searah jarum jam. - Angle Clockwise, untuk mengubah kemiringan teks berlawanan arah jarum

jam. Mengubah dan Memilih Jenis Tampilan Grafik Langkah yang harus dilakukan:

1. Pilih dan klik grafik yang akan diubah jenis tampilannya. 2. Klik drop-down Chart Type pada kotak dialog Chart. 3. Pilih dan klik jenis tampilan grafik yang diinginkan.

Atau dengan langkah:

1. Pilih dan klik grafik yang akan diubah jenis penampilannya. 2. Klik icon Chart Wizard, Excel akan menampilkan kotak dialog Chart Type. 3. Klik tab Standart Types, selanjutnya lakukan pemilihan:

- Pada kotak pilihan Chart type, pilih dan klik jenis grafik yang diinginkan. - Pada kotak pilihan Chart sub-type, pilih dan klik format tampilan grafik

yang diinginkan. - Pada kotak pilihan Options dapat anda tampilkan grafik Standart (default

formatting) dengan memberi tanda atau klik kotak periksa Default formatting.

- Tekan tombol Press and hold to view sample untuk melihat tampilan grafik.

- Klik OK. Excel menampikan grafik baru. Memilih Bagian Grafik Sebuah grafik pada dasarnya terdiri atas beberapa obyek bebas atau independen, misalnya: judul, legenda, dan beragam seri data. Anda dapat memperindah masing-masing obyek tersebut dengan cara mengklik bagian tersebut atau memilih dari kotak Chart Object pada Toolbar Chart, dengan langkah:

1. Tempatkan kursor mouse dan klik pada bagian yan gakan dipilih. 2. Klik Format Object pada Toolbar Chart. Excel akan menampilkan kotak

dialog Format Chart Area. Pada kotak dialog tersebut lakukan pemilihan: - Tab Patterns, digunakan untuk memberi warna dan corak latar belakang

obyek. - Tab Font, digunakan untuk memilih jenis dan ukuran huruf (font), warna,

latar belakang serta efek font. - Tab Alignment, digunakan untuk mengatur tampilan data pada obyek

tertentu agar posisi ditampilkan rata kiri, rata kanan, ditengah, posisi atas dan bawah serta posisi derajat kemiringan.

Microsoft Excel HLOOKUP & VLOOKUP 8 - 1

HLOOKUP & VLOOKUP


• Mengerti cara penggunaan HLOOKUP & VLOOKUP

BAB

8


8.1 Pendahuluan Fungsi Vlookup dan Hlookup adalah untuk pembacaan tabel, jika tabel disusun secara vertikal gunakan fungsi Vlookup dan untuk tabel yang disusun secara horisontal gunakan fungsi Hlookup. 8.2 TABEL VERTIKAL (VLOOKUP) Bentuk Umum : VLOOKUP(Sel yang dites, daerah absolut tabel, No. Kolom) Penjelasan : Sel yang dites : Alamat sel yang menentukan pilihan pada tabel Daerah absolut tabel : Alamat beberapa sel yang menjadi pilihan secara vertikal dalam

bentuk absolut (diikat $) No. Kolom : Nomor kolom yang dihitung mulai dari paling kiri tabel nomor 1 Contoh: 1. Buatlah lembar kerja untuk mencari gaji berdasarkan Gol yang ditabelkan sebagai

berikut : A B C D E

1 Gol Gaji Premi 2 A 100000 8000 3 B 200000 6000 4 C 300000 4000 5 D 400000 2000 6 Nama Gol Gaji Premi Gaji Bersih 7 Nia A 8 Ani B 9 Dia C 10 Adi D 11 Eni A 12 Roi B 13 Rio C

2. Kolom gaji akan diisi dengan ketentuan seperti tabel diatasnya, yaitu :

Jika Gol = A, maka gajinya = 100000 Jika Gol = B, maka gajinya = 200000 Jika Gol = C, maka gajinya = 300000 Jika Gol = D, maka gajinya = 400000

3. Untuk mencari gaji, letakkan sel di C7 kemudian rumuskan sebagai berikut : =VLOOKUP(B7,$B$2.$D$5,2) Enter sel yang dites adalah B7 daerah tabel adalah $B$2.$D$5 nomor kolom adalah 2 (Gol nomor kolomnya 1, Gaji nomor kolomnya 2, Premi nomor kolomnya 3)


4. Untuk mencari Premi, letakkan di D7 kemudian rumuskan sebagai berikut : =VLOOKUP(B7,$B$2.$D$5,3) Enter

5. Untuk mencari gaji bersih, letakkan sel di E7, kemudian rumuskan sebagai berikut: =(C7+D7) kemudian kopikan kebawah rumusan gaji, premi dan gaji bersih dan akan tampak sbb :

A B C D E 1 Gol Gaji Premi 2 A 100000 8000 3 B 200000 6000 4 C 300000 4000 5 D 400000 2000 6 Nama Gol Gaji Premi Gaji Bersih 7 Nia A 100000 8000 108000 8 Ani B 200000 6000 206000 9 Dia C 300000 4000 304000 10 Adi D 400000 2000 402000 11 Eni A 100000 8000 108000 12 Roi B 200000 6000 206000 13 Rio C 300000 4000 304000

6. Simpanlah hasilnya dengan nama VLOOKUP 8.3 TABEL HORIZONTAL (HLOOKUP) Bentuk Umum : =HLOOKUP(Sel yang dites,Daerah Tabel, No. Baris) Sel yang dites : Sel yang pertama menentukan pilihan Daerah tabel : Daerah piliha tabel secara horizontal dalam bentuk absolut Nomor baris : Adalah nomor baris yang dipilih :

− Baris yang teratas nomor barisnya 1 − Baris yang berada di bawahnya nomor barisnya 2 − Dan seterusnya

Contoh 2: 1. Buatlah lembar kerja untuk mencari gaji dan premi sebagai berikut :

Tarip GAJI diisi dengan 100000, jika GOL = “A” Tarip GAJI diisi dengan 200000, jika GOL = “B” Tarip GAJI diisi dengan 300000, jika GOL = “C” Tarip GAJI diisi dengan 400000, jika GOL = “D”

A B C D E F

1 Golongan A B C D 2 Gaji 100000 200000 300000 400000


3 Premi 50000 40000 30000 25000 4 Tunjangan 60000 50000 40000 30000 5 6 Nama Gol Gaji Premi Tunjanga

n Gaji Bersih

7 Ina A 8 Ani B 9 Rio C 10

Roi D

11

Eri A

12

Dia B

13

Adi C

2. Untuk mencari gaji letakkan sel di C7 dan rumuskan sbb :

=HLOOKUP(B7,$B$1.$E$4,2) Enter Penjelasan : Sel yang dites adalah B7 Daerah Tabel adalah $B$1.$E$4 Nomor Baris adalah 2

3. Mencari premi letakkan sel di D7 dan rumus kan sebagai berikut : =HLOOKUP(B7,$B$1.$E$4,3) Enter

4. Mencari tunjangan letakkan sel di E7 dan rumus kan sebagai berikut : =HLOOKUP(B7,$B$1.$E$4,4) Enter

5. Gaji bersih = Gaji + Premi + Tunjangan Kemudian kopikan kebawah rumus Gaji, Premi, tunjangan dan Gaji bersih shg tampak sbb:

A B C D E F

1 Golongan A B C D 2 Gaji 100000 200000 300000 400000 3 Premi 50000 40000 30000 25000 4 Tunjangan 60000 50000 40000 30000 5 6 Nama Gol Gaji Premi Tunjangan Gaji

Bersih 7 Ina A 100000 50000 60000 210000 8 Ani B 200000 40000 50000 290000 9 Rio C 300000 30000 40000 370000 10 Roi D 400000 25000 30000 455000 11 Eri A 100000 50000 60000 210000


12 Dia B 200000 40000 50000 290000 13 Adi C 300000 30000 40000 370000

6. Simpanlah hasilnya dengan nama HLOOKUP

Microsoft Excel Manajemen Data 9 - 1

Manajemen Data


• Mengerti konsep Database • Mengerti penggunaan Data Form • Mengerti cara Sorting, Filtering, dan Data Validation

BAB

9


9.1 Database Salah satu pekerjaan yang banyak dilakukan Excel adalah mengelola sekumpulan data yang disebut dengan istilah database. Database merupakan sekumpulan alat untuk menyimpan, mengorganisasikan, dan memperoleh kembali informasi. Database pada lembar Excel adalah merupakan range yang disusun berdasar kolom dan baris. Data yang berada dalam satu kolom harus sejenis, misalnya data tentang penjualan yang terdiri atas kolom: No Faktur (untuk isian angka), Tanggal (diisi tanggal transaksi), Pelanggan (diisi dengan nama pelanggan) dan lain-lain. Kolom yang berisi data sejenis disebut dengan field, setiap field mempunyai judul kolom atau nama field. Satu jenis data yang terdiri atas beberapa field disebut dengan istilah record Misalnya seperti di bawah ini :

9.2 Data Form Pengisian data masing-masing kolom database tersebut dapat dilakukan dengan cara manual dan dengan fasilitas Data Form. Penggunaan fasilitas Data Form disamping untuk menambah juga dapat untuk mengedit dan menghapus record dengan langkah sebagai berikut:

1. Tempatkan kursor sel dalam range data yang ada, atau tempatkan kursor di luar range data yang berbatasan langsung dengan range tersebut.

2. Pilih dan klik menu Data Form selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Data Form yang berisi data yang terdapat di baris pertama.

Nomor record

Menambah record

Menghapus record


9.3 Mengurutkan Data pada Database Excel mempunyai fasilitas untuk mengurutkan data secara cepat dan tepat, dengan Data Sort dan Toolbar Sort. Data Sort Mengurutkan data dengan fasilitas Data Sort dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Tempatkan kursor sel dalam range data yang ada, atau tempatkan kursor sel di luar range data yang berbatasan langsung dengan range tersebut.

2. Pilih dan klik menu Data Sort. Kotak dialog Sort ditampilkan. 3. Tentukan judul kolom dari data yang akan diurutkan pada kotak Sort By.

Kemudian tentukan metode pengurutan, apakah Ascending (dari awal ke akhir, atau dari A ke Z) atau Descending (dari akhir ke awal, atau dari Z ke A).

4. Pada kotak Then By, pilih judul kolom yang akan diurutkan pada tahap selanjutnya. Jika selesai pilih OK. Excel akan menganggap baris yang paling atas pada sebuah data sebagai judul.

Tampilan kotak dialog Sort seperti pada gambar dibawah ini: Toolbar Sort Klik tombol Toolbar Ascending jika anda menginginkan data diurutkan berdasar nama secara menaik untuk huruf dari A sampai Z atau angka dari terkecil ke yang terbesar. Klik tombol Toolbar Descending jika anda menginginkan data diurutkan berdasar nama secara menurun untuk huruf dari Z sampai A atau angka dari terbesar ke yang terkecil. Ascending, digunakan untuk mengurutkan data secara menaik.


Descending, digunakan untuk mengurutkan data secara menurun. 9.4 Filter Excel menyediakan fasilitas untuk menyaring data dengan kriteria tertentu. Ada beberapa metode yang bisa digunakan, dua diantaranya yaitu AutoFilter dan Advanced Filter. Penggunaan masing-masing fasilitas Filter dijelaskan berikut ini. AutoFilter Penggunaan fasilitas AutoFilter memungkinkan kita menampilkan hanya record tertentu yang berisi data yang diinginkan. Langkah untuk menyaring data dengan fasilitas AutoFilter adalah:

1. Klik lembar kerja yang akan ditampilkan sebagian datanya. 2. Tempatkan penunjuk sel dalam range data yang ada, atau tempatkan penunjuk

sel di luar range data yang berbatasan langsung dengan range tersebut. 3. Pilih dan klik menu Data Filter AutoFilter secara otomatis akan

ditampilkan tanda panah ke bawah (drop-down) pada setiap judul kolom. Untuk menyaring data yang diinginkan, klik drop-down pada judul kolom yang diinginkan lalu pilih salah satu pilihan berikut ini:

- All. Pilihan ini dipergunakan untuk menampilkan seluruh database secara lengkap dan utuh. Langkah yang anda lakukan dengan cara mengklik drop-down dan pilih All atau dengan memilih dan mengklik menu Data Filter Show All.

- Top 10 AutoFilter. Fasilitas Top 10 AutoFilter digunakan untuk menyaring database dengan kriteria penyaringan tertinggi (top) atau terendah (bottom) sebanyak n item atau persen dari seluruh database yang dikehendaki.

- Custom AutoFilter. Custom AutoFilter digunakan untuk menyaring database sesuai dengan kriteria yang ditentukan.


Advanced Filter Di samping fasilitas penyaringan dengan AutoFilter, Excel juga menyediakan fasilitas penyaringan yang lain yang biasanya digunakan untuk database yang relatif kompleks. Dengan Advanced Filter maka hasil penyarigan akan ditempatkan pada range tersendiri agar range asal tidak berubah atau ditempatkan pada range asal. 9.5 Validasi Data Fasilitas Validasi Data berfungsi untuk mengontrol dan membatasi data pada sebuah range. Sebagai contoh, sebuah perusahaan mempunyai data penjualan yang dibuat dalam periode bulanan. Pengisian data pada kolom tanggal diisi dengan terjadinya transaksi secara lengkap meliputi tanggal, bulan, dan tahun. Untuk mencegah kekeliruan pengisian tanggal transaksi, dapat digunakan fasilitas Data-Validation. Gambar di bawah ini menunjukkan input data hanya untuk pengisian tanggal transaksi antara 1 Maret 2000 sampai dengan 31 Maret 2000. Untuk pembatasan input data range tersebut digunakan fasilitas validasi. Anda dapat memberi komentar untuk mengisikan tanggal dan pesan jika terjadi kesalahan pengisian data. Penggunaan fasilitas Validasi Data dilakukan dengan langkah:

1. Sorot range tempat data yang akan anda kontrol atau batasi pengisian datanya. 2. Pilih dan klik menu Data Validation. 3. Klik tab Settings pada kotak Data Validation. Pada bagian Validation Criteria

lakukan pemilihan dan pengisian: - Klik drop-down pada pilihan Allow jenis data yang anda masukkan. - Klik drop-down pada pilihan Data untuk menentukan operator yang akan

digunakan sebagai alat validasi pengisian data. - Isikan data selanjutnya sesuai pada pilihan Data yang telah ditentukan,

perhatikan gambar berikut:


4. Klik tab Input Message pada kotak dialog Data Validation, selanjutnya anda dapat mengisi data pada: - Klik pada kotak Show input message when is selected, jika anda

menginginkan Excel menampilkan keterangan pada sel yang dipilih. - Pada kotak isian Title, ketik judul keterangan pengisian data. - Pada kotak isian Input Message, ketik rangkaian kata yang ingin anda

tampilkan. Perhatikan contoh berikut ini.

5. Klik tab Error Alert pada kotak dialog Validation Data, selanjutnya: - Klik pada kotak Show error alert after invalid data is entered, jika anda

menginginkan Excel menampilkan pesan kesalahan. - Klik drop-down pada isian Style, pilih gaya tampilan pesan kesalahan

yang diinginkan. - Pada kotak isian Title, ketik judul pesan kesalahan yang ingin ditampilkan.


- Pada kotak isian Error Message, ketik pesan kesalahan yang akan ditampilkan.

6. Klik OK, dengan langkah ini validasi data pada suatu kolom secara otomatis akan diaktifkan.

Microsoft Excel Integrasi dengan Aplikasi Office lain 10 - 1

Integrasi dengan Aplikasi Office Lain


• Mengerti cara integrasi Excel dengan Word • Mengerti cara integrasi Excel dengan Access

BAB

10


10.1. Konsep Linking dan Embedding Salah satu keunggulan yang ditawarkan oleh Microsoft Office adalah kemampuan integrasi antara aplikasi-aplikasi di dalamnya. Misalnya bila anda telah memiliki data pada sebuah aplikasi, maka aplikasi Office lain bisa dengan mudah mengaksesnya. Pada dasarnya anda dapat menghubungkan satu aplikasi Office ke aplikasi Office lain dengan perintah copy, cut, dan paste. Bila membutuhkan informasi dari dokumen Office lain, anda tinggal membuka dokumen tersebut dan menyalinnya dengan perintah Edit Copy. Setelah itu buka dokumen Office yang akan disisipi, lalu rekatkan (paste) salinan dokumen pertama ke bagian dokumen yang diinginkan. Sebagai contoh perhatikan ilustrasi berikut ini. Anda mempunyai file dokumen Word yang ingin disisipi dengan grafik dari Excel. Dengan metode Copy-Cut-Paste, maka langkah pertama yang anda lakukan adalah dengan menjalankan Word kemudian membuka dokumen yang akan disisipi grafik. Setelah itu jalankan Excel dan buat grafik di dalamnya. Setelah grafik selesai dibuat, anda pilih grafik tersebut, kemudian klik menu Edit Copy (atau Edit Cut bila anda ingin menghapus grafik di Excel dan memindahkannya ke Word). Kini anda berpindah lagi ke Word, klik bagian dokumen yang ingin disisipi grafik, lalu klik menu Edit Paste. Ada dua kerugian yang akan anda alami bila anda membuat hubungan antar dokumen dengan cara seperti di atas. Pertama, bila informasi pada dokumen yang asli berubah maka anda perlu mengulang kembali prosedur Copy dan Paste di atas agar perubahan


tersebut juga tampak pada dokumen yang lain. Kedua, anda harus selalu mengingat aplikasi apa yang dipakai untuk membuat informasi dan di mana letak file tersimpan. Untuk mengatasinya, Office memiliki fasilitas yang disebut linking atau hubungan langsung antara file-file atau aplikasi-aplikasi Office. Dengan metode linking, bila file asli diubah maka file yang ada pada dokumen Office yang lain akan ikut berubah. Istilah teknis yang biasa dipakai untuk hubungan semacam ini adalah DDE (dynamic data exchange). Metode lain yang bisa digunakan adalah embedding, yaitu menggunakan peranti pada aplikasi sumber untuk memperbaharui informasi. Ada dua cara untuk memperoleh peranti (menu atau toolbar) dari aplikasi sumber. Pertama, anda bisa memanggil aplikasi sumber dari dokumen tujuan. Pada cara ini sebuah jendela baru akan muncul, yang isinya adalah aplikasi yang akan dipakai untuk menyunting informasi. Kedua, anda bisa melakukan penyuntingan di tempat. Pada cara kedua bila anda telah memilih suatu objek untuk disunting, maka menu dan toolbar yang aktif akan digantikan oleh aplikasi sumber. Namun demikian tidak ada jendela baru yang muncul. Anda tetap berada dalam dokumen dan dapat melihat seluruh isi teks. Istilah teknis yang dipakai untuk kedua metode diatas adalah object linking and embedding (OLE). Bila aplikasi sumber dijalankan ketika anda menyunting data berarti sesuai dengan standar OLE versi 1.0. Bila anda bisa menyunting data tanpa meninggalkan dokumen tujuan, berarti sesuai dengan standar OLE versi 2.0. Perbedaan utama antara linking dan embedding adalah letak informasi tersimpan. Informasi linking (DDE) tersimpan dalam dokumen sumber. Dokumen tujuan hanya menyimpan kode yang menunjukkan nama dan lokasi aplikasi sumber, dokumen, dan bagian dari dokumen. Informasi embedding (OLE) tersimpan dalam dokumen tujuan. Pada kasus tertentu, anda tidak dapat memanggil aplikasi sumber secara mandiri, artinya diperlukan aplikasi tujuan untuk menjalankan aplikasi sumber tersebut. Aplikasi sumber semacam ini dikenal sebagai applets, contohnya Equation, Chart, dll. 10.2. Linking Lembar Kerja Excel ke Dokumen Word Prosedur linking lembar kerja Excel ke dokumenWord dilakukan dengan menggunakan perintah Paste Special. Berikut penjelasannya:

1. Jalankan Word dan Excel. Buka dokumen Word yang akan disisipi dan lembar kerja Excel yang akan disisipkan.

2. Pilih range data (sejumlah sel) pada lembar kerja Excel yang akan disisipkan ke dokumen Word. Klik menu Edit Copy.

3. Klik bagian dokumen Word yang akan disisipi. Klik menu Edit Paste Special. Kotak dialog Paste Special akan muncul pada layar.


- Untuk menyisipkan lembar kerja Excel sebagai sebuah objek, pilih Microsoft Excel Worksheet Object. Pada dokumen Word, mengklik ganda suatu objek sama artinya dengan memanggil tool aplikasi yang dipakai untuk membuat objek tersebut. Anda kemudian dapat menyuntingnya menggunakan menu, toolbar, dan perintah-perintah lain pada aplikasi sumber.

- Untuk menyisipkan lembar kerja sebagai tabel ke dalam dokumen Word, pilih Formatted Text.

- Untuk menyisipkan lembar kerja dengan tanda tab sebagai pemisah antar data, pilih Unformatted Text.

- Untuk menyisipkan lembar kerja sebagai gambar grafis, pilih Picture atau Bitmap. Pilihan Picture akan menghabiskan ruangan yang lebih sedikit dan proses pencetakan akan berjalan lebih cepat.

- Tandai pilihan Display as Icon bila ingin menampilkan lembar kerja Excel dalam bentuk icon yang mewakilinya.

10.3. Linking Grafik Excel ke Dokumen Word Misalnya anda diminta untuk membuat sebuah laporan penjualan triwulan yang dilengkapi dengan grafik, maka anda bisa membuatnya dalam bentuk dokumen Word yang disisipi grafik dari Excel. Langkah-langkah pembuatannya adalah sebagai berikut:

1. Buatlah grafik di dalam Excel. Setelah selesai, klik grafik, lalu klik menu Edit Copy.

2. Aktifkan dokumen Word, lalu klik menu Edit Paste Special. Kotak dialog Paste Special akan muncul pada layar. Pilih format Picture, kemudian tandai pilihan Paste Link. Klik OK.


10.4. Linking Database Access ke Lembar Kerja Excel Sebelum memulai, buka dulu database Access yang akan dibuat link-nya. Pada jendela Database klik salah satu icon objek database (tabel, query, dll). Dari menu yang muncul pilih Copy. Jalankan Excel dan buka lembar kerja yang akan dihubungkan dengan database Access atau buatlah sebuah lembar kerja baru yang masih kosong. Klik kanan sel yang akan menjadi sudut kanan atas objek, pilih Paste Special. Kotak dialog Paste Special akan muncul pada layar. Tandai pilihan Paste Link, kemudian dari kotak As pilih Microsoft Excel 8.0 Format. Selanjutnya klik OK, dan objek databasepun akan muncul pada lembar kerja Excel. Bila anda mengklik salah satu sel yang berisi objek ini, pada formula bar akan terlihat sebuah fungsi yang menunjukkan nama dan lokasi penyimpanan objek database.


10.5. Linking Lembar Kerja Excel ke Database Access Metode yang bisa membuat link dari lembar kerja Excel ke database Access adalah dengan memanfaatkan menu File Get External Data Link Tables, milik Access. Penjelasannya adalah sebagai berikut:

1. Jalankan Access, lalu buat database kosong atau buka database yang telah jadi. Lanjutkan dengan mengklik menu File Get External Data Link Tables. Kotak dialog Link akan muncul pada layar. Pada kotak Files of type pilih Microsoft Excel. Cari nama file Excel yang akan dihubungkan dengan database Access, kemudian klik Link.

2. Kotak dialog Link Spreadsheet Wizard muncul pada layar. Pilih nama sheet (lembar kerja) yang menjadi tempat penyimpanan data. Bila anda memilih nama sheet yang benar, pada kotak Sample data on worksheet akan muncul preview data. Selanjutnya klik Next.


3. Pada kotak dialog berikutnya, tandai pilihan First Row Contains Columns Headings bila pada data Excel terdapat judul-judul kolom. Klik Next.

4. Pada kotak dialog terakhir, masukkan nama tabel yang anda inginkan ke dalam kotak Linked Table Name. Terakhir klik Finish.

10.6. Menyunting Link Bila anda membuat linking di dalam dokumen, anda harus menjaga agar nama dokumen dan posisi dokumen selalu sama. Jika anda mengubah nama, menghapus, atau memindahkan dokumen, maka hubungan terputus, dan akan terjadi kesalahan pada dokumen tujuan. Pada beberapa kasus, anda dapat memutuskan link sehingga dokumen sumber bisa disisipkan ke dalam dokumen tujuan tanpa sebuah hubungan. Pada kasus lain, anda bisa mengubah nama dari dokumen sumber. Untuk menyunting link ikuti langkah berikut:

1. klik menu Edit Links. Kotak dialog Links akan muncul pada layar. Pilih file sumber pada kotak Source File.


2. Lakukan salah satu langkah berikut, yaitu: pilih Automatic untuk memperbaharui tiap kali data aslinya diubah, pilih Manual untuk memperbaharui secara manual dengan menekan tombol F9.

3. Bila ingin memperbaharui saat ini juga, klik tombol Update Values. Sementara bila ingin mengubah nama file atau lokasi file sumber, klik tombol Change Source. Atau bila ingin memutuskan hubungan, klik tombol Break Link. Setelah selesai klik OK.

Microsoft Excel Fasilitas Tambahan Excel 11 - 1

Fasilitas Tambahan Excel


• Mengerti konsep Pivot Table, Goal Seeker, Scenario

BAB

11


11.1. Pivot Tabel Fasilitas tambahan ini memungkinkan anda secara cepat untuk mengatur dan

membandingkan data yang terdapat dalam sebuah list. Ketika ingin mengatur data dengan cara yang berbeda anda tinggal mendrag dan drop field, tanpa ada perubahan terhadap struktur data pada lembar kerja. Anda bisa membuat pivot tabel dengan langkah :

1. Buatlah tabel data seperti gambar di bawah ini :

2. Klik menu Data > Pivot Table. Maka akan mucul kotak Dialog Pivot Table

Wizard – Step 1 of 3 di layar.

3. Pilih Data yang akan anda gunakan dalam Pivot Table. Pilih Microsoft Excel

list or database, lalu klik Next maka akan lanjut ke step 2 of 3.


4. Pada kotak range isikan range yang akan digunakan, lalu klik Next. Untuk Pilihan ini masukkan range data tabel yang sudah anda buat tadi Lalu akan muncul pada layar Step 3 of 3.

5. Setelah itu anda bisa mengatur tampilan layar dengan mengklik tombol Layout

disitu anda bisa mendrag and drop nama field yang ditampilkan di sisi kanan kotak Dialog. Bila field ditempatkan pada bagian Row maka ia akan muncul di tiap baris pivot tabel. Bila ditempatkan di Column maka ia akan muncul di tiap kolom pivot tabel, dan bila ditempatkan di Page maka ia akan memfilter data yang ditampilkan dalam pivot tabel. Klik OK bila sudah selesai seperti gambar :

6. Dan kembali lagi ke dialog Step 3 of 3. Dan pilihannya disitu adalah akan

diletakkan dimana Report Pivot Tabel di Lembar kerja baru atau di lembar kerja yang sudah ada. Bila langkah-langkahnya sudah selesai maka klik tombol Finish.

7. Dan anda juga bisa mengedit kembali layout tadi dengan cukup mendrag and drop field-field tadi.


11.2. Goal Seeker Pada dasarnya goal seeker adalah pembalikan arah kerja dari suatu fungsi atau formula. Bila anda menyusun suatu formula maka yang diketahui adalah aneka masukan yaitu berupa data yang ada pada sel-sel referensinya. Sebaliknya pada Goal Seeker yang diketahui adalah keluarannya ( hasil dari formula ) dan yang akan dicari adalah nilai data yang terdapat pada sel referensi. Untuk mengaktifkan fasilitas ini anda tinggal mengklik sel yang berisi formula, lalu Klik menu Tools Goal Seek. Kotak Dialog Goal Seek akan muncul di layar. Pada kotak To value, ketikkan nilai yang diinginkan, lalu pada kotak By Changing Cells isikan sel yang akan diubah nilai datanya, klik OK. Kotak Dialog Goal Seek status akan muncul dilayar. Bila benar maka Target Value dan Current Value akan menunjukkan nilai yang sama. Contoh Kasus :

Pada gambar 2 terdapat Penjualan PT Jaya Motor untuk bulan Januari sampai dengan Maret dimana kalau dirata-rata pertiga bulan maka hasilnya akan didapat seperti di bawah.

Kali ini anda diminta kebalikannya yaitu untuk mencari jumlah kendaraan

yang harus terjual pada Bulan April, bila ditargetkan sampai bulan itu rata-rata penjualan (Januari – April) Sedan Kancil, Minibus Rusa, dan Bus Simba masing-masing 65 unit, 220 unit, dan 55 unit. ( lihat gambar 1).

Gambar 1

.


Gambar 2

Langkah-langkah yang harus dilakukan : 1. Pindah ke Sheet Data di bagian bawah lembar kerja untuk berpindah ke

lembar kerja Data. Klik sel E4 , tambahkan sebuah kolom baru yang berjudul April.

2. Pindah ke Sheet Rata-rata untuk berpindah lagi ke sheet Rata-rata penjualan dan Ubah isi formula pada sel B3 sampai B5, karena rumus tersebut hanya bisa menghitung rata-rata penjuaan selama 3 bulan (Januari-Maret). Caranya klik sel B3 lalu klik formula bar dan ubahlah fungsinya menjadi =AVERAGE(Data!B5:M5). Salin formula tersebut ke sel B4 dan B5. Dengan rumus ini maka anda bisa menghitung rata-rata penjualan sampai 12 bulan.

3. Klik sel B3 lalu klik menu Tools GoalSeek. Maka akan muncul kotak dialog Goal Seek seperti di bawah :

4. Pada kotak To Value ketikkan 65 , lalu pada kotak By Changing Cells. Klik

sheet Data untuk berpindah lembar kerja Data, klik sel E5 kemudian tekan Enter. Terakhir klik OK pada kotak dialog Goal Seek status.

5. Lakukan langkah di atas untuk fungsi pada sel B4 dan B5. 6. Perhatikan kolom data April pada lembar sheet Data yang kini telah berisi

target jumlah kendaraan yang harus dijual.

11.3. Scenario Fasilitas ini berfungsi untuk memasukkan sejumlah nilai input baru ke dalam sel-sel sehingga formula yang menggunakan sel tersebut sebagai referensinya bisa diketahui nilainya. Anda bisa membuat banyak skenario dan mengaktifkannya saat dibutuhkan. Seperti contoh kasus berikut ini Contoh Kasus : Kita akan membuat tabel jumlah angsuran perbulan (lihat gambar) untuk produk Minibus Rusa dan Sedan Kancil. Ketentuan perusahaan : Uang muka besarnya


15% dari harga tunai kendaraan, lama angsuran bisa 12, 24, atau 36 bulan. Bunga pinjaman (pertahun) untuk cicilan 12 bulan besarnya 12%, untuk cicilan 24% besarnya 15%, dan untuk cicilan 36 bulan besarnya 18%. Harga tunai Minibus Rusa Rp. 20,000,000,- dan harga tunai sedan Kancil Rp. 35,000,000,-. Harga ini berlaku sampai 31 Desember 2002 dan dapat berubah sewaktu-waktu. Langkah-langkah yang harus dilakukan :

1. Buat lembar kerja baru dan beri nama Sheet Tabel Angsuran. 2. Buat Tabel seperti gambar di bawah isikan data yang diketahui seperti merk,

harga, lama cicilan dsb.

3. Klik sel C5, ketikkan formula =15%*B5, lalu tekan Enter, Formula ini untuk

menghitung uang muka. Lalu salin untuk sel C8 dari rumus ini. 4. Klik Sel F5 ketikkan fungsi =PMT(E5/12,D5,($B$5-$C$5)), lalu tekan

Enter. Fungsi PMT ini berguna untuk menghitung jumlah pembayaran dari pinjaman berjangka waktu tertentu dengan tingkat bunga dan jumlah pembayaran yang konstan. Salin isi sel F5 ke sel F6 sampai F8.

5. Klik sel F8, ubah isi fungsi menjadi = PMT(E5/12,D5,($B$8-$C$8)), lalu tekan Enter. Salin isi sel F8 ke sel F9 dan F10.

6. Klik Sel B4, lalu klik menu Insert Comments. Ketikkan ke bagian Text Note “Harga berlaku sampai 31 Desember dan dapat berubah sewaktu-waktu’.Klik OK.

7. Kali ini perusahaan mengeluarkan kebijakan baru, membuat kredit pemilikan kendaraan untuk 10 bulan, 20 bulan, dan 30 bulan. Bunga pinjamannya berturut-turut 10%,13%, dan 16%. Anda diminta untuk membuat tabel angsuran yang bisa diakses secara cepat dari tabel yang kini sudah ada.

8. Klik menu Tools Scenarios. Pada layar akan muncul kotak dialog Scenario Manager. Klik tombol Add untuk menampilkan kotak dialog Add Scenario.

9. Ketikkan nama scenario yang anda inginkan. Karena pada scenario pertama yang akan diubah adalah nilai pada kolom Lama cicilan (kolom D), maka ketikkan saja nama Cicilan2 pada kotak tersebut. Lalu isikan (dengan mouse atau ketik manual) range D5:D10 pada kotak Changing Cells. Klik OK. Pada layar muncul kotak dialog Scenario Values. Ketikkan lama cicilan yang baru pada kotak yang tersedia. Dari atas ke bawah berturut-turut 10,20,30,10,20,30. Klik Add.

10. Kotak Dialog Add Scenario muncul kembali. Ketikkan nama scenario untuk bunga yang baru, misal Bunga2. Isikan range E5:E10 pada kotak Changing Cells. Klik OK. Pada kotak yang muncul isikan nilai bunga yang baru,


berturut-turut 0.1,0.13,0.16, 0.1,0.13,0.16. Klik OK kemudian Close. Hasilnya seperti di bawah :

11. Sekarang Anda bisa memanggil scenario dengan mengklik menu

Tools Scenario, lalu pilih Cicilan 2 dan klik tombol Show. Pilih Bunga 2 dan klik menu Show. Hasilnya seperti di bawah :

Microsoft Excel Studi Kasus 12 - 1

Studi Kasus


• Dapat menyelesaikan berbagai kasus yang muncul dengan menggunakan materi yang telah didapat.

BAB

12

Microsoft Excel Studi Kasus 12 - 2