pdf bai 5 làm việc với báo cáo nâng cao-slide 05-quan tri csdl voi access-mastercode.vn

Bài 5Làm việc với báo cáo nâng cao

Giới thiệu về Báo cáo (Report) trong MS Access

Tìm hiểu các thành phần chính của báo cáo

Tìm hiểu các dạng báo cáo

Tìm hiểu các cách tạo báo cáo

Tìm hiểu các định dạng xuất báo cáo

Tìm hiểu các quy tắc thiết kế báo cáo hiệu quả cho doanh nghiệp

Nhắc lại bài cũ

Giới thiệu về Báo cáo (Report) trong MS Access

Tìm hiểu các thành phần chính của báo cáo

Tìm hiểu các dạng báo cáo

Tìm hiểu các cách tạo báo cáo

Tìm hiểu các định dạng xuất báo cáo

Tìm hiểu các quy tắc thiết kế báo cáo hiệu quả cho doanh nghiệp

Slide 5 - Làm việc với báo cáo nâng cao 2

1. Tìm hiểu các kĩ thuật để thiết kế báo cáo nâng cao

2. Tạo một số báo cáo nâng cao và đặc biệt

Mục tiêu bài học hôm nay

1. Tìm hiểu các kĩ thuật để thiết kế báo cáo nâng cao

2. Tạo một số báo cáo nâng cao và đặc biệt


1.1. Sắp xếp và nhóm dữ liệu

1.2. Thêm các tính toán vào báo cáo

1.3. Các phương pháp để kích hoạt báo cáo

1.4. Điều khiển đầu ra báo cáo

1. Các kĩ thuật thiết kế báo cáo nâng cao



1.3. Các phương pháp để kích hoạt báo cáo



Sắp xếp và nhóm các bản ghi

dựa trên giá trị của một hoặc

một nhóm các cột dữ liệu

Sử dụng công cụ Group &

Sort trong menu Design để

tiến hành sắp xếp và nhóm dữ

liệu


Sắp xếp và nhóm các bản ghi

dựa trên giá trị của một hoặc

một nhóm các cột dữ liệu

Sử dụng công cụ Group &

Sort trong menu Design để

tiến hành sắp xếp và nhóm dữ

liệu


Sắp xếp dữ liệu:

Lựa chọn “Add a Sort”

Lựa chọn cột trong danh sách

Sort By để sắp xếp

Lựa chọn thứ tự sắp xếp trong

danh sách Sort Order :

Tăng dần/Giảm dần

Theo thứ tự A->Z hoặc ngược

lại

Sắp xếp và nhóm dữ liệu

Sắp xếp dữ liệu:

Lựa chọn “Add a Sort”

Lựa chọn cột trong danh sách

Sort By để sắp xếp

Lựa chọn thứ tự sắp xếp trong

danh sách Sort Order :

Tăng dần/Giảm dần

Theo thứ tự A->Z hoặc ngược

lại


Nhóm dữ liệu:

Trong cửa sổ Group, Sort and Total, chọn “Add a group” để bắt đầu

lựa chọn cột nhóm

Khi chọn cột nhóm, Access tự động thêm hai phần Đầu nhóm (Group

Header) và Chân nhóm (Group Footer) vào báo cáo



Phần đầu nhómvà chân nhómxuất hiện trong

báo cáo

Có thể chỉ định sắp xếp hiển thị trên mỗi nhóm


Có thể chỉ định sắp xếp hiển thị trên mỗi nhóm


Có thể thêm các tính toán cho mỗi nhóm và chỉ định kết quả hiển thị nằm ở

phần nào của báo cáo



Có thể thêm tiêu đề cho nhóm

Có thể tùy chọn để đầu nhóm hoặc chân nhóm ẩn đi hoặc hiện trong báo

cáo



Có thể sắp xếp trên nhiều cột bằng cách:

Sắp xếp trên một cột

Trong thứ tự sắp xếp này, chọn thêm cột nữa làm tiêu chí sắp xếp

Có thể nhóm trước và sắp xếp trên từng nhóm:

Có thể sắp xếp dữ liệu dựa trên giá trị của biểu thức do người dùng

định nghĩa


Có thể sắp xếp trên nhiều cột bằng cách:

Sắp xếp trên một cột

Trong thứ tự sắp xếp này, chọn thêm cột nữa làm tiêu chí sắp xếp

Có thể nhóm trước và sắp xếp trên từng nhóm:

Có thể sắp xếp dữ liệu dựa trên giá trị của biểu thức do người dùng

định nghĩaSlide 5 - Làm việc với báo cáo nâng cao 11

Mục đích: cần thêm thông tin thống kê cho dữ liệu như tổng giá trị,

trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất…

Các tính toán có thể là:

Lấy từ các cột (còn gọi là các điều khiển bị buộc)

Sử dụng công cụ Group & Sort

Lấy từ giá trị nhập vào qua các Textbox, hoặc là kết quả của một biểu

thức (còn gọi là các điều khiển không buộc)

Thêm Textbox vào báo cáo


Mục đích: cần thêm thông tin thống kê cho dữ liệu như tổng giá trị,

trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất…

Các tính toán có thể là:

Lấy từ các cột (còn gọi là các điều khiển bị buộc)

Sử dụng công cụ Group & Sort

Lấy từ giá trị nhập vào qua các Textbox, hoặc là kết quả của một biểu

thức (còn gọi là các điều khiển không buộc)

Thêm Textbox vào báo cáo


Sử dụng công cụ Group & Sort:

Sau khi đã lựa chọn cột làm cơ sở tính toán, lựa chọn kiểu tính như: Sum,

Average, Maximum…

Lựa chọn 1 trong 4 ô Checkbox:

Show Grand Total : Tính trên toàn bộ dữ liệu và kết quả tính nằm trong phần

chân báo cáo

Show Group Total as % of Grand Total: giá trị tính toán là % của nhóm so với

toàn bộ dữ liệu, kết quả tính nằm trong phần chân nhóm

Thêm các tính toán vào báo cáo

Sử dụng công cụ Group & Sort:

Sau khi đã lựa chọn cột làm cơ sở tính toán, lựa chọn kiểu tính như: Sum,

Average, Maximum…

Lựa chọn 1 trong 4 ô Checkbox:

Show Grand Total : Tính trên toàn bộ dữ liệu và kết quả tính nằm trong phần

chân báo cáo

Show Group Total as % of Grand Total: giá trị tính toán là % của nhóm so với

toàn bộ dữ liệu, kết quả tính nằm trong phần chân nhóm


Show in Group Header: kết quả tính nằm trong phần đầu nhóm

Show in Group Footer: kết quả tính nằm trong phần chân nhóm


Show in Group Header: kết quả tính nằm trong phần đầu nhóm

Show in Group Footer: kết quả tính nằm trong phần chân nhóm


Thêm Textbox vào báo cáo:

Lựa chọn Property Sheet để thiết lập các thuộc tính cho Textbox

Thiết lập 4 thuộc tính: Format, Decimal Places, Default Value, Name


Mô tả biểu thức tính toán

cho thuộc tính Control

Source bằng cách mô tả

trực tiếp hoặc sử dụng

công cụ Expression Builder

Thêm Textbox vào báo cáo:

Lựa chọn Property Sheet để thiết lập các thuộc tính cho Textbox

Thiết lập 4 thuộc tính: Format, Decimal Places, Default Value, Name


Mô tả biểu thức tính toán

cho thuộc tính Control

Source bằng cách mô tả

trực tiếp hoặc sử dụng

công cụ Expression Builder

Cho phép bạn xem báo cáo mà không phải lựa chọn chế độ Print

Preview

Có 2 cách để kích hoạt/mở báo cáo:

Sử dụng Nút lệnh (Command Button)

Sử dụng Macro

1.3. Các phương pháp kích hoạt báo cáo

Cho phép bạn xem báo cáo mà không phải lựa chọn chế độ Print

Preview

Có 2 cách để kích hoạt/mở báo cáo:

Sử dụng Nút lệnh (Command Button)

Sử dụng Macro


Kích hoạt báo cáo bằng nút lệnh:

Có thể tạo nút lệnh trong một biểu mẫu để kích hoạt báo cáo

Nút lệnh trong biểu mẫu có thể gắn với các hoạt động như bảng sau:

Kích hoạt báo cáo bằng macro

Các phương pháp kích hoạt báo cáo

Kích hoạt báo cáo bằng nút lệnh:

Có thể tạo nút lệnh trong một biểu mẫu để kích hoạt báo cáo

Nút lệnh trong biểu mẫu có thể gắn với các hoạt động như bảng sau:

Kích hoạt báo cáo bằng macro


Mục đích:

Làm cho báo cáo dễ đọc hơn với các ngắt trang

Yêu cầu bắt đầu mỗi phần của báo cáo tại đầu của cột hoặc hàng

Làm cho tất cả các thành phần xuất hiện đồng thời trên trang báo cáo



Tạo các ngắt trang:

Mở báo cáo trong chế độ Design View và lựa chọn phần báo cáo muốn

làm việc

Lựa chọn Property Sheet -> chọn tab Format để thiết lập giá trị cho

thuộc tính Force New Page là 1 trong 3 giá trị sau:

Before Section

After Section

Before & After Section

Điều khiển đầu ra báo cáo

Tạo các ngắt trang:


làm việc


thuộc tính Force New Page là 1 trong 3 giá trị sau:

Before Section

After Section



Yêu cầu bắt đầu mỗi phần báo cáo:


làm việc


thuộc tính Row or Col 1 trong 3 giá trị sau:

Before Section

After Section



Yêu cầu bắt đầu mỗi phần báo cáo:


làm việc


thuộc tính Row or Col 1 trong 3 giá trị sau:

Before Section

After Section



Hiển thị đồng thời tất cả các thành phần:


làm việc

Lựa chọn Property Sheet -> chọn tab Format để thiết lập cho thuộc tính

Row or Col là Yes



2.1. Báo cáo nhiều cột

2.2. Báo cáo chính phụ

2.3. Báo cáo PivotChart

2. Một số báo cáo đặc biệt


Các báo cáo cơ bản đã học đều là báo cáo đơn cột (signle-column)

Báo cáo đơn cột thích hợp khi có cột rỗng

Ngược lại, sử dụng báo cáo nhiều cột để tránh lãng phí không gian

trống.

2.1. Báo cáo nhiều cột

Các báo cáo cơ bản đã học đều là báo cáo đơn cột (signle-column)

Báo cáo đơn cột thích hợp khi có cột rỗng

Ngược lại, sử dụng báo cáo nhiều cột để tránh lãng phí không gian

trống.


Áp dụng cho báo cáo dạng cột

Thiết lập các lựa chọn trong Page Setup

Trong cửa sổ Page Setup, lựa chọn Tab

Column để thiết lập:

Số cột,

Kích thước cột,

Cách hiển thị cột: Down, Then Across

hoặc Across Then Down

Báo cáo nhiều cột

Áp dụng cho báo cáo dạng cột

Thiết lập các lựa chọn trong Page Setup

Trong cửa sổ Page Setup, lựa chọn Tab

Column để thiết lập:

Số cột,

Kích thước cột,

Cách hiển thị cột: Down, Then Across

hoặc Across Then Down


Ví dụ:

Báo cáo nhiều cột


Áp dụng cho các bảng có quan hệ 1-Nhiều

Với mỗi bản ghi của bảng chính sẽ có một danh sách bản ghi nằm

trong bảng phụ.

Từ đó tạo ra báo cáo chính/phụ (Main/Subreport)

Báo cáo chính: thể hiện một bản ghi trong bảng chính

Báo cáo phụ: thể hiện các bản ghi tương ứng trong bảng phụ liên kết

với bản ghi chính (trong bảng chính)

2.2. Báo cáo chính phụ

Áp dụng cho các bảng có quan hệ 1-Nhiều

Với mỗi bản ghi của bảng chính sẽ có một danh sách bản ghi nằm

trong bảng phụ.

Từ đó tạo ra báo cáo chính/phụ (Main/Subreport)

Báo cáo chính: thể hiện một bản ghi trong bảng chính

Báo cáo phụ: thể hiện các bản ghi tương ứng trong bảng phụ liên kết

với bản ghi chính (trong bảng chính)


Tạo báo cáo chính phụ sử dụng Report Wizard:

Báo cáo chính phụ

Bước 1Chọn các cộtcho báo cáo

chính


Bước 2Tiếp tục chọn

các cột cho báocáo phụ


Bước 3Chọn bảng/truyvấn chứa các cộtthuộc báo cáo

chính


Bước 4Chọn kiểu báocáo và đặt tên

báo cáo


Bước 5Chỉnh sửa giao

diện cho báo cáo


Bước 6Báo cáo kết quả

PivotChart có thể được thêm vào như một phần của báo cáo

Cách tạo báo cáo PivotChart:

1. Bước 1: Tạo trước một biểu mẫu PivotChart

2. Bước 2: Đưa biểu mẫu PivotChart vào báo cáo dưới dạng một điều

khiển của báo cáo này. Gọi là báo cáo phụ

3. Bước 3: Mở báo cáo chính và thêm báo cáo phụ vào sử dụng công cụ

Subform/Subreport

2.4. Báo cáo PivotChart

PivotChart có thể được thêm vào như một phần của báo cáo

Cách tạo báo cáo PivotChart:

1. Bước 1: Tạo trước một biểu mẫu PivotChart

2. Bước 2: Đưa biểu mẫu PivotChart vào báo cáo dưới dạng một điều

khiển của báo cáo này. Gọi là báo cáo phụ

3. Bước 3: Mở báo cáo chính và thêm báo cáo phụ vào sử dụng công cụ

Subform/Subreport


Dữ liệu trong báo cáo có thể được sắp xếp, phân thành nhóm hoặc

được tính toán dựa trên các hàm toán học cơ bản.

Có thể sử dụng Nút lệnh hoặc Macro để mở xem báo cáo mà không

cần chức năng Print Preview hoặc Layout View

Có thể thiết lập để điều khiển cách in ra dữ liệu của báo cáo

Một số kiểu báo cáo đặc biệt như: báo cáo nhiều cột, báo cáo chính

phụ, nhãn thư, báo cáo trộn thư, báo cáo PivotChart

Tổng kết

Dữ liệu trong báo cáo có thể được sắp xếp, phân thành nhóm hoặc

được tính toán dựa trên các hàm toán học cơ bản.

Có thể sử dụng Nút lệnh hoặc Macro để mở xem báo cáo mà không

cần chức năng Print Preview hoặc Layout View

Có thể thiết lập để điều khiển cách in ra dữ liệu của báo cáo

Một số kiểu báo cáo đặc biệt như: báo cáo nhiều cột, báo cáo chính

phụ, nhãn thư, báo cáo trộn thư, báo cáo PivotChart


pdf bai 5 làm việc với báo cáo nâng cao-slide 05-quan tri csdl voi access-mastercode.vn

Education