pasantÍa informe

7/30/2019 PASANTA INFORME

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE CIENCIAS POLTICAS Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE RIOBAMBA

DIRECCIN DE AUDITORIA INTERNA

INFORME DE PASANTA

DIRECCIN DE AUDITORA INTERNA DE LA ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE

RIOBAMBA

LUGAR: RIOBAMBA PARROQUIA: MALDONADO

CANTN: RIOBAMBA

PASANTE

GLADYS ELISA OROZCO LAYEDRA

TUTOR

LICENCIADO ALFREDO FIGUEROA

RIOBAMBA, AGOSTO DEL 2009


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APROBACIN POR PARTE DEL TUTOR.

Lic. Alfredo Figueroa

TUTOR

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CALIFICACIN DEL TRABAJO ESCRITO DE GRADO

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE CIENCIAS POLTICAS Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

INFORME DE LA PASANTA REALIZADA EN LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

DEL CANTN RIOBAMBA.

Los Miembros del Tribunal luego de receptar la Defensa del Presente Documento previa

la obtencin del Ttulo de Ingeniera en Contabilidad y Auditora C.P.A., hemos decidido

aprobar y calificar de la siguiente manera; ratificando con nuestras firmas.

Presidente (Nombre) Firma

Miembro Uno (Nombre) Firma

Tutor (Nombre) Firma

NOTA (SOBRE 10)

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DEDICATORIA

El presente trabajo lo dedico a Dios por la

vida, y por darme una nueva oportunidad de

superarme, a mi madre, a mi hermano y a

mis hijas por la confianza y apoyo

incondicional que me han brindado a lo

largo de mi vida estudiantil apoyo que me

ha ayudado a cumplir con este sueo, a

todos mis amigos por sus palabras de

aliento, a los profesores por su orientacin y

sabios consejos que nos servirn para el

resto de la vida.

Gracias por ayudarme a lograrlo!

Gladys

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AGRADECIMIENTO

Gracias a Dios por la vida, la salud, la

sabidura necesaria para culminar con mis

estudios, as tambin un agradecimiento

especial a mi tutor el Licenciado Alfredo

Figueroa ya que con su apoyo incondicional

y su basta experiencia he podido culminar el

presente trabajo

Al personal de la Unidad de Auditora

Interna por permitirme el acceso a la

Institucin, en especial a la Ing. Susana

Peafiel, auditora de la Institucin por

brindarme la oportunidad de nutrirme de su

experiencia en el tiempo de la pasanta

realizada; y a todas aquellas personas que

hicieron posible la elaboracin del presente

trabajo.

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NDICE

INTRODUCCIN .............................................................................................................1

DATOS INFORMATIVOS ................................................................................................2

IDENTIFICACIN DE LA INSTITUCIN DONDE REALIZAR LA PASANTA.............3

1.DESCRIPCIN .............................................................................................................5

Visin 12

Misin 12

Valores 12

RECURSOS .................................................................................................................16

Ingresos 16

Egresos 16INFORME DE LA PASANTA ........................................................................................19

DESCRIPCIN DE LA EJECUCIN DE LA PASANTA ...........................................19

DESCRIPCIN DE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES ............................................19

EXAMEN ESPECIAL REALIZADO A LA EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLEDE RIOBAMBA A LA CUENTA EQUIPOS, PAQUETES Y SISTEMASINFORMTICOS ................................................................................21

Este es un documento que se debe elaborar antes de iniciar la auditora yconsiste en realizar una serie de preguntas elaboradas por el auditor

que sern contestadas por los funcionarios y empleados de la entidadbajo examen al principio de la auditora y posteriormenteconfirmados por el auditor en el transcurso de dicho examen..........24

Es la entrega de los respectivos oficios a cada uno de los funcionarios en elcual se les comunica la iniciacin del examen a los principalesfuncionarios y a todo el personal vinculado con las operaciones a serexaminadas en concordancia con los objetivos y el alcance de laauditora............................................................................................ 25

Esta comunicacin debe contener lo siguiente: el nmero de artculo de la LeyOrgnica de la Contralora General del Estado, y el artculo de su

reglamento; el nombre de la cuenta a la que se realizar el respectivoexamen, el nombre de la entidad que va a ser auditada, el perodo oalcance del examen, y la solicitud de colaboracin para el desarrollode dicha actividad. Esta de igual manera ir firmada por el jefe de launidad............................................................................................... 25

Al igual que los dems oficios enviados aqu detallamos un modelo de larespectiva notificacin....................................................................... 25

Oficio Circular No. 005-UAI-MR........................................................................ 25

Seccin: AUDITORA INTERNA .........................................................................26

Asunto: NOTIFICACIN DE INICIO DE EXAMEN ...............................................26Riobamba, 03 de febrero de 2009 ..................................................................26

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Doctor 26

ngel Ignacio Ynez Cabrera ..........................................................................26

ALCALDE DEL CANTON RIOBAMBA ..................................................................26

Presente .........................................................................................................26

De mi consideracin: ......................................................................................26

De conformidad con lo dispuesto en el Art. 90 de la Ley Orgnica de laContralora General del Estado y el Art. 21 de su Reglamento, notificoa usted que la Unidad de Auditora Interna, se encuentra realizando elexamen especial a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos en laEmpresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado, por el perodocomprendido entre 2006-01-01 y el 2008-12-31 con cargo al PlanAnual de Control para el ao 2009; razn por la cual solicito sucolaboracin para el desarrollo de nuestra actividad........................26

Particular que comunico para los fines legales consiguientes.........................26

Atentamente,.................................................................................................. 26

Ing. Elsa Murillo Cobo ......................................................................................26

AUDITORA GENERAL ......................................................................................26

I. MUNICIPIO DE RIOBAMBA .............................................................................26

Reglamento sobre la presentacin de los Informes de Auditora Interna .... ...43

ACUERDO 006-CG DE 20 JULIO 2004(RO. 392 DE 4-08-2004) ....................................................................43

Reformas que se han dado segn el acuerdo N 010 de la contralora general

del estado.......................................................................................... 43

ACUERDO 010-CG DE 19 MAYO 2008EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO .............................................43

INFORME DE EXAMEN ESPECIAL .....................................................................45

(Art. 3 Acuerdo 10 CG RO. 355 2008-06-09) ................................................45

OBJETIVOS DEL EXAMEN ......................................................................47

ALCANCE DEL EXAMEN .........................................................................48

LIMITACIN AL ALCANCE ..........................................................................................49

BASE LEGAL ...........................................................................................49

ESTRUCTURA ORGNICA ..........................................................................................49

MONTO DE RECURSOS EXAMINADOS .................................................51

CAPTULO II..................................................................................................... 51

La lectura del informe se la realiza con la presencia de los principalesfuncionarios y ex funcionarios de la entidad que de alguna manera tienenalguna responsabilidad con respecto a la cuenta examinada; ademsestar presente el alcalde, y todo el equipo de auditora que realiz el

examen en esta reunin se da lectura a todo el informe con todas lasnovedades encontradas aunque en el transcurso del examen los hayan

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justificado ya que se tiene que dar a conocer los errores o faltas cometidas.57

Es en esta fase que los implicados o involucrados pueden tomar la palabray exponer sus puntos de vista con respecto al informe; luego de estalectura los implicados tienen 5 das hbiles para entregar las respectivasjustificaciones de los hallazgos y novedades divulgados en la reunin.....57

CONCLUSIONES ........................................................................................................68

RECOMENDACIONES ...............................................................................................69

BIBLIOGRAFA ............................................................................................................70

PROPUESTA .................................................................................................................71

BIBLIOGARFA .............................................................................................................78

ANEXOS ........................................................................................................................78

ANEXOS ........................................................................................................................80

80

FORMATO 2 (ANEXO 1) ...............................................................................................81

N 81

RECOMENDACIN .......................................................................................................81

JULIO .............................................................................................................................81

AGOSTO ........................................................................................................................81

SEPTIEMBRE ................................................................................................................81OCTUBRE .....................................................................................................................81

NOVIEMBRE ..................................................................................................................81

DICIEMBRE ...................................................................................................................81

NDICE 86

NDICE DE RESPONSABILIDADES (anexo 6) .....................................................86

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INTRODUCCIN

En este tiempo de importantes cambios y transformaciones tanto sociales, polticos y

laborales que se han dado y por las exigencias mismas de la colectividad y la

tecnologa, se requiere que hoy en da cada profesional que ingresa al campo laboral

sea capacitado y con basta experiencia, es por eso que la realizacin de la pasanta

nos permite adquirir experiencias que conjuntamente con los conocimientos

adquiridos podemos conjugarlos y desempearnos de una manera eficiente en las

labores encomendadas en la misma.

La presente memoria contiene en detalle todas las actividades que se desarrollaron

durante el tiempo de la pasanta realizada en la Unidad de Auditora de la IlustreMunicipalidad del cantn Riobamba, que ms all de ser un requisito para obtener el

Ttulo de Ingeniera en Contabilidad y Auditora, Contador Pblico Autorizado, ha sido

un perodo de aplicacin prctica de todos los conocimientos adquiridos , para lograr

experiencias que nos ayuden a desempear las diferentes actividades de manera

eficiente en el campo laboral.

La se Unidad de Auditora Interna goza de autonoma respecto de otras jefaturas,departamentos y dependencias. Sin perjuicio de ello, este departamento realiza

actividades de control, fiscalizacin, asesoramiento y evaluacin en materias de orden

administrativo, financiero y patrimonial comprendidas en el campo de su competencia;

y se sujeta a las normas y leyes que rigen las entidades del sector pblico as como

las de la Contralora General del Estado para la ejecucin de sus acciones.

Asimismo, presta la colaboracin que por intermedio del Alcalde, puedan requerirle,para el ejercicio de sus funciones de fiscalizacin. Las relaciones del Departamento de

Auditora, en su carcter de oficina de control interno, con la Contralora General de la

Repblica, se rigen por lo establecido en el artculo 18 de la ley N 10.336.

En la Unidad de Auditora Interna se realizan exmenes especiales a cuentas

especficas, arqueos de caja a los recaudadores de las diferentes ventanillas de

cobros, se da asesoramiento sobre diferentes inquietudes sobre leyes que rigen y son


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sujetas de control, controles de movilizacin de los vehculos en los das feriados tanto

del Municipio como de las empresas que estn controladas por la entidad como son: la

Empresa de Agua Potable, y la Empresa de Productores San Pedro de Riobamba;

cabe mencionar que en estor meses se realiz un examen especial en la Empresa

Municipal de Agua Potable a la cuenta Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos.

Esta unidad no est autorizada para realizar Auditoras Financieras porque para el

sector pblico el nico organismo autorizado para realizar este tipo de auditoras es la

Contralora General de Estado.

DATOS INFORMATIVOS

1.1 APELLIDOS Y NOMBRES


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Orozco Layedra Gladys Elisa

1.2 ESCUELA

Contabilidad y Auditoria

1.3 DIRECCIN DOMICILIARIA

Ciudadela Daquilema

1.4 TELFONO

Mvil: 084842495

IDENTIFICACIN DE LA INSTITUCIN DONDE REALIZAR LA PASANTA.

2.1 NOMBRE DE LA INSTITUCIN

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE RIOBAMBA

Unidad de Auditora Interna.

2.2 NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA INSTITUCIN

Dr. ngel Ynez Cabrera

ALCALDE DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA

Ing. Elsa Murillo Cobo

AUDITORA GENERAL Enc.

2.3 UBICACIN

LUGAR

I. Municipalidad de Riobamba

CANTN

Riobamba

PROVINCIA

Chimborazo

DIRECCIN


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5 de Junio y Veloz

TELFONO

03 2960-001 EXT. 256.

2.4 TIPO DE INSTITUCIN

Institucin del Sector Pblico.

2.5 REA DE SERVICIO A LA QUE SE DEDICA LA INSTITUCIN

Servicio a la Comunidad

2.6 TIEMPO ESTIMADO DE DURACIN DE LA PASANTA EN HORAS

La duracin de la Pasanta es de 960 horas en un horario de lunes a viernes

de 8h00 a 12h30 y de 14h30 a 18h00.


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1. DESCRIPCIN

1.1 ANTECEDENTES

El Ilustre Municipio de Riobamba fue creado por la Constitucin Poltica de la

Repblica del Ecuador y la Ley Orgnica de Rgimen Municipal, que consagran la

autonoma funcional, econmica y administrativa de las Municipalidades;

La Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, los gobiernos seccionales

autnomos son ejercidos por los consejos provinciales, los concejos municipales,

las juntas parroquiales y los organismos que determine la ley para laadministracin correspondiente.

Es indispensable dotar a la Corporacin de una Estructura Orgnica y Funcional

que norme de manera clara y objetiva los procedimientos de la administracin del

gobierno del cantn, los niveles de delegacin y funciones de estructura, de

autoridad, de direccin, conformacin, control, tendentes a la modernizacin; y,

En uso de las facultades que le otorga el Art. 63, numeral 49 de la Ley Orgnica

de Rgimen Municipal Codificada,

1.2 CONFORMACION DEL ILUSTRE MUNICIPIO DE RIOBAMBA

Para el cumplimiento de sus funciones, atribuciones y responsabilidades, la Ilustre

Municipalidad de Riobamba est integrada por los siguientes niveles

administrativos:

Directivo;

Asesor; y,

Operativo.

NIVEL DIRECTIVO


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Este nivel est integrado por el nivel Legislativo y el nivel Ejecutivo.

El nivel Legislativo es el rgano de ms alto nivel de autoridad y corresponde al I.

Concejo Cantonal integrado por los concejales constituidos legalmente en sesin.

Su conformacin est de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 27 de la Ley Orgnica

de Rgimen Municipal Codificada, este nivel se encarga de legislar, formular

polticas, estrategias y establecer objetivos institucionales.

El nivel Ejecutivo est representado por el Alcalde del cantn; y, es el responsable

de dirigir, orientar, conducir y supervisar la ejecucin de las polticas y actividadesde la Administracin Municipal.

NIVEL ASESOR

Este nivel constituye una instancia de consulta en la toma de decisiones, su

funcin se canaliza a travs del Alcalde, quien aprueba, modifica o niega los

planes, programas e informes que presenten las dependencias que conforman

este nivel que est integrado por:

Comisiones Permanentes;

Comisiones Especiales;

Consejos Ciudadanos; y,

Direccin de Planificacin Territorial con sus Departamentos:

Gestin Territorial

Bienes Patrimoniales

Avalos, Catastros y SIG.

Planes, Programas y Proyectos.


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Direccin Jurdica;

Direccin de Auditora Interna; y,

Departamento de Vinculacin con la Comunidad.

NIVEL OPERATIVO

Este nivel est integrado por las reas de apoyo administrativo y operativo.

AREA DE APOYO ADMINISTRATIVO

Esta rea se encarga de la dotacin y Administracin de los Recursos Humanos,

Econmicos - Financieros y Tecnolgicos de la entidad y realiza aquellas

funciones necesarias para el cumplimiento de las actividades municipales, est

integrada por:

Comit Permanente de Fiestas;

Secretara de Concejo;

Direccin Administrativa y Recursos Humanos con los Departamentos de:

Recursos Humanos.

Capacitacin y Desarrollo Institucional.

Servicios Generales.

Sistemas.

Seguridad y Salud Ocupacional.

Direccin Financiera integrada por los Departamentos de:

Presupuesto.

Contabilidad.

Rentas.


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Tesorera.

Activos fijos.

Bodega.

Adquisiciones.

AREA DE APOYO OPERATIVO

El rea de apoyo Operativo, es la encargada de la ejecucin de los planes,

programas, proyectos y de cumplir los objetivos institucionales de la Ilustre

Municipalidad, est integrada por:

Direccin de Obras Pblicas conformada por los Departamentos de:

Fiscalizacin.

Programacin y Ejecucin.

reas Verdes y Espacios Saludables.

Mantenimiento.

Direccin de Higiene, Salubridad y Ambiente, conformada por los

Departamentos de:

Gestin Ambiental.

Desechos Slidos.

Laboratorio.

Camal.

Cementerios.


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Direccin de Educacin, Cultura, Recreacin y Deportes conformada por

los Departamentos de:

Promocin Cultural.

Servicios educativos y recreacionales.

Direccin de Proyectos, Convenios y Desarrollo Econmico, conformada

por los Departamentos de:

Proyectos y Gestin del Desarrollo.

Turismo.

Terminales Terrestres.

Direccin de Justicia y Vigilancia, integrada por los Departamentos de:

Comisaras Municipales.

Polica Municipal y Seguridad Ciudadana.Administracin de Mercados

1.3 LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA DE LA ILUSTRE

MUNICIPALIDAD DE RIOBAMBA

Auditora Interna.- Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las

operaciones financieras o administrativas efectuadas por auditores

profesionales por posterioridad a su ejecucin como un servicio a la mxima

autoridad, efectuado por personal de una unidad completamente

independiente de dichas operaciones, con la finalidad de verificarlas,

evaluarlas, e informar sobre los hallazgos significativos resultantes, con sus

respectivas conclusiones y recomendaciones.


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La Unidad de Auditora Interna del I. Municipio de Riobamba, fue creada

como parte de la estructura orgnica del Municipio de Riobamba en el nivel

asesor, mediante Ordenanza Municipal N 009-2007 resuelta por el I. Concejo

Cantonal de Riobamba; y est sujeta a la Ley Orgnica de Rgimen

Municipal, la misma que depender administrativamente de la Alcalda, y por

el cumplimiento de sus deberes responder ante el I. Concejo Cantonal de

Riobamba.

La Unidad de Auditora Interna se crea en base a las necesidades de la

Municipalidad ya que sta es una entidad del sector pblico por lo tanto se

manejarn fondos pblicos los mismos que mediante acuerdo 01190-1982

cuando la Contralora General de la Nacin modifica su denominacin por

Contralora General del Estado emiten el siguiente acuerdo:Que, de conformidad con el art. 113 de la Constitucin y el numeral 7 del

artculo 303 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, a la

Contralora General del Estado le compete realizar tanto el control de los

ingresos como el de los egresos

En uso de las facultades que le otorga el numeral 8 del artculo 303 de la Ley

Orgnica de Administracin Financiera y Control,

Acuerdan:

Dictar el Reglamento General para el Control de los Ingresos Pblicos.

El Departamento de Auditora goza de autonoma respecto de otras jefaturas,

departamentos y dependencias. Sin perjuicio de ello, este departamento

realiza actividades de control, fiscalizacin, asesoramiento y evaluacin en

materias de orden administrativo, financiero y patrimonial comprendidas en el

campo de su competencia; y se sujeta a las normas y leyes que rigen las

entidades del sector pblico as como las de la Contralora General del

Estado para la ejecucin de sus acciones.

La Unidad de Auditora Interna de la I. Municipalidad, es evaluada por parte

de la Contralora General del Estado y su dependencia tcnica consiste

principalmente en la aprobacin de los planes anuales de trabajo y sus

modificaciones, el control de calidad de los informes, cuando se lo considere

necesario, la determinacin de responsabilidades y la evaluacin del

desempeo de sus miembros entre otros.


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1.4 CONFORMACIN DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

Estructura Orgnica de la Unidad de Auditora Interna de la Ilustre.

Municipalidad del cantn Riobamba.

En la Unidad de Auditora no existe una estructura orgnica diseada por la

autoridad responsable, por lo tanto me permito sugerir la estructura orgnica

que se ajusta a las necesidades de la misma, pongo a consideracin el

siguiente organigrama:

En la Unidad de Auditora no existe una estructura orgnica diseada pero

dentro de la estructura orgnica de la Ilustre Municipalidad se ubica en el Nivel

Asesor y se encuentra conformada de la siguiente manera:

ESTRUCTURA ORGNICA DE LA UNIDAD DE AUDITORA

Nivel Directivo

Jefe de la Unidad

AUDITORAGENERAL

SECRETARIA

AUDITORA

INTERNA

AUDITORA

INTERNA

ALCALDE


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Nivel Operativo

Auditora Interna 1

Auditora Interna 2

Secretaria

Visin

Constituirnos en una Unidad consolidada, con estructura flexible sujetos a

normas y polticas claras, con personal capacitado acorde con el avance de la

ciencia y tecnologa, encargada del aseguramiento de la calidad, concebidapara agregar valor y mejorar las operaciones de la institucin y coadyuvar al

cumplir los objetivos, aportando un enfoque sistemtico y disciplinado, evaluar

y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos y control.

Misin

Realizar exmenes especiales, verificar y evaluar el cumplimiento,

adecuacin y aplicacin de las normas y procedimientos de control interno

establecidos, generar informes de calidad con recomendaciones tendientes a

mejorar la gestin municipal y sugerir las medidas correctivas oportunas a un

costo razonable.

Valores

Responsabilidad

Iniciativa

Puntualidad

Compaerismo

Respeto

Honradez

Solidaridad


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1.5 JUSTIFICACIN (verificar con plan pasanta)

Como estudiante de la Escuela de Contabilidad y Auditora y egresada de laprimera promocin de Ingenieros en esta especialidad estoy preparada con

todos los conocimientos acadmicos y ticos impartidos para desempear

cualquier actividad laboral, siendo imprescindible conjugar esta preparacin

acadmica con la experiencia y el ambiente laboral con el fin de ser una

profesional que cumpla con las exigencias del medio y dejar muy en alto el

nombre de la Universidad y por ende el de la Escuela.

Es por esta razn que la pasanta la realizar en la Unidad de Auditora

Interna de la I. Municipalidad del cantn Riobamba; y adems poder colaborar

en la realizacin de Auditoras de Gestin y Exmenes Especiales

planificados e imprevistos para evaluar la gestin operativa, administrativa,

ambiental y tcnica de la entidad en trminos de costo, tiempo legalidad,

economa, efectividad, eficiencia y transparencia; con el objetivo de colaborar

en el desarrollo de las actividades diarias y las programadas por esta unidad;

asumiendo las responsabilidades laborales en el desempeo de susfunciones asignadas y gracias a esta oportunidad poder cumplir con uno de

los requisitos necesarios previos a la obtencin del Ttulo de Ingeniera en

Contabilidad y Auditora C.P.A otorgado por tan prestigiosa Universidad.

1.6 OBJETIVOS

1.7.1 Objetivo General (verificar con plan pasanta)

Poner en prctica todos los conocimientos adquiridos en mi

formacin acadmica universitaria, ayudando al desarrollo de la

Institucin en la que realizar la pasanta y a la sociedad con


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tica y transparencia buscando la eficiencia y eficacia de las

actividades.

Apoyar la Gestin Municipal, con decisin efectiva de los Directivos,Funcionarios y Servidores a travs de la ejecucin de exmenes especiales y

acciones de control y asesora, para el cumplimiento de los objetivos

institucionales, encaminados a brindar seguridad razonable y el fiel cumplimiento

de polticas y regulaciones vigentes, para proteger los recursos del Estado.

2.7.1 Objetivos Especficos

Lograr experiencia en el aspecto profesional buscando desarrollar de

mejor manera los conocimientos impartidos por los catedrticos de

tan prestigiosa Escuela.

Colaborar con la Institucin y cumplir con lo dispuesto en las leyes,

reglamentos, normas y procedimientos que rigen las actividades

administrativas, financieras y ticas aplicadas para el sector pblico.

Buscar un espacio en la organizacin para formar parte de la misma.

Promover permanentemente en el personal municipal elconocimiento y actualizacin de las normas vigentes para una

correcta aplicacin.

Generar peridicamente informacin que establezca

recomendaciones en el proceso de retroalimentacin.

Vigilar para que se mantenga actualizada la informacin contable,

financiera y presupuestaria de la Administracin Municipal,

sujetndose a las normas y principios generalmente aceptados de

Auditora.

Mejorar la calidad del desempeo institucional.

Realizar controles previos, concurrentes y posteriores de la Gestin

Administrativa y Financiera Municipal.

1.7 BENEFICIARIOS


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Los beneficiarios de la pasanta que realizar en Auditora Interna son:

3.7.1 Beneficiarios Directos

Ilustre Municipalidad del Cantn Riobamba.- En asesorar a las

autoridades y a los funcionarios que requieren de los servicios

profesionales de Auditora Interna, con sujecin a las leyes y Normas de

Control Interno, en el anlisis, desarrollo implantacin y mantenimiento de

los sistemas y procesos institucionales a travs de una participacin activay oportuna en el campo de su competencia, en funcin del mejoramiento

continuo del sistema de Control Interno de la entidad.

Universidad Nacional de Chimborazo.- En calidad de estudiantes de la

primera promocin de Ingenieros en Contabilidad y Auditora.

Prestigio institucional por la calidad de estudiantes de la primera promocin

de Ingenieros en Contabilidad y Auditora al servicio de la sociedad.

Pasante.- Requisito necesario para la obtencin del Ttulo de Ingeniera en

Contabilidad y Auditora.

3.7.2 Beneficiarios Indirectos

Colaboradores y trabajadores de la Ilustre Municipalidad de

Riobamba.

BENEFICIARIOS DIRECTOS BENEFICIARIOS INDIRECTOS

La Ilustre Municipalidad de

Riobamba.

Universidad Nacional de

Chimborazo.

Los usuarios de la I. Municipalidad

de la ciudad de Riobamba.

Gladys Orozco L. (Pasante)


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Funcionarios de la Empresa de Agua Potable.- Un mejor servicio, mayor

informacin y mayor experiencia al realizar las diferentes

responsabilidades encomendadas a cada uno de ellos.

RECURSOS

4.1 Talento Humano

Gladys Orozco L.PASANTE

Lic. Alfredo FigueroaTUTOR

Ingeniera Elsa MurilloJEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORA

Ingeniera Susana PeafielJEFE DE EQUIPO DEL EXAMEN REALIZADO

4.2 Materiales

tiles de oficina

Computadora

Impresora

Papeles de trabajo

Copiadora

Copias de la documentacin de sustento

Otros

4.3 Financieros (verificar con plan pasanta)

IngresosAporte del Pasante $ 166,00

Egresos

N DETALLE VALOR ($)

1 tiles de Oficina 9,00


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2 Tinta para Impresora 8,00

3 Hojas de papel bond 10,00

4 Fotocopias 5,00

5 Movilizaciones 88,00

6 Encuadernacin 30,00

7 Imprevistos 16,00

TOTAL $ 166,00


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4.4 Metodologa a Utilizarse

5.2.11 Mtodo Cientfico (verificar con plan pasanta)

El mtodo cientfico es una abstraccin de las actividades que los

investigadores realizan, concentrando su atencin en el proceso de adquisicin

del conocimiento.

Se aplicar porque gracias a este mtodo voy a adquirir experiencia con la

realizacin de auditoras de gestin y exmenes especiales planificados e

imprevistos para evaluar la gestin operativa, administrativa, ambiental tcnicade la entidad, en trminos de costo, tiempo, legalidad, economa, efectividad,

eficiencia y transparencia; en el cual se pondr en prctica los conocimientos

de las diferentes asignaturas adquiridos durante los aos de mi formacin

profesional.

Se aplicar porque gracias a este mtodo voy a adquirir experiencia en el

manejo de las leyes que rigen para la aplicacin de las diferentes Auditoras a

realizarse Se seguir una serie de pasos para proceder a la deteccin de

hallazgos, elaboracin de informes y determinacin de responsabilidades,

gracias a los conocimientos adquiridos en las diferentes asignaturas durante

los aos de mi formacin profesional.

5.2.12 Mtodo Analtico

Es el mtodo general mas utilizado, el cual significa descomponer en partes un

objeto y luego analizar sus partes.

Es por eso que al realizar las verificaciones documentales se analizar cada

una de las partes o componentes de los diferentes departamentos existen en la

Entidad que se encuentren como materia de estudio o verificacin; as tambin

cada una de las actividades como: fiscalizacin, control y evaluacin de las

acciones que debe cumplir el servicio, en materias de orden asistencial, tcnico

administrativo, financiero y patrimonial comprendidas en el campo de su

competencia.


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5.2.13 Mtodo Deductivo

Este mtodo va de lo general a lo particular, ya que al utilizarlo podremos

identificar y evaluar los procedimientos y sistemas decontrol y prevencin paraevitar actos ilcitos y de corrupcin que afecten a la entidad; as como tambin

mantener un programa de seguimiento del cumplimiento de las

recomendaciones establecidas en los informes de Auditora Interna y Externa.

INFORME DE LA PASANTA

DESCRIPCIN DE LA EJECUCIN DE LA PASANTA

La pasanta es un detalle simplificado de las principales actividades que se

realizarn en una auditora ejecutada en la Unidad de Auditora Interna de la

Ilustre Municipalidad del cantn Riobamba durante el tiempo de la pasanta.

La finalidad primordial de la Auditora es ayudar a las entidades y organismos

pblicos a mejorar sus operaciones y actividades en base al desarrollo de

hallazgos, formulacin de conclusiones y la presentacin de recomendaciones.

Est dirigida no solo a detectar o descubrir fraudes, irregularidades y

desviaciones con la finalidad de aplicar sanciones, sino la de identificar las

causas bsicas de stos problemas para poder corregirlos.

Un equipo de Auditora debe estar formado con suficiente personal profesional

para efectuar su trabajo: El Auditor profesional se forma en las aulas

universitarias y en cursos de capacitacin, pero el complemento a su formacin

respecto a la aplicacin de criterio y buen juicio profesional la obtiene con

varios aos de experiencia prctica bajo la supervisin adecuada de un auditorya formado.

DESCRIPCIN DE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES

En la Unidad de Auditora Interna de la I. Municipalidad de Riobamba, cada uno

de los colaboradores conoce las funciones que debe cumplir pero el jefe de la


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unidad es quien designa las diferentes actividades o responsabilidades que

deben realizar cada uno de los integrantes de esta unidad.

La Auditora Interna es una funcin de asesora, por lo tanto el auditor interno no

est autorizado para efectuar cambios en los procedimientos u operaciones de la

entidad; ni ordenar que estos se efecten.

A continuacin me permito detallar las principales funciones que realizan cada

colaborador de la Unidad de Auditora;

Jefe de Auditora.

Dirigir, organizar, planificar, coordinar y supervisar el funcionamiento del

Departamento, de acuerdo con las normas, directivas y manuales

aprobados.

Ejercer las atribuciones que le delegue el Alcalde o el Concejo Cantonal

Responsable de la unidad

Entregar informacin de los resultados de cada trabajo realizado tanto a la

I. Municipalidad como a la Contralora.

Coordinacin del control de la calidad del trabajo realizado por su equipo .

Entregar la respectiva orden de trabajo a cada jefe de equipo para los

exmenes a realizarse o as tambin para cualquier actividad relacionada

con esta unidad.

Revisin de los informes presentados de cada trabajo realizado por su

equipo.

Desempear las dems funciones y tareas que le encomienden tanto el

Alcalde y/o el Concejo Cantonal.

Auditora Interna 1

Realizacin de los respectivos exmenes programados con constante

comunicacin con el jefe de la unidad.


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Desempear las dems funciones y tareas que le encomienden el jefe de

Auditora.

Auditora Interna 2

Realizacin de los respectivos exmenes programados con constante

comunicacin con el jefe de la unidad, as como tambin realizar todas las

actividades de responsabilidad de esta unidad.

Secretaria

Se encarga de la elaboracin de algunos oficios, archivar

correspondencia, recepcin y entrega de correspondencia.

EXAMEN ESPECIAL REALIZADO A LA EMPRESA MUNICIPAL

DE AGUA POTABLE DE RIOBAMBA A LA CUENTA

EQUIPOS, PAQUETES Y SISTEMAS INFORMTICOS

EXAMEN ESPECIAL.- Es la verificacin, revisin o estudio de una parte

de las operaciones financieras o administrativas efectuadas con posterioridad a

su ejecucin aplicando tcnica y procedimientos de auditora con la finalidad de

verificarlas, evaluarlas y elaborar el correspondiente informe el cual debe

contener , comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Los exmenes especiales efectuados por la Contralora, por las unidades de

auditora interna y por las firmas privadas contratadas, estarn sujetas a stas

polticas y normas tcnicas de Auditoras dictadas por la Contralora General del

Estado.

A continuacin se detallan todos los pasos y actividades realizadas en el examen

especial que se efectu en este perodo de pasanta.


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6.1.1 ORDEN DE TRABAJO.-

Es la entrega del oficio en el cual autoriza el jefe de la unidad al jefe de equipo el

inicio del examen adems una copia de este documento deber ser entregado a;

la Direccin de Coordinacin de Auditoras Internas; en el mismo consta elnmero de orden, la fecha, a quien va dirigido, el nmero de artculo que rige la

ley orgnica de la Contralora General del Estado, el lugar o entidad en donde se

va a realizar el examen, se indicar si el examen se realizar en cumplimiento

del plan anual de control de la unidad o si obedece a un imprevisto autorizado;

citando el nmero y fecha de la autorizacin, as como las modificaciones si las

hubiera, el alcance, los objetivos del examen, quien controlar y coordinar el

trabajo, el tiempo estimado para su conclusin, e indica tambin que se dar la

lectura del informe borrador inmediatamente de la lectura y posteriormente seenviar a la Contralora para su aprobacin. El mismo tiene que ir firmado por el

jefe de la unidad.

Formato del oficio de la orden de trabajo


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Oficio No. 008-UAI-MR-2009.

Seccin: AUDITORIA INTERNA

Asunto: ORDEN DE TRABAJO No. 001-UAI-MR-2009

Riobamba, 3 de febrero de 2009.

IngenieraSusana PeafielAUDITORAI. MUNICIPIO DE RIOBAMBA

Presente.-

De mi consideracin:

De conformidad con lo dispuesto en el artculo 19 de la Ley Orgnica de laContralora General del Estado, autorizo a usted realizar un Examen Especial aEquipos, Sistemas y Paquetes Informticos, en la Empresa Municipal de AguPotable , por el perodo comprendido del 2006-01-01 al 2008-12-31.

OBJETIVOS

Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentariasdems normas aplicables.

Establecer la propiedad, veracidad de las operaciones administrativasfinancieras ejecutadas por la entidad, durante el perodo examinado.

La coordinacin del control de la calidad de este trabajo estar a cargo de la IngElsa Murillo; el tiempo estimado para concluir el mismo es de 55 das laborables,luego del cual se dar lectura del borrador del informe y posterior aprobacin della Contralora.

Particular que comunico para los fines legales pertinentes.

Atentamente,

Ing. Elsa Murillo CoboAUDITORA GENERALI. MUNICIPIO DE RIOBAMBA


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6.1.2 Elaboracin del cuestionario de control interno para aplicar en la

auditora a realizarse.

Este es un documento que se debe elaborar antes de iniciar la auditora y

consiste en realizar una serie de preguntas elaboradas por el auditor que sern

contestadas por los funcionarios y empleados de la entidad bajo examen al

principio de la auditora y posteriormente confirmados por el auditor en el

transcurso de dicho examen.

Las preguntas van dirigidas principalmente hacia los procedimientos de control

interno no aplicados por la entidad; estas preguntas deben ser de acuerdo a lasoperaciones de la cuenta a examinar en la misma; a travs de las respuestas

obtenidas podremos tener la certeza de que documentacin debemos solicitar.

Aqu mostramos un modelo del cuestionario realizado en este examen.

EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO - EMAPARCUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: " EQUIPOS SISTEMAS Y PAQUETES

INFORMTICOS " PERODO 2006-01-01 A 2008-12-31

DESCRIPCIN REF. P/TRESPUESTA

OBSERVACIONESSI NO N/A

Se ha contratado plizas deseguro para cubrir riesgosen el manejo de inventarios(Eqpuipos, Sistems yPaquetes Informticos),incluyendo las fianzasotorgadas por el personalresponsable de su custodia?.

Se han aplicadoprocedimientos para laplaneacin y ejecucin de latoma fsica de inventarios, surecopilacin, valoracin ycomparacin con los registroscontables?.Se han diseado y aplicadoprocedimientos paradeterminar la existencia deposibles bienes daados yobsoletos?.


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6.1.3 Notificacin de Inicio de Examen.-

Es la entrega de los respectivos oficios a cada uno de los funcionarios en el

cual se les comunica la iniciacin del examen a los principales funcionarios y

a todo el personal vinculado con las operaciones a ser examinadas en

concordancia con los objetivos y el alcance de la auditora.

Esta comunicacin debe contener lo siguiente: el nmero de artculo de la

Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, y el artculo de su

reglamento; el nombre de la cuenta a la que se realizar el respectivo

examen, el nombre de la entidad que va a ser auditada, el perodo o alcance

del examen, y la solicitud de colaboracin para el desarrollo de dicha

actividad. Esta de igual manera ir firmada por el jefe de la unidad.

Al igual que los dems oficios enviados aqu detallamos un modelo de la

respectiva notificacin.

Oficio Circular No. 005-UAI-MR.


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Seccin: AUDITORA INTERNA

Asunto: NOTIFICACIN DE INICIO DE EXAMEN

Riobamba, 03 de febrero de 2009

Doctorngel Ignacio Ynez CabreraALCALDE DEL CANTON RIOBAMBAPresente

De mi consideracin:

De conformidad con lo dispuesto en el Art. 90 de la Ley Orgnica de laContralora General del Estado y el Art. 21 de su Reglamento, notifico a

usted que la Unidad de Auditora Interna, se encuentra realizando el examenespecial a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos en la EmpresaMunicipal de Agua Potable y Alcantarillado, por el perodo comprendido entre2006-01-01 y el 2008-12-31 con cargo al Plan Anual de Control para el ao2009; razn por la cual solicito su colaboracin para el desarrollo de nuestraactividad.

Particular que comunico para los fines legales consiguientes.

Atentamente,

Ing. Elsa Murillo CoboAUDITORA GENERALI. MUNICIPIO DE RIOBAMBA

6.1.4 Entrega de notificaciones y elaboracin de la gua de correos.-

Estas notificaciones sern entregadas personalmente a cada uno de los

funcionarios y ex funcionarios de la entidad en la cual se est realizando el

respectivo examen, as como tambin tenemos una gua de correos en el cual

consta los nombres completos y el cargo que han o estn desempeando en la

entidad auditada la misma que debemos hacerles firmar con su respectivo

nmero de cdula, si fuera el caso que no se pudiera entregarles personalmente

se har firmar a la persona que reciba en una copia del oficio de notificacin en

el cual tambin deber constar los datos de la persona que recibe y el


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parentesco o la afinidad de la persona comunicada el cual ser archivado para

constancia de que fue comunicado en caso de que el funcionario alegue que no

tena conocimiento de dicha comunicacin. En el caso de que no fuere posible

ubicarles se deber hacer una publicacin por la prensa local de dicha

comunicacin.


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6.1.5 Solicitudes de informacin personal.-

Se elabora los oficios solicitando informacin de datos personales, cargo, tiempo

de ejecucin en dicho cargo, direccin domiciliaria, nmero de contacto

telefnico y cdula de identidad. a cada uno de los funcionarios; indicando

adems en donde ser receptada dicha informacin.

Este es el formato de las solicitudes de informacin enviadas


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Oficio No. 015-UAI-MR.


Asunto: SE SOLICITA INFORMACION


Doctor

Luis Gonzalo Granja Robalino

RESPONSABLE DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA - FINANCIERA DELA EMAPAR.

Presente.

De mi consideracin:

Como es de conocimiento, esta Unidad se encuentra realizando un ExamenEspecial, a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos en la Empresa Municipalde Agua Potable y Alcantarillado, por el perodo comprendido entre 2006-01-01 yel 2008-12-31, en tal razn, agradecer a usted proporcionar la siguiente

informacin:- Nombres y apellidos completos de los miembros del Directorio de la

Entidad, perodo de actuacin, direccin domiciliaria y telfonos, por elperodo antes indicado.

La informacin solicitada deber remitir a nombre de la suscrita, a nuestra oficinaubicada en la Unidad de Auditora Interna en el 2do. piso del I. Municipio deRiobamba.


Atentamente,


AUDITORA GENERAL

I. MUNICIPIO DE RIOBAMBA


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6.1.6 Solicitud de documentacin e informacin relacionada al examen.-

Se elabora los oficios solicitando informacin a cada uno de los funcionarios

con el detalle exacto del tipo de informacin requerida y la documentacin

que se solicita, indicando adems en donde ser receptada dicha

informacin.

Adems podemos mencionar que el equipo de auditora tiene toda la

facultad para solicitar documentacin archivada en la entidad si este lo

requiriere, y la entidad en la obligacin de entregarla. Facultad respaldada

en el art. 76 de LOCGE que dice:

Obligacin de remitir informacin.- Las instituciones del Estado y susservidores, as como los personeros y representantes de las personasjurdicas de derecho privado sometidas al control de la Contralora General

del Estado, en los trminos previstos en la presente Ley, estn obligados aproporcionar a sta, exclusivamente para fines de examen de auditora,informacin sobre las operaciones o transacciones cuando les searequeridos por escrito

Por lo tanto aunque no se tuvo la completa colaboracin de todos los

funcionarios para remitir la informacin solicitada se pudo evidenciar y

realizar varias verificaciones.

Este es otro formato de las solicitudes de informacin enviadas.

Oficio No. 016-UAI-MR.


Asunto: SE SOLICITA INFORMACION


Doctor

Luis Gonzalo Granja Robalino

RESPONSABLE DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA - FINANCIERA DE

LA EMAPAR.

Presente.


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De mi consideracin:

Como es de conocimiento, esta Unidad se encuentra realizando un ExamenEspecial, a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos en la EmpresaMunicipal de Agua Potable y Alcantarillado, por el perodo comprendidoentre 2006-01-01 y el 2008-12-31, en tal razn, agradecer a ustedproporcionar la siguiente informacin, por el lapso indicado:

o Detalle de los juicios instaurados por la Entidad y los seguidos ensu contra, en caso de prdida o robo de bienes, de funcionarios oterceras personas, con indicacin de: inicio del juicio, ltimagestin efectuada, estado en que se encuentran y porcentaje deavance de los juicios, adjuntando la respectiva documentacin derespaldo.

o Ordenanza de creacin, reglamentos internos de la EMAPAR.

o Orgnico Funcional y Estructural.

o Disposiciones internas que se utilizan en el desarrollo de lasactividades administrativas y financieras de la entidad, en elperodo sealado.

La informacin solicitada deber remitir a nombre de la suscrita, a nuestraoficina ubicada en la Unidad de Auditora Interna en el 2do. piso del I.Municipio de Riobamba.


Atentamente,


AUDITORA GENERAL

I. MUNICIPIO DE RIOBAMBA

Esta documentacin nos servir como fuente de informacin la cual fue

revisada y verificada en el transcurso del examen; en este lapso tuvimos que

revisar los diarios y registros de las adquisiciones de los equipos

informticos, revisando el seguimiento del reglamento interno que tiene esta


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empresa para la adquisicin de bienes, y de acuerdo al Reglamento General

Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico.

Fechas.-

Costos.- al revisar los costos de las diferentes adquisiciones se pudoverificar que varios casos no siempre se escoga la oferta ms econmica ya

que no siempre lo ms econmico es la oferta ms conveniente, sino que se

deba valorar la calidad y oportunidad de entrega de los equipos a ser

adquiridos.

Proveedores.- En esta entidad como en todas las del sector pblico tienen

un listado de proveedores calificados, los mismos que deben reunir varios

requisitos para ser parte de este listado y son los siguientes:

o Tener el RUC actualizado

o Tener la capacidad de contratar y ser contratado

o Tener un nombre comercial

o No tener ningn grado de afinidad, ni consanguinidad con ningn

funcionario de la entidad auditada.

Pero este tipo de informacin se revis solo hasta el ao 2008 ya que para

el ao 2009, el presidente de la repblica decret que las adquisiciones y

contratos de adquisiciones de bienes en el sector pblico se las realizar

mediante el portal de compras por internet.

Depreciaciones.- Se realiz la revisin de las depreciaciones de los

diferentes equipos, ya que stos deben estar depreciados de acuerdo al

mtodo..determinado por la ley.

Contratos para la adquisicin de sistemas informticos.-

Revisin de comprobantes de ingresos y egresos.- al realizar la revisin

de esta documentacin se analiza las firmas de responsabilidades, fechas

de elaboracin del documento, autorizaciones, certificaciones y dems

pasos protocolarios que deben seguirse registrarse en estos comprobantes.

Revisin de partidas presupuestarias.- Para las diferentes adquisiciones

ya sean stas de equipos o cualquier bien debe existir la partida

presupuestaria disponible para dicho gasto y quien debe emitir una


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certificacin de la disponibilidad de los recursos debe hacerlo el analista de

presupuestos, ya que el es el conocedor de los recursos disponibles para

cada una de los gastos que estn presupuestados y el disponible que tiene

la entidad para los imprevistos o emergencias de gastos.

Revisin de proformas.- Esta documentacin debe tener fecha anterior a las

facturas y posterior a las de la solicitud de materiales elaboradas en la

entidad las cuales deban cumplir entre otros los siguientes requisitos:

o Cuando el monto era menor a 100 USD se poda realizar la

adquisicin solo con una proforma;

o Cuando el monto era hasta 500 USD se poda adquirir con la

presentacin de 2 proformas y;

o Si el monto era superior a los 500 USD deba hacerse la

adquisicin con la presentacin de 3 proformas.

Revisin de los cuadros comparativos.- Los cuadros comparativos son

documentos en los cuales se detallan las propuestas o detalles de las

proformas y como su nombre mismo lo dice es la comparacin de las ofertas

presentadas para la seleccin de la oferta mas conveniente; este cuadro

debe tener las firmas de legalizacin de los responsables de la elaboracin

del mismo y de quienes determinan la oferta ganadora.( falta actividades

realizadas con respecto a las revisiones de documentos)( pedir el manual de

adquisiciones de la emapar)

Levantamiento y toma fsica del inventario de la cuenta sujeta a

examen.-

En este examen se vio la necesidad de realizar la toma fsica y el

levantamiento del inventario de la cuenta ya que esta entidad no cuenta conun inventario ni registro de los bienes a examinar, es por eso que aunque

esto no sea un trabajo que debe realizar el auditor se tuvo que realizar para

tener una base de datos para poder determinar los hallazgos o novedades

que se han dado en el perodo sujeto de examen.

Para la elaboracin de este inventario tuvimos que trasladarnos a la entidad

e ir tomando datos de los equipos, informticos con la ayuda del jefe de

Recursos Informticos; en el cual se detall lo siguiente:


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o Marcas

o Series

o Colores

o Modelos

o Ubicacin del departamento

o Custodio o usuario

Con todo este detalle pudimos examinar el tratamiento y proceso de

adquisicin de los equipos informticos y poder ir comparando con los

diarios, documentacin archivada por el departamento del rea financiera

de los registros de las adquisiciones realizadas.

Adems se pudo realizar la revisin de las respectivas depreciaciones y

registros contables de cada uno de estos bienes, as tambin pudimos

elaborar las actas actualizadas con los detalles y caractersticas de los

bienes para que cada uno de los usuarios y custodios de estos bienes

puedan hacerse responsables de los mismos con sus respectivas firmas.

Este trabajo ms que una labor del auditor fue un aporte de parte de

quienes tuvimos la oportunidad de realizar esta auditora, y aunque comose aclar anteriormente no es un trabajo que debe realizar el auditor

debemos mencionar que el auditor debe estar preparado para realizar

tareas que incluso no sean de su responsabilidad, pero en este caso si no

se tena esta informacin era imposible continuar con el examen

programado ya que estos se realizan con tiempos programados por la

Contralora. Debo concluir que la responsabilidad del auditor est ante todo

e incluso si se tiene que realizar labores que no sean las nuestras, y

aunque no se tenga una especialidad en un rea especfica tenemos quesolicitar a la entidad auditada la colaboracin de un especialista en el

trabajo que debemos realizar.

A continuacin me permito indicar un modelo de los inventarios

elaborados:


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INVENTARIO DE:ACTIVOS FIJOS Y CONTROLADMINISTRATIVO B PERIODO: 2005

DIRECCIN: ADMINISTRACION GENERAL

DEPARTAMENTO:

OBJETIVO: CONSTATAR LA EXISTENCIA FISICA DE BIENES (EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS) EN LOS DEPARTAMENTOS DE LA EMAPAR

IDENTIFICACIN

CODIGOCODIGO DE

CUENTACANTIDA

DDESCRIPCIN DEL BIEN

N: DESERIE

MODELO YTIPO

MARCA COLORFECHA DECOMPRA

COSTO DECOMPRA

PROVEEDORY No. FACT.

VIDATIL

ESTADODELBIEN

RESPONSABL

ESOBSERVACIONES

ADM.GENERAL .-1.1.840.107.

00

141.01.07 1

IMPLEMENTACION DELSISTEMA DECONTABILIDADGUBERNAMENTAL"FINAN_ CG" BAJO LAMODALIDAD DEDERECHO DE USO,QUE C0NTIENE LOSSUBSISTEMAS DECONTABILIDA,PRESUPUESTO,ACTIVOS FIJOS,INVENTARIOS Y ROLESDE PAGOS.

####### #######

FINAN_SGAS.A.Fact. No. 111 -DIARIO 113

5

DIRECCIONFINANCIERA

-CONTABILIDA

D FALTA ACTA CON EL PROVEEDOR

GRATIS: FILTROPANTALLA 17", PADMAOUSE, COBERTORFULL 17", MICROFONOPEDESTAL NEGRO

IDC INTERAM.COMP.Fact. No. 9335- DIARIO 175

5

FALTA

1

UPS 1000 vAG503099 1000 VA THOR

NEGRO

21 /1 2/ 20 05 1 04, 16 5

LSTADE

EQUIPOS

DAADOS control adm - LISTA EQUIPOS DAADOS


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Adems como una contribucin de nuestro trabajo fue dejar elaboradas las

actas de recepcin y entrega de los equipos informticos los cuales no se

encontraban legalizadas ni actualizadas; ya que estas actas son

documentos indispensables que debe tener la entidad para salvaguardar

los bienes y que los usuarios de estos bienes sean responsables y

custodios del manejo y buen uso de los mismos.

Seguidamente presento un modelo de las respectivas actas.


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ACTA DE ENTREGA RECEPCION DE EQUIPOS INFORMATICOS

AREA: SERVIDOR - RECURSOS INFORMATICOS USUARIO: COMERCIALIZACION - J, JcomeENTIDAD: IMR

CODIGO N: 001 FECHA COMPRA: 12/10/2004PROVEEDOR:

FECHA: 23/03/2009

PERIFERICOS MARCA MODELO N SERIE TIPO

ADICIONAL POTENCIA PROVEEDOR F.ADQU GARANT OBSERVACION

ESTADO

B R M

C.P.U IBM Xseries 232 8668-41X 78 - GZL50 Vertical Negro Sin Cdigo x

Monitor IBM 6331 - 41E54 55 -WF518 Negro Sin Cdigo x

Teclado IBM kb - 9910 0790853 Negro Sin Cdigo x

Mouse IBM M-5BJ96 F93AA0AN3SC22SJ Negro Sin Cdigo x

Parlantes

Impresora

Scanner

Switch D-LINK DGS-105 DRHT15B000427 Caf Sin Cdigo x

Supresor de Picos

U.P.S.

U.P.S. TRIPP LITLE 1000 AG0M6032 Negro Sin Cdigo x

ROUTER BELKIN 20747823204735 Plomo Sin Cdigo x

DISPOSITIVOS MARCA VELOCIDAD MODELO TAMAO

N SERIE TIPO PROVEEDOR F.ADQU GARANT OBSERVACION

ESTADO

B R M


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Microprocesador Intel 1200 MHz Pentium III

Memoria RAM HP 528 MB

Disco Duro HP 54 GB

U. Diskette

U. TAIPE Si

U.CD-RW CD - ROM

Tarjeta de Video Incorporada

Tarjeta de RAI Smart Array 6iControler

Tarjeta de Sonido

Tarjeta de Red Incorporada

Mainboard

MEMORIA Cantidad Tamao/bus Libres SLOTS Ocupados Libres Puertos E/S datos

SIMM ISA Tipo Cantidad

DDR PCI COM

LPT

CLAVE DE ACCESO: PS/2

SERVIDOR: SISTEMA OPERATIVO:WINDOWS 2003SERVER USB

USUARIO DE RED: PROGRAMA ANTIVIRUS:

CLAVE DE RED: PROGRAMAS:

. ..

Recibo Conforme Recursos Informticos Bodega y Control de Activos (e )

COMERCIALIZACION - J, Jcome ING. JOSE JACOME ING. CRISTIAN YANCHAPAXI


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6.1.7 Comunicacin parcial de resultados.

El informe debe emitirse en forma oportuna a fin de que permita la toma de

acciones correctivas en forma inmediata.

Los resultados obtenidos durante el desarrollo de la auditora sern

comunicados a la administracin del ente o rea, tan pronto se dispongan de

conclusiones firmes a fin de que los datos sean utilizados adecuada y

oportunamente. La oportuna y parcial comunicacin de los resultados no

sustituye al informe.

En esta documentacin debemos detallar todo el trabajo realizado en el cual se

debe examinar todas las acciones basndonos en los reglamentos que rigen al

sector pblico, as tambin en esta etapa vamos archivando toda la

documentacin de sustento que sern nuestros papeles de trabajo, documentos

que respaldarn nuestros comentarios.

Este es un documento, el cual es entregado a los funcionarios que tienen de

alguna manera que justificar los hallazgos encontrados en el examen realizado,

y es entregado de igual manera con un formato el cual es impuesto por la

Contralora. Adems en cada uno de los hallazgos ir la norma que rige el

proceso, la misma que ir en letra cursiva, entre comillas, con sangra y ser

transcrita tal y cual se encuentra en la ley.

Podamos mencionar adems que este documento es el resumen de toda la

auditora realizada y en la cual los funcionarios pueden ir justificando los

hallazgos encontrados sin necesidad de ser notificados todava, es decir que en

este lapso los involucrados tienen la oportunidad de enmendar errores

cometidos sin que estos se conviertan en hallazgos detallados en el informe; as

como tambin se deben resaltar hechos en los cuales intervinieron terceras

personas especificando la cuanta a la que asciende el dao ocasionado, perode alguna manera han afectado a la cuenta examinada o la entidad en si.

Aqu podemos detallar no solo las acciones cometidas sino tambin las

omisiones y el incumplimiento de las leyes en este caso las que rige al sector

pblico que sera la Ley de Rgimen Municipal, es decir que no solo son

hallazgos las acciones cometidas sino tambin las que no se ejecutan a

sabiendas de que se deben cumplir; es por eso que la ley dice que el

desconocimiento de la ley no le exime de responsabilidad.


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Oficio Circular No. 000-UAI-MR-2009


Asunto: COMUNICACIN PARCIAL DE RESULTADOS

Fecha: Riobamba, 00 de abril de 2009

Doctor

Fausto Andrade

GERENTE GENERAL (E) EMAPAR.

Presente.

De mi consideracin:

Como es de conocimiento, esta Unidad se encuentra realizando un ExamenEspecial, a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos en la Empresa

Municipal de Agua Potable y Alcantarillado, por el perodo comprendido entre

2006-01-01 y el 2008-12-31, en tal razn de conformidad con los artculos 90 de

la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 22 de su Reglamento,

comunico los resultados parciales, con el objeto que emita sus puntos de vista

debidamente documentados, respecto de lo siguiente:

Aqu se detalla cada uno de los hallazgos con sus atributos. Ejm:

Comprobantes de egresos sin firmas de legalizacin y ausencia de

documentos de soporte, ocasionan incumplimiento de disposiciones

legales.

Del anlisis efectuado a las adquisiciones de Equipos, Sistemas y Paquetes

Informticos del perodo sujeto a examen, se determinan los siguientes hechos:


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Se verific que un 45% de los comprobantes de egresos por concepto de la

adquisicin de Equipos de Computacin, correspondientes a los aos 2006,

2007 y 2008, no se encuentran debidamente legalizados por los funcionarios

responsables.

El 40% de los comprobantes, carecen de certificaciones de partidaspresupuestarias, que evidencien estar incluidos dentro del respectivo

presupuesto, anexo 1

Revisado los Diarios de las adquisiciones, se determin que existe duplicidad

en el nmero secuencial, adems se encuentran registrados con un nmero de

comprobante de diario en los mayores contables y con otro nmero en los

auxiliares presupuestarios, anexo 2.

Los hechos sealados ocasionaron que la Unidad de Contabilidad, no disponga

de registros confiables, incumpliendo las Normas de Control Interno 110-08.-

Actitud Hacia el Control Interno; 210-01.- Aplicacin de los Principios y

Normas de Contabilidad Gubernamental; 210-04, Documentacin de respaldo y

archivo y 230-10, Control Previo al Pago, que en sus partes pertinentes

indican:

... Cada uno de los servidores propiciar con su actitud la incorporacin de

todos los elementos de control interno dentro de las operaciones a su cargo,

La Contabilidad gubernamental se basar en principios, polticas y normas

tcnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones...,

Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin

de soporte suficiente, pertinente y legal

Los funcionarios para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o

cheques, verificarn entre otros que la transaccin disponga de la

documentacin de sustento y la autorizacin respectiva.

Adems aqu detallamos la documentacin que ha sido solicitada y a quienes se

las solicit; seguidamente detallamos tambin la respuesta con nmero de oficioy fecha especificando con exactitud cual fue la contestacin recibida. (en este

caso no se recibi respuesta alguna).

6.1.8 Elaboracin del informe borrador de la cuenta sujeta a examen.


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La elaboracin del informe borrador es el informe del trabajo realizado por el

equipo de auditora, el mismo que da a conocer a los funcionarios de la entidad

las novedades encontradas

Reglamento sobre la presentacin de los Informes de Auditora Interna

ACUERDO 006-CG DE 20 JULIO 2004(RO. 392 DE 4-08-2004)

Art. 1.- Facultad exclusiva de la Contralora.- De conformidad con lo dispuesto

en el sexto inciso del artculo 17 del Reglamento de la Ley Orgnica de la

Contralora General, los auditores internos no dictaminarn estados financieros;

esa funcin ser exclusiva del Organismo Tcnico Superior de Control. En el

caso de que existan unidades que hayan planificado esta clase de

intervenciones, debern solicitar a travs de la Direccin de Coordinacin de

Auditoras Internas la autorizacin para modificar el correspondiente Plan Anual

de Control.

Reformas que se han dado segn el acuerdo N 010 de la contralorageneral del estado.

ACUERDO 010-CG DE 19 MAYO 2008

EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

Este acuerdo tiene por objeto estandarizar la elaboracin y contenido de los

informes de exmenes especiales elaborados por las unidades de Auditora, de

la Matriz, Direcciones Regionales, Delegaciones Provinciales y Unidades de

Auditora Interna de las entidades del Sector Pblico que dependen de la

Contralora General del Estado.

Considerando que el manual de Auditora Gubernamental emitido con acuerdo

012-CG de 6 de junio de 2003, no ha sido actualizado en lo relacionado con el

contenido y estructura de los informes de examen especial, que se ejecutan en

las diferentes entidades y empresas pblicas a nivel nacional.

Que con Acuerdo 006-CG de 20 de julio de 2004 se emiti el Reglamento sobre

la presentacin de los informes de auditora interna, el cual no ha sido

actualizado; y en ejercicio de las atribuciones que le conceden los artculos 211


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de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, 31 numeral 22 y 95 de la

Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.

ACUERDAN:

Expedir el siguiente Reglamento para la elaboracin y presentacin de informes

de examen especial y memorando de antecedentes, realizados por las auditoras

internas y externas:

Art. 1.- mbito de Aplicacin.- Las disposiciones de este Reglamento rigen para

las unidades de auditora de la Contralora General del Estado y Unidades de

Auditora Interna de las entidades del sector pblico, que se encuentran bajo el

mbito y la competencia del Organismo Tcnico Superior de Control.

Art. 2.- Actualizacin Peridica.- Se encarga a la Direccin de Investigacin

Tcnica y Normativa de la Contralora General del Estado, La actualizacin

peridica de este Reglamento a base de la investigacin, sugerencias o

consultas directas sobre su aplicacin, a los usuarios internos y externos.

Art. 3.- Examen Especial.- Como parte de la auditora gubernamental, el examen

especial verificar, estudiar y evaluar aspectos limitados o de una parte de las

actividades relativas a la gestin financiera, administrativa, operativa y medio

ambiental, por posterioridad a su ejecucin, aplicar las tcnicas y

procedimientos de auditora, de la ingeniera o afines, o de las disciplinasespecficas, de acuerdo con la materia de examen y formular el

correspondiente informe que deber contener comentarios, conclusiones y

recomendaciones.

Art. 4.- Estructura y contenido del informe de examen especial.- La estructura y

contenido de los informes de examen especial ser la siguiente:

ndice que contenga ttulos y subttulos

Relacin de sigla y abreviaturas utilizadas ( en orden alfabtico)

Carta de presentacin sin fecha (Formato 1)

Informe que contendr dos captulos:

Captulo I.- Informacin Introductora

Captulo II.- Resultados del examen

Anexos


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INFORME DE EXAMEN ESPECIAL

(Art. 3 Acuerdo 10 CG RO. 355 2008-06-09)

Este es un reporte que el auditor formula como producto final de un examen

especial y contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones, como parte

de la auditora gubernamental, el examen especial verificar, estudiar y

evaluar aspectos limitados o una parte de las actividades relativas a la gestin

financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su

ejecucin, aplicar tcnicas y procedimientos de auditora, de acuerdo con la

materia de examen y formular el correspondiente informe.

Art. 3.- Reglamento sobre presentacin de los informes de auditora interna

Los informes de examen especial que se presentarn a la Contralora General

del Estado, y que por su naturaleza tienen un alcance limitado y menos amplio

que la auditora, debern contener los resultados de los anlisis realizados a

travs de comentarios, conclusiones y recomendaciones, respetarn las normas

y procedimientos de la profesin, las disposiciones legales vigentes y sern

elaborados tomando en cuenta la estructura que se dispone en el presente

reglamento.

Acuerdo 10 CG RO. 355 - 2008-06-09

Art.11.- Disposiciones Generales.- Los estndares descritos, sern observados

en forma obligatoria, a nivel nacional:

Tipo de letra Arial, tamao 11

Especio interlineal: 1.5

Mrgenes: 3cm. por lado

La escritura de los valores monetarios debe ir seguida del signo USD, para

sealar la moneda en uso en el pas, se utilizar la coma (,) nicamente para

separar la parte entera de la parte decimal, para la parte entera se har una

separacin en grupos de tres (3) cifras. Ej. 293 574 3456 234,90.


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A continuacin me permito presentar la estructura del informe borrador ; en su

primera parte debe constar el oficio dirigido a la mxima autoridad en este caso

es el seor alcalde, dando a conocer el trabajo realizado el cual se demuestra a

continuacin:

Fecha:

Riobamba,

Alcalde

Ilustre Municipio de Riobamba

Riobamba, Chimborazo

Hemos efectuado el examen especial a Equipos, Sistemas y PaquetesInformticos, de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de

Riobamba, cantn del mismo nombre, provincia de Chimborazo, por el perodo

comprendido entre el 2006-01-01 y el 2008-12-31.

Nuestro examen se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de

Auditora, Gubernamental, emitidas por la Contralora General del Estado. Estas

normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener

certeza razonable de que la informacin y la documentacin examinada no

contiene exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente que las

operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con

las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas

aplicables.

Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se

encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones

que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley Orgnica de la

Contralora General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de

manera inmediata y con el carcter de obligatorio.

Atentamente,



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Auditora General

I. Municipio de Riobamba

CAPITULO I

INFORMACIN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

Se sealar el nombre de la entidad examinada y el nmero y fecha de la

orden de trabajo; se precisar si el examen se realiza en cumplimiento del

plan anual de control de la unidad de auditora o si obedece a unimprevisto autorizado. Si fuera ese el caso se sealar la autorizacin

expresa del Contralor General o de la mxima autoridad de la institucin,

en cumplimiento de lo dispuesto en el inciso quinto del artculo 14 de la

LOCGE. Que dice:

Por disposicin expresa del Contralor General del Estado ode la mxima autoridad que ejerza la representacin legalde la Institucin, la respectiva unidad de auditora interna

ejecutar auditoras y exmenes especiales, de conformidadcon lo establecido en la ley.

Ejm:

El examen especial a la Empresa Municipal de Agua Potable y

Alcantarillado de Riobamba, se realiz en cumplimiento a la orden de

trabajo 001-UAI-MR-2009 de 2009-02-03, con cargo al Plan Anual de

Control de la Unidad de Auditora Interna para el ao 2009.

Objetivos del examen

Se indicarn los objetivos generales incluidos en la orden de trabajo, que

estarn en relacin directa con la naturaleza del examen; y, los especficos

establecidos en la planificacin del examen.

Ejm:

Objetivos generales:


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Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales y

reglamentarias y dems normas aplicables.

Establecer la propiedad, veracidad de las operaciones administrativas y

financieras por la entidad, durante el perodo examinado.

Objetivos especficos:

Analizar los documentos de soporte que sustentan la propiedad,

veracidad y legalidad de las operaciones financieras relacionadas con

esta cuenta.

Evaluar el sistema de control existente para el uso, control y resguardode los Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos.

Determinar el cumplimiento de la normativa legal vigente para la

recepcin, registro, almacenamiento y custodia de los Equipos,

Sistemas y Paquetes Informticos.

Comprobar que los saldos de los equipos de cmputo representen

todos los productos y bienes de propiedad de la entidad, existan

fsicamente y estn registrados adecuadamente.

Alcance del examen

Se expondr la amplitud del trabajo, lo realmente analizado y realizado,

indicando: el perodo cubierto, reas, rubros, cuentas, obras, proyectos,

contratos, componentes, procesos y actividades examinadas.

Ejm:

El examen comprendi el anlisis a Equipos, Sistemas y Paquetes

Informticos, de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de

Riobamba, del perodo 2006-01-01 al 2008-12-31.


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Limitacin al alcance

Se sealarn nicamente en los casos en que exista imposibilidad prctica

de aplicar un procedimiento de auditora ya sea por restricciones o

impedimentos impuestos por la administracin de la entidad o tercerosrelacionados.

Base Legal

Se indicar la disposicin legal en la cual consta la creacin o constitucin

de la entidad y sus reformas.

Ejm:

La Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Riobamba,

fundamenta su actividad en la ordenanza 010-2004, aprobada en sesiones

realizadas por el I. Concejo Municipal de Riobamba del 26 de julio y 20 de

septiembre de 2004 y publicado en el Registro Oficial 442 del 14 de

octubre de 2004. Cuyas siglas son EMAPAR, y por ello, con este nombre

se identificar y actuar en todos los actos pblicos, privados, judiciales,

extrajudiciales y administrativos, normada sus actividades por las Leyes,

Disposiciones, Reglamentos, Resoluciones y Ordenanzas para losorganismos del sector pblico:

Estructura Orgnica

Segn la Ordenanza 010-2004 de Creacin de la Empresa Municipal de

Agua Potable y Alcantarillado, la Empresa contempla los siguientes

niveles:

Niveles

Directivo: Presidente del Directorio Alcalde o un delegado que ser

un Concejal

Vicepresidente del DirectorioPresidente de la Comisin Permanente de AguaPotable y AlcantarilladoDirector de Planificacin MunicipalDelegado del Colegio de Ingenieros Civiles deChimborazo


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Delegado designado por la Ley de Defensa delConsumidor

Ejecutivo: Gerente General

Gerente Administrativo FinancieroGerente TcnicoGerente Comercial

Asesor: Asesora Jurdica

Asesora de PlanificacinAsesora de Relaciones Pblicas

Apoyo Administrativo: Recursos Informticos

Recursos HumanosAdquisicionesBodegaContabilidadPresupuestoTesorera

Objetivos de la entidad

Se sealarn los que constan en la Ley de Creacin, en el Reglamento

Orgnico Funcional y Plan Estratgico, a fin de divulgar lo que la entidadpretende alcanzar a travs de sus unidades, reas o actividades.

Ejm:

De acuerdo a lo que establece la Ordenanza de creacin, los

objetivos de la Empresa son los siguientes:

Prestar los servicios de Agua Potable y Alcantarillado para

preservar la salud de los habitantes y obtener una rentabilidadsocial y econmica en sus inversiones, las mismas que sern

reinvertidas para el desarrollo de la Empresa.

Administrar, planificar, disear, construir, controlar, operar y

mantener los sistemas para produccin, regulacin, distribucin y

comercializacin de agua potable; as como de la conduccin,

regulacin y disposicin final de las aguas residuales de la ciudad.


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Contribuir a proteger el entorno ecolgico y el mantenimiento de las

fuentes hdricas del cantn Riobamba y de las que actualmente

estn en uso.

Monto de recursos examinados

Se sealar el monto de los recursos examinados.

En el perodo examinado, el monto de recursos analizados, de la cuenta

Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos ascienden a 000 000,00 USD,

as:

AOVALOR

(En USD)

2006 00 000,00

2007 00 000,00

2008 000 000,00

SUMAN: 000 000,00

Funcionarios relacionados

Se identificarn los nombres, apellidos, cargo y perodo de gestin de losfuncionarios relacionados con el examen y se presentar como anexo al

informe.

CAPTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

En este captulo se debern desarrollar los comentarios de los cuales se

desprendan hechos reportables sobre cada una de las reas, rubros,

cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes, procesos y actividades

examinadas ordenndolos de acuerdo al grado de importancia relativa.

Se iniciar comentando sobre el incumplimiento de las recomendaciones

de auditoras anteriores; pero en la entidad que se realiz el examen

especial no se han realizado auditoras anteriores.


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Seguidamente se revelarn las deficiencias de control interno identificadas

en el transcurso del examen. Los comentarios, conclusiones y

recomendaciones se presentarn de acuerdo a la importancia de los

hallazgos, con la utilizacin de grficos, cuadros comparativos, y

explicaciones de ser procedente, stos deben estar redactados conclaridad sin revelar procedimientos de auditora.

Los ttulos de los comentarios debern identificar claramente la naturaleza

de los hallazgos y guardarn concordancia con los asuntos tratados. Se

narrarn los aspectos relevantes y trascendentes detectados durante el

examen, no incluirn trminos como a la fecha o en la actualidad ;

sino que se precisar la fecha del evento y este ser cuantificado si es

posible, y las conclusiones y recomendaciones que deben guardar relacin

directa con el comentario.

En los comentarios no constarn los nombres de los funcionarios ni de

personas naturales, nicamente la denominacin del cargo o funcin que

desempea o desempe en el perodo sujeto a examen; si se diera el

caso de transcripciones, en lugar de los nombres deber ir tres puntos

suspensivos; y no se especificar la responsabilidad que podra derivarse

del examen.

Las opiniones de los funcionarios o de terceros, recibidas durante el

desarrollo del examen, ya sea como respuesta a requerimientos del auditor

o por voluntad propia deben formar parte del comentario. A continuacin el

auditor emitir su opinin sealando si lo que incluye en el informe ratifica

o rectifica el criterio de auditora.

Las acciones tomadas por la entidad deben ser consideradas por el auditor

a fin de fortalecer las conclusiones y recopilar mayor evidencia documental

para que los resultados en el informe sean irrefutables.

Ejm:

Ausencia de constatacin fsica peridica no permite control

oportuno de los bienes


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Durante el perodo sujeto a examen, se evidenci que no se efectuaron

constataciones fsicas a los Equipos Informticos, tampoco se dispone de

actas de entrega- recepcin legalizadas, situacin originada por la falta de

cumplimiento de funciones por parte del responsable de Bodega y Control

de Activos Fijos, lo que ha ocasionado que no se cuente con datosactualizados referente a la identificacin de los bienes, incumpliendo lo que

establece el Art. 12 del Reglamento Sustitutivo para el Manejo y

Administracin de Bienes del Sector Pblico.- Obligatoriedad de

Inventarios, que seala:

El Guardalmacn de Bienes o quin haga sus veces, al menos una vezal ao, en el ltimo trimestre, proceder a efectuar la toma de inventario, afin de actualizarlo y tener la informacin

El artculo 65 del Reglamento Sustitutivo para el Manejo y Administracin

de Bienes del Sector Pblico.- Procedencia, manifiesta:

Habr lugar a la entrega recepcin en todos los casos de compra,venta, permuta, transferencia gratuita, traspaso de bienes, comodato ocuando el servidor encargado de su custodia y administracin seareemplazado por otro

La Norma de Control Interno 250-08, Constatacin fsica de existencias ybienes de larga duracin, que seala:

.Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes delarga duracin por lo menos una vez al ao

Con oficios 017-UAI-MR; 036; 047 y 068 de 2009-02-04; 2009-02-19;

2009-03-03; 2009-03-24, se solicit a los responsables de Bodega y

Control de Activos Fijos Titular y al Encargado, a ex funcionariosresponsables de Bodega, informacin referente a actas de tomas fsicas,

sin obtener contestacin alguna; incumpliendo lo dispuesto en artculo 76

de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, que seala:

Obligacin de remitir informacin.- Las instituciones del Estado y susservidores, as como los personeros y representantes de las personasjurdicas de derecho privado sometidas al control de la Contralora Generaldel Estado, en los trminos previstos en la presente Ley, estn obligadas a


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proporcionar a sta, exclusivamente para fines del examen de auditora,informacin sobre las operaciones o transacciones cuando les seanrequeridas por escrito.

Conclusin

No se han realizado constataciones fsicas de los equipos, sistemas y

paquetes informticos ni se dispone de actas de entrega recepcin

legalizadas de los bienes bajo la custodia de cada usuario.

Recomendaciones

Al Gerente Administrativo Financiero:

1. Dispondr que cuando se presente cambios de servidores encargados

de la custodia de bienes, se realice de manera inmediata la entrega

recepcin y realizar las gestiones para la recuperacin de los bienes

que no sean presentados en la constatacin fsica.

Al Responsable de Bodega y Control de Activos Fijos

1. Realizar la toma fsica, por lo menos una vez al ao, con las

respectivas actas de entrega recepcin, legalizadas por rea y por

cada uno de los usuarios, de esta diligencia se elaborar un acta.

6.1.9 Elaboracin de la gua de correos.-

Este formato es uno mas de los documentos que se debe entregar en la

Contralora, el cual debe ir con las respectivas firmas de cada uno de los

funcionarios convocados, y de igual forma deben ser entregados personalmente

y registradas sus firmas con sus nmeros de cdula.

Estos documentos se elaboran para todas las notificaciones, y la lectura del

informe, ya que los mismos son documentacin de sustento para el auditor para

dar a conocer a la Contralora de que se cumpli con dar a conocer a todos los


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involucrados del trabajo que se realizar y los resultados del mismo, para que

stos tengan la oportunidad de presentar las debidas justificaciones o descargos

de los hallazgos encontrados y dados a conocer.

6.1.10 Revisin y recepcin de justificaciones presentadas.-

La documentacin entregada por los funcionarios implicados, constituyen

tambin en papeles de trabajo para nuestra auditora los cuales son revisados y

analizados conjuntamente con el funcionario que los entrega; stos papeles de

trabajo adems son archivados y presentados en la misma forma y fondo de su

presentacin, es decir que en algunas ocasiones stos contienen faltas de

ortografa y caligrafa; las mismas que no deben ser corregidas, rectificadas omodificadas; y debe ser entregado el texto del contenido en el informe en la

forma original de su recepcin.

6.1.11 Elaboracin del formato 10 que es el modelo de acta de

comunicacin de resultados y lectura del informe borrador.

ACTA DE CONFERENCIA FINAL DECOMUNICACIN DE RESULTADOS OBTENIDOS ENEL BORRADOR DEL INFORME DEL EXAMENESPECIAL A EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETESINFORMATICOS, DE LA EMPRESA MUNICIPAL DEAGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DERIOBAMBA, POR EL PERODO COMPRENDIDOENTRE 2006-01-01 Y EL 2008-12-31.

En la ciudad de Riobamba, provincia de Chimborazo a los veinte y ocho das delmes de mayo del dos mil nueve, a las 10h00, las suscritas: Ing. Elsa Murillo

Cobo, Auditora General, Ing. Susana Peafiel, Auditora del I. Municipio de

Riobamba, se constituyen en el Saln de sesiones Jos Mara Romn del I.

Concejo Cantonal, con el objeto de dejar constancia de la Comunicacin de

Resultados del examen especial a Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos

de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Riobamba, por el

perodo comprendido entre 2006-01-01 y el 2008-12-31 que fue realizado de

pasantÍa informe

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