Virtuelni hotel

POSLOVI ZA VREME BORAVKA GOSTA u HOTELU

Evidentiranje hotelskih usluga,pansionskih usluga i

vanpansionskih usluga

Nakon prijema i smeštaja gostiju po sobama

pristupamo formiranju računa odnosno

evidenetiranju usluga i to

pansionskih i vanpansionskih usluga.

Hotelske usluge

Pomoću pretraaživača pronađemo prijave za koje treba otroviti račune.Broj računa

je isti sa brojem prijave.

Kliknemo na dugme usluge za prijavu

na koju se odnose usluge i evidentiramo ih

Formiranje računa za gosta

Iz padajućeg menija izaberemo uslugu koju gost

Koristi u hotelu, boja ukazuje na verovatnu uslugu

Unete stavke računa

Zbog zloupotrebe uneta stavka se ne može izmeniti vec se mora stornirati

pa nanovo uneti.

Kontrolni račun za recepciju hotela

Izabere se period u kom taerba da se pregledaju rezervacije

Svaki račun za domaćeg gosta mora pored pansionske usluge da

sadrži i boravišnu taksu i osiguranje.za strane osiguranje ne treba.

Kontrolni račun za recepciju hotela

Kontrolni račun Kontrolni račun služi recepcionaru za prarćenje stavki i

stanje računa gosta u hotelu.

Svaki račun domaćeg gosta treba da ima uslugu sa noćenjem,boravišnu

taksu i osiguranje.

Svaki račun stranog gosta treba da ima uslugu sa noćenjem i boravišnu

taksu .

Preko kontrolnog računa recepcionar prati:

•koje usluge gost koristi u hotelu,

•Da li je račun naplaćen,

•kako je gost platio račun

Račun gosta sa iskazanim PDV-om

Ovo je račun koji se daje gostu.

Izgled računa je propisan od strane

zakonodavca.

P

U

N

P

A

N

S

I

O

N

Zakonodavac je propisao da pansionska usluga u

hotelu mora biti rasčlanjena .

Na računu mora biti iskazan posebno

smeštaj sa poreskom stopom

Posebno doručak,ručak i večera.

Stavke računa gosta.

noćenje sa doručkom treba da bude iskazano u 2 stavke :

smeštaj I

doručak sa odgovarajucim poreskim stopama.

Pun pansion u 4 stavke :

smeštaj ,

doručak,

ručak I

večera sa odgovarajucim poreskim stopama.

Polu pansion u 3 stavke :

smeštaj ,

doručak i

večera sa odgovarajucim poreskim stopama.

boravišna taksa i osiguranje

Na svakom računu za domaće goste treba da bude iskazana

boravišnaa taksa i osiguranje.

Na svakom računu za STRANE goste treba da bude iskazana

boravišnaa taksa .

Račun gosta se može uvek odštampati ali fiskalni račun

može se izdati samo u slučaju da je račun "zatvoren" tj da je

račun naplaćen.

Evidentiranje naplata hotelskih usluga

Naplata računa se može izvršiti :

1.Gotovinski

2.Bezgotovinski

•Virmanom

•Cekom

•Kreditnom karticom

Po jednom računu mogu biti više vrste plaćanja.

Plaćanje računa

Pomoću pretraživača pronađemo račune za koje treba ediventirati uplate.

Kliknemo na dugme plaćanje za prijavu

Na koju se odnose uplate i evidentiramo

ih

Naplata računa

Iz padajućeg menija izabere se način na koji gost

plaća svoj račun

Naplata računa

U iznos RSD unese se iznos

koji

Se uplaćuje

Naplaćen račun

U toku unosa stalno imamo uvid koliki je iznos pruženih usluga

Koliko je uplaćeno i koliki je ostatak zaduženja

Upis u KNJIGU GOSTIJU

Upis u KNJIGU GOSTIJU –domaćih i stranih

Hotelijeri su dužni da evidentiraju goste smeštene u ugostiteljskom objektu.

Knjiga gostiju se vodi za domaće i strane goste .

Prilikom dolaska gosta u hotel, na osnovu podataka iz licnih isprava hotel je

dužan da popuni ove evidencije i u roku od 24 casa prijavi boravak MUP-u na

propisnaom obrascu .

Knjiga gostiju

Obazevni podaci

Za grupnu

rezervaciju

Knjiga gostiju

Unose se svi podaci gosta koji nisu uneti prilikom njegove prijave.

Preporucuje se pravilo 1 gost > 1 Prijava > 1 račun.

U izuzetnim slučajevima mogu da se stave više gosta po 1 prijavi ,

najčcešće na insistiranje gosta.

Označava da li je domaći ili strani gost. VAŽNO zbog prijave STRANACA MUP-u.

Kupac - Firma može da bude :

- agencija preko koje je dosao gost

- firma u kojoj gost radi i firma plaća za njegov boravak u hotelu

- firma plaća za boravak svog gosta u hotelu

Broj rezervacije se odnosi na goste koji su došli sa rezervacijom

Rooming list se odnosi na goste koji su došli sa grupnom rezervacijom

Jednstvena knjiga gostiju

Svaki odštampani list se potpisuje i odlaze u registrator

.Da bi se odlozili u registrator potrebno je da sve potrebna polja

budu popunjena.

Knjiga gostiju

KNJIGA GOSTIJU se štampa po sledecoj proceduri

1.proverite zadnji broj prijave na poslednjoj odštampanoj stranici

2.unesite sledeci broj prijave u polje od prijave

3.proverite broj zadnje odštampane stranice

4.unesite sledeci broj stranice koji se štampa

5.proverite broj zadnje odštampane stavke

6.unesite sledeci broj stavki koji se štampa

Da bi knjiga gostiju bila korektna mora da se postuje pravilo

1 gost --> 1 prijava --> 1 račun

•1 list knjige gostiju sadrzi maximalno 25 prijava po strani

•štampa se list po list

Promena statusa boravka

1. Produžetak boravka gosta

· Postojeći račun se zatvori.Otvori se novi račun gosta za vreme koje produžava.

U slučaju da gost zahteva jedinstven račun onda se račun stornira i otvori se novi

račun gosta.

2. Skraćenje boravka gosta

· Postojeci račun se stornira i otvori se novi račun gosta .

3. Zamena sobe

· Po nekom od kriterijuma se pronađe gost koji zeli da promeni sobu u nese se novi broj

sobe samo se klikom na potvrdi izvrši se zamena sobe

Promena statusa boravka

Unese se novi broj

sobe gde gost prelazi Klikom na zamena

Prihvati se zamena sobe

Promena statusa boravka

klikom na storno stornira celu prijavu-račun.

Pre storniranja prijave izvrsite sledecu proceduru

•1. odštampajte račun

•2.svojerucno navedite razloge za storno na odštampanom računu

•3. arhivirajte račun,

•4. odštampajte pazar,

•5. stornirajte račun,

•6. odštampajte pazar koji je umanjen za storno račun

klikom na storno stornira celu prijavu-račun.

Pre storniranja prijave izvršite

sledeću proceduru

•1. odštampajte račun

•2.svojerucno navedite razloge za

storno na odštampanom računu

•3. arhivirajte račun,

•4. stornirajte račun,

Pregled stanje računa gosta u hotelu

Prikazuje spisak gostiju koji su trenutno u hotelu sa stanjem njihovih računa .

Pre odjave gosta obavezno pogledajte ovaj izvestaj.

Saldo računa mora biti 0,00 pre odjave gosta. Klikom na broj

računa proverite račun ciji saldo je razlicit od 0,00.

Izvestaj se daje takođe i upravi hotela da pravovremeno

interveniše u slučaju da je gost duže u hotelu a nije izvršio nikavu

uplatu po računu (obično je to 7 dana ).

Odjava gosta iz Hotela - Check in

Odjava gosta se vrsi nakon naplate računa i odlaska gosta iz hotela

odjava gosta iz Hotela - Check in

Obratite paznju dali je račun zatvoren tj=0.00 ! U principu treba da se odjavi samo račun koji je sveden na nulu !

Prikaze račun gosta sa stavkama pruženih usluga i izvršenih uplata. Proveri dali su sve stavke pruženih hotelskih usluga unete (restoran,telefon,mini bar itd)

Proveri da li je račun zatvoren tj.da li je izvrseno plaćanje po računu.

Ako račun nije zatvoren tj=0.00 takav račun se ne treba odjavljivati. Treba da se odjavi samo račun za gosta koji je napustio hotel i čiji račun je naplaćen.

Pre odjave ući u knjigu gostiju i uneti vreme kada je gost napustio objekat.

Zauzete sobe HOTELA

klikom na broj računa vidi stanje kontrolnog računa sa svim njegovim uslugama i

uplatama

#dosli juce *dosli danas .danas odlaze

Zauzete sobe HOTELA

Prikaže sve zauzete sobe HOTELA sa gostima koji se nalaze u njima sa njihovim brojevima

računa i sa datumom dolaska i datumom odlaska.

#

došli

juce

Dato kako bi recepcionar uočio koji gosti su gosti došli

prethodnog dana. Važno za recepcionara u prvoj smeni.

Preporucuje se da u pretrazivanje prijava pogleda dali

je gost boravio ranije u objektu i koje je usluge tom

prilikom koristio

*

došli

danas

Dato kako bi recepcionar uočio koji gosti su gosti došli

na danasnji dan , kako bi im se kompletirali podaci u

knjigu gostiju. Važno za recepcionara u drugoj smeni

Posebnu paznju kod popune knjige gostiju obratiti na

strane goste zbog Prijave MUP-u.

.

danas

odlaze

Dato kako bi recepcionar uočio koji gost danas

napusta hotel, kako bi mu se spremio račun da

gost ne ceka na recepciji.

Važno za recepcionara u prvoj smeni

Žurnal hotela - hotelski dnevnik

Žurnal hotela prati ukupan promet hotela tj. pansionskih i van pansionskih

usluga koje je gost napravio u hotelu.

Ranije pre masovne upotrebe računara hotelski dnevnik se vodio svaki dan za

protekli dan i to u obliku slobodnih listova ili knjige.

Sada recepcionar (žurnalist) treba samo da vodi računa da evidentira sve nove

usluge i naplate po računu gosta.

Žurnal hotela se ispostavlja u više primjeraka i to direktoru hotela, šefu

recepcije i kontrolno obračunskoj službi.

Hotelski dnevnik, nakon evidentiranja svakog “novog”

gosta,

svakodnevno se produžuje.

Zadužuje se račun sa brojem sobe svakog starog gosta za

novonastale troškove tokom tekućeg dana a ukupni

saldo se prenosi na

sledeći dan i tako sve dok se račun ne zaključi sa

konacnom naplatom potraživanja od gosta.

U poslovanju recepcije podrazumeva se da stanje u računaru bude

identično sa stanjem u hotelu.

Da bi postigli usklađenost svih izvestaja podrazumeva se promptna

ažurnost u radu recepcije tj.

1.Kada se gost prijavi u hotel odmah se izvrši njegova prijava

2.Svaka pružena usluga se pravovremeno evidentira

3.Svaka izvršena naplata se pravovremeno i tačno evidentira

4.Kada gost napusti hotel odmah se izvrši njegova odjava.

Da bi se izbegle nedoumice i zabune "ofarbane " su one prijave koje

treba da se odjave.

Prijave gostiju koji su napustili objekat su ljibicaste I broj osoba je

pomeren ulevo tako da se vidi da ne ulaze u ukupan broj osoba

na dan.

žurnal

Izveštaj za domaćicu hotela o sobama za spremanje

•Ako je objekat veliki ili ima spratnu sluzbu onda se izvestaj daje

po spratovima

•Datum za koji se odnosi spremanje sobe.

Klikom na pripremi se izvestaj koji se predaje domaćici hotela.

•Po hotelskim standardima razlicita su vremena za :

- spremanje sobe kada datum spremanja je razlicit od datuma

odlaska gosta tj. gost i dalje ostaje u toj sobi

- spremanje sobe kada datum spremanja jednak datumu odlaska

gosta tj. tog dana gost odlazi iz hotela.

Spremanje soba

U napomena sobarica treba evidentira nedostatke koja je uocila u sobi ( nema

sijalica,nedostaje peskir itd ) i da to dostavi domaćici hotela.

Izveštaj o broju potrebnih pansionskih obroka za kuhinju i restoran

Broj pansionskih obroka VAM daje 2 vrste izvestaja :

1. Izvestaj za period koji je prosao to je period u odnosu na

danasnji dan

2. Izvestaj za naredni period u odnosu na danasnji dan

Izveštaj o broju potrebnih pansionskih obroka za kuhinju i restoran

1. Izvestaj za period koji je prosao u odnosu na danasnji dan

Koristi se za period koji je prosao,izvestaj se daje upravi hotela za analizu poslovanja .

Na primer za broj utrosenih obroka za prosli mesec,za vreme praznika, za vreme

godisnjih odmora ,subotom,nedeljom itd.

2. Izvestaj za naredni period u odnosu na danasnji dan

U slučaju kada se koristi za naredni period,daje izvestaje upravi hotela koji mogu

da se koriste u blizoj buducnosti.(nedelja,mesec,nekoliko dana)

Izvestaj je namenjen :

upravi hotela da može da planira aktivnosti vezane za nabavku,broj ljudi

potrebnih za pruzanje usluga itd.

kuhinji za planiranje potrebnih broja obroka

restoranu za pripremu stolova

-

Broj pansionskih obroka

.

Izvestaj o broju pansionskih obroka daje informaciju da za subotu 20.11.2010 za

večeru imaju 126 gosta i za doručak u nedelju 20.11.2010 g. 135 gosta .

Za sve te goste treba obezbedite adekvatnu uslugu.

Kihinja da pripremi obroke , restoran da postavi stolove ,posluži goste, raspremi

stolove itd. i za sve to potrebno je angažovati odgovarajući broj radnika.

‘

:

Izveštaj za restoran o pansionskim gostima

(doručak, ručak,večera)

Lista pansionskih obroka gosta u hotelu.

Prikaže samo goste koje su na pansionu.

Prikaže se vreme dolaska i odlaska sa kojom uslugom gost pocinje kao i sa

kojom uslugom zavrsava koriscenje pasnsionskoh usluga u hotelu.

U napomenama stoji koju panisonsku uslugu gost je ugovorio sa hotelom

tako da ne može doci do nesporazuma sa gostima.

Izvestaj za restoran može da se iskoristiti da u njemu osoblje restorana

ručno evdentira koji od pansionskih gostiju je stvarno iskoristio svoje pravo.

Izvestaj za restoran

Dnevni odmori Prati sobe koje se koriste za dnevni odmor gostiju.

Izvestaj se sastoji od 2 dela :

1. - Koji prikazuje koje sobe su tenutno stvarno zauzete

2. - Sobe koje su slobodne ali su koriscenje za dnevni odmor i kao

takve treba da budu pospremljene za nove goste.

Dnevni odmor traje 8 sati u periodu od 06 h do 18 h.

Ako gost prekoraci jedan od ta 2 uslova hotel ima pravo da naplati uslugu smeštaja

za celu noć iz tog razloga se pati i vreme kad je gost počeo da koristi sobu za dnevni

odmor.

Klikom na broj prijave recepcionar može može pogledati ceo račun gosta tj. da vidi

da li je plaćen i da li su evidentirane sve usluge koje je gost imao u sobi .

D.O.

Klikom na broj prijave recepcionar može može pogledati ceo račun gosta tj. da vidi da li

je plaćen i da li su evidentirane sve usluge koje je gost imao u sobi .

Prijave stranaca za MUP

Svaki hotel je u obavezi da prijavi MUP-u boravak stranog gosta u svom

objektu u roku od 24 casa od dolaska.

Uz saglasnost policijske uprave može da zameni pojedinacnu prijavu stranaca.

Umesto n pojedinačnih prijava stranaca dostavlja se jedinstveni spisak

stranaca .

Izvestaj se dostavlja jedanput dnevno, najčcešće ujutru.

-Spisak se može odštampati overiti i takav dostaviti MUP-u.

-Spisak se može odštampati overiti i skenirati i poslati email-om MUP-u.

Prijave stranaca za MUP

Pojavljuju se samo prijave koje su pravilno i kompletno popunjene.

Lista gostiju u hotelu po kupcu/agenciji

Lista gostiju koji su došli u hotel posredstvom turističke

agencije ili neke druge firme.

Ova lista treba da odgovara rooming listi koju je dostavila

putnička agencija.

Najčešće se koristi kada je potreban spisak gostiju koji su

iz jedne firme ili agencije a trenutno borave u hotelu.

Lista gostiju u hotelu po kupcu/agenciji

Klikom na broj rooming liste dobijamo koji su gosti na toj rooming

listi

Lista gostiju u hotelu po kupcu/agenciji

SPECIFIKACIJA PRIJAVA PO USLUGAMA ZA GOSTE U HOTELU

pazar recepcije

pazar recepcije

Pazar recepcije sa rekapitulacijom usluga a koje su evidentirane između 2

primo predaje pazara. Ovo je rekapitulacija pazara za sve tri smene.

Specifikacija pansionskih usluga je rasčlanjena na

smeštaj,hranu(kuhinja),pice(sank). Pored izvestaja pazara recepcije sa rekapitulacijom usluga daje se i

specifikacija po kojim sve računima je izvrsena naplata.

U poslovanju recepcije evidentiranje pruženih usluga i naplate računa su

Najčešće pomereni u vremenu .

Da bi stanje pruženih usluga bilo jednako izvršenim naplatama potrebno je da

se naplata usluga vrši zajedno sa evidentiranjem usluga .

pazar recepcije

pazar recepcije

Predaja pazara se vrsi nakon štampanje pazara po predlozenoj proceduri.

Nakon ovoga pazar se postavlja na nulu i nema mogucnosti ponovnog

štampanja pazara.

molimo VAS da proverite

•dali ste zatvorili sve plaćene račune i

•dali ste odjavili sve račune gosta koji su napustili hotel

•OBAVEZNO odštampajte dnevni pazar

•kod eventualnog neslaganja stanja pazara sa stvarnim stanjem blagajne recepcije - dajte

obrazlozenje (stornirana stavka,storniran račun itd

Pitanja ??