pedoman pengorganisasian instalasi rekam medis rumah sakit tingkat iii brawijaya surabaya

PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS RUMAH SAKIT TINGKAT III BRAWIJAYA SURABAYA2013

BAB IPENDAHULUANA. Latar BelakangMemasuki era globalisasi membuat persaingan antar setiap instansi semakin meningkat, di tunjang dengan meningkatnya pula perkembangan ilmu pengetahuan dan tekhnologi di segala bidang, tidak tertinggal pula perkembangan dibidang kesehatan. Untuk mendapatkan informasi pelayanan kesehatan yang lebih baik dan bermutu tinggi, masyarakat lebih kreatif dalam melakukan penilaian pelayanan dan mutu sebuah rumah sakit. Hal tersebut merupakan tantangan berat bagi tenaga kesehatan terutama tenaga rekam medis sebagai pelayanan terdepan bagi rumah sakit.Rekam Medis atau sesuai dengan pradigma baru biasa disebut Instalasi Rekam Medis merupakan Instalasi yang paling bertanggung jawab terhadap pengumpulan, pengolahan dan pelaporan data yang dihasilkan tersebut menjadi informasi yang akurat. Untuk melaksanakan tugas itu maka di dalam Instalasi Rekam Medis di bagi menjadi beberapa unit, yaitu unit pendaftaran, unit perakitan (Assembling), dan pengendali, unit pengkode (Koding) dan pengindeks (Indeksing), unit penyimpanan (Filing) dan pendistribusiaan berkas rekam medis, unit pelaporan (Reporting) dan penganalis (Analysing). Unit-unit tersebut merupakan sistem yang ada dalam Instalasi Rekam Medis, dilanjutkan dengan unit pelayanan mulai dari rawat jalan, gawat darurat, rawat inap serta penunjang medis yang kesemuanya merupakan tempat dimulainya pencatatan terhadap data medis pasien.Dalam rangka menciptakan keseragaman penyelenggaraan rekam medis dengan ditetapkannya buku pedoman pengorganisasian ini diharapkan dapat memberikan gambaran dan acuan bagi pelaku pelayanan rekam medis dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari di rumah sakit Tingkat III Brawijaya Surabaya serta dapat mengidentifikasi fungsi-fungsi utama dari instalasi rekam medis. B. Tujuan PedomanPedoman ini di susun dengan maksud memberikan arahan umum atau acuan dalam penyelenggaraan instalasi rekam medis sesuai Undang-Undang dan Peraturan yang berlaku. Tujuan penyusunan pedoman ini adalah terbentukanya persamaan persepsi dan langkah dalam melaksanakan pengelolaan rekam medis sehingga dapat dilakukan secara optimal. Instalasi rekam medis menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Tingkat III Brawijaya Surabaya. Dengan tercapainya tertib administrasi akam meningkatkan pelayanan kesehatan yang efektif, dan tersediaanya informasi data kesehatan secara lengkap, cermat, tepat, akurat dan mudah di analisa.

BAB IIGAMBARAN UMUM REKAM MEDIS

A. Ruang Lingkup PelayananMengumpulkan mengitegrasikan, menganilisis data pelayanan kesehatan primer dan sekunder, menyajikan dan mendesiminasi informasi, menata sumber informasi bagi kepentingan riset, perencanaan, memonitoring dan evaluasi pelayanan kesehatan. Membuat standart dan pedoman manajemen infomasi kesehatan meliputi aspek legal dengan unsur keamanan (safety), kerahasiaan, sekuritas, privasi serta integritas data. Manajemen operasional unit kerja manajemeninformasi kesehatan, dibagi berdasarkan kemampuan sarana pelayanan kesehatan dalam menjalankan manajemen informasi kesehatannya.

B. Batasan OperasionalBeberapa definisi rekam medis yang ada menurut ahli adalah: Menurut Edna K Huffman yaitu berkas yang menyatakan siapa, apa, mengapa, dimana, kapan dan bagaiamana pelayanan yang di peroleh seorang pasien selama di rawat atau menjalani pengobata. Menurut Permenkes No. 749a/Menkes/Per/XII/1989 yaitu berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain(yang diberikan) kepada pasien (yang dipergunakan serta tersedia) pada sarana pelayanan kesehatan. Menurut Gemala Hatta: rekam medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya,termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang di tulis oleh praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien. Waters dan Murphy: kompedium (ikhtisar) yang berisi informasi tentang keadaan pasien selama perawatan atau selama pemeliharaan kesehatan. IDI: sebagai rekaman dalam bentuk tulisan atau gambaran aktivitas pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan medik/kesehatan kepada seorang pasien. Dengan demikian, menurut batasan di atas, yang termasuk dalam RM bukan hanya kartu pasien saja,tetapi semua catatan dan semua dokumen yang ada hubungannya dengan pasien, termasuk di dalamnya kartu indeks, buku register, formulir hasil pemeriksaan medis, formulir jaminan asuransi kesehatan, salinan, sertifikat kematiaan, dan sebagainya. Akhir-akhir ini, pengertian RM makin lebih di perluas. RM tidak hanya menunjuk pada berkas yang berisikan catatan dan atau dokumen saja, tetapi menunjuk pada suatu proses yang dimulai dari saat diterimanya pasien di sarana pelayanan, diteruskan ke kegiatan pencatatan data medis.

C. Landasan Hukum1. Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5072).2. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan (Tambahan Negara Republik Indonesia Nomor 5063).3. Permenkes No 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.4. Manual Rekam medis Konsil Kedokteran Indonesia Tahun 2006.5. Direktorat Jenderal Pelayanan Medis dalam Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Tahun 2006.6. Peraturan Pemerintah No 10 Tahun 1966 Tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran.7. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 290/Menkes/PER/III/2008 Tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran.8. Keputusan Menteri Kesehatan No. 377/Menkes/SK/III/2007 Tentang Profesi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.9. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsiapan

BAB IIIFALSAFAH DAN TUJUAN

A. VISI REKAM MEDISa. Mewujudkan Rumah Sakit Tk.III Brawijaya menjadi Rumah Sakit Terpercaya bagi Prajurit, PNS beserta keluarganya dan Masyarakat Umum.b. Menjadi sumber Informasi cepat, tepat, akurat dan Dapat di pertanggungjawabkan.

B. MISI REKAM MEDISa. Memberikan pelayanan administrasi yang ramah, Cepat, tepat dan dapat dipercaya.b. Menyediakan data dan informasi bagi pengguna yang cepat dan akurat yang mampu membantu mengambil keputusan bagi pengguna rekam medis di Rumah Sakit Tk. III Brawijaya.

C. MOTTO REKAM MEDIS Cepat, Tepat, Informatif dan dapat dipertanggungjawabkan.

D. PENGERTIAN REKAM MEDIS Di dalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis diartikan sebagai Keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.Sesuai dengan penjelasan pasal 46 ayat (1) UU No. 29 Tahun 2004 tentang praktik kedokteran disebutkan bahwa, yang dimaksud Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dan yang dimaksud dengan petugas adalah dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien.Dalam artian sederhana rekam medis hanya merupakan catatan dan dokumen yang berisi tentang kondisi keadaan pasien, tetapi jika dikaji lebih mendalam rekam medis mempunyai makna yang lebih kompleks tidak hanya catatan biasa, karena di dalam catatan tersebut sudah tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit.Kegiatan penyelenggaraan rekam medis yang sudah menggunakan sistem komputerisasi dapat menghasilkan data-data yang bersumber pada seluruh kegiatan pelayanan kesehatan di dalam suatu institusi pelayanan kesehatan. Pengolahan data dan informasi mengenai kondisi kesehatan pasien tidak hanya dapat tersimpan di dalam catatan rekam medis secara fisik saja akan tetapi data dan informasi medis seseorang pasien harus juga dapat tersimpan secara otomatis dengan menggunakan sistem komputerisasi yang handal sehingga informasi medis mengenai kondisi kesehatan pasien merupakan data dan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya, keakuratannya serta up to date.Penggunaan sistem komputerisasi di dalam penyelenggaraan rekam medis sangat membantu di dalam proses pengolahan data medis pasien serta pengeluaran informasi mengenai besarnya efektivitas dan efisiensi pelayanan kesehatan serta luasnya cakupan layanan kesehatan oleh suatu instansi pelayanan kesehatan di dalam pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien.E. FALSAFAH REKAM MEDISRekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, hal ini merupakan cerminan kerjasama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien. Bukti tertulis pelayanan yang dilakukan setelah pemeriksaan tindakan, pengobatan sehingga dapat dipertanggungjawabkan.Proses pelayanan yang diawali dengan identifikasi pasien baik jati diri, maupun perjalanan penyakit, pemeriksaan, pengobatan dan tindakan medis lainnya yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit. Jadi falsafah rekam medis mencantumkan nilai administasi, legal, finansial, riset, edukasi, dokumen, akurat, informatif dan dapat dipertanggungjawabkan (ALFRED AIR).F. TUJUAN REKAM MEDISTujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Tingkat III Brawijaya Surabaya. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi di Rumah Sakit Tingkat III Brawijaya Surabaya akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.G. FUNGSI DAN KEGUNAANKegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain : 1. Aspek AdministrasiSuatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.2. Aspek MedisSuatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seseorang pasien.3. Aspek HukumSuatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.4. Aspek KeuanganSuatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan karena isinya dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pendaftaran pelayanan di rumah sakit. Tanpa adanya bukti catatan tindakan/pelayanan, maka pembayaran pelayanan di rumah sakit tidak dapat dipertanggungjawabkan.5. Aspek PenelitianSuatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.6. Aspek PendidikanSuatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dari kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi dibidang profesi si pemakai.7. Aspek DokumentasiSuatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut diatas, rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut antara pasien dengan pemberi pelayanan saja. Kegunaan rekam medis secara umum adalah a. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit, dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit.d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.f. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan.g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien.h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan.

24

BAB IV

KA RUMKIT TK III BRAWIJAYASTRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

Sub Komite Rekam Medis

KEPALA REKAM MEDIS

WAKA REKAM MEDIS

PELAPORANFILLING / DISTRIBUSIKODING DANINDEXINGASEMBLING DANANALISINGPENDAFTARAN

` DItetapkan di Surabaya Pada Tanggal , 2009 Kepala Rumah Sakit Tingkat Tingkat III Brawijaya

dr. Bidik Catur P Mayor Ckm NRP 33006

BAB VURAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Kepala Instalasi Rekam Medisa. Tujuan JabatanUntuk mengkoordinir semua koordinator dibawah istalasi kerja rekam medis.b.Tanggung Jawab Berwenang menentukan jenis kegiatan yang akan diselenggarakan. Mengatur dan mengkoorganisasikan seluruh kegiatan Pelayanan Rekam Medis. Bertanggung jawab atas kelancaran pelayanan di instalasi rekam medis. Ketepatan dan kebenaran laporan kegiatan. Ketepatan dan kesesuaian rencana kerja di Istalasi Rekam Medis. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya manusia dengan realisasi. Ketepatan dan kesesuaian kebutuhan alat.c. Uraian Tugas Menghimpun, mengsistemasi dan memelihara catatan medis rumah sakit. Menyelenggarakan kegiatan rekam medis Menyiapkan bahan dalam rangka analisa data Menyajikan informasi tentang rekam medis Menyusun prosedur standar operasional rekam medis Merencanakan peningkatan dan kebutuhan SDM di instalasi rekam medis Membuat uraian tugas bawahannya Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan rekam medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

d. Wewenang Menilai, menegur, memberi sanksi dan motivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan pelayanan rekam medis. Meminta arahan dari atasan. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. Memaraf surat, nota dinas dan laporan.

e. Kualifikasi Minimal Memiliki Ijasah Pendidikan DIII Rekam Medis Mampu memimpin. Anggota tetap Rumah Sakit Brawijaya Memahami dan menghayati cita-cita tujuan Rumah Sakit Brawijaya Memiliki kesehatan rohani dan jasmani.

2. Wakil Kepala Instalasi Rekam Medisa. Tujuan JabatanMembantu kepala instalasi rekam medis dalam seluruh proses pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Tingkat III Brawijaya Surabaya.b.Tanggung JawabMembantu kepala instalasi rekam medis dalam mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan kesehatan di Rekam Medis.c. Uraian Tugas Membantu merencanakan jumlah dan kategori tenaga Rekam Medis sesuai dengan kebutuhan. Membantu erencanakan jumlah dan jenis peralatan yang diperlukan. Membantu merencanakan jenis kegiatan yang akan diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan. Mengkoorganisasikan seluruh kegiatan Rekam Medis dengan bekerja sama dengan berbagai pihak yang terkait. Menyusun permintaan rutin meliputi : kebutuhan alat, kertas ,buku dan peralatan lain yang diperlukan. Mempertanggung jawabkan pelaksanaan inventarisasi peralatan. Membantu memecahkan masalah yang timbul sehubungan dengan kegiatan pelayanan Rekam Medis. Menghadiri rapat yang diadakan baik oleh Kasie Pelayanan Medis atau Sub Komite Rekam Medis. Membantu mengawasi dan menilai pelaksana penyelenggaraan Rekam Medis. Membantu melaksanakan penilaian terhadap upaya peningkatan pengetahuan dan keterampilan di bidang Rekam Medis.

d.Wewenange.Kualifikasi Minimal3.Koordinator Pendaftarana. Tujuan JabatanMengkoordinir pendaftaran pasien, baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat.b. Tanggung Jawab Kelancaran dan kebenaran pelayanan pendaftaran pasien masuk rumah sakit. Kebenaran pembatalan pendaftaran pasien rawat inap. Kebenaran laporan kegiatan harian.c. Uraian Tugas Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat jalan. Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat inap. Mengentry data pasien ke dalam komputer. Pembuatan Kartu Tanda Pengenal Pasien. Pemberian Nomor Rekam Medis. Pembuatan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan. Pembuatan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap. Pembuatan Tracer Pembuatan KIUP. Menyerahkan Dokumen Rekam Medis ke poli yang dituju. Menerima sensus harian pasien rawat inap. Menerima dokumen rekam medis pasien keluar rumah sakit. Melaksanakan tugas lain dari atasan.d. Wewenang Menegur petugas ruangan apabila ada kesalahan nomor dan identitas pasien rawat inap. Meminta arahan dari atasan.e. Standar Kerja Laporan register pasien rawat inap. Pasien terdaftar dimasing-masing unit pelayanan sesuai kasus penyakit. Data base pasien pada sistem komputerized. Data pasien MRS, KRS, mati, pindahan dan dipindahkan. Dokumen rekam medis.f. Kualifikasi Minimal SMA atau sederajat. Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis.

4. Koordinator Pengelolaan Berkasa. Tujuan Jabatan Mengkoordinir kegiatan pemberkasan di unit rekam medis.b. Tanggung Jawab Bertanggung jawab atas ketepatan dan kebenaran pemberian kode penyakit dan kode tindakan/operasi pasien rawat inap. Kebenaran pengembalian dokumen rekam medis yang belum lengkap. Kebenaran dan ketepatan dalam merekapitulasi laporan. Kebenaran dan ketepatan dalam pembuatan laporan kegiatan rekam medis.c. Uraian Tugas Melaksanakan koding pasien rawat inap. Pengembalian dokumen rekam medis yang belum lengkap. Membuat analisis Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM) yang kemudian diserahkan kepada Sub Komite Rekam Medis dengan terlebih dahulu disetujui oleh Kepala Unit Rekam Medis Mengumpulkan dan merekapitulasi morbiditas pasien rawat inap. Membuat laporan bulanan kegiatan rekam medis. Mengelompokkan jenis diagnosa dan tindakan medis untuk dimasukkan ke indeks penyakit dan operasi. Memasukkan diagnosa penyakit dan tindakan sesuai dengan urutannya. Melaksanakan tugas lain dari atasan.d. Wewenang Koordinasi dengan petugas ruangan rawat inap. Menanyakan ke dokter tentang kejelasan kode penyakit. Meminta arahan atasan.e. Standar Kerja Terdaftarnya diagnosa penyakit setiap pasien. Jumlah dokumen rekam medis yang tidak lengkap dan tidak lengkap dalam penyetoran. Laporan 10 besar penyakit pasien rawat inap. Laporan 10 besar tindakan pasien rawat inap.f. Kualifikasi Minimal DIII Rekam Medis. Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis.

5. Kepala Unit Pelaporana. Tujuan JabatanMengkoordinir kegiatan pelaporan rumah sakit baik pelaporan internal ataupun pelaporan eksternal rumah sakit yang meliputi :1. Pelaporan Internal Rumah Sakit Brawijaya, diantaranya adalah :a) Rekapitulasi laporan data kunjungan pasien rawat jalan dan per kunjungan poliklinik.b) Rekapulasi laporan data hunian pasien rawat inap data data sensus pasien rawat inap.c) Data tingkat hunian tempat tidur BOR perharid) Index penyakit rawat jalan rumah sakite) Index penyakit rawat inap rumah sakitf) Index dokter rawat jalan rumah sakitg) Index dokter rawat inap rumah sakit2. Pelaporan Eksternal RS Era Medika, diantaranya adalah :a) Data kegiatan Rumah sakit (RL.1)b) Data keadaan morbiditas pasien rawat inap (RL.2a)c) Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL.2b)d) Data keadaan morbiditas rawat inap surveilans terpadu rumah sakit (RL.2a1)e) Data keadaan morbiditas rawat jalan surveilans terpadu rumah sakit (RL.2b1)f) Data status imunisasi ( RL.2c)g) Data individual morbiditas pasien rawat inap (RL.2.1 RL.2.2 & RL.2.3)h) Data dasar rumah sakit (RL.3)i) Data ketenagaan rumah sakit (RL.4)j) Data peralatan medik rumah sakit dan data kegiatan kesehatan lingkungan rumah sakit (RL.5)k) Data infeksi nosokomial rumah sakit (RL.6)l) Data insidentil yang diperlukan oleh Dinas Kesehatanm) Laporan harian lewat operator radio medikb. Tanggung Jawab Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan pengolahan dan pelaporan data. Mengkoordinir data yang diperlukan untuk bahan laporan Menjaga kerahasiaan identitas pasien.c. Uraian Tugas Mengkoordinir seluruh data kegiatan rumah sakit. Berkoordinasi dengan unit-unit lain yang terkait dalam penyediaan data rumah sakit sebagai bahan laporan Mengolah data kegiatan rumah sakit untuk disusun menjadi laporan kegiatan rumah sakit. Mengumpulkan merekap dan melaporkan data morbiditas penyakit Rajal dan Ranap. Mengevaluasi data laporan rumah sakit apabila ada data yang terkait medico legal dan menelaah keabsahan data Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.d. Wewenang Meminta data dengan petugas poliklinik rawat jalan. Meminta data dengan petugas rawat inap. Meminta data dengan petugas penunjang medis. Meminta data dengan petugas sarana dan prasarana. Meminta data dengan petugas kepegawaian. Meminta arahan dari atasan. Berhak memberikan teguran apabila penyediaan data dari unit terkait terhambat yang disebabkan kelalaian petugas yang bersangkutan dalam menyediakan data. Meminta sumber data dari unit manapun di rumah sakit apabila data tersebut diperlukan oleh pihak rumah sakit dalam mengambil keputusan.e. Standar Kerja Laporan produktivitas register pasien rawat jalan dan rawat inap. Laporan mutu pelayanan register rawat jalan dan rawat inap. Laporan efisiensi pelayanan rawat inap.f. Kualifikasi Minimal DIII Rekam Medis. Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis profesional.

6. Kepala Unit Penyimpanana. Tujuan Jabatan Mengkoordinir kegiatan penyimpanan dokumen rekam medis.b. Tanggung Jawab Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penyimpanan. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan dokumen rekam medis yang dipinjam. Bertanggung jawab atas kerapian dan keamanan dokumen rekam medis. Bertanggung jawab atas kerahasiaan dokumen yang disimpan.c. Uraian Tugas Menyimpan dokumen rekam medis ke rak penyimpanan sesuai dengan urutan yang telah ditentukan. Mengeluarkan dokumen rekam medis sesuai nomor yang dipinjam untuk keperluan peminjaman. Melakukan pencatatan ke dalam buku ekspedisi peminjaman rekam medis. Menyimpan kembali dokumen rekam medis yang telah dipinjam ke tempat penyimpanan sesuai dengan urutan.d. Wewenang Menyimpan dokumen yang ada sesuai urutan yang berlaku. Memberikan dokumen rekam medis yang akan dipinjam. Meminta arahan dari atasan. Koordinasi dengan unit kerja lain yang terkait.e. Standar Kerja Terjajarnya berkas rekam medis sesuai nomor urut serta sistem yang berlaku. Dokumen rekam medis yang tersedia untuk didistribusikan. Terjajarnya dokumen rekam medis yang keluar.f. Kualifikasi Minimal SMA atau sederajat. Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis.

BAB VI HUBUNGAN TATA KERJA

Instalasi Gawat DaruratBidang KeuanganBidang Kepegawaian dan DiklatBidang Pengembangan dan PDEBidang UmumBidang LogistikBidang Penunjang MedisUnit LaboratoriumUnit FarmasiUnit RadiologiBidang KeperawatanInstalasi Rawat InapSub Komite Rekam MedisInstalasi Rekam MedisBidang Pelayanan MedisInstalasi Rawat JalanUnit Kamar OperasiUnit Rawat IntensifHubungan Kerja Bidang Rekam Medis dengan Bidang/Unit Lain

Hubungan kerja dengan Sub Komite Rekam Medis : Menganalisa dokumen rekam medis berdasarkan Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM). Tindaklanjut mengenai Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM). Mengevaluasi dokumen-dokumen yang digunakan sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Hubungan kerja dengan Bidang-bidang a. Bidang Pelayanan MedisKelengkapan Dokumen Rekam Medis mengenai tanda tangan dan pengisian diagnosis, tindakan dan instruksi dokter.b. Bidang KeperawatanKelengkapan Dokumen Rekam Medis, pengisian sensus harian rawat inap, kelengkapan dokumen-dokumen RL.c. Bidang Penunjang MedisData kunjungan pasien pengguna fasilitas penunjang medis setiap harinya baik pasien rawat jalan maupun rawat inap.d. Bidang KeuanganData kunjungan pasien baik rawat jalan dan rawat inap.e. Bidang Kepegawaian dan DiklatKinerja petugas rekam medis, peningkatan mutu pegawai, pendidikan dan pelatihan.f. Bidang Pengembangan dan PDESistem Informasi Rumah Sakit yang up to date guna kepentingan kebijakan rumah sakit.g. Bidang UmumPenyediaan sarana dan prasarana sebagai penunjang pelayanan bagi pasien, penanganan limbah yang memadai, fasilitas dapur dan linen yang digunakan oleh pasien.h. Bidang LogistikPengadaan kebutuhan rekam medis, baik pengadaan formulir dan alat tulis kantor yang memadai.

3.2.

BAB VIIPOLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONEL

A. Pola Ketenagaan Rekam MedisSumber daya manusia adalah motor organisasi. Penataan SDM di RS Brawijaya mengacu pada Keputusan Direktur tentang pemberlakuan Kebijakan Manajemen Kepegawaian di RS Brawijaya, kebijakan tersebut mengatur : hak kewajiban pegawai, formasi pegawai dan pola ketenagaan, rekrutmen pegawai, sistem penggajian, sistem karir, penilaian kinerja, pendidikan pelatihan dan pemberhentian pegawai. Berdasarkan kebijakan tersebut sebagai upaya mempersiapkan tenaga di unit rekam medis yang berkompeten mengikuti perkembangan teknologi perlu kiranya ditetapkan pola ketenagaan kualifikasi SDM dan perhitungan kebutuhan.Analisis Kebutuhan Tenaga di Unit Rekam Medis disajikan dalam tabel secara terperinci.

NoBagianJumlah Tenaga

1Kepala Instalasi Rekam Medis & Waka RM2

2Pendaftaran4

3Pengelolaan Berkas & Asembling2

4Pelaporan1

5Penyimpanan & Distribusi2

Total Kebutuhan Tenaga Rekam Medis11 Orang

Berdasarkan Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia dari Departemen Kesehatan Refublik Indonesia Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik tahun 2006 dan sesuai dengan kebijakan di RS Brawijaya bahwa :1. Kepala Unit Rekam MedisRekam medis dipimpin langsung oleh seorang Kepala Unit Rekam Medis dengan latar belakang pendidikan Rekam Medis, kualifikasi untuk pemegang jabatan Kepala Unit Rekam Medis meliputi :a. DIII Rekam Medis.b. Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis.c. Masa kerja minimal 2 tahun.2. Koordinator Unit Rekam MedisBerdasarkan Struktur Organisasi dan kualifikasi koordinator/staf Rekam Medis, di susun sesuai ketentuan yaitu :a. Pendidikan DIII perekam medis atau minimal SMA atau sederajatb. Berpengalaman dibidang Rekam Medis

B. Metode Penghitungan Kebutuhan Tenaga dan Produktifitas Dalam penghitungan kebutuhan tenaga dan produktifitas perlu didukung adanya data-data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan penghitungan antara lain sebagai berikut :1. Jumlah beban kerja per tahun2. Target kerja per jam3. Jumlah jam kerja per tahun4. Hari kerja per tahun5. Jam kerja per minggu

Analisa Perhitungan Tenaga Bidang Rekam Medis

Pola kebutuhan tenaga non medisNoTugas PokokUraian TugasRerata Volume KerjaWaktu yang dibutuhkan

SatuanJumlah

1.

Unit Pendaftaran

Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat jalan.30390

Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat inap.20360

Mengentry data pasien ke dalam komputer505250

Pembuatan Kartu Tanda Pengenal Pasien30260

Pemberian Nomor Rekam Medis50150

Pembuatan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan30390

Pembuatan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap205100

Pembuatan Tracer502100

Pembuatan KIUP505250

Menyerahkan Dokumen Rekam Medis ke poli yang dituju.305150

Menerima sensus harian pasien rawat inap20120

Menerima dokumen rekam medis pasien keluar rumah sakit20120

Total beban kerja (menit)1240

Jumlah jam kerja (7x60)420

Tenaga yang dibutuhkan2,95

2.

Unit Pengelolaan BerkasMelaksanakan koding pasien rawat inap.20360

Pengembalian dokumen rekam medis yang belum lengkap20240

Membuat analisis Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM)20360

Mengumpulkan dan merekapitulasi morbiditas pasien rawat inap16060

Membuat laporan bulanan kegiatan rekam medis16060

Mengelompokkan jenis diagnosa dan tindakan medis untuk dimasukkan ke indeks penyakit dan operasi16060

Memasukkan diagnosa penyakit dan tindakan sesuai dengan urutannya20360




3.

Unit Pelaporan

Mengkoordinir seluruh data kegiatan rumah sakit16060

Berkoordinasi dengan unit-unit lain yang terkait dalam penyediaan data rumah sakit sebagai bahan lapora16060

Mengolah data kegiatan rumah sakit untuk disusun menjadi laporan kegiatan rumah sakit16060

Mengumpulkan merekap dan melaporkan data morbiditas penyakit Rajal dan Ranap16060

Mengevaluasi data laporan rumah sakit apabila ada data yang terkait medico legal dan menelaah keabsahan data16060

Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan16060




Menyimpan dokumen rekam medis ke rak penyimpanan sesuai dengan urutan yang telah ditentukan502100

Mengeluarkan dokumen rekam medis sesuai nomor yang dipinjam untuk keperluan peminjaman502100

Melakukan pencatatan ke dalam buku ekspedisi peminjaman rekam medis502100

Menyimpan kembali dokumen rekam medis yang telah dipinjam ke tempat penyimpanan sesuai dengan urutan502100




BAB VIIIKEGIATAN ORIENTASI

A. PROGRAM ORIENTASI INSTALASI REKAM MEDIS RS BRAWIJAYAProgram orientasi pegawai di Rumah Sakit Brawijaya di lakukan berdasarkan Keputusan Kepala Rumah Sakit.................. Tentang pemberlakuan program orientasi pegawai baru di rumah sakit. Pembekalan tentang Rumah Sakit dikoordinir oleh Instalasi Rekam Medis sesuai dengan jabatan yang akan di terimanya. Metode orientasi di lakukan dengan: pemberian materi, pengenalan lapangan dan praktek lapangan. Lamanya orientasi di sesuaikan dengan tugas dan jabatannya. Selesai melakukan orientasi pegawai baru akan membuat laporan, Ka Instalasi Rekam medis melakukan evaluasi, hasil evaluasi menjadi dasar rekomendasi penempatan pegawai ke tempat yang sesuai. Jadwal orientasi di sampaikan pada tabel berikut:TabelJadwal Kegiatan Orientasi Pegawai BaruRumah Sakit BrawijayaWaktuPenanggungJawab

NOMateriHariMetode

1Gambaran Umum RS BrawijayaVCeramah,Diskusi,Tanya Jawab WAKA

1.1Penerimaan PasienVCeramah dan Tanya JawabKRM

1.2Pengelolaan Berkas Rekam MedisVCerama,Diskusi,Tanya Jawab KRM

1.3PelaporanVCeramah, Diskusi, Tanya Jawab KRM

1.4PenyimpananVCeramah,Diskusi, Tanya JawabBag Penyimpanan

B. Peningkatan Kompetensi Peningkatan kompetensi tenaga perekam medis biasa dilakukan melalui pendidikan pelatiahan. Pendidikan dan pelatihan dilaksanakan sesuai prioritas dan ketersediaan anggaran. Pelaksanaan kordinasi pendidikan dan pelatihan dilaksanakan oleh bidang PSDM.Pendidikan bagi petugas di bagian Instalasi Rekam Medis dapat dilakukan melalui program pendidikan, pelatihan/kursus yang dilaksanakan Depkes RI Sub Dit YanMed atau pun oleh PORMIKI.Pelatihan untuk kompetensi tenaga perekam medik biasanya melalui in house training dan dan eksternal cours. In hause training yaitu program pelatihan yang disenggarakan oleh rumah sakit sendiri. Pelatihan di bidang PSDM dikategorikan di dalam pelatihan manajemen, perilaku, komputer, dan lain-lain.Pelatihan yang dapat di ikuti oleh SDM perekam medik: pelatihan manajemen meliputi: membangun team work, manajemen konflik, komunikasi organisasi, manajemen pelaporan, manajemen arsipdan pengendaliaan bahaya kebakaran. Untuk pengendaliaan komputer berupa pengentri data, internet computer excel, word, power point. Pelatihan perilaku berupa membangun komitmen, servis ekselent, penertian akuntabilitas kerja.Excelen cours yaitu program pelatihan di luar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan kebutuhan diantaranya manajemen mutu rekam medis, manajemen kearsipan, manajemen sistem pelaporan, pelatiahan masalah kode-kode yang di gunakan di rumah sakit (ICD), quality assurance, pelatihan pengendaliaan dokumen dan pelatihan Computerized On Line Rekam Medis.

BAB IXPERTEMUAN RAPATKomunikasi secara formal di lakukan oleh pimpinan rumah sakit kepada staf, pejabat stuktru dan funsioanal dan komunikasi formal di instalasi rekam medis. Komunikasi pimpinan dengan seluruh sta dilakukan melalui apel pagi seminggu sekali, evaluasi dan pelaporan diselenggarakan dengan pejabat struktur dan kepala instansi melalui rapat berkala.Rapat berkalaterdiri atas:1. Rapat Rutin2. Rapat Isedentil

1. Rapat rutin diselenggarakan pada:Hari: Rabu, ke 2 setiap bulanWaktu: 13.30 s/d selesaiTempat: Ruang Pertemuan Lantai IPeserta: a. Kepala perwatanb. Kepala rekam medis dan staf rekam medisc. Unit TerkaitMateri Rapat:a. Mutu dan kinerja petugas program dan pengembanganb. Perencanaan dau upaya pengembangan kinerjadan pengembangan rekam medis.c. Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, usulan rapat, laporan/rekomendasi/usulan kepala pimpinan.d. Isi laporan : No, pokok bahasan, keputusan, keterangan.

2. Rapat Issedentil diselenggarakan pada:Hari:Sewaktu-waktu bila ada masalah atau ada sesuatu yang perlu Waktu: Sesuai UndanganTempat: Sesuai Undangan

pedoman pengorganisasian instalasi rekam medis rumah sakit tingkat iii brawijaya surabaya

Documents