pendahuluan - spppk.moh.gov.myspppk.moh.gov.my/spppk/include/help/html_ltahunan/lt2012/bahiii.pdf1....
TRANSCRIPT
1. PENDAHULUAN
Pada tahun 2012, pengauditan pengurusan kewangan telah dijalankan terhadap 78
PTJ. Pemerhatian dan syor audit secara terperinci telah dikemukakan kepada
semua PTJ yang dilawati. Pengauditan pengurusan kewangan bertujuan
membantu pihak pengurusan mengenal pasti kawalan dalaman yang perlu ada dan
berfungsi seperti yang diharapkan bagi mengelakkan kehilangan dan pembaziran
wang awam. Pengauditan pengurusan kewangan yang dijalankan meliputi 6
kawalan iaitu:
Kawalan Pengurusan Kawalan Terimaan Kawalan Bajet Kawalan Perbelanjaan Kawalan Aset Alih Kerajaan Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah/ Deposit
2. RINGKASAN PENEMUAN AUDIT
Ringkasan penemuan Audit dibuat mengikut bilangan kes bagi setiap isu, manakala
peratusan dikira berdasarkan bilangan kes berbanding jumlah PTJ yang dilawati.
Bagi tujuan laporan ini, rujukan PTJ yang telah dilawati bagi tahun 2012 adalah
seperti di Jadual 1.
Jadual 1
PTJ Yang Telah Dilawati Pada Tahun 2012
Negeri No. PTJ
PTJ Yang Dilawati
Ibu Pejabat/
Institusi
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Bahagian Kewangan
Bahagian Akaun
Bahagian Perolehan Dan Penswastaan
Bahagian Perkhidmatan Farmasi
Institut Kesihatan Umum
Bahagian Kejururawatan
Bahagian Kesihatan Pergigian
Jabatan Kesihatan Awam
Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan
Bahagian Pembangunan Kompetensi
Cawangan Audit Dalam
Bahagian Perubatan Tradisional Dan Komplementari
Bahagian Perancangan Dan Pembangunan
Bahagian Pengurusan Latihan
Bahagian Pengurusan Maklumat
Bahagian Program Perubatan
Bahagian Khidmat Pengurusan
Bahagian Sumber Manusia
Bahagian Dasar Dan Hubungan Antarabangsa
Johor 20
21
22
23
24
Hospital Permai
Pejabat Kesihatan Daerah Mersing
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Ledang
Kolej Jururawat Masyarakat Kluang
Kolej Kejururawatan Muar
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 24
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
Negeri No. PTJ
PTJ Yang Dilawati
Kedah 25
26
27
28
29
Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Kedah (Farmasi)
Hospital Langkawi
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Padang Terap
Pejabat Kesihatan Kuala Muda, Sungai Petani
Pejabat Kesihatan Daerah Kubang Pasu, Jitra
Kelantan 30
31
32
33
Hospital Machang
Pejabat Kesihatan Daerah Tanah Merah
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kuala Krai
Kolej Jururawat Masyarakat Kubang Kerian
Negeri Sembilan
34
35
36
37
Hospital Tampin
Hospital Tuanku Ampuan Najihah, Kuala Pilah
Pejabat Kesihatan Daerah Jempol
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Tampin
Pahang 38
39
40
41
Pejabat Kesihatan Daerah Raub
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Maran
Kolej Jururawat Masyarakat Jerantut
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kuantan
Perak 42
43
44
45
Makmal Kesihatan Awam, Ipoh
Hospital Sungai Siput
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Larut Matang & Selama
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Hilir Perak
Pulau Pinang 46
47
48
49
50
Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Pulau Pinang (Pengurusan)
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Seberang Perai Tengah
Pejabat Kesihatan Daerah Barat Daya Pulau Pinang
Pejabat Kesihatan Timur Laut Pulau Pinang
Hospital Kepala Batas
Sarawak 51
52
53
54
55
56
57
58
Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Sarawak (Pengurusan)
Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Sarawak (Farmasi)
Kolej Kesihatan Awam, Kuching
Hospital Bahagian Sri Aman
Hospital Lawas
Hospital Bahagian Bintulu
Makmal Ubat Dan Stor Bahagian Kapit
Pejabat Kesihatan Bahagian Kapit
Sabah 59
60
61
62
Hospital Sipitang
Hospital Mesra Bukit Padang
Pejabat Kesihatan Pergigian Kawasan Tawau
Kolej Kejururawatan Sandakan
Selangor 63
64
65
66
Hospital Serdang
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Gombak
Pejabat Kesihatan Daerah Hulu Langat
Pejabat Kesihatan Daerah Sepang
Terengganu 67 68 69 70
Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Terengganu (Farmasi) Hospital Setiu Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Hulu Terengganu Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kemaman
Wilayah
Persekutuan
71
72
73
Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah Persekutuan (Pergigian)
Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan WP Labuan (Pengurusan)
Pejabat Kesihatan Pergigian Zon Cahaya Suria
Perlis 74 Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Perlis (Pengurusan)
25 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
Negeri No. PTJ
PTJ Yang Dilawati
Melaka 75
76
77
78
Hospital Alor Gajah
Pejabat Kesihatan Melaka Tengah
Kolej Kejururawatan Melaka
Pejabat Kesihatan Pergigian Alor Gajah
Berdasarkan analisis yang dijalankan, adalah didapati penemuan Audit yang paling
tinggi adalah terhadap kawalan perbelanjaan sebanyak 35% diikuti oleh kawalan aset
alih Kerajaan sebanyak 24.6%, kawalan terimaan sebanyak 19.5%, kawalan
pengurusan sebanyak 12.8%, kawalan akaun amanah/kumpulan wang
amanah/deposit sebanyak 6.1% dan kawalan bajet sebanyak 2%. Ringkasan
penemuan Audit mengenai tahap kawalan pengurusan kewangan adalah seperti di
Jadual 2 dan Carta 1.
Jadual 2 Ringkasan Penemuan Audit Mengikut Kawalan
Kawalan
Bilangan
Penemuan Audit
Peratus Penemuan
Audit (%)
Pengurusan 38 12.8
Terimaan 58 19.5
Bajet 6 2.0
Perbelanjaan 104 35.0
Aset Alih Kerajaan 73 24.6
Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah/Deposit
18 6.1
Jumlah 297 100
Carta 1
Peratus Penemuan Audit Mengikut Kawalan
12.8%
19.5%
2%
35%
24.6%
6.1% Pengurusan
Terimaan
Bajet
Perbelanjaan
Aset Alih Kerajaan
Akaun Amanah/Deposit
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 26
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
3. KAWALAN PENGURUSAN
Kawalan pengurusan dilaksanakan bagi menentukan fungsi, objektif, tugas dan
tanggungjawab pegawai-pegawai ditetapkan dengan jelas bagi memastikan
pengurusan dilaksanakan dengan lengkap dan sempurna. Untuk tujuan ini, semakan
dibuat terhadap Surat Kuasa, Carta Organisasi, Manual Prosedur Kerja, Fail Meja,
Senarai Tugas, Sasaran Kerja Tahunan, Rekod Latihan Tahunan, Waran Perjalanan
Udara, penurunan kuasa, Daftar Pemeriksaan Mengejut dan Rekod Cuti.
Bagi kawalan pengurusan, penemuan Audit yang paling banyak berlaku di kalangan
PTJ adalah fail meja tidak disediakan dengan lengkap dan kemas kini sebanyak 50%,
diikuti dengan pegawai tidak mengetik kad perakam waktu dan tiada ulasan serta
pengesahan Penyelia dan buku perkhidmatan tidak disahkan bagi setiap kemasukan
maklumat sebanyak 42.3%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 3.
Jadual 3 Penemuan Audit Terhadap Kawalan Pengurusan
PENEMUAN AUDIT JUMLAH PTJ % NO. PTJ
1. Surat Kuasa
(a) Tiada surat kuasa memungut,
menulis/menandatangani/membatalkan
resit
[Arahan Perbendaharaan 62, 69 & 70(a)]
5 6.4 26, 54, 55, 65, 66
(b) Tiada surat kuasa bagi pegawai yang
bertanggungjawab terhadap
kunci/nombor kombinasi peti besi/bilik
kebal
[Arahan Perbendaharaan 125]
14 17.9 7, 9, 26, 27, 34, 39,
42, 43, 53, 55, 58, 64,
71, 74
(c) Surat kuasa
menandatangani/mengendali Pesanan
Kerajaan/Baucar/Waran Pindah
Peruntukan/Panjar Wang Runcit/Cek
Panjar/Panjar Deposit Hospital/Pegawai
Penyedia, Peraku I dan II tidak
disediakan/dikemaskini
[Arahan Perbendaharaan 176.1(d), 101,
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11/2008
Para 4 dan 11]
6 7.7 3, 14, 27, 36, 50, 65
(d) Surat kuasa mengendalikan Panjar Wang
Runcit/perlantikan Pegawai
Pengangkutan/Jawatankuasa Pembuka
Sebut Harga/Jawatankuasa Sebut
Harga/Jawatankuasa Penilaian Teknikal
bagi Sebut Harga/Jawatankuasa
Penilaian Harga bagi Sebut Harga tidak
disediakan
5 6.4 5, 36, 42, 71, 76
(e) Surat kuasa memegang kunci peti sebut
harga tidak dikeluarkan
4 5.1 15, 46, 54, 55
(f) Surat Kuasa tidak dikeluarkan kepada
pegawai yang meluluskan/menyediakan
Penyata Perubahan Gaji (Kew.8)/Borang
7 9.0 29, 36, 43, 46, 57, 58,
66
27 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH PTJ % NO. PTJ
Perubahan Gaji SG-20 (Kew.
320)/menjaga stok borang
hasil/memasukkan kutipan ke bank
[Arahan Perbendaharaan 11]
(g) Pegawai Aset/Pegawai Penerima Aset
/Pegawai Pemeriksa/Lembaga Pemeriksa
Pelupusan tidak dilantik/tiada surat
perlantikan oleh Pegawai Pengawal
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007]
13 16.7 1, 2, 5, 9, 17, 20, 28,
32, 65, 67, 68, 71, 76
2. Carta Organisasi
[Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007]
(a) Carta organisasi tidak
disediakan/dipamerkan di tempat yang
mudah dilihat
5 6.4 9, 29, 35, 37, 51
(b) Carta organisasi tidak dikemas
kini/lengkap
17 21.8 4, 5, 8, 12, 27, 43, 44,
45, 52, 53, 65, 66, 69,
71, 74, 75, 78
3. Manual Prosedur Kerja (MPK)/Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
[Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 8/1991 dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4/2002]
(a) Manual Prosedur Kerja (MPK) tidak
disediakan/dikemas
kini/lengkap/dikemukakan untuk
semakan
20 25.6 3, 5, 6, 8, 9, 17, 21,
22, 28, 29, 35, 36, 38,
45, 46, 51, 54, 63, 65,
73
(b) MPK disediakan mengikut
unit/bahagian
5 6.4 20, 26, 43, 55, 56
(c) Fail Meja tidak disediakan dengan
lengkap dan kemas kini
39 50.0 3, 5, 6, 8, 10, 12, 21,
22, 28, 29, 34, 35, 36,
38, 39, 42, 43, 45, 46,
47, 48, 50, 53, 54, 55,
56, 57, 58, 63, 65, 66,
68, 70, 71, 72, 74, 75,
77, 78
(d) Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
lewat/tidak disediakan/tidak lengkap
23 29.5 5, 20, 21, 22, 25, 26,
27, 28, 29, 31, 43, 46,
47, 49, 50, 55, 56, 58,
60, 63, 64, 72, 74
(e) SKT tidak disediakan mengikut
format/lengkap/disahkan oleh Ketua
Jabatan
8 10.3 32, 34, 68, 70, 75, 76,
77, 78
4. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10/2008]
(a) Mesyuarat JPKA tidak dijalankan
mengikut kekerapan yang ditetapkan
8 10.3 32, 47, 52, 53, 57, 59,
60, 64
(b) JPKA tidak membincangkan agenda
yang telah ditetapkan
22 28.2 4, 5, 14, 24, 26, 29,
31, 33, 36, 42, 47, 53,
55, 56, 57, 58, 63, 64,
65, 67, 69, 70
(c) Daftar Pertanyaan Audit tidak
diselenggara
3 3.8 1, 3, 4
5. Rekod Latihan Kakitangan
[Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005]
(a) Buku Log Latihan tidak
diselenggara/tidak kemas kini/tidak
dibuat pengesahan
4 5.1 35, 37, 54, 55
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 28
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH PTJ % NO. PTJ
(b) Latihan kurang daripada tujuh hari
dalam setahun
26 33.3 1, 20, 26, 28, 29, 31,
32, 33, 35, 41, 43, 46,
52, 53, 54, 58, 59, 64,
65, 66, 68, 70, 71, 72,
75, 77
(c) Pegawai tidak menghadiri sebarang
kursus
3 3.8 53, 65, 66
6. Tempahan Tiket Kapal Terbang
[Kawalan Dalaman]
(a) Daftar Tempahan Tiket Kapal Terbang
tidak diselenggarakan/kemas
kini/lengkap
9 11.5 4, 10, 12, 23, 36, 55,
57, 58, 71
(b) Salinan tiket tidak dibuat/dikepilkan
untuk semakan
4 5.1 3, 4, 58, 76
(c) Waran Perjalanan Udara/bil tidak dicop
“TELAH BAYAR”/ditandatangani
4 5.1 10, 58, 71, 72
7. Kad Perakam Waktu
[Surat Pekeliling Am Bil. 11/1981 dan 1/2004]
(a) Pegawai Pengawas Kad Perakam Waktu
tidak dilantik /Jadual Bertugas tidak
disediakan
6 7.7 35, 58, 59, 62, 64, 67
(b) Pegawai tidak mengetik kad/masuk
lewat/keluar awal /ditulis dengan
tangan dan tidak ada ulasan serta
tandatangan pegawai yang diberi kuasa
33 42.3 7, 12, 20, 24, 26, 28,
29, 31, 32, 33, 36, 37,
41, 42, 44, 46, 53, 54,
55, 56, 58, 59, 63, 64,
67, 68, 71, 72, 73, 74,
75, 77, 78
(c) Laporan Bulanan tidak
disediakan/betul/tidak
dikemukakan/menyeluruh
6 7.7 31, 35, 37, 58, 63, 67
(d) Kad yang mempunyai lebih daripada 3
catatan merah tidak diberi amaran
bertulis/surat tunjuk sebab serta tidak
diambil tindakan ditukar kepada kad
hijau/merah/tatatertib
7 9.0 20, 35, 46, 63, 67, 68,
74
8. Buku Perkhidmatan dan Fail Peribadi
[Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15/2008]
(a) Buku Perkhidmatan/fail peribadi tidak
lengkap/kemas kini
11 14.1 5, 35, 37, 43, 45, 55,
59, 63, 64, 65, 66
(b) Tidak diperiksa/disahkan oleh Ketua
Jabatan/pegawai yang diberi kuasa ke
atas setiap maklumat yang dicatatkan
33 42.3 5, 12, 21, 22, 23, 24,
26, 28, 30, 33, 35, 36,
40, 42, 43, 44, 45, 46,
53, 54, 55, 56, 57, 58,
59, 60, 62, 66, 67, 71,
74, 76, 77
(c) Maklumat cuti tahunan/pinjaman tidak
direkodkan/dikemas kini dalam Buku
Perkhidmatan
6 7.7 44, 59, 60, 63, 64, 74
9. Rekod/Daftar Cuti
[Perintah-Perintah Am Bab C dan Surat Pekeliling Am Bil. 3/1990]
(a) Rekod Cuti tidak
ditandatangan/disahkan oleh Ketua
Pejabat
2 2.6 35, 64
(b) Pegawai bercuti tanpa kelulusan/lewat
diluluskan
1 1.3 37
29 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH PTJ % NO. PTJ
(c) Daftar/rekod cuti/borang permohonan
cuti tidak disediakan/lengkap
4 5.1 35, 38, 63, 64
10. Pemeriksaan Mengejut
[Arahan Perbendaharaan 309(a) dan (b)]
(a) Pemeriksaan mengejut tidak dilakukan
terhadap kutipan/stok buku
hasil/pemungut kecil/setem/Panjar
Wang Runcit
19 24.4 1, 9, 19, 25, 29, 31,
35, 43, 44, 45, 51, 57,
65, 67, 68, 74, 76, 77,
78
(b) Pemeriksaan mengejut tidak dijalankan
setiap enam bulan sekali
10 12.8 16, 32, 44, 55, 61, 62,
66, 67, 68, 78
(c) Daftar Pemeriksaan Mengejut tidak
lengkap/diselenggara
3 3.8 18, 28, 77
11. Nota Serah Tugas
[Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2004]
(a) Nota Serah Tugas tidak disediakan/tidak
lengkap bagi pertukaran pegawai
12 15.4 5, 9, 11, 12, 37, 39,
40, 43, 54, 55, 57, 69
12. Lain-lain
(a) Polisi Pusingan Tugas tidak diwujudkan/
Pusingan tugas tidak dilaksanakan bagi
pegawai yang terlibat dalam urusan
kewangan
6 7.7 5, 6, 17, 18, 19, 51
4. KAWALAN TERIMAAN
Kawalan terimaan dilaksanakan untuk memastikan kawalan secukupnya diwujudkan
bagi semua kutipan/pungutan hasil supaya semua kutipan/pungutan dibuat dengan
teratur, diperakaunkan dengan sempurna dan tepat serta dimasukkan ke bank dalam
tempoh yang sepatutnya. Selain itu, aspek keselamatan juga diambil kira bagi
melindungi wang dan borang hasil Kerajaan di samping memastikan persekitaran
kaunter kutipan berada dalam keadaan baik dan terkawal. Bagi tujuan ini, semakan
Audit adalah tertumpu kepada kawalan borang hasil, kawalan terimaan wang,
keselamatan wang tunai dan kawalan perakaunan.
Bagi kawalan terimaan, daftar kaunterfoil (kew.67) tidak disediakan dengan lengkap
dan kemas kini merupakan penemuan Audit yang tertinggi iaitu sebanyak 30.8% diikuti
buku resit/kupon tidak diperiksa dan diperakui di belakang helaian pertama salinan
pejabat sebelum digunakan iaitu sebanyak 26.9% dan Laporan Terperinci Hasil Bulanan
(C330) tidak dicop tarikh terima/cetak sebanyak 19.2%. Butiran lanjut adalah seperti di
Jadual 4.
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 30
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
Jadual 4 Penemuan Audit Terhadap Kawalan Terimaan
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
1. Pengasingan Tugas
[Arahan Perbendaharaan 70 dan 73]
(a) Tidak ada pengasingan tugas bagi menerima
kutipan, menulis resit dan merekod Buku Tunai
(Kew. 248)
5 6.4 36, 43, 46, 58, 68
2. Daftar Borang Hasil/Kaunterfoil (Kew.67)
[Arahan Perbendaharaan 63 dan 67]
(a) Daftar Kaunterfoil tidak diselenggarakan 7 9.0 12, 14, 28, 43, 54,
56, 58
(b) Daftar Kaunterfoil tidak disediakan dengan
lengkap/betul/kemas kini
24 30.8 4, 20, 21, 26, 27,
28, 29, 35, 38, 41
43, 45, 47, 48, 49,
50, 53, 60, 65, 66,
68, 70, 71, 76
(c) Baki fizikal borang hasil tidak sama dengan rekod
Daftar Kaunterfoil
2 2.6 20, 55
3. Buku Resit Kew.38 Dan Kupon
(a) Notis pemberitahuan meminta resit tidak
dipamerkan
[Arahan Perbendaharaan 61(a)]
7 9.0 5, 34, 43, 45, 56,
58, 63
(b) Buku resit/kupon tidak diperiksa dan diperakui di
belakang helaian pertama salinan pejabat sebelum
digunakan/tidak ada bukti pemeriksaan dibuat
[Arahan Perbendaharaan 66(a)]
21 26.9 26, 27, 28, 29, 30,
31, 32, 34, 35, 36,
41, 53, 54, 55, 56,
58, 59, 60, 62, 65,
66
(c) Resit/kupon disimpan di tempat yang tidak
selamat/kabinet berkunci
[Arahan Perbendaharaan 68]
4 5.1 28, 29, 43, 58
(d) Butiran/amaun resit dipinda tetapi tidak dibatalkan
[Arahan Perbendaharaan 62]
3 3.8 34, 68, 69
(e) Borang Hasil yang dikeluarkan daripada stok tidak
diperiksa setiap minggu
[Arahan Perbendaharaan 80(c)]
11 14.0 4, 9, 29, 35, 54,
65, 66, 68, 69, 77,
78
(f) Resit Rasmi lewat dikeluarkan selepas terimaan
kaunter/melalui mel
[Arahan Perbendaharaan 60(ii)]
5 6.4 1, 4, 6, 9, 17
(g) Resit manual yang telah batal tidak direkodkan di
dalam laporan resit batal di dalam sistem e-terimaan
3 3.8 17, 54, 55
(h) Perakuan Borang Hasil tidak mengikut format yang
ditetapkan/lengkap
6 7.7 68, 69, 70, 75, 76,
78
4. Daftar Mel
[Arahan Perbendaharaan 71]
(a) Daftar Mel tidak diselenggarakan/lengkap/disemak 14 17.9 1, 4, 6, 14, 25, 26,
28, 29, 39, 54, 55,
65, 66, 68
(b) Daftar Mel diselenggarakan oleh pegawai yang
membuat pungutan
3 3.8 20, 65, 66
31 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
5. Penyata Pemungut Dan Serahan Kutipan Ke Bank/Pemungut Utama
(a) Kutipan melebihi RM500 tidak diserahkan kepada
pemungut utama/bank pada hari yang sama
[Arahan Perbendaharaan 78(a)]
12 15.4 9, 12, 22, 26, 28,
29, 39, 55, 58, 68,
76, 78
(b) Penyata Pemungut tidak/lewat
disemak/ditandatangani sebelum/selepas kutipan
dibankkan
[Arahan Perbendaharaan 80(d)]
7 9.0 20, 22, 53, 55, 64,
68, 70
(c) Wang kutipan tidak diserahkan kepada Pemungut
Utama
1 1.3 55
6. PTJ Yang Menguruskan Terimaan Melalui eSPKB
[Panduan Pengguna PTJ eSPKB]
(a) Senarai Pengguna Sistem e-terimaan tidak dikemas
kini
2 2.6 46, 74
7. Buku Tunai Kecil (Kew.249)
(a) Kutipan hasil tidak/lewat direkod dalam buku tunai
(Kew. 249)
[Arahan Perbendaharaan 72]
6 7.7 17, 27, 29, 54, 58,
68
(b) Buku Tunai tidak disemak setiap hari dan
ditandatangani ringkas oleh pegawai yang
bertanggungjawab/diberikuasa
[Arahan Perbendaharaan 80(b)]
7 9.0 20, 29, 37, 41, 53,
68, 70
8. Buku Tunai Cerakinan (Kew.248)
(a) Buku Tunai/TK100 tidak/lewat diselenggara/dicetak
dengan lengkap
5 6.4 5, 37, 67, 68, 70
(b) Nombor dan tarikh Resit Perbendaharaan/Resit
Kew.38 tidak/lewat dicatat ke dalam Buku Tunai
Cerakinan (Kew.248)
[Arahan Perbendaharaan 80(d)]
3 3.8 29, 53, 57
(c) Buku Tunai Cerakinan (Kew.248)/e-Terimaan (TK
100) tidak disemak setiap hari oleh pegawai yang
bertanggungjawab/tiada tarikh semakan
[Arahan Perbendaharaan 80(b)]
9 11.5 5, 25, 30, 33, 35,
38, 67, 68, 78
(d) Buku Tunai Cerakinan (Kew.248) lewat dihantar ke Cawangan Hasil, KKM [Arahan Perbendaharaan 145]
4 5.1 25, 28, 29, 68
9. Penyata Penyesuaian Hasil
[Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 2/1986 dan Arahan Perbendaharaan 143(b)]
(a) Penyata Penyesuaian Hasil tidak disediakan dalam
tempoh 14 hari dari tarikh Laporan Terperinci Hasil
Bulanan (C330) diterima
6 7.7 25, 30, 39, 65, 66,
68
(b) Penyata Penyesuaian Hasil tidak/lewat
disediakan/kemas kini dan dihantar ke Jabatan
Akauntan Negara
7 9.0 36, 38, 39, 64, 59,
62, 66
(c) Penyata Penyesuaian Hasil tidak disediakan/disemak
dengan betul/tepat
4 5.1 5, 37, 39, 71
(d) Penyata Penyesuaian Hasil disediakan oleh pegawai
yang membuat pungutan/memasukkan wang ke
bank.[Kawalan Dalaman]
5 6.4 55, 56, 58, 65, 66
(e) Laporan Terperinci Hasil Bulanan (C330) tidak dicop
tarikh terima/dicetak
15 19.2 21, 26, 30, 31, 33,
36, 38, 43, 44, 45,
53, 54, 55, 66, 76
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 32
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
10. Penyata Borang Hasil Yang Dikawal (Kew. 68)
[Kawalan Dalaman]
(a) Penyata Borang Hasil Yang Dikawal tidak
ditandatangan timbal/tidak disemak oleh Pemungut
Utama
9 11.5 7, 21, 28, 29, 36,
41, 44, 45, 65
(b) Penyata Borang Hasil Yang Dikawal tidak
diselenggara oleh Pemungut Kecil
6 7.7 14, 56, 55, 58, 60,
63
(c) Penyata Borang Hasil Yang Dikawal tidak disediakan
dengan betul/lengkap
5 6.4 25, 26, 54, 56, 68
11. Daftar Caj Hospital
[Panduan Bagi Kutipan Dan Perakaunan Hasil Hospital Tahun 1993]
(a) Daftar Caj Hospital tidak diselenggara dengan
lengkap/kemas kini
3 3.8 55, 59, 60
(b) Deposit hospital tidak dikutip
2 2.6 35, 75
12. Bil Hospital
[Panduan Bagi Kutipan Dan Perakaunan Hasil Hospital Bil (18) dlm KKM 203/19 bertarikh 31.12.1993 dan
Surat Pekeliling Bahagian Kewangan, Kementerian Kesihatan Malaysia Bil. 5/2007]
(a) Fail Bil Hospital tidak disediakan/dikemas
kini/disimpan teratur
1 1.3 20
(b) Fail Bil Belum Selesai tidak disemak
1 1.3 59
(c) Caj rawatan tidak dikenakan
1 1.3 58
(d) Laporan Bulanan Kutipan Hasil Bil Hospital tidak
tepat/lengkap
2 2.6 54, 63
(e) Surat Peringatan tidak dikeluarkan mengikut jadual
2 2.6 55, 68
(f) Hapuskira tidak dibuat bagi tunggakan hasil
melebihi 6 tahun
3 3.8 43, 55, 56
13. Penyewaan Ruangan Dalam Premis Kerajaan
[Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994]
(a) Sewa/Caj elektrik/air bagi premis yang
disewa/penggunaan mesin minuman/ATM Machine
tidak/lewat/kurang dikutip
4 5.1 26, 29, 34, 63
(b) Daftar Kutipan Sewa/Utiliti/Asrama tidak
diselenggarakan/lengkap/kemas kini
5 6.4 26, 29, 30, 34, 53
(c) Perjanjian Sewa ruang pejabat/TASKA/ATM
Machine/vending machine/kantin tidak
ditandatangani/disediakan/dikemukakan/
diperbaharui/lewat disediakan/dimatikan setem
4 5.1 30, 56, 63, 76
(d) Denda/penalti tidak dikenakan ke atas sewa kantin
yang dibayar lewat
2 2.6 26, 34
(e) Kantin beroperasi tanpa kelulusan
1 1.3 60
14. Peti Besi
[Arahan Perbendaharaan 125, 126(a), 129A, 132]
(a) Dua kunci peti besi dipegang oleh seorang pegawai
sahaja
2 2.6 68, 78
(b) Kunci peti besi dan nombor kombinasi tidak
dipegang oleh pegawai yang berbeza
2 2.6 7, 26
(c) Peti besi hanya mempunyai satu kunci/nombor
kombinasi
7 9.0 37, 43, 44, 58, 64,
68, 71
33 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(d) Nombor kombinasi tidak ditukar setiap enam
bulan/diketahui oleh pegawai tidak diberi kuasa
2 2.6 16, 68
(e) Bilik kebal tidak selamat/ikut spesifikasi/tidak dikejat 2 2.6 74, 76
15. Peti Wang Tunai (Cash Box)
[Kawalan Dalaman]
(a) Peti Wang Tunai tidak disediakan/berkunci /wang
kutipan tidak disimpan di tempat yang selamat
3 3.8 43, 44, 58
16. Penyata Akaun Belum Terima
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7/1986 dan Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 5/2007]
(a) Penyata Akaun Belum Terima (ABT) tidak disediakan
2 kali setahun
4 5.1 61, 62, 64, 73
(b) Penyata ABT tidak/lewat dikemukakan kepada
Bahagian Akaun, KKM
2 2.6 5, 38
17. Daftar Cek Tak Laku
[Arahan Perbendaharaan 76(b) dan Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 1/1994]
(a) Daftar Cek Tak Laku tidak diselenggarakan dengan
lengkap/kemas kini
5 6.4 12, 43, 55, 65, 75
(b) Cek tak laku masih belum diganti
1 1.3 17
18. Lain-Lain
(a) Keselamatan/kaunter kutipan hasil tidak terjamin.
[Arahan Perbendaharaan 126(a) dan 131]
5 6.4 25, 28, 29, 56, 64
(b) Daftar Kompaun tidak disediakan dengan
betul/kemas kini/lengkap
4 5.1 28, 29, 65, 66
(c) Hasil kutipan tidak dimasukkan ke bank tetapi telah
digunakan untuk tujuan pembelian minyak motor
bot
1 1.3 58
5. KAWALAN BAJET
Kawalan bajet dilaksanakan untuk memastikan sumber yang terhad dirancang dan
diagih secara teratur mengikut kepentingan, mengawal operasi dan mengurus prestasi
di peringkat penyediaan, pengagihan hinggalah kepada pelaporan mengenai
pencapaiannya. Antara perkara yang disemak adalah penyediaan bajet serta
pengurusan waran peruntukan.
Bagi kawalan bajet, penemuan Audit yang tertinggi adalah pindah peruntukan tidak
disokong dengan borang permohonan yang lengkap sebanyak 10.3% diikuti oleh had
kuasa pegawai peraku I dan II tidak selaras dengan penurunan kuasa sebanyak 6.4%.
dan pindah peruntukan dibuat tanpa kelulusan pegawai yang diberi kuasa sebanyak
5.1%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 5.
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 34
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
Jadual 5 Penemuan Audit Terhadap Kawalan Bajet
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
1. Peruntukan
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11/2008]
(a) Waran Peruntukan Asal/Tambahan lewat
direkod dalam Buku Vot/sistem
3 3.8 3, 7, 24
(b) Waran Peruntukan tidak/lewat
dicetak/direkodkan/difailkan mengikut
nombor bersiri dan tarikh yang diterima
3 3.8 4, 14, 37
(c) Had dan kuasa pegawai peraku I dan
peraku II waran peruntukan asal tidak
selaras dengan kehendak Jadual Kuasa
dan Tugas Perwakilan Kuasa Pegawai
Pengawal KKM
5 6.4 20, 26, 53, 63, 76
(d) Pindah peruntukan dibuat tanpa
kelulusan oleh pegawai yang diberi
kuasa
4 5.1 13, 14, 15, 52
(e) Pindah peruntukan tidak disokong
dengan Borang Permohonan Pindah
Peruntukan/tidak lengkap
8 10.3 20, 23, 26, 37, 38,
43, 52, 54
(f) Pindah Peruntukan keluar/masuk di
bawah kod objek yang sama
3 3.8 28, 29, 46
6. KAWALAN PERBELANJAAN
Objektif kawalan perbelanjaan dilaksanakan bagi menentukan segala perbelanjaan
adalah dikawal, dilulus dan dilakukan mengikut maksud yang ditentukan dan
diakaunkan dalam rekod kewangan jabatan dengan betul dan mengikut peraturan.
Antara perkara yang disemak adalah seperti pengurusan sebut harga, perolehan,
pesanan Kerajaan, daftar bil, pengurusan kontrak, baucar bayaran, panjar wang runcit,
perbelanjaan utiliti, pukal dan gaji serta elaun.
Bagi kawalan perbelanjaan, penemuan Audit yang paling kerap berlaku adalah baucar
bayaran/dokumen sokongan baucar bayaran tidak lengkap/dicop ‘Telah Bayar’
sebanyak 62.8% diikuti oleh senarai semak sebut harga tidak
disediakan/ditandatangan oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga sebanyak 35.9%
dan ruang Pesanan Kerajaan tidak diisi dengan lengkap dan ditandatangani oleh
Peraku/pembekal/pegawai penerima barang sebanyak 29.5%. Butiran lanjut adalah
seperti di Jadual 6.
35 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
Jadual 6 Penemuan Audit Terhadap Kawalan Perbelanjaan
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
1. Laporan Harian Buku Vot (BV381) Dan Penyata Penyesuaian
Perbelanjaan Bulanan
[Arahan Perbendaharaan 95, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11/1992 dan Arahan Kerja
AK0902, Panduan Pengguna PTJ eSPKB]
(a) Laporan Harian Buku Vot (BV381)
tidak ditandatangani oleh Ketua
Jabatan/Pegawai yang diberi kuasa
sebagai bukti semakan
15 19.2 1, 34, 39, 40, 41, 44,
46, 49, 51, 58, 59,
61, 64, 67, 68
(b) Laporan Terperinci Bulanan (C231)
tidak dicop tarikh terima bagi
memastikan Penyata Penyesuaian
Perbelanjaan Bulanan disediakan
dalam tempoh 14 hari dari tarikh
penerimaan Laporan C231
16 20.5 21, 23, 24, 28, 35,
36, 37, 44, 45, 49,
54, 55, 58, 67, 68, 73
(c) Laporan Penyata Penyesuaian
(BV500-505) tidak
disedia/dicetak/disemak/difailkan/
dihantar ke Pejabat Perakaunan
6 7.7 15, 27, 34, 39, 58, 59
(d) Laporan Penyata Penyesuaian
(BV500-505) lewat dihantar ke
Akauntan Negara melebihi 14 hari
3 3.8 46, 60, 76
2. Sebut Harga
[Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009]
(a) Daftar Pertimbangan dan
Keputusan/Minit Sebut Harga tidak
diselenggarakan/lengkap/kemas kini/ditandatangani oleh
Jawatankuasa Sebut Harga. [Arahan Perbendaharaan 170.3(c) & SPP 5/2009]
9 11.5 9, 26, 30, 36, 58, 59,
61, 68, 69
(b) Notis Sebut Harga tidak mengandungi maklumat seperti tajuk
sebut harga/syarat kelayakan penyebut harga dan
bidang/kelas/kepala pendaftaran
[Arahan Perbendaharaan 170.2(c)]
3 3.8 24, 26, 55
(c) Peti Sebut Harga hanya ada satu
kunci sahaja/tidak selamat/tidak
dilabelkan/dilakri [Arahan Perbendaharaan 196]
7 9.0 4, 13, 15, 53, 54, 64,
76
(d) Anak kunci peti sebut harga tidak dipegang secara berasingan oleh dua
pegawai kanan
[Arahan Perbendaharaan 196]
8 10.3 7, 9, 24, 26, 51,53, 55, 68
(e) Peti tawaran sebut harga tidak
dibuka secepat mungkin selepas
tawaran sebut harga ditutup/ tidak dilakri
[Arahan Perbendaharaan 197.2(b)
4 5.1 4, 20, 30, 66
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 36
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
dan perenggan 5.2(a) SPP 5/2009]
(f) Anggaran harga jabatan tidak
disediakan/tidak dimasukkan ke
dalam peti tawaran sebelum tarikh
tutup sebut harga
6 7.7 24, 26, 43, 44, 53, 74
(g) Daftar Edaran Sebut Harga tidak
diselenggarakan/lengkap
12 15.4 29, 30, 34, 41, 44,
45, 53, 59, 61, 68,
69, 71
(h) Lampiran Q tidak diberi nombor siri
sebelum diedarkan
6 7.7 26, 30, 42, 43, 44, 53
(i) Butiran spesifikasi kerja/Syarat di
Lampiran Q tidak lengkap
3 3.8 44, 53, 74
(j) Borang Sebut Harga (Lampiran Q)
tidak ditandatangani
ringkas/masa/tarikh buka tidak
dicatatkan oleh Jawatankuasa
Pembuka Sebut Harga
[Arahan Perbendaharaan
197.2(c)(iv)]
20 25.6 12, 13, 15, 20, 26,
29, 30, 36, 38, 41,
44, 53, 54, 56, 57,
58, 59, 71, 74, 76
(k) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
tidak menurunkan tandatangan pada
muka surat yang ada harga dan
sebarang pindaan dalam tawaran
sebut harga
5 6.4 20, 23, 45, 71, 74
(l) Senarai Semakan Sebut Harga tidak
disediakan/disemak/tidak mengikut
format/disahkan oleh Jawatankuasa
Pembuka Sebut Harga
28 35.9 4, 20, 23, 24, 26, 30,
31, 33, 34, 38, 41,
42, 44, 45, 47, 48,
49, 53, 54, 55, 56,
57, 58, 59, 71, 74,
75, 76
(m) Jadual Sebut Harga tidak
disediakan/dikemukakan/lengkap
[Arahan Perbendaharaan
197.2(c)(iv)]
13 16.7 9, 15, 20, 26, 30, 33,
36, 39, 43, 44, 45,
53, 74
(n) Perlantikan Ahli Jawatankuasa
Penilaian tidak mencukupi/tidak
dilantik
3 3.8 24, 39, 47
(o) Jawatankuasa Penilaian bagi sebut
harga bekalan/perkhidmatan/kerja
tidak diwujudkan
8 10.3 26, 30, 41, 42, 44,
49, 56, 57
(p) Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga
(Kerja) tidak dianggotai oleh
pegawai teknikal
2 2.6 43, 45
(q) Minit Mesyuarat /Laporan
Jawatankuasa Penilaian tidak
disediakan/difailkan/tidak
ditandatangani oleh AJK
7 9.0 28, 30, 31, 35, 38,
71, 72
37 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(r) Pegawai Pelulus sebutharga secara
e-bidding tidak diberi kuasa secara
bertulis
1 1.3 9
(s) Penilai pra-kelayakan e-bidding
dibuat oleh pegawai yang tidak
diberi kuasa
1 1.3 9
(t) Kertas taklimat sebut harga tidak
disediakan/lengkap
16 20.5 4, 20, 21, 30, 31, 34,
35, 38, 39, 43, 45,
55, 56, 69, 57, 71
(u) Keahlian Jawatankuasa Sebutharga
tidak selari dengan lantikan pegawai
pengawal KKM
1 1.3 9
(v) Keputusan muktamad pemilihan
sebut harga tidak
dipamerkan/lengkap
[Perenggan 12.4, SPP 5/2009]
10 12.8 4, 24, 26, 30, 53, 55,
56, 57, 63, 75
(w) Asas penilaian sebut harga tidak
dinyatakan dengan jelas/penolakan
tawaran terendah tidak dinyatakan
dalam keputusan sebut harga
2 2.6 43, 71
(x) Keputusan Pemilihan Jawatankuasa
Sebutharga secara e-bidding tidak
dibawa kepada Jawatankuasa
Sebutharga
1 1.3 9
(y) Surat Setuju Terima ditandatangan
oleh pegawai yang tidak diberi kuasa
2 2.6 46, 63
(z) Fail Sebut Harga tidak
lengkap/teratur/tidak dimasukkan
dalam Fail Sulit
18 23.1 5, 13, 15, 29, 30, 31,
33, 42, 44, 45, 47,
54, 55, 58, 63, 64,
66, 68
(aa) Bekalan/Perkhidmatan/kerja yang
dibekalkan tidak mengikut spesifikasi
yang ditetapkan
8 10.3 30, 42, 44, 47, 53,
61, 71, 73
(ab) Tempoh siap kerja tidak dipatuhi dan
lanjutan masa yang dibuat tanpa
kebenaran daripada Pegawai
Inden/denda kelewatan tidak
dikenakan
2 2.6 26, 58
(ac) Perubahan kerja tidak mendapat
kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga
3 3.8 38, 46, 71
(ad) Proses Integrity Pact tidak
dilaksanakan
4 5.1 9, 13, 24, 35
(ae) Tempoh sah laku Bon Pelaksanaan
tidak meliputi tempoh kontrak
berkuatkuasa dan dua belas bulan
selepas tarikh tamat kontrak
1 1.3 15
(af) Kerosakan barangan tidak diambil
tindakan
2 2.6 28, 29
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 38
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(ag) Kontraktor yang berjaya tidak
melengkapkan Lampiran Q
1 1.3 5
3. Perolehan
(a) Pembelian dipecahkecilkan bagi
mengelak proses sebut harga.
[Perenggan 3, SPP 5/2009]
5 6.4 6, 8, 29, 53, 74
(b) Kajian pasaran perolehan pembelian
terus tidak dibuat
3 3.8 27, 53, 59
(c) Maklumat perolehan tidak
didaftarkan dalam Sistem
Pengurusan Maklumat Perolehan
Kerajaan Berkomputer (GPIS)
[Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.
12/2007]
7
9.0 7, 9, 23, 33, 35, 40,
47
(d) Harga perolehan bekalan/kerja tidak
munasabah
2 2.6 53, 58
(e) Perolehan peralatan ex-stock /import
tidak mendapat kelulusan
Kementerian Kewangan/Kementerian
Perdagangan Antarabangsa Dan
Industri (MITI)
2 2.6 14, 16
(f) Perolehan Bekalan/Perkhidmatan
lewat dibekalkan oleh pembekal
8 10.3 14, 21, 35, 44, 54,
64, 65, 66
4. Pengurusan Kontrak
(a) Kontrak tidak ditandatangan oleh
pegawai yang diberi kuasa
2 2.6 8, 9
(b) Perjanjian disediakan tidak mengikut
format yang ditetapkan oleh KKM
2 2.6 8, 9
(c) Rekod Kontrak tidak diselenggara
dengan kemas kini
[Arahan Perbendaharaan 205.3]
1 1.3 51
(d) Kontrak lewat ditandatangani/tidak
disediakan bagi perolehan bekalan
atau perkhidmatan bermasa
2 2.6 15, 58
5. Pesanan Kerajaan
[Arahan Perbendaharaan dan Panduan Pengguna eSPKB]
(a) Ruangan Pesanan Kerajaan tidak
diisi dengan lengkap/ditandatangani
oleh Peraku II/pembekal/pegawai
penerima barang
23 29.5 4, 7, 10, 12, 21, 22,
23, 24, 27, 28, 33,
36, 45, 47, 53, 54,
55, 56, 59, 69, 70,
71, 72
(b) Pesanan Kerajaan dikeluarkan
selepas perkhidmatan/bekalan
diterima/lewat diperakukan
8 10.3 21, 26, 31, 33, 45,
55, 59, 63
(c) Nota penerimaan
barangan/perkhidmatan ePerolehan
atas talian lewat dijana
2 2.6 13, 15
39 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
6. Daftar Bil
[Arahan Perbendaharaan 103 dan Panduan Pengguna eSPKB]
(a) Daftar Bil eSPKB (BV 340)
tidak/lewat
dicetak/ditandatangani/disemak/
dicatatkan tarikh semakan
16 20.5 3, 12, 15, 27, 28, 29,
33, 38, 51, 54, 59,
60, 61, 62, 64, 72
(b) Daftar Bil tidak diperiksa sebulan
sekali oleh Ketua Jabatan
5 6.4 34, 37, 41, 64, 68
(c) Bil/invois tidak dicop tarikh
terima/tidak dicop mengikut tarikh
terima sebenar
16 20.5 2, 7, 13, 25, 26, 29,
34, 37, 40, 42, 53,
54, 55, 56, 57, 59
(d) Bil lewat dibayar 5 6.4 7, 9, 14, 26, 63
(e) Tarikh terima bil yang dikunci masuk
tidak sama dengan tarikh terima bil
3 3.8 34, 40, 59
7. Baucar Bayaran
[Arahan Perbendaharaan 99 - 102 dan Panduan Pengguna PTJ eSPKB]
(a) Baucar bayaran tidak
dicetak/difailkan/disimpan dengan
teratur/mengikut nombor siri
3 3.8 12, 28, 29
(b) Baucar bayaran/dokumen sokongan
baucar bayaran tidak lengkap/tidak
dicop “TELAH BAYAR”
49 62.8 2, 4, 6, 7, 9, 12, 13,
15, 16, 20, 21, 22,
23, 24, 26, 28, 29,
30, 31, 32, 33, 34,
35, 36, 37, 39, 42,
43, 44, 45, 46, 52,
53, 54, 55, 56, 57,
58, 59, 61, 64, 65,
66, 67, 68, 69, 70,
72, 74
(c) Had dan kuasa pegawai peraku I
dan peraku II Baucar Bayaran tidak
mengikut peraturan yang ditetapkan
2 2.6 43, 48
(d) Perbezaan maklumat pada baucar
bayaran dan dokumen sokongan
3 3.8 35, 59, 56
(e) Kesilapan caj kod perbelanjaan
[Pekeliling Perbendaharaan Bil.
5/2004]
11 14.1 6, 26, 29, 42, 45, 53,
54, 55, 70, 71, 72
(f) Baucar bayaran/dokumen sokongan
tidak disimpan dengan selamat
8 10.3 21, 25, 26, 29, 53,
54, 58, 74
(g) Bayaran dilakukan testing &
commissioning (T&C) dilakukan/
sebelum bekalan/ perkhidmatan
diterima
4 5.1 30, 42, 59, 72
(h) Dokumen sokongan tidak dicop
‘Disahkan Betul’ dan salinan tidak
dicop ‘Salinan Diakui Sah’ oleh Ketua
Jabatan/pegawai yang diberi kuasa
untuk tujuan bayaran
9 11.5 7, 9, 25, 37, 40, 67,
68, 69, 70
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 40
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(i) Tuntutan perjalanan dan elaun lebih
masa lewat dikemukakan melebihi
10 haribulan bulan berikutnya
3 3.8 13, 53, 55
(j) Tuntutan perjalanan terlebih
bayar/tidak dibayar dengan betul
3 3.8 5, 15, 25
(k) Borang Permohonan Bertugas Di
Luar Pejabat lewat/tidak
disediakan/diluluskan selepas
perjalanan dibuat
5 6.4 2, 4, 16, 29, 35
(l) Bil telefon bimbit untuk tujuan
tuntutan bayaran balik tidak
didaftarkan atas nama
Kementerian/Jabatan
5 3.8 3, 4, 5, 6, 12
(m) Bekalan/Perkhidmatan terlebih
bayar/dibuat dua kali/bagi
perkhidmatan yang tidak diberikan
3 3.8 43, 58, 68
(n) Pembelian tidak berhemah
2 2.6 8, 15
(o) Baucar Batal tidak dicop JANM09
2 2.6 12, 57
(p) Borang Pergerakan Dokumen eSPKB
(JANM08) menggunakan format
lama
2 2.6 4, 37
(q) Elaun harian/elaun makan/lebih
masa tidak dibayar dengan betul
1 1.3 55
(r) Nama pegawai kerajaan ditunjukkan
sebagai penerima bayaran di baucar
[Arahan Perbendaharaan 99(b)]
1 1.3 64
(s) Langganan Broadband CELCOM dan
maxis tanpa kelulusan Pegawai
Pengawal
1 1.3 15
(t) Bayaran perkhidmatan untuk
penggunaan di PTJ lain
1 1.3 73
8. Penggunaan Dan Pembayaran Utiliti (Air, Elektrik, Telefon & Lain-Lain)
[Surat Pekeliling Perakaunan KKM Bil. 3/1981 dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007]
(a) Daftar Khas Utiliti tidak
disediakan/diselenggarakan
6 7.7 12, 45, 67, 69, 70, 76
(b) Daftar Khas Utiliti tidak diisi dengan
lengkap/kemas kini/diperiksa setiap
bulan
17 21.8 20, 21, 23, 24, 43,
47, 54, 56, 57, 58,
59, 60, 61, 62, 68,
72, 73
(c) Bil asal tidak disemak dengan
Laporan Terperinci Pukal
8 10.3 4, 21, 22, 34, 35, 51,
59, 67
9. Panjar Wang Runcit
[Arahan Perbendaharaan 112 dan 113]
(a) Surat kelulusan Panjar Wang Runcit
tidak ada dalam simpanan
Pejabat/tidak dikemukakan
1 1.3 36
41 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(b) Perbelanjaan panjar wang runcit
lewat direkod dalam Buku Tunai
Panjar (Kew.249A)
4 5.1 24, 35, 37, 64
(c) Rekupan panjar wang runcit tidak
dibuat dengan kerap/lewat dibuat
5 6.4 7, 54, 64, 65, 66
(d) Buku Tunai Panjar Wang Runcit tidak
diselenggarakan dengan betul/
kemas kini
8 10.3 3, 20, 22, 42, 65, 66,
75, 76
(e) Sijil Pengambilalihan Panjar Wang
Runcit tidak disediakan/kemas kini
5 6.4 12, 22, 36, 44, 76
(f) Resit bayaran/dokumen sokongan
tidak dicop tarikh terima/cop ‘Telah
Dibayar’ dan tidak disahkan oleh
pegawai diberi kuasa
7 9.0 15, 35, 36, 42, 75,
76, 78
(g) Baucar kecil (Kew.50) tidak dicatat
nombor/vot peruntukan
4 5.1 35, 37, 76, 78
(h) Baucar kecil (Kew. 50) tidak
disediakan dengan lengkap/difailkan/
ditandatangan oleh pegawai
penerima
2 2.6 26, 39
(i) Kelulusan menggunakan panjar
wang runcit tidak diperolehi daripada
Ketua Jabatan
2 2.6 34, 35
(j) Baucar kecil tidak dikembarkan
dengan dokumen sokongan yang
lengkap/bil/invois asal
2 2.6 34, 54
(k) Wang tunai dalam tangan
kurang/berbeza daripada sepatutnya
1 1.3 15
(l) Baki Panjar Wang Runcit ditangan
kurang 1/3 daripada jumlah yang
diperuntukkan
4 5.1 28, 46, 52, 74
10. Pembayaran Pukal
[Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 3 Tahun 2009 dan Surat Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1990]
(a) Laporan Terperinci Pembayaran
Pukal (BP21) tidak disemak
1 1.3 15
(b) Bil asal pukal tidak dicop ‘TELAH
DIBAYAR’
11 14.1 21, 22, 23, 35, 56,
57, 65, 66, 68, 69, 70
11. Gaji & Elaun
(a) Pegawai yang mempunyai gaji bersih
kurang 40%
[Surat Pekeliling KSU Bil. 2/2007]
12 15.4 31, 35, 36, 54, 56,
57, 64, 65, 66, 68,
69, 70
(b) Pembayaran elaun-elaun:
(i) Bayaran Insentif Wilayah
terkurang/terlebih bayar.
1 1.3 59
(ii) Elaun memangku terkurang/
terlebih bayar.
1 1.3 35
(iii) Bantuan Sara Hidup (COLA) 1 1.3 44
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 42
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
terlebih bayar kepada pegawai
yang berkursus.
(iv) Potongan ITP dan COLA lewat
dibuat bagi pegawai yang
menduduki kuarters
3 3.8 35, 64, 65
(v) Imbuhan Tetap Khidmat Awam
tidak layak dibayar
1 1.3 61
(c) Tindakan tidak/lewat diambil bagi
mendapat balik sebarang jumlah
yang terlebih bayar kepada pegawai
5 6.4 34, 66, 67, 68, 71
(d) Kutipan balik gaji terlebih bayar
tahun lepas dicajkan ke dalam kod
perbelanjaan tahun semasa
2 2.6 54, 55
(e) Sijil Gaji Akhir (LPC) lewat/tidak
disediakan
3 3.8 64, 66, 75
(f) Daftar Emolumen Terlebih Bayar
tidak diselenggara
5 6.4 62, 67, 68, 69, 70
12. Lain-lain
(a) Pegawai yang telah bertukar masih
boleh membuat capaian eSPKB.
4 5.1 6, 64, 65, 66
(b) Tugas Perakuan II baucar bayaran
dilakukan ketika pegawai sedang
bercuti.
1 1.3 64
7. KAWALAN ASET ALIH KERAJAAN
Kawalan aset alih Kerajaan dilaksanakan bagi menentukan sama ada rekod harta
modal, inventori dan bekalan pejabat ada diselenggarakan, mengikut peraturan dan
kemas kini dan juga bagi menentukan harta modal dan inventori yang diperoleh diguna
dan disimpan mengikut tatacara seperti di Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun
2007. Perkara yang disemak meliputi penerimaan, pendaftaran, penggunaan,
penyimpanan, pemeriksaan, penyenggaraan, pelupusan, kehilangan dan hapus kira.
Selain itu, pengauditan juga dibuat terhadap pengurusan kenderaan dan stor.
Bagi kawalan aset alih Kerajaan, penemuan Audit yang tertinggi adalah pengesahan
pendaftaran aset tidak dibuat/dicop pada dokumen punca pembelian aset sebanyak
55.1% diikuti oleh harta modal/inventori tidak dilabelkan Hak Milik Kerajaan dan Buku
Log tidak diselenggara/lengkap/kemas kini sebanyak 52.6%. Butiran lanjut adalah
seperti di Jadual 7.
43 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
Jadual 7
Penemuan Audit Terhadap Kawalan Aset Alih Kerajaan
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007]
(a) JKPAK belum ditubuhkan
1 1.3 65
(b) Mesyuarat JKPAK tidak dilaksanakan/
dilaksanakan selepas mesyuarat JPKA
5 6.4 2, 4, 49, 52, 65
(c) JKPAK tidak membincangkan
perkara/agenda seperti yang
ditetapkan dalam Pekeliling
11 14.1 5, 6, 30, 33, 55, 58,
66, 69, 70, 71, 73
(d) Hasil mesyuarat JKPAK tidak
dilaporkan kepada Jawatankuasa
Pengurusan Kewangan dan Akaun
(JPKA)
5 6.4 4, 29, 58, 69, 70
(e) JKPAK tidak bermesyuarat mengikut
kekerapan 3 bulan sekali
10 12.8 32, 47, 48, 51, 53,
55, 57, 60, 64, 66
(f) Minit mesyuarat JKPAK tidak/lewat
disediakan/ dikemukakan
7 9.0 1, 4, 31, 54, 66, 67,
68
(g) Setiausaha tetap JKPAK bukan
Pegawai Aset
6 7.7 2, 4, 30, 33, 55, 63
2. Daftar Harta Modal/Inventori (KEW.PA-2/KEW.PA-3)
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab B]
(a) Pengesahan penerimaan/pendaftaran
aset tidak dicop/tidak lengkap pada
dokumen punca pembelian aset
43 55.1 4, 5, 8, 9, 11, 13,
20, 21, 23, 24, 25,
26, 28, 30, 33, 34,
35, 38, 40, 41, 42,
43, 44, 45, 46, 47,
49, 50, 52, 53, 54,
55, 56, 57, 58, 59,
64, 65, 66, 70, 71,
74, 75
(b) Maklumat pembelian tidak direkodkan
dalam Daftar Harta Modal/Daftar
Inventori dalam masa 14 hari dari
tarikh penerimaan
[Arahan Perbendaharaan 177.1(b)]
15 19.2 13, 21, 30, 31, 41,
52, 57, 59, 67, 70,
71, 72, 74, 75, 76
(c) Daftar Harta Modal KEW. PA-2 tidak
disediakan/lengkap/dikemaskini/
dicetak/ditandatangani/dikemukakan
40 51.3 2, 4, 5, 6, 7, 8, 10,
13, 17, 18, 20, 23,
24, 25, 26, 29, 31,
34, 37, 38, 39, 46,
48, 50, 52, 53, 54,
56, 57, 58, 59, 60,
63, 65, 66, 68, 74,
75, 76, 78
(d) Daftar Inventori KEW. PA-3 tidak
disediakan/lengkap/dikemaskini/
dicetak/ditandatangani/dikemukakan
31 39.7 5, 6, 7, 8, 12, 13,
15, 17, 18, 23, 25,
26, 31, 37, 38, 39,
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 44
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
40, 42, 46, 48, 50,
52, 53, 54, 58, 59,
63, 74, 75, 76, 78
(e) Aset yang diterima belum
didaftarkan/tidak didaftarkan pada
tahun pembelian aset
18 23.1 4, 8, 11, 12, 18, 21,
22, 33, 43, 46, 53,
54, 55, 57, 64, 65,
74, 76
(f) Harta Modal/Inventori tidak
dikategorikan dengan betul
20 25.6 2, 4, 8, 9, 26, 29,
34, 37, 43, 44, 45,
46, 54, 56, 57, 67,
74, 75, 76, 78
(g) Daftar Harta Modal/Inventori tidak
ditandatangani oleh Ketua Jabatan
5 6.4 4, 26, 52, 55, 62
(h) Nombor siri pendaftaran aset tidak
mengikut format ditetapkan/tidak
lengkap
6 7.7 26, 34, 43, 55, 67,
76
(i) Pengujian dan
pentauliahan/Penerimaan Aset
Teknikal tidak dilakukan oleh pegawai
yang dilantik
3 3.8 4, 6, 54
(j) Tarikh terima aset di Daftar Aset dan
Pesanan Kerajaan berbeza
4 5.1 46, 67, 68, 70
(k) Kos pemasangan dan alat tambahan
tidak diambil kira dalam harga aset
2 2.6 54, 57
3. Senarai Harta Modal(KEW.PA-4) dan Senarai Inventori (KEW.PA-5)
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab B]
(a) Senarai Harta Modal (KEW.PA-4) tidak
diselenggarakan/dikemaskinikan/
lengkap/tepat
7 9.0 13, 21, 22, 26, 45,
73, 78
(b) Senarai Inventori (KEW.PA-5) tidak
diselenggarakan/dikemaskinikan/
lengkap
7 9.0 13, 21, 22, 32, 45,
61, 73
4. Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-6)
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab B]
(a) Daftar Pergerakan Harta Modal dan
Inventori (KEW.PA-6) tidak
diselenggarakan
3 3.8 4, 24, 58
(b) KEW.PA-6 tidak lengkap/kemas
kini/tepat/mengikut format
8 10.3 1, 4, 5, 6, 21, 32,
43, 55
5. Pelabelan Aset
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab B]
(a) Harta Modal/Inventori tidak dilabelkan
Hak Milik Kerajaan
40 52.6 3, 4, 5, 7, 13, 22,
24, 26, 28, 29, 31,
32, 33, 38, 39, 40,
41, 43, 44, 45, 46,
48, 53, 54, 55, 56,
58, 59, 61, 63, 64,
65, 66, 68, 71, 73,
75, 76, 77, 78
45 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(b) Harta Modal/Inventori tidak dilabel
nombor siri pendaftaran yang
betul/lengkap
26 33.3 3, 4, 5, 13, 26, 28,
29, 31, 32, 34, 36,
37, 38, 39, 46, 52,
59, 61, 64, 65, 66,
68, 75, 76, 77, 78
(c) Nombor siri pendaftaran tidak
dilabelkan
19 24.4 7, 9, 21, 22, 24, 41,
43, 44, 45, 46, 48,
53, 54, 55, 56, 58,
63, 71, 73
6. Senarai Aset Mengikut Lokasi Aset Ditempatkan (KEW.PA-7)
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab B]
(a) Senarai Aset di lokasi (KEW.PA-7)
tidak disediakan/lengkap/kemas kini
12 15.4 10, 17, 26, 28, 29,
30, 33, 38, 43, 54,
55, 63
(b) KEW.PA-7 disediakan dalam satu
salinan sahaja
13 16.7 18, 25, 26, 33, 39,
40, 41, 43, 45, 56,
58, 75, 78
(c) KEW.PA-7 tidak dikemaskini/mengikut
format/ditandatangan oleh pegawai
penyedia dan pengesah
20 25.6 1, 5, 7, 11, 12, 14,
26, 27, 28, 29, 33,
34, 43, 54, 58, 74,
75, 76, 77, 78
7. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab C]
(a) Aset yang diperolehi tidak
digunakan/diagihkan
16 20.5 3, 24, 25, 36, 43,
45, 49, 53, 56, 57,
58, 59, 66, 68, 75,
78
(b) Aset tidak dapat dikesan/tiada di
lokasi
4 5.1 9, 20, 21, 31
(c) Laporan Kerosakan Aset tidak
menggunakan borang KEW.PA-9
14 17.9 12, 20, 39, 43, 50,
51, 52, 53, 55, 58,
60, 68, 75, 76
(d) Aset rosak tidak/lewat
diperbaiki/dilupuskan
6 7.7 9, 11, 45, 52, 56, 57
(e) Pemeriksaan tahunan Harta
Modal/Inventori tidak
menyeluruh/dijalankan
5 6.4 4, 5, 22, 51, 76
(f) Laporan Pemeriksaan Harta Modal
(KEW.PA-10) dan Laporan
Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-
11)/Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
Modal Dan Inventori (KEW.PA-12)
tidak dibuat/ditandatangan oleh
pegawai pemeriksa aset/dikemukakan
kepada Ketua Jabatan/Pegawai
Pengawal semasa pengauditan
17 21.8 13, 15, 18, 29, 35,
36, 38, 52, 58, 59,
67, 68, 69, 70, 75,
77, 78
(g) Pemeriksaan yang dilakukan ke atas
aset tidak direkod dalam KEW.PA-2
dan KEW.PA-3
3 3.8 7, 8, 58
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 46
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
(h) Pemeriksaan mengejut tidak
dilakukan oleh Ketua
Jabatan/direkodkan dalam daftar.
31 39.7 1, 4, 5, 6, 7, 8, 10,
12, 20, 22, 24, 34,
41, 47, 49, 50, 52,
55, 56, 57, 58, 59,
66, 68, 69, 71, 73,
74, 75, 77, 78
(i) Aset tidak disimpan di tempat yang
selamat
4 5.1 29, 48, 54, 56
(j) Pegawai Aset juga dilantik sebagai
Pegawai Pemeriksa Aset
2 2.6 57, 58
8. Penyelenggaraan Harta Modal/Inventori Dan Kenderaan
[Pekeliling Perbendaharaan Bil 5/2007, Bab D]
(a) Senarai Aset Yang Memerlukan
Penyelenggaraan (KEW.PA-13) tidak
digunakan/diselenggarakan/dikemaski
nikan/disediakan dengan betul
15 19.2 6, 9, 21, 24, 25, 35,
38, 40, 45, 46, 52,
53, 68, 76, 78
(b) Daftar Penyelenggaraan Harta Modal
(KEW.PA-14) tidak diselenggarakan/
direkodkan/dikemaskinikan/
dikemukakan untuk semakan
20 25.6 9, 16, 24, 25, 27,
28, 35, 40, 42, 45,
46, 52, 53, 54, 55,
56, 59, 60, 61, 72
9. Pelupusan Harta Modal/Inventori
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab E]
(a) Pelupusan Harta Modal/Inventori
tidak/lewat dilakukan
5 6.4 4, 5, 26, 36, 63
(b) Pelupusan tidak mendapat kelulusan
pihak berkuasa melulus
1 1.3 8
10. Kehilangan dan Hapuskira
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab F]
(a) Laporan Awal (KEW.PA-28)/ Laporan
Akhir (KEW.PA-30) kes kehilangan
yang berlaku tidak disediakan untuk
dihantar kepada KKM
2 2.6 5, 65
(b) Daftar Harta Modal bagi aset yang
hilang tidak dapat dikesan
1 1.3 65
11. Pengurusan Kenderaan
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2/1980]
(a) Buku Log tidak diselenggara/
lengkap/kemas kini
41 52.6 2, 3, 4, 5, 6, 12, 13,
15, 19, 23, 24, 25,
26, 29, 31, 32, 34,
38, 40, 42, 46, 52,
53, 54, 55, 56, 57,
58, 59, 60, 61, 63,
64, 65, 66, 67, 68,
69, 70, 74, 76
(b) Catatan Buku Log setiap bulan tidak
dibuat di helaian baru
4 5.1 4, 7, 52, 56
(c) Buku Log tidak diperiksa setiap
minggu/bulan
38 48.7 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,
10, 12, 13, 14, 21,
23, 24, 25, 27, 28,
47 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
29, 37, 46, 52, 53,
55, 57, 58, 59, 61,
63, 65, 68, 69, 70,
71, 73, 74, 75, 76,
78
(d) Keratan salinan asal Buku Log tidak
diceraikan/difailkan/diperiksa sekali
sebulan
25 32.1 3, 4, 5, 6, 7, 19, 21,
23, 24, 25, 46, 48,
52, 53, 55, 57, 58,
59, 61, 63, 67, 68,
71, 74, 76
(e) Kenderaan Jabatan digunakan tanpa
kelulusan/kebenaran
2 2.6 4, 65
(f) Cerakinan penggunaan bahan api
tidak dibuat/betul
17 21.8 2, 3, 8, 9, 12, 15,
23, 46, 52, 53, 56,
57, 58, 59, 63, 64,
65
(g) Fail Sejarah Kenderaan tidak
disediakan/dikemaskinikan/teratur
bagi setiap kenderaan
5 6.4 4, 25, 26, 56, 58
(h) Pembelian tayar daripada stok lama
3 3.8 59, 60, 61
12. Penggunaan Kad Touch n Go
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/1999]
(a) Penggunaan Kad Touch n Go tidak
disemak/salinan penyata tidak
diperolehi daripada syarikat pengeluar
kad
15 19.2 3, 20, 21, 22, 23,
34, 37, 38, 40, 41,
45, 63, 65, 71, 76
(b) Daftar penggunaan kad Touch n Go
tidak diselenggarakan/tidak lengkap/
kemas kini
10 12.8 1, 4, 5, 6, 12, 13,
24, 25, 39, 42
(c) Kad Touch n Go didaftarkan atas
nama pemandu/disimpan oleh
pemandu/pegawai tidak diberi kuasa
4 5.1 19, 21, 43, 45
13. Penggunaan Kad Inden Minyak
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6/1999]
(a) Kad Inden Kenderaan tidak
dikawal/disimpan oleh Pegawai
Pengangkutan
5 6.4 2, 21, 36, 68, 77
(b) Daftar Pergerakan Kad Inden tidak
diselenggarakan/lengkap/
dikemaskinikan
19 24.4 1, 2, 4, 5, 6, 20, 21,
22, 23, 26, 36, 38,
43, 55, 56, 57, 58,
59, 64
(c) Daftar Pergerakan Kad Inden tidak
diperiksa oleh Ketua Jabatan/pegawai
yang diberi kuasa
17 21.8 3, 12, 24, 29, 34,
52, 53, 56, 67, 68,
69, 72, 73, 75, 76,
77, 78
(d) Resit pembelian bahan api tidak
disimpan/tidak disimpan dengan
teratur/tidak disemak dengan penyata
30 38.5 2, 3, 10, 13, 14, 15,
21, 23, 25, 26, 28,
29, 33, 34, 37, 38,
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 48
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
41, 45, 54, 55, 56,
57, 58, 59, 63, 64,
68, 70, 71, 75
(e) Pembelian minyak yang meragukan
dan tidak munasabah
4 5.1 4, 43, 53, 56
(f) Pembelian Minyak Tidak Direkod
Dalam Buku Log Kenderaan
6 7.7 2, 4, 34, 37, 64, 65
14. Stok Bekalan Pejabat/Pengurusan Stor
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009]
(a) Baki stok bekalan pejabat/ubat/bukan
ubat berbeza dengan rekod
13 16.7 2, 4, 5, 10, 45, 52,
54, 57, 58, 63, 72,
74, 76
(b) Kad Petak (KEW.PS-4) tidak
diselenggarakan/lengkap/dikemas kini
12 15.4 1, 5, 6, 16, 26, 29,
42, 43, 44, 45, 54,
61
(c) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) tidak
diselenggara/lengkap
6 7.7 6, 8, 10, 12, 35, 57
(d) Kad Petak diletak berasingan/tidak
bersama-sama stok
4 5.1 41, 46, 54, 74
(e) Ruang penyimpanan/keselamatan di
stor tidak mencukupi/teratur/
memuaskan
3 3.8 7, 41, 45
(f) Anak kunci stor/Stok bekalan pejabat/
ubat/bukan ubat tidak disimpan
secara teratur/selamat
4 5.1 4, 53, 75, 78
(g) Penggunaan borang baru KEW.PS-4
masih belum digunakan
3 3.8 56, 57, 58
(h) Penggunaan warna kad petak tidak
tepat
2 2.6 29, 52
(i) Pengiraan stok tidak dilakukan/secara
berkala/verifikasi stor tidak
dilaksanakan
9 11.5 5, 8, 10, 24, 26, 41,
56, 57, 63
(j) Borang Permohonan Stok (BPS)
KEW.PS-11 tidak lengkap/digunakan/
lewat diisi
7 9.0 5, 6, 7, 12, 44, 54,
57
(k) Stok dikeluarkan oleh orang yang
sama
1 1.3 17
(l) Senarai Barang-barang Stor Bekalan
Pejabat (KEW.PS-5) tidak disediakan
1 1.3 57
8. KAWALAN AKAUN AMANAH/KUMPULAN WANG AMANAH/DEPOSIT
Pengauditan terhadap kawalan akaun amanah/kumpulan wang amanah/deposit
bertujuan untuk memastikan pembayaran balik ansuran pinjaman dibuat mengikut
jadual diluluskan serta rekod diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini;
pendahuluan diri yang diberi kepada pegawai-pegawai dibayar balik mengikut tempoh
49 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
yang ditetapkan; akaun Amanah/akaun deposit dibuka mengikut tujuan penubuhannya
serta rekod-rekod berkaitan diselenggara dengan betul.
Bagi kawalan ini, Daftar Pinjaman Perumahan tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini serta mengikut format ditetapkan mencatatkan penemuan Audit yang tertinggi iaitu sebanyak 21.8% diikuti Daftar Pinjaman Kenderaan tidak disediakan dengan lengkap dan kemas kini sebanyak 16.7% dan Daftar Pinjaman Komputer tidak lengkap dan kemas kini sebanyak 11.5%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 8.
Jadual 8
Penemuan Audit Terhadap Kawalan Akaun Amanah/ Kumpulan Wang Amanah/Deposit
PENEMUAN AUDIT JUMLAH
PTJ % NO. PTJ
1. Pinjaman Kenderaan
[Pekeliling Perbendaharaan 8/1993]
(a) Daftar Pinjaman Kenderaan tidak
diselenggarakan/lengkap/mengikut format
pekeliling /kemas kini
13 16.7 5, 29, 30, 36, 41, 44,
45, 48, 49, 57, 58,
63, 76
(b) Salinan fotostat bagi Buku Pendaftaran dan
Sijil Insurans tiada dalam Fail Peribadi
pegawai
1 1.3 54
2. Pinjaman Perumahan
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6/1995]
(a) Daftar Pinjaman Perumahan tidak
disediakan
6 7.7 39, 40, 45, 53, 57, 58
(b) Daftar Pinjaman Perumahan tidak
diselenggarakan dengan lengkap mengikut
format pekeliling /kemas kini/dikemukakan
17 21.8 5, 21, 22, 30, 33, 35,
36, 38, 41, 43, 44,
47, 50, 64, 70, 74, 76
(c) Senarai semak pinjaman perumahan tidak
disediakan
1 1.3 29
3. Pinjaman Komputer
[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/1992]
(a) Daftar Pinjaman Komputer tidak disediakan
3 3.8 45, 57, 58
(b) Daftar Pinjaman Komputer tidak
diselenggarakan dengan lengkap mengikut
format pekeliling /kemas kini
9 11.5 24, 26, 30, 33, 35,
36, 47, 50, 63
(c) Salinan resit pembelian/invois pembelian
tidak disimpan dalam fail peribadi pegawai
5 6.4 33, 42, 54, 72, 75
(d) Senarai semak pinjaman komputer tidak
disediakan/dokumen pinjaman tidak
difailkan dengan lengkap
2 2.6 29, 65
4. Penyata Penyesuaian Akaun Amanah
(a) Buku Akaun Amanah tidak diselenggara
1 1.3 1
(b) Penyata Penyesuaian Akaun Amanah tidak
disediakan
2 2.6 3, 6
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 50
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
5. Pengurusan Deposit
[Panduan Kutipan & Perakaunan Hasil Hospital Bil. (18) dlm KKM 203/19 bertarikh 31.12.1993
dan Pekeliling Bahagian Akaun Bil. 2/1997]
(a) Daftar Akaun Deposit tidak
diselenggarakan/kemas kini
2 2.6 35, 65
(b) Penyesuaian/pelarasan deposit tidak
disediakan/zerorised
1 1.3 54
(c) Deposit Am Rumah tidak dikutip daripada
penduduk kuarters
[Fasal 3.1 Surat Pekeliling KSU
Kementerian Kesihatan Malaysia Bilangan 5
Tahun 2011]
2 2.6 55, 35
(d) Bayaran balik cagaran (deposit) kantin
dibayar atas nama perseorangan yang
bukan nama syarikat asal semasa
penyewaan
1 1.3 43
(e) Buku Tunai Panjar Khas tidak dikemas kini
1 1.3 35
(f) Senarai Baki Deposit Tahunan tidak
disediakan dan dihantar ke Bahagian
Akaun, KKM
1 1.3 68
(g) Surat Perjanjian Menduduki Kuarters tidak
disediakan
1 1.3 35
9. KESIMPULAN DAN SYOR AUDIT
Pada keseluruhannya, pengurusan kewangan di 78 PTJ adalah baik dan rekod
kewangan telah diselenggara mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang
ditetapkan. Bagaimanapun, masih terdapat beberapa kelemahan sebagaimana
dibangkitkan di atas yang perlu diberi perhatian dan diambil tindakan sewajarnya untuk
tujuan penambahbaikan.
Sehubungan itu, bagi mempertingkatkan tahap pengurusan kewangan supaya semua
PTJ disyorkan supaya memberi pertimbangan terhadap perkara berikut:
a. Dalam meningkatkan prestasi pengurusan kewangan jabatan, Ketua Jabatan
mesti memainkan peranan yang aktif bagi menjalankan penyeliaan dengan lebih
rapi terhadap kerja yang dilaksanakan oleh pegawai bawahan yang terlibat
secara langsung dengan urusan kewangan bagi memastikan pengurusan
kewangan yang ditetapkan sentiasa dipatuhi.
b. Memastikan latihan yang berterusan dalam aspek kewangan diberikan bagi
meningkatkan pengetahuan dan kemahiran pegawai terutamanya mereka yang
terlibat dalam pengurusan kewangan jabatan.
c. Syor Audit hendaklah diteliti dan diambil perhatian yang sewajarnya supaya
setiap kelemahan yang dibangkitkan dapat diatasi dan tidak berulang.
51 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N
d. Tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang menyeluruh hendaklah diambil
bagi setiap teguran Audit dan tidak tertumpu kepada isu yang dibangkitkan
sahaja. Ini akan dapat mengurangkan isu yang sama berulang lagi.
e. Menjadikan pengurusan kewangan sebagai aspek penting dan utama dalam
pengurusan jabatan.
f. Menjadikan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) dan
Jawatankuasa Audit (JKA) sebagai satu platform untuk menilai kawalan
pengurusan kewangan di mana ia mempunyai unsur ‘self auditing’. Perkara-
perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat tersebut hendaklah meliputi
semua tindakan perlu diambil terhadap isu atau penemuan yang dibangkitkan
oleh pihak Audit.
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 52
B
AH
AG
IA
N
II
I:
P
EN
GU
RU
SA
N K
EW
AN
GA
N