Pendekatan Sistem

Teori dan Pemodelan Sistem

TIP – FTP – UB

Mas’ud Effendi

Arti Penting Pendekatan Sistem

Pendekatan terpadu yang memandang suatu

persoalan sebagai suatu sistem, dimana sifat

masalahnya kompleks dan mungkin antar disiplin

General System Theory (Ludwig von Bertalanffy),

ciri teori sistem:

General approach

Inter-discipline

More descriptive than prescriptive

Maksud pendekatan sistem dalam manajemen:

Mengembangkan dan mengelola sistem operasi

Mendesain sistem informasi untuk pengambilan keputusan

Elemen-elemen Proses Pemecahan

Masalah / Persoalan

Pemecahan Masalah

Masalah

Suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa

Pemecahan masalah

Tindakan memberikan respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

Masalah penting untuk dipecahkan

Keputusan

Pemilihan suatu strategi atau tindakan

Pengambilan keputusan

Tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut

Alasan Kemunculan Pendekatan Sistem

1. Peningkatan masalah kompleksitas organisasi

2. Kemajuan dalam bidang manajemen

3. Kebutuhan metode baru untuk permasalahan rumit

4. Permasalah rumit dan tidak terstruktur, sehingga tidak ada pemecahan tunggal

5. Sistem masyarakat terasa semakin rumit dan perilakunya sulit dimengerti

6. Kebutuhan pengendalian dan antisipasi perubahan

7. Perkembangan pendekatan sistem dari verbal-kualitatif menjadi terstruktur-kuantitatif

8. Dominasi sistem dalam kehidupan terutama dalam masyarakat industri

Tahapan Pendekatan Sistem

1. Pendefinisian masalah

2. Pengumpulan data untuk memperjelas masalah

3. Identifikasi alternatif solusi

4. Evaluasi alternatif

5. Pemilihan alternatif terbaik

6. Implementasi solusi dan tindak lanjut (follow-up)

Menjamin solusi efektif

Beberapa Hal Penting dalam Analisis

Masalah dengan Pendekatan Sistem

1. Melihat masalah sebagai suatu sistem

2. Mengenali sistem lingkungan

3. Identifikasi sub sistem yang ada pada sistem

4. Analisis bagian-bagian sistem secara berurutan 1. Evaluasi tujuan

2. Membandingkan keluaran dengan tujuan

3. Evaluasi manajemen

4. Evaluasi sistem pengolah informasi

5. Evaluasi sumber daya

6. Evaluasi proses transformasi

Model Pendekatan Sistem Integrasi

Prinsip-prinsip Pendekatan Sistem (1)

Holistik

Menentukan faktor-faktor pembentuk sistem

secara keseluruhan

Keseluruhan melebihi jumlah bagian penyusun

Sinergi / kombinasi

Tidak asal

Peninjauan lengkap elemen dan relasi

Sesuai untuk pendekatan makro

Prinsip-prinsip Pendekatan Sistem (2)

Teleologik

Pendekatan berorientasi tujuan, dimana dan

kemana

Fungsionalisasi elemen dan atribut

Mengikatkan diri pada konteks masalah

Elemen tetap, bila tujuan berbeda, atribut yang ditinjau

berbeda

Kritis saat pendefinisian masalah

Prinsip-prinsip Pendekatan Sistem (3)

Dialektika

Pendekatan didasarkan perubahan waktu

Mempertimbangan unsur kesementaraan

Cocok untuk sistem yang cepat berubah /

berumur singkat

Perkembangan / perubahan objek di masa lalu

dan proyeksi di masa depan

Standar perkembangan disusun dalam pengertian

kecepatan dan luasnya differensiasi, spesialisasi

dan integrasi kompleksitas

Kemampuan Pendukung dalam

Pendekatan Sistem

Basic knowledge of facts

Knowledge of principles

Ability to analyze

Ability to evaluate

Creativity

Imagination

Sense of reality

Helicopter quality

Metode Pendekatan Sistem

Black box approach Tidak ada / sedikit sekali yang diketahui mengenai

komposisi internal sistem

State theory approach Penyederhanaan kerja dan respon internal sistem ke

dalam bentuk seperangkat indikator yang konsisten

Component integration approach Penetapan respon sistem dalam bentuk perilaku komponen

yang diketahui dan kaitan komponen ini yang spesifik dikenali

Decision process approach Didasarkan seperangkat keputusan dan proses keputusan

terpadu

Gaya Pengambilan Keputusan

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan

masalah yang unik.

Mempengaruhi

Merasakan masalah

Mengumpulkan informasi

Menggunakan informasi

Diagram Sistem

Graf

Hubungan objek diskrit dalam suatu himpunan dengan aturan tertentu

Diagram yang menunjukkan hubungan antara kuantitas dua variabel yang masing-masing diukur dalam satu skala sumbu dari suatu pasang sumbu

Block

Penyajian bergambar dari fungsi yang dilakukan tiap komponen dan aliran sinyalnya

Soft system

Flashback (1)

Pendekatan sistem sering melihat sesuatu

sebagai sistem dengan

menganalisa komponen-komponen yang ada

dalam sistem

menganalisa kebutuhan setiap komponen dan

menganalisa keterkaitan antara kebutuhan

tersebut apakah saling mendukung atau

berlawanan.

Flashback (2)

1. Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah

akal sehat (common sense)

2. Pendekatan sistem hanyalah satu cara

memecahkan masalah

3. Pendekatan sistem adalah metodologi

sistem dasar.

Suatu metodologi adalah suatu cara yang telah

ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu.