panduan pengguna versi 1.1

User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013

This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.

SISTEM PENGURUSAN INVENTORI ARMADA

(SPIAV3) : USER REFERENCE MANUAL –

APPLICATION



Reference SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013 Type Plan

Author Agathis Status For Approval

Created 20/09/13 Updated

Printed Folder

Agathis NSD

Reviewed and Approved on1 : Name : Function : Signature :

Reviewed and Approved on2 : Name : Function : Signature :

Date Version Reason of change Author

01 Created Rosli Mohd Said



TABLE OF CONTENT

1. MEMASUKI SISTEM PENGURUSAN INVENTORI ARMADA SPIAV3 ............................................................ 5

2. MENGENAI SPIAV3 ................................................................................................................................... 7

3. DEMAND .................................................................................................................................................. 8

3.1 ALIRAN KERJA ............................................................................................................................................. 8 3.1.1 Demand BAT L8 – Other Unit.............................................................................................................. 8 3.1.2 Home Based Demand ......................................................................................................................... 9 3.1.3 BAT L96 ............................................................................................................................................... 9 3.1.4 Kit List (Personnel Inventori) ............................................................................................................. 10

3.2 PENGGUNA .............................................................................................................................................. 12 3.3 CARA MEMBUAT DEMAND (PERMOHONAN) .................................................................................................. 12

3.3.1 Demand BAT L8 ................................................................................................................................ 12 3.3.2 Home Based demand........................................................................................................................ 15 3.3.3 Demand BAT L96 .............................................................................................................................. 15 3.3.4 Kit List (Personnel Inventori) ............................................................................................................. 19

3.4 SUB MENU DEMAND .................................................................................................................................. 20 3.5 STATUS DEMAND....................................................................................................................................... 22 3.6 PERINGATAN ............................................................................................................................................. 22

4. PART CATALOGUE .................................................................................................................................. 23

4.1 ALIRAN KERJA ........................................................................................................................................... 23 4.2 PENGGUNA .............................................................................................................................................. 24 4.3 SUB MODULE PART CATALOGUE .................................................................................................................. 24

4.3.1 Pembekal .......................................................................................................................................... 25 Senarai Pembekal........................................................................................................................................................25 Tambah Pembekal ......................................................................................................................................................25

4.3.2 Barang .............................................................................................................................................. 26 A. Senarai Barang ..................................................................................................................................................26 B. Permintaan Senarai Barang Baru ......................................................................................................................27 C. Tambah Barang .................................................................................................................................................30

4.3.3 Laporan ............................................................................................................................................ 31 4.4 PERINGATAN ............................................................................................................................................. 31

5. PURCHASE.............................................................................................................................................. 32

5.1 CARTA ALIRAN .......................................................................................................................................... 32 5.1.1 Contract Purchase ............................................................................................................................ 32 5.1.2 Direct Purchase ................................................................................................................................. 33

5.2 PENGUNA ................................................................................................................................................ 33 5.3 CONTRACT MANAGEMENT .......................................................................................................................... 33

5.3.1 Tambah Kontrak ............................................................................................................................... 34 5.4 CONTRACT PURCHASE ................................................................................................................................ 36 5.5 DIRECT PURCHASE ..................................................................................................................................... 41 5.6 PURCHASE ORDER ..................................................................................................................................... 41

6. RECEIVING ............................................................................................................................................. 43

6.1 CARTA ALIRAN .......................................................................................................................................... 43 6.2 PENGGUNA .............................................................................................................................................. 43 6.3 CARA-CARA MEBUAT RECEIVING ................................................................................................................... 44

7. ISSUE DELIVERY ODER ............................................................................................................................ 46

7.1 CARTA ALIRAN .......................................................................................................................................... 46 7.2 CARA-CARA PENGELUARAN BARANG ............................................................................................................. 47

8. STOCK MANAGEMENT ........................................................................................................................... 49



8.1 CARTA ALIRAN .......................................................................................................................................... 49 8.2 STOCK ..................................................................................................................................................... 50

8.2.1 View .................................................................................................................................................. 50 8.2.2 Stock proses ...................................................................................................................................... 50 8.2.3 Create ............................................................................................................................................... 51 8.2.4 Approval ........................................................................................................................................... 52

8.3 STOCK TAKE.............................................................................................................................................. 54 8.3.1 Batch ................................................................................................................................................ 54 8.3.2 Verification ....................................................................................................................................... 55 8.3.3 Kiraan Stock ...................................................................................................................................... 56 8.3.4 Semakan Stock oleh Pegawai ........................................................................................................... 56 8.3.5 Kelulusan CO ..................................................................................................................................... 57

9. BUDGET ................................................................................................................................................. 58

9.1 ALIRAN KERJA ........................................................................................................................................... 58 9.2 PENGGUNA .............................................................................................................................................. 61

10. USER .................................................................................................................................................. 62

10.1 KAEDAH-KAEDAH ...................................................................................................................................... 62 10.1.1 Add User ....................................................................................................................................... 62 10.1.2 Edit User ..................................................................................................................................... 68 10.1.3 Delete User .................................................................................................................................. 69

11. MY ACCOUNT .................................................................................................................................... 70

11.1 ACCOUNT ................................................................................................................................................. 70 11.2 PERSONNEL DETAILS .................................................................................................................................. 71

11.2.1 Maklumat Peribadi dan Ukuran ................................................................................................... 71 11.2.2 Statistik Permohonan ................................................................................................................... 73



1. MEMASUKI SISTEM PENGURUSAN INVENTORI ARMADA

SPIAV3

Untuk memasuki SPIAV3, pengguna perlu menaip URL yang betul seperti di bawah:

Kaedah pertama: SPIAv3.com

Kaedah kedua: 219.93.207.185

Akan membawa pengguna ke Login Page SPIAV3 seperti di paparan 1.1 di bawah

Paparan 1.1

SPIAV3 dibangunkan dengan ciri-ciri keselamatan yang diperlukan. Untuk memasuki SPIAV3, pengguna perlu memasukan alamat E-mail dan password seperti yang telah didaftarkan oleh Sistem Administrator. Contoh adalah seperti di bawah:

E-Mail: [email protected] (guna email sebenar)

Password: abc123

Diikuti dengan menaip ruang verifikasi dan selepas itu menekan butang Sign In. Paparan mukasurat utama SPIAV3 seperti di bawah. Kesemua modul-modul SPIAV3 disebelah kiri skrin computer anda akan dipaparkan seperti dipaparan 1.2

Paparan 1.2

mailto:[email protected]



2. MENGENAI SPIAV3

Sistem Pengurusan Inventori Armada SPIAv3 mempunyai 11 modul-modul utama. Ringkasan fungsi setiap modul seperti diterangkan di paparan 2.1 di bawah.

Paparan 2.1

Bil Modul Ringkasan

1. Demand Kesemua demand untuk pengeluaran atau pembelian barang menggunakan BAT L 8 dan BAT L 96 dibuat menggunakan modul Demand

2. Cataloguing Menyimpan kesemua parts yang ada di dalam SPIAV3 dan juga untuk pendaftaran barang baru.

3. Purchasing Pembelian barang yang tidak mempunyai stok yang cukup atau pembelian barang yang tidak ada di dalam senarai Part (cataloguing) samada pembelian menerusi kontrak atau pembelian terus

4. Receiving and Returning

Penerimaan barang dan pemulangan barang daripada atau kepada pembekal

5. Issue Delivery Order

Barang-barang yang akan dibekalkan kepada Unit Pemohon (Demand) menerusi modul ini

6. Stock Management

Modul ini merangkumi 3 sub-modul iaitu Pengurusan Stock untuk mengetahui kadar stock semasa & lokasinya, melaksanakan stock take dan stock disposal

7. Budgeting Peruntukan untuk NSD selama setahun yang disusun mengikut Objek Sebagai, Segregate peruntukan dan Pemantaun budget dilaksanakan disini

8. User Senarai User SPIAV3 yang telah diberikan Akses SPIAV3 disimpan di sini. Modul ini juga berfungsi untuk create user SPIAV3 yang baru

9. Material Provisioning

Membuat analisa keperluan setiap barang untuk memastikan barang-barang penting sentiasa ada di dalam stok berdasarkan formula yang diberikan

10. Kuasa Kelulusan dan Personal Inventori

Kuasa Kelulusan untuk setiap unit mengikut KB dan barang yang berada di dalam senarai unit

11. Administration Menyenarai kesemua modul-modul set up iaitu Part Catalogue, Budget, User

12. My Account Memaparkan maklumat akaun dan maklumat personnel inventori berkaitan ukuran badan dan saiz pakaian termasuk kasut



3. DEMAND

Aliran Kerja Demand untuk SPIAV3 adalah seperti di carta di bawah iaitu Demand dari Unit lain dan Demand Home Based. Semua permohonan menerusi KB1 dan KB5 akan menggunakan BAT L8. Permohonan untuk pakaian adalah menerusi KB 3 (Kit List) dan KB4 adalah untuk permohonan Perabut.

Permohonan KB2 untuk makanan adalah menerusi BAT L96.

3.1 Aliran Kerja

Bahagian ini menjelaskan aliran kerja SPIAV3 iaitu Demand BAT L8 – other unit, Home Based Demand, BAT L96 dan Demand untuk Kit List (Personnel Inventori)

3.1.1 Demand BAT L8 – Other Unit

Paparan 3.1.1

Unit NSD / KBs

Isi borang BAT L8

CO Unit Approves?

SPIB

Purchasing Module

Stock Available?

Demand BAT L8 – Other Unit

System Auto Generate Ctrl # & Update User

Issue Delivery Module

Confirmation BAT L8 is Verified OK for submission

Submit

Cataloguing Module

Part Exists?

Check- Kuasa Permohonan- Quantity against Entitlement

N

Y

All checking OK?

N

Update User - Reject(Reason)

Y

Y N

YN

E

S



3.1.2 Home Based Demand

Paparan 3.1.2

Unit NSD / KBs

Isi borang BAT L8

CO Unit Approves?

SPIB

Purchasing Module

Stock Available?

Demand BAT L8 – homebase



Confirmation BAT L8 is Verified OK for submission

Submit

Cataloguing Module

Part Exists?


N

Y

All checking OK?

N


Y

Y N

YN

E

S

3.1.3 BAT L96

Paparan 3.1.3

Unit NSD / KBs

Isi borang BAT L96

SPIB

Purchasing Module

Request Available?

Demand BAT L96 – Other Unit



Confirmation BAT L96 is Verified OK

for submission

Submit


All checking OK?

N


Y N

E

S

Auto Calculate JumlahRangsum based on Menu

Selected by User

Y

CO Unit Approves?

N Y

Aliran Kerja SPIB untukAdd Demand BAT L96



3.1.4 Kit List (Personnel Inventori)

Bahagian ini menerangkan demand untuk Kit List. Paparan 3.1.4 di bawah adalah paparan SPIAv3 apabila pengguna menekan menu demand dan pilih kit list

Paparan 3.1.4

Penerangan Submenu Demand Kit List

NO Paparan keterangan

1.

Kit List 2013 – paparakan maklumat permohonan dan status Kit List 2013

2.

List of Demands – paparkan demand Kit List yang pernah dibuat



3.

New – Demand Kit List yang baru dan sedang menunggu kelulusan

4.

Approved – Demand Kit List yang telah diluluskan

5.

Reject – Demand Kit List yang ditolak

6.

Draft – Demand Kit List yang dibuat tapi belum dihantar untuk kelulusan

7.

Demand – Untuk borang demand Kit List SPIAv3



3.2 Pengguna

Pengguna-pengguna utama demand (pemohon) adalah seperti berikut:

Unit-unit luar melakukan permohonan menerusi KB1, KB2, KB3, KB4 dan KB5

Kakitangan NSD (Home Based)

CO Unit – Pelulus

CO NSD - Pelulus

3.3 Cara Membuat Demand (Permohonan)

3.3.1 Demand BAT L8

Langkah Aktiviti Paparan SPIAV3

1 - Masukan Unit Pemohon dengan menekan ‘0’ dan kesemua unit pemohon akan disenaraikan. (Auto-suggest / auto complete. SPIAV3 akan menyediakan senarai pilihan berdasarkan huruf atau nombor yang di taip).

- Pilih unit pemohon dan tekan butang kanan tetikus anda atau tekan butang ‘enter’

- Unit pilihan anda akan disimpan oleh SPIAV3

2 - Pilih darjah keutamaan samada

kategori biasa, utama atau darurat dengan menekan darjah keutamaan.

3



4 - Pilih tarikh barang dihendaki

5. - Masukan unit pengguna same

seperti unit pemohon

6. - Pilih jenis barang; permanent/

returnable atau pakai habis

7. - Nyatakan sebab-sebab

permohonan

8. - Masukan nombor permohonan

(bukan auto generate oleh SPIAV3)

9. - Pilih jenis permohonan



10. - Masukan tarikh permohonan. Sekiranya tidak diisi oleh pemohon, SPIAV3 akan menetapkan tarikh berdasarkan tarikh Borang BAT L8 diisi

11. - Pilih klasifikasi permohonan

12. - Masukan destinasi barang

13. - Masukan nombor kenalan

barang. Semua barang (part) dalam SPIAV3 akan tersenarai untuk pilihan atau taip nama barang yang dihendaki. SPIAV3 akan memaparkannya sekiranya barang dikehendaki telah mempunyai nombor kenalan.

- Untuk KB4, masukan jadual berek contoh Rumah Pegawai dan masukan kategori contoh bilik tidur, ruang tamu dan lain-lain seperti yang dinyatakan di dalam kategori kuasa kelulusan

14. - Nyatakan kuantiti barang dikehendaki…. 1,2 dan sebagainya

15. - Nama barang. Sekiranya nombor

kenalan tiada di dalam SPIAV3, masukan nama barang dan anda juga boleh kembarkan Paparan barang dikehendaki untuk disimpan di dalam SPIAV3 sebagai rujukan Pegawai R & D untuk mendaftarkan nombor kenalan yang baru

16. - Nyatakan buku rujukan dan mukasurat yang dirujuk



3.3.2 Home Based demand

Sama seperti BAT L8

3.3.3 Demand BAT L96

Borang BAT L96

Paparan 3.3.1 di bawah menunjukkan bagi Borang BAT L96.

Paparan 3.3.1



Langkah-langkah membuat demand menerusi BAT L96 SPIAV3

Langkah Aktiviti Paparan SPIAV3

1. - Masukan Bilangan Siri

- Mengikut kaedah penomboran semasa berdasarkan unit masing

2. - Masukan Pasukan (Unit Pengguna)

- Tekan 0 – semua senarai pasukan yang ada di dalam SPIAV3 akan dipaparkan

- Pilih pasukan dan klik

- No Kod Rangsum akan dikeluarkan oleh SPIAV3

3. - Masukan tarikh pengambilan (bila barang-barang dipohon ingin diambil)

- Tarikh pengambilan lebih awal dari tarikh barang digunakan

- Klik pada tarikh sahaja, tarikh pengambilan akan keluar dipaparan komputer

4. - Pilih pasukan dengan menaip nama pasukan (unit) atau taip 0, senarai pasukan akan dipaparkan



- Nombor kod rangsum yang disimpan oleh SPIAV3 akan keluar secara otomatis (Auto Generate)

5. - Masukan tarikh mula rangsum diperlukan sehingga tarikh tamat (tempoh makanan diperlukan samada 7, 14, 21 atau 28 hari

6. - Masukan alamat rangsum perlu dihantar (destinasi makanan)

7. - Pilih jenis sukatan rangsum

8. - Pilih rangsum i.e Segar, Kering atau Tempur



9. - Nyatakan kekuatan sajian yang dianggarkan

10. - Sekiranya ada Keperluan Rangsum Tambahan seperti VIP membuat lawatan, sila isikan bahagian ini

- Sekiranya sajian diinginkan tidak ada dalam senarai SPIAV3, muat naik imej berkaitan sajian tersebut

- Akhir sekali pilih jadual sajian (A, B atau C) dan pilihan ini akan disimpan dan dihantar bersama-sama permohonan

- dan Tekan submit untuk menghantar permohonan untuk kelulusan

Semua permohonan yang lengkap (mempunyai part number dan di dalam kuasa kelulusan) akan

terus ke proses kelulusan oleh CO Unit atau CO NSD.



3.3.4 Kit List (Personnel Inventori)

No Paparan Tindakan

1.

Tekan Butang Demand Kit List

2.

Borang permohonan Kit List dan butiran pengguna akan dipaparkan

3.

Pilih barang-barang dikehendaki menerusi drop down menu

4.

Nyatakan kuantiti – sekiranya anda menekan lebih dari kuasa kelulusan, SPIAv3 akan tolak permohonan anda.

Kemudian tekan butang + untuk tambah permintaan

5.

Maklumat barang dipohon telah disenaraikan kemudian tekan butang submit



6.

Permohonan telah disimpan oleh SPIAv3 dan pergi ke proses seterusnya untuk kelulusan CO Unit

3.4 Sub menu Demand

1. List Demands 2. New 3. Approval 4. Rejected 5. Canceled 6. Draft 7. Add Demand

Paparan 3.4.1

1. List of Demands

Menyenaraikan kesemua demand yang telah dibuat oleh unit atau pemohon 2. New

Menyenaraikan permohonan baru yang telah dibuat dan sedang menunggu kelulusan 3. Approved

Menyenaraikan permohonan yang telah diluluskan 4. Rejected

Menyenaraikan permohonan yang telah ditolak



5. Cancel Membatalkan permohonan yang masih di dalam draft

6. Draft Menyenaraikan permohonan yang belum dihantar untuk kelulusan

7. New Demand Borang BAT L8 SPIAV3 akan dipaprkan untuk pemohon mengisi untuk permohonan baru untuk pengeluaran barang



3.5 Status Demand

SPIAV3 juga akan memaklumkan kepada anda status demand seperti dipetunjuk dengan warna yang berbeza-beza:

3.6 Peringatan

Demand tidak boleh dibuat sekiranya barang dipohon tidak mempunyai nombor kenalan (part number)

Demand tidak boleh dibuat sekiranya kuasa kelulusan tidak didaftarkan lagi di dalam SPIAV3 Adalah menjadi tanggungjawab R & D untuk mendaftarkan nombor kenalan yang masih

belum ada di dalam SPIAV3 beserta dengan Kuasa Kelulusan mengikut kesemua unit yang ada



4. PART CATALOGUE

Part Catalogue adalah modul yang amat penting di dalam memastikan perjalanan SPIAV3. Ia merupakan tempat simpanan kesemua part number di dalam SPIAV3. Pengguna tidak akan dapat membuat permohonan sekiranya part number yang ingin dipohon tidak terdapat di dalam SPIAV3.

Modul Part Catalogue berfungsi:

a. Daftar Part Number Baru b. Semak Part Number c. Edit/ Delete Part Number d. Menambah dan delete Part Number Pembekal e. Senarai dan Tambah Pembekal

4.1 Aliran Kerja

Paparan 4.1.1 di bawah memaparkan aliran kerja Part Catalogue SPIAV3.

Paparan 4.1.1

Unit NSD / R & D/ Pegawai R & D SPIB

Part # Verification

Exist?

Cataloguing Module

Search from Part Catalogue?

Register New Part #

Create Part

CO Approves?

Update User the Correct Part

#

Part # Identification

Login Request For New Part List

Y

N

Y

N



4.2 Pengguna

Mereka yang terlibat adalah seperti di bawah:

a. R & D untuk mendaftarkan Part Number baru yang dipohon b. CO NSD bertindak untuk meluluskan Part Number yang didaftarkan oleh R & D

4.3 Sub Module Part Catalogue

Modul Part Catalogue (PC) mempunyai 3 sub modul iaitu:

a. Pembekal b. Barang c. Laporan

Paparan 4.3.1 di bawah memaparkan apa yang anda akan lihat apabila anda memasuki modul PC.

Paparan 4.3.1



4.3.1 Pembekal

Sub Modul Pembekal menyediakan fungsi untuk Senarai dan Tambah Pembekal seperti di Paparan 4.3.2 di bawah.

Paparan 4.3.2

Senarai Pembekal akan memaparkan kesemua Pembekal yang telah didaftarkan di dalam SPIAV3. Menu ini memaparkan Nama Pembekal, Nombor Pendaftaran Syarikat, Alamat Pembekal, No Talipon, No Fax dan alamat laman web (sekiranya ada) seperti di Paparan 4.3.3 di bawah:

Paparan 4.3.3

Tambah Pembekal adalah fungsi untuk menambah Pembekal Baru untuk didaftar ke dalam SPIAV3. Kaedah Tambah Pembekal seperti dinyatakan di paparan 4.3.4 di bawah:



Paparan 4.3.4

Paparan 4.3.5

Untuk melengkap proses tambah pembekal, masukan kesemua ruang disediakan dengan maklumat mengenai pembekal dengan betul seperti di Paparan 4.3.4 di atas. Setelah kesemua ruang diperlukan diisi, proses seterusnya adalah untuk pilih barang yang dibekalkan oleh Pembekal di Paparan 4.3.5 dengan menekan kanan tetikus ke atas barang-barang yang akan dibekalkan di dalam Kotak Tambah Semua oleh Pembekal baru. Barang Pilihan akan dimasukkan ke dalam kotak sebelah kiri iaitu Kotak Telah Pilih. Pilihan boleh diteruskan mengikut langkah yang sama.

Setelah kesemua proses seperti dinyatakan di atas telah siap, tekan butang submit dan maklumat pembekal baru akan disimpan di dalam SPIAV3.

4.3.2 Barang

Bahagian ini menyenaraikan kesemua barang-barang (Part Number) yang ada di dalam SPIAV3. Ada 3 submenu Barang:

A. Senarai Barang - Menyenaraikan semua barang yang disimpan di dalam SPIAV3 seperti yang dipaparkan di paparan 4.3.6 di bawah.



Paparan 4.3.6

B. Permintaan Senarai Barang Baru - Mendaftar Barang baru ke dalam SPIAV3 seperti yang dipaparkan di paparan 4.3.7 di bawah.

Paparan 4.3.7

Permintaan Barang Baru adalah proses yang bermula dari Demand Modul untuk barang yang masih belum mempunyai part number (Nombor Kenalan) dan perlu didaftarkan ke dalam SPIAV3.

SPIAV3 akan mengeluarkan senarai pemintaan barang baru oleh pemohon untuk tindakan oleh R & D.



Proses untuk daftar barang baru ke dalam SPIAV3 untuk mewujudkan nombor kenalan adalah seperti paparan 4.3.8 di bawah:

Paparan 4.3.8

R & D akan mendapati permintaan barang oleh Pemohon seperti di Paparan di atas.

R & D perlu menekan Ko Kenalan yang berwarna kuning di atas untuk mendaftarkan barang ke dalam SPIAV3 dan mengisi kesemua ruang disediakan dengan maklumat berkaitan dengan betul seperti di Paparan 4.3.9 dan 4.3.10 di bawah

Paparan 4.3.9



Paparan 4.3.10

Setelah semua ruang diisi, tindakan seterusnya adalah menekan butang submit.

Peringatan: Kotak Pembekal dan dan Kotak In Lieu tidak wajib diisi kecuali berkaitan.

Setelah R & D mendaftar part number (nombor kenalan) memerlukan kelulusan CO.

CO NSD, setelah memasuki SPIAV3di bawah Part Catalogue, Senarai Barang akan mendapati satu permintaan baru yang perlu diluluskannya seperti di paparan 4.3.11 di bawah.

Paparan 4.3.11

Dengan menekan barang baru untuk kelulusan, CO NSD akan memperolehi paparan di Paparan 4.3.12 yang mempunyai butiran barang baru berserta Paparan untuk mengetahui jenis dan model barang tersebut yang akan didaftarkan ke dalam SPIAV3.



Setelah mendapati maklumat tepat dan betul, NSD CO hanya perlu menekan butang Approve untuk meluluskannya atau Reject dengan memberi sebab kenapa pendaftran ini ditolak.

Paparan 4.3.12

Proses pendaftaran barang baru akan memaparkan Paparan 4.3.13 di bawah dan membolehkan pemohon membuat semula demand untuk barang yang baru didaftarkan ke dalam SPIAV3

Paparan 4.3.13

C. Tambah Barang – Menambah dan daftar barang baru dalam SPIAV3. Proses sama seperti tindakan untuk Permintaan Barang Baru seperti di papara 4.3.14 di bawah.



Paparan 4.3.14

4.3.3 Laporan

Submenu Laporan menyenarai dan mencetak laporan mengenai barang-barang yang ada di dalam simpanan SPIAV3 seperti di paparan 4.3.15 di bawah

Paparan 4.3.15

4.4 Peringatan

a. Part Number yang tiada di dalam SPIAV3 akan menyebabkan Demand gagal dilaksanakan b. Part Number yang betul akan memudahkan carian di dalam SPIAV3



5. PURCHASE

Modul Purchase (Pembelian) adalah satu fungsi untuk pembelian barang samada untuk memanbah stok atau barang baru yang tiada di dalam pegangan.

Modul Purchase melibatkan pembelian menerusi kontrak atau pembeklain terus seperti dijelaskan di bawah:

Pembelian menerusi kontrak adalah pembelian menerusi pembekal yang telah dilantik dan mempunyai kontrak rasmi bersama TLDM.

Pembelian terus adalah pembelian yang tiada kontrak.

5.1 Carta Aliran

5.1.1 Contract Purchase

Carta aliran kerja untuk Contract Purchase adalah seperti di paparan 5.1.1 di bawah:

Paparan 5.1.1

Unit NSD / KBs SPIB

Purchasing - Contract Purchase

Login

Contract Exist?

Issue AM 75

Purchase Requisition

Direct Purchase

Contract Active?

Y

Within Contract Ceiling?

Y

Y

Enter Info To SPIB-LPO Number

List item to be Purchased

N

N

Update Budget

C

Request for budget contract ceiling



5.1.2 Direct Purchase

Carta Aliran untuk Contract Purchase adalah seperti di paparan 5.1.2 di bawah:

Paparan 5.1.2

Unit NSD / KBs SPIB

Purchasing – Direct Purchase

Login

Issue AM 75

Purchase Requisition

Enter Info To SPIB-LPO Number

Item to be Purchased –

Kategori B & C

Update Budget

Amount Less Than

RM50K?

Item to be Purchased –Kategori A

CO Approves?

Y

Y

List of Items Hold of

Purchasing

N

N

Update User CO’s Remarks

C

5.2 Penguna

Pengguna utama modul ini:

Pegawai Pembelian

Pegawai Bahagian Pengurusan Kontrak

CO Unit

CO NSD

5.3 Contract Management

Contract Management berfungsi:

1. Menguruskan kontrak yang ada seperti untuk tambah kontrak iaitu tambah barang untuk pembekal yang berdaftar dengan SPIAV3 dan

2. menyenaraikan kesemua pembekal yang ada di dalam Sistem. Bahagian ini juga menyatakan nilai kontrak mengikut pembekal , tarikh mula dan tamat kontrak, had bumbung, belanja dan baki seperti di Paparan 5.3.1 di bawah:



Paparan 5.3.1

3. Delete pembekal dari SPIAV3.

Untuk delete pembekal, tekan butang , pembekal dipilih akan didelete dari SPIAv3.

5.3.1 Tambah Kontrak

Untuk tambah kontrak, tekan submenu tambah kontrak, paparan 5.3.2 di bawah akan dipaparkan

Paparan 5.3.2

Pilih pembekal menerusi drop down menu seperti di paparan 5.3.3



Paparan 5.3.3

Untuk tambah kontrak, pembekal perlu didaftarkan ke dalam SPIAv3 dulu untuk nama pembekal keluar di drop down menu.

Pilih pembekal, KB, masukan No Kontrak, Trarikh Mula dan Tarikh Tamat, Had Bumbung dan pilih barang yang dibekalkan menerusi drop down menu. Selepas semua maklumat diisi, tekan butang submit untuk simpan maklumat di dalam SPIAv3.



5.4 Contract Purchase

Bahagian ini menerangkan bagaimana contract purchase menerusi SPIAv3 dilakukan.

List Contract Purchase

Paparan 5.4.1

Semua permohonan melalui contract purchase akan dipaparkan di paparan 5.4.1. Pegawai pembelian dimaklumkan menerusi SPIAv3 menerusi paparan di atas.

Sekiranya terdapat barang yang perlu dibeli di bawah contract purchase, pengguna system perlu memilih barang yang perlu dibeli dengan menekan pilihan di ruangan pilihan di sebelah kanan skrin dan menekan butang submit seperti yang dipaparkan di paparan 5.4.1 di atas.

Satu kotak mesej akan dipaparkan untuk mendapatkan pengesahan pengguna dengan barang yang dipilih untuk dibeli di bawah contract purchase. Sila tekan OK untuk meneruskan pembelian tersebut dan paparan 5.4.2 seperti di bawah akan dipaparkan.

Paparan 5.4.2



Paparan 5.4.2 di atas akan memaparkan barang yang akan dibeli dan pengguna dikehendaki untuk memasukkan no fail. Pada paparan ini pengguna boleh menambah atau mengurangkan kuantiti yang akan dipesan / dibeli.

Setelah pengguna telah mengesahkan pembelian ini, pengguna perlu menekan butang Confirm untuk meneruskan proses pembelian barang di bawah contract purchase ini.

List Contract Purchase Reorder Level

Paparan 5.4.3 di bawah memaparkan List Contract Purchase Reorder Level.

Paparan 5.4.3

Bagi List Contract Purchase Reorder Level ini, pengguna boleh mengulangi proses yang sama seperti yang dipaparkan sebelum ini pada paparan 5.4.1 dan paparan 5.4.2

List Contract Purchase L96

Paparan 5.4.4 di bawah memaparkan List Contract Purchase L96.

Paparan 5.4.4



Bagi List Contract Purchase L96, untuk membolehkan pengguna sistem meneruskan proses pembelian di bawah contract purchase L96, pengguna sistem perlu menekan pada pautan nama pembekal seperti yang di paparkan pada paparan 5.4.4 di atas.

Sebagai contoh, sekiranya pengguna sistem menekan pada pautan nama pembekal GLOBAL MEAT SDN BHD seperti apparan 5.4.4 di atas, maka sistem akan membawa pengguna sistem ke satu paparan seperti paparan 5.4.5 di bawah.

Paparan 5.4.5

Pada paparan 5.4.5 di atas, pengguna dikehendaki untuk memasukkan no fail. Sekiranya pengguna telah mengesahkan kuantiti yang akan dipesan dan jumlah harga, pengguna sistem boleh menekan butang confirm untuk meneruskan proses pembelian di bawah contract purchase L96.

List Contract Purchase Kit List

Paparan 5.4.6 di bawah memaparkan List Contract Purchase List.

Paparan 5.4.6

Bagi List Contract Purchase Kit List ini, pengguna boleh mengulangi proses yang sama seperti yang dipaparkan sebelum ini pada paparan 5.4.4 dan paparan 5.4.5.



List for Approval

Paparan 5.4.7 di bawah memaparkan List for Approval.

Paparan 5.4.7

Setiap pembelian yang dibeli di bawah contract purchase perlu mendapatkan pengesahan sebelum proses pembelian di bawah contract purchase ini diteruskan. Untuk membolehkan pengguna sistem mengesahkan pembelian tersebut, pengguna sistem perlu menekan pada pautan komoditi seperti paparan 5.4.7 di atas.

Selepas itu, sistem akan memaparkan paparan seperti paparan 5.4.8 di bawah.

Paparan 5.4.8

Pada paparan 5.4.8 di atas, pengguna sistem perlu mengesahkan semua butiran pembelian contract purchase adalah seperti yang dikehendaki. Sekiranya maklumat dan butiran pembelian tersebut adalah seperti yang dikehendaki, pengguna dikehendaki untuk menekan butang Next untuk meneruskan proses pembelian barang di bawah contract purchase.



Setelah pengguna menekan butang Next, maka sistem akan memaparkan satu kotak paparan seperti paparan 5.4.9 di bawah di mana pengguna dikehendaki untuk memasukkan LPO No. sebagai rujukan dan perlu memilih jangka masa tiba bagi barang yang hendak dibeli / dipesan tersebut. Pengguna dikehendaki untuk menekan butang submit untuk meneruskan proses pembelian di bawah contract purchase ini.

Paparan 5.4.9



5.5 Direct Purchase

Bahagian ini menerangkan bagaimana direct purchase menerusi SPIAv3 dilakukan.

Paparan 5.5.1 di bawah memaparkan List Direct Purchase

Paparan 5.5.1

Untuk membolehkan pengguna sistem membuat proses direct purchase di dalam SPIAv3, pengguna boleh mengulangi proses seperti yang dipaparkan pada paparan 5.4.1 sehingga 5.4.9.

5.6 Purchase Order

Paparan 5.6.1 di bawah memaparkan purchase order.

Paparan 5.6.1



Di dalam modul purchase order ini, sistem akan memaparkan semua pembelian yang telah dibuat dan mempunyai PO No. sahaja samada di bawah contract purchase mahupun di bawah direct purchase seperti yang dipaparkan pada paparan 5.6.1 di atas.

Sekiranya pengguna sistem ingin melihat pembelian yang telah dibuat sebelum ini, pengguna dikehendaki untuk menekan pada pautan di bawah PO No. Maka sistem akan memaparkan butiran dan maklumat pembelian yang dikehendaki oleh pengguna sistem seperti yang dipaparkan pada paparan 5.6.2 di bawah.

Paparan 5.6.2



6. RECEIVING

Bahagian ini menjelaskan proses penerimaan barang menggunakan SPIAv3.

Proses penerimaan barang hanya akan bermula selepas, demand yang tiada stock melalui proses pembelian dan semakan budget.

6.1 Carta Aliran

Carta Aliran SPIAv3 untuk Receiving adalah seperti di paparan 6.1.1.

Paparan 6.1.1

NSD / Trafik SPIB

Receiving – Home Based

Login

Inspection

Update Stock at Warehouse

Supplier resend within

2 Weeks?

Cancel PO

Perform Acceptance

In Good Condition?

Enter Info To SPIB- DO Number, Date,

QuantityY

Quarantine

Select Warehouse Location

Return to Supplier

N

Y

Generate RJ #

Enter Info To SPIB- DO Number, Date, Quantity Rejected

N

6.2 Pengguna

Pengguna Modul Receiving adalah:

1. Traffic



6.3 Cara-cara mebuat Receiving

Paparan utama modul receiving SPIAv3 adalah seperti di paparan 6.3.1

Paparan 6.3.1

Paparan di atas akan menyenarai barang-barang untuk diterima oleh traffik. Contoh senarai atau paparan akan dilihat Traffik sekiranya ada barang untuk diterima adalah seperti di paparan 6.3.2

Paparan 6.3.2



Untuk menerima barang:

1. Traffik menekan nombor PO berwarna merah seperti di papar 6.3.3 Paparan 6.3.3

2. SPIAv3 akan memaparkan paparan 6.3.4 Paparan 6.3.4



7. ISSUE DELIVERY ODER

Bahagian ini menerangkan bagaimana pengeluaran barang menggunakan SPIAv3.

7.1 Carta Aliran

Paparan 7.1.1 di bawah memaparkan carta aliran bagi Issue Delivery Order.

Paparan 7.1.1

NSD / KB SPIB

Issue Delivery

Login

NSD/Traffic

Perform Issue DeliveryGenerate IV Number

Format (IV/1/2013/0001)

List of Items To Be Issued Out

View Items To be Issued Out

List of Items To Be Issued Out

with IV Number

Login

View Items To be Issued Out with IV

User Accepts?

DocumentAcceptance

Y

Enter Info To SPIB- RV No., Date, Qty,

Remarks

DocumentRejection

N

Enter Info To SPIB- RJ No., Date, Qty,

Remarks

Full IssuePartial Issue

Direct Issue



7.2 Cara-Cara Pengeluaran Barang

Untuk pengeluaran barang akan tersenarai di dalam SPIAV3. Trafik yang bertindak untuk pengeluaran barang akan menerima maklumat tersebut seperti di Paparan 7.2.1 di bawah:

Paparan 7.2.1

Dengan menekan nombor permohonan, maklumat barang untuk dikeluarkan akan terpapar seperti di bawah. Paparan 7.2.2 menunjukkan nombor kenalan, nama barang, unit pengeluaran, kuantiti dipohon, kuantiti dikeluarkan dan tarikh dikehendaki.

Paparan 7.2.2

Trafik perlu menekan pilihan Generata IV untuk langkah seterusnya untuk barang dikeluarkan. Nombor IV akan dikeluarkan oleh SPIAV3. Dengan menekan nombor IV, SPIAV3 akan memaparkan paparan 7.2.3 di bawah:



Paparan 7.2.3

Pemohon perlu terima dengan tekan butang Accept atau Reject sekiranya barang yang ingin dikeluarkan tidak betul.

Sekiranya, pemohon menerima barang tersebut, baucer penerimaan seperti paparan 7.2.4 di bawah akan dikeluarkan oleh SPIAV3.

Paparan 7.2.4



8. Stock Management

Bahagian ini menerangkan mengenai pengurusan stok seperti dinyatakan di bawah:

1. Stock View – lihat semua barang yang ada stok, lokasi simpanan dan stok semasa 2. Create and edit – untuk masukan barang baru sebagai barangan stok 3. Batch – adalah satu fungsi untuk pegawai store memilih dan kenalpasti barang stok untuk

dibuat stock take 4. Stock Take – proses SPIAv3 melaksanakan stock take 5. Variance Report – Laporan hasil stock take menunjukan kuantiti barangan di dalam stor dan

apa yang disimpan di dalam SPIAv3

8.1 Carta Aliran

Paparan 8.1.1 di bawah memaparkan carta aliran bagi Stock Management.



8.2 Stock

8.2.1 View

View Stock seperti di paparan 8.2.1 menunjukan kesemua barang-barang yang ada stok di dalam SPIAv3.

Paparan 8.2.1

8.2.2 Stock proses

Stock proses menyenaraikan kesemua barang untuk dijadikan barang stock sedang menunggu kelulusan seperti di paparan 8.2.2

Paparan 8.2.2



8.2.3 Create

Bahagian ini adalah menu di mana barang untuk dijadikan barangan stock dilakukan. Paparan 8.2.3 adalah skrin create di SPIAv3

Paparan 8.2.3

Langkah-Langkah

No Paparan Tindakan

1.

Pilih nama barang meneruis drop down menu

2.

Apabila barang dipilih, nama barang akan dikeluarkan secara otomatis

3.

Isikan no kod mengikut piawaian semasa yang digunakan

4.

Masukan lokasi barang sebagaimana lokasi di dalam tempat simpanan



5.

Tentukan kumpulan, gerakan dan kuantiti semasa

6.

Tekan butang create apabila semua maklumat diperlukan tekah diisi

7. Proses seterusnya adalah untuk kelulusan CO

8.2.4 Approval

Approval digunakan oleh CO untuk meluluskan kesemua barang untuk dijadikan barangan stock.

Ada 2 peringkat:

Semakan Pegawai

Kelulusan CO

Pegawai akan dimaklumkan oleh SPIAv3 barang untuk semakan seperti di paparan 8.2.4

Paparan 8.2.4



Langkah-langkah untuk semakan

No Paparan Tindakan

1. Tekan Menu Approval di bawah Stock Management dan pilih submenu draft

Paparan 8.2.4

2.

Tekan butang tindakan

3.

Semak barang untuk sebelum dihantar untuk kelulusan CO

4.

Tekan butang submit for approval untuk kelulusan CO atau cancel untuk batalkan

Untuk Tindakan CO (Kelulusan)

No Paparan Tindakan

1.

Masukan menu Stock dan pilih submenu approval. Pilih Stock Approval menu

2.

Tekan butang tindakan



3.

Semak dan tekan butang Approve andai bersetuju atau butang reject atau cancel untuk KIV

4.

Butiran barang yang telah diluluskan akan dipaparkan

8.3 Stock Take

Bahagian ini menjelaskan bagaimana stock take dilakukan menggunakan SPIAv3.

8.3.1 Batch

Langkah-Langkah

No Paparan Tindakan

1

Tekan Submenu Stock take dan pilih new batch

2.

Paparan untuk new batch dipaparkan SPIAv3

3.

Pilih KB dan tekan filter



4.

Tentukan tarikh dan kemudian pilih barang-barang untuk dibuat stock take.

Peringatan: Sepanjang tarikh stock take, barang-barang diplih tidak boleh dikeluarkan untuk demand

5.

Selepas tarikh dan barang dikenalpasti, tekan butang submit

6.

New batch telah ada di dalam SPIAv3 menunggu untuk semakan Pegawai Stor (atasan)

8.3.2 Verification

Tindakan Pegawai Stor untuk semakan New Batch

No Paparan Tindakan

1.

Pegawai akan kenalpasti dengan masuk ke Menu Verification dan

tekan butang tindakan di New

2.

Semakan batch tadi dan tekan butabg verifikasi jika bersetuju dengan cadangan kakitangan stor.

Dengan tekan butang verify, pegawai telah bersetuju dan proses seterusnya untuk kelulusan CO.

Proses kembali ke Kakitangan Stor untuk membuat kiraan stock



8.3.3 Kiraan Stock

Langkah-Langkah Kiraan Stock oleh Kakitangan

No Paparan Tindakan

1.

Tekan butang batch, kakitangan mendapati cadangan Batch telah jadi status verified.

Tekan print

2.

Senarai untuk kiraan stock bersedia untuk dicetak untuk dibawa kakitangan untuk membuat kiraan sebenar yang dilakukan secara manual

3.

Selepas kiraan selesai, kakitangan stor akan memasukan kuantiti sebenar yang ada di dalam stor dan kemudian tekan butang submit.

Kiraan tadi telah pergi ke Pegawai untuk semakan

8.3.4 Semakan Stock oleh Pegawai

Langkah-langkah untuk semak kiraan stok

1.

Pegawai pilih menu stock take dan pilih menu verification dan seterusnya menekan butang tindakan



2

Pegawai mendapati laporan kiraan stock

3

Pilih reject sekiranya kiraan semula perlu dilakukan oleh kakitangan atau butang submit untuk kelulusan CO

8.3.5 Kelulusan CO

Langkah-Langkah CO untuk Lulus atau Reject Kiraan Stock

No Paparan Tindakan

1.

CO akan masuk ke menu Stock Take dan Pilih Submenu Approval kemudian pilih butang tindakan

2.

CO membuat semakan dan pilih Approve untuk luluskan kiraan stock atau reject untuk kiraan semula oleh Kakitangan Stor

3.

Laporan Stock Take telah siap dan bersedia untuk dihantar ke proses seterusnya



9. BUDGET

Budget berfungsi untuk memasukan peruntukan yang dilulukan ke dalam SPIAv3 dan memantau penggunaan peruntukan mengikut KB atau Objek Sebagai (OS).

9.1 Aliran Kerja

Paparan 9.1.1 seperti di bawah memaparkan Aliran Kerja SPIAv3

Paparan 9.1.1

Peg. Kewangan NSD / KB SPIB

Budget

Login

Segregate to KBs based on approved

allocationUpdate and Monitor

Paparan utama budget adalah seperti di paparan 9.1.2 di bawah:

Paparan 9.1.2



Budget mempunyai 4 submenu utama iaitu:

a. Allocate b. Segregate c. Monitor KB d. Monitor

Paparan Allocate adalah seperti di paparan 9.1.3

Paparan 9.1.3

Paparan Segregate adalah seperti di paparan 9.1.4

Paparan 9.1.4



Paparan Monitor KB adalah seperti di paparan 9.1.5

Paparan 9.1.5

Paparan Monitor adalah seperti di paparan 9.1.6

Paparan 9.1.7



9.2 Pengguna

Pengguna utama Modul Budget adalah:

1. Kakitangan di Bahagian Kewangan 2. Pegawai-Pegawai KB 3. NSD CO 4. Mereka yang perlu mengetahui status semasa budget NSD



10. USER

User Management Module seperti paparan 10.1 di bawah mempunyai fungsi untuk:

1. Senaraikan User SPIAv3 2. Daftarkan User Baru

Paparan 10.1

Senarai User SPIAv3 menyenaraikan kesemua User yang telah berdaftar dengan SPIAv3 termasuk butiran mereka seperti:

E-mail

Nama

Type – staff atau Admin

Unit

Status – Aktif atau Inactive

Last Login

Created – tarikh mereka membuka akaun SPIAv3

10.1 Kaedah-Kaedah

10.1.1 Add User

Merupakan satu fungsi untuk membuka akaun bagi pengguna baru SPIAv3.

Untuk Add User, tekan butang add user seperti di paparan 10.1.1 dan Paparan 10.1.2 di bawah:



Paparan 10.1.1

Paparan 10.1.2

Masukan semua butiran diperlukan oleh paparan di atas yang mempunyai 3 bahagian: o Account and Details o Address o Status

Untuk Status, sila pilih Group Unit seperti di paparan 10.1.3 di bawah.



Paparan 10.1.3

Selepas Unit dipilih, seterusnya untuk menentukan Type seperti di paparan 10.1.4

Paparan 10.1.4



Selepas type dipilih, seterusnya pilih status seperti di paparan 10.1.5 Paparan 10.1.5

Selepas maklumat diperlukan diisi dengan sepenuhnya, tekan butang submit. Paparan 10.1.6 akan dipaparkan oleh SPIAv3

Paparan 10.1.6

Langkah seterusnya oleh System Administrator adalah untuk melengkap Konfigerasi – menu seperti dipaparan 10.1.7 dan 10.1.8



Paparan 10.1.7

Paparan 10.1.8

Pengisian Konfigurasi-Menu adalah berdasarkan tugasan dan setelah mendapat kelulusan CO Unit masing atau CO NSD. Kemudian tekan butang Update. Paparan 10.1.9 seperti di bawah akan dipaparkan:



Paparan 10.1.9

Nama user baru akan dipaparkan di dalam senarai user seperti di paparan 10.1.10

Paparan 10.1.10



10.1.2 Edit User

Merupakan satu fungsi untuk edit maklumat pengguna atau untuk memberi password baru kepada pengguna yang tidak mengingati password mereka. Hanya tekan Ikon di atas, paparan 10.1.11 bawah akan dipaparkan. System Administrator boleh membuat apa-apa perubahan kecuali E-mail address, Selepas itu, tekan butang submit.

Paparan seterusnya akan keluar adalah Konfigurasi-Menu yang bertujuan untuk memberikan ‘akses level’ kepada akuan tadi seperti dijelaskan di bahagian add user di atas.

Paparan 10.1.11

Paparan 10.1.12



10.1.3 Delete User

Merupakan satu fungsi untuk delete pengguna samada berhenti dari perkhidmatan atau sebab-sebab lain.

Dengan hanya menekan butang ikon delete, paparan 10.1.13 akan dipaparkan untuk pengesahan sebelum SPIAv3 delete pengguna tersebut dan data-datanya.

Paparan 10.1.13

Dengan menekan butang Yes, tugas delete telah pun selesai.



11. MY ACCOUNT

Bahagian ini menerangkan mengenai Modul My Account.

Semua pengguna SPIAv3 akan mempunyai modul ini bertujuan:

1. Edit Account sendiri 2. Edit Personnel Details

11.1 Account

Paparan 11.1.1 adalah paparan My Account di mana terdapat 2 submenu:

1. Account 2. Personnel Details

Paparan 11.1.1

Apabila menekan butang Account paparan 11.1.2 akan dipaparkan

Paparan 11.1.2



Paparan di atas membolehkan pengguna edit account mereka kecuali email address.

Pengguna, menerusi paparan ini boleh:

1. Edit butiran peribadi 2. Tukar password

Namun begitu, hanya System Administrator yang boleh menukar access level seseorang pengguna.

Selepas pengguna membuat edit, mereka boleh tekan butag submit untuk SPIAv3 menyimpan maklumat ini.

11.2 Personnel Details

11.2.1 Maklumat Peribadi dan Ukuran

Bahagian ini akan memaparkan maklumat personnel details untuk ukuran. Paparan 11.2.1, 11.2.2 dan 11.2.3 memaparkan skrin berkaitan.

Paparan 11.2.1



Paparan 11.2.2

Paparan 11.2.3



11.2.2 Statistik Permohonan

Bahagian ini memaparkan maklumat tentang statistik permohonan yang teklah dibuat dan baki yang masih belum dipohon seperti di paparan 11.2.4.

Paparan 11.2.4

panduan pengguna versi 1.1

Documents