pc-smfa-004 recepciÓn de medicamentos (1)

oPC.SMFA.004

PRODUCTORecepciónde Medicamentosde acuerdo a

Orden de Com ra

Almacén de Farmacia

AREA DE APLlCACION

El Proveedor

CLIENTE

Recepciónde Medicamentos

NOMBRE DEL PROCESO

O.P.D. Hos ital Civil de Guadala.ara "Dr. Juan 1.Menchaca"FECHA DE IMPLEMENTACION

24 de Junio del 2016Página 1 de 5

CLAVE VERSiÓN

1. OBJETIVO

1.1. Recibir de forma correcta los medicamentos que entrega el Proveedor, de acuerdo a laOrden de Compra.

2. POLíTICAS

2.1. No se recibirá ningún medicamento que este próximo a caducar (minimo 6 meses).

2.2. Todos los medicamentos se recibirán de acuerdo a lo descrito en la Orden de Compra.

2.3. El Proveedor deberá de apegarse a la bases de licitación vigente.

3. DEFINICIONES:

3.1. Documentación: Es la Orden de Compra y la Factura que entrega el Proveedor alEncargado de Recepción de medicamentos.

3.2. Orden de Compra: Documento oficial de la Institución en la cual se le solicita al proveedorla compra y entrega de medicamentos.

3.3. Factura: Documento fiscal que contiene la relación de los medicamentos solicitados en laorden de compra.

3.4. Sistema 180FT: Sistema informático utilizado en Farmacia para el control de entradas ysalidas de medicamentos modulo x.farma.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Del Proveedor: Entregar los medicamentos de acuerdo a los requerimientos especificadosen la Orden de Compra en tiempo y forma.

4.2. Del Encargado de Recepción de medicamentos: Verificar que todos los datos de la facturaconcuerden con la orden de Aprovisionamiento, hacer pruebás selectivas, sellar y firmar losdocumentos.

=:5;;7~ ~t:t-?)J,Dr. Miguel Angel Zambrano Mtra. Beatriz GutiérrezSubdirectorMédico Moreno

Gerente de Calídad

Elaboró

~QFB. Maria del Carm Zavala

~deFarmac~

MF.Qd,~lvatvegaJefe de Farmacia Clínica

A robó Revisó Autorizó

Dr. Franc~scoMartinPreciado Figueroa

Director

DOCUMENTO

CONTR

OLADO

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PRODUCTORecepción de Medicamentos de acuerdo a

Orden de Com ra

NOMBRE DEL PROCESO

Recepción de Medicamentos

CLIENTE

El Proveedor

CLAVE,

PC-SMFA-004

VERSiÓN

o

5. DIAGRAMA DE FLUJOIRecepción de Medicamentos

Proveedor Encargado de Recepción de rnedicarnentos

¿~COincidan onl,a 5,7

63

Punto critico 7.2

.,I•

s,

¿Le Orden de

comp'" ••••1••compl"I ••7

66

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coinCIdan con los

documentos?6'

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mediCamentos

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6.12

Rogistro daEntrad", •• doMadlcamanlo

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doc;:urnon!os

67

MF.Dr. Miguel Angel ZambranoSubdirector Médico

Revisó

/5 e&I:)d.Mtra. Beatriz Gutiérrez

MorenoGerente de Calidad

Autorizó

Dr. Francisco MartínPreciado Figueroa

Director

DOCUMENTO

CONTR

OLADO

o

VERSiÓNCLAVE

PC-SMFA-004


Orden de Com raEl Proveedor

CLIENTE


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6. DESARROLLO

6.1. Entrega orden, factura y medicamentos6.1.1. El Proveedor entrega la orden de compra junto con la factura con dos copias y

medicamentos.

6.2. Revisa orden de compra y factura.6.2.1. El Encargado de Recepción de medicamentos revisa la orden de compra contra factura para

verificar que ambas coincidan.

6.3. ¿Los documentos coinciden entre si?6.3.1. Si los documentos coinciden pasa al Punto 6.46.3.2. No coinciden los documentos pasa al punto 6.10

6.4. Recibe y revisa los medicamentos.6.4.1. El Encargado de Recepción de medicamentos recibe los medicamentos y revisa

minuciosamente y en forma aleatoria los siguientes puntos:a. La descripción del producto de la orden de compra que coincida con los datos en la

etiqueta del producto.b. Verifica la fecha de caducidad que corresponda a lo estipulado por las bases de

licitación vigentes.c. Verifica el estado fisico del producto y el material de empaque que estén en buen

estado.d. Verifica la temperatura de entrega en caso de que sean medicamentos que se indique

en su caja del fabricante que deban de permanecer en temperatura de refrigeración y/ocongelación. en este caso el proveedor deberá de traer el medicamento en un recipienteacondicionado para ello y debe de tener un termómetro certificado.

6.5. ¿Los Medicamentos coinciden con los documentos?6.5.1. Si los medicamentos coinciden con los documentos pasa al punto 6.66.5.2. No coinciden los medicamentos con los documentos pasa al punto 6.12

6.6. ¿La orden de compra está completa?6.6.1. Si la orden de compra está completa pasa al 6.76.6.2. No ésta completa la orden de compra pasa a16.12

6.7. Se sellan los documentos:6.7.1. El Encargado de Recepción de medicamentos sella la factura y la orden de compra con el

sello recepción.

Elaboró

Ck.1L/ (j;;QF8. Maria dél Carmen Za ala~AeFarmacia

MP'~ÓS Ar~~d" VegaJefe de Farmacia Clínica

Dr. MiguelÁngel ZambranoSubdirectorMédico

Revisó

/ÓCZ%)d/Mtra. Beatriz Gutiérrez


Autorizó

Dr. Francisco MartínPreciado Figueroa

Director

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Orden de Com fa

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6.8.6.8.1.

Entrega copia de factura y orden de compra al Proveedor.El Encargado de Recepción de medicamentos entrega al Proveedor copia de factura yorden de compra debidamente salladas.

6.9.6.9.1.

Proceso Tramite, Registro de Entradas y almacenamiento de medicamentosSe activa el "Tramite, Registro de Entradas y almacenamiento de medicamentos"(PC-SMF-014).

6.10. Rechaza la entrega6.10.1. El Encargado de Recepción de medicamentos rechaza la entrega de documentos cuando

no coinciden la orden de compra con la factura y los medicamentos.

6.11. Corrige errores de entrega.6.11.1. El Proveedor corrige los errores de entrega señalados por el Encargado de Recepción de

medicamentos.

6.12. Entrega la orden de compra sin sello.6.12.1. El Encargado de Recepción de medicamentos entrega al proveedor orden de compra sin

sello.

Elabor'

QF~a~arm n.J e de Farmacia

MF.Dr. MiguelÁngel ZambranoSubdirectorMédico

Revisó

ar.~~.zMoreno

Gerente de Calidad

Autorizó

~Dr. Francisco MartínPreciado Figueroa

Director

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7. PUNTOS CRITICOS

7.1. Revisa orden de compra y factura (6.2) Si el Encargado de Recepción de medicamentos norevisa los documentos existe el riesgo de incurrir en errores de recepción y faltasadministrativas.

7.2. Recibe y revisa medicamentos (6.4) Si el Encargado de Recepción de medicamentos no revisalos medicamentos de acuerdo a lo descrito en las bases de licitación vigentes, existe el riesgode recibir medicamentos en mal estado, caducos o próximos a caducar y que no coincida conlo solicitado.Si el Encargado de Recepción de medicamentos no revisa los medicamentos que se reciben,existe el riesgo de no contar con los adecuados en el momento que los requiera el pacienteestando en riesgo la salud del mismo.

8. ANEXOS8.1. Bases de licitación8.2. Sellos

9. REFERENCIAS9.1. COFEPRIS9.2. Bases de licilación

10. HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Fecha del cambio Descripción de cambios

o 15/06/2016 Nueva emisión

Elaboró

'- h/--iTJj ,Ci:'JQFB. Milrfa del ca~~e d Farmacia

MF. sús Antonio Galván VegaJefe de Farmacia Clínica

A robó

Dr. Miguel Angel ZambranoSubdirectorMédico

Revisó

/Scd,d/Mtra. Beatriz Gutiérrez


Autorizó

~Dr. Francisco MartínPreciado Fígueroa

Director

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OLADO

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