pbcs and bics financial reporting with real time integration · the content of this document is...

appsassociates.com

PBCS and BICS – Financial Reporting with Real Time Integration

19. März 2018

The content of this document is proprietary, confidential information pertaining to Apps Associates’

products, services, solutions and methods. Information herein is intended for use by the client or

prospective client only and must not be shared with any third party without consent from Apps

Associates.

Confidentiality

2 © 2018 APPS ASSOCIATES LLC

Agenda

• Apps Associates

• Informationen zum Projekt

• Key Requirements

• Lösung: Ansatz & Design

• Projektumfang

• Projektplanung

• Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

• Ergebnis/Zukunftsplanung/Visionen/Roadmap

Presenter

DAVID MICHEL

Manager Business Intelligence

• >10 Jahre Erfahrung in Software-Entwicklung

und Business Intelligence

• seit 2008 tätig für Apps Associates

• Oracle Certified Expert

© 2018 APPS ASSOCIATES LLC

Apps Associates

Performance. Growth. Excellence.

Global Reach – US, Europe, India • Founded in 2002 in Boston, MA

• 850+ Associates

Mature Delivery Model

• CMMI Level 3 Appraised & SOC 1 Audited

• Certified AWS Managed Services Partner

Long Term Focus on Customers and Associates • 23 customers 5-10 year, 6 customers 10+ year

relationships

• 120 associates 5-10 year, 40 associates 10+ year tenures

• 4% of revenue invested in Learning & Development

Integrated Delivery Processes • Projects & Managed Services

• Flexible Global Delivery Model

Our Strategic Partners


Portfolio of Services

Analytics Product

Development

Custom Dev &

Integration

Infrastructure &

Cloud Services

Manage Advise Implement Integrate Govern Upgrade Train Host

Business

Applications


Oracle Cloud Experience & Expertise

8

Dedicated Cloud practices related to ERP, HCM, Sales, BICS and CPQ Cloud

Cloud Managed Services Offerings

Functional business analysts lead the onsite team

BI and Hyperion skill sets help round out the team for the embedded tools

Integration teams support data movement between Oracle Cloud and non-Oracle systems


Informationen zum Projekt

Informationen zum Projekt

Frühjahr 2016 – Kunde & Apps arbeiten an einer globalen “Financial Systems” Strategie

Juli 2016 – Kunde übernimmt das „Customer Communications Business Unit“ von Wettbewerber

Bedarf 1: Schnelle Ablösung des „Budgeting and Financial Reporting Systems“ von Wettbewerber (andernfalls kommt es zu Strafzahlungen)

Bedarf 2: „Customer Communications Business Unit“ in globalem ERP System (Oracle EBS) abbilden und Daten sowie Prozesse ins ERP integrieren

Trotzdem an globaler “Financial Systems” Strategie festhalten und diese erfolgreich umsetzen


Key Requirements

Key Requirements (Organisatorisch)

12

Rasche Bereitstellung Hohe Sicherheit

Skalierbar und Effizient Flexibel und Erweiterbar


Key Requirements (Organisatorisch)

13

Near Real Time Integration Self Service

Low Cost Easy to Maintain


Key Requirements (Technisch)

• Anbindung HCM-System (Workday)

• Verschiedene Ausführungen/Versionen von Kostenplanung & Prognosen pro Jahr

• Kostenplanung unterschiedlichen Währungen (zu Projektstart: USD &CAD)

• Integration und Weiterverwendung der Unternehmensstrukturen auf legaler Ebene des übernommenen Unternehmens (Financial Hierarchies) in die Holding

• Anbindung/Erzeugung von statistischen Daten

• Drill Down Möglichkeiten

• Keine Cloud Erfahrung vorhanden


Kostenschätzung On-Premise vs. Cloud

OBIEE und Oracle BI Applications

(Financial, Procurement)

Oracle BICS und Apps Associates

Accelerator (Finance, Procurement)

Kategorie Beschreibung Kosten Beschreibung Kosten

Software Lizenzkosten

(OBIEE, BI Apps FI,

Procurement)

204k

Oracle BICS – 1 year

(AA Accelerator

kostenlos)

130k

Software Support (1 Jahr) 74k Wird nicht benötigt 0

Hardware und

Hosting

Annahme: AWS für

HW und Infrastruktur,

Hosting durch Apps

Associates

93k

Wird nicht benötigt (lediglich kleiner Server wird

für BICS Data Sync (ETL)

benötigt, üblich bestehender

Windows Server)

0

Implementierung Apps Associates 258k

Apps Associates

258k

Gesamtkosten 629k 388k


Lösung: Ansatz & Design

Überblick der erarbeiteten Lösung

Data Sources: • EBS R12 (BICS/PBCS)

• PBCS (BICS)

• Workday (PBCS)

• Excel (BICS)

Data Integration/ETL: • BICS Data Sync

• Pre Built ETL from Apps

Associates for EBS

Budgeting/Forecasting: • Oracle PBCS

Security • Integration mit On-

Premise Single Sign

On (Site Minder)

• Oracle Cloud Identity

Management

Cloud Database: • Oracle Database as a

Service (DBaaS)

• Site to Site VPN

Financial Reporting

and Analysis • Oracle BICS

• Apps Associates BICS

Finance Accelerator


BICS Accelerator?

18

Vordefiniertes ETL für Oracle

EBS

Vordefiniertes Datenmodell in Oracle Cloud Datenbank

Vordefinierte Reporting Metadaten

Schicht

Fertige Reports und Dashboards

Fast Time

to Value


Architektur: Financial Planning und Reporting

19

On-Premise Network Oracle Cloud

Oracle

BICS Data

Sync

File Upload/Import

(Optional)

Database as a

Service (DBaaS)

Apps Associates

Finance

Accelerator

Salary and HC


Schlüssel-Funktionen von BICS Reports

• Automatisierte Bereitstellung und Berechnung der wichtigsten Finanz-Kennzahlen (z.B. Soll-Ist Vergleich CYTD, LYTD, MTD, Abweichung in %, etc.)

• Reports können Daten verschiedener Versionen von Kostenplanung & Prognosen (PBCS) auswerten und selektieren

• Unternehmensstrukturen auf legaler Ebene (Financial Hierarchies) inkl. des übernommenen Unternehmens müssen im Reporting berücksichtigt werden

• Hinzufügen kundenspezifischer Informationen in vordefinierte Datenmodelle und Reports

• Drill Down von aggregierten Ebenen zu detaillierten Ebenen (z.B. GL Balance zu GL Journal Entries oder Subledger Entries)

• Einbeziehen von statistischen Daten für Soll-Ist Analysen


Schlüssel-Funktionen von PBCS

• Import/Erstellung von “eigenen” Kostenplanungen (z.B. durch Management)

• Dadurch einfache Zusammenarbeit/Bewertung/Klärung mit Kollegen/Arbeitsgruppen möglich, um Kostenplanung zu finalisieren

• Verschiedene Ausführungen/Versionen von Kostenplanung & Prognosen erstellen

• Kostenplanung auf “Code Combination” Ebene der EBS Daten möglich – somit einfache Vergleichsmöglichkeit mit Ist-Zahlen

• Kostenplanung in unterschiedlichen Währungen und statistischen Beträgen möglich

• Erstellung verschiedener Applikationen (PBCS) möglich (Einnahmen und Kosten, Personal, Opex, Capex)

• Out of the Box Reporting möglich (nur für Spezialfälle, BICS strategisch)


Vorteile

22

• Keine Strafzahlung an Wettbewerber

• Geringere Implementierungskosten

• Geringere Betriebskosten (TCO) im Vergleich zu On-Premise Kostenersparnis

• Ununterbrochene Abbildung einheitlicher und legaler Unternehmensstrukturen via alternativer Finance Hierarchies

Einfache & schnelle Integration von DST BU

• Beginn einer strategischen BI & DWH Ausrichtung

• Ermöglicht ein einfaches Roll-Out auf weitere Standorte/Abteilungen vom Kunden

Skalierbare und strategische BI Plattform

• Near-Real-Time Integration

• Sicherer, benutzerfreundlicher Zugang zu Finanzdaten inkl. Drill Down bzw. Analysemöglichkeiten

• Transparente und einheitliche Sicht auf Finanz-/Kundendaten

schnell, effizient, transparent, sicher


Projektumfang

Umfang – PBCS

• Einnahmen- und Kosten-Planung

– pro BU, Account, Department, Product, Customer

– Erstellung von Kostenplanung und Prognosen

– Möglichkeit verschiedene Szenarien und Versionen anzulegen

– EBS Integration

• Capex Planung

– pro BU, Account, Department

• Personal-Planung

– By BU, Department, Employee, Account

– Workday Integration

– Verwaltung/Planung existierender Mitarbeiter

– Bewertung offener Stellen / weitere Bedarf

– Versetzungen / Stellenabbau / Abteilungskosten


Umfang – BICS

• Apps Associates BICS Finance Accelerator (GL, AP, AR)

• Datenquellen: – EBS

– Kostenplanung/Prognosen von PBCS (in USD und CAD)

– Excel Import für Financial Hierarchies

• Integration: – Near-Real-Time Anbindung: EBS zu BICS / PBCS zu BICS

• Historische Datenübernahme – Kumulierte Finanzdaten der letzten 2 Jahre (EBS GL Balance)

• BI Reports: – 30 Finance Reports (GL, AP, AR)

– Drill Down Navigation to detail

– Integration von 10 Custom Fields (abbilden von kundenspezifischer Reporting-Anforderungen)


Projektplanung

Planung Teilprojekt BICS

2016/17

Wk0 Wk1 Wk2 Wk3 Wk4 Wk5 Wk6 Wk7 Wk8 Wk9 Wk10 Wk11 Wk12 Wk13 Wk14

Plan

Requirements

UAT

Go Live / Support

Kick-off

Build and Unit Test

Prod Go Live

Initial Config, Loads, Validation

Design

QA Test


Planung Teilprojekt PBCS

28

Plan

Reporting Sprint

UAT

Go Live / Support

Kick-off

Planning Sprint

Build Prod

QA Test

QA Test

2016/17

Wk0 Wk1 Wk2 Wk3 Wk4 Wk5 Wk6 Wk7 Wk8 Wk9 Wk10 Wk11 Wk12 Wk13 Wk14


Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Herausforderungen

Taffer Zeitplan

Hohe Zufriedenheit und Akzeptanz mit bisherigem Reporting

Keine Erfahrung mit Cloud-basierten Anwendungen vorhanden

Sehr hohe und strenge Sicherheitsanforderungen

Koordination zwischen vielen internen und externen Projektbeteiligten

Verfügbarkeit und Greifbarkeit von “Key-Playern”

Übernommenes Unternehmen auf COA umstellen


Erfolgsfaktoren

Starke Identifikation und Unterstützung seitens Geschäftsführung

“Commitment” aller Projektbeteiligten (intern sowie extern)

Sehr gute Zusammenarbeit – IT und Fachbereich, intern und extern

Projektumfang und Anforderungen detailliert und gut definiert

Starkes und erfahrenes Projektteam

Offen für Neues (Cloud) schnelle Wertschöpfung

Erfahrungen und Kenntnisse im Bereich Integration


Zukunftsplanung/Visionen/Roadmap

Roadmap

Rollout von PBCS und BICS Financial Reporting Lösung

Erweitertes Drill Down zu AP und AR

Dashboards für Ebene der Unternehmens-führung

Data Master Management

Migration OAC

Sales Analytics (Anbindung Salesforce)

Erweiterung DWH mit EBS Daten

33

Taktisch

Strategisch


THANK YOU!

David Michel

[email protected]

+49-151-1800-9547

http://www.facebook.com/AppsAssociatesGlobal

https://twitter.com/@AppsAssociates

http://www.youtube.com/user/AppsAssociates

http://blog.appsassociates.com/

https://www.linkedin.com/company/apps-associates

pbcs and bics financial reporting with real time integration · the content of this document is...

Documents