papír alapú számlák kezelésének ... - tridoc enterprise

Papír alapú számlák kezelésének automatizálása,

hatékony számla engedélyezési folyamatok kialakítása

Trilobita Informatikai Zrt.

Aktív Rekord Szoftverrendszerek Kft.

01

Bemutatkozás

• 1997 óta a magyarországi közép- és nagyvállalatok meghatározó megoldás szállítója• Saját fejlesztésű, egyedi megoldásokat szállítunk ügyfeleinknek

Fő kompetenciáink:• Dokumentum- és iratkezelő megoldások

• Folyamat és projekt menedzsment megoldások

• Jutalékkalkulációs rendszerek

• Egyedi megoldások pl. Kiadói és terjesztési rendszerek

Kiemelt ügyfeleink:• OTP Bank Nyrt.

• MVMI Zrt. és MVM Paks II Fejlesztő Zrt.

• UniCredit Bank Hungary

• Richter Gedeon Nyrt.

• Magyar Lapterjesztő Zrt.


Trilobita Informatikai Zrt. A vezető információs technológia

02

Bemutatkozás

Csapatunk az egyetlen az országban, amely 1992 óta készít ügyfeleinek átlagosan 300%-oshatékonyságú automatikus adatrögzítő megoldásokat


Aktív Rekord Szoftverrendszerek Kft. Gyorsabb, pontosabb adatbevitel.

03

Tartalom

1. Beérkező számlák előfeldolgozása – szelektálás, vonalkód alapú azonosítás

2. Számla adatok felismerése és feladása iratkezelő megoldás felé

3. Számla iktatási és engedélyezési folyamatok kialakítása – Papírmentes engedélyezés

4. Egygombos számla-engedélyezés

5. Iktató rendszer és SAP rendszer együttműködése az engedélyezési folyamat hatékonyságának

növelése érdekében

6. E-számlák becsatornázása a számlaengedélyezési folyamatba

7. Esettanulmány

8. Fejlesztési irányok

9. Kérdések - Válaszok



Előfeldolgozás Szkennelés és Imaging Iktatás Engedélyezés és fizetés

A bemutatott megoldáscsomag teljes mértékben alkalmas a számlakezeléshez, iktatáshoz kapcsolódó valamennyimunkafolyamat, úgymint az elő-feldolgozás; szkennelés és OCR-ezés; érkeztetés, szignálás, vonalkódos

azonosítás; ügy- és iratiktatás (számlakép kezelés); engedélyezés; archiválás és selejtezés integrált elektronikuskezelésére.

04

Számlakezelés – Teljes életciklust lefedő megoldásTrilobita Informatikai Zrt. A vezető információs technológia

Archiválás

Beérkező számlák előfeldolgozása –szelektálás, vonalkód alapú azonosítás

ElőfeldolgozásIgények

Tömeges feldolgozás -Automatizáltadatkinyerés

06

Lorem ipsum dolor sit ametAktív Rekord Szoftverrendszerek Kft. Gyorsabb, pontosabb adatbevitel.

• Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Vivamus

eget sem non nisl tristique congue et a urna. Aliquam ut lorem

non ligula accumsan porttitor.

• Donec sodales convallis leo a scelerisque. Donec orci est, porta

non lobortis at, posuere in nibh. Ut nec est volutpat, viverra

sapien consequat, ullamcorper ex.

• Nullam nec facilisis urna, vel sodales lorem. Vestibulum placerat

nibh id blandit egestas. Morbi hendrerit, neque at tincidunt

tempor, augue ex congue odio, mollis bibendum libero tortor a

nisi.

• Suspendisse semper mattis diam ac ultrices. Vivamus quis orci

enim. Aliquam erat volutpat.


07











nisi.




Számla adatok felismerése és feladása iratkezelő megoldás felé

Szkennelés ésimaging Igények

Tömeges feldolgozás -Automatizált adatkinyerés

– Számlaképek feladása iktatórendszernek

09











nisi.




10











nisi.




Számla iktatási és engedélyezési folyamatok kialakítása – Papírmentes engedélyezés

Folyamat implementáció Igények

Automatikus iktatás és folyamatindítás – Papír

alapú iratmozgás kiváltása

Felmérés

Tervezés

Fejlesztés

Bevezetés

Támogatás

12

Jelenlegi számlakezelés folyamatok megismerése >> Hol és miben várunk javulást? >> Új folyamatok megtervezése

Projekt sikerességének alapfeltétele a folyamatok megfelelő felmérése és az alapos tervezés

EMELJÜNK KI EGY KULCSFOLYAMATOT!


Folyamatok felméréseTriDoc enterprise. Professional document management

13

Célok kitűzése

• Számlák feldolgozásának gyorsítása

• Határidős számlák esetében késő teljesítések

csökkentése

• Szerződések, megrendelések, számlák és

teljesítést igazoló dokumentumok egységes

kezelése, tárolása

• Jóváhagyási határidők csökkentése

FONTOS: CÉLOK SZÁMSZERŰSÍTÉSE!


TriDoc enterprise. Professional document management

14

Automatizált, tömeges iktatás

• Szkennelt, előfeldolgozott számlák elhelyezése

alkönyvtár struktúrában

• Számlaképek és XML fájlok a számlák adataival

• Számlák ütemezett, automatikus beolvasása és

iktatása

• Iktatási csatornák paraméterezhetősége

• Beolvasási gyakoriság

• Érkeztetés/Iktatás/Ügy iktatás történjen-e

• WF automatikus indítása

• Érkeztetés/Iktatás zárolás

• Digitális aláírás és időbélyegTrilobita Informatikai Zrt.


15

Számlák strukturált tárolása, visszakeresése

• Számlák minden adatának tárolása:

• Fejadatok

• Egyedi azonosítók

• Könyveléshez szükséges adatok

• Számlákhoz kapcsolódó dokumentumok

• Likvid lap

• Teljesítést igazoló dokumentumok

• Szerződés, megrendelés

• Számlák több dimenzió mentén történő kategorizálása• Keresés

• Minden rögzített metaadat szerinti keresés• Folyamat információk szerinti keresés• Tárolt keresések• Szabadszöveges keresés



Számla

Kategória

Típus

Ügykör

Iktatókönyv

Partner

Projekt

AES 256

TOTPHTTPS

LDAP/AD

16

Adatbiztonság, titkosított tárolás

• Tárolási alternatívák

• Adatbázis

• Fájlrendszer

• Archiváló megoldás (Saperion, EMC Documentum stb.)

• Szerver oldali titkosítás – adatbázishoz való

hozzáférés nem jelenti a dokumentumokhoz való

hozzáférést

• Titkosított csatornán történő adatkommunikáció

• Felhasználói autentikáció

• AD/LDAP integráció

• Kétfaktoros azonosítás (TOTP token)

• Digitális aláírás ellenőrzés Trilobita Informatikai Zrt.


Egygombos számla-engedélyezés

Számla engedélyezés Igények

„Vezetői jóváhagyás legyen a lehető legegyszerűbb!” Akár távolról is lehessen

jóváhagyni.

18

• Számla ellenőrzése és engedélyezése

• Adatok ellenőrzése

• Számlakép megtekintése

• Jóváhagyási előzmények megtekintése

• E-mail értesítések

• Munkalisták

• Csoportos értékelés


Számla engedélyezésTriDoc enterprise. Professional document management

Jóváhagyás Elutasítás

19

Távoli engedélyezés

Az alkalmazott HTML5 technológiának és keretrendszernek köszönhetően megoldásaink tableten, mobilon és desktop alkalmazásként egyaránt használhatók!

Támogatott platformok: Windows, Macintosh, Linux, Android, iOS

Támogatott böngészők: Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari, Opera, Edge

RTL


Iktató rendszer és SAP rendszer együttműködése az engedélyezési folyamat hatékonyságának növelése érdekében

ERP és számlázó Igények

Együttműködés meglévő ERP, számlázó

rendszerekkel –Duplikált adatrögzítés elkerülése

21

Elvárások

• A számla iktatási és engedélyezési folyamat során a számlázó/ERP rendszerrrel való

lehető leghatékonyabb együttműködés

• Két rendszer automatikusan adja-vegye át az adatokat

• Az adatokat lehetőség szerint egy helyen kelljen csak a felhasználónak rögzítenie

• Az iratkezelőben implementált folyamat illeszkedjen a „már jól bevált” számla könyvelési és kifizetési

folyamatokhoz



22

Adatkapcsolatok

• Számla előrögzítés (Iktató – SAP)

• Számla iktatás (SAP – Iktató) – Kimenő számlák

• Előrögzített bizonylatszám átadása iktató rendszernek

(SAP – Iktató)

• Likvid lap nyomtatás és csatolása iratkartonhoz

(SAP – Iktató)

• Könyvelési, fizetési zár feloldása SAP-ban (Iktató – SAP)

• Könyvelt, fizetett státuszok átadása iktató rendszernek

(SAP – Iktató)



E-számlák becsatornázása a számlaengedélyezési folyamatba

E-számlákIgények

E-számlák automatikus iktatása – Számla adatok

automatikus kitöltése

24

E-számlák

• E-számlák automatikus csoportos iktatása

• E-számla adatok automatikus rögzítése kapcsolódó

XML fájlból

• Nem magyar szabványnak megfelelő formátumok kezelése

• XML-től eltérő formátumok kezelése

• Digitális aláírások hitelességének ellenőrzése



Magyar Lapterjesztő Zrt.

Esettanulmány

Projekt tartalma

Több mint 650 kiadó megközelítőleg1.700-féle lapját terjesztik 11.500

árusponton.

Több mint 700 munkatárs.

RELAY, inmedio, COSTA COFFEE, Hungaropress, Sprinter

Magyar Lapterjesztő Zrt.

26

Ügyfél bemutatása

Szerződés kezelő és Bejövő számlaengedélyező rendszer kialakítása

A kialakítandó rendszer és a Pénzügyirendszerek kommunikálnak egymással

A kialakítandó rendszernek az alábbivállalatokat kell kiszolgálni: Lapker Zrt., Buvihír Zrt., Hírker Zrt., LDS Kft., Sprinter Kft.

Havi dokumentum mennyiség: ~5 000


27

Projekt célok

• Iratok manuális kezelésének megszűntetése

• A papír alapon történő engedélyezési

folyamatok szoftverrel történő kiváltása

• Szerződések digitalizálása

Főbb alkalmazási területek:

• Számlák engedélyezése és nyilvántartása

• Szerződések kezelése és nyilvántartása

• Beszerzési megrendelések kezelése és

nyilvántartásaTrilobita Informatikai Zrt.


28

Sikerkritériumok

• Bejövő számla engedélyezési folyamat időigényének

csökkentése (célérték: 12 nap)

• Szerződés engedélyezési folyamat zárt rendszerbe

terelése, időigényének csökkentése (célérték: 5 nap)

• Beszerzési megrendelés engedélyezési folyamat

kialakítása

• Elektronikus formában, rendszerezetten tárolt aláírt

szerződések aránya (célérték: 100%)

• Munkafolyamatok implementálása –3 db (fő folyamat)

• Képzettek száma –100 főTrilobita Informatikai Zrt.


29

Kihívások – Pozitív előfeltételek



Kompetens résztvevőkA projektben résztvevő megrendelő oldali szereplők a saját területükhöz remekül értő, a folyamatokat kiválóan ismerő szakemberek voltak.

Reális célkitűzésekA projekttel szemben támasztott elvárások reálisak voltak, figyelembe vették a kezdeti betanulási időszak várható nehézségeit is.

Számos adatkapcsolatA projekt során a már meglévő SAP (BizTalk) rendszerhez több ponton is szükséges volt több, eltérő interfész kialakítására.

Jól definiált folyamatokMár az ajánlati fázisban rendkívül részletes, pontos folyamatleírásokat biztosított az ügyfél.

Összetett folyamatokA projekt során több, összetett és sokszereplős folyamat implementálását kellett megvalósítani párhuzamosan.

„Eddig így csináltuk”Mindent minden projektben, itt is meg kellett küzdeni a felhasználók kezdeti ellenállásával.

Dokumentum, irat- és ügykezelés –

tárolás, menedzsment, selejtezés

• Számla folyamat – minden tagvállalatra, e- számlákra is

• Fizetési igény folyamat

• Kiadói előleg számla folyamat

• Tömeges jutalék folyamat

• Szerződés készítési és engedélyezési folyamat –

minden tagvállalatra

• Beszerzési megrendelés készítési és engedélyezési

folyamat – minden tagvállalatra

30

Implementált folyamatok



31

Célok megvalósulása - Jövőkép

• Szkennelt és feldolgozott iratok száma: XXXX db/hó (XXXX oldal/hó)

• Szkennelő állomások száma: XX db

• Iktatott iratok száma: ~135 000

• Felhasználószám: 172 fő (aktívan kihasznált)

• Munkafolyamatok implementálása – Számla, Szerződés, BM folyamatok

• A papíralapú számla engedélyezés teljes egészében megszűnt!

Jövőkép

• Upgrade projekt

• Folyamatok optimalizálása, SAP adatkapcsolatok bővítése/átalakítása

• Költséghely és termék rögzítés hatékonyságának növelése



Fejlesztési irányok

Jövő

Ergonomikus, eszközfüggetlen mobil

felhasználói felület.

• Smart Search – keresési előzményeken alapuló, meta

adatokban és tartalomban párhuzamosan kereső egy

kereső mezős kereső felület

• Perszonalizáció, egyéni UI – a munkavégzés

hatékonyságát növelő, az egyén feladataira optimalizált

felhasználói felületek kialakítása, felület-sablonok

kezelése

• Mentett riport lekérdezéseken alapuló automatikus

riport képernyő generálás

33

Fejlesztési irányok



34

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit.

Egy általános, de egyben rugalmas megoldás a számlakezeléshez kapcsolódó feladatokat egységesen tudja kezelni.

Kompakt megoldás

Átláthatóbb, consectetur adipiscing elit.

Mérhető idő és pénz megtakarítás a folyamat egészét nézve, a vállalat fő üzleti tevékenységét érintő területen.

Hatékonyság növelés


A bevezetést követően az üzleti igények, vagy a törvényi környezet változásával is rugalmasan alakítható, bővíthető megoldások alkalmazása.

Egyedi igények


A számlakezelés esetében egy iktató rendszer sem állja meg a helyét önállóan, a meglévő ERP vagy számlázó rendszerekkel való együttműködés elengedhetetlen.

Integrált folyamatok


ÖsszegzésTrilobita Informatikai Zrt. A vezető információs technológia

Köszönjük a figyelmet!

Vannak kérdései?

Tegye fel most!


Kapcsolat

Wágner Diána

Kereskedelmi és marketing igazgatóMobil: +36 20 962 9822E-mail: [email protected]: www.trilobita.hu

papír alapú számlák kezelésének ... - tridoc enterprise

Documents