PAVONE Enterprise Office

We deliver Enterprise Solutions

Lösungen und Werkzeuge für prozeßorientiertesInformations– und Kommunikationsmanagement

Das Szenario ist bekannt: Trotz moderner Technik klappt die Büroorgani-sation doch nicht so richtig. Es wird zuviel Zeit in die Verwaltung der enor-men Informationsflut investiert, mit der heutzutage ein Unternehmen kon-frontiert ist. Ein- und ausgehende Korrespondenz jeder Art, interne undexterne Berichte und Dokumente verlangen eine zielgerichtete Organisa-tion. Herkömmliche Systeme sind hier oftmals überfordert. Die Konsoli-dierung von umfangreichen Daten erfordert nicht nur Zeit, sondern kostetauch Geld. Wieviel könnten Sie sparen, wenn in Ihrem Unternehmen alleInformationen zeitgleich, strukturiert und sicher greifbar wären?

Konventionelle Office-Lösungensind gut, aber genügen sie in letz-ter Konsequenz Ihren Ansprüchenvoll und ganz? Sind alle benötigtenManagementinformationen jeder-zeit und problemlos abrufbar?Arbeitet das gesamte Team mitden gleichen Werkzeugen undDaten? Wir meinen: Ein prozeß-orientiertes Informations- und Kommunikationsmanagement sollte mehr können als nur Datenverwalten. Eine leistungsfähigeOffice-Lösung muß produktiv undschnell sein, flexibel und genau.

Office Management heute:Haben Sie Zeit und Geld zu verschenken?

Sie muß den Mitarbeitern Informa-tionen zur richtigen Zeit zur Verfü-gung stellen und Ihnen die Mög-lichkeit zu spontanen Reaktioneneinräumen. Auf diese Weise leistetsie einen maßgeblichen Beitrag fürunternehmerische Entscheidungen.Darüber hinaus muß sie die Kom-munikation mit Kunden und Part-nern nachhaltig verbessern undvereinfachen. Wenn Sie den Infor-mationsfluß in Sachbearbeitungund Bürokommunikation steigernund effektiv gestalten wollen, sollten Sie PAVONE EnterpriseOffice kennenlernen.

PAVONE Enterprise Office verbessert dasInformationsniveau aller beteiligten Mitarbeiter und

führt automatisch zu erhöhter Aussage-fähigkeit. Sie können leichter koordi-

nieren, abstimmen und Informa-tionen schneller auffinden. Die

einzigartige Dokumenten-verwaltung macht's mög-lich. Mit dem ortsunab-hängigen Zugriff auf allerelevanten Daten errei-chen Sie Ihre Zieleschneller und sichernsich in diesem Geschäfts-

bereich strategische Vor-teile. Unproduktive Tätig-

keiten wie Ablegen, Kopierenund zeitraubendes Suchen redu-

zieren sich spürbar.

Sämtliche Abläufe Ihres Office Managements werdennachhaltig optimiert, Durchlaufzeiten verkürzen sichauf ein Minimum. Sie gewinnen freie Kapazitäten fürdie wirklich wichtigen Dinge des Tagesgeschäfts.

Mehr Transparenz, mehr Qualität. Mit PAVONEEnterprise Office erstellen, verwalten und archivierenSie Dokumente systematisch und schnell. Mehr noch:Das Groupware-System verknüpft ausgereiftes Office-und Dokumentenmanagement mit innovativemWorkflow- und Knowledge-Management. Auf dieseWeise schaffen Sie sich eine intelligente Organisation.Es werden Geschäftsvorfälle dokumentiert, sämtlicheAspekte eines Arbeitsflusses informationstechnischabgebildet und den Beteiligten zugänglich gemacht.PAVONE Enterprise Office beschleunigt den Informa-tionsfluß zwischen Sachbearbeitung und Managementund bildet den strukturierten Zugang zu einem gebün-delten Wissen, das Sie für viele Ihrer strategisch wich-tigen Entscheidungen benötigen.

PAVONE Enterprise Office: Intelligent und effizient zugleich.

PAVONEEnterprise

Office

BüroorganisationBürokommunikation

AdreßmanagementKorrespondenzmanagement

DokumentenmanagementInformationsmanagement

Prozeßoptimierung

Das unterscheidet PAVONEEnterprise Office von her-kömmlichen Lösungen:

• Skalierbarkeit: Von der Dokumentenverwaltung bis hin zum strukturierten Workflow Management

• Anbindung relationaler Datenbanksysteme

• Komfortable Bereitstel-lung der elektronischen Mail-Kommunikation in der Office-Umgebung

Ausgereifte Funktionalität:Die ganze Welt flexiblen Office Managements.

PAVONE Enterprise Office vereint alle Vorzüge für einintegriertes Korrespondenz-, Office-, Dokumenten-,Workflow-, Knowledge- und Archivierungsmanagement:

• Ihre Korrespondenz verwaltet das System unter-nehmensweit. Über Kategorien und Stichworte sind abgelegte Dokumente jederzeit rasch auffindbar.

• Ein integriertes Adreßmanagement bietet Ihnen die automatische Übernahme von Anschriften, Anreden und Grußformeln aus den Adreßdokumenten in die zu erstellende Korrespondenz.

• Individuell definierbare Textbausteine und Vorlagen vereinfachen zusätzlich den Schriftverkehr und unterstützen den Aufbau einer einheitlichen Unternehmenssprache.

• Integrierte Serienbrief- und Serienmail-Funktionen entlasten Sie von zeitaufwendigen Routinearbeiten.

• Das Berichtsmanagement mit integrierter Versions-verwaltung sorgt für eine geordnete Ablage von Dokumenten und stellt stets den aktuellen Infor-mationsstand zur Verfügung.

• Sicherheitsmechanismen schützen unter Verschluß zu haltende Dokumente.

• Über eine Einfügen- und Versendefunktion lassen sich einzelne Daten mittels Kopierfunktion aus-wählen und in ein anderes Dokument transferieren.

• Die Anbindung von Microsoft Office und Lotus SmartSuite ist bestechend einfach und ermöglicht das Arbeiten in der gewohnten Umgebung.

• Die automatische Wiedervorlage von Dokumenten stellt sicher, daß zu erledigende Aufgaben nicht vergessen werden.

• Integrierte Workflow-Komponenten fördern die Teamarbeit. Aufgaben können sowohl im Rahmen von strukturierten Workflows als auch ad hoc delegiert werden.

• Durch die wahlweise Anbindung von Datenbank-systemen können Sie Stammdaten in Ihre Geschäftsprozesse einbeziehen. Vorhandene Datenbestände werden optimal genutzt, bestehende Datenstrukturen bleiben erhalten.

• Die vollständige Internet-Fähigkeit ermöglicht es, neben Mitarbeitern auch externe Partner oder Kunden ohne zusätzliche Notes-Infrastruktur über Internet-Technologien zu integrieren.

PAVONE Enterprise Office ist die Komplettlösung für das Dokumenten- und Prozeßmana-gement im Bürobereich und stellt sich voll und ganz auf Ihre Anforderungen ein. Die Lösungist von Anfang an sofort einsatzfähig – ohne jegliches Programmieren oder Maskendesign.Die für die Kernprozesse aller Organisationen entscheidenden Masken zur Erstellung vonBriefen, Berichten, Memos und Eingangsdokumenten sind bereits vorhanden. Eine darüberhinausgehende individuelle Erweiterung ist jederzeit realisierbar. Die Kombination von Flexibi-lität und dynamischer Anpassung ermöglicht es Ihnen, die gesamte Palette der Funktionali-täten optimal zu nutzen. Intuitive Benutzeroberflächen erhöhen überdies die Anwenderakzep-tanz und reduzieren Schulungskosten.

Noch mehr Nutzen:Technik und Rentabilität werden Sie begeistern.

Banken

Versicherungen

Industrie

Handel

Telekommunikation

IT-Dienstleister

Stadtwerke

In diesen Branchen sind

wir zu Hause, neue kom-

men ständig hinzu. Wir

hoffen, bald auch Sie im

Kreis unserer zufriedenen

Kunden willkommen zu

heißen. Gerne zeigen

wir Ihnen, was

PAVONE Enterprise

Office alles

kann.

PAVONE Enterprise Office macht sich rasch bezahlt.Dauerhafter Investitionsschutz ist gegeben durch dieIntegration in bestehende DV-Umgebungen über vordefi-nierte Schnittstellen. Der Einführungs- und Administra-tionsaufwand ist verhältnismäßig gering und amortisiertsich schnell, wenn Sie bedenken, wieviel es Ihr Unterneh-men kosten würde, wenn Sie PAVONE Enterprise Officenicht nutzen.

„Durch den Einsatz von PAVONE Enterprise Officekonnten wir im administrativen Bereich bereits nachwenigen Wochen erhebliche Zeit- und Kostenein-sparungen feststellen. Frei gewordene Kapazitätenwerden zusätzlich für die Kundenbetreuung einge-setzt, um Kundenwünsche noch intensiver zu berück-sichtigen.“

Elvira CornelsenCornelsen & Partner Versicherungsmakler GmbH

Möchten Sie mehr wissen oder sich PAVONE Enterprise Office praxisnah demonstrieren lassen? Nehmen Sie bitte

Kontakt mit uns auf oder wenden Sie sich direkt an unseren Partner vor Ort. Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.

LOTUS BEACON AWARD 1997

PAVONE Informationssysteme GmbH

FINALIST BEST TOOL OR UTILITY-

APPLICATION DEVELOPEMENT

Alle erwähnten Programme und Namen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der entsprechenden Firmen. Copyright: PAVONE AG Paderborn. Alle Rechte vorbehalten.

LOTUS EURO BEACON AWARD 1998

PAVONE Informationssysteme GmbH

F I N A L I S T E X C E L L E N C E I N

C U S T O M E R S A T I S F A C T I O N

PAVONE AGElsener Straße 95D-33102 PaderbornGermany

Fon: +49 (0)52 51-31 02-0Fax: +49 (0)52 51-31 02-99E-Mail: info@pavone.dehttp://www.pavone.de

PAVONE Ltd.Knyvett House, The Causeway,Staines, TW18 3BAUnited Kingdom

Fon: +44 (0)1784 898064Fax: +44 (0)1784 898304E-Mail: info@notesware.comhttp://www.notesware.com

Ihr Partner vor Ort:

Unsere Referenzprojekte können sich sehen lassen.Hier ein Ausschnitt aus dem Spektrum:

Qualitätssicherung und Optimierung der Lieferbereitschaft im Textilversandhandel auf Basis von PAVONE Enterprise Office

Anforderung: • Standortunabhängige Erstellung von Maßtabellen unter Berücksichtigung internationaler Sprachen

• Wareneingangsverwaltung• Bearbeitung von Größensätzen und zugehörigem Schriftverkehr• Lieferantenkorrespondenz und -beurteilung• Erfassung von Nachfolgekosten durch Reklamationen• Retourengrundstatistik

Realisierung durch: • Kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Anwender und der PAVONE AG• RAD (Rapid Application Development) berücksichtigt zyklisch Wünsche und

Erkenntnisse innerhalb des Projektes• Einsatz von PAVONE Enterprise Office

Nutzen und Vorteile: • Erhebliche Reduzierung der Papierflut• Korrekte Maßtabellen für In- und Ausland• Flexible Änderungsmöglichkeiten in den Niederlassungen und Übernahme ins

Stammhaus• Verbesserung der Dokumentenqualität• Transparentes Qualitätsmanagement• Aufbau von Standards und deren Verwaltung• Einheitliche Unternehmensaussagen durch mehrsprachige Textbausteine• Automatische und gemeinsame Verwaltung verschiedener Dokumentenarten• Eliminierung von Fehlerquellen – dadurch bessere Produktqualität• Beschleunigung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten