pejabat perpustakaan dan pengurusan ilmu …
TRANSCRIPT
BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB
TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
BAGAIMANAKAH KEADAAN BILIK FAIL ANDA??????
ADAKAH INI???? ADAKAH INI???? ADAKAH INI????
SISTEM PENGURUSAN FAIL
PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN,
MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL
BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA
APABILA DIPERLUKAN.
MEWUJUDKAN SISTEM PENGURUSAN
REKOD YANG SISTEMATIK, CEKAP DAN
BERKESAN DI SETIAP ORGANISASI
1) PENDAFTARAN FAIL 5) KAD PERGERAKAN FAIL
2) PEMBUKAAN FAIL 6) PEMBAIKAN DAN PENGGANTIAN FAIL ROSAK
3) PENAWANAN FAIL 7) PENYIMPANAN FAIL
4) PENYEDIAAN KERTAS MINIT 8) PENUTUPAN FAIL
9) PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN FAIL
MATLAMAT
KAEDAH PENGURUSAN FAIL
DEFINISI
PENDAFTARAN FAIL
BORANG
DIDAFTARKAN MENGGUNAKAN BORANG
PERMOHONAN PENDAFTARAN FAIL
BAHARU / JILID BAHARU
(UMK/B04.06/10/2018 Pind.1)
BERKUATKUASA BULAN JANUARI 2018
DIBUKA BERDASARKAN TRANSAKSI
TRANSAKSI FUNGSI – AKTIVITI – SUB AKTIVITI - TRANSAKSI
FAIL ASAL DIDAPATI ROSAK
DAN PERLU DIGANTIKAN
DENGAN KULIT FAIL BAHARU
FAIL YANG DIPERLUKAN
BELUM ADA ATAU WUJUD
PERUBAHAN PENTADBIRAN
SESUATU PEJABAT AWAM
ATAU ORGANISASI
FAIL ASAL DITUTUP DAN
BERSAMBUNG PADA KULIT FAIL
JILID BAHARU
SKIMA KLASIFIKASI FAIL
DIROMBAK ATAU BERTUKAR
KEPADA SISTEM
KLASIFIKASI YANG BAHARU
FAIL ASAL TIDAK
DAPAT DIKESAN
04
01
05
02
06
03
PEMBUKAAN FAIL
JENIS-JENIS KULIT FAIL
ARKIB UMK
TERBUKA TERHAD SULIT RAHSIA RAHSIA BESAR
REKOD TERPERINGKAT DI BAWAH SELIAAN
BAHAGIAN KESELAMATAN, PEJABAT PENDAFTAR
o Perintah dan arahan
biasa jabatan o Siasatan
Dalaman
o Arahan penting untuk
perwakilan negara yang
membuat perundingan
dengan negara asing
o Kertas Jemaah Menteri
mengenai dasar politik
dan ekonomi, maklumat
ketenteraan.
PENGGUNAAN TANDA PEMISAH & PEMUSATAN
BERDASARKAN PEKELILING YANG DIKELUARKAN PADA 18 JULAI 2019
CONTOH PENGGUNAAN TANDA PEMISAH (√) :
o UMK.B04.00.100 – 14/1/1 (√)
o UMK/B04.00/100-14/1/1 (X)
CONTOH PEMUSATAN NOMBOR RUJUKAN
o UMK.B01.02.100 – 14/1/1 (PENGGUNAAN SEKARANG)
o UMK.BC/B01.02/100 – 14/1/1
o UMK.PC/B01.02/100 – 14/1/1 PENGGUNAAN DAHULU
o UMK.JL/B01.02/100 – 14/1/1
PENAWANAN FAIL
(2.3.2) (2.3.3)
TAWAN
FAIL
1
COP TARIKH TERIMA
SURAT/DOKUMEN DI RUANG YANG
KOSONG
2
DAFTAR SURAT DALAM BUKU
DAFTAR FAIL ATAU SISTEM
PENERIMAAN SURAT
3 DITEBUK DI PENJURU ATAS
SEBELAH KIRI (2.5 CM)
4
KANDUNGKAN DOKUMEN DI SEBELAH
KANAN FAIL MENGGUNAKAN TALI HIJAU
(TREASURY TAG);
5
CATATKAN NOMBOR KANDUNGAN
DI PENJURU ATAS SEBELAH KANAN
- SURAT MASUK (DAKWAT MERAH)
- SURAT KELUAR (HITAM / BIRU)
6
7
8
SURAT/DOKUMEN DIMINIT ATAU
DIREKODKAN KE DALAM KERTAS
MINIT.
MENGEMASKINI DAN MENYIMPAN
KAD PERGERAKAN FAIL .
PROSES PENYIMPANAN FAIL
PENAWANAN FAIL
(2.3.2) (2.3.3)
6
7
PENYEDIAAN KERTAS MINIT
(2.3.2) (2.3.3)
………………….. kpd……………bth………….. dmp………..
……………….. drp ……….bth……….. dmp ………………….
PENULISAN MINIT BAGI SURAT KELUAR
PENULISAN MINIT BAGI SURAT MASUK
PENYEDIAAN KERTAS MINIT
(2.3.2) (2.3.3)
UMK.B0l.00/l00 – 6/4/l
Rajah 8: Contoh Cara Penulisan Minit
TINDAKAN
Nombor Fail
Surat Masuk
Cara Menulis
Minit Tindakan
Nombor Helaian Kertas Minit
** Nombor Helaian adalah sama
Surat Keluar
Tandatangan
Ringkas & Tarikh Jangan ada
“space”
Jangan ada
“space”
PENYEDIAAN KERTAS MINIT
(2.3.2) (2.3.3)
(Am. 6)
Kertas Minit No. UMK.B04.00.100-12/3/1 Helaian No.
………….. kpd ……………………………….. bth …………………dmp ………………….
……………… drp ……………………………………….bth ……………… dmp …………………
……………………… kpd ……………………………………… bth ………………………….. dmp …………………
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm X 297mm)
1
1
2 Surat Pejabat Pendaftar 20/03/2019 21/03/2019
Emel Pejabat Bendahari 15/03/2019 16/03/2019
3 Surat Bahagian Keselamatan 04/04/2019 05/04/2019
KAD PERGERAKAN FAIL
(2.3.2) (2.3.3)
APABILA FAIL DIMINTA
→ DIKELUARKAN DAN
DICATAT → SINGKATAN
JAWATAN DAN TARIKH
FAIL DIPULANGKAN → KAD
DIMASUKKAN SEMULA.
DILETAKKAN DI TEMPAT
FAIL ASAL → GANTI
DALAM KABINET
DIMASUKKAN KE DALAM FAIL DI
ANTARA KERTAS MINIT DAN
LAMPIRAN → TALI HIJAU.
PEMBAIKAN & PENGGANTIAN FAIL ROSAK
(2.3.2) (2.3.3)
GUNTING KULIT FAIL LAMA
1
2
KELUARKAN SEMUA ISI
KANDUNGAN DI DALAM FAIL
LAMA
PEMBAIKAN & PENGGANTIAN FAIL ROSAK
(2.3.2) (2.3.3)
3 TULIS NOMBOR LAMPIRAN TERAKHIR
PADA KULIT FAIL. SEBAGAI CONTOH
JIKA LAMPIRAN TERAKHIR BERNOMBOR
4, MAKA KULIT FAIL LAMA BERNOMBOR
5. MASUKKAN BORANG PENDAFTARAN
FAIL YANG LAMA KE DALAM FAIL YANG
BAHARU.
PEMBAIKAN & PENGGANTIAN FAIL ROSAK
(2.3.2) (2.3.3)
4
MASUKKAN KULIT FAIL LAMA
BERSEKALI DENGAN LAMPIRAN KE
DALAM FAIL BAHARU
5 MASUKKAN KERTAS MINIT SERTA KAD
PERGERAKAN FAIL (AMBIL DARI FAIL
LAMA)
PEMBAIKAN & PENGGANTIAN FAIL ROSAK
(2.3.2) (2.3.3)
6 TULIS KULIT FAIL BAHARU
BERDASARKAN KLASIFIKASI FAIL
(BAHARU) SERTA PENGGUNAAN
TANDA PEMISAH SERTA KODING
PTJ/FAKULTI.
7 LAMPIRAN SETERUSNYA DI DALAM
FAIL BAHARU AKAN MENGGUNAKAN
NOMBOR 6.
PENYIMPANAN FAIL
(2.3.2) (2.3.3)
BIL. PERINGKAT TEMPAT PENYIMPANAN
1. RAHSIA BESAR BILIK KEBAL / PETI BESI YANG DIPASANG KUNCI TATAKIRA /
NOMBOR KOMBINASI
- (DOKUMEN DALAM TINDAKAN DISIMPAN DI DALAM
KABINET BESI BERPALANG)
2. RAHSIA SEPERTI RAHSIA BESAR ATAU
KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG
3. SULIT KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG
4. TERHAD KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG
5. TERBUKA KABINET BESI BERLACI EMPAT, KABINET BESI BERGERAK
(MOBILE RACK) ATAU RAK BESI STATIK
PENUTUPAN FAIL
(2.3.2) (2.3.3)
KETEBALAN (4 CM) 100 LAMPIRAN
MANA –MANA YANG TERDAHULU
PENUTUPAN FAIL
(2.3.2) (2.3.3)
HILANG → DITEMUI
KEMBALI DOKUMEN TAMAT →
TIADA TINDAKAN
LANJUT
5 TAHUN TIDAK DIRUJUK PERUBAHAN
PENTADBIRAN
PENUTUPAN FAIL
(2.3.2) (2.3.3)
PERUBAHAN PADA SKEMA KLASIFIKASI FAIL MENCAPAI 100 LAMPIRAN ATAU
KETEBALAN 4CM, MANA YANG
TERDAHULU
PENSTRUKTURAN SEMULA ORGANISASI
PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN FAIL
(2.3.2) (2.3.3)
AKTIF TIDAK AKTIF SEPARA AKTIF
JABATAN BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB →→→ PROSES
PELUPUSAN
PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN FAIL
(2.3.2) (2.3.3)
KRITERIA PEMINDAHAN FAIL
• DITUTUP
• TIDAK DIRUJUK
• TAMAT TINDAKAN
KRITERIA PELUPUSAN FAIL
• MUSNAH @ ROSAK (BENCANA)
• TIADA NILAI
RUJUKAN FAIL
(2.3.2) (2.3.3)
RUJUK
FIZIKAL DIGITAL
KRITERIA SEMAKAN AUDIT PENGURUSAN REKOD
(2.3.2) (2.3.3)
BUKU DAFTAR FAIL/MASTER LISTING FILE (DALAM BUKU ATAU EXCELL)
PENGGUNAAN KULIT FAIL YANG BETUL
PENULISAN TAJUK DAN NOMBOR FAIL
PENGGUNAAN KERTAS MINIT SERTA CATATAN MINIT
PENULISAN LAMPIRAN
PENGGUNAAN KLASIFIKASI FAIL BAHARU
PENGGUNAAN KAD PERGERAKAN FAIL
PENUTUPAN FAIL MENGIKUT KRITERIA YANG DITETAPKAN
PENYUSUNAN DAN PENYIMPANAN FAIL
TINDAKAN KE ATAS FAIL AKTIF DAN TAMAT TINDAKAN
PENGGUNAAN SISTEM PENGURUSAN REKOD
http://perpustakaan.umk.edu.my/arkibv2/
SEKIAN, TERIMA KASIH.