pedoman pengorganisasian rekam medis

7/23/2019 Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis

http://slidepdf.com/reader/full/pedoman-pengorganisasian-rekam-medis 1/69

Instalasi Rekam MedisRS. Royal Progress

1

BAB I

PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu

kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah melakukan

pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan

sistem informasi yang benar.

Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia

Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia

kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui SK. MenKes

RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah sakit untuk

menyelenggarakan rekam medis.Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi

pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis dengan sebaik

baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Peraturan Pemerintah

NO.269/Menkes/PER/III/2008 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi semua

tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991

tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit.

Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam penyelenggaraan

sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam proses pelaksanaan fungsi-

fungsi manajemen.

Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus dilengkapi

dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang tata cara

penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan

baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit Royal Progress.




2

BAB II

GAMBARAN UMUM

II.1. Sejarah Royal Progress

Rumah Sakit Medika Gria didirikan pada tahun 1990, oleh Ir. Bambang Sumantri.

Pada awal pembangunan, bangunan rumah sakit terdiri dari 2 lantai, berdiri pada tanah seluas

3.452,4 m2 terletak di Jln. Danau Sunter Utara, Nirwana Sunter Asri. Pada tanggal 18

Desember 1991, rumah sakit mulai beroperasi dan diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI

Bapak Adhiyatma, MPH. Rumah sakit ini didirikan sebagai sarana pemeliharaan kesehatan

bagi warga dan masyarakat Sunter Paradise khususnya dan Jakarta Utara pada umumnya.

Seiring dengan perubahan waktu dan besarnya harapan serta tuntutan masyarakat

terhadap pelayanan kesehatan, Rumah Sakit Medika Gria melakukan pengembangan sarana

fisik bangunan rumah sakit yaitu membangun gedung yang lebih representatif yang terdiri dari

8 lantai dengan luas bangunan 7.868 m2. Seluruh proses pengembangan ini dapat

diselesaikan pada tahun 2003.

Untuk melengkapi pelayanan kesehatan, pada tahun yang sama tepatnya tanggal 8 Agustus,

Rumah Sakit Medika Gria menjadi rumah sakit pusat laktasi dan diresmikan oleh Menteri

Kesehatan Bapak dr. Achmad Sujudi, MPH. Tujuan utama adalah agar bayi-bayi yang baru

lahir di Rumah Sakit Medika Gria memiliki sistem kekebalan tubuh yang prima serta dapattumbuh dan berkembang dengan baik yaitu dengan memberikan ASI eksklusif sampai dengan

usia 6 bulan.

Sebagai wujud nyata dari cinta kasih yang mendalam, pada awal tahun 2005 klinik

Medika Gria yang terletak di Sunter Permai Raya yang bernama KITTY MEDIKA GRIA menjadi

pusat pelayanan masalah tumbuh kembang anak.

Selain sebagai rumah sakit laktasi, pada tahun 2001 Rumah Sakit Medika Gria telah

mengembangkan pelayanan kesehatan dengan membuka klinik Pusat Dialisis. Tujuanmembuka klinik ini adalah untuk memberikan pelayanan bagi pasien-pasien gagal ginjal

dengan biaya yang lebih murah dengan tetap memberikan pelayanan terbaik.

Pada bulan Juli tahun 2005 Rumah Sakit Medika Gria kembali melakukan

pengembangan sarana fisik bangunan rumah sakit. Sampai sekarang ini luas bangunan rumah

sakit telah meningkat menjadi 13.802 m2 dan berdiri di atas tanah seluas 5.040 m2. Perluasan




4

mengikuti perkembangan teknologi kedokteran yang demikian pesat, pasti akan

berdampak pada anggaran investasi yang pada akhirnya akan berpengaruh pada

kinerja keuangan rumah sakit.

II.2.3. Dengan telah diberlakukannya Undang undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktik

Kedokteran, berlaku ketentuan pembatasan tempat praktek Dokter sebanyak 3

tempat. Hal ini sangat berpengaruh terhadap ketersediaan Dokter Spesialis di rumah

sakit. Pada keadaan tersebut, posisi tawar rumah sakit menjadi agak sulit karena bila

Dokter Spesialis merasa tidak diperhatikan kepentingannya dan meninggalkan rumah

sakit, keadaan tersebut malah dapat berakibat menyulitkan rumah sakit. Di sisi lain,

ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang semakin ketat, sangat dibutuhkan

adanya komitmen yang tinggi dari para Dokter Spesialis, terutama dalam upaya

meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit.Bertumbuhnya rumah sakit baru dapat merupakan masalah, karena selain

merupakan pesaing, rumah sakit baru berpotensi menarik sumber daya manusia yang telah

terlatih sehingga berdampak pada pelaksanaan pelayanan

II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit Royal Progress

Rumah Sakit Royal Progress merupakan rumah sakit umum dengan kapasitas 133

tempat tidur, merupakan milik Yayasan Sejahtera Progress.Rumah Sakit Royal Progress mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan

umum, spesialistik dan subspesialistik, dengan motto :

Melayani dengan penuh cinta kasih.

Rumah sakit Royal Progress mempunyai tugas melaksanakan pelayanan kesehatan

pariupurna yang dilandasi kompetensi dan etika profesi, serta berorientasi pada kepuasan

pelanggan dan pelayanan bermutu tinggi dengan standar internasional

Untuk menyelenggrakan tugas tersebut, rumah sakit Royal Progress mempunyai

fungsi :

1. Melaksanakan pelayanan kesehatan umum, spesialistik dan subspesialistik

2. Melaksanakan upaya preventif, promotif, kuratif dan rehabilitatif

3. Melaksanakan pelayanan rujukan




5

4. Melaksanakan upaya peningkatan kompetensi melalui program pelatihan dan

pengembangan

5. Melaksanakan upaya pengembangan pelayanan melalui pembentukan jejaring dengan

berbagai pihak di dalam dan diluar negri

6. Melaksanakan program mutu untuk secara terus menerus meningkatkan mutu pelayanan

agar setara dengan standar internasional

7. Melaksanakan administrasi umum dan manajemen keuangan

II.4. KEGIATAN PELAYANAN

Kegiatan pelayanan Rumah Sakit Royal Progress dapat dilihat pada tabel-tabel di

bawah ini.

1. PELAYANAN RAWAT JALAN

RAWAT JALANA. Kunjungan Pasien Rawat Jalan Tahun 2005 s/d 2009

A.1. Total Kunjungan Pasien Rawat Jalan Per Spesialisasi No. Klinik 2005 2006 2007 2008 2009

1 Penyakit Dalam 7.795 7.945 9.054 8.909 10.2102 Obsgyn (Team FKUI) 3.305 3.886 3972 2833 2763

- Fetomaternal 404 366 94 33 Anak 3.431 2.871 1988 1147 11204 Mata 1.180 2.673 2911 1406 4605 Kulit 1.931 2.209 3360 3368 25366 Gigi 2.199 1.803 1625 1137 10727 T H T 1.141 1.008 985 1044 9638 Obsgyn (Non FKUI) 997 818 475 628 12039 B. Umum 712 671 793 630 683

10 Neurologi 550 558 373 387 31211 Bedah Tulang 445 369 270 288 17312 Jantung 336 362 216 336 14213 Paru, Asma & Alergi 220 127 165 151 13614 Bedah Urologi 89 81 60 69 7515 Pem. Payudara 41 70 54 54 4516 Laktasi - 5417 Psikiater 37 35 41 122 21318 Bedah Kosmetik 27 22 15 46 79




6

19 Gizi 31 14 2 220 Bedah Mulut 9 13 2 221 Rematologi 15 10 3 3 1022 Bedah Anak 3 9 8 9 223 Andrologi 13 624 Bedah Ongkologi 6 625 Bedah Saraf 16 3 5 126 Paket Sunat Sp. Bedah - 127 Bedah Digestif 7 1 1 128 Bedah Vaskuler 0 129 Rehab. Medik 4 0 18 8 1430 Anestesi 2 0 1

Psikologi 5 131 Forensik 2 4

32 Royal Dental Center 1 0TOTAL 24.947 25.992 26.489 22.590 22.222

RATA-RATA/BLN 2.079 2.166 2.207 1.883 1.852

33 Akupuntur 529 1286 726 144- Dr. Wayne Sung 529 1049 726 144- Dr. Hendry Wijaya 0 239 1

34 Fisioterapi 4.366 3.805 4.160 3.723 3.64835 Klinik Umum 839 832 4736 UGD 10.011 9.559 9894 8160 8917

TOTAL 16.274 16.768 14.827 12.027 12.565TOTAL KUNJUNGAN 41.221 42.760 41.316 34.617 34.787

2. PELAYANAN RAWAT INAP

1. RAWAT INAP A.1. Fasilitas Rawat Inap Saat Ini

A.1. Kamar Perawatan Rawat Inap Per Kelas Dan Per Lantai

No KelasJMLTT

Lantai1

Lantai2

Lantai3

Lantai5

Lantai6

Lantai7

1 Royal Suite 2 - - - - 22 President

Suite 4 - - - - 4

3 VIP 47 - 5 4 13 16 94 I 30 - 8 6 10 6 -5 II 52 8 32 12 - - -




7

6 III 41 18 13 10 - - -7 ICU 7 - 7 - - - -8 ISO 4 - 2 - 2 - -

TOTAL 187 26 67 32 25 22 159 Box bayi 10 10

Ket : Lantai 6 belum aktif terdiri dari VIP = 16 TT dan kelas I = 6 TT.

A.2. Kamar OperasiKamar operasi terdiri dari 3 OK besar dan 1 OK sedang

A.3. Kamar BersalinKamar bersalin terdiri dari 1 ruang kala dan 2 ruang partus

B. Kunjungan Pasien Rawat InapTahun 2005 s/d 2009

B.1. Total Pasien Masuk Rawat Inap Per Kelas No. Kelas Th.2005 Th.2006 Th.2007 Th.2008 Th.2009

1 Royal Suite 9 42 President

Suite 7 6

3 SVIP - -4 VIP 232 294 314 317 3505 I 334 329 341 313 2996 II 573 545 604 442 583

7 III 839 835 834 917 8248 ICU 79 60 58 41 419 ISOLASI 15 40 27 32 29

NICU 1TOTAL 2.088 2.113 2.178 2.062 2.161RATA-

RATA/BLN 174 176 191 181 194

10 Neonatus (Box Bayi ) 113 125 115 111 163

TOTAL +NEONATUS 2.201 2.238 2.293 2.173 2.324

11 TTKP (ODC) 44 65 12

3. PELAYANAN PENUNJANG MEDIK

A. LaboratoriumA.1. Jumlah Pasien Dan Pemeriksaan Laboratorium




8

No. Th.2005 Th.2006 Th.2007 Th.2008 Th.20091 Jumlah Pasien 11.694 10.894 11.750 10.999 11.343

Jml Pasien/bulan 975 908 979 917 945

2 Jumlah Pemeriksaan 28.890 43.403 44.085 47.806 42.135

Jml Pemeriksaan/bulan 2.408 3.617 3.674 3.984 3.511

A.2. Patologi AnatomiNo. Th.2005 Th.2006 Th.2007 Th.2008 Th.2009

1 Patologi Anatomi 962 966 994 1.089 1.062Rata-rata PA/bulan 80 81 83 91 89

RadiologiKegiatan RadiologiNo. Th.2005 Th.2006 Th.2007 Th.2008 Th.2009

1 Jumlah Pasien 3.226 2.802 2.733 2.800 2.778Jml Pasien/bulan 269 234 228 233 232

2 Jumlah Foto Rongent 3.537 3.087 2.950 3.103 3.101Jml Foto Rontgen/bln 295 257 246 259 258

Ket : *Th.2000, 2001 dan 2002 jumlah pasien belum di laporkan terpisah

4. SUMBER DAYA MANUSIADOKTER JUMLAH

a. Dokter Spesialis 60b. Dokter Umum 6c. Dokter Gigi 4

Jumlah 70

TENAGA KESEHATAN LAIN JUMLAH

a. Sarjana Keperawatan 2b. Sarjana Kesehatan Masyarakat 1c. Sarjana Farmasi/Apoteker 2d. D3 Keperawatan dan Kebidanan 72e. Radiografer 5f. Analis 7g. SPK/sederajad 8h. Asisten Apoteker 10




9

i. POS/TPK 21Jumlah 128

TENAGA ADMINISTRASI JUMLAHa. Sarjana ( S1 ) 11

b. Sarjana ( S2 ) 3c. Sarjana Muda ( D1 dan D3 ) 22d. SLTA/sederajad 126e. SLTP 16f. SD 2

Jumlah 180




10

BAB III

VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN

ROYAL PROGRESS INTERNATIONAL HOSPITAL

1. Visi : Meningkatkan kualitas kehidupan lahir batin manusia secara seimbang beserta

lingkungan hidupnya sejalan dengan waktu

2. Misi : Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna (preventif, promotif, curatif &

rehabilitatif) yang berkualitas tinggi, berstandar international, dan berorientasi pada

kepuasan pelanggan.

3. Motto : Melayani dengan penuh kasih sayang

4. Nilai : Tuntunan dan pandangan umum orang yang bekerja di Royal Progress.

Nilai Royal Progress secara umum adalah PROGRESS.

PRO : Proaktif dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan Royal Progress

G : Gigih dalam meningkatkan terus profesionalisme berlandaskan etika profesi dan

berorientasi pada kepuasan pelanggan melalui kerjasama tim.

R : Ramah tamah dan cinta kasih dalam melayani

E : Efektif dan efisien dalam melakukan setiap pekerjaan.

S : Saling Asah, Asih, Asuh dan Wangi.

S : Saling menguntungkan

5. Tujuan : GOAL

1. Tercapainya pelayanan yang bermutu tinggi yang berorientasi pada kepuasan pelanggan.

2. Pelayanan kesehatan Royal Progress terus meningkat dan berkembang.

3. Tercapainya peningkatan produktifitas pelayanan Rumah Sakit Royal Progress

4. Terbentuknya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi tinggi, memiliki integritas,

komitmen yang kuat terhadap organisasi melalui upaya pendidikan dan pelatihan, serta

upaya peningkatan kesejahteraan yang adil dan manusiawi.




11

BAB IV

Struktur Organisasi Rumah Sakit Royal Progress

Struktur organisasi Rumah Sakit Royal Progress efektif berlaku sejak tanggal 1 Maret 2007.

Organisasi Rumah Sakit Royal Progress dipimpin oleh Direksi yang terdiri dari Direktur Rumah Sakit

Royal Progress, Direktur Pelayanan dan Direktur Umum dan Keuangan. Direktur Pelayanan

membawahi 3 Manajer dan Direktur Umum dan Keuangan membawahi 2 Kepala bagian.

Para Manajer dapat dibantu oleh Asisten Manajer. Sedangkan unsur lain adalah Unit, yang

dipimpin oleh Kepala Unit.

Struktur organisasi Rumah Sakit Royal Progress tidak menutup kemungkinan untuk

terjadinya perubahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi Rumah Sakit Royal

Progress.Direksi wajib membuat rencana jangka panjang berupa Rencana Strategis 5 tahun yang

memuat sasaran dan tujuan yang hendak dicapai dalam waktu 5 tahun. Renstra sekurang-kurangnya

memuat :

1. Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya.

2. Posisi rumah sakit saat ini.

3. Asumsi yang digunakan dalam menyusun renstra

4. Penetapan sasaran, strategi dan program kerja 5 tahunan.

Renstra disahkan oleh Ketua Divisi.ROYAL PROGRESS dipimpin oleh seorang direktur

utama rumah sakit yang dibantu oleh direktur pelayanan dan direktur bagian umum dan keuangan.

Struktur organisasi Rumah Sakit Royal Progress dan kedudukan Instalasi Rekam Medis

digambarkan sebagai berikut :




12

BAB V

VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN

INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)

1. Visi Instalasi Rekam Medis

Memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat.

2. Misi Instalasi Rekam Medis

Meningkatkan kualitas hidup manusia dengan cara memberikan pelayanan informasi yang cepat,

tepat dan akurat

3. Falsafah Instalasi Rekam Medis

Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan pelayanan kesehatan bagi

pasien

4. Nilai Instalasi Rekam Medis adalah CITRA, yaitu

1. C : Cepat

Memberikan pelayanan secaracepat kepada mitra kerja, pasien dan keluarga

2. I : Inofatif

Inofatif dalam pelayanan admisnistratif dan informasi kesehatan

3. T : Tepat dan Terpercaya

Menunjang terciptanya tertib administrasi yangtepat dan terpercaya dalam rangka upayapeningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit

4. R : Rahasia

Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik.

5. A : Akurat

Informasi yang dikeluarkan selaluakurat .

5. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya

peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan

rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil

sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang

menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit




13

BAB VI

STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

Instalasi Rekam Medis Royal Progress dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang

membawahi 2 penanggung jawab yaitu Penanggung Jawab Admission & Registrasi dan

Penanggung Jawab Managemen Rekam Medis.

Penanggung Jawab Admission & Registrasi membawahi 2 pelayanan yaitu Admission

(Penerimaan Pasien Rawat Inap) dan Registrasi (Penerimaan Pasien Rawat Jalan).

Managemen Rekam Medis membawahi 3 pelayanan yaitu Assembling & Indeks Kode Penyakit,

Penyimpanan dan Pendisribusian Berkas Rekam Medis, Statistik & Pelaporan.

Direktur Pelayanan

Manager Pelayanan

Ka. Instalasi RM

AssMen JangMed

Pj. PendaftaranPasien

Pj. ManagemenRekam Medis

PenerimaanPasien RI

(Admission )

PenerimaanPasien RJ

(Registrasi )

Assembling&Indeks

KodePengyakit

Penyimpanan& Distribusi

RMStatistik &Pelaporan

Staff

StaffStaff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff




14

BAB VII

URAIAN JABATAN

VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis

Unit Kerja : Penunjang Medis

Ikhtisar Jabatan :

• Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan pelayanan rekam

medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan

dan pengambilan data medis.

• Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas bawahan,

mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya,

ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS.

Royal Progress.

• Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan

sumber daya yang dipergunakan.

• Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai dasar perencanaan,

mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan

manajemen.

Hasil Kerja :

1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis,

penyimpanan dan pengambilan data medis.

2. Uraian tugas bawahan.

3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.

4. Petunjuk kerja bawahan.

5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.

6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.

7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.




15

8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

9. Laporan dan informasi kinerja RS. Royal Progress

Bahan Kerja :

1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.

2. Kebijakan pengelolaan SDM RS. Royal Progress

3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.

4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.

5. Surat tugas dari manajemen.

6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam Medis.

7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.

Perangkat Kerja :1. Komputer & ATK

2. Printer.

3. Telepon.

Sifat Jabatan :

Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :

1. Senin – Jumat : jam 08.00 - 17.00

2. Sabtu : Libur

Uraian Tugas :

1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :

a. Penerimaan pasien.

b. Pencatatan rekam medis.

c. Pengelolaan data medis.

d. Penyimpanan berkas rekam medis.

e. Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.

2. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap.

3. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis..

4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.




16

5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam

medis.

6. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan

pendistribuasian berkas rekam medis.

7. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis.

8. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.

9. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk kepentingan

manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan.

10. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi.

11. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam

medis bernilai guna atau tidak.

12. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan rekammedis di rumah sakit.

13. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur.

14. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk

pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. Royal Progress.

15. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta analisanya.

16. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.

17. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.

18. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai bahan

pelaporan dan analisa.

19. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis sehubungan

dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.

20. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait dengan

kegiatan Instalasi Rekam Medis.

Tanggung jawab :

1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis.

2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan: Admission Dan Registrasi Assembling dan indeks kode penyakit.




17

Statistik dan pelaporan rumah sakit. Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.

Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan

3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi.

4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.

Wewenang :

1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis.

2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis.

3. Meminta arahan dari atasan.

4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.

5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :

1. Penanggung jawab Admission dan Registrasi serta staf

2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf

Korelasi Jabatan :

NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis PelaporanPengarahan

2 Penanggung jawab ManagemenRekam Medis

Instalasi RekamMedis

PenugasanPengkoordinasian kegiatan

3 Penanggung jawab AdmissionDan Registrasi

Instalasi RekamMedis

PenugasanPengkoordinasian kegiatan

6 Ka Instalasi Rawat Jalan Instalasi RawatJalan Koordinasi tentang pelayananregistrasin pasien rawat jalan.

8 Ka Instalasi Rawat Inap Instalsi Rawat Inap Koordinasi tentang pelayananregistrasi rawat inap

9 Ka Instalasi Gawat Darurat Instalasi Gadar Koordinasi tentang pelayananregistrasi pasien

10 Ka sie Umum Bagian Umum Pengadaan ATK

11 Kepala Unit lain yang terkait Bagian lain yangterkait

Koordinasi tugas




18

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Ruang pengolahan data rekam

medis

Diruang tertutup dan berAC

2 Tempat kerja : Admission Dan Registasi Diruang terbuka, umum dan berAC

Resiko Bahaya :

NO ASPEK FAKTOR

1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :

NO JENIS

PENDIDIKAN

PELATIHAN PENGALAMAN

1 Minimal DIII

Rekam Medis.

- Pelatihan ICD 10

- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit

- Pelatihan manajerial rumah sakit

- Pengalaman di Rekam Medis

min 5 tahun.

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering

3. Berjalan : sering

4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 22 tahun




19

VII.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi

Nama Jabatan : Penanggung jawab Admission Dan Registrasi.

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan :

• Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien dan kegiatan pencatatan

identifikasi pasien, serta teknis wawancara terhadap pasien yang akan berobat.

• Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas

Admission dan Registrasi.

• Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa kunjungan pasien rawat

jalan dan rawat inap.

Hasil Kerja :

1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.

2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan.

3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/ keluarga dan

kasus penyakitnya.

4. Data base pasien pada sistem komputerisasi.

5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/ poliklinik

sebelum pasien diperiksa.

6. Uraian tugas, petunjuk tugas.

7. Laporan kunjungan pasien.

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.

2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan penunjang.

3. Daftar tarif yang berlaku.

4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan Registrasi.




20

Perangkat Kerja :

1. Komputer dan ATK.

2. Telepon.

Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :

Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :

1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang : Penerimaan pasien. Pencatatan indentifikasi pasien. Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.

2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi sesuai dengan bidang

tugasnya.

3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta menilai hasilnya

sebagai bahan untuk pembinaan.

4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi berdasarkan hasil

pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi dan laporan kepada

atasan sebagai bahan pengaturan.

6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.

7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien..

8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani bila

terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien.

9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan Registrasi untuk kepentingan

laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.




21

Tanggung Jawab :

1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.

2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam medis dengan pasien

yang akan diperiksa.

3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.

4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan

kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.

5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.

Wewenang :

1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.

2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.


4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit kerja yang terkait.



1. Staf Admission.

2. Staf Registrasi

Korelasi Jabatan :


1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan

Pengarahan

2 Penanggung jawab

Managemen Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis Pengkoordinasian kegiatan

3 Karu Instalasi Rawat Inap Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayananregistrasi RI

4 Karu Instalasi Rawat Jalan Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan

registrasi RJ

5 Karu Intalasi Gawat Darurat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan

registrasi IGD




22

6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait Koordinasi tugas


NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Admission dan Registrasi Diruang terbuka, umum dan berAC

Resiko Bahaya :

NO ASPEK FAKTOR


Syarat Jabatan :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam

Medis/SLTA Plus

- Pelatihan Rekam Medis.

- Pelatihan Customer Service.

-Pengalaman di Admission dan

Registrasi min 2 tahun.

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering



Kondisi Fisik :







23

VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

Nama Jabatan : Penanggung jawab Managemen Rekam Medis.


Ikhtisar Jabatan :

• Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode penyakit, penyimpanan dan

pendistribusian, statistik dan pelaporan rekam medis rawat jalan dan rawat inap.

• Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas rekam

medis.

• Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa indikator kinerja mutupelayanan.

Hasil Kerja :

1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.

2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama.

3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.

4.

Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah terprogram.5. Uraian tugas.

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis

3. Buku sistem pelaporan rumah sakit

Perangkat Kerja :

1. Komputer dan ATK.

2. Telepon.




24

Sifat Jabatan :




Uraian Tugas :

1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

• Assembling Dan Indeks Kode Penyakit.

• Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis.

• Statistik Dan Pelaporan.

2. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan bidang tugasnya

3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta menilai hasilnya

sebagai bahan untuk pembinaan.4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis berdasarkan hasil

pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan kepada atasan sebagai bahan

pengaturan.

6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.

7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

8.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani bilaterjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis.

9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk kepentingan laporan

Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :

1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis.

2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding, indeksing dan pelaporan

rekam medis.

3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.

4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.

Wewenang :

1. Memotivasi petugas rekam medis.

2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.




25


4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait.



1. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit

2. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

3. Staf Statistik Dan Pelaporan

Korelasi Jabatan :



Pengarahan

2 Penanggung jawab Admission

Dan Registrasi

Instalasi Rekam Medis Penugasan

Pengkoordinasian kegiatan

3 Karu Instalasi Rawat Inap Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan

rekam medis RI

4 Karu Instalasi Rawat Jalan Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan

rekam medis RJ

5 Karu Intalasi Gawat Darurat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan

rekam medis IGD

6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait Koordinasi tugas


NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Ruang Rekam Medis Diruang tertutup dan berAC

Resiko Bahaya :

NO ASPEK FAKTOR





26

Syarat Jabatan :


1 DIII Rekam

Medis/SLTA Plus



-Pengalaman di rekam medis

min 2 tahun.

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering



Kondisi Fisik :




VII.4. Staf Admission

Nama Jabatan : Staf Admission.Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan :

• Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara, memasukkan (entry ) data

pasien, pengiriman slip pembayaran & berkas rekam medis.

• Memberikan informasi pelayanan medis RS. Royal Progress.

• Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis

Hasil Kerja :

1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien keluarga dan

kasus penyakitnya.


3. Pasien mendapatkan layanan informasi.




27

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap

2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Royal Progress International Hospital.

3. Formulir isian pasien.


5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan.

Perangkat Kerja :

1. Komputer

2. ATK.

Sifat Jabatan :

Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :

Senin – Minggu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin – Minggu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Senin – Minggu : jam 21.00 - jam 07.00 shift III.

Uraian Tugas :

1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.

2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat

inap.

3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.

4. Entry data identitas sosial.

5. Membuat slip pembayaran.

6. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.

7. Mengambil berkas rekam medis.8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.

Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang dientry .

2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.




28

3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.

4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

Wewenang :

1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan golongan operasi pasienapabila dokter tidak menulis atau tidak jelas tulisannya.

2. Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan operasi.

3. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :



Pengarahan

2 Staff Admission Instalasi Rekam Medis Penugasan



NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Admission Diruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :

NO ASPEK FAKTOR

1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan

tugas pelayanan pendaftaran rawat inap.

Syarat Jabatan :

NO JENISPENDIDIKAN

PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam

Medis/SLTA Plus






29

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : jarang

3. Berjalan : jarang


Kondisi Fisik :




VII.5. Staf Registrasi

Nama Jabatan : Staf Registrasi


Ikhtisar Jabatan :

• Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan penunjang medis, meliputi

penerimaan pasien, wawancara, memasukkan (entry ) data pasien, pengiriman slip

pembayaran & berkas rekam medis ke poliklinik

• Memberikan informasi pelayanan medis RS. Royal Progress.

• Memberikan informasi produk RS. Royal Progress.

Hasil Kerja :

1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik sesuai urutan.


3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit pelayanan/ poliklinik sebelum

pasien diperiksa.

4. Pasien mendapatkan layanan informasi.

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.

2. Jadwal praktek dokter RS Royal Progress

3. Daftar fasilitas RS. Royal Progress

4. Formulir isian pasien.




30


6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

Perangkat Kerja :

1. Perangkat SIRS ( komputer ).2. ATK.

Sifat Jabatan :

Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :



Uraian Tugas :

1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan

2. .Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat

jalan.

3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.

4. Entry data identitas sosial.

5. Membuat slip pembayaran.

6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik.7. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.

8. Mengambil rekam medis lama dilorong pengiriman.

9. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik tujuan pasien.

10. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai digunakan ke

managemen rekam medis.

11. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan.

12. Membuat laporan absensi dokter di instalasi rawat jalan.

Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang dientry .

2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.

3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.




31

4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah

selesai berobat.

5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter.

7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.

Wewenang :

1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui kepastian kedatangannya.

2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan kedatangan pasien.

3. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :



Pengarahan

2 Staff Registrasi Instalasi Rekam Medis Penugasan



NO ASPEK FAKTOR1 Tempat kerja : Registrasi Diruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :

NO ASPEK FAKTOR

1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan

tugas pelayanan pendaftaran rawat jalan.

Syarat Jabatan :


1 DIII Rekam Medis/

SLTA Plus






32

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering



Kondisi Fisik :




VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode PenyakitNama Jabatan : Staf Assembling dan indeks kode penyakit


Ikhtisar Jabatan :

• Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap,

meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas rekam medis

sesuai urutan yang telah ditentukan.

• Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis, mencoret dan menempelkan

stiker tahun kunjungan akhir.

• Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir.

• Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya / kuantitasnya untuk dilengkapi

sesuai dengan hak / kewajiban pengisiannya.

• Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.

• Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer).

• Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan rawat inap.

Hasil Kerja :

1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi.

2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).




33

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan rawat inap serta susunan

langkah kode diagnosa penyakit.

2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi).

3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang belum di assembling dan

belum dikoding.

Perangkat kerja :

1. SIRS (Komputer) dan ATK

2. Telepon.

Sifat Jabatan :Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :



Uraian Tugas :

1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang meliputi :

Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari penanggung jawabberkas rekam medis.

Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis

Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan

Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar berkas

rekam medis.

Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat.

Mengentry kode penyakit.

Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis serta menempelkan

stiker tahun kunjungan terakhir.

Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka akhir




34

2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan kepada

penanggung jawab berkas rekam medis untuk dikirim kepada yang berhak /

berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.

3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan maupun rawat inap

untuk petugas Admission.

4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan, menangani bila

terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan assembling dan kode penyakit

pasien rawat jalan dan rawat inap.

Tanggung jawab :

1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.

2. Kebenaran indeks kode penyakit.

Wewenang :


2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja

Korelasi Jabatan :



Pengarahan

2 Penanggung jawab Assembling

dan indeks kode penyakit

Instalasi Rekam Medis Penugasan



NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Managemen Rekam Medis Diruang tertutup dan terbuka




35

Resiko Bahaya :

NO ASPEK FAKTOR

1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.

Syarat Jabatan :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMA

1 DIII Rekam Medis/SLTA Plus - Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit.

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering



Kondisi Fisik :




VII.7. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

Nama Jabatan : Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam medis


Ikhtisar Jabatan :

• Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat sesuai

permintaan.

• Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke ruang rekam medis.

• Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.




36

Hasil Kerja :

1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat.

2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang penyimpanan.

3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang penyimpanan.

4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.

Bahan Kerja :

1. Berkas rekam medis.

2. Tracer

3. Buku ekspedisi.

4. A T K

5. Berkas rekam medis.

6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.

Perangkat Kerja :

1. SIRS (Komputer) dan ATK.

2. Telepon.

Sifat Jabatan :Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :


Senin – Sabtu : jam 14.00 – jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :

1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi : Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran.

Menyiapkantracer untuk berkas rekam medis yang keluar. Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis yang

diminta, dengan menempatkantracer pada posisi rekam medis yang keluar. Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang perawatan

dalam buku ekspedisi.




37

Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang penyimpanan ke

pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas registrasi maupun admission

sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau perawatan. Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas Registrasi dan

Admission. Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas

Registrasi dan Administrasi rawat inap dari poliklinik.

2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.

3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas Assembling dan Indeks

Kode Penyakit.

4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit

untuk disortir menurut dua angka akhir, dan memasukkan berkas ke dalam rakpenyimpanan sesuai nomor.

5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan menggunakan bon

peminjaman, mencari dan mengantar berkas rekam medis yang dipinjam.

6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan mencocokkan rekam

medis yang kembali dengan bon peminjaman.

7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu tertentu.

8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.

9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani bila

terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan penjajaran dan pendistribusian

rekam medis pasien rawat jalan/inap.

Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan.

2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.

3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua kepentingan

pengobatan pasien.

5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan keluar

dengan buku ekspedisi.




38

6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang penyimpanan

dengan rapi dan tepat sesuai nomor.

7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter yang akan

mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya.

Wewenang :

1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.

2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.

3. Koordinasi dengan petugas IGD

4. Koordinasi dengan petugas IRNA.


6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.





39

Korelasi Jabatan :



Pengarahan

2 Staf Penyimpanan dan Pendistribusian

berkas RM

Penunjang Medis Penugasan

Pengkoordinasian

kegiatan


NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC

2 Tempat kerja : Lingkungan rumah sakit Diruang terbuka

Resiko Bahaya :

NO ASPEK FAKTOR


Syarat Jabatan :


1 DIII Rekam Medis/SLTA Plus - Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering

3.

Berjalan : sering4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :

1 Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2 Berbadan : sehat jasmani dan rohani




40

3 Umur minimal : 21tahun

VII.7. Staf Statistik Dan Pelaporan

Nama Jabatan : Staf statistik dan pelaporan


Ikhtisar Jabatan :

• Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di Instalasi Rawat Inap.

• Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang medis.

• Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.

• Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form asuransi, perusahaan rekanan,

visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.

• Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja rumah sakit dan kinerja

mutu instalasi rekam medis.• Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen Kesehatan dan jajarannya.

Hasil Kerja :

1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis.

2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.

3. Laporan intern Rumah Sakit Royal Progress

4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6.

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan rumah sakit.

2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.

3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.

Perangkat Kerja :

1. SIRS (Komputer) dan ATK.

2. Telepon.

Sifat Jabatan :


Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift I.




41

Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift II.

Uraian Tugas :

1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi: Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap. Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien yang sebenarnya. Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan dokter prakteknya. Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan kelas, spesialisasi

dan dokter yang merawat. Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan rumah sakit. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang.

Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit. Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana jajarannya.

2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan pengisian form asuransi,

perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.

3. Mengetik surat keterangan lahir ( SKL ).

4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan laporan Unit

Rekam Medis secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus harian.

2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien rawat

jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit menular, efisiensi

pelayanan rawat inap, BOR, LOS.

3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum

dan pengisian form untuk puhak ketiga yang berwenang.

4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang ditetapkan.




42

Wewenang :

1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan


3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repetum dan form daripihak ketiga yang berwenang.


Korelasi Jabatan :



Pengarahan

2 Penanggung jawab Statistikdan Pelaporan

Instalasi Rekam Medis PenugasanPengkoordinasian kegiatan


NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Pengolahan Data Diruang tertutup dan berAC

2 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC

Resiko Bahaya :

NO ASPEK FAKTOR


Syarat Jabatan :


1 DIII Rekam Medis/SLTAPlus.

- Pelatihan ICD- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit




43

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering



Kondisi Fisik :







44

BAB VIII

TATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

INTERN

EKSTERN

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

INSTALASIREKAM MEDIS

PASIEN DOKTER

ASURANSI REKANAN LAIN-LAINDep.Kes/Pem




45

Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan

informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

Hubungan Intern :

Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi daninformasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam mengambil

keputusan. Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan

rekam medis.

Hubungan Ekstern:

Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu Asuransi,

Rekanan dan pihak lain. Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen

kesehatan Pemerintah.




46

BAB IX

POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukankegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.

Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan

menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah

mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat

disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi

dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.

Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis Royal

Progress adalah sebagai berikut :




47

Tabel 9.1

POLA KETENAGAAN

INSTALASI REKAM MEDIS RS. ROYAL PROGRESS

NAMA JABATAN KUALIFIKASI TENAGA YANGDIBUTUHKAN

Pendd Formal Pelatihan *

Kepala Instalasi Rekam Medis Min DIII RM > 30 jam 1 Orang

Penanggung jawab Admission &Registrasi

Min DIII RM > 30 Jam 1 Orang

Penanggung jawab Manajemen

RM

Min DIII RM > 30 Jam 1 Orang

Pelaksana Admission &Registrasi

Min SLTA > 30 Jam 14 Orang

Pelaksana Manajemen RM Min DIII RM > 30 Jam 4 Orang

Jumlah 21 orang

Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment ) dan Seleksi Karyawan

1. Penarikan Calon (Recruitment ) Karyawan

Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para

pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas untuk

menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.

Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan jumlah

pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.

Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

1. Dari dalam Rumah Sakit Royal progress sendiri ( internal resources)

Menarik calon dari dalam Rumah Sakit Royal progress sendiri (Internal resources) memiliki

keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat

dibanding menarik calon dari luar Rumah Sakit Royal progress. Calon nantinya masuk ke

Instalasi Rekam Medis akibatmutasi atau promosi.




48

Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :

• Informasi dari mulut ke mulut

• Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.

• Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan tenaga

di Unit Rekam Medis.

2. Dari luar Rumah Sakit Royal progress (external resources)

Proses penarikan calon dari luar Rumah Sakit Royal progress ini dapat dilakukan dengan

cara :

• Dari mulut ke mulut.

• Iklan media cetak.

• Lembaga-lembaga pendidikan

2. Penyaringan / Seleksi Calon ( selection ) Karyawan

Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat

memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.

Tahapan seleksi terdiri dari :

A. Umum.

Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak

rumah sakit.

B. Khusus

Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi

secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi

Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan fungsi

rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah :1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi :

- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan Kesehatan.

- Proses Problem solving

- Proses Pengambilan Keputusan

2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :




49

- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit

- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis

- Sistem Pelaporan Rekam Medis

3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal

Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya dengan :

- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.

- Informed consent.

- Keterangan Medis untuk asuransi.

- Visum et repertum.

- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.

- Kode etik profesi.

4. Statistik Kesehatan- Dasar-dasar statistik kesehatan.

- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.

5. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.

6. Sistem informasi kesehatan

- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan

pelaporamn

- Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display

informasi (tabel-tabel, diagram-diagram)

- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.

- Menjaga keamanan data dan informasi

- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung

- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care.

- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat kematian,

register handi cap.

7. Sumber daya pelayanan kesehatan

- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi

- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan karirnya

- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.

8. Manajemen mutu pelayanan




50

- Penyusunan dan penyajian indikator

- Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.

- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit

- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan, kebakaran

maupun kehilangan.

- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan.

- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis.

9. Teknologi informasi

- Kemampuan jalankan komputer

- Internet dan berbagai akses LAN

- Gunakan multi media

Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

1. Tes Tertulis

Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan

materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis

seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.

2. Tes Keterampilan

Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :

- Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling

- Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai standar

- Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi / tindakan.

3. Tes Kesehatan

Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :

- Sehat, tidak buta warna.

- Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untukadmision dan registrasi).

4. Tes Wawancara

Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam

medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi

terhadap kepuasan pelanggan.




51




52

BAB X

PENILAIAN KINERJA SDM

X. 1. Penilaian Kinerja SDM

Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja menjadi tuntutan

dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang

memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional maupun global.

Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap karyawan akan menghasilkan kinerja perusahaan

secara menyeluruh.

Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang

selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart

prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas dasarskala dengan peringkat ‘baik sekali’ angka 5 (lima) sampai dengan ‘Buruk’ angka 1 (satu).

Aspek yang dinilai terdiri dari tiga bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan

kepribadian.

Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting untuk

menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan

yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan.

X.2. Tujuan dan Sasaran

A. Tujuan ( > 1 tahun )

Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :

Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai dan

bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh

cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat mengatasi

persaingan pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat membuat manajemen

mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi bersama sertaberkelanjutan.

Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan, usaha dan

sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan dalam karyanya.




53

Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar Grup Progress dengan

dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan

antar bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih.

B. Sasaran ( < 1 tahun )

Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi

perusahaan.

X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja

Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi atas 3 bagian

besar sebagai berikut :

1. Penilaian Staf Pelaksana

2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat dan Kepala Seksi /

Sederajat

3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.

X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja.

A. Hasil Kerja

1. Kecepatan

Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah

ditentukan.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih cepat 5

Baik Lebih cepat 4

Cukup Susuai 3

Kurang Lebih lama 2

Buruk Jauh lebih lama 1

Catatan :

- Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau rencana kerja operasional bila

tidak dapat diukur dengan time motion study.

- Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus terlebih dahulu mendapat

persetujuan direksi.




54

2. Ketepatan

Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan (Standar Prosedur

Operasional)


Sangat Baik ≥ 99 % 5

Baik 96 % - 98 % 4

Cukup 95 % 3

Kurang 93 % - 94 % 2

Buruk ≤ 92 % 1

3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan

Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang diharapkan.


Sangat Baik Jauh lebih banyak 5

Baik Lebih banyak 4

Cukup Susuai 3

Kurang Lebih sedikit 2Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :

Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing kabag

sesuai dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.




55

4. Kepuasan pemakai hasil kerja

Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil kerja.


Sangat Baik Jauh lebih banyak 5

Baik Lebih banyak 4

Cukup Susuai 3

Kurang Lebih sedikit 2

Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :

Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para pemakai

hasil kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal Kaur dari masing-masing bagian.

B. Kerja sama

1. Komunikasi

Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya (setelah

mempertimbangkan pemikiran orang lain) dengan jelas, lugas dan tepat waktu.

Penilaian Pendengar

Yang baik

Jelas Lugas Tepat Waktu Nilai

Sangat Baik Selalu Selalu Selalu Selalu 5

Baik Selalu Selalu Selalu Kadang-kadang 4

Selalu Selalu Kadang-kadang Selalu 4

Cukup Selalu Selalu Kadang-kadang Kadang-kadang 3

Kurang Kadang-kadang Selalu Kadang-kadang Kadang-kadang 2

Selalu Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang-kadang 2

Buruk Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang-kadang 1




56

2. Keterbukaan.

Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan pemikirannya konstruktif yang

berpengaruh pada kepentingan perusahaan.

Penilaian Menerima

kritik

Menerima

saran

Memberi

pemikiran

konstruktif

Nilai

Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5

Baik Hampir Selalu Selalu Hampir Selalu 4

Cukup Kadang-kadang Selalu Kadang-kadang 3

Kurang Sesekali Hampir Selalu Sesekali 2

Buruk Sesekali Kadang-kadang Sesekali 1

3. Kebanggaan

Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan menjaga citra / nama baik

perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara konstruktif.

Penilaian Bangga Jaga citra

perusahaan

Membela

perusahaan

Nilai

Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5

Baik Selalu Hampir Selalu Hampir Selalu 4Cukup Selalu Kadang-kadang Kadang-kadang 3

Kurang Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang-kadang 2

Buruk Kadang-kadang Sesekali Sesekali 1

4. Kepercayaan

Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada perusahaan.

Penilaian Yakin Nilai

Sangat Baik Selalu 5

Baik Hampir selalu 4

Cukup Kadang-kadang 3

Kurang Sesekali 2

Buruk Tidak pernah 1




57

5. Keadilan

Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan kepentingan

perusahaan.

Penilaian Bertindak Adil Nilai




Kurang Sesekali 2


C. Kepribadian

1. Keramahan

Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya.

Penilaian Murah Senyum Nilai



Cukup Kadang-kadang 3Kurang Sesekali 2


2. Kerapihan

Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.

Penilaian Rapi Nilai




Kurang Sesekali 2





58




59

3. Disiplin

Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya.

Penilaian Pelanggaran & Tata

tertib

Nilai

Sangat Baik O x 5

Baik 3x 4

Cukup 5 x 3

Kurang 7 x 2

Buruk >7x 1

4. Sikap mental positif

Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan pekerjaannya.

Penilaian Berpikir dan berperilaku Nilai




Kurang Sesekali 2


5. Inisiatif

Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang diperlukan &

bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau dari manapun juga.




60

Penilaian Memberikan

Gagasan

Nilai

Sangat Baik > 3 x 5

Baik 3 x 4

Cukup 2 x 3

Kurang 1 x 2


X.4. Peningkatan Kompetensi SDM

Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan melalui

pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan

kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan

efisiensi kerja.

Pendidikan

- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam Medis adalah sebagai berikut : DIII Rekam Medis

S1 Informasi Kesehatan S2 Manajemen Rumah Sakit.




61

Pelatihan

Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik dilaksanakan melalui:

- Inhouse training , yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit Royal

progress, meliputi:

• Pelatihan Manajemen Umum

• Pelatihan Sistem Dokumentasi

• Pelatihan Manajemen Mutu

• Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.

• Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran

• Pelatihan Evaluasi Kinerja

- Eksternal course , yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengankebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.




62

BAB XI

PROGRAM ORIENTASI

Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis, sebelum

orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan materi yang

meliputi :

1. Penerimaan pasien

2. Pencatatan

3. Pengolahan data medis

4. Penyimpanan

5. Pengambilan kembali

6. Penyusutan/Pemusnahan

Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :

Tabel 11.1

Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis

HARI MATERI WAKTU PENGARAH

A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM MEDIS Ka. IRM

I

Pengenalan personil 60

Orientasi ruangan dan produk RS. Royal Progress 60

Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi RSRP 60

Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi IRM 60

Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP 60

Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM 60

II

Sosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan kerja 60

Sosialisasi pedoman kerja 60

Sosialisasi keselamatan kerja 60Sosialisasi indikator kinerja 60

Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja 60

IIISosialisasi teknis kegiatan rekam medis sesuai dengan

nama dan jabatan60




63

Tabel 11.2

Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis

Tabel 11.3Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit

Instalasi Rekam Medis


C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE PENYAKIT Pj. Manaj. RM

I

Sosialisasi bentuk dan macam formulir rekam medis 60

Assembling berkas RM rawat jalan 60

Assembling berkas RM rawat inap ( umum, anak,kebidanan, bayi, ODC )

60

Menyusun berkas RM rawat inap baru (umum, anak,

kebidanan, bayi dan ODC )

60

II Pemilahan berkas RM yang belum lengkap 60

III Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim 60

HARI MATERI WAKTU PENGARAHB. ADMISSION & REGISTRASI Pj.Admission & Registrasi

I

Sosialisasi dasar-dasar berkomunikasi 60

Penerimaan pasien rawat jalan 60

Penerimaan pasien rawat inap 60

Penerimaan pasien TTKP 60

Penerimaan pasien rawat inap ODC 6 jam 60

Penerimaan pasien perusahaan rekanan 60

II

Menyiapkan berka RM pasien baru 60

Entry data pasien ke dalam komputer 60

IIIPencatatan data/registrasi pasien rawat jalan 60

Pencatatan data/registrasi pasien rawat inap 60

IV

Penerimaan telpon singkat 60

Penerimaan telpon panjang 60

Penerimaan telpon pendaftaran 60




64

Tabel 11.4

Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis


D. STATISTIK DAN PELAPORAN Pj. Manaj. RM

ICara mencetak sensus harian rawat jalan, rawat inap dan

penunjang medis.

20

II

Rekapitulasi sensus harian rawat jalan 60

Rekapitulasi sensus harian rawat inap 60

Rekapitulasi sensus harian penunjang medis 60

IIIPengisian formulir asuransi, visum et repertum dan form

perusahaan rekanan

20

IVPengetikan Surat Keterangan Lahir 20

Pengetikan Resume Medis 20

Tabel 11.5

Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM

Instalasi Rekam Medis

HARI MATERI WAKTU PENGARAHE. PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN BERKAS

REKAM MEDIS

Pj. Manaj. RM

ISosialisasi penerimaan berkas rekam medis. 15

Sosialisasi sistem pendistribusian berkas RM 15

II Sosialisasi sistem penyimpanan dan penjajaran 40

III Sosialisasi sistem perawatan berkas RM 40




65

BAB XIIRAPAT

XII.1 Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan pada :Waktu : Setiap Rabu ke tiga setiap bulan

Jam : 12.00 s.d selesai

Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis

Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission &

Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.

Materi :

1.

Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis

3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis

4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.

5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam

Medis.

Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi/usulan

kepada pimpinan

XII.2 Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :

Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu

dibahas dan diselesaikan segera.

Jam : Sesuai undangan

Tempat : Sesuai undangan

Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission &Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.

Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi /usulan

kepada pimpinan




66

BAB XIII

PELAPORAN

XIII.1 Laporan Harian

Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :

1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap

2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan

3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang

4. Laporan rekam medis yang keluar per hari

XIII.2. Laporan BulananLaporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.

Laporan intern meliputi :

1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. Royal Progress

2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis

3. Laporan produktifitas dokter

Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :

1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap Rumah

Sakit

2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat jalan Rumah

Sakit

3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi

4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial

XIII.3. Laporan Tahunan

Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :

1. Laporan kinerja mutu pelayanan Rumah Sakit Royal Progress

2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis




67

Laporan Intern

Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.

1. Laporan yang bersifat Vertikal

Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan langsung

dengan tembusan unit terkait, antara lain:

a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.

b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.

c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI, GDR,

NDR.

d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke

Bagian Rekam Medis.

e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.

g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

2. Laporan yang bersifat Horisontal

Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain yang

berkaitan di RS. Royal progress, antara lain:

- Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke

Bagian Rekam Medis.

Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.

a. Laporan Rutin meliputi

1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang

2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular

3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS

4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke

Bagian Rekam Medis.

5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap

6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian Rekam Medis.

7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.




68

b. Laporan Insidentil

Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. Royal progress

secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja rumah

sakit, seperti :

- Laporan Asuransi

- Laporan Visum Et Repertum

- Resume

Laporan Ekstern

RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT

NAMA FORMULIR KODE PERIODE

LAPORAN

JADWAL LAPORAN

1 2 3 4

Data Kegiatan Rumah Sakit RL1 Triwulan Tanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat

Inap RS

RL2a Triwulan Tanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat

Jalan RS

RL2b Triwulan Tanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Penyakit Khusus PasienRawat InapRumah Sakit

RL2a1 Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut

Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien

Rawat Jalan Rumah Sakit

RL2b1 Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut




Data Status Immunisasi RL2c Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut

Data Individual Morbiditas Pasien Rawat

Inap

- Pasien Umum

- Pasien Obstetri

- Bayi Baru Lahir/Lahir Mati

RL2.1

RL2.2

RL2.3

Triwulan Tanggal 25 Bulan Sampling

Data Inventarisasi Pelayanan Rumah

Sakit

RL.3 Tahunan per 31

Desember

Tanggal 15 Januari

Data Individual Ketenagaan Rumah

Sakit

RL4a Tahunan per 31

Desember

Tanggal 15 Januari

Data Peralatan Medik Rumah Sakit RL5 Tahunan per 31

Desember

Tanggal 15 Januari

Data Infeksi Nosokomial Rumah Sakit RL6 Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut

pedoman pengorganisasian rekam medis

Documents