Vers l’exhaustivité du signalement des thèses

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Le contexte légal

- Annuaire des formations doctorales

- Arrêté du 7 août 2006 relatif à la formation doctorale

- Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de diffusion et de conservation des thèses

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En bref- Etablissement habilité à délivrer le doctorat

- Obligation de signalement des thèses soutenues

- Choix par l’établissement de soutenance du mode de dépôt retenu (papier ou électronique)

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Mode de dépôt électronique ou mode de dépôt papier

- Voir l’arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de diffusion et de conservation des thèses

- http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000635069

• Conditionne l’utilisation de l’application Star ou non

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Thèse en préparation / Thèse soutenue

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Possibilité vs obligation• Le sujet de thèse en préparation peut être

signalé (actuellement dans Step ou Thesa pour les établissements habilités)

• Un établissement de soutenance a obligation de signaler la thèse soutenue

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LES APPLICATIONS ABES DEDIEES AU SIGNALEMENT DES THESES

Gestion professionnelle des thèses soutenues sur support électronique

Gestion professionnelle des thèses en préparation

WinIBWGestion professionnelle de tous les documents possédés par les bibliothèques dont les thèses

Interface de consultation

PUBLIC

PROFESIONNEL

Moteur de recherche pour toutes les thèses françaises

Etat des lieux • Le signalement des thèses (= création de la

notice et de l’exemplaire) de doctorat françaises dans le Sudoc est une obligation légale

• Il est assuré par les établissements de soutenance (via les applications professionnelles WinIBW ou Star), le résultat est visible dans le Sudoc

• Thèses.fr augmente la visibilité des thèses

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Un constat…… exprimé par l’AERES dans son évaluation de l’ABES en 2012 :

La preuve n’est pas faite, aujourd’hui, de la réussite du dispositif

de signalement des thèses : quelle exhaustivité ?

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Au-delà de l’obligation légale, comment garantir cette exhaustivité?

Les réalités de terrain expliquent d’éventuelles lacunes : moyens humains mis en œuvre et volumes de thèses soutenues très variables d’un établissement à l’autre (de quelques dizaines à plusieurs centaines de thèses par an selon les cas)

La mission « thèses » menée par l’ABES doit proposer des solutions pour dépasser ces contraintes locales.

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Rôle de l’ABES• Jusqu’à présent, aucune vérification

systématique concernant l’exhaustivité du signalement

• Mise en place d’un cercle vertueux dans Theses.fr pour améliorer les données : un premier pas, des compléments via les réclamations de l’usager final

• Quid des données pas du tout recensées? Comment les repérer?

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Comment procéder?

1. Repérer les établissements qui ne signalent pas du tout - ou seulement partiellement - leurs thèses

ex1: exploiter le différentiel entre thèses présentées sur le site web de l’établissement et thèses signalées dans le Sudoc

ex2 : vérifier que les établissements recensés dans l’annuaire des formations doctorales signalent bien leurs thèses

ex3 : utiliser les retours du feedback (bouton « signaler une erreur » de Theses.fr, assistance de Step)

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Comment procéder? 2.Entrer en contact avec ces établissements et

établir un argumentaire à leur attention :- obligation de signalement- intérêt de valoriser leurs thèses- outils mis à disposition pour faciliter le catalogage (scripts,

canevas personnalisé)- accompagnement possible de l’ABES pour résorber peu à peu

le passif des thèses non signalées

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Aide au catalogage Pour les thèses dans le Sudoc (dépôt papier) : utilisation

des scripts• 4 scripts sont utiles au catalogage des thèses

originelles/dépôt papier dans le Sudoc :• 2 scripts de création de notice de thèse • 2 scripts de transformation d’un type de support à un

autre (on part d’une notice existante)• Voir le

Manuel WinIBW consacré aux scripts, leur activation et leur utilisation.

• veiller à ce que le catalogage soit bien conforme aux règles de catalogage des thèses dans le SudocJournées ABES 2013 - Isabelle Martin 14

Canevas personnalisé et feuille de route

- Un canevas personnalisé peut être fourni par l’ABES comme première aide pour impulser le catalogage de ses thèses dans un établissement

- Une feuille de route peut être établie conjointement établissement/ABES pour aider à organiser la résorption du passif

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Guide du doctorantNi ceci Ni cela

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Un outil actualisé: le guide du doctorant

• Refonte du guide de 2007• Mis en ligne sur le site web de l’ABES rubrique « Espace pour

les doctorants » http://www.abes.fr/Theses/Espace-pour-les-doctorants

• A destination avant tout des futurs doctorants qui seront ainsi également sensibilisés à l’obligation de signalement et aux principes de valorisation

• Logique du cercle vertueux : une personne avertie en vaut deux

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Un outil que les établissements doivent encore s’approprier

• Dénominateur commun pour tous les établissements habilités à délivrer des thèses de doctorat

• Document destiné à être amendé par chaque établissement pour prendre en compte les spécificités locales

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