pas À pas - université de sherbrooke · pas-à-pas feuille de temps 8. choisir la période pour...
TRANSCRIPT
Pas-à-pas Feuille de temps
SOFE – RH
Pas à pas – Feuilles de temps
Service des ressources humaines et financières
Janvier 2019
Pas-à-pas Feuille de temps
PAS À PAS «MES FEUILLES DE TEMPS»
Introduction :
Les formulaires de gestion de temps seront maintenant saisis par les employées et
employés de soutien de l’Université de Sherbrooke par l’Intranet. Ils se nomment
maintenant «Mes feuilles de temps».
Aucune copie papier ne sera acheminée au service des ressources humaines, sauf les
billets médicaux, preuves de décès ou toute autre preuve exigée par le service des
ressources humaines.
Lorsqu’elles seront complétées par les employés, les feuilles de temps seront soumises à
l’approbation de leur supérieur immédiat, et ensuite par le service des ressources
humaines si la situation le nécessite.
Les feuilles de temps ne servent pas à payer des heures mais à couper des heures.
Pas-à-pas Feuille de temps
1. Étapes d’entrée au système.
2. Choisir par le menu Ressources humaines – Mon emploi UdeS
Pas-à-pas Feuille de temps
3. Inscrire votre CIP et mot de passe :
Vous aurez alors accès aux Emplois disponibles, Mes candidatures, Mes bulletins de
paie, relevés fiscaux et autres en plus des feuilles de temps.
Pas-à-pas Feuille de temps
4. Cliquer sur Mes feuilles de temps.
5. Toutes les feuilles de temps qui ont déjà été entrées apparaissent.
6. Vous pouvez consulter les feuilles de temps qui ont déjà été créées ou en créer
une nouvelle.
Allez à l’étape suivante pour la création d’une nouvelle feuille de temps.
7. Cliquer sur «Ajouter» pour créer une nouvelle feuille de temps.
Pas-à-pas Feuille de temps
8. Choisir la période pour laquelle la nouvelle feuille de temps doit
être créée.
9. La feuille de temps qui apparaît est alors vide, c’est-à-dire qu’aucune heure de
travail n’a été entrée. Les heures travaillées au cours de la semaine doivent être
saisies manuellement. Il est important d’enregistrer AVANT de, soit changer de
semaine ou entrer un code d’absence. Les données seront alors perdues si cet
enregistrement n’est pas fait.
Pas-à-pas Feuille de temps
Exemple de feuille de temps avec les heures entrées pour la semaine 1 :
Enregistrer.
Les heures ont été entrées et enregistrées pour la semaine 1, il reste à entrer les
heures pour la semaine 2. Le solde en début de période est visible et la variation
des minutes à partir du solde de départ se lit dans la dernière colonne.
Écart AM : Cumul des minutes pour le quart de l’avant-midi
Écart PM : Cumul des minutes pour le quart de l’après-midi
Écart : Total des écarts AM et PM pour la journée
Util. : Déductions des minutes utilisées lors de la prise d’une demi-variable.
Toujours enregistrer.
Pas-à-pas Feuille de temps
Pour retourner à la page précédente, utiliser l’arborescence.
Ex. :
Pas-à-pas Feuille de temps
CODES D’ABSENCE
S’il y a des codes d’absence, cliquer sur !! pour le quart de travail ciblé. Ensuite, il suffit
de cliquer sur le code correspondant à l’absence.
Pour l’absence d’une journée complète, cliquer sur le !! pour l’avant-midi et celui de
l’après-midi. Le code sera visible vis-à-vis, soit l’avant-midi ou l’après-midi.
Ne pas utiliser la troisième colonne de code d’absence !! .
Pas-à-pas Feuille de temps
Code d’absence 1er
exemple :
Congé de maladie
Choisir le code d’absence, dans ce cas-ci, le 300 pour congé de maladie. Nous sommes
dans le tableau «Ajout d’exception.»
Par défaut, les heures de référence s’inscrivent. Modifier l’heure de début et de fin au
besoin. Inscrire un commentaire si nécessaire et enregistrer.
Pas-à-pas Feuille de temps
Après avoir enregistré, nous sommes de retour à la feuille de temps avec le code
d’absence inscrit.
On peut le consulter, le modifier ou le supprimer en cliquant sur le code d’absence, le
panneau se nomme alors «Modification d’exception».
Pour retourner à la page précédente, on utilise le menu arborescent.
On peut également supprimer l’exception.
Toujours utiliser le menu arborescent dans la feuille de temps, et non celui de
l’explorateur à côté de la barre d’adresse Internet.
Toujours enregistrer avant de passer à une autre étape.
Pas-à-pas Feuille de temps
Code d’absence 2ème
exemple :
Congé personnel
Dans le panneau «Ajout d’exception», choisir le code d’absence, dans ce cas-ci, le code
750 Congé personnel.
Par défaut, les heures de référence s’inscrivent. Écrire un commentaire si désiré et
ensuite, enregistrer.
Pas-à-pas Feuille de temps
Code d’absence 3ème exemple :
Vacances
Dans le panneau «Ajout d’exception», choisir le code d’absence, dans ce cas-ci, le code
500 Vacances.
Par défaut, les heures de référence s’inscrivent et ne peuvent être modifiées.
De retour à la feuille de temps :
Pas-à-pas Feuille de temps
Pas-à-pas Feuille de temps
Code d’absence 4ème
exemple :
Rendez-vous médical ou paramédical:
A) Départ pour un rendez-vous médical ou paramédical sans retour au
travail (ou avec retour au travail après l’heure prévue pour le repas) :
Écrire l’heure d’arrivée et heure de départ sur la feuille de temps :
Pas-à-pas Feuille de temps
Cliquer sur le code d’absence selon le cas (740 médical ou 760 paramédical), inscrire les
heures qui correspondent au rendez-vous. Écrire un commentaire. Heure de sortie = heure
de début du rendez-vous médical :
Enregistrer.
Pas-à-pas Feuille de temps
B) Départ pour un rendez-vous médical ou paramédical au milieu du période de
travail (avec retour au travail) :
- Écrire heure de début du quart jusqu’à l’heure de départ pour rendez-vous
médical.
Enregistrer.
- Créer un code d’absence 740 ou 760 selon le cas pour la période d’absence et
inscrire les heures pour laquelle vous étiez absent :
Pas-à-pas Feuille de temps
Enregistrer.
- Créer un autre code d’absence 740R ou 760R selon le cas (retour de visite
médicale ou retour de visite paramédicale) pour les heures travaillées au retour de
la visite.
Enregistrer.
De retour à la feuille de temps :
2 codes sont alors créés : un pour l’absence et l’autre pour les heures travaillées au retour.
Il ne doit pas y avoir d’écart entre l’heure de fin du rendez-vous médical et le début du
retour au travail (code 740R ou 760R).
Pas-à-pas Feuille de temps
Inscrire tous les codes d’absence pour la semaine en cours.
Lorsque la période est terminée et que toutes les heures et codes d’absences sont entrés,
cliquer sur «Enregistrer» une dernière fois et ensuite sur «Compléter».
La feuille est maintenant à l’état Complété.
Si toutefois il y a des erreurs, un message sera affiché dans le haut de la page et il sera
impossible de compléter tant que les erreurs ne seront pas corrigées.
Si aucun message d’erreur n’apparaît, la feuille à l’état «Complété» est transmise
directement dans SOFE pour être approuvée par le supérieur immédiat.
Pour certains codes, une approbation supplémentaire par le service des
ressources humaines sera nécessaire dans SOFE.
L’état «Complété» est votre dernière étape.
Pas-à-pas Feuille de temps
Tant que la feuille de temps est à l’état «Initial», il est possible de la consulter et la
modifier.
Lorsqu’elle est à l’état «Complété», il est possible de retourner à l’état initial et corriger.
Il est impossible de modifier ou de retourner en arrière si à l’état «Officiel». Vous devez
communiquer avec le secteur de la paie aux ressources humaines et financières si cette
situation se produit.
Une version imprimable de la feuille de gestion de temps est disponible.
Exemple de la version imprimable :
Pas-à-pas Feuille de temps
Lorsque la feuille de temps est à l’état Officiel :
Il est possible de conserver dans vos dossier personnels une copie des ces feuilles de
temps. Dans la version imprimable, il suffit d’enregistrer sous :
Pas-à-pas Feuille de temps
Renommer le fichier et enregistrer.
Toutefois, les feuilles de temps se conservent toutes dans votre dossier personnel. Aucune
règle d’archivage n’a encore été établie.
Pas-à-pas Feuille de temps
MESSAGES D’ERREURS POSSIBLES
a- Banque de congé personnel insuffisante
b- Banque de vacances insuffisante (même message que les congés personnels)
c- La limite de congé de déménagement est atteinte (pour le personnel régulier
seulement)
d- On ne peut avoir une absence et une présence en même temps pour la même période.
Si tel est le cas, il y aura un message d’erreur.
Lors d’un message d’erreur, la feuille de temps demeure à l’état Initial jusqu’à la
correction de cette erreur.
Certains messages d’erreur ne seront visibles que dans le tableau de bord des supérieurs
immédiats.
Ex. : Horaire variable qui excède 600 minutes.
Pas-à-pas Feuille de temps
Solde de vacances : Le solde en début de période indique le solde de vacances disponible lorsque la période
débute.
Le solde réel est le solde de vacances restantes + le solde de vacances qui sera disponible
au 1er
juin. Ce solde sera accessible seulement au 1 juin suivant.
Au 1er
juin, ce solde sera transféré dans le solde en début de période car il sera disponible.
INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES
1- Il est important de toujours enregistrer avant de faire une autre action. Si vous
n’enregistrez pas avant d’entrer un code d’absence, de quitter ou de changer de
semaine, toutes les données seront perdues.
2- Un avis par courriel sera envoyé si une feuille de temps est toujours à l’état Initial.
Cet avis est envoyé 3 jours après la fin de la période.
3- Lors d’un congé de longue durée, les feuilles de temps sont suspendues.
4- Si 2 affectations se chevauchent, 2 feuilles de temps pour cette période seront
accessibles. Il s’agit de consulter le «Rattachement» et inscrire les heures et codes
d’absence qui correspondent au bon rattachement d’horaire.
5- Les feuilles de temps ne peuvent être créées d’avance mais peuvent être créées en
retard.
Ex : Vacances. Les feuilles de temps sont alors créées au retour des vacances.
6- Vous avez accès à votre banque de congés personnels, vacances, congé de
déménagement et banque de temps directement sur le formulaire de gestion de
temps. Ces données sont mises à jour à chaque fois que vous compléter une feuille
de temps. La consultation est rapide et accessible.
7- Tout dépendant si vous êtes un employé régulier ou temporaire, seulement les
codes d’absence qui s’adressent à votre statut seront disponibles.
8- Les codes de congés fériés sont automatiquement indiqués.