PASANTÍA REALIZADA COMO AUXILIAR DE INGENIERÍA EN EL ÁREA DE

LICITACIONES DE LA EMPRESA HR INGENIERIA SAS

ANDRES FERNANDO CARRANZA GÓMEZ

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES

BOGOTA D.C.

2019

PASANTÍA REALIZADA COMO AUXILIAR DE INGENIERÍA EN EL ÁREA DE

LICITACIONES DE LA EMPRESA HR INGENIERIA SAS

ANDRES FERNANDO CARRANZA GÓMEZ

TRABAJO DE GRADO MODALIDAD PASANTÍA PARA OPTAR POR EL

TÍTULO DE TECNÓLOGO EN CONSTRUCCIONES CIVILES

TUTOR: INGENIERO MAURICIO BUENO PINZÓN

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES

BOGOTA D.C.

2019

Nota de aceptación

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Presidente del jurado

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Jurado

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Jurado

TABLA DE CONTENIDO

GLOSARIO ........................................................................................................................... 6

RESUMEN ............................................................................................................................ 8

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 9

1. OBJETIVOS ................................................................................................................ 10

1.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................... 10

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................ 10

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN ................................. 11

3. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ..................................................................... 13

4. MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................... 14

4.1 PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ..................................................... 14

5. PROCESO DE PASANTÍAS .................................................................................... 17

5.1 DESCRIPCIÓN DE LA PASANTÍA ............................................................................. 17

5.2 ACTIVIDADES ................................................................................................................ 18

FEBRERO 25 A MARZO 1 DE 2019: ......................................................................... 20

MARZO 4 AL 8 DEL 2019:............................................................................................ 21

MARZO 11 AL 15 DEL 2019: ....................................................................................... 21

MARZO 18 AL 22 DEL 2019: ....................................................................................... 21

MARZO 25 AL 29 DEL 2019: ....................................................................................... 23

6. APORTE A LA EMPRESA ................................................................................................ 25

6.1 CUADRO DE LICITACIONES ...................................................................................... 25

6.2 CUADRO HOJAS DE VIDA .......................................................................................... 28

7. CONCLUSIONES ...................................................................................................... 30

8. RECOMENDACIONES ............................................................................................. 31

9. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 32

TABLA DE ILUSTRACIONES

pág.

Ilustración 1. Diagrama de Flujo Proceso Concurso de Méritos Abierto Fuente 15

Ilustración 2. Formato experiencia de profesional. Elaboración propia 19

Ilustración 3. Formato solicitud de póliza de garantía de cumplimiento 24

Ilustración 4. Formato cuadro de licitaciones 26

Ilustración 5. Cuadro de licitaciones. Registro de fechas pos presentación de propuestas 27

Ilustración 6. Formato cuadro profesionales. Elaboración propia 29

TABLA DE ANEXOS

Anexo No. 1: Carta de Contacto con Tutor ............................................................ 34

Anexo No. 2: Acta de Inicio Pasantías ................................................................... 36

Anexo No. 3: Certificado de horas de pasantías .................................................... 38

Anexo No. 4: Acta de finalización de pasantías ..................................................... 40

Anexo No. 5: Certificado de pasantías ................................................................... 42

Anexo No. 6: Contrato laboral ................................................................................ 44

GLOSARIO

ADENDA(S): De conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, Es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de condiciones.

ADJUDICACIÓN: Decisión emanada de la entidad por medio de un acto administrativo, que determina el Adjudicatario del presente proceso.

CAPACIDAD JURÍDICA: Para los efectos de un Concurso de Méritos Abierto, se entenderá que la Capacidad Jurídica es aquella condición de las personas naturales o jurídicas relativa a su aptitud conforme a la Ley Aplicable para participar en el Concurso.

CARTA DE PRESENTACIÓN: Es el modelo de comunicación que figura como Anexo de la propuesta, que los proponentes deberán diligenciar y estar firmada por el representante legal o representante debidamente designado del proponente.

CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS: Es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

COLOMBIA COMPRA EFICIENTE: Es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto-Ley número 4170 de 2011.

CONCURSO DE MÉRITOS: Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de Concurso de Méritos Abierto o de precalificación, de conformidad con lo dispuesto por el numeral 3 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y el decreto 1082 de 2015.

CONSORCIO: Modalidad de asociación que permite que dos o más personas naturales o jurídicas, en forma conjunta, se presenten en el proceso de selección para la Adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas del mismo, y por los efectos que generen o lleguen a generar las actuaciones, hechos u omisiones de todos o cualquiera de los participantes en estos actos.

EQUIPO DE TRABAJO: Se compone del Personal calificable y del personal Obligatorio Mínimo requerido para el proceso de selección o cada uno de los Módulos del mismo, y que se encuentra descrito en cada una de las Especificaciones Técnicas de los Contratos de Consultoría.

GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA: Mecanismo de cobertura de riesgos a favor de entidades estatales con ocasión de la presentación de la propuesta, de conformidad con la ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y el pliego de

condiciones. Podrá consistir en cualquiera de las modalidades de garantía a que se refiere el artículo 2.2.1.2.3.1.9 del Decreto 1082 de 2015.

MIPYME: Micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.

OFERTA ECONÓMICA: Es el componente económico de la Propuesta presentada por el Proponente para cada uno de los Módulos en los términos de estos Pliegos.

OFERTA TÉCNICA: Es el componente técnico de la Propuesta presentada por el Proponente que cumple con los requisitos señalados en estos Pliegos.

PLIEGO(S) DE CONDICIONES: Conjunto de normas y documentos que rigen el proceso de selección y el futuro contrato, en los que se señalan las condiciones objetivas, plazos y procedimientos dentro de los cuales los Proponentes deben formular su Propuesta para participar en el proceso de selección del contratista y tener la posibilidad de obtener la calidad de Adjudicatario del proceso de selección.

PROPUESTA: Se entiende por tal, aquella oferta con carácter irrevocable, presentada conforme a los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones; debidamente suscrita por quien goza de la representación del proponente y acompañada de una garantía de seriedad de la misma.

REQUISITOS HABILITANTES: Son la Capacidad Jurídica, la capacidad financiera y la Capacidad Organizacional de los proponentes, en los términos de la Ley 1150 de 2007.

RUP: Es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.

SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.

RESUMEN

El consecuente trabajo de grado desarrollado bajo la modalidad de pasantía del estudiante Andrés Fernando Carranza Gómez se llevó a cabo en la empresa HR INGENIERIA SAS, ubicada en la localidad de Kennedy de la ciudad de Bogotá desempeñando actividades en el área de licitaciones y administrativa de la organización.

El pasante tuvo como principal función la elaboración de las propuestas para los procesos de contratación previa búsqueda dentro del portal de contratación pública – SECOP, teniendo en cuenta las características técnicas, jurídicas y económicas de la empresa, para así lograr la oportunidad de la adjudicación de los contratos analizados y seleccionados.

Tras analizar que no se llevaba un buen control sobre los procesos a los cuales la empresa podría optar, el pasante propone un cuadro base de datos donde se almacene la información relevante de estos procesos, donde además se registren las fechas primordiales como son la presentación de la oferta o fecha de cierre, y la evaluación y adjudicación de los respectivos contratos. Además de esto el pasante desarrolla una base de datos en Excel donde se lleve un control con la información necesaria y disponible de los profesionales con los que puede contar la empresa a la hora de establecer el equipo de trabajo de los contratos a convenir.

ABSTRACT:

The consequent degree work developed under the mode of internship of the student Andrés Fernando Carranza Gómez was carried out in the company HR INGENIERIA SAS, located in the town of Kennedy in the city of Bogotá performing activities in the area of tenders and administrative of the organization. The main function of the intern was to search for processes within the public contracting portal - SECOP, taking into account the technical, legal and economic characteristics of the company, and then to choose the opportunity to award the contracts analyzed and selected through the analysis of the specifications and the preparation of the corresponding proposals. After analyzing that there was not a good control over the processes to which the company could choose, the intern proposes a database where the relevant information of these processes would be stored, where the main dates such as the presentation of the offer or closing date, the evaluation and adjudication of the respective contracts. In addition to this, the intern develops a database in Excel where a control is kept with the necessary and available information of the professionals that the company can count on when establishing the work team of the contracts to be agreed.

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INTRODUCCIÓN

Para que toda empresa de ingeniería civil pueda surgir y establecerse firme en el mercado debe empezar por la búsqueda de contratos, lo cual conlleva a que la empresa acuda al proceso de licitación, siendo el primer proceso que se debe desarrollar si se quiere construir una obra civil. Es decir, la empresa entra en un concurso público para lograr la adjudicación de determinados contratos teniendo como base para poder concursar ciertas características de la empresa como lo son capacidades técnicas, económicas y jurídicas para que pueda cumplir con la totalidad de requerimientos de la obra.

Para la adjudicación de un contrato el área de licitación correspondiente de la empresa debe tener muy claro cuáles serán los requerimientos de los pliegos de condiciones de los contratos que la empresa puede cumplir, y por ende a cuales contratos ésta podrá optar. El personal encargado de esta área debe ser consciente que se debe crear y presentar propuestas perfectas para que la empresa tenga la oportunidad de ser el adjudicado del contrato.

La empresa HR INGENIERIA SAS, dedicada a estudios, diseño, construcción e interventoría de proyectos civiles tiene presente que debe alimentar a diario el proceso licitatorio ya que éste le brinda la experiencia y es la base para seguir creciendo y posicionarse dentro del campo de la ingeniería en Colombia.

Es por esto que la organización se pone en la tarea de buscar un pasante el cual apoyará el área de licitaciones trabajando bajo un contrato a término indefinido realizando actividades que también apoyarán el área administrativa de la organización. Estas actividades serán descritas en resumen en el presente informe. Dichas actividades se desarrollaron durante un periodo de 192 horas, distribuidas en 40 horas semanales entre el 25 de Febrero y el 29 de Marzo de 2019.

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1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL Desarrollar las labores establecidas acorde al cargo de Auxiliar de Ingeniería en el Área de Licitaciones y administrativa de la empresa HR INGENIERIA SAS para así desarrollar el trabajo de grado bajo la modalidad de pasantías en la empresa.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar los procesos licitatorios que se ajustan a las distintas capacidades, experiencia e indicadores financieros de la empresa en las plataformas de contratación en línea (SECOP I y SECOP II).

Elaborar las propuestas para los diferentes procesos licitatorios con las entidades estatales previo análisis y selección con base en las características técnicas, jurídicas y económicas de la empresa, y las empresas socias en caso de la creación de un proponente plural, para lograr la oportunidad de ser el adjudicado de los contratos.

Llevar un riguroso control sobre los procesos ofertados, analizando documentos como actas e informes de evaluación con respecto al total de propuestas presentadas para en dado caso de no ser el adjudicado del contrato solicitar la cancelación de la respectiva póliza de garantía.

Apoyar la parte administrativa de la organización mediante la realización de oficios, memorandos, registro y organización de la caja menor, recepción y pago de recibos de servicios varios usados en la oficina, compra de certificados de existencia y registro único de proponentes en la Cámara de Comercio de Bogotá.

Fortalecer los conocimientos adquiridos durante el proceso de formación de Tecnología en Construcciones Civiles, mediante la realización de trabajo en oficina, necesarios para el buen desarrollo del servicio de auxiliar de ingeniería civil.

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN

El gobierno ha trabajado por décadas para ponerle fin a la corrupción en la contratación pública. Como fruto de este trabajo se aprobó el año pasado una ley (Ley 1882 - decreto 342) que obliga a las entidades públicas a adoptar los llamados pliegos tipo.

Estos pliegos tipo los define la estandarización de los documentos o cláusulas que incluyen los pliegos de condiciones de los procesos de licitación de obras públicas, interventorías, consultorías, estudios, diseños o ingeniería. La ley busca erradicar por completo los famosos “pliegos sastre”, llamados así porque están hechos a la medida de un contratista específico, lo cual afecta en gran medida a la pequeña y mediana empresa de ingeniería nacional. Lo que se pretende es optimizar los procesos de contratación y el control de los recursos del Estado que se utilizan para tal fin.

Al conocer la decisión proveniente del gobierno, la Cámara Colombiana de la Infraestructura (CCI) señaló que se trata de un triunfo histórico en la lucha contra la corrupción, por la cual ha trabajado el gremio de la infraestructura durante la última década. Este sector es uno en los que más se ha hecho patente la corrupción en los últimos años. Escándalos como el del carrusel de la contratación en Bogotá y de los sobornos de Odebrecht a cambio de contratos están entre los casos que han enlodado el desarrollo de las obras públicas en el país.1 Es necesario analizar las prácticas internacionales en materia de contratación estatal. Sin duda, la adopción de “pliegos tipo” ha sido una tendencia a nivel internacional, y no una figura innovadora de la Ley 1882. Los contratos financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo y el Banco Mundial cuentan con los denominados Documentos Estándar de Licitación Pública. Algunos países como Argentina, República Dominicana y Honduras también tienen pliegos estandarizados.2

Por este motivo y con la necesidad de erradicar la corrupción y de hacer más transparente la contratación pública, distintas organizaciones que brindan servicios de ingeniería se verán motivadas y beneficiadas por la adquisición de las condiciones para optar por la adjudicación de una cantidad mayor de contratos mediante la elaboración de más propuestas con la colaboración de sus respectivos Departamentos de licitaciones. En el presente trabajo se evidencian las tareas ejecutadas, análisis, aportes, conclusiones y recomendaciones del pasante de

1 ALDANA, Isabel. Pliegos estandarizados en Colombia, ¿mecanismo para combatir la corrupción? (May., 2018) Disponible en: https://www.ambitojuridico.com/noticias/especiales/administrativo-y-contratacion/pliegos-estandarizados-en-colombia-mecanismo-para#_ftnref2 2 Redacción Economía. Con 'pliegos tipo' buscan frenar corrupción en la contratación de obra pública. Periódico EL ESPECTADOR online. Recuperado de: https://www.elespectador.com/economia/con-pliegos-tipo-buscan-frenar-corrupcion-en-la-contratacion-de-obra-publica-articulo-843218

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acuerdo a la experiencia adquirida al cumplir con el cargo de Asistente de Ingeniería en el Departamento de Licitaciones de HR INGENIERIA SAS.

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3. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

HR INGENIERIA SAS es una empresa colombiana dedicada al estudio, diseño, construcción e interventoría de proyectos civiles que ofrece a sus clientes servicios, productos, equipos, sistemas y soluciones de la más alta calidad, en áreas relacionadas con la Ingeniería Civil. La empresa tiene como principal objetivo prevalecer la calidad en la realización de sus proyectos, la satisfacción de sus clientes, el conocimiento, la aplicación y el cumplimiento de las respectivas normas técnicas, y ante todo la integridad y los valores humanos.

Siempre en busca de beneficio para la sociedad, la compañía busca proyectos que ayuden al desarrollo de ésta. Día tras día HR INGENIERIA SAS busca posicionarse en el mercado como una empresa integra y competitiva.

MISIÓN

Estar presente en el desarrollo de la infraestructura del país por medio de nuestra experiencia en Consultoría, Interventoría, Gerencia de Proyectos, Diseño y Construcción de Obras Civiles; para lograr proyectos que beneficien a la comunidad, con responsabilidad social y ejerciendo con el objetivo de estar satisfaciendo a nuestros clientes, contribuyendo significativamente a la mejora de la imagen pública de nuestros clientes, estando al tanto y actualizados de los cambios tecnológicos y generando valor agregado para asegurar la permanencia en el mercado.

VISIÓN

Posicionarnos en el 2020 como una de las empresas innovadoras sólidas y rentables en la prestación de servicios de ingeniería de consulta, Interventoría y Gerencia de proyecto, siendo reconocida nacional e internacionalmente por su competitividad en el mercado y la calidad en sus servicios de asesorías para proyectos de ingeniería, ofreciendo soluciones acordes con las necesidades del mercado, reconociendo a la comunidad como usuario final y a nuestro personal como el recurso más importante para la prestación del servicio.

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4. MARCO CONCEPTUAL

4.1 PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

El Gobierno Nacional de Colombia mediante el portal denominado Colombia Compra Eficiente lleva a cabo la publicación de toda la información pertinente sobre los procesos de contratación de cualquier índole, dando a conocer documentos y solicitudes de terceros con el fin de que se garanticen condiciones y oportunidades equitativas para los interesados.

Para llevar a cabo el proceso de selección, la entidad contratista mediante licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos realiza una convocatoria que obligatoriamente debe ser publicada en la página web de Colombia Compra Eficiente, más específicamente en el portal SECOP la cual es la plataforma destinada para el archivo digital de todos los documentos concernientes.

Las diferentes entidades que emiten los procesos licitatorios se rigen en tres pilares para la adjudicación de un contrato, los cuales son: la demostración de su capacidad económica, legal y de experiencia. Evaluando, según consideración del contratista, los tres pilares en conjunto o dar relevancia a algunos de ellos para la calificación de las propuestas presentadas por las distintas organizaciones. Por otra parte, es importante añadir que las organizaciones interesadas en participar cuentan con diversos medios o modalidades internas para la presentación de una propuesta, como lo son la Unión Temporal, Consorcio siendo estos la unión de dos o más personas naturales o jurídicas o de manera Independiente sí es pertinente.

El marco legal de la contratación pública en Colombia se encuentra previsto en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y el decreto 1510 de 2013. Éstas normas establecen los procedimientos para contratar y las modalidades de selección del contratista. Sin embargo, dentro de la ingeniería civil los procesos de contratación son los siguientes:

Licitación pública: Proceso mediante el cual la entidad convoca de forma abierta y pública, en igualdad de oportunidades, para que se presenten ofertas y se seleccione entre ellas, las más favorables a sus intereses. Procede cuando el bien o servicio a contratar supere un valor determinado de acuerdo al valor de los recursos que ejecute la entidad, salvo el contrato a celebrarse o las circunstancias de escogencias encajen en alguna de las excepciones regidas por los procesos de selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa. Su duración es aproximadamente de 3 meses, este término depende de la aplicación de los acuerdos comerciales. Para los criterios de evaluación se pondera criterios como precio y técnicos (calidad y económicos. Se otorga puntaje para apoyo a la industria nacional.

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Concurso de méritos: Es la convocatoria pública que se adelanta para contratar los servicios de consultoría, estudios y diseños. En esta modalidad de selección en ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia. La entidad establecerá como factores de evaluación aspectos de experiencia y calidad. En la siguiente ilustración se muestra un flujograma sobre el proceso licitatorio para el concurso en mención. En primera instancia los recuadros morados son las actividades concernientes a la parte contratista de tal manera que las casillas verdes corresponden a las tareas a ejecutar por la organización interesada en el contrato y las actividades a ejecutar en caso de su adjudicación.

Ilustración 1. Diagrama de Flujo Proceso Concurso de Méritos Abierto Fuente. Manual de

Uso del SECOP

Selección abreviada: Es un procedimiento más sencillo que la licitación pública, se aplica para aquellos casos en que las características del objeto a contratar las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, su duración es de aproximadamente 2 meses, depende de la aplicación de un Acuerdo Comercial. A través de este procedimiento la entidad formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione entre ellas la más favorable.

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Para los criterios de evaluación la entidad evaluará criterios de precio y calidad. Para el caso de adquisición de bienes o servicios de condiciones técnicas uniformes, solo tendrá en cuenta el criterio de precio. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.

Contratación directa: Su uso es para casos especiales. A diferencia de la licitación pública y la selección abreviada, en la contratación directa no se requiere adelantar un proceso de selección por convocación, la entidad deberá plasmar las justificaciones que lleva a eta vía en acto administrativo previo exceptuándose los contratos de prestaciones profesionales y de apoyo a la gestión, los de empréstito, interadministrativos suscritos entre el Ministerio de Hacienda y el Banco de la República y los contratos que requieran reserva, en el que se señale la respectiva causal, la determinación clara del objeto a contratar, el presupuesto estimado junto con las condiciones exigidas y la indicación del lugar donde se pueden consultar los estudios previos que soportan la contratación.

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5. PROCESO DE PASANTÍAS

5.1 DESCRIPCIÓN DE LA PASANTÍA

La pasantía se desarrolló en la organización HR INGENIERIA SAS ubicada en la ciudad de Bogotá, bajo la tutoría del ingeniero Mauricio Bueno Pinzón de manera académica y la tecnóloga Lina María Lancheros Ovalle con enfoque empresarial. El cargo ocupado por el pasante fue de Auxiliar de Ingeniería en el área de Licitaciones y en el área administrativa. Teniendo como labor principal identificar óptimamente junto con la Directora del área de licitaciones los procesos a los que la empresa bajo sus capacidades técnicas y financieras pudiera ofertar, para posteriormente realizar y presentar las respectivas propuestas.

Entendiendo que para el buen desarrollo de estas propuestas se deben llevar a cabo tareas primordiales como lo son: Diseño y elaboración de distintos formatos para cumplir con los factores habilitantes técnicos y de calidad de los pliegos de condiciones de los distintos procesos de contratación que se analizaron por el pasante, solicitar a la entidad aseguradora las respectivas pólizas de garantía de cumplimiento, actualizar la documentación de los profesionales como antecedentes disciplinarios y judiciales, certificar la condición de Mypime de la empresa así como el número de empleados discapacitados que trabaja con la organización, elaborar los documentos requeridos para los proyectos de obra tales como la capacidad residual que incluyen la experiencia (contratos de obra), capacidad técnica (profesionales) y saldo de contratos en ejecución; actualizar el Registro Único de Proponentes y el Certificado de Existencia expedidos por la Cámara de Comercio, tanto de HR INGENIERIA SAS como de INGPROCIVILES SAS, compañía hermana. Todo esto para la elaboración de propuestas completas y sin errores.

También es fundamental que el pasante tenga presente que para los procesos que se desean ofertar mediante la plataforma SECOP I se deben presentar las propuestas de manera física y con copia si la entidad contratista lo solicita. Para SECOP II los procesos se deben cargar mediante la plataforma en línea.

Elaborando en total 31 propuestas de licitación dentro del periodo de las pasantías el pasante analiza los requerimientos que expiden los pliegos de condiciones de distintas entidades a lo largo del territorio nacional, como son algunas de ellas: INSTITUTO NACIONAL DE VIAS – INVIAS, ICCU, ALCALDIA DE MANIZALES, GOBERNACIÓN DE SANTANDER.

En la parte administrativa el pasante tuvo la tarea principal de realización de oficios, memorandos, recibir y pagar los servicios que demandara la organización con base en recibos digitales y físicos, y además llevar un registro organizado de los recibos de caja menor.

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5.2 ACTIVIDADES

Como primordial actividad, la elaboración de las propuestas para los distintos procesos a los que la empresa decide ofertar consta de un análisis riguroso y conocimiento pleno de los requerimientos de los pliego de condiciones en los cuales el pasante debe recopilar y actualizar los documentos necesarios para suplir las cláusulas de los capítulos de los pliegos tales como: Requisitos habilitantes y Criterios de evaluación de la oferta. Dentro de los requisitos habilitantes se encuentra la capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera y organizacional.

En la capacidad jurídica el pasante se encargará de reunir y actualizar los documentos con los que la entidad contratante verificará que la empresa no esté inmersa en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad que le impida prestar sus servicios. Documentos como: carta de presentación de la propuesta (dependiendo del formato de la entidad, si lo hay), certificado de antecedentes disciplinarios, de antecedentes judiciales, garantía de seriedad de la propuesta o póliza de cumplimiento (Ilustración No. 3), Registro Único Tributario (RUT), documento de identidad de la persona natural o representante legal en caso de persona jurídica o de proponente plural, certificación sobre el cumplimiento de las obligaciones de seguridad social y pago de aportes parafiscales, documento de constitución de proponente plural (si aplica) y el Registro Único de Proponentes (RUP) para verificar que la organización no presente sanciones inscritas.

La experiencia del proponente se deberá acreditar mediante la presentación de cierta cantidad de contratos exigida por la entidad contratante y que el pasante relacionará en el formato que se adjunte en los pliegos de condiciones. Estos contratos deberán estar identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC) en alguno o algunos de los códigos que se relacionen en los pliegos, lo cual se demostrará en el RUP con la inscripción de dichos contratos. En este capítulo el pasante encontrará aspectos técnicos habilitantes tales como el personal o equipo de trabajo habilitante junto a la respectiva experiencia requerida, así como la maquinaria necesaria para el cumplimiento de las actividades del contrato. El pasante bajo la guía de la Directora del área de licitaciones definirá los profesionales que conformaran los equipos de trabajo con el apoyo del cuadro de profesionales (Ilustración No. 6) para así elaborar la carta de intención (donde se certifica la buena intención del profesional de conformar el equipo de trabajo para cumplir con los requisitos del proceso) y el formato donde se compila la experiencia y formación académica para cada profesional (Ilustración No. 2).

El pasante es consiente que solo las ofertas que hayan acreditado los requisitos habilitantes podrán ser evaluadas bajo los criterios que la entidad haya establecido, por ende el pasante debió analizar dichos criterios y reunir los documentos solicitados como la certificación de apoyo a la industria nacional, la certificación de

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trabajadores discapacitados de la organización, y la certificación en algunos procesos de la experiencia y/o formación académica adicional del proponente.

Ilustración 2. Formato experiencia de profesional. Elaboración propia

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Gracias al cuadro base de datos desarrollado y aportado por el pasante (se detallará en el siguiente capítulo), se pudo llevar un control diario más justo de los procesos a los que la empresa podría optar y a los que ya ofertó.

- Seguimiento y control de las propuestas presentadas: Dentro del cuadro el pasante complementa el cronograma para registrar fechas esenciales post-presentación de la propuesta para verificar y analizar los documentos de evaluación generados por la entidad para cerciorarse si la empresa fue la adjudicada del contrato, donde si no fuera el caso se le enviaría la resolución de adjudicación a la entidad aseguradora para que cancelara la respectiva póliza.

Durante el tiempo de las pasantías el pasante por medio del análisis y seguimiento de las propuestas elaboradas y entregadas envió a la Directora de la entidad aseguradora las resoluciones de adjudicación de los siguientes procesos, los cuales no le fueron adjudicados a la organización, con el fin de que se diera cancelación a las respectivas pólizas de garantías:

- CMA-DO-SRT-163-2018 - CMA-DO-SRT-161-2018 - CMA-DO-SRT-001-2019 - CMA-DO-SRT-002-2019 - CMA-DO-SRT-191-2018 - ICCU-CM-012-2019 - CMA-DO-SRT-154-2018 - CMA-DO-SRT-153-2018 - CMA-DO-SRT-157-2018 - CMA-DO-SRT-159-2018 - CMA-DO-SRT-160-2018 - FNGRD-CMA-001-2019

FEBRERO 25 A MARZO 1 DE 2019:

En la primera semana el pasante se reunió con la Directora encargada del área de Licitaciones para recibir las indicaciones primordiales a la hora de manejar los procesos licitatorios de la empresa. En primera instancia se fortalecieron los conceptos esenciales de una licitación: contrato, propuesta, consorcio, adenda, estados financieros, índice de liquidez, nivel de endeudamiento, tipos de concurso, capacidades organizacionales, técnicas y jurídicas. Se aclararon y conocieron aspectos como la documentación necesaria e indispensable para cada propuesta a presentar como lo son: Certificaciones de apoyo a la industria nacional y condición de Mipyme de la organización y personal discapacitado que labora con la compañía; así como los procesos fundamentales a realizar.

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Desde esta primera semana el pasante desarrolla y aplica lo que va ser su aporte a la empresa, llevando a cabo un cuadro base de datos óptimo donde el proceso de llevar control absoluto sobre las posibles propuestas a presentar (borradores) y las ya presentadas sea eficiente y reduzca el tiempo de esta actividad. Entonces se ajusta la información tanto de los procesos vigentes y que tienen opción de ser presentados, como de los procesos ya presentados al nuevo formato que propone el pasante.

MARZO 4 AL 8 DEL 2019:

Como tarea diaria establecida, el pasante alimenta el cuadro de licitaciones para dar paso al análisis del pliego de condiciones de los procesos que el pasante junto con la Directora del área de Licitaciones decidan presentar posteriormente. En esta semana se elaboró y entregó la siguiente propuesta:

- CMA-DO-SRT-001-2019

MARZO 11 AL 15 DEL 2019:

En esta semana el pasante realizó la compra y expedición de los certificados de Existencia y Registro Único de Proponentes de HR INGENIERIA SAS y su compañía hermana INGPROCIVILES SAS con el fin de que no se presenten inconvenientes a la hora de elaborar las propuestas, ya que estos documentos tienen vigencia de un mes.

Además se elaboraron y entregaron las siguientes propuestas:

- LP-SP-026-2018 - CMA-DO-SRT-002-2019 - CMA-DO-SRT-003-2019

El pasante se pone en contacto con el contador de la organización para informarle sobre los procesos a presentar para que los pueda verificar y firme los formatos de certificación de Mipyme y Empleados discapacitados dado que así lo requieren.

MARZO 18 AL 22 DEL 2019:

En esta semana se elaboraron y entregaron las siguientes propuestas de Administraciones viales al INSTITUTO NACIONAL DE VIAS - INVIAS:

- CMA-DO-SRN-007-2019

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- CMA-DO-SRN-008-2019 - CMA-DO-SRN-009-2019 - CMA-DO-SRN-010-2019 - CMA-DO-SRN-011-2019 - CMA-DO-SRN-012-2019 - CMA-DO-SRN-013-2019 - CMA-DO-SRN-014-2019 - CMA-DO-SRN-015-2019 - CMA-DO-SRN-016-2019 - CMA-DO-SRN-017-2019 - CMA-DO-SRN-018-2019 - CMA-DO-SRN-019-2019 - CMA-DO-SRN-020-2019 - CMA-DO-SRN-021-2019 - CMA-DO-SRN-022-2019 - CMA-DO-SRN-023-2019 - CMA-DO-SRN-024-2019 - CMA-DO-SRN-025-2019 - CMA-DO-SRN-026-2019 - CMA-DO-SRN-027-2019 - CMA-DO-SRN-028-2019 - CMA-DO-SRN-029-2019 - CMA-DO-SRN-030-2019 - CMA-DO-SRN-031-2019 - CMA-DO-SRN-032-2019 - CMA-DO-SRN-032-2019

Fueron en total 27 propuestas de interventoría con objeto de administraciones viales de distintas carreteras nacionales a lo largo del territorio nacional. Se participó en estos procesos de contratación a través de la plataforma SECOP II. Para la presentación de estas propuestas fue necesario la recolección y redacción de documentos como:

- Carta de presentación de la propuesta. - Tarjeta Profesional y Certificado COPNIA del Representante legal del

proponente (En este caso plural) - Documento Consorcial (Debido a que HR INGENIERIA SAS en las

administraciones viales entregadas se presentó en consorcio con la organización ARM CONSULTING LTDA).

- Certificados de Existencia de las organizaciones del consorcio expedidos por la Cámara de Comercio.

- Registros Únicos de Proponente de las organizaciones del consorcio expedidos por la Cámara de Comercio.

- Póliza de Garantía de cumplimiento.

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- Certificaciones de calidad de Mipyme de las organizaciones que conforman el consorcio.

- Pacto de transparencia - Certificación del número de trabajadores con discapacidad del consorcio y

sus integrantes

MARZO 25 AL 29 DEL 2019:

En esta semana el pasante apoya el área administrativa mediante la recopilación y organización de la caja menor de todo el mes de Marzo. Así como también elaboró las propuestas para los siguientes procesos:

- ICCU-CM-012 DE 2019 - IT-LP-18-36

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Ilustración 3. Formato solicitud de póliza de garantía de cumplimiento. Elaboración propia

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6. APORTE A LA EMPRESA

6.1 CUADRO DE LICITACIONES

Tras haber recibido indicaciones de las labores a realizar el primer día en la organización, el pasante analiza y determina la importancia de desarrollar un buen proceso licitatorio y por ende llevar un exhausto control sobre los procesos a los que la organización tiene posibilidad de ofertar tanto como a los procesos que ya se presentó.

La organización no tenía un cronograma ordenado donde fuese eficiente el registro ni la búsqueda de los factibles procesos para presentar propuesta, así como tampoco un registro de las fechas primordiales post presentación para analizar documentos tales como informe de evaluación o informe de adjudicación primordial para la posterior toma de decisiones.

El formato que propone el pasante se diseña en el programa Microsoft Excel y tiene como prioridades de acuerdo a los intereses de la organización las siguientes: registrar la fecha de cierre del proceso, el link del proceso, si el proceso es de tipo Selección Abreviada relacionar la fecha de manifestación de interés; relacionar el plazo de ejecución del contrato, relacionar todos los índices de capacidad financiera que indiquen los pliegos de condiciones, relacionar la experiencia general y especifica tanto habilitante como puntuable, relacionar el grupo de profesionales que se deben presentar en la propuesta como requisito habilitante, relacionar quien y como se deben certificar los profesionales, relacionar maquinaria y/o equipo de trabajo y/o laboratorio habilitante y como certificarlo. En este formato se resalta la columna “ESTADO” ya que da la opción de archivar los procesos a los que la empresa tiene posibilidad de presentarse pero que no se pueden analizar porque no han sido convocados por la entidad contratista (Su estado sería Borrador), es decir que aún no se publican los pliegos de condiciones definitivos del proceso. Los procesos “borrador” son analizados a diario y en caso de que se convoquen, ese mismo día se debe proceder a analizar sus pliegos de condiciones para no perder una sola oportunidad de adjudicación de algún contrato.

Otro de los principales objetivos del cuadro es controlar las actividades post-presentación, que comprenden la revisión de documentos, actas e informes de evaluación de las entidades con el fin de estar al tanto diariamente de estas propuestas para tomar las decisiones respectivas.

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Ilustración 4. Formato cuadro de licitaciones. Elaboración propia

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Ilustración 5. Formato cuadro de licitaciones. Sección registro de fechas pos presentación de propuestas. Elaboración propia

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6.2 CUADRO HOJAS DE VIDA

Cuando se elaboran propuestas de licitación es necesario contar con un grupo de profesionales requeridos por las entidades para un efectivo cumplimiento de los contratos. Por este motivo para facilitar el proceso de búsqueda y selección de dicho personal la organización debe contar con una completa y sólida base de datos donde se registren y se puedan encontrar de una manera eficiente los profesionales que cumplan principalmente con la formación académica y experiencia que soliciten los pliegos de condiciones.

La empresa no contaba con una base de datos práctica y organizada para la verificación, análisis y uso de las hojas de vida archivadas proveniente de profesionales que laboraron en contratos anteriores o de profesionales con los que puede contar la organización. En aras de facilitar esta actividad el pasante desarrolla y complementa mediante el programa Microsoft Excel un cuadro donde se compile la información necesaria de los profesionales que pueden cumplir el perfil solicitado por las entidades contratantes en los procesos de licitación.

La opción más relevante del cuadro se presenta en la columna donde se registra el nombre del profesional, ya que el pasante creó un hipervínculo para esta casilla para que se redirija a la carpeta que tiene guardada la empresa para cada profesional donde se archivan los documentos necesarios para completar la propuesta de licitación (hoja de vida, certificaciones, copia de cedula, tarjeta profesional, COPNIA). Además de esto el pasante inserta la opción de búsqueda en la celda del encabezado de cada columna de manera que se pueda filtrar la información que se desea buscar y de esta manera la búsqueda de personal que cumpla con los requisitos del pliego de condición se pueda llevar a cabo en un lapso de tiempo más reducido.

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Ilustración 6. Formato cuadro profesionales. Elaboración propia

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7. CONCLUSIONES

En el desarrollo de la presente pasantía, se cumplieron a cabalidad con las actividades solicitadas por la empresa HR INGENIERIA SAS y la tecnóloga Directora del área de licitaciones Lina María Lancheros Ovalle y otras realizadas por autonomía del pasante.

Gracias al buen entendimiento desde el principio del concepto estricto de un proceso de Licitación se comprendió el funcionamiento de los tipos de contratos con entidades públicas, y que para poder llevar a cabo una obra civil como entidad privada se debe tener un Departamento de Licitaciones bien estructurado y que sepa y cumpla con excelencia sus funciones ya que de estas depende el crecimiento en varios aspectos de la misma organización. El cumplimiento de todos y cada uno de los requisitos establecidos por la entidad contratista es fundamental, ya que si no se incluyen todos los requisitos que exigen los pliegos de condiciones, la entidad asumirá que no se cumple con lo solicitado y podrá proceder a rechazar la propuesta.

En la parte administrativa no solo se aprende a como acatar tareas, sino que se entiende la importancia de llevarlas a cabo en un tiempo riguroso. Se comprende cómo funciona y como se estructura una organización dedicada a la ingeniería civil y los inconvenientes que se deben solventar donde el aporte de ideas y la armonía de la convivencia de los integrantes son fundamentales.

El pasante elabora en total 31 propuestas donde se analiza la importancia del riguroso proceso de elaboración de éstas, ya que se está concursando con otras organizaciones con el fin de lograr ser el adjudicado de los contratos, lo que resulta siendo la misma experiencia para la empresa y la base económica de la misma. Es por esto que el pasante propone el desarrollo y aplicación del cuadro de licitaciones con el fin de llevar un inflexible control sobre los procesos a los cuales se tiene el objetivo de presentarse como de los procesos a los que ya se presentó la empresa, pensando principalmente en reducir al máximo el tiempo de la toma de decisión a la hora de escoger los procesos a presentar y así se puedan elaborar más propuestas y se tengan más oportunidades de ser el adjudicado en los contratos.

No menos importante que el cuadro de licitaciones, la relevancia de llevar un control o una base de datos de los profesionales con los que se cuenta a la hora de llevar a cabo una obra civil y que son incluidos como parte de la elaboración de las propuestas como requerimiento habilitante de los distintos pliegos de condiciones es alta ya que hacen parte de la totalidad de lo que debe ser una propuesta integra.

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8. RECOMENDACIONES

Durante el proceso de la elaboración de las distintas propuestas elaboradas por el pasante el principal inconveniente fue la falta de apoyo del Director del área de Licitaciones, ya que luego de verificar los pliegos de condiciones de los procesos a los que el pasante analizaba que la empresa se podía presentar, al no estar presente el Director que es la persona encargada de dar el visto bueno para iniciar la elaboración de la propuesta a ofertar se omitieron bastantes procesos. Por eso se recomienda tener una persona que pueda cumplir un horario que beneficie el Departamento de Licitaciones.

La clave para llevar a cabo un excelente proceso de licitación está en el rigor y la exactitud de funciones primordiales de los encargados del área de licitaciones como son: la búsqueda, comprensión, análisis y elaboración de las propuestas; el fortalecer estos aspectos no permitirá que una organización pierda dinero o tiempo ya sea durante el proceso de concurso o en la ejecución misma del contrato. Por eso es fundamental la alimentación del cuadro de Licitaciones idealizado y llevado a cabo por el pasante el cual permitirá contemplar las exigencias de los procesos de una manera sencilla y eficiente para tener más oportunidad a la hora de competir por un contrato.

Para el cuadro de hojas de vida de los profesionales se debe llevar a cabo una constante actualización de la base de datos realizada, ya que el personal se especializa y experimenta más con el paso del tiempo o se hace necesaria la inclusión de nuevo personal.

Teniendo en cuenta que las entidades pueden modificar los cronogramas establecidos en un principio, se hace muy necesario estar en constante revisión de las actividades registradas por el departamento de licitaciones de la organización para no perder ninguna oportunidad de adjudicación de algún contrato.

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9. BIBLIOGRAFÍA

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sencillos que le permitirán acceder a una gran oportunidad de negocio.

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https://www.elespectador.com/economia/la-norma-que-busca-acabar-con-

la-corrupcion-en-obras-publicas-articulo-843901

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ANEXO No. 1: CARTA DE CONTACTO CON TUTOR

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ANEXO No. 2: ACTA DE INICIO DE PASANTÍAS

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ANEXO No. 3: CERTIFICADO HORAS DE PASANTÍA

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ANEXO No. 4: ACTA DE FINALIZACIÓN PASANTÍAS

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ANEXO No. 5: CERTIFICADO DE PASANTÍAS

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ANEXO No. 6: CONTRATO LABORAL

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