PRINSIP AMAI PELATIHAN AUDITOR AMAI UNDIKSHA

I WAYAN REDHANA UNIT JAMINAN MUTU

UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA

Disampaikan pada Pelatihan Auditor Unidksha tanggal 12 Agustus 2013

Audit Mutu

• Audit Internal:

• Misalnya: AMAI

• Audit Eksternal:

• Misalnya: BAN

Mengapa kita melakukan audit

UU No. 20 th 2003 ttg sisdiknas • Pasal 1 ayat 21

– Evaluasi pendidikan adalah kegiatan pengendalian, penjaminan dan penetapan mutu pendidikan…dst sebagai bentuk pertanggungjawaban penyelenggaraan pendidikan.

• Pasal 57 ayat 2 – Evaluasi peserta didik, satuan pendidikan, dan

program pendidikan dilakukan secara berkala……untuk menilai pencapaian standar nasional.

PP No. 19 Th 2005 tentang standar nasional pendidikan

• Pasal 2 ayat 1

–Untuk penjaminan mutu dan pengendalian mutu pendidikan sesuai dengan standar nasional pendidikan dilakukan evaluasi, akreditasi, sertifikasi.

Standar mutu

• Standar isi • Standar proses • Standar kompetensi lulusan • Standar pendidik dan tenaga kependidikan • Standar sarana dan prasarana • Standar pengelolaan • Standar pembiayaan • Standar penilaian pendidikan • Standar penelitian dan publikasi • Standar pengabdian kepada masyarakat • Standar kerjasama

Siklus Penjaminan mutu

Audit • Pengertian audit: proses sistematik, independen

dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi.

• Bukti audit: rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.

• Kriteria audit: seperangkat kebijakan, prosedur, standar, atau persyaratan.

AMAI

• Audit Mutu:

–Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan

Tujuan AMAI • Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-

unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan;

• Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan;

• Menemukan akar penyebab dari suatu ketidaksesuaian yang ada;

• Memfasilitasi teraudit dalam penetapan langkah-langkah peningkatan mutu;

• Memfasilitasi teraudit memperbaiki sistem mutu; • Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan

Kegunaan AMAI

• Menjamin sistem mutu telah berjalan

• Memperoleh materi nyata bahan-bahan tinjauan manajemen untuk membuat keputusan mutu

• Upaya peningkatan mutu

• Sokoguru pengembangan institusi

• Menilai kesiapan terhadap audit eksternal

• Memenuhi persyaratan pelanggan

Fokus AMAI

• Tridharma PT

–Pendidikan dan pengajaran

–Penelitian

–Pengabdian kepada masyarakat

Auditor : seorang yang memiliki kualifikasi (kompetensi) untuk menjalankan audit mutu.

Teraudit : suatu organisasi yang diaudit, disebut juga auditee.

Klien : seseorang atau organisasi yang meminta audit.

Pelaksanaan audit

Penilaian Borang • memeriksa kelengkapan borang • memberikan penilaian sementara

terhadap isian borang • mencatat berbagai informasi signifikan

untuk diklarifikasi kepada teraudit Menghubungi Teraudit • menghubungi teraudit membuat

kesepakatan waktu pelaksanaan audit

Kunjungan Lapangan • Kunjungan lapangan dilakukan sesuai

dengan waktu yang telah disepakati. • Dalam kunjungan lapangan tim auditor

harus melakukan pertemuan pembukaan, pengecekan bukti fisik, permohonan penjelasan, dan pertemuan penutupan.

Pertemuan pembukaan

• menunjukkan surat tugas

• memperkenalkan anggota tim auditor kepada pimpinan teraudit

• mengimformasikan tujuan audit

• menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit

Pengecekan bukti fisik

–Mengecek kesesuaian informasi dalam borang dengan bukti fisik/dokumen penunjang.

–Melakukan pencatatan bila ada indikasi yang mengarah kepada ketidaksesuaian.

–Meminta klarifikasi untuk kasus tertentu yang mengarah kepada ketidaksesuaian.

–Melaksanakan audit sampai tuntas.

Analisis Data

• Tim auditor menelaah semua hasil audit untuk menentukan adanya ketidaksesuaian.

• Semua ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus disepakati oleh ketua tim auditor dan pimpinan teraudit.

Pertemuan Penutupan • Tim auditor mengadakan pertemuan

penutupan dengan teraudit.

• Tim auditor menginkan formasidraft hasil audit.

• Tim auditor dan teraudit menandatangani draft hasil audit.

Pelaporan Laporan hasil audit individual

• Laporan audit ini disiapkan oleh tim auditor.

• Laporan ini berisikan hasil penilaian borang yang telah diverifikasi , hasil penyimpangan, dan hasil analisis data.

• Laporan ditandatangani oleh tim auditor dan pimpinan unit kerja teraudit.

• Laporan diserahkan dalam bentuk hardcopy 1 (satu) eksamplar dan softcopy ( 1 buah CD).

• Formulir laporan –Judul kegiatan AMAI

–Latar belakang

–Tujuan dan lingkup AMAI

–Prosedur pelaksanaan AMAI

–Hasil (termasuk ketidaksesuaian)

–Hambatan pelaksanaan AMAI dan cara mengatasinya

–Penutup (simpulan dan saran)

Laporan Hasil Audit Keseluruhan • Laporan audit ini berisi hasil pelaksanaan

audit secara lengkap. • Laporan audit berisi:

– Judul kegiatan AMAI – Latar belakang – Tujuan dan lingkup AMAI, –Prosedur pelaksanaan AMAI –Hasil –Hambatan pelasanaan AMAI dan cara

mengatasinya. –Penutup (Simpulan dan Saran)

Pendistribusian Laporan Audit • Laporan audit didistribusikan kepada seluruh unit

kerja dan gugus kendali mutu ditingkat fakultas/Pascasarjana/lembaga/unit/biro.

• Ketua UJM juga melaporkan hasil AMAI kepada rektor bersamaan dengan capaian program dan kegiatan UJM lainnya.

Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi • Rektor/Dekan/Direktur/Ka Lembaga/Ka Unit/Ka

Biro memerintahkan teraudit untuk melakukan perbaikan mutu sesuai dengan hasil AMAI.

Prinsip Melakukan Audit

• Kompetensi

• Sesuai kode etik

• Independen/mandiri

• Berdasarkan bukti

• Laporan audit jujur dan akurat

• Tuntutan ketelitian yang bersifat profesional

• Auditor harus bijaksana dan tenang

Kode etik: Standar prilaku Auditor

• Integritas

–Bersikap jujur, objektif, cermat, bersungguh-sungguh serta bertangung jawab dalam melaksanakan tugas

–Memiliki integritas dan loyalitas tinggi terhadap profesi, unit internal audit dan organisasi

–Memperhatikan peraturan dan perundang-undangan, menghindari kegiatan atau perbuatan melawan hukum

• Objektif

–Tidak terlibat dalam kegiatan atau suatu hubungan yang dapat menimbulkan pertentangan kepentingan dengan unit kerja

–Melaporkan semua haasil audit dengan mengungkapkan kebenaran fakta

• Kerahasiaan

–Wajib berhati-hari dalam menggunakan dan menjaga informasi

–Tidak menafaatkan informasi yang diperoleh untuk kkepentingan atau keuntungan pribadi

–Tidak mengungkapkan informasi tanpa otoritas yang seharusnya

• Kompetensi

–Auditor harus memiliki pengetahuan, keahlian dan pengalaman dalam melaksanakan tugas

1. Menunjukkan kinerja dan menggambarkan profil auditor yang profesional.

2. Meningkatkan pengetahuan tentang sistem penjaminan mutu.

4. Berupaya menjadi living example dan pelaksana good practices.

5. Memahami tugas dan tanggung jawab sebagai auditor.

6. Memahami manual prosedur mengaudit dengan baik.

7. Melakukan koordinasi antaruditor sebelum melakukan audit.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan Auditor

Etika Kunjungan Lapangan (Visitasi) 1. Datang tepat waktu dan menepati komitmen. 2. Menghindari konflik kepentingan. 3. Menghindari kesalahpahaman. 4. Menjaga kerahasiaan. 5. Mengenal standar budaya setempat dan berhati-

hati dalam berbicara. 6. Bertanya secara jelas. 7. Membuat catatan setiap pertemuan dan segera

memberikan evaluasi. 8. Mengelola informasi yang diterima secara

proporsional. 9. Menggunakan guideline sebagai acuan audit. 10.Konsisten dalam melakukan penilaian.

Kiat visitasi audit yang baik

• Jelaskan Maksud Diadakannya Visitasi

• Ajukan Pertanyaan yang Khusus Menyangkut Pokok Persoalan

• Pembicaraan Harus Tetap Terarah Pada Fakta yang Berhubungan dengan Maksud Visitasi

• Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Selama Visitasi Berlangsung:

Upayakan Semua Informasi yang Diperlukan Diperoleh Saat Visitasi

Buat Ikthisar Informasi yang Telah Diperoleh

Jangan Sampai Melebihi Batas Waktu

Auditor Tidak Diperbolehkan 1. Meminta layanan di luar proses audit. 2. Menerima hadiah. 3. Mengenakan pakaian yang kurang pantas (T-Shirt). 4. Memberi komentar di luar konteks/substansi yang

diaudit. 5. Memberikan janji-janji yang di luar kewenangan

auditor. 6. Menggunakan sebutan yang kurang pantas,

seperti ”kamu” kepada auditee. 7. Berdebat dalam diskusi dengan sikap ”bossy” dan

mendominasi sesi audit, atau terlalu pasif.

8. Bersikap menggurui, menonjolkan diri dan arogan.

9. Saling menyalahkan di antara auditor di depan auditee.

10. Menyalahkan auditor yang melakukan audit sebelumnya.

11. Menciptakan suasana underpressure dan tidak kondusif bagi atmosfir diskusi.

12. Menunjukkan emosi negatif yang tampak dari perilaku dan bahasa tubuh.

13. Meninggalkan sesi selama proses kunjungan lapangan tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Dalam Visitasi,

Auditor sebaiknya tidak Membuat opini, asumsi -asumsi awal Membiarkan auditee mendikte audit Berada ‘diluar jalur’. Mengarahkan, ‘misleading’. ‘Terpaku’, bingung Mengubah jadwal pertemuan secara sepihak. Mempersingkat waktu pelaksanaan audit tanpa

alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Menjalankan tugas audit melebihi waktu yang

dialokasikan.