pelaksanaan audit internal mutu perguruan tinggi
TRANSCRIPT
![Page 1: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/1.jpg)
1
PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU
PERGURUAN TINGGI
![Page 2: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/2.jpg)
PROSESAUDIT
2Persiapan
penugasan
3 SurveiPenda-huluan
4 Penyusunan
Audit Program
5 Pengujianlapangan
6 Pengembangan
temuan
9Evaluasi
8Monitoring
tindak lanjut
7 Pelaporanhasil audit
1Seleksiauditee
![Page 3: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/3.jpg)
I. Seleksi Auditee
![Page 4: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/4.jpg)
4
LANGKAH-LANGKAH PEMILIHAN AUDITEE
Identifikasi audit universe
Pilih auditee (tetapkan jadwal
audit)
Tetapkan Faktor Risiko & Skala
Score & Ranking auditee berdsrkan
risiko
![Page 5: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Langkah # 1IDENTIFIKASI AUDITEE
Langkah # 1IDENTIFIKASI AUDITEE
audit universe
auditable units
![Page 6: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/6.jpg)
6
Langkah # 2Tetapkan Faktor Risiko dan Skala
Langkah # 2Tetapkan Faktor Risiko dan Skala
LOKASI TOTAL NILAI UANG KOMPLEKSITAS
KEGIATAN KONDISI INTERNAL
CONTROL
PERHATIAN PIMPINAN SIKLUS KEGIATAN/
TRANSAKSI AUDIT YANG LALU KETERSEDIAAN STAF
AUDIT
![Page 7: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/7.jpg)
Skala Faktor RisikoRisk factor & Nilai Score Risk factor & Nilai Score
Anggaran yang dikelola Pergantian Pimpinan Unit (turnover atau mutasi)
Diatas Rp. 50 Milyar 5 Sedang (4-6 tahun sekali) 1
25 milyar – 50 milyar rp. 4 Sedang-jarang (7-8 tahun sekali) 3
5 milyar – 25 milyar rp 3 Sedang-sering (2-3 tahun sekali) 3
1 milyar – 5 milyar rp 2 Jarang (diatas 8 tahun sekali) 5
Dibawah 1 milyar 1 Sering (dibawah satu tahun sekali) 5
Audit sebelumnya Kondisi Internal Control
Kurang dari 12 bulan yang lalu 1 Baik sekali (tidak ada catatan penting) 1
1 tahun – 2 tahun yang lalu 2 Baik (kurang dari 2 catatan penting) 2
2 tahun – 3 tahun yang lalu 3 Sedang (3-5 catatan penting) 3
3 tahun – 4 tahun yang lalu 4 Jelek (5-7 catatan penting) 4
Lebih dari 4 tahun yang lalu 5 Jelek sekali (lebih dari 7 catatan penting) 5
![Page 8: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/8.jpg)
8
Langkah # 3Score dan ranking auditee
berdasarkan risiko
Langkah # 3Score dan ranking auditee
berdasarkan risiko
Asess dan score setiap unit audit
![Page 9: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/9.jpg)
9
Langkah # 4Pilih auditee (tetapkan jadwal)
Langkah # 4Pilih auditee (tetapkan jadwal)
Kriteria: Audit sebagian: cut off Audit seluruh universe: Risiko u/ menetukan frekuensi Risiko u/ menentukan durasi
![Page 10: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/10.jpg)
Hal-hal yang perlu diperhatikan
1. Pemetaan risiko2. Sediakan slot untuk audit khusus3. Bisa digunakan instrumen BAN PT
![Page 11: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/11.jpg)
11
LANGKAH AWAL PENUGASAN AUDIT KEGIATAN :
TUJUAN & RUANG LINGKUPLATAR BELAKANG INFORMASI
TIM YANG DITUGASKANKOMUNIKASI AWAL
PENYIAPAN SURAT TUGAS
2. PERSIAPAN PENUGASAN2. PERSIAPAN PENUGASAN
![Page 12: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/12.jpg)
1. Jumlah Auditor ganjil (3-5 orang)2. Ketua tim berdasarkan kemampuan dan
pengalaman3. Audit mutu internal akademik dan non akademik
dapat berasal dari dosen atau non dosen4. Jika SDM kurang kompetensinya dapat melakukan
outsourching5. Bisa menggunakan narasumber/ahli6. Surat tugas dari pimpinan tertinggi7. Pelajari auditi sebelum pertemuan pendahuluan8. Siapkan program dan jadwal audit tentative
Kiat-kiat
![Page 13: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/13.jpg)
13
3. SURVEI PENDAHULUAN
KESAN AWAL
KERJASAMA YANG BAIK
![Page 14: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/14.jpg)
Pertemuan Pembukaan
• Dipimpin oleh ketua tim auditor.• Memperkenalkan tim audit kepada auditi.• Melakukan kajiulang tujuan dan lingkup audit.• Melakukan kajiulang metode dan prosedur audit.• Meminta persetujuan jadwal audit.• Memastikan jalur komunikasi dengan pemandu
dari teraudit.
![Page 15: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/15.jpg)
• Mengkonfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas.
• Mengkonfirmasi kerahasiaan.• Mengkonfirmasi pertemuan penutupan.
• Mengklasifikasi setiap masalah yang mungkin timbul.
![Page 16: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/16.jpg)
PROGRAM/JADWAL AUDIT
Tanggal dan jam pertemuan yang pasti.Disepakati oleh Auditor dan Teraudit.Tempat/lokasi audit.Topik/unsur audit.Tujuan dan lingkup audit.Sumber informasi/fasilitas/bahan yang diperlukan.
![Page 17: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/17.jpg)
1. Berkomunikasi dengan auditi sebelumnya2. Informasikan kebutuhan dokumen sebelum datang3. Pimpinan pertemuan seharusnya ketua tim auditor4. Auditor jangan terlalu banyak bicara (siapkan
pembagian tugas sebelumnya)5. Usahakan kesepakatan terutama tujuan,
ruanglingkup dan jadwal6. Informasikan kebutuhan sarana dan prasarana
yang dibutuhkan (ruang, meja, dll) dan pemandu atau pendamping
![Page 18: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/18.jpg)
18
4. PENYUSUNAN AUDIT PROGRAM
• Prosedur audit = analisis & langkah untuk mengumpulkan dan menguji informasi
• Tujuan:Pengumpulan informasiMenguji kecukupan dan efektivitas
internal controlMenilai kegiatan yang direview
![Page 19: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/19.jpg)
Kiat-kiat1. Kumpulkan kriteria seperti Kebijakan, peraturan,
SOP, dll selengkap mungkin 2. Kumpulkan informasi dokumen laporan atau
pelaksanaan kegiatan selengkap mungkin3. Evaluasi dulu dokumen laporan atau pelaksanaan
kegiatan kemudian bandingkan dengan kriteria4. Revisi program audit5. Buatkan daftar pengecekan yang sistimatis
![Page 20: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/20.jpg)
20
5. PENGUJIAN LAPANGAN• Menguji Kecukupan dan Eefekvitas
Pengendalian• Menerapkan audit program• Tujuan pengujian:
Kecukupan/efektivitasDampak (risiko)Sebab
![Page 21: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/21.jpg)
Kiat-kiat1. Sebelum berkunjung sepakati jadwal, orang yg
ingin ditemui dan dokumen yang ingin digali lebih dalam.
2. Datang tepat waktu3. Terapkan speak with data4. Libatkan auditi dalam menganalisa dan menguji
kondisi yang terjadi
![Page 22: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/22.jpg)
22
6. PENGEMBANGAN TEMUAN DAN REKOMENDASI6. PENGEMBANGAN TEMUAN DAN REKOMENDASI
• Apa yang ditemukan• Sama dengan auditeeKondisi
• Standar/ekspektasi/aturan• Yang ada atau dikembangkanKriteria
• Dampak atau risiko jika dibiarkan• Potensi maupun realisedAkibat
• Disain• ImplementasiSebab
• Saran perbaikan eliminir sebab• Jangan restate kriteriaRekomendasi
![Page 23: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/23.jpg)
KeTidakSesuaian(KTS)
Observasi(OB)
KeTidakSesuaian(KTS)
Observasi(OB)
![Page 24: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/24.jpg)
KTS
KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu produk/pelayanan.
KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen.
KTS yang mengancam sertifikasi atau akreditasi. KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan
atau para pelaksana dalam organisasi. KTS yang menyebabkan potensi pidana atau
perdata
![Page 25: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/25.jpg)
Contoh KTS
Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan untuk meninjau kontrak atau perancangan.
Laporan audit internal dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut.
Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak dikalibrasi secara mutakhir.
Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan.
Berpotensi pindana (tipikor/kerugian negara) Berpotensi perdata (gugatan ganti rugi)
![Page 26: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/26.jpg)
OB
Observasi (OB) adalah KTS yg ringan dan hal hal yg bersifat anjuran serta yg bersifat positip
KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu.
KTS yang mudah diralat. KTS yang tidak menghambat sertifikasi atau
akreditasi. Kesesuaian yg bersifat positip dan belum ada
ditempat lain Kepatutan yg disepakati dengan auditi
![Page 27: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/27.jpg)
Contoh KTS Ringan
Instrumen yang tidak memuat tanggalkalibrasi.
Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapisudah termuat dalam laporan tindakan koreksiaudit internal.
Catatan yang kurang lengkap dari kajiulangkontrak atau rancangan.
Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatanpengalaman pelatihan.
![Page 28: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/28.jpg)
Tindakan yang diambil untuk meniadakanakar penyebab ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan sehingga dapat mencegah pengulangan hal-hal di atas untuk mengarah pada peningkatan mutusecara berkelanjutan.
TINDAKAN KOREKSI (Tindak Lanjut)
![Page 29: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/29.jpg)
Tugas-tugas Auditor
Mengidentifikasi KTS (mengapa terdapat ketidaksesuaian dengan standar yang diacu).
Menjelaskan dan mendiskusikan KTS kepada auditi
Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS dan penanggungjawabnya
![Page 30: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/30.jpg)
Tugas-tugas Auditi
Memahami KTS dan rekomendasi rinci. Menimbang seberapa berat KTS dan
tindak lanjut serta tanggal penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian).
Melaksanakan tindakan tindak lanjut
![Page 31: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/31.jpg)
Kiat-kiat1. Diskusikan rekomendasi dengan auditi 2. Rekomendasi seharusnya tajam dan tidak kualitatif3. Temuan sebaiknya di presentasikan di depan auditi
sebelum dilaporkan ke pimpinan 4. Temuan harus dikomentari auditi dan
ditandatangani5. Tindak lanjut bukan tanggungjawab auditor6. Semua pelaksanaan audit di catat dalam form
standar untuk menjadi KKA di lampiran
![Page 32: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/32.jpg)
7. PELAPORAN
Dokumentasi & komunikasi hasil audit Produk dari penugasan audit Temuan dan rekomendasi Ditandatangani oleh auditor yang telah
bersertifikat
![Page 33: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/33.jpg)
Laporan hasil audit sebaiknya terdiri dari :
1. Cover yang dibuat menarik 2. Ringkasan eksekutif (2-3 lembar) 3. Pendahuluan 4. Daftar isi, table, gambar dan lampiran 5. Gambaran umum auditi 6. Hasil Audit yang berisikan temuan berupa kondisi,
kriteria, akibat, sebab rekomendasi dan tindak lanjut yang diharapkan dari auditi.
7. Kesimpulan berupa jawaban atas tujuan audit yang dilakukan.
8. Lampiran yang terdiri dari seluruh kertas kerja audit dan dokumen pendukung lainnya.
![Page 34: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/34.jpg)
Kiat-kiat1. Mulai membuat laporan dari awal pelaksanaan audit 2. Catatan temuan, kriteria, sebab, akibat dan
rekomendasi dalam KKA sebaiknya tulisan bahasa laporan
3. Bila audit belum selesai untuk kebutuhan yang mendesak atau permintaan pimpinan bisa dibuat laporan sementara (lisan maupun tulisan)
![Page 35: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/35.jpg)
35
8. MONITORING TINDAK LANJUT8. MONITORING TINDAK LANJUT
BAGAIMANA IMPLEMENTASI DARI REKOMENDASI
- Tanggung jawab auditor
INDIKATOR KEBERHASILAN AUDIT
![Page 36: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/36.jpg)
Tindak lanjut Audit
Auditor memeriksa apakah tindak lanjut dan pencegahan yang dilakukan oleh teraudit sudah mencukupi dan efisien.
.
![Page 37: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/37.jpg)
Kiat-kiat1. Monitor tindak lanjut bila tidak sesuai diluruskan 2. Bila tidak dilaksanakan juga ada kemungkinan
rekomendasinya kurang tepat sasaran
![Page 38: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/38.jpg)
38
9. EVALUASI AUDIT
EFEKTIVITAS & EFISIENSI AUDIT PENDEKATAN AUDIT PERAN PENTING AUDITOR
![Page 39: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/39.jpg)
Sebuah perubahan akan terjadi jika Visi, Skills, Insentif, Sumberdaya dan rencana tindak (action plan) tersedia.
• tanpa visi akan terjadi kekacauan, • tanpa skill akan terjadi kecemasan, • tanpa insentif akan terjadi penolakan, • tanpa sumberdaya akan terjadi frustasi, • Tanpa action plan akan terjadi kegagalan.
(Palmer, et all 2006).
Sehebat apapun suatu sistem atau sehebat apapun suatu alat, jika sdm pengelola sistem dan alat tersebut tidak kompeten dantidak bermoral maka semuanya tidak ada artinya. (W.A. Ridwan, 2000)
Sejauh apapun kita telah melangkah, namun ternyatasalah arah maka berbaliklah (R. Kasali, 2006)
![Page 40: PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI](https://reader030.vdocuments.mx/reader030/viewer/2022021419/586776a01a28ab44568b6705/html5/thumbnails/40.jpg)
40
?QUESTIONS