PELATIHAN DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

Devi Triyadi, dr

Sasaran :

• Mengerti struktur • Membuat Prosedur• Membuat Instruksi Kerja

Materi 1 : Dokumentasi

DOKUMENTASI

Ada 2 Macam :

• Dokumen: Semua tulisan/pernyataan terdokumentasi yg memuat

ketentuan-ketentuan, petunjuk umum/khusus, prosedur, instruksi dan referensi-referensi yang dibuat sebelum pelaksanaan proses-proses dan digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan proses-proses

• Catatan: Semua catatan atau data yang diperoleh dari hasil

pelaksanaan proses-proses

Pedoman Mutu

Rekaman

Instruksi Kerja (IK) /Formulir

Prosedur

I

II

III

IV

Kebijakan, Tujuan dan Tanggung jawab

Gambaran & DefinisiProses

Petunjuk Kerja secaraDetail

Hasil Kegiatan

DOKUMEN

STRUKTUR DOKUMEN

4

Pedoman Mutu

IK Pembayaran

Prosedur Pengambilan

Sampel

IK Phlebotomy

IK Penerimaan

Pasien

ProsedurPendaftaran

Prosedur Pemeriksaan

IK Pengambilan Sampel FNA

IK Pemeriksaan

Hematogi

FPP Nota, Kwitansi

BukuSampel

InformedConsent FNA

Buku Kerja Hematologi

Data Base

Data Base

Data Base

Data Base

Data Base

Level 1

Level 2

Level 3

Level 4

5

PROSEDUR

• Prosedur Mutu adalah pedoman kerja berisi mekanisme dan urutan/proses kerja dari suatu kegiatan/aktifitas pada satu unit dalam rangka menunjang penerapan sistem manjemen mutu.

• Prosedur mutu ini berlaku dengan lingkup/ bagian/ proses di unit tertentu dan hanya berlaku pada unit tersebut diberlakukan. Misal: Bagian pendaftaran, Marketing dsb

• Format Prosedur

Algoritma & Flowchart

Algoritma

• Algoritma kegiatan adalah urutan-urutan dari kegiatan atau langkah-langkah untuk menjelaskan suatu kegiatan.

• Sebaiknya disusun sebelum membuat flowchart.• Kriteria suatu algoritma:

– Ada input dan output – Efektif dan efisien – Terstruktur

Contoh Algoritma

Mengirim surat kepada teman:

1. Tulis surat pada secarik kertas surat.2. Ambil sampul surat.3. Masukkan surat ke dalam sampul.4. Tutup sampul surat menggunakan perekat.5. Jika kita ingat alamat teman tersebut, maka tulis alamat pada

sampul surat.6. Jika tidak ingat, lihat buku alamat, kemudian tulis alamat pada

sampul surat.7. Tempel perangko pada surat.8. Bawa surat ke kantor pos untuk diposkan.

• Diagram Pemetaan

Kegiatan

Setelah menyelesaikan bab ini, anda diharapkan dapat:

• Mengerti tentang algoritma (Pemetaan proses)• Membuat algoritma dari suatu kegiatan• Mengerti tentang flowchart.• Membuat flowchart dari suatu algoritma

Kegiatan :Buatlah pemetaan dari kegiatan yang anda pilih dengan mengisi diagram pemetaan

Flowchart

• Bagan yang menggambarkan langkah-langkah suatu kegiatan

• Merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.

Simbol – Simbol SIMBOL NAMA FUNGSI

TERMINATOR Permulaan / akhir proses

GARIS ALIR Arah Aliran Proses

PROSES Menggambarkan Proses

DECISION Keputusan

Simbol – Simbol SIMBOL NAMA FUNGSI

DOKUMEN menggambarkan Formulir

ON PAGE CONECTOR Penghubung Bagian dalam 1 halaman

OFF PAGE CONECTOR Penghubung Bagain dalam halaman lain

REKAMAN / DATA BASE Menggambarkan

• Contoh Flowchart

Pembuatan Flowchart

• Ubah pemetaan kegiatan tadi dalam bentuk flowchart dengan menyesuaikan lambang-lambang flowchart

• Program Visio untuk flowchart

Kegiatan Sasaran :Setelah menyelesaikan bab ini, anda diharapkan dapat:

• Mengerti tentang pengisian format prosedur kerja

Kegiatan : Mengisi uraian prosedur

Instruktur Kerja

• Adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja

• Instruksi kerja sebaiknya menguraikan bahan, perlengkapan dan dokumentasi yang digunakan

• Format Instruksi kerja TDDC

Kegiatan

• Buat salah satu instruksi kerja sesuai bagian anda, dan masukkan kedalam format Instruksi Kerja

Sasaran :Setelah menyelesaikan bab ini, anda diharapkan dapat:• Mengerti tentang sasaran mutu• Membuat sasaran mutu sesuai bagian• Membuat Plan of action

Materi 2 : Sasaran Mutu

Sasaran Mutu

• Target yang harus dicapai untuk jangka waktu tertentu.

• Target harus kuantitatif dan “mampu dicapai”• Target : - harus ada untuk setiap fungsi/tingkatan - harus menjawab pertanyaan, kami disebut

berkinerja baik apabila?

- Specific : spesifik dan jelas. Misal: Omzet marketing meningkat

- Measurable : haruslah terukur. Misal : Omzet marketing Tahun 2009 meningkat 100% dibandingkan 2008

- Achievable : target sasaran mutu haruslah sesuatu yang mungkin dan bisa dicapai. Misal : Omzet marketing Tahun 2009 meningkat 100% dibandingkan 2008?

Sasaran mutu haruslah SMART:

- Relevant : Harus relevan dengan fungsi dari departemen atau orang yang diberikan sebuah target.

- Time Bound : Berikan batas waktu kapan sebuah sasaran mutu harus tercapai.

Sasaran mutu haruslah SMART:

Contoh :

MARKETING :1. Respon terhadap customer complain Max 3 hari 2. Penyelesaian terhadap customer Complain Max 15 Hari

PELAYANAN:Kegagalan pengambilan sampel <1% dalam 1 bulanKeluhan pasien terhadap pelayanan Cs <1% dalam 1 bulan

Sasaran mutu haruslah SMART:

Sasaran :• Peserta mengerti cara membuat sasaran mutu &

Plan of Action pencapaian sasaran mutu

Tugas :• Buat sasaran mutu dan plan action-nya untuk

mencapai sasaran mutu tersebut (sesuai tugas dari instruktur)

• Tulis dalam flip chart hasil diskusi kelompok anda

Kegiatan Sasaran Mutu