Pedoman Manual

Sistem Informasi Akuntansi Perpustakaan

Shinta Yanirma, 120110080129

AKUNTANSI | FAKULTAS EKONOMI | UNIVERSITAS PADJADJARAN | 2010

Bab 1: Deskripsi

Perpustakaan lazimnya dipandang oleh masyarakat sebagai tempat yang monoton dan menjemukan. Namun, dalam satu dekade belakangan ini di Kota Bandung banyak berkembang perpustakaan-perpustakaan kecil komersial yang konsep dasarnya jauh dari kata membosankan. Para wirausahawan nampaknya cukup pintar dalam mencium peluang bisnis yang ada, sehingga mereka mendirikan perpustakaan-perpustakaan kecil komersial dengan segmentasi khusus untuk pelajar dan mahasiswa. Masyarakat biasa menyebut perpustakaan jenis ini dengan nama ‘rental buku’ atau ‘taman bacaan’. Mangakisha adalah salah satu perpustakaan mini yang berlokasi di sudut Jl. Kliningan – Jl. Buah Batu, Bandung.

Sayangnya, pengelolaan atas perpustakaan-perpustakaan ini seringkali tidak sebaik desain interiornya. Seringkali, wirausahawan menyepelekan prinsip-prinsip dasar good corporate governance dalam mengelola bisnis perpustakaan mini tersebut. Jangankan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi dan apik, untuk penghitungan laba-rugi saja, rata-rata wirausahawan hanya menyelisihkan antara kas masuk dengan kas keluar.

Melalui pedoman manual ini, diharapkan Mangakisha dapat mengaplikasikan sistem informasi akuntansi yang sederhana namun tepat guna demi kemajuan usahanya.

2

Bab 2: Current System

Mangakisha adalah sebuah perpustakaan (dalam kasus ini, taman bacaan komersial) yang membidik segmen pelanggan remaja. Perpustakaan ini menyediakan jasa sewa novel, komik, dan majalah dalam serta luar negeri. Mangakisha bertempat di persimpangan Jl. Kliningan – Jl. Buah Batu, Bandung dan berada dalam radius +- 1 km dari beberapa SD, SMP, SMA, dan perguruan tinggi yang menjadikan perpustakaan tersebut memiliki lokasi strategis dalam menjalankan bisnisnya.

Setiap orang yang ingin menyewa buku di perpustakaan harus menjadi anggota dengan membayar biaya pendaftaran sebesar Rp50,000 dan iuran Rp20,000/tahun. Saat ini, seluruh data anggota (kopian formulir pendaftaran dan fotokopi kartu identitas) masih disimpan secara manual dalam sebuah map karton besar.

Setiap awal bulan, seorang karyawan akan pergi ke toko buku besar dan membeli properti investasi berupa buku atau majalah baru yang dananya didapat dari 40% pendapatan jasa rental bulan sebelumnya. Pembelian maupun disposal buku hanya dicatat sebesar biaya yang dikeluarkan atau pendapatan lain yang diperoleh, misalnya dari hasil loak buku lama.

Setiap anggota meminjam buku, transaksi peminjaman dicatat oleh kasir di buku besar, baru kemudian di-input ke dalam sistem pada akhir hari ketika toko akan tutup. Diberlakukan sistem denda atas keterlambatan pengembalian buku sebesar 10%/hari dari harga sewa.

Buku yang belum dikembalikan setelah tiga bulan atau lebih akan di-write off dari daftar aset dan diakui sebagai beban periode berjalan (hal yang sama dilakukan apabila aset buku hilang, rusak, atau hancur akibat kecelakaan kerja). Adapun id anggota yang tidak bertanggung jawab tersebut akan dimasukkan ke dalam black list sampai yang bersangkutan mengembalikan buku atau mengganti dengan buku yang baru dan membayar denda.

Karyawan Mangakisha berjumlah tiga orang di mana seluruhnya adalah pelajar atau mahasiswa yang bekerja secara part-time. Di satu sisi, hal ini baik untuk menekan beban gaji namun di sisi yang lain, karyawan dapat resign sewaktu-waktu padahal bisa saja ia tengah bertanggung jawab atas suatu program yang krusial. Selain itu, ketiga karyawan ini pun tidak memiliki job desk masing-masing sehingga pekerjaan yang satu dengan yang lain sering tumpang tindih.

Pemilik melakukan kontrol setiap seminggu sekali. Setiap akhir bulan, pemilik akan meminta historical rental data printout sebagai dasar dilakukannya analisis trend untuk menentukan genre buku yang paling banyak diminati dan dipinjam. Perpustakaan mengakui adanya keuntungan apabila jumlah kas masuk lebih besar dari kas keluar.

3

Current System dari Mangakisha secara Poin per PoinSistem Informasi Akuntansi yang digunakan oleh Mangakisha saat ini dinilai oleh penulis belum cukup memadai untuk mengetahui data aktivitas perpustakaan yang sebenarnya.

Dari deskripsi di atas, penulis menilai bahwa beberapa kekurangan yang terdapat dalam Sistem Informasi Akuntansi Mangakisha saat ini yaitu,

1. Data anggota masih disimpan secara manual. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya double-recording atas anggota lama yang sempat tidak aktif namun baru-baru ini mendaftar kembali.

2. Proses pembelian (procurement) yang kurang efisien dan rawan fraud. 3. Seluruh transaksi dicatat secara manual oleh karyawan dan data transaksinya baru di-input ke

komputer di akhir hari saat perpustakaan akan ditutup. Hal ini memungkinkan karyawan untuk melakukan penggelapan penerimaan sewa.

4. Karyawan Mangakisha saat ini berjumlah tiga orang di mana seluruhnya adalah pelajar dan mahasiswa yang bekerja part-time sehingga dapat resign sewaktu-waktu pada saat yang krusial.

5. Belum terdapat job desk spesifik per karyawan sehingga sulit ditentukan pusat pertanggungjawaban per aktivitas bisnisnya.

6. Pemilik hanya melakukan kontrol satu minggu sekali.7. Pengakuan keuntungan masih cash-basis.

4

Bab 3: Target System

Berikut ini adalah solusi yang diyakini penulis dapat menanggulangi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam Sistem Informasi Akuntansi Mangakisha saat ini,

1. Data anggota masih disimpan secara manual. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya double-recording atas anggota lama yang sempat tidak aktif namun baru-baru ini mendaftar kembali.

Solusi: Menyimpan data anggota dalam sebuah master file data anggota yang terintegrasi.

2. Proses pembelian (procurement) yang kurang efisien dan rawan fraud.

Solusi: Daripada melakukan proses pembelian dengan datang ke toko buku besar, akan lebih efektif apabila Mangakisha berlangganan majalah atau bekerja sama dengan penerbit lokal sehingga proses procurement dapat dilakukan via email agar menjadi lebih efisien, juga untuk menghindari penggelembungan biaya maupun transaksi palsu oleh karyawan pembelian.

3. Seluruh transaksi dicatat secara manual oleh karyawan dan data transaksinya baru di-input ke komputer di akhir hari saat perpustakaan akan ditutup. Hal ini memungkinkan karyawan untuk melakukan penggelapan penerimaan sewa.

Solusi: (a) Mangakisha dapat berinvestasi pada alat barcode scanner yang dihubungkan dengan SIA penjualan untuk mencatat transaksi secara real-time. Saat ini, alat tersebut telah banyak digunakan oleh perpustakaan lain. (b) Setiap transaksi tercatat, sistem akan mengeluarkan faktur peminjaman rangkap dua: yang asli disimpan sebagai dokumen akuntansi dan kopiannya diberikan kepada pelanggan.4. Karyawan Mangakisha saat ini berjumlah tiga orang di mana seluruhnya adalah pelajar dan

mahasiswa yang bekerja part-time sehingga dapat resign sewaktu-waktu pada saat yang krusial.

Solusi: Melakukan sistem kontrak dengan masa kerja minimum.

5. Belum terdapat job desk spesifik per karyawan sehingga sulit ditentukan pusat pertanggungjawaban per aktivitas bisnisnya.

Solusi: Membuat job desk spesifik per karyawan. Misalnya,

Karyawan Job DeskA bertugas di kasir dan merupakan satu-satunya karyawan yang boleh memegang

kunci penyimpanan uang kasB membersihkan perpustakaan dan melayani pelangganC menata buku sesuai kode, melakukan pengarsipan data buku, dan fungsi

pembelian

6. Pemilik hanya melakukan kontrol satu minggu sekali.

5

Solusi: Apabila sistem informasi akuntansi Mangakisha secara keseluruhan telah mencerminkan internal control yang baik, sebenarnya hal ini tidak akan menjadi masalah.

7. Pengakuan keuntungan masih cash-basis.

Solusi: Pemilik Mangakisha dapat mengganti salah seorang karyawannya yang masa kontraknya hampir habis dengan seseorang yang memiliki kapabilitas dalam menyusun laporan keuangan berbasis SAK ETAP agar profitabilitas perpustakaan tersebut dapat diketahui secara lebih jelas.

Target System dari Mangakisha secara DeskriptifMangakisha adalah sebuah perpustakaan (dalam kasus ini, taman bacaan komersial) yang membidik segmen pelanggan remaja. Perpustakaan ini menyediakan jasa sewa novel, komik, dan majalah dalam serta luar negeri. Mangakisha bertempat di persimpangan Jl. Kliningan – Jl. Buah Batu, Bandung dan berada dalam radius +- 1 km dari beberapa SD, SMP, SMA, dan perguruan tinggi yang menjadikan perpustakaan tersebut memiliki lokasi strategis dalam menjalankan bisnisnya.

Setiap orang yang ingin menyewa buku di perpustakaan harus menjadi anggota dengan membayar biaya pendaftaran sebesar Rp50,000 dan iuran Rp20,000/tahun. Seluruh data anggota dirangkum dalam sebuah master file data anggota yang terintegrasi.

Setiap awal bulan, 40% dari pendapatan jasa rental yang diterima oleh perpustakaan akan dibelikan properti investasi berupa buku atau majalah baru dengan cara mengirim procurement order via email ke pemasok di mana pembayaran dilakukan dengan metode transfer. Setelah dilakukan pembelian maupun disposal buku, karyawan harus mengupgrade data buku pada master file daftar buku.

Setiap anggota meminjam buku, permintaan peminjaman akan diinput ke dalam komputer dengan meng-scan kartu anggota. Komputer akan menunjukkan data anggota semisal riwayat peminjaman. Apabila anggota telah mengembalikan seluruh buku yang dipinjam sebelumnya, permintaan peminjaman akan dikabulkan. Diberlakukan sistem denda atas keterlambatan pengembalian buku sebesar 10%/hari dari harga sewa. Apabila seluruh buku yang pernah dipinjam telah dikembalikan dan anggota telah membayar harga sewa, petugas perpustakaan akan mengeluarkan faktur peminjaman rangkap dua: yang asli disimpan sebagai dokumen akuntansi dan kopiannya diberikan kepada pelanggan.

Apabila terdapat buku yang belum dikembalikan setelah tiga bulan atau lebih, sistem informasi perpustakaan akan me-write off buku tersebut dari daftar aset dan mengakuinya sebagai beban periode berjalan (hal yang sama dilakukan apabila aset buku hilang, rusak, atau hancur akibat kecelakaan kerja). Adapun id anggota yang tidak bertanggung jawab tersebut akan dimasukkan ke dalam black list sampai yang bersangkutan mengembalikan buku atau mengganti dengan buku yang baru dan membayar denda.

6

Karyawan Mangakisha berjumlah tiga orang di mana seluruhnya adalah pelajar atau mahasiswa yang bekerja secara part-time. Untuk menghindari turnover karyawan yang tidak diharapkan, pemilik dapat menerapkan sistem kontrak dengan masa kerja minimum. Selain itu, sebaiknya diciptakan job desk untuk masing-masing karyawan agar setiap aktivitas memiliki pusat pertanggungjawaban dan kinerja setiap karyawan dapat diukur.

Setiap akhir bulan, pemilik akan meminta historical rental data printout sebagai dasar dilakukannya analisis trend untuk menentukan genre buku yang paling banyak diminati dan dipinjam. Faktur peminjaman dan bukti-bukti pengeluaran dikumpulkan lalu dilakukan cross-check terhadap saldo kas dan pembukuan otomatis oleh komputer di perpustakaan.

7

Bab 4: Sistem Penanggulangan & Format Dokumen

Sistem Penanggulangan

Kode RekeningNomor Akun Nama Akun100110 111 112120130140 141 142 143 144200210220230300310320400410420430 431 432500510 511 512 513 514520530540550

AsetKasKas di bankKas kecilAset BukuPerlengkapanAset Tetap Bangunan Perpustakaan Komputer Administrasi Meja Baca Kursi dan SofaUtang Utang usaha Utang gaji Utang ke pemasokEkuitasModal PemilikDrawingPendapatanPendapatan SewaPendapatan DendaPendapatan Iuran Pendapatan Iuran Pendaftaran Pendapatan Iuran TahunanBebanBeban Depresiasi Beban Depresiasi Gedung Beban Depresiasi Komputer Administrasi Beban Depresiasi Meja Baca Beban Depresiasi Kursi dan SofaBeban PerlengkapanBeban Penghapusan Aset BukuBeban Makan Siang KaryawanBeban Utilitas

8

Permodelan UML

Usecase

9

10

Activity

ERD

11

Narrative Pada siklus pendapatan terdapat tiga aktivitas, yaitu,

a. Pendaftaran anggota, di mana front officer melayani pendaftaran pelajar menjadi anggota perpustakaan dengan cara mengisi formulir pendaftaran, menyerahkan fotokopi kartu identitas, dan membayar uang pendaftaran.

b. Penyewaan buku, merupakan aktivitas pendapatan utama perpustakaan di mana anggota meminjam buku dengan menunjukkan kartu anggotanya dan membayar biaya sewa.

c. Pengembalian buku, di mana anggota mengembalikan buku yang telah dipinjam dan, apabila diperlukan, membayar denda. Anggota tidak dapat meminjam buku sebelum mengembalikan buku yang sebelumnya dipinjam.

Pada siklus pembelian terdapat tiga aktivitas, yaitu,a. Pemesanan, yaitu karyawan pembelian memesan buku kepada pemasok dengan cara mengirim

purchase order via email.b. Pembayaran, yaitu karyawan pembelian mentransfer sejumlah uang kepada pemasok dengan

sepenyetujuan bendahara.c. Penerimaan barang, yaitu ketika buku yang dipesan sampai di perpustakaan.

Format Dokumen1. Faktur peminjaman

Dibuat rangkap dua, satu untuk anggota, satu untuk arsip

MangakishaFaktur Peminjaman

Nama AnggotaID Anggota

No Kode Buku Lama Peminjaman Tarif/hari Total123

Rp TanggalWaktuKasir

2. Purchase order

Dibuat rangkap dua, satu dikirim kepada pemasok via email, satu untuk arsip

12

MangakishaPurchase Order

Nama PemasokNPWP

No Nama Barang Kuantitas Harga Total123

Rp Tanggal Ttd.,

Karyawan Pembelian

3. Disbursement voucher

Dibuat rangkap dua, satu dikirim kepada pemasok beserta dengan kopian bukti pembayaran, satu disertakan dengan bukti pembayaran asli dan kopian purchase order, untuk arsip

MangakishaDisbursement Voucher

Pembayaran KepadaSejumlah RpUntukNo. Purchase Order

TanggalTtd.,

Bendahara

4. Slip gaji

Dibuat rangkap dua, satu untuk karyawan, satu untuk arsip

13

MangakishaSlip Gaji

Nama KaryawanID Karyawan

Minggu Ke- Jam Kerja Tarif/jam Lembur&bonus Total1234

Rp Bulan Ttd.,Tahun

SOP PendapatanI. Nama SOP : Siklus Pendapatan

II. Ruang Lingkup : pendaftaran anggota, pengadaan buku, pendapatan sewa, pendapatan denda, pemeliharaan pendapatan, pengadaan dan pemeliharaan buku.

III. Definisi : Siklus pendapatan merupakan seperangkat aturan dan tata cara mengenai pelaksanaan aktivitas utama perpustakaan dalam memperoleh pendapatan, yaitu menyewakan buku. Siklus pendapatan mencakup seluruh aktivitas utama dan pendukung yang berkaitan dengan penerimaan sewa.

IV. Kebijakan :1. Setiap aktivitas yang dapat berdampak signifikan terhadap pendapatan sewa harus dipisahkan

pertanggungjawabannya.2. Setiap perpindahan informasi dari pusat pertanggungjawaban tiap aktivitas harus disertai

dengan dokumen yang diverifikasi.3. Setiap dokumen yang berhubungan pihak eksternal dan memengaruhi posisi keuangan harus

disimpan dan diikhtisarkan sesuai dengan substansinya oleh karyawan bagian pembukuan.4. Setiap orang yang ingin menyewa buku di perpustakaan harus menjadi anggota dengan

membayar biaya pendaftaran dan iuran tahunan5. Pembaharuan persediaan aset buku dilakukan secara berkala setiap awal bulan. 6. Diberlakukan sistem denda per hari atas keterlambatan pengembalian buku.

14

7. Aset buku yang belum dikembalikan selama tiga bulan atau lebih serta aset buku yang hilang, rusak, atau hancur akibat kecelakaan kerja akan dihapuskan dari daftar aset dan diakui sebagai beban periode berjalan.

8. Id anggota yang tidak mengembalikan buku akan dimasukkan ke dalam black list sampai yang bersangkutan mengembalikan buku atau mengganti dengan buku yang baru dan membayar denda.

V. Dokumen

Nama Dokumen KeteranganMaster File Data Anggota

Purchase Order

Slip Transfer

Master File Daftar Buku

Faktur Peminjaman

Historical Rental Data Printout

Disbursement Voucher

Slip Gaji

Data anggota perpustakaan yang terintegrasiDokumen pemesanan buku kepada pemasokBukti transfer pembayaran buku ke pemasokData seluruh aset buku yang dimiliki untuk disewakanDokumen bukti terjadinya transaksi sewa dan diakuinya pendapatan sewa bukuData pendapatan sewa (kode buku, kuantitas disewakan, harga sewa) selama satu bulanDisertakan bersama slip transfer, sebagai bukti pembayaranBukti pembayaran gaji karyawan

VI. Aspek Pengendalian Internal

Indikator Aktivitas PengendalianSegregation of duties Adanya pemisahan tanggung jawab antara

pencatat kekayaan dengan penyimpan kekayaan

Documentation Setiap transaksi yang memengaruhi posisi keuangan perusahaan harus didokumentasikan

Internal verification Setiap transaksi yang dilakukan karyawan harus dengan sepengetahuan supervisornya

Authorization Setiap transaksi harus dilakukan oleh bagian yang berwenang

Etc.

VII. Prosedur

No Prosedur Penanggung Jawab Dokumen

15

1. Pendaftaran menjadi anggota perpustakaan dengan membayar biaya pendaftaran. Pendaftar yang disetujui mendapatkan kartu anggota.

Front officer master file data anggota

2. Pengadaan aset buku dengan mengirim purchase order via email ke pemasok di mana pembayaran dilakukan dengan metode transfer.

Karyawan bagian pemeliharaan, treasury

purchase order, slip transfer, disbursement voucher

3. Upgrade data aset buku pada master file daftar buku setiap dilakukan pembelian maupun disposal buku.

Karyawan bagian pemeliharaan, karyawan bagian pembukuan

master file daftar buku

4. Peminjaman BukuPermintaan peminjaman diinput ke dalam komputer dengan meng-scan kartu anggota, dilakukan pengecekan atas riwayat peminjaman. Apabila anggota telah mengembalikan seluruh buku yang dipinjam sebelumnya, permintaan peminjaman akan dikabulkan dan anggota wajib membayar sewa secara lunas.

Front officer faktur peminjaman

5. Setiap akhir bulan, akan dilakukan analisis trend untuk menentukan genre buku yang paling banyak diminati dan dipinjam. Faktur peminjaman dan bukti-bukti pengeluaran dikumpulkan lalu dilakukan cross-check terhadap saldo kas dan pembukuan otomatis oleh komputer di perpustakaan.

Manajer historical rental data printout, ledger

VIII. Kebijakan Akuntansi

Kebijakan akuntansi yang diterapkan di Mangakisha sebaiknya tunduk pada SAK ETAP disebabkan oleh statusnya yang berupa UMKM.

Laporan keuangan yang disusun meliputi: laporan laba-rugi, neraca, laporan perubahan ekuitas, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Pengakuan pendapatan dan beban dilakukan dengan basis akrual yang dilandasi bukti transaksi dan asumsi-estimasi yang mumpuni.

Laporan keuangan disajikan dalam mata uang rupiah dan disajikan secara komparatif.

16

Bab 5: Lampiran Interface Visual Foxpro

17

18

19

20

21

22