Руководство пользователя

PDA-версия

версия 1.6

2

Оглавление

1 Введение 3

2 Вход в Систему 4

3 Состав меню 5

4 Раздел «Задачи» 6

...................................................................................................................... 71 Просмотр задачи. Редактирование полей

...................................................................................................................... 112 Регистрация действий по задаче

...................................................................................................................... 143 Регистрация действий в задаче по рассмотрению документа

5 Раздел «Создать задачу» 17

6 Раздел «Сегодня» 23

7 Раздел «Документы» 24

8 Раздел «Настройки» 26

9 Раздел «Статистика» 27

10 Раздел «Поиск» 28

Введение 3

1 Введение

Система «Мотив 4U 1.6» (далее – Система) представляет собойавтоматизированную систему контроля исполнения поручений, которая позволяеторганизовать как совместную работу сотрудников (workflow), так и управлениеэлектронным документооборотом.

PDA-версия представляет собой упрощённый вариант веб-версии Системы, которыйпозволяет:

– отслеживать появление новых задач и действий по текущим задачам пользователя;

– просматривать события пользователя на текущий день;

– работать с задачами и документами, в рассмотрении и исполнении которыхучаствует пользователь;

– контролировать ход рассмотрения документов, автором которых являетсяпользователь;

– создавать новые задачи.

4

2 Вход в Систему

Система «Мотив 4U 1.6» является закрытой корпоративной системой, доступной только длязарегистрированных пользователей. Для перехода к окну авторизации в строке адресабраузера следует ввести <адрес_сервера_Системы>/pda. В окне авторизации (рис. 1)следует ввести имя пользователя и пароль в соответствующие поля.

Замечание – Вход в PDA-интерфейс Системы для пользователей, которые работали доперехода на текущую версию в системе «Мотив» версии 3.8.1 и ниже, может такжеосуществляться по адресу: pda.<адрес_сервера_Системы>.

Рис. 1. Окно входа в Систему

Внимание! Зарегистрированные имена пользователей и пароли чувствительны к регистру.

После нажатия кнопки Войти откроется стартовая страница Системы, содержащая Главноеменю.

Пользователь может установить возможность быстрого входа в Систему, которыйпредполагает вход без указания имени и пароля (см. раздел 8).

Состав меню 5

3 Состав меню

Главное меню (рис. 2) PDA-версии системы «Мотив 4U 1.6» состоит из следующих разделов:

- Поиск... – предназначен для поиска задач по названию.

- Задачи – содержит список задач, в которых пользователь принимает участие(является автором, ответственным руководителем, контролёром или исполнителем).

- Создать задачу – предназначен для создания задач.

- Сегодня – предназначен для просмотра действий по задачам пользователя натекущий день.

- Документы – содержит список документов, отправленных пользователю нарассмотрение, исполнение, а также список документов, созданных пользователем.

- Настройки – предназначен для настройки параметров Системы в PDA-версии.

- Статистика – содержит информацию о количестве новых, обновлённых ипросроченных задач пользователя.

- Выйти – выход из Системы.

Рис. 2. Окно Главного меню

Переход в нужный раздел из главного меню осуществляется щелчком мыши по названиюраздела.

Возврат в главное меню осуществляется нажатием кнопки , расположенной на панелинавигации.

6

4 Раздел «Задачи»

Раздел Задачи содержит список задач пользователя, отображающийся в табличной формесо следующими информационными полями (рис. 3):

– Температура задач;

– Состояние – отображает состояние задач с помощью пиктограмм:

· – новая задача;

· – новое действие;

· – доклад отправлен;

Количество задач, для которых назначена папка, отображается в формате: общееколичество задач в папке/количество новых задач/количество задач с новымидействиями;

– Название – названия пользовательских папок с вложенными задачами согласновеб-версии (выделенные серым цветом), а также задачи, для которых не назначеныпапки.

Рис. 3. Окно раздела Задачи

Раздел «Задачи» 7

Просмотр списка задач, содержащихся в папке, осуществляется щелчком по её названию.Если папка содаржит вложенные, то переход во вложенную папку осуществляется щелчкомпо названию родительской.

Просмотр задачи осуществляется щелчком по её названию.

Для перехода к списку задач следует нажать кнопку Задачи на панели навигации.

Для просмотра скрытых задач следует включить флажок Скрытые задачи в разделеНастройки (см. раздел 8).

4.1 Просмотр задачи. Редактирование полей

Внешний интерфейс задачи (рис. 4) состоит из следующих подразделов:

– Краткое описание задачи – название проекта и задачи.

– Описание действия – поле для регистрации действия.

– Лента действий – содержит перечень уже зарегистрированных действий позадаче. Для каждого действия указывается дата и время регистрации, автор и текстдействия. Список прикреплённых к действию файлов отображается в подразделеФайлы.

Рис. 4. Внешний интерфейс задачи

Просмотр полной информации о задаче осуществляется щелчком мыши по ссылкеИнформация о задаче ›››.

8

В открывшемся окне имеются следующие поля (рис. 5):

– Задача – название задачи.

– Номер – номер задачи.

– Приоритет – приоритет задачи.

– Проект – название проекта.

– Авторы – авторы задачи.

– Ответственные руководители – пользователи, включённые в задачу и имеющиеправо на закрытие задачи.

– Постановщик задачи – пользователь, непосредственно ставивший задачу.

– Исполнители – пользователи, включённые в работу по задаче.

– Контролёры задачи – пользователи Системы, назначенные для контролявыполнения задачи.

– Начало – дата начала задачи.

– Окончание – дата окончания задачи.

– Тип задачи – название типа задачи.

– Файлы – отображает ссылки на прикреплённые к задаче файлы.

Просмотр информации об участнике задачи осуществляется переходом по ссылке с именемпользователя. В окне просмотра информации о пользователе отображается информация,указанная пользователем в пункте меню «Реквизиты пользователей» в веб-версииСистемы, а также системная информация:

- Подразделение – подразделение, в котором зарегистрирован пользователь.

- Статус – статус пользователя в Системе.

- Дополнительный номер – номер, указанный администратором системы(используется в документообороте).

- Должность – должность пользователя по штатному расписанию.

Замечание – Поля Дополнительный номер и Должность отображаются только в томслучае, если администратор системы указал для них значения.

Информация о родительской задаче для подзадач доступна в подразделе Краткоеописание задачи и в окне просмотра информации в поле Задача. Причём в поле Задачаотображается зависимость родительской задачи и подзадачи в формате «<Названиеродительской задачи>–><Название подзадачи>». Ссылка на просмотр информации ородительской задаче доступна при наличии права на её просмотр.

Доступ к подзадаче из родительской задачи может быть осуществлён по ссылкам всистемном действии в ленте действий.

Важно! Ссылки на подзадачи и родительскую задачу доступны пользователям, имеющимправо на их просмотр. Право на просмотр задач (подзадач) определяется наличиемполномочий «Полные права» хотя бы на одного из участников задачи (подзадачи).

Раздел «Задачи» 9

Рис. 5. Окно просмотра информации о задаче

10

Для задач по рассмотрению и исполнению документов информация о документеотображается в поле Документ в подразделе Краткое описание задачи и в окнепросмотра информации о задаче.

Существует возможность редактирования системных полей задачи. Редактированиедоступно автору, ответственному руководителю и администратору системы, имеющемуправо просмотра задачи. Однако ответственный руководитель не имеет возможностиредактировать поле Автор.

Замечание – Дополнительные поля задачи, а также поля Приоритет и Постановщикзадачи недоступны для редактирования.

Название задачи изменяется в поле Редактировать название задачи. После внесенияизменений следует нажать кнопку Просмотр и, убедившись, что поле заполнено корректно,нажать кнопку Сохранить. Новое название отобразится в форме просмотра задачи.

Аналогичным образом корректируется описание в поле Редактировать описание задачи.

Редактирование автора задачи осуществляется нажатием кнопки .

Открывшееся окно содержит два поля:

– Авторы – включает список уже выбранных авторов. Рядом с именем автора слева

располагается кнопка , которая позволяет удалить пользователя из спискаавторов.

– Поиск:

§ Имя – предназначено для поиска пользователя по имени.

§ Подразделение – предназначено для поиска пользователя по подразделению.

Для выбора автора в поле ввода следует ввести шаблон поиска, который представляетсобой полное имя пользователя (подразделения) или его часть. Поиск осуществляетсянажатием кнопки Поиск. При этом отобразится список найденных пользователей,соответствующий заданному шаблону. Для включения пользователя в список авторовследует включить соответствующий флажок и нажать кнопку Добавить. Выбранныйпользователь отобразится в списке авторов. Затем следует нажать кнопку Просмотр и,убедившись, что поле заполнено корректно, нажать кнопку Сохранить. Измененияотобразятся в форме просмотра задачи.

В качестве автора может выступать:

– пользователь из вышестоящего подразделения, имеющий полномочия «Полныеправа» и «Только свои задачи» на пользователя;

– пользователь своего или подчинённого подразделения, на которого имеютсяполномочия «Полные права» и «Только свои задачи».

Процедура редактирования ответственного руководителя, исполнителей и контролёровзадачи аналогична процедуре редактирования автора.

В качестве ответственного руководителя можно указать пользователя из вышестоящих иподчинённых подразделений, на которого редактирующий имеет полномочия «Полныеправа» и «Только свои задачи».

Раздел «Задачи» 11

В качестве исполнителей можно выбрать пользователей из вышестоящих и подчинённыхподразделений, на которых редактирующий имеет полномочия «Полные права» и «Толькосвои задачи».

В качестве контролёра можно добавить пользователя из вышестоящих и подчинённыхподразделений, на которого редактирующий имеет полномочия «Полные права» и «Толькосвои задачи».

Подробнее о пользовательских ролях в задаче см. раздел 5.

Даты начала и окончания вводятся вручную в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Редактирование признаков задачи осуществляется установкой/снятием флажков.

Для фиксации изменений следует нажать кнопку Просмотр и, убедившись в ихкорректности, нажать кнопку Сохранить.

Все изменения полей задачи отслеживаются Системой и отображаются в виде системныхдействий в ленте действий от имени пользователя, осуществившего редактирование.

4.2 Регистрация действий по задаче

Для регистрации исполнителем действия по задаче следует заполнить поле описания –кратко изложить содержание выполненных работ – и нажать кнопку Сохранить.

Все действия регистрируются в ленте действий по задаче, которая отображается ниже окнаописания действия по задаче.

При необходимости к действию можно прикрепить файл с дополнительной информацией.Возможность прикрепления файлов к действиям настраивается каждым пользователем впункте меню «Настройки» (см. раздел 8).

Для прикрепления к действию файла следует нажать кнопку Добавить файл. Отобразитсяполе для указания пути к файлу. Для поиска файла следует нажать кнопку Обзор и указатьпуть к файлу. После сохранения действия с прикреплённым файлом в подразделе Файлыотобразится ссылка на файл (рис. 6). Для просмотра содержимого файла следует щёлкнутьпо соответствующей ссылке.

Рис. 6. Интерфейс задачи. Действия с прикреплёнными файлами

12

Если задача выполнена, то для её закрытия следует вписать действие и нажать кнопкуЗавершить выполнение. В окне просмотра задачи появится надпись «Задача завершена»,и задача исчезнет из списка задач. Данная возможность доступна только для авторов иответственных руководителей.

Если по задаче есть незавершённые подзадачи, то при закрытии появится предупреждение,в котором следует выбрать – закрыть имеющиеся подзадачи или сделать их независимыми.При выборе первого варианта подзадачи будут автоматически закрыты.

Предусмотрена возможность выставления оценки выполнения задачи при её завершении.Автору задачи доступно окно выбора оценки (рис. 7), которое открывается при нажатиикнопки Завершить выполнение и подтверждении закрытия задачи. В окне выбора оценкиотображается список оценок, который содержит значения от 1 до 5. Оценка 5 являетсязначением по умолчанию. После выбора оценки следует нажать кнопку Да. При этом взадаче автоматически будет зарегистрировано системное действие о закрытии задачиавтором с выбранной оценкой и она исчезнет из списков всех исполнителей.

Рис. 7. Интерфейс задачи. Выбор оценки при завершении задачи

Раздел «Задачи» 13

При завершении задачи ответственным руководителем предусмотрен следующий механизмвыставления оценок. Если задача имеет признак С докладом, то при нажатии кнопкиЗавершить выполнение задача передаётся на рассмотрение автору с выставленнойответственным руководителем оценкой, который уже в свою очередь может Завершитьзадачу или Вернуть задачу на доработку в случае неудовлетворительного результатавыполнения задачи. В ленте действий регистрируется системное действие ответственногоруководителя «Доклад отправлен».

Для задач без признака С докладом при завершении их ответственным руководителем непредусмотрен выбор оценки. В этом случае оценка указывается автоматически. В лентедействий регистрируется системное действие о завершении задачи ответственнымруководителем с оценкой 5 по умолчанию.

Внимание! Выставление оценок для задач, созданных по документу, не предусмотрено.

Для задач, имеющих признак Только для ознакомления, у исполнителей предусмотренакнопка Ознакомиться. После просмотра материалов по задаче или прочтенияознакомительной информации пользователю необходимо указать действие, например,«Ознакомлен», и нажать кнопку Ознакомиться. При этом задача исчезнет из списка задачпользователя, но не закроется. Если же действие является лишь частью решения, то этодействие следует сохранить нажатием кнопки Сохранить. Если задача не имеет признака Сдокладом, то она будет завершена автоматически после ознакомления с ней всехисполнителей. Задачи, имеющие признак С докладом, отправляются автору нарассмотрение.

Действие по поставленной задаче может быть зарегистрировано не только самимисполнителем, но и автором задачи, а также другими пользователями в силу их полномочий,имеющими права на просмотр данной задачи.

Если по задаче созданы подзадачи с изолированной рабочей группой, то ниже подразделаОписание действия располагается список всех подзадач типа ИРГ (рис. 8). Существуетвозможность выбора подзадачи типа ИРГ, которой будет доступно регистрируемое действие.Для этого следует включить флажки напротив требуемой подзадачи.

14

Рис. 8. Интерфейс задачи с подзадачами типа ИРГ

4.3 Регистрация действий в задаче по рассмотрению документа

В рамках задачи по рассмотрению документа участник рассмотрения можетзарегистрировать действие, которое будет доступно всем участникам текущей задачи. Дляподтверждения факта рассмотрения документа следует вписать действие и нажать кнопкуСогласовать документ (рис. 9). В окне просмотра задачи по рассмотрению документапоявится надпись «Документ согласован», и задача по рассмотрению исчезнет из списказадач.

В задачах по вынесению резолюции участник рассмотрения должен вписать содержаниерезолюции и нажать кнопку Перейти дальше. В окне просмотра задачи появится надпись«Документ согласован».

Внимание! Название кнопки, подтверждающей согласование документа (Согласоватьдокумент), может быть изменено на любое другое администратором документооборота.

Раздел «Задачи» 15

Рис. 9. Задача по рассмотрению документа

Для разветвлённых схем может быть реализована возможность исключения израссмотрения некоторых точек прохождения. Такая возможность устанавливаетсяадминистратором документооборота при создании маршрутной схемы. В этом случаеучастник, осуществляющий рассмотрение документа последним на текущем уровнерассмотрения, определяет дальнейший путь прохождения документа. При нажатии кнопкиСогласовать документ участнику будет предложено выбрать, какие точки прохождениябудут участвовать в рассмотрении документа. По умолчанию в рассмотрении участвуют всепредусмотренные схемой рассмотрения точки. Для исключения точки прохождения израссмотрения следует выключить напротив неё флажок. После определения путирассмотрения следует нажать кнопку Согласовать документ.

Участник рассмотрения может вернуть документ на доработку. При этом рассмотрение будетприостановлено до тех пор, пока автор задачи по рассмотрению документа не вернётдокумент на рассмотрение. При нажатии кнопки Вернуть на доработку будет выданопредупреждение о закрытии задачи по рассмотрению. После нажатия кнопки Ok откроетсяокно, в котором участнику рассмотрения будет предложено выбрать порядок рассмотрениядокумента после его доработки (рис. 10):

- После доработки начать рассмотрение с начала схемы

Рассмотрение пойдёт с самого начала схемы, и будет создан новый этап рассмотрениядокумента. Новая версия документа, прикреплённая автором задачи по рассмотрению, будетдоступна всем участникам рассмотрения.

- После доработки вернуть документ в ту же точку рассмотрения

Рассмотрение продолжится с текущего уровня без создания нового этапа. Причём участники,рассмотревшие документ до его доработки, не будут рассматривать его повторно.

16

Рис. 10. Выбор порядка рассмотрения документа после доработки

Рассматривающему лицу и автору задачи по рассмотрению документа, запущенного посхеме с блоком «Постановка задачи по документу», будут доступны кнопки:

– Создать задачу по исполнению документа

При нажатии кнопки Создать задачу по исполнению документа откроется окно созданиязадачи по исполнению документа, аналогичное окну создания задачи (см. раздел 5).Название задачи по исполнению заполняется автоматически и совпадает с названиемдокумента. Если в блоке «Постановка задачи по документу» несколько рассматривающихлиц, то они автоматически отобразятся в рабочей группе задачи по исполнению (приустановленном администратором документооборота флажке наследования рабочей группы).

– Отправить в архив

После регистрации действия и нажатия кнопки Отправить в архив выводится сообщение«Документ отправлен в архив». После выхода из задачи последняя отправляется в архив(исчезает из списков задач пользователя).

Раздел «Создать задачу» 17

5 Раздел «Создать задачу»

В данном разделе пользователь может создать новую задачу. Кнопка Отменить позволяетвыйти из раздела Создание задачи и перейти в Главное меню.

Обязательными для создания задачи являются поля Название задачи и Авторы. В поляхАвторы и Ответственные руководители задачи по умолчанию указывается имя еёпостановщика. При необходимости значения этих полей могут быть изменены. Остальныеполя задачи заполняются по желанию постановщика.

Рассмотрим подробней создание задачи (рис. 11).

В первую очередь следует указать название задачи. Название задачи определяет её цель, атакже по названию осуществляется поиск задачи. Рекомендуется задавать краткоеназвание задачи, которое позволит исполнителям идентифицировать её в списке другихзадач. Этот атрибут задачи является обязательным.

В описании следует отразить суть задачи, распределение работы между исполнителями,возможные этапы её выполнения и т.д.

Поле Новый проект предназначено для выбора проекта, в рамках которого будетвыполняться создаваемая задача. Для задачи можно создать новый проект или выбратьсуществующий. Для создания нового проекта необходимо заполнить поле Новый проект.Для поиска проекта в строку поиска следует ввести его название и нажать кнопку Поиск.При этом отобразится список доступных проектов, в названии которых встречается искомоеслово. Для выбора проекта необходимо включить флажок рядом с названием проекта.

При создании задачи можно не указывать проект. В этом случае задача будет автоматическиприкреплена к проекту «Задачи вне проектов», который создаётся Системой автоматическидля каждого подразделения Системы. Такие проекты предназначены для группировки задач,которые нецелесообразно включать в какой-то конкретный проект.

После создания задачи поле Проект будет выглядеть как <Названиеподразделения>:«Задачи вне проектов». В названии подразделения отобразится то, ккоторому относится ответственный руководитель задачи. Если для задачи не выбранответственный руководитель, то задача будет прикреплена к проекту «Задачи вне проектов»подразделения автора.

Далее следует выбрать авторов и ответственных руководителей задачи. По умолчанию дляэтих полей выбран пользователь, создающий задачу.

Поле Автор предназначено для выбора пользователей в качестве авторов задачи. При этомследует иметь в виду, что автор задачи:

– определяет ход выполнения задачи;

– назначает группу исполнителей;

– контролирует процесс выполнения задачи;

– оценивает результат выполнения;

– закрывает выполненную задачу.

18

Рис. 11. Окно создания задачи

Раздел «Создать задачу» 19

Пользователь, выбираемый в качестве автора, должен обладать достаточными навыками,чтобы профессионально контролировать процесс выполнения задачи.

Предусмотрена возможность выбора нескольких авторов задачи.

В качестве автора может выступать:

– пользователь из вышестоящего подразделения, имеющий полномочия «Полныеправа» и «Только свои задачи» на пользователя;

– пользователь своего или подчинённого подразделения, на которого имеютсяполномочия «Полные права» и «Только свои задачи».

Выбор автора задачи осуществляется нажатием кнопки .

Открывшееся окно содержит два поля (рис. 12):

– Авторы – включает список уже выбранных авторов. Рядом с именем автора слева

располагается кнопка , которая позволяет удалить пользователя из спискаавторов.

– Поиск:

§ Имя – предназначено для поиска пользователя по имени.

§ Подразделение – предназначено для поиска пользователя поподразделению.

Для выбора автора в поле ввода следует ввести шаблон поиска, который представляетсобой полное имя пользователя (подразделения) или его часть. Поиск осуществляетсянажатием кнопки Поиск. При этом ниже поля поиска отобразится список найденныхпользователей, соответствующий заданному шаблону. Для включения пользователя всписок авторов следует включить соответствующий флажок и нажать кнопку Добавить.Выбранный пользователь отобразится в списке авторов.

Рис. 12. Окно выбора автора задачи

Поле Ответственный руководитель предназначено для указания пользователя, которыйотвечает за выполнение задачи, определяет её готовность и может завершить еёвыполнение. В качестве ответственного руководителя по умолчанию указывается

20

пользователь, создающий задачу, а также можно указать пользователя из вышестоящих иподчинённых подразделений, на которого постановщик задачи имеет полномочия «Полныеправа» и «Только свои задачи».

Предусмотрена возможность указания нескольких ответственных руководителей задачи.

Процедура выбора ответственного руководителя аналогична процедуре выбора автора.

Далее следует определить группу исполнителей, которые будут осуществлять выполнениезадачи.

Включить в рабочую группу можно пользователей из вышестоящих и подчинённыхподразделений, на которых постановщик задачи имеет полномочия «Полные права» и«Только свои задачи».

Процедура выбора исполнителей аналогична процедуре выбора автора.

В поле Контролёры задачи указываются пользователи, которые осуществляют контрольнад выполнением задачи. Задачи, в которых пользователь является исключительноконтролёром, доступны для просмотра в разделе Задачи веб-интерфейса Системы в спискезадач пункта меню «На контроле».

Контролёром можно назначить пользователя из вышестоящих и подчинённыхподразделений, на которого постановщик задачи имеет полномочия «Полные права» и«Только свои задачи».

Процедура выбора контролёров аналогична процедуре выбора автора (см. рис. 12).

В заключение следует определить следующие свойства задачи (рис. 13):

– указания срока окончания задачи;

– установления признака С докладом;

– установления признака Секретная задача;

– установления приоритета Важная задача.

Рис. 13. Окно установки сроков выполнения и признаков задачи

Раздел «Создать задачу» 21

Поле Дата окончания предназначено для указания срока окончания выполнения задачи.Задача, не выполненная в срок, считается просроченной. При наступлении этого срока датаокончания в окне просмотра информации о задаче выделяется красным цветом.

Дата вводится вручную в сокращённом формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Если это поле явно не задано, то данная задача будет считаться без срока окончания.

Замечание – Дата начала задачи фиксируется автоматически в момент её постановки.

Отличительное свойство задачи С докладом заключается в особом механизме еёзавершения. Как и обычную задачу, задачу С докладом могут завершить её автор иответственный руководитель. При завершении задачи автором действует обычныймеханизм – задача переводится в архив. Однако при завершении выполненияответственным руководителем такая задача не исчезает из списка задач, для неёустанавливается признак Доклад отправлен. В ленте действий, помимо действияпользователя, Система добавит «Доклад отправлен».

Автор задачи, по которой отправлен доклад, должен проверить её исполнение. Привыявлении незавершённости выполнения автор может отказать в её закрытии и отправитьзадачу на доработку нажатием кнопки Вернуть задачу на доработку. В этом случае сзадачи снимается признак Доклад отправлен. Если задача выполнена без замечаний, то еёзакрытие осуществляется с помощью кнопки Завершить выполнение. При этом задачаисчезнет из списка задач пользователя.

Создание задачи С докладом требуется, когда автору необходимо исключить возможностьзакрытия задачи ответственным руководителем без ведома самого автора. Для созданиязадачи С докладом следует включить соответствующий флажок.

Создание задачи с признаком Секретная задача позволяет скрыть выполнение каких-либоработ либо запретить доступ пользователей к секретной информации. Такая задачадоступна для просмотра только пользователям, в ней участвующим.

Секретные задачи не отслеживаются ни в одном отчёте в веб-версии.

Для создания секретной задачи следует включить соответствующий флажок.

Задача в Системе может иметь следующие приоритеты: Обычная задача и Важная задача.Если при постановке задачи флажок Важная задача не установлен, то по умолчаниюсоздаётся задача с приоритетом Обычная задача.

Для проверки правильности заполнения полей задачи перед её созданием следует нажатькнопку Просмотр (рис. 14).

22

Рис. 14. Окно просмотра заполненных полей задачи

Если все поля заполнены корректно, следует нажать кнопку Создать. При успешномсохранении задачи откроется окно (рис. 15), содержащее ссылку Перейти к задаче,перейдя по которой можно просмотреть информацию о задаче.

Рис. 15. Окно перехода к просмотру задачи

Раздел «Сегодня» 23

6 Раздел «Сегодня»

Раздел Сегодня позволяет пользователю просмотреть ленту действий на текущий день позадачам, в которых он является участником или имеет полномочие «Полные права» наодного из участников (рис. 16). На панели выбирается нужный временной период.

Рис. 16. Окно раздела Сегодня

При нажатии на ссылку с названием задачи откроется окно её просмотра.

24

7 Раздел «Документы»

Раздел Документы состоит из трёх подразделов:

– На исполнение – список документов, в исполнении которых участвуетпользователь.

– На рассмотрении – список документов, в рассмотрении которых участвуетпользователь.

– На контроле – список документов, автором которых является пользователь.

Список документов отображается в табличной форме со следующими информативнымиполями (рис. 17):

– Название – название документа.

– Тип документа – название типа документа.

– Дата создания – дата создания документа.

Новые документы в подразделах На рассмотрении и На исполнение выделяются жёлтымцветом.

В подразделе На контроле наличие пиктограммы (Отправлен на доработку) означает,что документ отправлен на доработку участником рассмотрения.

Рис. 17. Окно раздела Документы подраздела На контроле

Просмотр карточки документа осуществляется щелчком по его названию.

В открывшемся окне отображаются информационные поля, состав которых определяетсярегистрационной карточкой документа (рис. 18). Дополнительно отображаются следующиеполя:

- Тип документа – название типа документа, по которому создан документ.

- Задача – ссылка на текущую задачу по рассмотрению или исполнению документа.

Раздел «Документы» 25

Рис. 18. Окно просмотра карточки документа

Возврат к списку документов осуществляется щелчком по ссылке Документы ›,расположенной ниже панели навигации.

26

8 Раздел «Настройки»

В данном разделе (рис. 19) предоставляются следующие возможности:

- создание быстрого входа;

- настройка отображения скрытых задач;

- настройка присоединения файлов к действиям при их регистрации в задаче.

Рис. 19. Окно раздела Настройки

Возможность просмотра задач, скрытых пользователем, в списке задач осуществляетсявключением флажка Отображение скрытых задач.

Возможность прикрепления файлов к действиям, регистрируемым пользователем в задаче,осуществляется включением флажка Возможность присоединения файлов.

Быстрый вход предполагает вход в Систему без указания имени и пароля (см. рис. 19).

Для создания быстрого входа следует нажать кнопку Создать. После чего отобразитсяссылка для входа в Систему (рис. 20).

Рис. 20. Окно, содержащее адрес для быстрого входа в Систему

Добавление адреса быстрого входа в меню «Избранное» веб-браузера осуществляетсянажатием кнопки Добавить в избранное.

Для удаления возможности быстрого входа в Систему следует нажать кнопку Удалить.

Раздел «Статистика» 27

9 Раздел «Статистика»

Раздел Статистика состоит из четырёх подразделов (рис. 21):

- Новых задач – содержит информацию о количестве новых задач пользователя.

- Обновлённых задач – содержит информацию о количестве задач пользователя, вкоторых зарегистрированы новые действия.

- Просроченных задач – содержит информацию о количестве не завершённых всрок задач пользователя.

- Всего задач – общее количество задач пользователя.

Рис. 21. Окно раздела Статистика

Просмотр списка задач подраздела осуществляется переходом по ссылке с количествомзадач (см. рис. 10). Описание списка задач приведено в разделе 4 данного руководства.

28

10 Раздел «Поиск»

Раздел Поиск предназначен для поиска задачи по её названию и номеру среди тех задач, вкоторых участвует пользователь. Для поиска следует щёлкнуть в строке «Поиск...» вглавном меню и ввести в поле ввода (рис. 22) шаблон поиска, который представляет собойполное название задачи или его часть. Поиск осуществляется нажатием кнопки переходаили клавиши Enter. При этом в открывшемся окне отобразится список найденных задач,соответствующих заданному шаблону. Просмотр информации о задаче осуществляетсящелчком по названию задачи.

Рис. 22. Окно раздела Поиск

© 2001-2012 Motiw are 

8-800-555-43-21

http://w w w .motiw .ru