第三章 Office Online を使ってみる

Office Online を使用することで、Android、iOS、Windows 関係なく、無料でクラウドMicrosoft Office を使うことができます。

１． Office Online とは

　実は Office Online というとマイクロソフトの新しいサービスのように思えますが、実は2011 年 6 月から正式に提供されてきた「Office Web Apps」の名称を 2014 年 2 月に変更したものです。

Office Online のポータルページ（マイクロソフト）

Office Online は、ポータルページ（http://office.com/）から簡単に各 Office 機能が呼び出せ、使い勝手が良いものです。Microsoft アカウントが必要となりのますが、 Web ブラウザーのみで Office の主だった機能が利用できる便利なクラウドサービスです。　用意され て い る ア プ リ 機 能 は 、 Word Online 、 Excel Online 、 PowerPoint Online 、 OneNote

Online、OneDrive、Outlook.com、People、カレンダーです。ソフトウェアのラインアップとしては、市販版の Office Home & Business 相当となっています。

２． Office Online の起動

(1) 検索キーからの起動

① 検索キー　office online　を入力して検索します。

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ポータルページさまざまな Web サイトにおける入り口的な扱いのサイトのこと。

(参考) Windows Internet Explorer10 以外のブラウザでも使えるの対応している Web ブラウザーは、Windows Internet Explorer 7 以降、Google

Chrome、Mac 用の Safari 4 以降、Firefox 3.5 以降。Google Chrome については、Chrome 上で動作するアプリ（Office Online の Word や Excel、PowerPoint などを起動するためのショートカット）も提供されています。

OfficeOnline の起動を容易化OfficeOnline のポータルサイトをあらかじめお気に入りに登録しておくことをおすすめします。

② OfficeOnline のポータルサイト表示されます。

③ 実行したい OfficeOnlineアプリのアイコンをクリックしアプリを実行します。

(2) MSN のポータルサイト[MSN Japan]からの起動。 ① OneDrive のアイコンをクリックし OneDrive を起動します。

② [OfficeOnline メニュー表示]アイコンをクリックします。

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③ 実行したい OfficeOnline アプリのアイコンをクリックしアプリを実行します。

３. Office Online のメリット

無料で使うことができる テンプレートが豊富 Android/iOS/Windows/Mac で使うことができる OneDrive との相性が良い　　

Office Online は、OneDrive 上の Office 文書（Word／Excel／PowerPoint）が編集対象となります。そのため、自分のパソコン上のハードディスなどにある編集したい Office 文書は、事前に自分の Microsoft アカウントの OneDrive にアップロードしておく必要があります（もしくは、Office Online 上で新規に文書を作成することになります。この文書の保存先も自分のMicrosoft アカウントの OneDrive になります）。

　OneDrive 上の Office ファイルをクリックすると、ファイルが対応する Word Online、Excel Online、PowerPoint Online で開かれます。Word のドキュメントとPowerPoint のプレゼンテーションの場合、「閲覧表示」の状態で開かれます。閲覧表示では、文書の編集はできませんが、高い再現性での表示が行えるほか、コメントや検索、

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印刷などが行えます。校正履歴機能によって修正が加えられている場合は、最終版のみが表示され、校正の履歴は確認できません。

(参考) Internet Explorer 以外のブラウザで Office Online を使うGoogle Chrome の Office アプリ

Chrome ウェブストアで配布されている Word Online などを追加すると、Chrome アプリランチャーで簡単に Office Online の各アプリを起動できるようになります。(1）Chrome を起動したら、［アプリ］をクリックし、Chrome アプリランチャーを開く。(2 ） Office Online の 各 ア プ リ のショートカットが Chrome アプリランチャーに登録されるので、ここから簡単に各アプリが起動できます。

４. Word Online を使う

(1) Word Online の実行① 新規文書の作成

ポータルページ（http://office.com/）からの起動

ｱ ) Word Online のタイル

をクリックして起動します。

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ｲ) Word Online のテンプレート選択画面が表示されます。

ｳ) テンプレートを使用しない時には、「空白の文書を新規作成」を選択します。

(2) Word Online の閲覧表示

例 では Word2010 で編集したこの文書を Word Online で

開 きます。

Word2010 で作成された文書

1）漢字にルビを付けてみた。

2）マーカーを付けてみた。

3）画像も挿入してみた。

Word の文書の場合、ルビや

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縦書きも再現され、閲覧専用の Office Viewer ソフトウェア（Word Viewer）の代わりとして十分に利用できるものとなっています。

1）ルビも正しく表示される。

2）マーカー機能も表示される。

3）挿入した画像も正しく表示され

ている。

ただし、フォントはオリジナル文

書とは異なることがあります。

(3) Word Online で編集

編集を行いたい場合は、［ドキュメントを編集］メニューをクリックし、 「Word で編集」／「Word Online で編集」のいずれかを選択する表示がでます。「Word Online で編集」を選択すると、ドキュメントが再度読み込まれ、編集表示に変わります。

Word Online の編集機能は十分？

　Word Online の機能を、パソコンインストール版の Word との主な機能の違いを見てみます。Word Online は、Web ブラウザー上で実行されるため、さまざまな制限を受けてしまいます。分かりやすいのが［Tab］キーによるタブの入力ができないことです。またいくつかのキーボードショートカットも利用できないので、普段、ショートカットキーを多用している人は不便を感じるかもしれません。　Word Online の画面を見ると分かるように、リボンに配置されている機能が少ないことに気付きます。「デザイン」「参考文書」「差し込み文書」のリボンはなく、その他のリボンも多くの項目（機能）が削られています。Word 2010（上）と Word 2013（中）、Word Online（下）のリボン（ホーム）

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Word 2010（上）と 2013（中）、Word Online（下）のリボン（挿入）

Word 2010（上）と 2013（中）、Word Online（下）のリボン（ページ レイアウト）

Word 2010（上）と 2013（中）、Word Online（下）のリボン（表示）

文書は自動的に保存されるため、［ファイル］メニューに「保存」がありません。編集途中の文書が失われることがない一方、編集後に別名で保存することで編集前と編集後の文書を作るといったことができません（事前に別名で保存しておき、編集するという手順が必要）。

　Office Online を利用する上で最も注意が必要なのは、常にインターネット接続されている

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状態であることが要求される点です。インターネット接続が切断された場合、30秒程度で「サーバーに接続できません。ページを更新してください。」というダイアログが表示され、文書の編集が行えなくなります。このダイアログにある［更新］ボタンをクリックすると、「ネットワークに接続されていません」というエラーページが表示され、文書の表示も編集も行えなくなってしまいます。オフライン状態になってから編集した内容（30秒ほど分だが）は保存されないことから、その間のデータは失われることになります。ネットワーク接続が不安定な公衆無線 LAN接続や携帯データ通信（モバイルブロードバンド）で利用している場合は注意が必要です。

　　

Word Online の編集表示画面

縦書きの Word ドキュ

メントを編集表示で開

いた。縦書きは横書き

となり、ルビも括弧付

きになるなど、閲覧表

示でサポートされてい

た機能も編集表示では

サポートされなくなっ

ていることが分かりま

す。

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1）縦書きの文書は、横書きで編集することになります。縦書きの属性は失われないので、ここで編集し

た内容を、閲覧表示またはパソコンインストール版 Word で開けば、縦書きとなります。

2）ルビは括弧付きとなり、この背景がグレーの部分は編集はできません。

このほか、テキストボックスの設定、罫線、脚注や目次、タブ区切りテキストを表に変換できないなど、機能面での制約は多くあります。

　このようにさまざまな制限がある一方、クラウドサービスであるメリットを生かした複数ユーザーによる同時編集を可能としています。OneDrive 上で 1 つのドキュメントを共有し、複数ユーザーで開くことで共同作業が行えます。文字の入力や削除などの編集作業は他のユーザーが開いているドキュメントに もすぐに反映されるため、同時に複数ユーザーによる編集が可能です。

(4) 文書を共有して複数人での編集

Office Online ではクラウドサービスのメリットを生かして、複数ユーザーによる共有編集が可能になっている。文書が共有されている場合は、右上に共有しているユーザーのアカウトが表示され、文章の中に他のユーザーが編集していることを示すカーソルも表示されます。

① 他のユーザーが編集している場合は、ドキュメントを開いている人のアカウントが表示される。

② 他のユーザーが編集しているカーソルが表示され、この部分の作業を行っていることが分かります。

この図では、アカウント「ハソコンかなが宿 19」と「ハソコンかなが宿 20」が同じ文書ファイルを共有編集している事例です。

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Cloud 上の文書を Word Online で編集

(5) その他Word Online での制限

Word Online では図、クリップアート(含むテキストボックス)、図形やワードアートを使用した文書は元のワードで作成したものとは異なった編集表示となります。

テキストボックス、段組みなど設定がされていると Word Online で編集画面にすると左のような表示になります。

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① Word Online で縦書き文書の編集を行うWord Online は、いくつかの機能に制限があります。横書きの文書なら、機能の制限はあっても文字入力については違和感なく行えると思いますが、実は縦書き文書への対応という点では、ちょっと難点があります。下図のサンプルを見てわかると思いますが表示だけでしたら Word2010、2013 で作成された縦好きの文書はフォントの種類以外は問題なく表示できます。

1)　縦書きの文書を開くWord Online で縦書きの文書を開いた場合、"閲覧表示" で開いている分には全く問題ありません。脚注などもきちんと表示されます。

2)　 Word Online で縦書き文書の編集表示されている文書を Word Online で編集を行なう操作をしてみます。一瞬 "Word Online" と表示され "編集表示"処理が行われます。そして表示された画面が以下のような横書きの画面です。

左図を見ればわかりますように、縦書きのままの状態での編集作業というのは Word Online ではできません。これは、現時点での機能的な仕様によるものです。

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3)　ただし、文書データについては、修正して、再度 "閲覧表示" に戻ると、きちんと縦書きに戻りますので、編集された内容もきちんと縦書きで反映されます。松尾芭蕉の名前の文字色を赤

にしてみました。

縦書きの文書の編集作業を横書の表示で行うという違和感がありますが、とりあえず挿入、編集といった作業は可能です。

Word Online で表示された文書をパソコンにインストールされている Word2010 で編集作業を行なおうとすると以下のエラーメッセージが表示されてエラーとなります。

５． Excel Online を使う

Excel Online はツールバーがほぼ EXCEL2010 と同じなので作業にすんなりと受け入れることが出来ます。フォントや色の変更も問題なくできますし、関数も正しくと反映されます。ただ、ページレイアウト、数式のタブがありません。

ただし優れた面ばかりではありません。負荷の複雑なし掛かる計算は時間が掛かります。

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Excel2007、Excel2010、Excel2013 と比較しての使い勝手関数の参照も数式タブがありませんので関数の設定は、[ホーム]タブの[オート SUM]、[挿入]

タブの[関数]からまたは直接記入する方法になります。[挿入]タブの[関数]式を呼び出して使うやり方に慣れている人には少し難しいかもしれません。

Excel Online を使ってみる。

(1) Excel Online の実行① 新規文書の作成

ポータルページ（http://office.com/）からの起動ｱ) Excel Online のタイルをクリックして起動します。

ｲ) Excel Online のテンプレート選択画面が表示されます。

ｳ) テンプレートを使用 し な い 時 に は 、「表計算データを新規作成」を選択します。

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(2) Excel Online の閲覧表示

Excel2010 で 編 集 し た こ の BOOK を Word Online で開きます。(Excel2007、Excel2013 の BOOK もほぼ問題なく開くことが出来ます)

(3) Excel Online で編集

Excel Online で OneDrive にある出納簿を編集のために表示する。編集したい OneDive にある Excel ファイルを指定してクリックします。

Excel2010、Excel2013 とほぼ同様の操作がお行えます。

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(4) 文書を共有して複数人での編集

Office Online ではクラウドサービスのメリットを生かして、複数ユーザーによる共有編集が可能になっている。文書が共有されている場合は、右上に共有しているユーザーのアカウトが表示され、文章の中に他のユーザーが編集していることを示すカーソルも表示されます。① 他のユーザーが編集している場合は、ドキュメントを開いている人のアカウントが表示される。

② 他のユーザーが編集しているカーソルが表示され、この部分の作業を行っていることが分かります。

この例ではクラウドの「パソコン神奈川宿 20」では[エクセルシート現金出納帳 1]を「パソコン神奈川宿 19」共同編集を行なっていることが分かります。

クラウドの「パソコン神奈川宿 19」では[エクセルシート現金出納帳 1]を「パソコン神奈川宿 20」共同編集を行なっていることが分かります。

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６. OneNote Online の基本操作

OneNote Online では、ブラウザーを使って OneDrive に保存する OneNote ノートブックの作成、オープン、表示、編集、書式設定、共有を行うことができます。ノートブックにオンライン

でメモを入力できます。どこからでもノートブックに追加して、すぐに他のユーザーと共有できます。

(1) 新しいノートブックを作成するOneDrive またはチーム サイトにサインインし、ブラウザーでノートブックを作成します。 [作成]、[OneNote ノートブック] の順にクリックし、ノートブックに名前を付けます。

(2) ブラウザーでノートを入力または作成するOneNote Online の OneNote ノートブックを編集するのには、クラウドベースの OneNote ノートブックをインターネットエクスプローラー(ブラウザー)で開いてそのページの任意の場所で入力します。 テキストの入力と書式設定のほか、画像やクリップ アートをノートに追加することもできます。

OneNote Online には保存コマンドがありません。作業内容はすべて自動的に継続して保存されます。ノートの入力、追加、削除内容 を 変 更 す る 場 合 は 、 Ctrl+Z (Windows)を押して直前の操作を元に戻してください。画面左側に並んだタブはページを表しており、セクションごとにグループ化されているため、アイデアを整理できます。

ノートブックに入力しても何も起こらない場合、閲覧表示になっている可能性があります。 編集表示に切り替える: [ノートブックの編集]、[OneNote Online で編集] の順にクリックします。OneNote Online は、Windows デスクトップアプリの OneNote で作成したノートブックの内容を問題なく表示できるほか、文字の入力やノート シールの貼り付け、画像や表の挿入など、最低限の編集機能は備えられています。一方で、OneNote Online では利用できない機能もあります。

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