panduan penggunaan aplikasi knowledge management system
TRANSCRIPT
1
LAMPIRAN
Lampiran 1.Kuisioner Ujicoba oleh Esti Maria Margi Astuti, S. Sos.
2
3
4
Lampiran 2.Kuisioner Ujicoba oleh Adhitya Eka Prakarti., M.Pd,
5
6
Lampiran 3.Kuisioner Ujicoba oleh Siti Zubaidah., M.Pd,
7
8
9
10
Lampiran 4.Kuisioner Ujicoba oleh Elvira Hoesein Radia, S.Pd., S.Mus.,
M.Pd.
11
12
13
Lampiran 5.Kuisioner Ujicoba oleh Prof. Dr. Ir. Eko Sediyono, M.Kom
14
15
16
Lampiran 6.Kuisioner Ujicoba oleh Dr. Mawardi, S.Pd, M.Pd
.
17
18
19
Panduan Penggunaan Aplikasi Knowledge
Management System
20
Panduan Penggunaan Aplikasi
Berbagi Pengetahuan Alumni pada
Prodi MMP FKIP UKSW Berbasis
Teknologi Informasi dan Komunikasi
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................................................................ 20
KATA PENGANTAR .............................................................................. 23
1. PENDAHULUAN ............................................................................. 24
2. SUMBER DAYA YANG DIBUTUHKAN ....................................... 27
2.1 Perangkat Keras ........................................................................ 27
2.2 Sumber Daya Manusia .............................................................. 27
21
2.3 Pengenalan Aplikasi Knowledge Management
System ................................................................................................... 28
2.4 Alamat WEB-SITE Aplikasi Knowledge
Management System ............................................................................ 28
3. USER dan TAMPILAN ................................................................... 29
3.1 Struktur User ............................................................................. 29
3.2 Tampilan .................................................................................... 29
3.2.1 Aktor ADMIN ..................................................................... 29
3.2.2 Aktor Alumni ...................................................................... 30
3.2.3 Aktor Publik ....................................................................... 31
4. CARA PENGGUNAAN .................................................................... 34
4.1 Halaman Utama ......................................................................... 34
4.2 Halaman Informasi .................................................................... 35
4.3 Halaman Registrasi .................................................................... 36
4.4 Private ........................................................................................ 37
4.4.1 Login.................................................................................... 37
22
4.4.2 Profile .................................................................................. 38
4.4.3 Halaman Alumni ................................................................. 39
4.4.4 Read Informasi ................................................................... 41
4.4.5 Komentar ............................................................................ 41
4.4.6 Like dan Unlike ................................................................... 42
5. PENUTUP ......................................................................................... 43
Daftar Pustaka ......................................................................................... 44
23
KATA PENGANTAR
Panduan ini disusun sebagai pedoman dalam
menggunakan aplikasi Berbagi pengetahuan pada program
studi Magister Manajemen Pendidikan Fakultas Keguruan dan
Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana. Aplikasi
‘Knowledge Management system’ dikembangkan untuk
membangun relasi program studi dengan alumni, dan antara
alumni dengan alumni merupakan salah satu alternatif dalam
melaksanakan atau menjalankan proses manajemen
pendidikan, Yang dimana praktik pengetahuan terdiri dari
kegiatan yang dipandu untuk pengembangan organisasi
pembelajaran, berbagi pengetahuan dan penggunaan dalam
24
hal nya paradigma manajemen Perguruan Tinggi (PT)
bertujuan untuk meningkatkan kualitas pendidikan secara
berkelanjutan dalam hal praktis, mengarah pada peningkatan
eksponensial dalam berbagi pengetahuan dapat
menguntungkan berbagai proses dan layanan kunci dalam
lembaga pendidikan tinggi kondisi formalnya pengetahuan
yang dimiliki oleh PT dapat dengan mudah disampaikan
kepada alumni, sebaliknya pengetahuan yang dimiliki oleh
alumni dapat dengan mudah diberikan kepada PT. hubungan
timbal balik tersebut merupakan kondisi dimana berbagi
pengetahuan memiliki peran penting dalam pelaksanaannya.
1. PENDAHULUAN
Menurut para ahli Berbagi pengetahuan adalah sebuah
proses dimana organisasi telah merumuskan cara dalam upaya
mengenali dan mengarsipkan aset pengetahuan di dalam
organisasi Pentingnya keterlibatan alumni dalam lingkup PT.
Peranan berbagi pengetahuan adalah untuk memfasilitasi dan
mengelompokkan pengetahuan yang didapat dari para alumni
untuk memberikan masukan ataupun tanggapan yang
berhubungan dengan Program studi dan memberikan nilai
tersendiri. Nilai tersebut antara lain: (1) sebagai media
penjaring mahasiswa baru; (2) penilaian kurikulum; (3)
sebagai indikator dalam pengembangann kurikulum; (4)
sebagai ukuran akuntabilitas publik; (5) menjadi salah satu
25
item penilaian dalam akreditasi,pengembangan kuriulum,
sistem pembelajaran. Untuk itu dalam panduan penggunaan
aplikasi ‘Knowledge Management system’ ini akan
menjelaskan bagian-bagian, cara penggunaan, dan
pengolahan.
Berbagi pengetahuan telah menjadi sebuah perangkat
manajemen selama beberapa dekade terakhir dikarenakan
perannya yang terus digunakan dalam lingkup organisasi,
untuk membantu pelaksanaan manajeman pendidikan dalam
menunjang pengembangan pendidikan dengan memanfaatkan
informasi-informasi external yang secara langsung sulit untuk
di kumpulkan, Informasi-informasi external yang dimaksud
bersumber dari pihak-pihak yang berada diluar lingkungan
PT, yaitu informasi yang didapat dari para alumni kemudian
infomasi tersebut dapat dikumpulkan, dibagikan maupun
dimanfaatkan demi keberlangsungan PT. Sisi positif yang
menjadi nilai tawar dari berbagi pengetahuan adalah mampu
menciptakan lingkungan kerja baru di mana pengetahuan dan
pengalaman dapat dengan mudah dibagi dan juga
memungkinkan informasi dan pengetahuan muncul dan
mengalir ke orang yang tepat pada waktu yang tepat sehingga
mereka dapat bertindak lebih efisien dan efektif (Thomas,
Kellogg, & Erickson, 2001; Yaghoubi & Maleki, 2012).
Berbagi pengetahuan adalah proses sistematis yang
26
dengannya pengetahuan dibutuhkan agar sebuah organisasi
dapat dengan mudah mewujudkan, mengumpulkan,
membagikan dan memanfaatkan pengetahuan tersebut (Laal,
2011) . Dengan demikian, penerapan berbagi pengetahuan
dalam manajeman pendidikan dapat menjadi hal yang penting
dan terkait satu dengan lainnya.
Dalam hal praktis, mengarah pada peningkatan
eksponensial dalam Berbagi pengetahuan dapat
menguntungkan berbagai proses dan layanan kunci dalam
lembaga pendidikan tinggi, sebagai contoh pengetahuan yang
dimiliki oleh PT dapat dengan mudah disampaikan kepada
alumni, sebaliknya pengetahuan yang dimiliki oleh alumni
dapat dengan mudah diberikan kepada PT. Hubungan timbal
balik tersebut merupakan kondisi dimana berbagi
pengetahuan memiliki peran penting dalam pelaksanaannya
Manajemen pendidikan dilingkungan perguruan tinggi tidak
hanya mencakup kepengurusan administrasi dan lain-lain,
namun membangun hubungan dengan alumni menjadi faktor
penting dalam mengembangkan kualitas akademiknya, tidak
terkecuali di Program Studi (PRODI) Magister Manajemen
Pendidikan (MMP) Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
(FKIP) Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW).
Berdasarkan uraian-uraian tersebut dilakukan pengembangan
yang bertujuan untuk membangun sebuah Aplikasi
27
‘Knowledge Management system’ dalam mempermudah
pelaksanaan berbagi pengetahuan dan Maanfaat penyusunan
Panduan Penggunaan Aplikasi ‘Knowledge Management
system’ ini adalah sebagai alat bantu untuk mempermudah
penerapan Aplikasi Berbagi pengetahuan dilingkungan
Pogram Studi MMP FKIP UKSW.
2. SUMBER DAYA YANG DIBUTUHKAN
2.1 Perangkat Keras
Perangkat Keras yang di gunakan dalam
pengoperasian adalah
1. Sebuah Server dengan spesifikasi yang mendukung
aplikasi
2. Komputer dengan spesifikasi yang mendukung
aplikasi
3. Monitor, mouse, keyboard sebagai Peralatan antar
muka
2.2 Sumber Daya Manusia
Sumber daya Manusia (SDM) yang akan
menggunakan Aplikasi ini adalah admin, dan
Pengguna. Admin ialah Administrator di Prodi MMP
FKIP UKSW , dan Pengguna ialah Alumni, Dosen ,
28
dan Publik. Untuk mengakses Aplikasi ‘Knowledge
Management system’ SDM yang memiliki:
1. Pemahaman Tentang antar muka komputer
2. Pemahaman Proses pengolahan Aplikasi ini
3. Kemampuan Menggunakan TIK
2.3 Pengenalan Aplikasi Knowledge Management
System
Administrator dalam operasional aplikasi ini sehari-
hari terlebih dahulu diberikan pengenalan yang cukup
untuk menggunakan aplikasi ‘Knowledge
Management system’ melalui Pelatihan, dan untuk
Pengguna di berikan sosialisai aplikasi melalui media
sosial, Email, dan Website Resmi FKIP UKSW
2.4 Alamat WEB-SITE Aplikasi Knowledge
Management System
Untuk Penggunaan aplikasi ini dapat di akses secara
online di https://kms-mmp.000webhostapp.com/
Apliakasi tersebut dapat di akses melalui mobile
phone, personal computer, dan perangkat yang dapat
mengakses internet. Aplikasi ‘Knowledge
Management system’ dirancang sehingga
mempermudah admin, alumni dan dosen untuk dapat
29
berkomunikasi dan dapat bertukar informasi dengan
baik dan dapat diakses di manapun.
3. USER dan TAMPILAN
3.1 Struktur User
Adapun struktur User ialah pengguna yang
mengoperasikan, mengelola, membagikan dan
menyimpan tindakan-tindakan di dalam Aplikasi
‘Knowledge Management system’, user ini disebut
Aktor. Ada 3 aktor dalam Pelaksanaanya ialah Aktor
Admin berfungsi sebagai pengelola aplikasi, Aktor
Alumni berfungsi sebagai alumni dalam aplikasi ini ,
dan Aktor Publik sebagai tamu dalam aplikasi ini.
3.2 Tampilan
3.2.1 Aktor ADMIN
Tampilan utama untuk melihat Aktor admin
30
Gambar 1:Tampilan Aktor Admin
Tampilan Aktor Admin berupa melihat Daftar
nama Alumni yang telah Melakukan registrasi :
Gambar 2:Tampilan Aktor Admin melihat data
Alumni
3.2.2 Aktor Alumni
Tampilan untuk Alumni, bisa dii lihat aktor alumni
berisikan Home dan Informasi.
31
Gambar 3: Tampilan Aktor Alumni
3.2.3 Aktor Publik
Tampilan untuk actor publik hanya dapat melihat
artikel yang ada,melihat informasi (Artikel dan
FAQ), dan Registrasi diri.
Gambar 4:Tampilan Aktor Publik
32
Berikut Ini Merupakan Menu yang ada pada User ADMIN,
ALUMNI, Dan Publik beserta Fungsi Tiap MENU yang ada.
Tampilan Fungsi
Untuk melihat Tampilan
keseluruhan dalam Aplikasi
Untuk Melihat Informasi .
Informasi berupa Artikel
Dan FAQ
Untuk Melaksanakan
Registrasi alumni sehingga
Dapat masuk dalam
Penyimpanan Data
Alumni
33
Untuk Melihat Daftar
Alumni yang Telah
Melakukan Regstrasi
Untuk kembali ke beranda
atau kembali ke HOME
Untuk Melihat dan
Membuat Pertanyaan
yang akan di diskusi kan
34
Untuk Melihat Rekapan
Total Alumni
Tabel 1: Menu dan Fungsi
4. CARA PENGGUNAAN
4.1 Halaman Utama
Halaman utama dapat dilihat dengan memilih menu
Home pada menu sebelah kiri. Pada halaman utama terdapat
beberapa bagian didalamnya, antara lain grafik statistik
informasi dan daftar informasi. Informasi yang dimaksudkan
terbagi dalam dua kelompok yakni artikel dan Faq
(Frequently asked questions). Statistik informasi merupakan
hasil rekapitulasi artikel dan Faq selama lima tahun terakhir.
Sedangkan daftar informasi berisikan artikel dan Faq terbaru.
35
Gambar 5. Halaman Utama.
4.2 Halaman Informasi
Halaman informasi, dapat diakses melalui menu
informasi yang tertera pada menu sebelah kiri aplikasi
(gambar 1). Halaman informasi berisikan daftar informasi
baik itu kelompok artikel dan Faq. Dari masing-masing item
yang ada terdapat beberama elemen yang disematkan,
diantaranya link untuk membuka informasi, link untuk
membuka daftar informasi per kelompok, rekapitulasi
komentar, Like dan unLike.
36
Gambar 6. Halaman Informasi
4.3 Halaman Registrasi
Halaman registrasi dapat dilihat dengan cara memilih
menu registrasi pada menu bagian kiri dari aplikasi(gambar
1). Halaman registrasi berfungsi untuk melakukan registrasi
oleh alumni.Item-item yang terdapat didalam halaman
registrasi antara lain email,nomer telepon, nama lengkap, nim
semasa kuliah, jenis kelamin dan tanggal lulus. Sebagai
catatan, email yang digunakan adalah email yang bersumber
dari google mail.
37
Gambar 7. Halaman Registrasi
4.4 Private
4.4.1 Login
Proses login dapat di lakukan dengan melakukan klick
pada ikon google di bagian sudut kanan aplikasi (gambar 1).
Proses login yang diterapkan adalah menggunakan google
sign in, dengan kata lain bahwa setiap user akan melakukan
login dengan menggunakan akun googe yang dimiliki.
38
Gambar 8. Google Sign in.
4.4.2 Profile
Halaman profile berfungsi untuk melakukan
perubahan data pribadi para alumni. Hal ini dilakukan oleh
masing-masing alumni.
39
Gambar 9. Halaman Profile.
4.4.3 Halaman Alumni
Halaman alumni berisikan rakapan data alumni yang
telah di daftarkan. Pada halaman ini terdapat fungsi untuk
menambahkan dan menghapus data alumni.
40
Gambar 10. Rekap Data Alumni.
Gambar 11. Form Rekap Data Alumni.
41
4.4.4 Read Informasi
Halaman read informasi merupakan halaman yang
berisikan konten informasi secara mendetail. Hal ini
disematkan juga didalamnya form komen, Like, dan Unlike.
Untuk melihat read informasi, user dapat melakukan klik pada
judul informasi atau melakukan klik pada icon ling pada
bagian sebelah kanan dari daftar informasi yang ada
Gambar 12.Halaman read informasi.
4.4.5 Komentar
42
Form komentar berfungsi untuk menginputkan komentar
terkait informasi yang dipilih beserta daftar komentar yang
telah dimuat.
Gambar 13. Form Komentar.
4.4.6 Like dan Unlike
Like dan UnLike merupakan tombol opsi yang berfungsi
untuk merangkum opsi suka maupun tidak suka terhadap
informasi yang dipilih. Like dan UnLike berisikan akumulasi
dari masing-masing opsi pilihan yang ada.
43
Gambar 14.LIKE-UNLIKE
5. PENUTUP
Dengan melihat Panduan Pengunaan Aplikasi ‘Knowledge
Management system’ dapat membantu admin, progdi, dan
alumni sehingga adanya komunikasi yang dapat menjalin
hubungan antar Progdi dan alumni dalam mengembangkan
Program Studi Magister Manajemen Pendidikan Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya
Wacana
44
Daftar Pustaka
Al-Hawamdeh, S. (2003). Knowledge management:
cultivating knowledge professionals. (R. Rikowski, Ed.)
(Vol. 44). England: Chandos Publishing (Oxford)
Limited.
Al-Qdah, M. S., & Salim, J. (2013). A Conceptual Framework
for Managing Tacit Knowledge through ICT Perspective.
Procedia Technology, 11(Iccei), 1188–1194.
https://doi.org/10.1016/j.protcy.2013.12.312
Bancin, A. (2006). Manajemen Perguruan Tinggi. Zenodo,
6(C), 1–6. https://doi.org/10.5281/zenodo.1095811
Thomas, J. C., Kellogg, W. A., & Erickson, T. (2001). The
knowledge management puzzle: Human and social
factors in knowledge management. IBM Systems
Journal, 40(4), 863–884.
https://doi.org/10.1147/sj.404.0863
45
Laal, M. (2011). Knowledge management in higher education.
Procedia Computer Science, 3, 544–549.
https://doi.org/10.1016/j.procs.2010.12.090
Mustaqbal, M. S., Firdaus, R. F., & Rahmadi, H. (2015).
Pengujian Aplikasi Menggunakan Black Box Testing
Boundary Value Analysis. Pengujian Aplikasi
Menggunakan Black Box Testing Boundary Value
Analysis (Studi Kasus : Aplikasi Prediksi Kelulusan
SNMPTN), I(3), 34. https://doi.org/ISSN : 2407 - 3911
Muthuveloo, R., Shanmugam, N., & Teoh, A. P. (2017). The
impact of tacit knowledge management on organizational
performance: Evidence from Malaysia. Asia Pacific
Management Review, 22(4), 192–201.
https://doi.org/10.1016/j.apmrv.2017.07.010
Nikolaus Salo. (2011). Knowledge Management in Education
in Indonesia: An Overview. 2011 Internal Conference on
Information and Computer Applications (ICICA 2011),
11(1), 38–42.