pelayanan administrasi akademik - · pdf fileakademik dalam proses perwalian. ... mahasiswa...
TRANSCRIPT
1
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN ADMINISTRASI AKADEMIK
AKADEMI KEPERAWATAN KARYA BHAKTI NUSANTARAMAGELANG
Jln. A.Yani Gg.Barito II KM.1 Sidotopo - Magelang Telp/Fax : (0293 ) 3149517Email : [email protected]
2
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN ADMINISTRASI AKADEMIK
Kode Dokumen :
Revisi :
Diajukan oleh :
Dikaji ulang oleh
: Pembantu Direktur I
Evy Tri Susanti, SKep, Ns, MKes
Disetujui oleh
: Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
3
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
DAFTAR ISI
Lembar Pengendalian
Daftar Isi
1. SOP Penetapan Mahasiswa Aktif
2. SOP KRS
3. SOP Pembuatan KTM Baru
4. SOP Pembuatan KTM yang Hilang
5. SOP Pembuatan Daftar Hadir Kuliah
6. SOP Pembuatan Kartu Ujian
7. SOP Pembuatan Hadir Ujian
8. SOP Entry Nilai di Luar Jadwal
9. SOP Entry Nilai
10. SOP Cetak KHS
11. SOP Cetak Nilai Transkrip Sementara
12. SOP Cetak Transkrip Kumulatif
13. SOP Penetapan Mahasiswa dan Pelaksanaan Yudisium
14. SOP Cetak Ijazah
15. SOP Permohonan Aktif Kuliah
16. SOP Surat Keterangan Lulus
17. SOP Surat Keterangan Alumni
18. SOP Surat Keterangan Cuti
19. SOP Keterangan Ralat Ijazah
20. SOP Pengajuan Beasiswa
21. SOP Penetapan Beasiswa
22. SOP Surat Umum
23. SOP Penetapan Peserta Wisuda
24. SOP Pemilihan Mahasiswa Berprestasi
4
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPPENETAPAN MAHASISWA AKTIF Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 001/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP:
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2. Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
Sebagai pedoman pelaksanaan pendataan mahasiswa barubagi Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang,serta untuk mempermudah Pembantu Direktur II Bidang Akademik dalam proses perwalian.
Prosedur ini berlaku mulai diterimanya daftar nama mahasiswa baru dari Panitia Sipenmaru sampai dengan menjadi daftar mahasiswa registrasi.
1. Mahasiswa adalah mahasiswa Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang merupakan insan dewasa yang memiliki kesadaran sendiri dalam mengembangkan potensi diri menjadi perawat profesional.
2. Mahasiswa aktif adalah mahasiswaAkper Karya Bhakti Nusantara Magelang yang telah melakukan registrasi akademik setiap semester.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara
Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara
Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
Semua mahasiswa melaksanakan registrasi sesuai dengan
waktu yang ditentukan
5
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.1.3. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1. Panitia Penerimaan Sipenmaru menyerahkan data mahasiswa yang dinyatakan lulus seleksi beserta NIM mahasiswa baru kepada Tata Usaha.
6.2.2. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDMmengajukan pembuatan SK mahasiswa aktif kepada Direktur.
6.2.3. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDMmenerima data mahasiswa aktif berdasarkan SK Direktur dan mengirimkan ke Bidang Pengajaran dilingkungan Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
6
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPKARTU RENCANA STUDI
Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 002/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2. Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Sebagai pedoman untuk menetapkan beban studi, beban praktek dan bebanpenelitian yang sesuai dengan kapasitas dan kemampuan mahasiswa
Prosedur ini berlaku mulai dari perwalian sampai dengan penetapan KRS mahasiswa.
Kartu rencana studi (KRS) adalah kartu yang berisi rencana pengambilan matakuliah pada semester yang akan ditempuh.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
4. Kalender Akademik. 5. KurikulumProgram Studi.
Semua mahasiswa melaksanakan KRS sesuai dengan
waktu yang ditentukan.
7
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1. Pembantu Direktur II Bidang Akademik menyajikan daftar mata kuliah,
jadwal, kelas, dosen pengampu.
6.2.2. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM Memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa
6.2.3. Mahasiswa melaksanakan pengisian KRS sesuai jadwal yang ditentukan. 6.2.4. Dosen Wali melaksanakan validasi KRS mahasiswa. 6.2.5. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM mencetak bukti mahasiswa
telah melakukan KRS yang telah divalidasi oleh dosen wali dan mendistribusikan ke bagian pengajaran.
6.2.6. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM melaporkan KRS Mahasiswa ke sistem Online PD. DIKTI Fider.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
8
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOP PEMBUATAN KTM BARU Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 003/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR : 6.1. Umum
6.1.1. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2. Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab untuk memastikan: a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab.
6.1.3. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
6.2. Ketentuan Khusus 6.2.1. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM menyiapkan KTM bagi
mahasiswa baru yang dinyatakan aktif sesuai dengan SK Direktur, 6.2.2. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM menyiapkan prosedur
pembuatan KTM dan jadwal pengambilan foto.
Sebagai pedoman pembuatan kartu mahasiswa baru Akper
Karya Bhakti Nusantara Magelang.
Prosedur ini berlaku mulai diterimanya daftar NIM dan nama mahasiswa baruberdasarkan SK Direktur sampai dengan berakhirnya masa studi.
KTMadalah Kartu Tanda Mahasiswasebagai bukti/identitasMahasiswaAkper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
Semua mahasiswa baru mempunyai Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
9
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2.3. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM mempersilakan mahasiswa untuk masuk ruang foto dan diambil fotonya sekaligus untuk menjadi data base master data.
6.2.4. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM menyerahkan KTM kepada mahasiswa baru.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
10
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOP PEMBUATAN KTMHILANG/ RUSAK Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 004/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2. Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Sebagai pedoman pelaksanaan pembuatan KTM yang hilang/rusak.
Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang kehilangan KTM sampai dibuatkannya KTM baru.
KTMadalah Kartu Tanda Mahasiswasebagai bukti/identitas mahasiswaAkper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
Semua mahasiswa yang kehilangan KTM maupun rusak
memperoleh Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) pengganti.
11
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1. Staf Administrasi Tata Usaha dan SDM menyiapkan format permohonan pembuatan KTM yang hilang atau rusak.
6.2.2. Mahasiswa mengisi form surat keterangan KTM hilang/rusak dilengkapi dengan surat keterangan hilang dari kepolisian.
6.2.3. Staf Administrasi Tata Usaha dan SDM memvalidasi dan memproses data surat keterangan KTM hilang/rusak.
6.2.4. Staf Administrasi Tata Usaha dan SDM mencetak KTM 6.2.5. Staf Administrasi Tata Usaha dan SDM menyerahkan KTM kepada
mahasiswa yang bersangkutan.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
12
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOP PEMBUATAN DAFTAR HADIR KULIAH Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 005/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR : 6.1. Umum
6.1.1. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2. Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab untuk memastikan: a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab.
6.1.3. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Sebagai pedoman menentukan jumlah mahasiswa dalammengikuti mata kuliah dan kapasitas ruang kuliah dalam pelaksanaanperkuliahan.
Prosedur ini berlaku bagi mulai penetapan KRS
mahasiswa sampai denganproses persiapan ujian.
Daftar Hadir kuliah adalah daftar hadir mahasiswa yang digunakansebagai bukti kehadiran/absensi dalam prosesperkuliahan/kegiatanakademik lainnya.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara
Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara
Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
4. Kalender Akademik.
5. Kurikulum
Semua mahasiswa terdaftar dalam format daftar hadir kuliah.
13
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1. Sajian mata kuliah beserta pengampu disajikan oleh PD II Bidang Akademik.
6.2.2. Bidang pengajaran mencetakdaftar hadir kuliah. 6.2.3. Bidang pengajaran mendistribusikan daftar hadir kuliah kepada Wali
Kelas. 6.2.4. Wali Kelas mendistribusikan kepada dosen pengampu mata kuliah.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
14
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOP PEMBUATAN DAFTAR HADIR KULIAH Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 005/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2. Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Sebagai pedoman menentukan jumlah mahasiswa dalammengikuti mata kuliah dan kapasitas ruang kuliah dalam pelaksanaanperkuliahan.
Prosedur ini berlaku bagi mulai penetapan KRS
mahasiswa sampai denganproses persiapan ujian.
Daftar Hadir kuliah adalah daftar hadir mahasiswa yang digunakansebagai bukti kehadiran/absensi dalam prosesperkuliahan/kegiatanakademik lainnya.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara
Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
4. Kalender Akademik.
5. Kurikulum
Semua mahasiswa terdaftar dalam format daftar hadir
kuliah.
15
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1. Sajian mata kuliah beserta pengampu disajikan oleh PD II Bidang Akademik.
6.2.2. Bidang pengajaran mencetakdaftar hadir kuliah. 6.2.3. Bidang pengajaran mendistribusikan daftar hadir kuliah kepada Wali
Kelas. 6.2.4. Wali Kelas mendistribusikan kepada dosen pengampu mata kuliah.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
16
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOP ENTRY NILAI DI LUAR JADWAL Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 006/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR : 6.1. Umum
6.1.1. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2. Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab untuk memastikan: a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab.
6.1.3. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Prosedur ini berlaku setelah ujian akhir semester terakhir dan dosen pengampu memasukan nilai .
Entry nilai adalah kegiatan memasukkan nilai hasil ujian mahasiswa ke dalam SIM Akademik.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara
Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
4. KRS
5. Daftar nilai dari dosen pengampu.
Nilai hasil ujian mahasiswa telah tersimpan dalam arsip evaluasi
Sebagai pedoman keberhasilan mahasiswa dalam menempuh mata kuliah serta sebagai acuan bagi mahasiswa untuk merencanakan mata kuliah pada semester selanjutnya
17
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus 6.2.1 Dosen pengampu mata kuliah memasukan nilai sesuai dengan jadwal. 6.2.2 Dosen pengampu menyerahkan daftar nilai kepada Bag. Evaluasi. 6.2.3 Bag. Evaluasi mengarsip daftar nilai dosen pengampu. 6.2.4 PD I Bidang Akademik melakukan validasi nilai yang telah dimasukkan
dosen pengampu.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
18
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOP PEMBUATAN KARTU UJIAN Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 007/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
:
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.3. Umum
6.1.1. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2. Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
c. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
d. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Sebagai pedoman pelaksanaan pendataan mahasiswa untuk mengikuti Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester.
Prosedur ini berlaku sejak mulai penetapan KRS
mahasiswa sampai dengan tercetaknya kartu ujian.
Kartu ujian adalah kartu yang digunakan oleh mahasiswa untuk identitas/ bukti kepersertaan dalam ujian.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara
Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara
Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
4. KRS
Semua mahasiswa memiliki kartu ujian.
19
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.4. Ketentuan Khusus
6.4.1. Bagian Keuangan memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa untuk keperluan cetak kartu ujian.
6.4.2. Bidang pengajaran mencetak kartu ujian. 6.4.3. Bidang pengajaran mendistribusikan kartu ujian kepada Wali Kelas. 6.4.4. Wali Kelas mendistribusikan kepada mahasiswa.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
20
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPCETAK KHS Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 008/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
DEFINISI :
4. REFERENSI :
5. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Prosedur ini berlaku setelah jadwal entry nilai
berakhir, untuk acuan mahasiwa memprogram mata
kuliah pada semester berikutnya.
a
Kartu hasil studi (KHS) adalah kartu yang memuat nilai-nilai matakuliah, indeks prestasi pada semester berjalan dan perolehan seluruh SKS yang telah dikumpulkan serta indeks prestasi kumulatif
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
4. KRS
5. Daftar nilai dari dosen pengampu.
Nilai-nilai mata kuliah dan indeks prestasi setiap mahasiswa sudah tercetak dalam Kartu Hasil Studi (KHS) pada semester tersebut sehingga dapat diberikan kepada mahasiswa.
Sebagai pedoman keberhasilan mahasiswa setelah
menempuh studi dalam satusemester dan acuan
mahasiswa memprogram mata kuliah semester
berikutnya.
21
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1 Bagian Keuangan melakukan validasi kewajiban keuangan mahasiswa
untuk kepentingan pencetakan KHS.
6.2.2 Bag. Evaluasi mencetak KHS untuk seluruh mahasiswa aktif pada tahun
akademik berlangsung.
6.2.3 Bag. Evaluasi mendistribusikan KHS kepada wali kelas, untuk diteruskan
ke mahasiswa.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
22
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPCETAK NILAI TRANSKRIP SEMENTARA Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 009/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang akan pindah ke institusi lain, cuti akademik maupun untuk kepentingan lain.
Nilai transkrip adalah nilai hasil studi dari seluruh SKS yang telah ditempuh selama studi
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
4. KRS
5. Daftar nilai dari dosen pengampu.
Nilai hasil studi dan seluruh SKS yang telah ditempuh selama studi telah tercetak
Sebagai pedoman bagi mahasiswa mengenai tingkat keberhasilan dalam menempuh perkuliahan.
23
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1 Bagian Evaluasi menyiapkan daftar nilai sementara kepada mahasiswa.
6.2.2 Mahasiswa menyerahkan daftar nilai sementara kepada Bagian
Pengajaran.
6.2.3 Bag. Evaluasi membuat transkrip kumulatif sementara berdasarkan
ketentuan yang berlaku.
6.2.4 Mahasiswa melakukan validasi nama, tempat dan tanggal lahir, NIM, dan
nilai.
6.2.5 Bag. Evaluasi memvalidasi nilai pada tiap mata kuliah dan megajukan
kepada Bag. Pengajaran untuk mendapat persetujuan.
6.2.6 Bag. Evaluasi mencetak transkrip nilai kumulatif sementara.
6.2.7 Bag. Evaluasi menyerahkan dan memintakan pengesahan kepada
Direktur dan PD. I Bidang Akademik.
6.2.8 Bag. Evaluasi menyerahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
24
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPPENETAPAN MAHASISWA DAN PELAKSANAAN YUDISIUM
Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 010/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
c. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
d. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang telah menempuh semua kewajiban akademik.
Yudisium adalah Proses akademik yang menyangkut penerapan nilai dan kelulusan mahasiswa dari seluruh proses akademik. 1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
4. Transkrip Kumulatif.
Seluruh mahasiswa mengikuti yudisium
Sebagai pedoman bagi penetapan kelulusan
mahasiswa.
25
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1 Bag. Keuangan memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa utnuk
kepentingan yudisium.
6.2.2 Bag. Pengajaran melakukan verifikasi data akademik mahasiswa peserta
yudisium.
6.2.3 Bag. Evaluasi bersama Direktur, Pembantu Direktur I, Pembantu Direktur
II dan Pembantu Direktur III mengadakan rapat penetapan mahasiswa
yang akan diyudisium.
6.2.4 Bag. Pengajaran mencetak SK yudisium untuk disahkan oleh Direktur.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
26
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPPERMOHONAN AKTIF KULIAH Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 11-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 011/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Prosedur ini berlaku setelah mahasiswa melakukan
KRS.
Status aktif kuliah adalah Status mahasiswa masih melaksanakan kegiatan akademik 1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
Mahasiswa dapat melaksanakan kegiatan
akademik.
Sebagai pedoman penerbitan surat keterangan aktif kuliah mahasiswa padasemester tertentu untuk instansi lain.
27
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1 Mahasiswa menunjukkan KTM serta mengisi form keaktifan
kemudianmenyerahkannya ke bagian staf administrasi.
6.2.2 Status mahasiswa Aktif (tidak cuti, sudah KRS)
6.2.3 Bagian staf administrasi, menerima form keaktifan serta KTM dari
mahasiswa kemudianmembuatkan Surat Keterangan Aktif Kuliah.
6.2.4 Bagian staf administrasimenandatangani surat keterangan aktif kuliah,
dan menyerahkan kepada mahasiswa.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
28
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPCETAK IJAZAH Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 012/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang telah menempuh semua kewajiban akademik.
Ijazah adalah dokumen legal yang merupakan
bukti/tanda kelulusan mahasiswa.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
4. SK Yudisium
Semua lulusan mendapatkan ijazah.
Sebagai bukti keberhasilan mahasiswa dalam menempuh perkuliahan
29
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1 Bag. Administrasi Akademik membuat draft ijazah merujuk pada perturan
Dikti yang berlaku tentang penulisan ijazah.
6.2.2 Bag. Administrasi Akademik memvalidasi nama, tempat dan tanggal lahir
(sesuai dengan Ijazah SLTA lulusan) dan NIM mahasiswa berdasarkan
berkas pengajuan yudisium.
6.2.3 Bag. Administrasi Akademik mencetak ijazah (menulis).
6.2.4 Bag. Administrasi Akademik menyerahkan dan meintakan pengesahan
kepada Direktur dan PD I, setelah diparaf oleh PD II.
6.2.5 Ijazah diserahkan kepada mahasiswa sesuai jadwal yang ditentukan,
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
30
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPSURAT KETERANGAN LULUS Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 013/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.2.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.2.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.2.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Prosedur ini berlaku mulai terbitnya Surat
Keputusan (SK) yudisium.
sks sesuai ketentuan unive
rsitas, sampai dengan diterbitkanya ijazah.
Surat keterangan lulus adalah surat yang
menyatakan bahwa mahasiswa telah dinyatakan
lulus, dan dapat digunakan sebagai penganti ijazah
sebelum terbit.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
4. SK Yudisium
Mahasiswa mendapatkan surat keterangan lulus
sebagai pengganti ijazah sebelum terbit.
Sebagai bukti atau keterangan bahwa
mahasiswa telah menyelesaikan studi sesuai
dengan ketentuan universitas
31
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1 Mahasiswa mengajukan surat keterangan lulus dengan mengisi form keterangan lulus kemudian menyerahkannya kepada BAAK.
6.2.2 BAAK memproses form terisi pada butir 5.1 dan mengecek status yudisium.
6.2.3 Surat Keterangan Lulus dicetak dan di koreksi oleh Ka. BAAK, PR. 1 kemudian di sahkan oleh Rektor.
6.2.4 Surat yang disahkan oleh rektor sebagaimana butir 5.3 diserahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
32
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPSURAT KETERANGAN ALUMNI Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 014/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Prosedur ini berlaku sejak mahasiswa diwisuda.
Surat keterangan alumni adalah surat yang menyatakan bahwa pernah menjadi mahasiswa dan sebagai alumni Universitas Muhammadiyah Surabaya.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
4. SK Yudisium
Mahasiswa yang telah lulus, tercatat sebagai alumni
Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
Sebagai pendataan, informasi dan pernyataan bahwa alumni yang bersangkutan adalah mahasiswa Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang tahun akademik tertentu.
33
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1 Mahasiswa alumni mengisi seluruh poin yang telah tertera di
formuliralumni.
6.2.2 Bagian administrasi menerimaformulir yang telah diisi oleh alumni.
6.2.3 Surat Keterangan Alumni kemudian dicetak dan disahkan oleh Ka.
TUsetelah pengecekan rekam akademik.
6.2.4 Surat Keterangan Alumni yang telah disahkan kemudian diserahkan
kepada mahasiswa alumni yang bersangkutan. Administrasi Akademik
membuat draft ijazah merujuk pada perturan Dikti yang berlaku tentang
penulisan ijazah.
6.2.5 Bag. Administrasi Akademik memvalidasi nama, tempat dan tanggal lahir
(sesuai dengan Ijazah SLTA lulusan) dan NIM mahasiswa berdasarkan
berkas pengajuan yudisium.
6.2.6 Bag. Administrasi Akademik mencetak ijazah (menulis).
6.2.7 Bag. Administrasi Akademik menyerahkan dan meintakan pengesahan
kepada Direktur dan PD I, setelah diparaf oleh PD II.
6.2.8 Ijazah diserahkan kepada mahasiswa sesuai jadwal yang ditentukan,
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
34
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPSURAT KETERANGAN CUTI Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 015/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
c. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
Prosedur ini berlaku mulai diterimanya surat pegajuan cuti oleh mahasiswa dan sebelum jadwal pengisian KRS berakhir.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
Cuti akademik atau penghentian studi sementara adalah hak mahasiswa untuk berhenti sementara tidak mengikuti segala bentuk kegiatan akademik dengan ijin Direktur yang secara resmi dalam tenggang waktu tertentu, yang dalam pelaksanaannya didelegasikan kepada Pembantu Direktur II.
Sebagai pedoman tentang alur perizinan cuti dan beserta mekanisme cuti yang ada di universitas
Mahasiswa yang mengajukan cuti mendapat ijin.
35
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
d. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1. Mahasiswa yang bersangkutan mengambil formulir cuti kuliah
pada staf administrasi (Tata Usaha)
6.2.2. Formulir yang diisi ditandatangani oleh yang bersangkutan serta disahkan oleh Dosen wali dan Direktur.
6.2.3. Formulir yang telah diisi lengkap beserta pengesahannya diserahkan ke staf administrasi (Tata Usaha).
6.2.4. staf administrasi (Tata Usaha) melakukan validasi kewajiban administrasi dan keuangan.
6.2.5. Staf administrasi mencetak surat keterangan cuti kuliah dan meninjau ulang status kemahasiswaannya selama kuliah.
6.2.6. Formulir yang telah siap diajukan kepada Ka. Tata Usaha untuk dikoreksi dan disahkan oleh Pembantu Direktur I.
6.2.7. Surat yang telah sempurna sebagaimana butir 6.1 sampai 6.5 kemudian diserahkan ke mahasiswa yang bersangkutan.
6.2.8. Mahasiswa cuti tidak dapat melakukan aktifitas akademik dan berstatus cuti di data base.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
36
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPKETERANGAN RALAT IJAZAH Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 012/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Prosedur ini berlaku mulai diterimanya foto kopi
ijazah dan akte atau bukti lain dari mahasiswa dan
mahasiswa tersebut telah mengisi form ralat
ijazah dan menyerahkannya ke Tata Usaha.
Surat keterangan ralat ijazah adalah surat yang memberikan pernyataan ralat terhadap kesalahan penulisan ijazah.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
4. SK Yudisium
Ijazah yang salah dalam penulisannya,
memperoleh surat pernyataan ralat.
Sebagai pedoman melakukan ralat ijazah yang salah nama atau salahtanggal tahun lahir.
37
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1. Mahasiswa menyerahkan surat pengajuan ralat ijazah serta
menyerahkan foto copy ijazah yang salah dan mengisi form ralat
ijazah kemudian di serahkan kepada Tata Usaha.
6.2.2. Tata Usaha kemudian memproses dengan jalan melihat berkas
dari mahasiswa tersebut untuk mencocokan nama tempat tanggal
lahir serta no ijazah.
6.2.3. Setelah semuanya tidak ada masalah maka dibuatkan Surat Keterangan Ralat Ijazah yang di koreksi oleh Ka. Tata Usaha dan Pembantu Direktur I kemudian baru di sahkan oleh Direktur Akper Karya Bhakti Nusantara magelang.
6.2.4. Setelah disahkan oleh direktur kemudian surat ralat ijazah tersebut diserahkan kepada mahasiswa.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
38
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPSURAT PENGAJUAN BEASISWA Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 015/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
Prosedur ini berlaku mulai diterimanya informasi
pengajuan beasiswa tahun anggaran baru dari
instansi pemberi beasiswa, penerimaan kepada
mahasiswa hingga pelaporan akhir pendistribusian
beasiswa kepada instansi pemberi beasiswa.
Beasiswa adalah pemberian berupa bantuan keuangan yang diberikan kepada perorangan, mahasiswa atau pelajar yang digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
4. Pedoman pemberian bantuan beasiswa dari
Yayasan Karya Bhakti Magelang dan Kopertis
Wilayah VI
Beasiswa dapat terdistribusi kepada para
mahasiswa yang memenuhi persyaratan.
Sebagai pedoman pelaksanaan distribusi
penerimaan beasiswa bagi mahasiswa
Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang;
meningkatkan pemerataan dan kesempatan
belajar bagi mahasiswa yang berprestasi
tinggi dan atau yang kurang mampu;
mendorong dan mempertahankan semangat
belajar sehingga dapat meningkatkan prestasi
akademik
39
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1 Tata Usaha menerima informasi pengajuan beasiswa beserta pedoman usulan dari instansi pemberi beasiswa.
6.2.2 Tata Usaha mempublikasikan beasiswa melalui WEB, dan format Banner. 6.2.3 Pembantu Direktur II menyerahkan usulan calon penerima beasiswa yang
sudah diurut berdasarkan skala prioritas. 6.2.4 Direktur dalam hal ini bagian kemahasiswaan menyusun proposal usulan
sesuai dengan pedoman dari instansi pemberi beasiswa. 6.2.5 Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang melakukan pengiriman proposal
usulan kepada instansi pemberi beasiswa.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
40
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPPENETAPAN BEASISWA Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 016/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
Prosedur ini berlaku mulai diterimanya informasi
pengajuan beasiswa tahun anggaran baru dari
instansi pemberi beasiswa,penerimaan kepada
mahasiswa hingga pelaporan akhir pendistribusian
beasiswa kepada instansi pemberi beasiswa.
Beasiswa adalah pemberian berupa bantuan keuangan yang diberikan kepada perorangan, mahasiswa atau pelajar yang digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
4. Pedoman Pemberian Bantuan Beasiswa PPA,
BBM, PRESTASI.
Sebagai pedoman pelaksanaan distribusi
penerimaan beasiswa bagi mahasiswa Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang;meningkatkan
pemerataan dan kesempatan belajar bagi
mahasiswa yang berprestasi tinggidan atau
yang kurang mampu; mendorong dan
mempertahankan semangat belajar sehingga
dapat meningkatkan prestasi akademik
41
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.1.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1 Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang menerima PAGU dari
pemberi Beasiswa.
6.2.2 Pembantu DirekturI berkoodinasi dengan Bidang Kemahasiswaan
untuk menetapkan daftar penerima beasiswa sesuai dengan proporsi
jumlah mahasiswa per prodi.
6.2.3 Tata Usaha mempublikasikan penerima beasiswa melalui WEB.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
42
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPSURAT UMUM Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 017/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
c. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
d. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan surat
dari instansi atau individu
hingga penerbitan surat
-
surat dari BAAK.
Surat umum adalah suratyang di tujukan kepada
orang banyak baik dalam suatu organisasi
maupun orang di luar organisasi yang memiliki
maksud seperti mengajak, meminta, permohonan
dan lain-lain.
meminta, permohonan dan lain
-
lain.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
Sebagai surat pemberitahuan kepada instansi
–instansi yang berada di dalam dan diluar
lingkup Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.
43
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.1.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1 Tata Usaha menerima surat dinas dari dalam ataupun luar
universitas individu atau instansi yang berkait dengan administrasi
akademik.
6.2.2 Tata Usaha mempelajari dan menelaah isi surat dan
mendistribusikan kepada bagian terkait di internal Tata Usaha.
6.2.3 Tata Usaha menerbitkan tanggapan atau tindak lanjut dari surat-
surat yang masuk.
6.2.4 Tata Usaha menerbitkan draf surat terkait dengan kebijakan
akademik di lingkungan universitas untuk ditandatangani pimpinan
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
44
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOPPENETAPAN PESERTA WISUDA Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 018/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
6.1.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang telah
diyudisium
Wisuda adalah salah satu bentuk upacara akademik
dan merupakantradisi akademik yang
diselenggarakan dalam forum rapat senat
terbuka universitas guna melantik
lulusan yang telah menyelesaikan studinya
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
4. SK Yudisium
Semua lulusan mengikuti wisuda,
Sebagai pedoman bagi penetapan mahasiswa
peserta wisuda
45
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1 Tata Usaha mengumumkan tentang waktu pendaftaran wisuda.
6.2.2 Tata Usaha memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa untuk
kepentingan wisuda.
6.2.3 Tata Usaha melakukan verifikasi daftar mahasiswa yang akan diwisuda.
6.2.4 Tata Usaha menyerahkan draf SK Wisudawan untuk disahkan oleh
Direktur.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes
46
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
SOP PEMBUATAN DAFTAR HADIR UJIAN Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang
Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 019/Akper-KBN/TU/II/2015
1. TUJUAN :
2. RUANG LINGKUP :
3. TARGET MUTU :
4. DEFINISI :
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1. Umum
6.1.1. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.
6.1.2. Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab
untuk memastikan:
e. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.
f. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggungjawab.
Prosedur ini berlaku mulai pengajaran jurusan menyerahkan daftar mata kuliah beserta pengampunya diikuti oleh mahasiswa menyerahkan KRSyang diketahui oleh dosen wali dari masing-masing mahasiswa ditambah pergantian KRS
Kartu Ujian adalah kartu yang digunakan oleh mahasiswa untuk identitas/bukti kepersertaan dalamujian.
1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti
Nusantara Magelang.
3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya
Bhakti Nusantara Magelang.
4. KRS
Semua mahasiswa mempunyai kartu ujian.
Sebagai pedoman pelaksanaan pendataan mahasiswa untuk mengikuti Ujian Tengah Semester dan Ujian AkhirSemester serta untuk mempermudah dosen dalam melampirkan nilai ke Bagian Evaluasi
47
SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang
6.1.3. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
6.2. Ketentuan Khusus
6.2.1. Bagian keuangan memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa untuk keperluan cetak kartu ujian.
6.2.2. Bidang pengajaran mencetak kartu ujian. 6.2.3. Bidang pengajaran mendistribusikan kartu ujian kepada Wali Kelas. 6.2.4. Wali Kelas mendistribusikan kepada mahasiswa.
Disiapkan oleh:
Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM
Tri Ria Suriya Eti
Diperiksa oleh:
Badan Penjaminan Mutu
Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes
Disahkan oleh:
Direktur
Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes