panduan pengguna mymesyuarat

Panduan Pengguna

Disediakan Oleh

Tarikh dikemas kini 14 September 2012

Disediakan Oleh

© 2012 CMG Holdings

Panduan Pengguna MyMesyuarat

1 Selamat Datang ke MyMesyuarat.........................................................................................11.1 Pendahuluan.....................................................................................................................11.2 Kebaikan MyMesyuarat....................................................................................................11.3 Objektif MyMesyuarat.......................................................................................................2

2 Permulaan...............................................................................................................................32.1 Carta Alir MyMesyuarat....................................................................................................32.2 Jawatankuasa...................................................................................................................42.3 Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat..............................................................52.4 Pengguna dan Kumpulan.................................................................................................82.5 Ikon yang Digunakan di dalam MyMesyuarat..................................................................8

3 Tetapan MyMesyuarat: Super Administrator......................................................................93.1 Tetapan Jawatankuasa.....................................................................................................9

3.1.1 Menambah Super Urus Setia ..............................................................................103.1.2 Menambah Ahli Baru............................................................................................113.1.2.1 Menambah ahli secara satu persatu................................................................123.1.2.2 Menambah ahli secara pukal ..........................................................................12

3.1.3 Menambah Jawatankuasa....................................................................................133.1.4 Mengemas kini Tetapan Emel bagi Jawatankuasa..............................................153.1.4.1 Mengemas kini Tetapan Penghantaran Emel...................................................163.1.4.2 Mengemas kini Tetapan SMS bagi Jawatankuasa...........................................18

3.1 Menguruskan Ahli...........................................................................................................183.1.1 Mengemas kini Ahli...............................................................................................193.1.2 Melihat Maklumat Ahli...........................................................................................193.1.3 Menghapuskan Ahli..............................................................................................203.1.4 Set Semula Kata Laluan Ahli................................................................................20

3.2 Tetapan Global...............................................................................................................213.3 Peranan..........................................................................................................................223.4 Menguruskan Gelaran....................................................................................................22

3.4.1 Menambah Gelaran..............................................................................................223.4.2 Kemas kini Gelaran...............................................................................................233.4.3 Menghapuskan Gelaran........................................................................................24

3.5 Menguruskan Gred.........................................................................................................243.5.1 Gred......................................................................................................................253.5.1.1 Menambah gred...............................................................................................253.5.1.2 Mengemas kini Gred........................................................................................263.5.1.3 Menghapuskan Gred........................................................................................26

3.5.2 Skim Perkhidmatan...............................................................................................263.5.2.1 Menambah Skim Perkhidmatan.......................................................................273.5.2.2 Mengemas kini Skim Perkhidmatan.................................................................273.5.2.3 Menghapuskan Skim Perkhidmatan................................................................28

3.6 Menguruskan Semakan Tugasan...................................................................................283.6.1 Menambah Semakan Tugasan.............................................................................293.6.2 Kemas kini Semakan Tugasan.............................................................................293.6.3 Menghapuskan Semakan Tugasan......................................................................29

3.7 Menguruskan Templat Mesej.........................................................................................303.7.1 Kemas kini Templat Mesej....................................................................................303.7.2 Melihat Templat Mesej ........................................................................................30

3.8 Menguruskan Log...........................................................................................................30

i


3.8.1 Menghapuskan Log..............................................................................................303.9 Melihat Statistik...............................................................................................................31

4 Menggunakan MyMesyuarat...............................................................................................334.1 Log masuk dan log keluar...............................................................................................33

Log Masuk................................................................................................................33Log Keluar................................................................................................................34

4.2 Arahan Tukar Kata Laluan..............................................................................................344.3 Pemulihan Kata Kaluan yang Hilang..............................................................................354.4 Jawatankuasa.................................................................................................................364.5 Profil................................................................................................................................37

Mengemas kini Profil................................................................................................37Menukar Kata Laluan...............................................................................................38

5 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Membuat Penetapan Jawatankuasa.............395.1 Menguruskan Jawatankuasa..........................................................................................39

5.1.1 Menambah Sub-Jawatankuasa............................................................................395.1.2 Mengemas kini Jawatankuasa..............................................................................41

5.2 Menguruskan Ahli Jawatankuasa dan Kumpulan..........................................................425.2.1 Menguruskan Ahli Jawatankuasa.........................................................................425.2.1.1 Menambah Ahli ...............................................................................................425.2.1.1.2 Tambah Ahli Secara Pukal ke dalam Jawatankuasa..................................435.2.1.2 Menetapkan Urus Setia ke Sesebuah Jawatankuasa....................................445.2.1.3 Kemas kini Ahli.................................................................................................445.2.1.3.1 Menyusun Ahli Mengikut Kekananan...........................................................455.2.1.4 Menghapuskan Ahli..........................................................................................455.2.1.5 Membuka Akaun yang Telah Disekat............................................................46

5.2.2 Menguruskan Kumpulan......................................................................................465.2.2.1 Menambah Kumpulan......................................................................................475.2.2.2 Mengemas kini Kumpulan................................................................................475.2.2.3 Melihat Kumpulan............................................................................................485.2.2.4 Menghapuskan Kumpulan...............................................................................48

5.3 Menguruskan Tugasan Jawatankuasa...........................................................................485.3.1 Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa.......................................................485.3.2 Mengemas kini Senarai Tugasan Jawatankuasa.................................................495.3.3 Menghapuskan Senarai Tugasan Jawatankuasa................................................49

5.4 Menguruskan Templat Mesej.........................................................................................505.4.1 Kemas kini Templat Mesej....................................................................................50

Placeholders yang terdapat di dalam templat mesej...............................................515.5 Menguruskan Peranan Pengguna..................................................................................53

5.5.1 Mengemas kini Kebenaran...................................................................................545.6 Menguruskan Pengumuman...........................................................................................57

5.6.1 Menambah Pengumuman....................................................................................575.6.2 Kemas kini Pengumuman.....................................................................................585.6.3 Melihat Pengumuman...........................................................................................585.6.4 Menghapuskan Pengumuman..............................................................................59

6 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Sebelum Mesyuarat).....................................596.1 Mesyuarat.......................................................................................................................59

6.1.1 Tambah Mesyuarat...............................................................................................596.1.1.1 Tambah Mesyuarat Tanpa Menempah Bilik....................................................59

ii


6.1.1.2 Menambah Mesyuarat dan Menempah Bilik...................................................636.1.2 Melihat Mesyuarat.................................................................................................656.1.3 Menghapuskan dan Membatalkan Mesyuarat......................................................66

6.2 Semakan Tugasan Mesyuarat........................................................................................666.2.1 Menambah Senarai Semakan Tugas...................................................................676.2.2 Kemas kini Tugasan Mesyuarat...........................................................................676.2.3 Menghapuskan Tugasan Mesyuarat....................................................................68

6.3 Menguruskan Projek Jawatankuasa...............................................................................686.3.1 Tambah Projek......................................................................................................696.3.2 Kemas kini Projek.................................................................................................706.3.3 Melihat Projek.......................................................................................................706.3.4 Menghapuskan Projek..........................................................................................706.3.5 Membuat Pengesahan Kehadiran........................................................................70

7 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Semasa Mesyuarat).......................................717.1 Mengambil Kehadiran.....................................................................................................71

8 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Selepas Mesyuarat).......................................728.1 Menguruskan Keputusan................................................................................................72

8.1.1 Antara Muka Minit.................................................................................................728.1.1.1 Menjana Templat Minit Tetap..........................................................................728.1.1.2 Tambah Butiran ...............................................................................................73

Tambah sub-butiran.................................................................................................748.1.1.3 Memindahkan Item...........................................................................................74

Ikon “Arrow” .............................................................................................................74Potong dan Salin......................................................................................................74

8.1.2 Kemas kini Keputusan..........................................................................................758.1.3 Menghapuskan Keputusan...................................................................................758.1.4 Penambahan Keputusan di dalam Minit...............................................................75

8.2 Hantar Minit Untuk Pengesahan.....................................................................................768.2.1 Memohon Pengesahan.........................................................................................76

8.3 Meminta Maklum balas Ahli............................................................................................768.4 Edaran Minit....................................................................................................................778.5 Memuat naik fail minit yang telah diSAHkan dalam minit mesyuarat seterusnya..........77

9 Menggunakan MyMesyuarat: Ahli & Pengerusi................................................................789.1 Persediaan Mesyuarat....................................................................................................78

9.1.1 Penerimaan emel Jemputan.................................................................................789.1.2 Penerimaan SMS jemputan..................................................................................789.1.3 Sahkan Kehadiran................................................................................................78

9.2 Semasa Mesyuarat.........................................................................................................799.2.1 Melihat Minit yang Lalu.........................................................................................809.2.2 Melihat Keputusan................................................................................................809.2.3 Buku Alamat..........................................................................................................819.2.4 Fail Arkib...............................................................................................................82

9.3 Selepas Mesyuarat.........................................................................................................839.3.1 Menghantar kemas kini Status.............................................................................83

Maklum balas Individu.............................................................................................83Maklum balas Kumpulan..........................................................................................84

9.3.2 Ubahsuai kemas kini Maklum balas.....................................................................859.3.3 Meninggalkan Komen...........................................................................................85

iii


Komen untuk mesyuarat..........................................................................................85Komen untuk keputusan..........................................................................................86Komen untuk kemas kini status...............................................................................86

9.4 Mengeksport Kalendar MyMesyuarat.............................................................................87

10 Menggunakan MyMesyuarat: Pengerusi.........................................................................8710.1 Selepas Mesyuarat.......................................................................................................87

10.1.1 Menyemak Deraf Minit........................................................................................87Luluskan edaran minit..............................................................................................88

11 Lampiran.............................................................................................................................8911.1 Lesen MyMesyuarat.....................................................................................................89

iv


1 Selamat Datang ke MyMesyuarat

1.1 Pendahuluan

MyMesyuarat merupakan sistem pengurusan keputusan mesyuarat atas talian dan tanpa menngunakan kertas. Ia merupakan salah satu produk dari Bahagian Dasar & Perancangan ICT (BDPICT) MAMPU dan dibangunkan mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasajawatankuasa Kerajaan. Ia dimulakan sebagai langkah penyelesaian kepada ahli Government IT and Internet Committee (GITIC) dan kini ia telah diperluaskan penggunaannya kepada seluruh agensi dan setiap paras di dalam kerajaan Malaysia.

MyMesyuarat adalah MyMeeting Versi 4 yang telah di tambah baik bagi tujuan Projek Perlaksanaan MyMeeting ke 25 kementerian. MyMeeting telah dibangunkan oleh MAMPU dan telah memenangi Anugerah berprestij Anugerah Inovasi perkhidmatan Awam (AIPA) bersempena dengan Anugerah Kualiti Sektor Awam (AKSA), yang merupakan acara yang dianjurkan oleh MAMPU untuk memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada Agensi Sektor Awam.

Mengakses MyMesyuarat merupakan satu perkara yang mudah dimana setelah selesai pemasangan, sistem ini boleh dilayari oleh pelayan web seperti Firefox, Chrome dan lainlain.

1.2 Kebaikan MyMesyuarat

MyMesyuarat telah dibahagikan kepada lima kumpulan pengguna iaitu Super Administrator, Super Urus Setia, Urus Setia, Pengerusi dan Ahli Mesyuarat. Kebaikan penggunaan MyMesyuarat adalah:

a) Untuk Super Administrator• Memudahkan sistem pentadbiran• Memantau aktiviti mesyuarat

b) Untuk Super Urus Setia• Boleh menambah ahli ke dalam Jawatankuasa atau SubJawatankuasa yang di

tugaskan ke atasnya.• Boleh menetapkan peranan ahli di dalam Jawatankuasa atau SubJawatankuasa

mereka.

c) Untuk Urus Setia• Membantu di dalam menguruskan persediaan mesyuarat

1

Paparan terbaik adalah dengan menggunakan Google Chrome, Firefox 8.x, Internet Explorer 8.x dengan resolusi skrin 1024 x 768.


• Menghantar jemputan dan peringatan mesyuarat secara automatik• Menghantar peringatan untuk mengemas kini status maklum balas secara

automatik• Mengekstrak keputusan tugas daripada minit secara automatik• Membantu di dalam penyediaan minit dan laporan melalui templat yang telah

disahkan oleh agensi

d) Untuk Pengerusi• Memantau dan memberi komen terhadap status maklum balas yang telah

diisikan oleh ahli mesyuarat ke dalam MyMesyuarat • Memantau status pengendalian• Penerimaan notis tentang status maklum balas yang telah dikemas kini• Mudah untuk mendapatkan semula maklumat mesyuarat dan arkib

e) Untuk Ahli Mesyuarat• Boleh mengemas kini status maklum balas tugas pada bilabila masa dan dimana

jua.• Boleh menerima peringatan untuk mengemas kini status• Melakukan perbincangan secara atas talian (online)• Kemas kini Profil.

1.3 Objektif MyMesyuarat

Objektif untuk MyMesyuarat adalah seperti berikut:

• Menjadikan pemantauan tentang keputusan yang dibuat semasa mesyuarat lebih efektif.

• Membuatkan komunikasi diantara ahli mesyuarat lebih efisyen.• Memudahkan pertukaran maklumat• Aliran kerja dapat mengurangkan beban Urus Setia di dalam pengurusan

mesyuarat

2


2 Permulaan

Rajah 2.1: Proses mesyuarat

2.1 Carta Alir MyMesyuarat

Rajah di atas menunjukkan carta alir proses mesyuarat yang diambil daripada proses MyMeeting. Mesyuarat akan dijalankan di dalam satu jawatankuasa untuk membincangkan projek dan menghasilkan keputusan. Tindakan dalam membuat keputusan akan dijalankan oleh ahliahli mesyuarat yang bertanggungjawab, yang perlu melaporkan status tindakan kepada jawatankuasa itu.

MyMesyuarat boleh mempunyai satu atau lebih jawatankuasa.

3


2.2 Jawatankuasa

Rajah 2.2: Paras jawatankuasa

Rajah 2.3: Contoh jawatankuasa yang terdapat di dalam MAMPU

Dalam MyMesyuarat, jawatankuasa merupakan kumpulan yang membincangkan subjek permasalahan yang sama. Satu jawatankuasa boleh mempunyai banyak subjawatankuasa yang lain dan subjawatankuasa juga boleh mempunyai paras subjawatankuasa yang lain. Seorang ahli boleh terlibat di dalam jawatankuasa yang berlainan memandangkan ahli tersebut mungkin terlibat dengan banyak mesyuarat berlainan jawatankuasa. Sebuah organisasi boleh mempunyai banyak subjawatankuasa setiap orang yang berbeza mungkin membincangkan perkara yang berbeza

Senarai di bawah adalah contoh jawatankuasa di MAMPU:

1. Pematuhan ICT: Nama organisasi itu sendiri mungkin menjadi jawatankuasa. Jawatankuasa ini akan terdiri daripada tiaptiap orang individu dalam organisasi. Jawatankuasa ini mungkin tidak mengadakan mesyuarat seringkali, mungkin sebulan sekali atau mungkin hanya sekali setahun.

2. BDPICT: BDPICT MAMPU juga boleh mempunyai satu jawatankuasa mereka sendiri untuk membincangkan bagaimana ICT dirancang, dibangunkan, disenggara, diuruskan, dan boleh membantu mengembangkan perkhidmatan untuk mencapai matlamatnya. Jawatankuasa ini mungkin hanya terdiri daripada Pengarah, Timbalan Pengarah, Setiausaha dan ketua jabatan daripada BDPICT. Mereka mungkin mahu bertemu seminggu sekali untuk membincangkan status pelaksanaan semasa dan membuat rancangan untuk masa depan.

3. Seksyen Dasar: BDPICT terdiri daripada seksyen yang banyak, dan seksyen dasar adalah salah sebuah daripada seksyen tersebut. Seksyen ini merancang, memantau, menganalisis dan mengkaji kelemahan rangkaian ICT di agensi.

4


4. Unit Penyelidikan Perancangan ICT: Tiaptiap seksyen di MAMPU mempunyai unit sendiri yang terdiri daripada jawatankuasa mereka sendiri untuk membincangkan bagaimana unit boleh menyumbang untuk mencapai matlamat keseluruhan organisasi. Jadi Unit Penyelidikan Perancangan ICT akan mempunyai satu jawatankuasa untuk membincangkan bagaimana ia harus menjalankan operasi. Oleh sebab itu, setiap unit lain juga akan mempunyai jawatankuasa mereka sendiri seperti Unit Penilaian jawatankuasa DPN Seksyen Pembangunan ICT, Unit Penyelerasan jawatankuasa Seksyen Penyelerasan dan Penyebaran Dasar dan sebagainya.

Rajah 2.4: Paparan jawatankuasa dan mesyuarat di MAMPU

Seperti yang ditunjukkan dalam rajah di atas, satu jawatankuasa /subjawatankuasa boleh mempunyai pelbagai mesyuarat dan setiap mesyuarat itu boleh dikaitkan dengan beberapa projek.

2.3 Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat

Terdapat 3 peranan utama yang terlibat di dalam mesyuarat:

• Ahli – Merupakan peserta mesyuarat. Mereka membincangkan tentang projek dan tugas di dalam mesyuarat untuk mendapatkan keputusan. Mereka juga akan mengemas kini status tugas yang telah di beri.

• Pengerusi – Seseorang yang mempengerusi sesebuah mesyuarat dan seseorang yang menentukan sesebuah keputusan di dalam mesyuarat. Seorang pengerusi biasanya merupakan seseorang yang mempunyai jawatan tertinggi di dalam sesebuah mesyuarat, pengerusi juga bertanggungjawab untuk meluluskan edaran minit mesyuarat sebelum ia di edarkan. Pengerusi merupakan sebahagian daripada ahli.

• Urus Setia – Merupakan seseorang yang bertanggungjawab menjemput ahli mesyuarat, menyediakan minit mesyuarat, dan mengedarkan minit mesyuarat. Di dalam sebuah jawatankuasa biasanya mempunyai seorang atau lebih Urus Setia.

Selain daripada itu, tugas Super Administrator dan Super Urus Setia juga wujud untuk membantu menguruskan sistem.

5


Dibawah merupakan fungsi utama bagi setiap peranan di dalam MyMesyuarat.

• Ahlio Menukar kata laluan sendirio Mengemas kini profilo Mengemas kini kehadirano Meninggalkan komeno Mengemas kini status maklum

balas

• Pengerusio Menukar kata laluan sendirio Mengemas kini profilo Mengemas kini kehadirano Meninggalkan komeno Meluluskan edaran minit

• Urus Setiao Menguruskan jawatankuasa

/subjawatankuasao Mendaftarkan ahli di dalam

jawatankuasao Menguruskan kumpulan di

dalam sesebuah jawatankuasao Menguruskan projek di dalam

sesebuah jawatankuasao Menguruskan mesyuarat di

dalam sesebuah jawatankuasao Menguruskan keputusan/minito Menguruskan kemas kini status

maklum balas

• Super Administratoro Mendaftar ahli ke dalam sistemo Menguruskan jawatankuasao Menguruskan pangkato Menguruskan skimo Menguruskan gredo Menguruskan senarai

semakan mesyuarato Mengemas kini format minito Mengubah tetapan sistemo Memantau log penggunaan

sistem o Memantau aktiviti ahli, jumlah

mesyuarat/keputusan dan laporan bulanan

o Reset kata laluan pengunao Mengaktifkan semula akaun

pengguna yang telah dikunci• Super Urus Setia

o Mendaftar ahli ke dalam sistem

o Reset kata laluan penguna kecuali Super Administrator

o Mengaktifkan semula akaun pengguna yang telah dikunci

6


Tugas dan peranan semasa proses mesyuarat adalah seperti rajah di bawah:

Carta alir mesyuarat

Rajah 2.5: Carta alir mesyuarat

7


Di dalam MyMesyuarat, ahliahli juga merupakan pelaksana jika mereka ditugaskan untuk mengambil tindakan terhadap apaapa keputusan. Setiap keputusan mempunyai tarikh akhir dimana mereka perlu memberi perhatian. Pelaksana hanya dapat mengemas kini status dalam MyMesyuarat. Ahliahli yang lain hanya boleh melihat.

Kebenaran

Ia adalah penting untuk memahami bahawa pengguna MyMesyuarat mempunyai satu set tetapan kebenaran. Kebenaran bergantung kepada cara tanggungjawab yang diwakilkan mengikut jenis pengguna di dalam sistem.

2.4 Pengguna dan Kumpulan

Pengguna akan diberi satu ID pengguna dan kata laluan untuk mengakses sistem MyMesyuarat. Di dalam sistem MyMesyuarat, pengguna boleh terlibat di dalam banyak jawatankuasa. Oleh itu, hanya Urus Setia, Super Urus Setia atau Administrator di dalam jawatankuasa boleh menentukan peranan anda di dalam jawatankuasa tersebut. Urus Setia tidak dibenarkan mengemas kini profil pengguna, hanya pengguna, Super Urus Setia dan Super Administrator sahaja dibenarkan untuk mengubah profil.

Ahli di dalam jawatankuasa boleh di kategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin di tentukan mengikut bahagian, gred, skim perkhidmatan.

Fungsi ini adalah bagi memudahkan proses memilih ahli. Pengguna hanya perlu menyemak kotak tandaan nama kumpulan dan secara automatik, semua ahli di dalam kumpulan itu akan turut di pilih.

2.5 Ikon yang Digunakan di dalam MyMesyuarat

Jadual di bawah merupakan penerangan tentang ikon yang digunakan di dalam MyMesyuarat.

Ikon PeneranganKemas kini

Lihat

Hapus

Kemas kini jawatankuasa

Aliran

Semakan

Pengumuman

Mesej

8


Ahli

Reset kata laluan

emel

Mengubah posisi ke atas

Mengubah posisi ke bawah

Menambah subjawatankuasa

3 Tetapan MyMesyuarat: Super Administrator

Super Administrator bertanggungjawab bagi memastikan sistem ini berjalan lancar sesudah pemasangan. Setelah pemasangan MyMesyuarat, MyMesyuarat telah mempunyai data asal tetapi ia tetap menjadi tanggungjawab Super Administrator untuk memastikan data asal itu mencukupi untuk kegunaan kesemua jawatankuasa yang di cipta.Super Administrator boleh mengakses fungsi untuk tetapan global, senarai semakan, templat mesej, peranan, gelaran, gred dan format minit. Super Administrator juga mempunyai hak untuk mengakses aktiviti log dan statistik sistem.

Rajah 2.6: Panel “Tugastugas lain”

Hanya Super Administrator yang dapat melihat fungsi yang terdapat di dalam “TugasTugas Lain” yang dipaparkan pada skrin Jawatankuasa di atas.

3.1 Tetapan Jawatankuasa

Satu akaun tetap untuk Super Administrator akan di cipta semasa proses pemasangan MyMesyuarat. Super Administrator ini boleh mencipta jawatankuasa dan melantik seorang Urus Setia untuk jawatankuasa terbabit. Super Administrator atau Urus Setia boleh mendaftarkan ahli untuk jawatankuasa yang terlibat.

Jawatankuasa hanya boleh di cipta oleh Super Administrator tetapi ianya boleh dikemas kini oleh Urus Setia jawatankuasa terbabit. Perkataan jawatankuasa boleh juga melibatkan nama bahagian atau manamana bahagian di dalam agensi yang mengendalikan mesyuarat.

9


3.1.1 Menambah Super Urus Setia

Walaupun Super Administrator boleh menambah ahli sebagai pengguna sistem, tetapi adalah amat penting untuk menambah Super Urus Setia terlebih dahulu. Super Urus Setia dapat meringankan beban Super Administrator di Kementerian untuk mendaftarkan ahli baru. Pada paparan utama untuk senarai jawatankuasa, klik pada ikon “Ahliahli” yang telah disenaraikan di dalam “Tugastugas Lain”. Sistem akan memaparkan laman untuk ahli. Kesemua ahli untuk MyMesyuarat akan disenaraikan di sini.

Laman ahli juga boleh dicapai dengan klik pada ikon yang dipaparkan pada sebelah kanan sistem

Klik pada pautan “Tambah ahli baru”, sistem akan memaparkan skrin untuk tambah ahli.

Rajah 3.1: Super Administrator menambah ahli

ID Pengguna Nama yang akan digunakan semasa log masukKata laluan Kata laluan yang akan digunakan semasa log masukSahkan kata laluan Ruang untuk mengesahkan kata laluanAdmin Ruang untuk menentukan akses paras penggunaKedudukan jawatan Kedudukan jawatan pengguna pilih samada Default, Menteri atau

KSU/KP

10


Gelaran Gelaran penggunaNama Nama penggunaNo. IC/No Passport No IC/Passport penggunaJawatan Jawatan penggunaSeksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian penggunaKementerian/Agensi Kementerian/Agensi penggunaSkim Perkhidmatan Skim perkhidmatan penggunaGred Gred penggunaEmel Emel penggunaCC Emel Emel yang akan dihantar bersama semasa penghantaran emel

oleh admin MyMesyuaratAlamat Alamat penggunaTelefon No. Telefon penggunaFaks No faks penggunaMobil No mobil penggunaTelco Talian telco penggunaJawatankuasa Jawatankuasa yang ingin di tetapkan kepada pengguna

Isikan maklumat tentang ahli dan klik radio button “Super Urus Setia” untuk menetapkan ahli tersebut sebagai Super Urus Setia atau klik radio button “Super Admin” untuk menetapkan ahli tersebut sebagai Super Administrator atau klik radio button “Ahli Biasa” untuk menetapkan ahli tersebut sebagai ahli biasa. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat tersebut. Apabila maklumat berjaya di rekod, sistem akan memaparkan teks “Maklumat ahli telah disimpan”.

3.1.2 Menambah Ahli Baru

Super Administrator bertanggungjawab untuk menambah ahli baru ke dalam sistem MyMesyuarat. Terdapat dua cara untuk menambah ahli ke dalam sistem iaitu:

• Secara satu persatu

• Secara pukal

11

Untuk jawatan Menteri - Menteri boleh melihat dan mengakses keseluruhan jawatankuasa didalam sistem MyMesyuarat.

Untuk jawatan KSU/KP - KSU/KP hanya boleh melihat dan mengakses jawatankuasa dibawah kelolaanya sahaja.

Peringatan!Adalah dinasihatkan bahawa Super Administrator perlu berada di peringkat Kementerian sahaja. Ini adalah bagi menjamin keselamatan data pengguna dan jawatankuasa yang lain. Super Administrator perlu melantik Super Urus Setia di peringkat Agensi bagi menggantikan peranan Super Administrator untuk menambah ahli ke dalam sistem.


3.1.2.1Menambah ahli secara satu persatu

Rujuk 3.1.1 untuk menambah ahli secara satu per satu.

3.1.2.2Menambah ahli secara pukal

Untuk menambah ahli secara pukal, klik pada ikon “Ahliahli” ” yang telah disenaraikan di bawah panel “Tugastugas Lain” pada laman utama Jawatankuasa. Klik pada pautan “Muatnaik rekod ahli secara pukal”.

Rajah 3.2: Pautan “Muatnaik rekod ahli secara pukal”

Rajah 3.3: Muatnaik rekod ahli secara pukal

Untuk memuat turun templat fail .xls yang telah disediakan klik pautan “sini” dan isikan maklumat ahli berdasarkan templat yang telah disediakan terlebih dahulu.

12

Untuk memuatnaik ahli secara pukal, maklumat ahli perlu disimpan di dalam format .xls terlebih dahulu mengikut templat yang telah di tetapkan.


Rajah 3.4: Senarai petunjuk bagi templat .xls yang disediakan

Pastikan field yang wajib diisi seperti yang telah dinyatakan pada petunjuk diisi dengan lengkap. Setelah selesai, klik butang “Choose Files” dan pilih fail .xls yang telah diisikan rekod ahli tersebut.

3.1.3 Menambah Jawatankuasa

Untuk menambah jawatankuasa, klik pada ikon “Jawatankuasa” yang telah disenaraikan di bawah panel “Tugastugas lain”. Klik pada pautan “Tambah jawatankuasa baru”. Isikan maklumat yang berkaitan dengan Jawatankuasa yang ingin ditambah.

13


Rajah 3.5: Skrin untuk menambah jawatankuasa

Ruang PeneranganNama Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan pada laporan

dan minit.Nama Ringkas Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan apabila

terdapat pilihan yang perlu dibuat pada borang dan ia juga bertindak sebagai URL MyMesyuarat.

• Nama ringkas yang dimasukkan hendaklah tidak mempunyai jarak.

Templat bilangan mesyuarat Merupakan templat tetap MyMesyuarat yang akan menjanakan bilangan jawatankuasa pada mesyuarat akan datang di dalam jawatankuasa tersebut. (contoh: Bil 1 Tahun 2008)

Templat tajuk mesyuarat Merupakan tajuk tetap untuk mesyuarat di dalam jawatankuasa. Terdapat dua tag yang boleh digunakan pada Ruang ini:

• %committeeshort : akan digantikan dengan nama ringkas jawatankuasa

• %committeelong : akan digantikan dengan nama penuh jawatankuasa

Sulit Pengguna boleh menetapkan samada jawatankuasa yang baru merupakan jawatankuasa sulit ataupun tidak.

Perkara yang dibincangkan didalam mesyuarat

Nama yang telah ditetapkan adalah “Projek”. Tetapi ianya terdapat sesetengah jawatankuasa yang tidak

14


membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat mereka. Mereka mungkin membincangkan tentang “Agenda” ataupun “Tugas"

Klik butang “Simpan”. Sistem akan memaparkan buku alamat bagi jawatankuasa tersebut dan Super Administrator bagi jawatankuasa tersebut merupakan admin bagi jawatankuasa tersebut. Super Administrator perlu menambah Urus Setia untuk jawatankuasa yang baru diwujudkan dengan mengklik pautan “Tambah Ahli Baru”. Ini adalah bagi memastikan setiap jawatankuasa mempunyai Urus Setia.

3.1.4 Mengemas kini Tetapan Emel bagi Jawatankuasa

Pada laman “Tambah Jawatankuasa” seperti di atas, klik pada tab “Tetapan Emel”. Isikan maklumat berkaitan dengan tetapan emel seperti dibawah dan klik butang “Simpan”.

Rajah 3.6: Skrin untuk membuat tetapan Emel

15


3.1.4.1 Mengemas kini Tetapan Penghantaran Emel

MyMesyuarat menyediakan ruang kepada pengguna untuk menetapkan penghantaran emel mengikut situasi bersesuaian kepada setiap setiap Kementerian. Contoh, jika Kementerian A tidak mahu penghantaran emel bagi jemputan mesyuarat dijalankan, Super Administrator perlu melakukan penetapan tersebut. Untuk melakukan tetapan tersebut, klik pada ikon “MesejMesej” pada laman utama Jawatankuasa. Klik pada pautan “Konfigurasi Emel”. Semak kebenaran penghantaran emel yang disediakan dan kemas kini jika perlu.

16

Ruang Penerangan

Kaedah Emel Kaedah emel yang digunakan samada smtp atau localhost

Emel Dari Emel yang akan dipaparkan apabila emel dihantar kepada pengguna (ex: [email protected])

Emel (Nama) Nama yang akan dipaparkan bersama dengan emel apabila emel dihantar kepada pengguna.

Host (SMTP) Nama SMTP Host

Port SMTP Nombor port SMTP

ID SMTP ID bagi emel SMTP yang digunakan.

Kata Laluan SMTP Kata laluan bagi emel SMTP yang digunakan


Rajah 3.7: Skrin untuk membuat tetapan penghantaran Emel

17


3.1.4.2 Mengemas kini Tetapan SMS bagi Jawatankuasa

Pada laman “Tambah Jawatankuasa” seperti di atas, klik pada tab “Tetapan SMS”. Isikan maklumat berkaitan dengan tetapan SMS seperti dibawah dan klik butang “Simpan”.

Rajah 3.8: Skrin untuk membuat tetapan SMS

Ruang Penerangan

ID Pengguna ID Pengguna yang telah ditetapkan oleh MySMS

Kata Laluan Kata laluan yang telah ditetapkan oleh MySMS

Kata Kunci Kata kunci yang telah ditetapkan oleh MySMS

Nama agensi/Jawatankuasa Nama agensi/Jawatankuasa yang ingin dilakukan tetapan

3.1 Menguruskan Ahli

Super Administrator berperanan untuk menguruskan semua ahli di dalam sistem MyMesyuarat. Super Administrator boleh menambah ahli baru dan menentukan jawatankuasa mereka, menetapkan semula kata laluan ahli, mengemas kini ahli dan juga mereka juga boleh menghapuskan ahli di dalam sistem dan pada setiap jawatankuasa yang mereka terlibat.

18


3.1.1 Mengemas kini Ahli

Klik pada ikon “Kemas kini profil” yang berada di sebelah nama ahli untuk mengemas kini maklumat ahli.

Rajah 3.9: Skrin untuk kemas kini profil ahli

Ubah maklumat ahli. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan data, senarai pengguna akan dipaparkan jika data berjaya direkod.

3.1.2 Melihat Maklumat Ahli

Maklumat tentang ahli boleh dilihat dengan mengklik pautan ID Pengguna ahli. Butirbutir pengguna akan dipaparkan bersamasama dengan jawatankuasa yang mereka terlibat.

Rajah 3.10: Melihat maklumat ahli

19


3.1.3 Menghapuskan Ahli

Klik ikon “Hapuskan ahli” disebelah nama ID pengguna untuk menghapuskan butiran tentang ahli. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapus data, jika butang “Ok” di klik, sistem akan menghapuskan data ahli yang dipilih. Tetapi jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai nama pengguna.

Rajah 3.11: Menghapuskan ahli

3.1.4 Set Semula Kata Laluan Ahli

Untuk menetapkan semula kata laluan ahli, klik pada ikon “Set semula kata laluan”. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menetapkan semula kata laluan ahli, jika butang “Ok” di klik, kata laluan ahli akan di tetapkan semula, manakala jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai pengguna kembali.

Rajah 3.12: Tetap semula katalaluan Ahli

20


3.2 Tetapan Global

Kawalan konfigurasi global MyMeeting adalah kawalan operasi untuk sistem MyMesyuarat. Sebarang perubahan yang dibuat pada skrin ini akan mengemas kini fail mymeeting.php. Fail ini perlu di dalam mode kemas kini supaya anda boleh mengedit konfigurasi anda.

Tetapan global boleh di akses dengan mengklik ikon “Tetapan Global” yang disenaraikan di dalam panel “Tugastugas Lain” pada laman utama jawatankuasa atau dengan klik ikon yang dipaparkan pada sebelah kanan sistem.

Ruang PeneranganURL Pelayan Ini merupakan URL sebenar untuk sistem MyMesyuarat anda.Nama Agensi Merupakan tetapan untuk membenarkan anda menetapkan

nama agensi yang akan dipaparkan pada bar tajukAlamat agensi Alamat agensi anda.Slogan Agensi Slogan agensi anda.Format Tarikh Format tarikh yang akan dipaparkan oleh sistem adalah

(hari/bulan/tahun)Format masa Format masa yang akan dipaparkan oleh sistem adalah jam:minit

am/pm (H:i a)Bilangan Hari untuk Peringatan

Bilangan hari untuk status. Jika 7, maka 7 hari sebelum tarikh terakhir keputusan, pelaksana akan menerima untuk mengemas kini maklum balas mereka.

Papar jawatan pada Minit dan Laporan Maklumbalas

Sekiranya kotak ditanda, maka jawatan akan dipaparkan di bahagian bawah 'Tindakan' di dalam minit mesyuarat. Jika tidak, nama ahli mesyuarat yang akan terpapar di bahagian tersebut.

Bilangan hari untuk sahkan kehadiran

Bilangan hari untuk ahli mengesahkan kehadiran mereka

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Setelah rekod berjaya di simpan, sistem akan memaparkan teks “Tetapan global telah disimpan”

21


Rajah 3.13: Super Administrator mengemas kini tetapan global

3.3 Peranan

Peranan merupakan jenis kebenaran yang digunakan di dalam MyMesyuarat. Peranan boleh ditakrifkan dalam aliran kerja dan diberi kebenaran sewajarnya.

Rajah 3.14: Senarai peranan tetap

3.4 Menguruskan Gelaran

Contoh gelaran yang terdapat di dalam MyMesyuarat adalah Pn, En, Dr dan lainlain. Kesemua gelaran yang di tambah akan dipaparkan sebagai senarai pilih. Ini adalah penting bagi memastikan setiap data yang di masukkan ke dalam sistem adalah tepat.

3.4.1 Menambah Gelaran

Pada laman utama untuk jawatankuasa, klik pada ikon “Gelaran” di dalam panel “Tugas

22


tugas Lain”. Sistem akan memaparkan skrin senarai peranan. (Laman untuk peranan juga boleh di akses dengan mengklik ikon “Gelaran” di sebelah kanan laman sistem.)

Klik pada pautan “Tambah gelaran baru”, sistem akan memaparkan skrin untuk menambah peranan.

Rajah 3.15: Tambah gelaran baru

Ruang PeneranganGelaran Nama gelaran yang di gunakan semasa mendaftarkan ahli

Isikan maklumat tentang gelaran dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Jika maklumat berjaya di rekod, sistem akan memaparkan senarai gelaran yang telah direkod di dalam sistem.

Rajah 3.16: Senarai gelaran tetap

3.4.2 Kemas kini Gelaran

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah gelaran untuk mengemas kini maklumat gelaran. Kemas kini maklumat gelaran. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gelaran yang telah berjaya di rekod oleh sistem.

23


Rajah 3.17: Kemas kini Gelaran

3.4.3 Menghapuskan Gelaran

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah gelaran untuk mengemas kini maklumat gelaran.

Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” di klik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai gelaran.

Rajah 3.18: Menghapuskan gelaran

3.5 Menguruskan Gred

Pada laman utama senarai jawatankuasa, klik pada ikon “Gred” pada panel “Tugastugas Lain”. Sistem akan memaparkan laman gred. (Laman gred juga boleh di akses dengan klik pada ikon “Gred” yang terletak di sebelah kanan sistem).

Skim perkhidmatan dan juga gred boleh di uruskan di dalam laman ini.

24


Rajah 3.19: Laman gred

Contoh skim perkhidmatan yang terdapat di dalam Msistem MyMesyuarat adalah F, M, dan lainlain. Contoh gred di dalam Msistem MyMesyuarat Turus I, Jusa A, 54 dan lainlain. Kesemua skim perkhidmatan dan gred akan dipaparkan sebagai menu pilihan semasa proses penambahan ahli. Ini bagi memastikan data yang dimasukkan oleh pengguna adalah tepat.

3.5.1 Gred

3.5.1.1Menambah gred

Klik pada pautan “Tambah gred”, sistem akan memaparkan laman untuk penambahan gred.

Rajah 3.20: Tambah gred

Ruang PeneranganGred Gred ahliRank Pangkat gred tersebut

Isikan maklumat gred dan klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika rekod berjaya direkodkan, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya di rekod oleh sistem.

25


3.5.1.2Mengemas kini Gred

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah gred untuk mengemas kini maklumat gred. Kemas kini maklumat gred. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya di rekod oleh sistem.

3.5.1.3Menghapuskan Gred

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah gred untuk mengemas kini maklumat gred.

Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” di klik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai gred.

Rajah 3.23: Menghapuskan gred

3.5.2 Skim Perkhidmatan

Klik pada pautan “Uruskan gred jawatan”, sistem akan memaparkan laman skim perkhidmatan.

26


Rajah 3.22: Skrin untuk menguruskan skim perkhidmatan

3.5.2.1 Menambah Skim Perkhidmatan

Klik pada pautan “Tambah skim perkhidmatan” sistem akan memaparkan laman untuk menambah skim perkhidmatan.

Rajah 3.23: Skrin untuk menambahkan skim perkhidmatan

Ruang PeneranganNama Skim perkhidmatan

Isikan maklumat tentang skim perkhidmatan. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya di rekod oleh sistem.

3.5.2.2 Mengemas kini Skim Perkhidmatan

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah skim perkhidmatan untuk mengemas kini maklumat skim perkhidmatan.

27


Kemas kini maklumat skim perkhidmatan. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai skim perkhidmatan yang telah berjaya di rekod oleh sistem.

Rajah 3.24: Skrin untuk mengemas kini skim perkhidmatan

3.5.2.3 Menghapuskan Skim Perkhidmatan

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah skim perkhidmatan untuk mengemas kini maklumat skim perkhidmatan.

Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” di klik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai skim perkhidmatan.

Rajah 3.25: Menghapuskan skim perkhidmatan

3.6 Menguruskan Semakan Tugasan

Semakan tugasan sistem menyeluruh digunakan sebagai senarai semak tugasan untuk tiaptiap jawatankuasa baru dalam sistem. Tugasan ini akan di salin kedalam jawatankuasa yang baru di reka. Contoh semakan tugasan adalah:

• Penempahan bilik mesyuarat• Penyediaan projektor

Semakan sistem menyeluruh boleh di akses dengan klik pada ikon “Senarai semakan”

28


pada panel “Tugastugas Lain”. Ia juga boleh di akses dengan klik pada ikon “Senarai Semakan” di sebelah kanan sistem.

3.6.1 Menambah Semakan Tugasan

Klik pada pautan “Tambah semakan baru sistem” untuk menambah semakan sistem.

Rajah 3.26: Skrin untuk menambah semakan sistem

Ruang PeneranganNama Nama/penerangan tentang semakan sistemKeutamaan Tahap kepentingan semakan sistem

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai semakan sistem yang telah berjaya di rekod oleh sistem.

3.6.2 Kemas kini Semakan Tugasan

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah nama senarai semakan. Kemas kini maklumat dan klik pada butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Senarai semakan sistem yang telah berjaya direkod akan dipaparkan jika kemas kini berjaya di rekod.

Rajah 3.27: Skrin untuk mengemas kini semakan sistem

3.6.3 Menghapuskan Semakan Tugasan

Klik ikon “Hapus” untuk menghapuskan semakan sistem. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan semakan sistem. Jika butang “OK” di klik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai skim perkhidmatan.

29


Rajah 3.28: Menghapuskan semakan sistem

3.7 Menguruskan Templat Mesej

Templat mesej adalah templat tetap yang akan disalin ke dalam mesej templat jawatankuasa di mana ia akan digunakan untuk menjana templat semasa emel dihantar kepada sesebuah jawatankuasa yang lain.

Templat mesej boleh di akses dengan mengklik pada ikon “Mesejmesej” pada panel “Tugastugas Lain”. Ia juga boleh di akses dengan mengklik ikon “MesejMesej” pada sebelah kanan sistem. Super Administrator boleh melihat dan mengemas kini isi kandungan mesej templat ini.

3.7.1 Kemas kini Templat Mesej

Klik ikon “Kemas kini” yang berada bersebelahan dengan templat mesej dari laman penyenaraian 'Mesej'. Langkah untuk mengemas kini adalah adalah sama dengan langkah untuk Urus Setia mengemas kini mesej templat jawatankuasa mereka.

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, senarai mesej templat yang telah direkod akan dipaparkan apabila rekod berjaya di simpan.

3.7.2 Melihat Templat Mesej

Untuk melihat mesej templat sistem, klik pada ikon “Lihat”.

3.8 Menguruskan Log

MyMesyuarat mempunyai modul log dimana ia akan memantau log di dalam sistem. Super Administrator boleh mengesan aktiviti semua ahli. Dari masa ke masa, saiz log akan meningkat dan akan ada keperluan untuk memadam log lama.

3.8.1 Menghapuskan Log

Log terdahulu di dalam sistem MyMesyuarat boleh di hapuskan oleh Super Administrator. Super Administrator mempunyai pilihan samada untuk menghapuskan log enam bulan sebelum atau setahun yang lepas.

30


Klik pada pautan “Hapus log – 6 bulan lalu” untuk menghapuskan log pada enam bulan yang lepas.

Klik pada pautan “Hapus log – 1 tahun lalu” untuk menghapuskan log satu tahun yang lalu.

Rajah 3.29: Menghapuskan sistem log

3.9 Melihat Statistik

Melihat statistik adalah seperti laporan tentang penggunaan MyMesyuarat di dalam jawatankuasa tertentu. Super Administrator boleh memantau keaktifan sesebuah jawatankuasa.

Statistik boleh diakses dengan mengklik ikon “Statistik” yang terletak di dalam panel “Tugastugas Lain” pada skrin utama jawatankuasa. Fungsi ini juga boleh di akses dengan mengklik ikon “Statistik” yang terletak pada sebelah kanan sistem. Klik pada kriteria pilihan dan klik butang “Cari” untuk menyenaraikan senarai keputusan yang dicari.

Rajah 3.30: Paparan statistik sistem

Kriteria carian adalah seperti berikut:• Bilangan mesyuarat – Akan menyenaraikan maklumat tentang mesyuarat yang

diadakan di dalam jawatankuasa• Aktiviti ahIi – Akan menyenaraikan aktiviti yang telah dilakukan oleh pengguna

termasuk bilangan pos yang telah mereka laksanakan.• Hantar Laporan Bulanan – Boleh menjana laporan mengikut kementerian/agensi dan

bulan.

31


3.1.1 Menukar Logo MyMesyuaratLogo MyMesyuarat boleh di tukar mengikut kesesuaian kementerian. Untuk menukar logo MyMesyuarat, klik pada ikon “Tetapan global”. Klik pada pautan “Kemas kini logo”

Rajah 3.31: Pautan “Kemas kini logo”

Klik butang “Choose Files” dan pilih fail logo yang ingin di tukarkan.

Rajah 3.32: Skrin untuk mengemas kini logo

32

Logo yang ingin digantikan hendaklah berformat .jpg/.jpeg dan bersaiz 155x80 px


4 Menggunakan MyMesyuarat

4.1 Log masuk dan log keluar

Sistem berkebolehan untuk diakses dengan menggunakan http ataupun dengan ciriciri keselamatan Secure Socket Layer (SSL) melalui https. Satu sijil SSL perlu disediakan di server MyMesyuarat.

Log Masuk

Rajah 4.1: Log masuk sistem

Taip alamat MyMesyuarat seperti http://<<nama kementerian>>.mymesyuarat.gov.my. Jika anda telah didaftarkan di dalam sistem MyMesyuarat oleh Urus Setia jawatankuasa, anda boleh memasukkan “ID pengguna” dan “kata laluan” pada laman “Log Masuk”. Setelah memasukkan maklumat ID pengguna dan kata laluan, klik butang “Log masuk” untuk log masuk ke dalam sistem. Setelah log masuk berjaya, sistem akan memaparkan laman “Jawatankuasa”.

Sebagai langkah keselamatan, Captcha akan muncul setelah tiga kali percubaan untuk log masuk seperti di dalam rajah di bawah. Anda akan diminta untuk mengisi kotak kod dengan memasukkan input mengikut abjad yang tertera pada skrin untuk mengelakkan kata laluan di godam.

Rajah 4.2: Captcha yang akan dipaparkan

33


Akaun log masuk anda akan disekat setelah melakukan enam kali percubaan untuk log masuk. Apabila akaun di sekat, hubungi urusetia jawatankuasa anda atau super admin atau super urusetia untuk mengaktifkan semula akaun anda.

Rajah 4.3: Akaun akan dikunci jika melebihi tempoh 6kali percubaan

Log Keluar

Anda boleh mendapatkan pautan “Log keluar” di setiap laman MyMesyuarat pada sebelah kanan skrin. Klik pada pautan “Log Keluar”, sistem akan menamatkan sesi terkini dan terus memaparkan skrin “Log Masuk”.

Rajah 4.4: Berjaya log keluar

4.2 Arahan Tukar Kata Laluan

MyMesyuarat akan meminta pengguna secara automatik untuk menukar kata laluan mereka apabila ID pengguna mereka adalah sama dengan kata laluan mereka.

34

Peringatan!

MyMesyuarat mempunyai session timeout di mana ia akan log keluar secara sendiri jika sistem berada di dalam keadaan terbiar selama 200 minit.


Rajah 4.5: Tukar kata laluan

Rajah 4.6: Skrin tukar kata laluan selepas kata laluan yang sama dengan ID pengguna diubah.

Untuk lebih melindungi akaun anda, pastikan anda mendaftar kata laluan yang mudah diingati dan sukar kepada yang lain untuk meneka kata laluan anda. Bagi tujuan keselamatan, kata laluan baru anda mestilah ditetapkan paling minimum lima karakter. Kata laluan yang disarankan adalah ianya perlu mengandungi kombinasi huruf besar dan huruf kecil dan perlu mempunyai gabungan nombor.

4.3 Pemulihan Kata Kaluan yang Hilang

MyMesyuarat membenarkan anda menetapkan semula kata laluan anda jika anda terlupa. Jika pautan “Lupa kata laluan” di klik, skrin akan memaparkan skrin di bawah:

Rajah 4.7: Lupa kata laluan?

Apabila anda memasukkan alamat emel anda, MyMesyuarat akan menghantar emel kepada anda satu pautan yang boleh anda gunakan untuk menukar kata laluan. MyMesyuarat tidak akan menghantar kata laluan lama anda kerana kata laluan yang disimpan di dalam pangkalan data adalah kata laluan yang telah di enkrip. Ini bermakna Super Administrator juga tidak boleh melihat kata laluan anda.

35



Pautan tersebut hanya boleh digunakan sekali. Jika anda ingin mencipta kata laluan baru, anda boleh mengklik pautan “Lupa kata laluan” pada laman log masuk kembali untuk mencipta semula. Memandangkan kata laluan anda dihantar melalui emel dan emel adalah tidak selamat untuk menyimpan kata laluan, adalah di nasihatkan bahawa anda perlu menukar kata laluan yang diterima secepat mungkin sebagai langkah keselamatan. Jika emel anda sudah ditukar, anda perlu menghubungi Super Administrator untuk menetapkan semula kata laluan anda.

Nota: Kata laluan yang telah di tetapkan oleh Super Administrator adalah sama dengan ID pengguna anda.

Skrin di bawah akan dipaparkan apabila anda klik pautan “Lupa ID pengguna” pada skrin log masuk:

Rajah 4.9: Lupa ID pengguna?

Apabila anda memasukkan emel anda, MyMesyuarat akan menghantar ID pengguna yang boleh anda gunakan untuk mengakses sistem.

4.4 Jawatankuasa

Skrin “Jawatankuasa” di bawah akan dipaparkan selepas log masuk ke MyMesyuarat berjaya. Skrin jawatankuasa akan memaparkan semua jawatankuasa yang terlibat oleh pengguna tersebut:

Rajah 4.10: Skrin jawatankuasa akan memaparkan hanya jawatankuasa yang anda terlibat.

36


Bilangan ikon yang dipaparkan adalah bergantung kepada peranan pengguna yang log masuk ke dalam sistem. Rajah di atas merupakan paparan log masuk bagi Urus Setia. Ahli dan Pengerusi hanya boleh melihat ikon buku alamat untuk setiap jawatankuasa yang mereka terlibat. Terdapat juga panel “Tugas” di mana ia akan memaparkan semua notifikasi penting yang perlu diambil perhatian oleh pengguna.

Rajah 4.11: Panel tugas

Fungsi carian perkataan adalah fungsi berguna di mana ia boleh mencari dokumen yang berkaitan dengan keputusan, status, projek, nama fail dan nama mesyuarat mengikut perkataan yang dicari. Sebagai contoh jika perkataan “agen” di taip sistem akan memaparkan senarai hasil seperti di bawah:

Rajah 4.12: Fungsi carian

Apabila pautan hasil carian tersebut diklik, sistem akan memaparkan laman yang berkaitan dengan hasil carian.

4.5 Profil

Mana-mana pengguna tanpa mengira peranan yang diberikan, dapat menguruskan profil mereka sendiri. Mereka boleh mengemas kini dan menukar kata laluan akaun.

Mengemas kini Profil

Klik pada pautan label nama ID pengguna. Sistem akan memaparkan skrin kemas kini profil.

37


Rajah 4.13: Kemas kini profil

Ruang PeneranganID Pengguna ID pengguna yang digunakan semasa log masukGelaran Gelaran andaNama Nama andaNombor IC Nombor IC andaJawatan Jawatan andaSeksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian andaKementerian/Agensi Kementerian/Agensi andaSkim perkhidmatan Skim perkhidmatan andaGred Gred andaEmel Emel andaCC Emel CC Emel andaAlamat Alamat andaTelefon Nombor Telefon andaFaks Nombor Faks andaMobil Nombor Mobil andaTelco Telco yang anda gunakan

Kemas kini profil anda. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat anda. Jika maklumat berjaya di rekod, sistem akan memaparkan semula skrin “Jawatankuasa”.

Menukar Kata Laluan

Pada skrin “Kemas kini Profil”, klik pada pautan “Tukar kata laluan”. Sistem akan memaparkan skrin untuk mengemas kini kata laluan.

38



Ruang PeneranganKata laluan lama Kata laluan lama andaKata laluan baru Kata laluan baru pilihan andaSahkan kata laluan Sahkan kata laluan baru

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod sistem akan memaparkan skrin “Kemas kini Profil” kembali.

5 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Membuat Penetapan Jawatankuasa

Urus Setia bertanggungjawab dalam menguruskan jawatankuasa. Di dalam MyMesyuarat, Urus Setia dibenarkan untuk mengemas kini templat mesej, tambah ahli ke dalam jawatankuasa, menentukan senarai semakan tugas jawatankuasa dan menguruskan kebenaran untuk ahli. Aktiviti ini biasanya dilakukan semasa tetapan jawatankuasa MyMesyuarat.

5.1 Menguruskan Jawatankuasa

Jawatankuasa dan Urus Setia mereka telah dicipta semasa proses pemasangan MyMesyuarat. Urus Setia tersebut mempunyai akses terhadap jawatankuasa mereka dan mereka juga boleh mula menguruskan jawatankuasa tersebut. Ini termasuk menetapkan templat asal dan juga menambah ahli ke dalam jawatankuasa.

5.1.1 Menambah SubJawatankuasa

Urus Setia hanya dibenarkan untuk menambah subjawatankuasa. Langkah untuk menambah subjawatankuasa adalah klik pada ikon “cipta” pada nama jawatankuasa yang ingin ditambah subjawatankuasa tersebut.

Rajah 5.1: Ikon untuk menambah subjawatankuasa

39


Rajah 5.2: Paparan untuk menambah subjawatankuasa

Ruang PeneranganNama Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan pada laporan

dan minit.Nama Ringkas Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan apabila

terdapat pilihan yang perlu dibuat pada borang dan ia juga bertindak sebagai URL MyMesyuarat.

• Nama ringkas yang dimasukkan hendaklah tidak mempunyai jarak.

Templat bilangan mesyuarat Merupakan templat tetap MyMesyuarat yang akan menjanakan bilangan jawatankuasa pada mesyuarat akan datang di dalam jawatankuasa tersebut. (contoh: Bil 1 Tahun 2008)

Templat tajuk mesyuarat Merupakan tajuk tetap untuk mesyuarat di dalam jawatankuasa. Terdapat dua tag yang boleh digunakan pada Ruang ini:

• %committeeshort : akan digantikan dengan nama ringkas jawatankuasa

• %committeelong : akan digantikan dengan nama penuh jawatankuasa

Sulit Pengguna boleh menetapkan samada jawatankuasa yang baru merupakan jawatankuasa sulit ataupun tidak.

Perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat

Nama yang telah ditetapkan adalah “Projek”. Tetapi ianya terdapat sesetengah jawatankuasa yang tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat mereka. Mereka mungkin membincangkan tentang “Agenda” ataupun “Tugas"

Klik butang “Simpan”. Sistem akan memaparkan buku alamat bagi jawatankuasa tersebut dan Super Administrator bagi jawatankuasa tersebut merupakan admin bagi jawatankuasa

40


tersebut. Super Administrator perlu menambah Urus Setia untuk jawatankuasa yang baru diwujudkan dengan mengklik pautan “Tambah Ahli Baru”. Ini adalah bagi memastikan setiap jawatankuasa mempunyai Urus Setia.

5.1.2 Mengemas kini Jawatankuasa

Untuk mengemas kini tetapan jawatankuasa, Administrator perlu klik pada pautan “Jawatankuasa” yang terletak pada atas dan kanan laman. Kemudian, klik pada ikon “Kemas kini” di sebelah nama jawatankuasa. Ikon ini hanya akan dipaparkan apabila pengguna adalah Urus Setia bagi jawatankuasa tersebut.

Rajah 5.3: Kemas kini Jawatankuasa

Ruang PeneranganInduk Tentukan nama jawatankuasa induk jika ia merupakan sub

jawatankuasaNama Merupakan nama jawatankuasa yanga kan dipaparkan di

dalam minitNama ringkas Nama yang akan dgunakan jika terdapat menu pilihan yang

perlu dipilih oleh pengguna atau sebagai URL MyMesyuarat.Templat bilangan mesyuarat

Templat bilangan mesyuarat yang di janakan oleh MyMesyuarat.

templat tajuk mesyuarat Templat tajuk mesyuarat yang akan dijanakan oleh MyMesyuarat.

Perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat

Nama yang dijana oleh sistem adalah “Projek”. Tetapi jika jawatankuasa tersebut tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat, mereka boleh menukarkan perkataan tersebut kepada perkataan lain mengikut kesesuaian mereka.

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat yang telah dikemas kini. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai jawatankuasa yang telah dicipta.

41


5.2 Menguruskan Ahli Jawatankuasa dan Kumpulan

Senarai nama ahli dan kumpulan boleh diakses samada dengan mengklik pada pautan “Buku Alamat” atau pada ikon “Ahliahli” yang terletak di sebelah nama jawatankuasa di skrin utama senarai jawatankuasa. Admin/Urus Setia boleh menambah ahli baru, kumpulan baru, kemas kini peranan dan ahli, dan mereka juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatankuasa tersebut.

5.2.1 Menguruskan Ahli Jawatankuasa

Super Administrator dan Urus Setia boleh menambah ahli dan mengemas kini profil ahli di dalam jawatankuasa. Mereka juga boleh membuka akaun ahli yang telah dikunci dan juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatankuasa.

5.2.1.1Menambah Ahli

Terdapat dua cara untuk menambah ahli ke dalam Jawatankuasa iaitu, tambah ahli secara satu persatu dan menambah ahli secara pukal mengikut Kementerian/Agensi mereka.

5.2.1.1.1 Tambah Ahli Baru

Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Tambah Ahli Baru” untuk menambah ahli baru ke dalam jawatankuasa.

Rajah 5.4: Tambah ahli jawatankuasa

Ruang PeneranganNama Nama ahliID pengguna ID pengguna ahliEmel Emel ahliPeranan Peranan ahli yang ingin di tetapkanGelaran Gelaran ahli

42


Jawatan Jawatan ahliSeksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian ahliSkim perkhidmatan Skim perkhidmatan ahliGred Gred ahliAlamat Alamat ahliTelefon Nombor telefon ahliFaks Nombor faks ahliMobil Nombor mobil ahli

Jika ahli telah wujud di dalam sistem, maka ruang untuk peranan, gelaran, jawatan, seksyen/bahagian, skim perkhidmatan, gred, alamat, telefon, faks, mobil akan diisi secara automatik oleh sistem dan Urus Setia tidak boleh mengemas kini maklumat tersebut. Jika nama yang dimasukkan tidak terdapat di dalam sistem, Urus Setia perlu memasukkan maklumat tentang ahli tersebut.

Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan teks “Maklumat ahli telah disimpan” dan sistem akan memaparkan senarai ahli yang telah berjaya di rekod.

5.2.1.1.2 Tambah Ahli Secara Pukal ke dalam Jawatankuasa

Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Tambah Ahli Secara Pukal” untuk menambah ahli baru secara pukal ke dalam jawatankuasa mengikut Kementerian/Agensi mereka.

Rajah 5.5: Tambah ahli secara pukal ke dalam jawatankuasa

Pengguna boleh mencari ahli berdasarkan Kementerian/Agensi/Jawatankuasa mereka dengan memilih kategori pada drop down menu dan memasukkan nama Kementerian/Agensi/Jawatankuasa pada field yang disediakan di bawah drop down menu tersebut. Setelah memasukkan nama Kementerian/Agensi/Jawatankuasa, klik pada pautan “Paparkan Ahli yang Berkenaan”. Senarai nama ahli beserta peranan mereka akan dipaparkan mengikut Kementerian/Agensi/Jawatankuasa yang telah dipilih. Pilih ahli yang ingin dimasukkan ke dalam Jawatankuasa dan tetapkan peranan mereka.

43


5.2.1.2 Menetapkan Urus Setia ke Sesebuah Jawatankuasa

Urus Setia adalah seseorang yang dipertanggungjawabkan untuk menguruskan jawatankuasa dan mesyuarat yang bakal berlangsung di dalam jawatankuasa. Untuk menetapkan ahli sebagai Urus Setia di dalam Jawatankuasa, klik pada ikon “Ahli” pada nama Jawatankuasa yang ingin ditetapkan Urus Setia. Klik pada pautan “Tambah Ahli Baru”.

Rajah 5.6: Senarai Jawatankuasa serta beserta ikon ahli

5.2.1.3Kemas kini Ahli

Klik ikon “Kemas kini” pada laman Buku Alamat untuk mengemas kini profil pengguna.

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, senarai ahli yang telah direkod akan di paparkan oleh sistem.

Urus Setia hanya boleh menguruskan ahli di dalam jawatankuasa yang mereka terlibat sahaja, maka mereka hanya boleh mengubah peranan ahli di dalam jawatankuasa mereka sahaja.

Maklumat ahli boleh dilihat dengan mengklik pada pautan nama ahli. Apabila pautan nama ahli di klik, sistem akan memaparkan maklumat seperti rajah di bawah.:

Rajah 5.7: Maklumat tentang ahli beserta jawatankuasa yang terlibat

44


5.2.1.3.1 Menyusun Ahli Mengikut Kekananan

Kekananan adalah amat penting di dalam penjanaan senarai kehadiran minit mesyuarat. Untuk menyusun kekananan ahli, klik pada ikon “Ahliahli” pada nama Jawatankuasa. Sistem akan memaparkan laman “Buku Alamat” dimana terdapat senarai ahli untuk Jawatankuasa tersebut.

Rajah 5.8: Senarai ahli di dalam Jawatankuasa

Klik pada pautan “Susun Ahli” untuk menyusun kekananan ahli.

Rajah 5.9: Laman untuk menyusun kekananan ahli

Klik pada nama ahli dan tarik nama tersebut pada kedudukan yang baru. Atau dalam kata lain,susun ahli di bawah menggunakan kaedah 'drag & drop'

5.2.1.4Menghapuskan Ahli

Klik ikon “Hapus” di sebelah nama ahli pada laman Buku Alamat untuk menghapuskan ahli. Sistem akan memaparkan mesej pengesahan untuk menghapuskan ahli. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli.

45


Rajah 5.10:Menghapuskan senarai ahli di dalam jawatankuasa

5.2.1.5 Membuka Akaun yang Telah Disekat

Apabila akaun ahli disekat, mereka perlu menghubungi Super Administrator atau Urus Setia jawatankuasa mereka untuk mengaktifkan semula akaun mereka. Jika akaun ahli telah disekat, akan terdapat satu ikon “Set semula kata laluan” akan di paparkan pada nama ahli tersebut. Klik pada ikon tersebut untuk mengaktifkan semula akaun ahli yang telah disekat.

Rajah 5.11:Set semula kata laluan

Jika butang “Ok” di klik, sistem akan memaparkan teks “Kata laluan untuk (nama ahli) telah diset semula”, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli.

5.2.2 Menguruskan Kumpulan

Ahli untuk sesebuah jawatankuasa adalah lebih mudah dikategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin menerangkan tentang dari mana ahli tersebut berasal (ahli yang berlainan bahagian akan dikumpulkan menjadi sebuah kumpulan). Kumpulan juga mungkin dibezakan mengikut skim perkhidmatan mereka. (Contoh: A, C, DG dan lainlain)

46


Kumpulan di dalam MyMesyuarat mempunyai dua tujuan iaitu:

• Memudahkan proses jemputan ahli semasa proses mencipta mesyuarat. Apabila satu kumpulan dipilih, semua ahli turut dipilih semasa proses jemputan mesyuarat tersebut.

• Keputusan juga boleh di tetapkan mengikut kumpulan di dalam jawatankuasa. Setiap ahli di dalam kumpulan tersebut akan berkongsi status yang sama dan setiap ahli boleh memberi status kumpulan tersebut.

Rajah 5.12:Senarai kumpulan beserta ahli di dalam kumpulan tersebut

5.2.2.1 Menambah Kumpulan

Klik pada pautan “Tambah kumpulan baru” untuk menambah kumpulan baru di dalam jawatankuasa. Pilih ahli dengan tanda diruangan sebelah nama.

Rajah 5.13:Penambahan kumpulan

Ruang PeneranganNama Nama kumpulanAhli Ahliahli yang terlibat di dalam kumpulan

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya di rekod, senarai kumpulan yang telah direkod akan di paparkan oleh sistem.

5.2.2.2 Mengemas kini Kumpulan

Klik ikon “Kemas kini” yang terdapat di dalam jadual kumpulan pada laman “Buku Alamat”. Kemas kini maklumat kumpulan dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Jika rekod berjaya disimpan sistem akan memaparkan teks “Kumpulan telah disimpan” dan sistem akan kembali kepada paparan “Buku Alamat”

47


5.2.2.3 Melihat Kumpulan

Klik pada nama kumpulan pada skrin “Buku Alamat” untuk melihat maklumat mengenai kumpulan.

5.2.2.4 Menghapuskan Kumpulan

Klik ikon “Hapus” yang berada di sebelah nama kumpulan di dalam jadual kumpulan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan kumpulan. Jika butang “Ok” di klik, sistem akan memaparkan teks “Kumpulan telah dihapuskan”, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan skrin “Buku Alamat”.

Rajah 5.14: Menghapuskan kumpulan

5.3 Menguruskan Tugasan Jawatankuasa

Senarai tugasan jawatankuasa adalah tugasan tetap yang akan digunakan pada setiap mesyuarat yang akan diadakan di dalam jawatankuasa tersebut. Fungsi ini sangat berguna untuk Urus Setia memastikan persediaan mesyuarat berjalan lancar. Contoh semakan tugas adalah seperti di bawah:

• Menempah bilik mesyuarat• Menyediakan projektor• Cetak agenda mesyuarat

Semakan tugasan jawatankuasa boleh diakses dengan mengklik ikon “Tugasan” di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”.

5.3.1 Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa

Klik pada ikon “Senarai semakan” yang berada di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”. Klik pada pautan “Tambah semakan baru untuk (nama jawatankuasa)” untuk menambah senarai tugasan baru.

48


Rajah 5.15: Menambah senarai tugasan Jawatankuasa

Ruang PeneranganNama Nama/Penerangan tentang tugasanKeutamaan paras keutamaan tugasan yang perlu dilaksanakanAhli Ahli yang terlibat untuk tugasan tersebut.

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada ahli yang telah ditugaskan untuk melaksanakan tugas tersebut. Klik butang “Hantar Emel” untuk menghantar emel kepada pelaksana tugas atau klik “Jangan Hantar Emel” jika tidak mahu emel dihantar kepada ahli yang ditugaskan.

5.3.2 Mengemas kini Senarai Tugasan Jawatankuasa

Klik ikon “Kemas kini” di sebelah senarai tugasan pada laman “Tugasan”.

Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, senarai semakan tugasan akan dipaparkan jika rekod berjaya dikemas kini.

Rajah 5.16: Kemas kini semakan jawatankuasa

5.3.3 Menghapuskan Senarai Tugasan Jawatankuasa

Klik ikon “Hapus” pada laman “Senarai Semakan” untuk menghapuskan senarai semakan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan senarai semakan. Jika butang “OK” diklik, sistem akan memaparkan mesej “Semakan untuk jawatankuasa telah dihapuskan”. Jika butang “Cancel” di klik sistem akan memaparkan skrin “Senarai Semakan” kembali.

Senarai semakan untuk mesyuarat akan datang tidak akan terjejas jika senarai semakan telah dihapuskan di sini.

49


Rajah 5.17: Menghapuskan senarai semakan

5.4 Menguruskan Templat Mesej

Mesej templat jawatankuasa adalah templat tetap yang digunakan untuk menjana emel yang dihantar kepada jawatankuasa tertentu. Ia boleh diakses dengan mengklik ikon “Mesejmesej” pada laman utama “Jawatankuasa”. Urus Setia boleh melihat maklumat templat dan boleh mengemas kini templat tersebut hanya pada jawatankuasa yang mereka terlibat.

Tiada mesej templat baru yang boleh direka kerana templat ini adalah templat tetap di dalam MyMesyuarat mengikut keadaan tertentu (Contoh: Pohon maklum balas, jemputan mesyuarat). Mesej templat ini boleh dikemas kini.

5.4.1 Kemas kini Templat Mesej

Kesemua templat di bawah adalah templat tetap yang telah disediakan di dalam sistem MyMesyuarat. Walau bagaimanapun, templat ini boleh dikemas kini oleh Urus Setia sebelum ia dihantar kepada pengguna. Jadual di bawah menerangkan tentang kegunaan mesej templat tertentu:

Bil. Jenis mesej templat Penerangan

1. Jemputan ke mesyuarat Emel yang dihantar untuk menjemput ahli ke mesyuarat

2. Perubahan mesyuarat Emel yang dihantar jika terdapat perubahan kepada maklumat mesyuarat

3. Pembatalan mesyuarat Emel yang dihantar sekiranya mesyuarat dibatalkan

4. Peringatan mesyuarat Emel yang dihantar sebagai peringatan mesyuarat yang akan datang

5. Peringatan kemas kini status tindakan

Emel yang menghantar peringatan kepada ahli mesyuarat untuk mengemas kini status tindakan.

6. Komen untuk mesyuarat Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk mesyuarat

7. Komen untuk keputusan Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk keputusan

50


8. Komen untuk status Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk status tindakan

9. Pengemaskinian status Emel yang dihantar kepada urursetia apabila terdapat status tindakan yang dikemaskinikan untuk mesyuarat

10. Minit mesyuarat Emel yang dihantar apabila terdapat minit mesyuarat yang telah disahkan oleh pengerusi

11. Makluman tentang penugasan keputusan

Emel yang dihantar apabila terdapat pengumuman keputusan

12. Memohon pengesahan minit mesyuarat

Emel yang dihantar kepada pengerusi mesyuarat untuk mendapatkan pengesahan minit mesyuarat

13. Minit mesyuarat telah disahkan Emel yang dihantar kepada Urus Setia mesyuarat untuk memaklumkan pengesahan minit mesyuarat

14. Komen untuk minit Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk minit mesyuarat

15. Memohon pengesahan minit mesyuarat selepas pengemaskinian

Emel yang dihantar kepada pengerusi mesyuarat untuk mendapatkan pengesahan minit mesyuarat selepas pengemaskinian

16. Cabutan Minit Emel yang dihantar beserta minit mesyuarat kepada individu atau kumpulan tertentu

17. Ubahkan Kata laluan Emel yang dihantar apabila ahli terlupa kata laluan

18. Kata laluan baru Emel yang dihantar apabila kata laluan disetkan semula

19. Dapatkan semula kata nama Emel yang dihantar apabila ahli terlupa kata nama

20. Akaun Baru MyMesyuarat Emel yang dihantar kepada pengguna sistem yang baru didaftarkan

Placeholders yang terdapat di dalam templat mesej

Placeholders merupakan satu pemboleh ubah di dalam templat mesej. Walaupun templat mesej di ubah ke Bahasa Inggeris ataupun Bahasa Melayu, pembolehubah ini tetap sama dengan pembolehubah asal. Jenis templat mesej yang berlainan mempunyai pemegang yang berbeza.

Jika ruang letak di gunakan di dalam templat mesej, ia akan digantikan dengan nilainilai seperti di bawah:

Placeholders Penerangan%name Nama penerima%slogan Slogan agensi

51


%Meeting.meeting_title Tajuk mesyuarat%Meeting.meeting_date Tarikh mesyuarat%Meeting.venue Tempat mesyuarat%Meeting.meeting_num Bilangan mesyuarat%OldMeeting.meeting_title Tajuk mesyuarat lepas%OldMeeting.meeting_date Tarikh mesyuarat lepas%OldMeeting.venue Tempat mesyuarat lepas%Decision.description Kandungan keputusan%due_date Tarikh akhir%days_left Bilangan hari yang tinggal untuk ahli%Link.confirm:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman pengesahan

kehadiran%Link.decision:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman keputusan%Link.meeting:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman mesyuarat%Link.meeting:word Pautan ke mesyuarat dijana untuk perkataan 'word'%Link.password:word Pautan untuk ke laman tetap semula kata laluan dijana

untuk perkataan 'word'%Comment.comment Kandungan ulasan%Comment.user Ahli yang meniggalkan ulasan%Status.description Kandungan maklum balas%Status.user Ahli atau kumpulan yang telah memberikan maklum balas%updater Ahli yang membuat perubahan%chairperson Ahli yang menjadi pengerusi mesyuarat tersebut%%content to repeat …content to repeat%%

Butiran akan diulang

%username ID pengguna yang telah didapatkan semula%newpassword Kata laluan baru%Meeting.date_only Hanya memaparkan tarikh mesyuarat%Meeting.time_only Hanya memaparkan masa mesyuarat%OldMeeting.date_only Hanya memaparkan tarikh mesyuarat yang lepas%OldMeeting.time_only Hanya memaparkan masa mesyuarat yang lepas%am_pm Jika ingin menggunakan format masa am atau pm%pg_ptg Jika ingin menggunakan format masa pg atau ptg%oldam_pm Jika ingin menggunakan format masa am atau pm bagi

mesyuarat yang lepas%oldpg_ptg Jika ingin menggunakan format masa pg atau ptg bagi

mesyuarat yang lepas%Committeetodo.name Senarai semak untuk jawatankuasa%Committeetodo.priority Keutamaan senarai semak jawatankuasa%Meetingtodo.name Senarai semak mesyuarat%Meetingtodo.priority Keutamaan senarai semak mesyuarat%announcements.description Pengumuman yang dibuat%committees.uppname Nama jawatankuasa berhuruf besar

52


5.5 Menguruskan Peranan Pengguna

Rajah 5.18: Laman peranan jawatankuasa

MyMesyuarat mempunyai tetapan kebenaran yang telah ditetapkan semasa proses pemasangan. Jika anda ingin mengemas kini kebenaran tersebut, sila rujuk pada tajuk ini. Tetapan kebenaran untuk jawatankuasa MyMesyuarat akan menentukan siapa yang boleh melakukan tugastugas tertentu. Ia boleh dibezakan berdasarkan peranan masingmasing. Kebenaran jawatankuasa boleh diakses dengan mengklik ikon “Kebenaran” yang terletak pada nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”

Kebenaran adalah berdasarkan model di dalam MyMesyuarat. Model merupakan satu entiti yang merujuk kepada beberapa komponen yang di perlukan untuk menggerakkan fungsi MyMesyuarat. Setiap model mempunyai kebenaran tentang siapa yang boleh menggunakan atau siapa yang boleh melihatnya.

Senarai kebenaran boleh di bahagikan kepada:

• Mencipta • Melihat• Mengemas kini• Menghapuskan

Model yang terdapat di dalam MyMesyuarat adalah:

• Jawatankuasa• Semakan jawatankuasa• Aliran kerja model• Pengumuman• Templat• Ahliahli• Kumpulan• Mesyuarat• Mesyuarat Dijemput• Mesyuarat Telah hadir• Kehadiran• Kehadiran Dijemput• Semakan mesyuarat• Minit Mod draf• Minit Telah diluluskan• Kelulusan edaran minit• Laporan

53


• Keputusan• Keputusan Ditugaskan• Keputusan Telah diterima• Keputusan Mesyuarat akan datang• Projek• Projek Terlibat• Status ahli• Status ahli Sendiri• Maklumbalas kumpulan• Maklumbalas kumpulan Sendiri

Sebagai contoh, jika pengguna telah diberi kebenaran untuk melihat model kehadiran tetapi mereka tidak dibenarkan untuk mengemas kini, menghapuskan, dan mencipta. Maka, pengguna hanya boleh melihat kehadiran tersebut tanpa boleh mengemas kini, menghapuskan dan mencipta.

5.5.1 Mengemas kini Kebenaran

Untuk mengemas kini sesetengah kebenaran untuk peranan, pilih peranan yang ingin dikemas kini. Kemudian, senarai kebenaran untuk peranan tersebut akan dipaparkan.

Admin akan mempunyai senarai kebenaran tersendiri

Semak kebenaran yang ingin di berikan dan klik butang “Simpan”.

54


Rajah 5.19: Peranan yang ditetapkan untuk Urus Setia

55


Rajah 5.20: Peranan yang ditetapkan untuk Ahli

56


Rajah 5.21: Peranan yang ditetapkan untuk Pengerusi

5.6 Menguruskan Pengumuman

Pengumuman yang ditambah akan dipaparkan apabila pautan “Jawatankuasa” diklik (akan dipaparkan pada kalendar). Pengumuman termasuk sebarang notis dan berita yang ingin dipaparkan kepada semua pengguna akan dipaparkan di dalam kalendar. Setiap pengumuman yang dimasukkan oleh Urus Setia akan diterima oleh setiah ahli di dalam jawatankuasa tersebut.

5.6.1 Menambah Pengumuman

Pada skrin “Jawatankuasa”, klik pada ikon “Pengumuman” yang terletak di sebelah nama jawatankuasa. Skrin pengumuman akan dipaparkan. Klik pada pautan “Tambah pengumuman baru”. Skrin “Pengumuman” akan dipaparkan.

57


Rajah 5.22: Penambahan pengumuman

Ruang PeneranganPenerangan Isi kandungan pengumuman yang akan dipaparkan pada skrin

utama jawatankuasa

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat, jika pengumuman Berjaya di rekod, sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada setiap ahli jawatankuasa. Kemas kini jika terdapat perubahan atau klik butang “Hantar emel” untuk menghantar emel kepada semua ahli di dalam jawatankuasa, atau klik butang “Jangan hantar emel” jika tidak mahu penghantaran emel dilakukan.

5.6.2 Kemas kini Pengumuman

Klik ikon “Kemas kini” yang terletak di sebelah penerangan pengumuman. Kemas kini maklumat, dan klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Senarai pengumuman yang telah berjaya direkod akan dipaparkan jika maklumat berjaya direkod.

5.6.3 Melihat Pengumuman

Pengumuman yang baru dicipta akan dipaparkan pada laman “Jawatankuasa” (pada sebelah atas kalendar jawatankuasa tersebut)

Rajah 5.23: Pengumuman yang di paparkan di dalam kalendar

58


5.6.4 Menghapuskan Pengumuman

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah penerangan pengumuman untuk menghapuskan pengumuman.Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “Ok” di klik, sistem akan menghapuskan data pengumuman yang dipilih. Tetapi jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai pengumuman kembali.

Rajah 5.24: Menghapuskan pengumuman

6 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Sebelum Mesyuarat)

Urus Setia bertanggungjawab dalam menyelaraskan mesyuarat, menyediakan minit dan mencatat laporan kemas kini status. Tajuk ini akan memfokuskan terhadap aktiviti yang terlibat di dalam MyMesyuarat sebelum mesyuarat berlangsung. Aktiviti tersebut termasuk:

• Menambah mesyuarat• Menyemak senarai semakan tugasan• Menguruskan projek• Membuat pengesahan kehadiran ahli mesyuarat

6.1 Mesyuarat

Urus Setia di dalam jawatankuasa bertanggungjawab untuk menambah, mengemas kini maklumat mesyuarat di dalam jawatankuasa. Jemputan emel akan di hantar untuk menjemput semua ahli yang terlibat.

6.1.1 Tambah Mesyuarat

MyMesyuarat menyediakan dua cara untuk menambah mesyuarat iaitu dengan menggunakan fungsi MyMesyuarat asal ataupun dengan menggunakan sistem yang di integrasikan dengan MyMesyuarat iaitu Meeting Room Booking System(MRBS). Dengan menggunakan MRBS, pengguna boleh terus menempah bilik mesyuarat.

6.1.1.1 Tambah Mesyuarat Tanpa Menempah Bilik

Klik pada pautan “Tambah mesyuarat baru” pada laman “Mesyuarat”, sistem akan memaparkan skrin untuk penambahan mesyuarat.

59


Rajah 6.1: Menambah mesyuarat

Ruang PeneranganTajuk Mesyuarat Merujuk kepada tajuk mesyuarat (Mesyuarat MPKM). Sistem

akan menjanakan tajuk mesyuarat secara automatik mengikut nama jawatankuasa yang telah dicipta.

Bil Mesyuarat Merujuk kepada bilangan mesyuarat, mesyuarat tersebut. Sistem akan menjanakan bilangan mesyuarat secara automatik.

Tarikh mesyuarat Tarikh mesyuarat akan di adakanTempat Tempat mesyuarat akan di adakanWakil dibenarkan Pilihan samada membenarkan wakil atau tidakAgenda Agenda yang akan di bincangkan di dalam minitFailfail agenda Lampiran bagi agenda mesyuaratFailfail minit Lampiran bagi minit mesyuaratFailfail pembentangan Lampiran bagi pembentanganTarikh akhir sahkan kehadiran

Tarikh akhir yang ingin ditetapkan untuk pengguna mengesahkan kehadiran

Format minit Format minit yang akan dijanakan semasa membuat minit kemudian

Bahasa minit mesyuarat Bahasa yang akan digunakan di dalam penjanaan minit

60


mesyuaratPilih ahli/kumpulan Pilihan ahli mesyuarat yang akan hadir ke mesyuarat dan juga

peranan mereka semasa mesyuarat.

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Sistem akan memaparkan teks “Mesyuarat telah disimpan” jika mesyuarat berjaya di rekod dan sistem juga akan memaparkan skrin “Jemputan mesyuarat”.

Skrin jemputan mesyuarat membolehkan anda untuk mengemas kini isi kandungan templat mesej emel yang akan di hantar kepada setiap ahli mesyuarat.

Rajah 6.2: Skrin “Jemputan Mesyuarat”

Butang/Pautan PeneranganHantar emel Jemputan sekarang Klik butang ini jika anda ingin emel dihantar kepada

setiap ahli mesyuarat sekarangHantar emel & SMS Jemputan Klik butang ini jika anda ingin menghantar emel beserta

SMS jemputan kepada semua ahli mesyuarat.Jangan Hantar Jemputan Klik butang ini jika anda tidak perlu menghantar emel

jemputan kepada semua ahliPautan Kemas kini kandungan/Jadualkan jemputan

Klik pautan ini jika anda ingin mengemas kini kandungan templat mesej bagi emel jemputan ini atau jika anda ingin menetapkan tarikh untuk menghantar emel jemputan ini.

61


Rajah 6.3: Mengemas kini templat jemputan emel

Terdapat tetapan yang perlu di ikuti tanpa perlu mengubah perkataan ini keranan ia akan mempengaruhi kandungan emel yanga akn di hantar kepada pengguna. Perkataanperkataan tersebut adalah:

Perkataan/token Penerangan

%Meeting.meeting_title Akan digantikan dengan tajuk mesyuarat

%Meeting.meeting_date Akan digantikan dengan tarikh mesyuarat

%Meeting.venue Akan digantikan dengan tempat mesyuarat

%Link.meeting Akan digantikan dengan pautan untuk ke maklumat mesyuarat

%Link.confirm Akan digantikan dengan pautan untuk membuat pengesahan kehadiran

%Slogan Akan digantikan dengan slogan agensi

Invite Date Tarikh yang di tentukan untuk proses penghantaran emel kepada ahli mesyuarat

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat.

62


6.1.1.2Menambah Mesyuarat dan Menempah Bilik

Fungsi ini akan dapat di akses jika tetapan global telah di setkan untuk menggunakan sistem MRBS untuk tempahan bilik mesyuarat.

Rajah 6.4: Tetapan untuk menggunakan MRBS pada laman tetapan global

Jika tetapan ini telah di setkan, semasa menambah mesyuarat seperti langkah di atas, skrin paparan mempunyai sedikit berbeza iaitu ia akan wujud dua Ruang berlainan (Tarikh mula & tarikh akhir). Pengguna hendaklah mengisi masa tersebut dengan tepat. Pengguna juga perlu memasukkan nama bilik untuk di tempah. Status kesediaan bilik boleh di semak dengan mengklik pada pautan “Status kesediaan bilik”

63


Rajah 6.5: Skrin untuk menambah mesyuarat dan menempah bilik mesyuarat

64


Rajah 6.6: Status kesediaan bilik mesyuarat

6.1.2 Melihat Mesyuarat

Klik pada “Bil Mesyuarat” yang terdapat pada laman “Mesyuarat” untuk melihat maklumat mesyuarat. Sekiranya terdapat keputusan mesyuarat, ia akan di paparkan pada laman “Maklumat Mesyuarat” ini. Laman ini juga membolehkan anda memasukkan keputusan, menambah minit, melihat laporan, melihat minit.

Rajah 6.7: Skrin “Mesyuarat” (Senarai mesyuarat bagi jawatankuasa tersebut akan di paparkan)

65


Rajah 6.8: Skrin “Maklumat Mesyuarat”

6.1.3 Menghapuskan dan Membatalkan Mesyuarat

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah nama mesyuarat untuk menghapuskan mesyuarat. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan mesyuarat. Jika butang “OK” di klik, sistem akan memaparkan mesej “Mesyuarat telah di hapuskan”. Jika butang “Cancel” di klik sistem akan memaparkan skrin “Mesyuarat” kembali. Sistem akan menghantar emel pembatalan mesyuarat kepada setiap ahli mesyuarat yang telah menerima jemputan mesyuarat yang dihapuskan tersebut.

6.2 Semakan Tugasan Mesyuarat

Senarai semakan tugasan mesyuarat adalah satu fungsi untuk menyemak tugasan yang perlu di selesaikan sebelum mesyuarat. (Contoh: Menyediakan projektor, menempah bilik dan sebagainya). Hanya Urus Setia boleh mengakses semakan tugasan mesyuarat ini. Pada asalnya, semakan tugasan ini akan tercipta mengikut senarai semakan tugasan yang telah di cipta pada laman “Jawatankuasa”.

66


Rajah 6.9: Skrin ”Senarai tugasan”

6.2.1 Menambah Senarai Semakan Tugas

Pada laman “Senarai Mesyuarat” klik pada pautan “Semakan” yang berada di sebelah nama mesyuarat yang ingin anda kemas kini dan klik pada pautan “Tambah aktiviti baru”. Skrin “Senarai semak mesyuarat” akan dipaparkan.

Rajah 6.10: Skrin ”Tambah aktiviti baru”

Ruang PeneranganNama Penerangan tentang tugas yang perlu di semakKeutamaan Paras kepentingan tugasTindakan Orang yang terlibat untuk melaksanakan tugas

Isikan maklumat tugasan dan klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada individu yang dipertanggungjawabkan ke atas tugasan tersebut.

6.2.2 Kemas kini Tugasan Mesyuarat

Klik ikon “Kemas kini” di sebelah maklumat senarai tugasan. Skrin di bawah akan dipaparkan.

Rajah 6.11: Skrin ”Semakan Mesyuarat”

67


Kemas kini maklumat tugasan dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, senarai tugasan akan di paparkan jika maklumat Berjaya di rekod.

6.2.3 Menghapuskan Tugasan Mesyuarat

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah nama tugasan pada skrin “Semakan Jawatankuasa” untuk menghapuskan tugasan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan mesyuarat. Jika butang “OK” di klik, sistem akan memaparkan mesej “Mesyuarat telah di hapuskan”. Jika butang “Cancel” di klik sistem akan memaparkan skrin “Mesyuarat” kembali.

Rajah 6.12: Menghapuskan tugasan

6.3 Menguruskan Projek Jawatankuasa

Modul projek digunakan untuk menambah dan mengemas kini maklumat projek di dalam jawatankuasa. Projek biasanya merupakan perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat. Ini merupakan tanggungjawab Urus Setia untuk mengemas kini senarai projek tersebut.

Perkataan “Projek” akan ditentukan oleh Urus Setia semasa mengemas kini jawatankuasa. Perkataan projek boleh digantikan dengan perkataan “Tugasan” dan sebagainya. Perkataan yang di tentukan ini akan digunakan sepanjang penggunaan MyMesyuarat.

Rajah 6.13: Skrin “Projek”

Projek tidak boleh dihapuskan jika terdapat keputusan yang berkaitan dengan projek tersebut.

68

Sebagai langkah penambahbaikan sistem, MyMesyuarat telah menyediakan satu fungsi untuk menambah projek semasa minit di cipta.


Rajah 6.14: Skrin “Tambah keputusan”

6.3.1 Tambah Projek

Terdapat dua cara untuk menambah projek iaitu samada dengan mengklik pada pautan “Projek” pada tab menu jawatankuasa atau menambah projek semasa menambah butiran di dalam minit seperti di dalam skrin “Tambah keputusan” di atas.

Klik pautan "Tambah projek baru" pada laman “Projek” pada jawatankuasa yang ingin di tambah projek.

Rajah 6.15: Skrin “Tambah projek”

Ruang PeneranganNama Merujuk kepada nama penuh projekNama ringkas Merujuk kepada nama ringkas projekPenerangan Penerangan tentang projek yang di ciptaTarikh mula Tarikh mula projekTarikh akhir Tarikh akhir projek

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat projek. Sistem akan memaparkan senarai projek yang telah berjaya di rekod di dalam sistem.

69


6.3.2 Kemas kini Projek

Klik pada ikon “Kemas kini” untuk mengemas kini maklumat projek. Kemas kini maklumat projek.

Rajah 6.16: Skrin “Kemas kini projek”

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, senarai projek akan di paparkan jika rekod berjaya di simpan.

6.3.3 Melihat Projek

Maklumat projek (Semua keputusan yang berkaitan dengan projek) boleh di lihat dengan mengklik nama projek. Untuk melihat laporan berdasarkan projek, klik pada “Lihat laporan”.

6.3.4 Menghapuskan Projek

Projek yang telah dibincangkan di dalam mesyuarat (yang mempunyai keputusan) tidak dibenarkan untuk menghapuskan projek tersebut. Maka, ikon “Hapus” tidak akan kelihatan pada laman tersebut.

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah nama projek untuk menghapuskan projek.

Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan projek. Jika butang “OK” di klik, sistem akan memaparkan mesej “Projek telah di hapuskan”. Jika butang “Cancel” di klik sistem akan memaparkan skrin “Projek” kembali.

6.3.5 Membuat Pengesahan Kehadiran

Selepas ahli membuat pengesahan kehadiran, Urus Setia juga perlu membuat pengesahan kehadiran ahli semasa mesyuarat dan bagi pihak ahli. Laman kehadiran akan di paparkan apabila pautan “Kehadiran” di klik. Pautan “Kehadiran” terdapat di sebelah nama mesyuarat pada laman “Mesyuarat”. Hanya Urus Setia yang dibenarkan untuk mengakses laman di bawah ini.

70


Rajah 6.17: Skrin “Kehadiran”

Jika ahli telah membuat pengesahan kehadiran, Urus Setia akan dapat melihat tarikh kemas kini kehadiran yang telah di buat oleh ahli.

Pilih samada “Y” atau “T” untuk setiap ahli dan klik butang “Simpan”. Tarikh kemas kini akan dipaparkan jika pengesahan kehadiran berjaya di lakukan.

7 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Semasa Mesyuarat)

Urus Setia boleh mengambil kehadiran dan mencipta minit semasa mesyuarat berlangsung.

7.1 Mengambil Kehadiran

Urus Setia mempunyai peranan untuk mengemas kini kehadiran dan mengesahkan kehadiran bagi setiap ahli yang hadir di dalam mesyuarat.

Skrin di bawah menunjukkan senarai ahli yang telah di jemput untuk menghadiri mesyuarat. Kehadiran juga akan di ambil semasa mesyuarat. Klik pautan “Kehadiran” yang terdapat di dalam jadual senarai mesyuarat. Klik butang “Y” di bawah kolum kehadiran jika ahli hadir pada mesyuarat tersebut, manakala klik “T” jika ahli tidak hadir pada mesyuarat tersebut. Dan isikan sebab tidak hadir.

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat kehadiran.

71

Pengesahan kehadiranoleh ahli


Rajah 7.1: Skrin “Kehadiran” setelah dikemas kini oleh Urus Setia

8 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Selepas Mesyuarat)

Apabila mesyuarat telah berakhir, Urus Setia perlu mengisi semua keputusan yang di buat di dalam mesyuarat dan seterusnya menyemak isi kandungan minit sebelum minit di hantar kepada pengerusi untuk kelulusan edaran minit. Setelah diluluskan, minit tersebut akan diedarkan kepada semua ahli.

8.1 Menguruskan Keputusan

Setiap keputusan mesti mempunyai penjana keputusan dan tarikh akhir tindakan.

8.1.1 Antara Muka Minit

Pada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan “Tambah minit”. Skrin di bawah akan di paparkan untuk membenarkan Urus Setia untuk menambah keputusan di dalam minit.

8.1.1.1 Menjana Templat Minit Tetap

Jika Urus Setia ingin menetapkan agenda mesyuarat sebagai tajuk perenggan, klik pada pautan “Jana templat minit default”. Langkah ini hanya akan wujud jika minit masih kosong.

Ia akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menjana templat minit. Klik butang “OK” untuk meneruskan proses. MyMesyuarat akan mengambil maklumat dari agenda untuk di masukkan kedalam tajuk perenggan minit. Tajuk perenggan ini boleh di kemas kini kemudian semasa mengemas kini minit.

72

Pengesahan kehadiranoleh Urus Setia


Rajah 8.1: Menjana templat minit default

8.1.1.2Tambah Butiran

Klik butang “Tambah butiran” untuk menambah keputusan. Masukkan keputusan bersama dengan tarikh akhir dan nama ahli yang di pertanggungjawabkan. Jika tiada tarikh akhir tindakan atau orang yang di pertanggungjawabkan untuk mengambil tindakan di pilih, ia akan di anggap sebagai “Makluman” atau “Perhatian”.

Rajah 8.2: Tambah Butiran

73


Ruang PeneranganSub kepada Merujuk kepada sub butiran yang di tambahProjek Projek yang dibincangkan di dalam projekPenerangan Penerangan tentang keputusan Fail sokongan Lampiran sokonganTarikh akhir tindakan Tarikh akhir untuk mengambil tindakanKemas kini status sebelum Tarikh akhir untuk mengemas kini statusTindakan oleh Orang yang di pertanggungjawabkan untuk melaksanakan

tindakan (Kumpulan/ahli)Jenis keputusan Jenis keputusan mesyuarat

Jika kumpulan di pilih, ahliahli di dalam kumpulan akan dipilih secara automatik. Setiap ahli di perlukan untuk mengemas kini status.

Tambah subbutiran

Setiap perenggan mempunyai subbutiran yang tidak terhad. Penomboran untuk setiap perenggan akan di jana secara automatik. Jika format minit “Bebas” dipilih, sistem akan menjanakan format nombor bebas mengikut pilihan pengguna. Manakala jika pengguna memilih format “Tetap”, penomboran minit akan berbentuk nombor dan subnombor secara tetap. Untuk menambah butiran pada tajuk perenggan, klik pada pautan “Tambah butiran” di bawah tajuk perenggan tersebut.

8.1.1.3Memindahkan Item

Fungsi memindahkan item adalah satu fungsi yang di gunakan untuk memudahkan Urus Setia dalam menentukan susunan item. Terdapat dua cara untuk memindahkan item:

Ikon “Arrow”

Jika anak panah ke bawah di klik, item (termasuk subitem) akan di pindahkan ke bawah. Jika anak panah ke atas di klik, item (termasuk subitem) akan di naikkan ke atas.

Potong dan Salin

Jika pautan “Potong” atau “Salin” di klik pada item, pautan “Tampal” dan “Tampal sebagai subbutiran” akan wujud di setiap perenggan.

74

Peringatan! Fungsi ini tidak membenarkan salin dan tampal daripada mana-mana jenis dokumen luar kerana ia akan mempengaruhi stail tulisan minit yang akan dijanakan kelak. Sekiranya perlu, salin dahulu ke aplikasi notepad, kemudian salin ke dalam kotak teks tambah butiran pada MyMesyuarat.


Jika pautan “Salin” di klik, item tersebut akan dipindahkan dan item menjadi no 2, dan perkaraperkara lain yang di bawah no.item 1 akan dipindahkan ke bawah

Jika pautan “Tampal sebagai subbutiran” di dalam segi empat tepat merah di klik, perkara tersebut akan di pindahkan dan menjadi item no 1.1.

8.1.2 Kemas kini Keputusan

Untuk mengemas kini sebarang keputusan, klik ikon “kemas kini” pada laman keputusan mesyuarat atau klik ikon “kemas kini” pada laman “Tambah minit”. Sistem akan memaparkan laman untuk mengemas kini. kemas kini maklumat dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan makumat. kemas kini maklumat dan klik pada butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat.

Memandangkan “Makluman” hanya boleh di lihat pada antara muka minit, jika terdapat perubahan yang perlu di lakukan pada item, klik pautan “kemas kini” pada item yang ingin di ubah.

8.1.3 Menghapuskan Keputusan

Pada laman maklumat mesyuarat, klik ikon “Hapus” untuk menghapuskan keputusan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan keputusan. Jika butang “OK” di klik, sistem akan memaparkan mesej “Keputusan telah di hapuskan”. Jika butang “Cancel” di klik sistem akan memaparkan skrin maklumat mesyuarat kembali.

Rajah 8.3: Menghapuskan keputusan

8.1.4 Penambahan Keputusan di dalam Minit

Untuk menambah keputusan di dalam minit, klik pada pautan “Tambah semua keputusan dalam minit” yang terletak di sebelah atas skrin maklumat mesyuarat.

Kotak mesej pengesahan akan di paparkan. Klik butang “Ok” untuk meneruskan proses. Keputusan yang telah di tambah ke dalam minit akan mempunyai tanda

75


pada laman keputusan

8.2 Hantar Minit Untuk Pengesahan

Selepas semua keputusan telah dimasukkan ke dalam minit, Urus Setia perlu menyemak setiap item sebelum di hantar kepada pengerusi untuk kelulusan edaran minit.

8.2.1 Memohon Pengesahan

Setelah semua keputusan di tambah ke dalam minit untuk pengesahan, satu pautan “Kelulusan edaran minit” akan wujud di atas paparan skrin maklumat mesyuarat. Klik pada pautan tersebut untuk menghantar notifikasi kepada pengerusi dan status minit adalah “Deraf”.

Selepas Urus Setia mengklik pautan “Kelulusan edaran minit”, sistem akan memaparkan laman “Kelulusan edaran minit”. Laman ini menunjukkan paparan templat emel yang akan di hantar kepada pengerusi.

Apabila butang “Hantar” di klik, notifikasi emel akan dihantar kepada pengerusi dan akan di paparkan pada panel “Tugas” apabila pengerusi log masuk ke dalam sistem MyMesyuarat dengan menggunakan akaun mereka. Minit mesyuarat hanya akan di edarkan kepada setiap ahli apabila minit telah diluluskan oleh pengerusi.

Rajah 8.4: Kelulusan edaran minit

8.3 Meminta Maklum balas Ahli

Ahli hanya boleh memberi maklum balas terhadap keputusan apabila Pengerusi telah meluluskan edaran minit. Urusetia perlu klik pautan “Pohon maklum balas”. Setelah pautan “Pohon maklum balas” di klik, emel peringatan akan dihantar kepada setiap ahli yang telah diberi tindakan tersebut.

Rajah 8.5: Pautan “Pohon maklum balas” wujud apabila Pengerusi telah mengesahkan minit

76


8.4 Edaran Minit

Selepas minit diluluskan, Urus Setia perlu mengedarkan minit mesyuarat tersebut kepada semua ahli terlibat. Klik pada pautan “Edar minit mesyuarat” untuk mengedarkan minit kepada semua ahliSetiap ahli akan menerima notifikasi emel daripada Urus Setia

Rajah 8.6: Pautan “Edar minit mesyuarat” wujud apabila Pengerusi telah mengesahkan minit

8.5 Memuat naik fail minit yang telah diSAHkan dalam minit mesyuarat seterusnya

Setelah minit mesyuarat disahkan di dalam mesyuarat bilangan seterusnya, minit tersebut akan ditukarkan ke format PDF dan seterusnya di muat naik ke dalam minit mesyuarat bilangan tersebut. Contohnya, fail minit mesyuarat Bil 1 Tahun 2012 akan di muat naik ke dalam minit mesyuarat Bil 2 Tahun 2012.

Cipta mesyuarat bilangan seterusnya. (Contoh : Bil 2 Tahun 2012). Klik pada pautan bilangan mesyuarat tersebut. Klik pada pautan “Tambah minit”. Klik pada pautan “Jana templat minit default”. Klik pada pautan “Tambah Butiran” pada subtajuk PENGESAHAN MINIT MESYUARAT. Muat naik minit berformat PDF di ruangan Failfail Minit. Tentukan jenis keputusan sama ada “Makluman” atau “Perhatian”. Setelah minit selesai, klik butang “Teruskan”. Klik butang “Simpan”.

Rajah 8.7 : Minit mesyuarat Bil 1 Tahun 2012 disahkan

77


9 Menggunakan MyMesyuarat: Ahli & Pengerusi

9.1 Persediaan Mesyuarat

Sebelum menghadiri mesyuarat, ahli dan pengerusi perlu mengesahkan kehadiran mereka melalui sistem MyMesyuarat. Penerangan di bawah menerangkan dua cara untuk penyediaan mesyuarat.

9.1.1 Penerimaan emel Jemputan

Emel akan di hantar oleh sistem untuk menjemput ahli mesyuarat untuk hadir ke mesyuarat. Emel tersebut akan mengandungi maklumat mesyuarat. Fungsi ini adalah untuk mengelakkan ahli yang tidak mendapat jemputan. Untuk melihat maklumat lanjut seperti, agenda, keputusan mesyuarat lalu, lampiran mesyuarat, ahli mesyuarat dikehendaki log masuk ke dalam sistem MyMesyuarat

9.1.2 Penerimaan SMS jemputan

SMS jemputan akan di hantar kepada setiap ahli jika tetapan konfigurasi untuk penghantaran SMS di tanda. Untuk menetapkan konfigurasi SMS, klik pada ikon “Mesejmesej” pada laman utama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Konfigurasi SMS””. Klik pada kotak tandaan “Jemputan SMS” untuk mengaktifkan khidmat pesanan ringkas. Hanya Super Administrator dibenarkan untuk mengaktifkan fungsi SMS ini.

Rajah 9.1 : Skrin “Konfigurasi SMS”

9.1.3 Sahkan Kehadiran

Rajah 9.2 : Skrin “Pengesahan kehadiran”

78


Ahli boleh mengesahkan kehadiran mereka sebelum mesyuarat berlangsung melalui sistem MyMesyuarat. Apabila emel di hantar, pautan untuk ke laman pengesahan kehadiran akan disediakan bersama emel yang di hantar tersebut tetapi ahli perlu log masuk ke dalam sistem terlebih dahulu. Apabila log masuk berjaya, ahli akan mempunyai empat pilihan untuk membuat pengesahan kehadiran iaitu:

• Ya, saya akan hadir• Ya, saya akan hadir bersama (wakil)• Tidak saya tidak dapat hadir atas sebab di bawah • Tidak, saya tidak dapat hadir dan akan menghantar wakil(sila berikan sebab & nama

wakil di bawah)

Untuk memasukkan nama wakil, sila taip nama wakil dan sistem akan menyenaraikan nama yang berkaitan. Jika wakil lebih daripada seorang, pisahkan namanama wakil menggunakan tanda "," (tanpa spacing). Untuk nama wakil yang terakhir,tidak perlu letakkan "," diakhir nama wakil tersebut.

9.2 Semasa Mesyuarat

Semasa mesyuarat berlangsung, ahli dan pengerusi boleh melihat minit mesyuarat yang lepas, keputusan yang diambil, komen dan maklum balas. Selain daripada itu, kesemua fail yang telah di muat naik ke dalam sistem boleh di muat turun semula untuk rujukan ahli mesyuarat.

Selepas log masuk ke dalam sistem, sistem akan memaparkan senarai jawatankuasa yang anda terlibat. Klik pada nama jawatankuasa tersebut, sistem akan memaparkan kalendar tarikh mesyuarat yang akan datang seperti rajah di bawah:

Rajah 9.3: Mesyuarat dan keputusan yang di paparkan di dalam kalendar adalah segala

79

Nama ahli yang di masukkan hendaklah nama ahli yang telah di daftarkan di dalam sistem. Jika tiada, Super Administrator atau Super Urus Setia perlu mendaftarkan ahli tersebut terlebih dahulu.

Maksimum hanya TIGA orang wakil yang dibenarkan.*Jika nama tiada dalam senarai,sila hubungi urusetia untuk kemas kini ahli baru*Jika nama wakil tidak dimasukkan, ia akan dianggap sebagai tiada wakil dihantar


mesyuarat yang berkaitan dengan pengguna.

Jadual di bawah kalendar pula merupakan dashboard pengguna bagi memastikan pengguna lebih prihatin terhadap mesyuaratmesyuarat yang akan datang dan tarikh akhir status yang perlu dikemas kini oleh mereka.

9.2.1 Melihat Minit yang Lalu

Klik pada tab “Mesyuarat” pada laman jawatankuasa untuk membuka laman maklumat mesyuarat. Klik pada pautan “Minit” pada bilangan mesyuarat yang lepas untuk melihat minit mesyuarat tersebut.

Rajah 9.4: Senarai mesyuarat

Ahli dan Pengerusi juga boleh melihat minit mesyuarat yang lepas dengan mengklik pautan bilangan mesyuarat yang lepas dan klik pada pautan “Lihat Minit” pada sebelah atas skrin maklumat mesyuarat. Terdapat juga Urus Setia yang menyediakan lampiran untuk rujukan semasa mesyuarat. Lampiran tersebut boleh di muat turun dengan membuka laman maklumat mesyuarat dan klik pada pautan nama dokumen yang telah di muat naik oleh Urus Setia pada tajuk “Agenda”, “Minit”, “Failfail pembentangan”.

Rajah 9.5: Paparan pautan untuk memuat turun lampiran mesyuarat

9.2.2 Melihat Keputusan

Untuk melihat keputusan mesyuarat yang telah di ambil pada mesyuarat yang lepas, klik pada pautan nombor mesyuarat lalu yang terdapat pada menu di atas laman maklumat mesyuarat. Senarai keputusan mesyuarat akan di paparkan pada sebelah kiri laman dengan fungsi carian terletak di sebelah atas. Kotak carian tersebut di gunakan untuk mencari keputusan berdasarkan kriteria carian. Kriteria carian boleh mewakili projek, tindakan oleh (kumpulan), tindakan oleh (individu). Setiap keputusan yang memenuhi kriteria tersebut akan di paparkan.

80


Rajah 9.6: Paparan keputusan mesyuarat pada laman maklumat mesyuarat

9.2.3 Buku Alamat

Buku alamat akan menyimpan maklumat ahli jawatankuasa seperti alamat emel, alamat dan nombor telefon. Untuk melihat buku alamat, klik jawatankuasa dan klik “Buku alamat” pada tab bar di atas skrin. Ahli dan kumpulan di dalam jawatankuasa akan dipaparkan dalam satu skrin bermuka surat. Untuk melihat maklumat ahli atau kumpulan, klik pada nama mereka.

81


Rajah 9.7: Senarai ahli di dalam buku alamat

Apabila pautan emel di klik, sistem akan memaparkan tetingkap untuk mencipta emel yang perlu dihantar

Rajah 9.8: Tetingkap untuk penghantaran emel secara terus kepada ahli tersebut

9.2.4 Fail Arkib

Selain daripada fungsifungsi di atas, Ahli juga boleh memuat turun segala lampiran yang berkaitan dengan jawatankuasa mereka. Semasa pemilihan jawatankuasa, mereka boleh klik pada “Fail arkib” untuk mencari lampiran yang berkaitan dengan jawatankuasa. Setelah paparan laman “Fail arkib” di paparkan, cari lampiran yang di kehendaki berdasarkan pilihan carian yang disediakan.

Rajah 9.9: Skrin “Fail arkib” beserta pilihan carian yang disediakan

Kriteria Penerangan

82


Nama fail Nama lampiran yang ingin di cariJenis Jenis lampiran yang ingin di cariMesyuarat Lampiran mengikut mesyuarat tertentuProjek Lampiran mengikut projek tertentuTarikh muat naik Lampiran mengikut tarikh muat naik lampiran

tersebut

Selepas maklumat carian di isi, klik pada butang “Cari”. Klik manamana pautan lampiran yang dikehendaki, sistem akan memuat turun lampiran tersebut.

9.3 Selepas Mesyuarat

Ahli boleh memberi maklum balas secara individu atau mereka juga boleh memberi maklum balas bagi pihak kumpulan mereka. Perbincangan di antara Pengerusi dan Ahli adalah melalui komen di dalam mesyuarat.

9.3.1 Menghantar kemas kini Status

Sesiapa yang telah di berikan tanggungjawab untuk melaksanakan tindakan akan dapat memerhati keputusan apabila anda klik ke dalam jawatankuasa. Kesemua status yang perlu dikemas kini akan di paparkan pada kolum “Tarikh akhir status yang terdekat” di bawah kalendar pada laman mesyuarat yang akan datang. Klik pada pautan keputusan tersebut dan sistem akan memaparkan laman di mana anda boleh meninggalkan maklum balas terhadap keputusan tersebut.

Rajah 9.10: Paparan keputusan yang belum dikemas kini berada di bawah kaledar mesyuarat.

Maklum balas Individu

Ahli yang di tugaskan untuk mengambil tindakan di kehendaki memberi maklum balas tindakan mereka. Sesiapa yang terlibat akan dapat melihat pautan “Tambah maklum balas ahli <ahli yang mengambil tindakan>” yang dapat dilihat apabila mereka klik pada pautan keputusan pada laman maklumat mesyuarat. Klik pada pautan untuk memasukkan maklum balas untuk keputusan.

83


Rajah 9.11: Skrin untuk menambah status ahli

Ruang PeneranganPenerangan Penerangan tentang maklum balasTarikh tindakan di ambil Tarikh tindakan di ambilFail sokongan Lampiran sokongan untuk maklum balas tersebutIsikan maklumat dan klik butang “Simpan”

Nota: Kesemua ahli yang ditugaskan untuk mengambil tindakan akan menerima emel tentang maklum balas yang di hantar

Maklum balas Kumpulan

Jika tindakan ditugaskan kepada kumpulan, maka seorang daripada ahli kumpulan tersebut perlu mengemas kini maklum balas bagi kumpulan tersebut. Sesiapa yang terlibat akan dapat melihat pautan “Tambah maklum balas kumpulan <nama kumpulan>”. Klik pada pautan untuk membuat kemas kini maklum balas.

Pada skrin maklumat mesyuarat di mana senarai keputusan di paparkan, setiap keputusan di bezakan dengan tiga warna yang berbeza untuk membezakan ahli yang log masuk pada laman tersebut. Jika kotak keputusan berwarna:Tiada warna – pengguna tidak perlu mengemas kini maklum balasMerah – pengguna perlu mengemas kini maklum balas, tetapi belum

melakukannya.Hijau – pengguna perlu mengemas kini maklum balas mereka dan telah

selesai proses kemas kini

Isikan maklumat dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat.

84


Rajah 9.12 : Paparan senarai keputusan

9.3.2 Ubahsuai kemas kini Maklum balas

Apabila terdapat maklum balas baru yang perlu di kemas kini, ia masih boleh di ubah suai selagi tidak mencapai tarikh akhir tindakan. Langkah untuk mengemas kini adalah sama dengan langkah untuk menghantar maklum balas. Paparan yang sama akan di paparkan, klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Apabila maklumat berjaya di simpan, sistem akan kembali kepada laman keputusan kembali

9.3.3 Meninggalkan Komen

MyMesyuarat membenarkan Ahli untuk berbincang melalui fungsi komen MyMesyuarat. Komen ini boleh di gunakan untuk sebarang mesyuarat, meninggalkan komen pada mesyuarat dan sebarang kemas kini status. Ini akan menyumbang kepada pengurangan penggunaan kertas dan bayaran bil telefon.

Komen untuk mesyuarat

Sesiapa yang terlibat di dalam mesyuarat adalah dibenarkan untuk meninggalkan komen terhadap mesyuarat tersebut. Ruang untuk komen ini boleh di dapati pada laman maklumat mesyuarat dimana ia terletak di sebelah kanan skrin. Isikan komen anda dan klik butang “Simpan”. Komen anda akan di paparkan di atas kotak komen tersebut apabila ia berjaya di rekod.

MyMesyuarat akan menghantar emel notifikasi tentang komen tersebut kepada setiap ahli mesyuarat .

85


Rajah 9.13: Kotak untuk meninggalkan komen untuk mesyuarat

Komen untuk keputusan

Pada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan keputusan mesyuarat pada sebelah bawah skrin. Sistem akan memamaparkan maklumat tentang keputusan tersebut. Isikan maklumat tentang komen yang ingin diberikan terhadap keputusan tersebut pada kotak di bawah, klik butang “Simpan”. MyMesyuarat akan menghantar emel notifikasi kepada setiap ahli mesyuarat.

Rajah 9.14: Kotak untuk meninggalkan komen bagi keputusan

Komen untuk kemas kini status

Pada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan bilangan komen, sistem akan memaparkan maklumat mesyuarat yang mengandungi senarai status tindakan. Jika terdapat ahli yang telah memberi maklum balas terhadap tindakan, akan wujud satu pautan “Tinggalkan komen” pada kolum “Komenkomen”. Klik pada pautan tersebut, kotak untuk meninggalkan komen akan di paparkan. Isikan komen anda dan klik butang

86


“Simpan”.

emel notifikasi akan di hantar kepada setiap ahli mesyuarat.

Rajah 9.15: Senarai status yang telah mempunyai maklum balas

9.4 Mengeksport Kalendar MyMesyuarat

Kalendar MyMesyuarat boleh di eksport ke manamana aplikasi kalendar yang menyokong format .ics. Untuk mengeksport kalendar MyMesyuarat mengikut Jawatankuasa, klik pada nama Jawatankuasa. Sistem akan memaparkan kalendar bagi Jawatankuasa tersebut. Klik pada pautan “Export ical” dan klik pada pautan path yang disediakan untuk memuat turun fail .ics. Setelah fail .ics di muat turun, kalendar MyMesyuarat bolehlah di muat naik ke manamana aplikasi yang menyokong format .ics sebagai contoh Microsof Outlook, Lotus Note dan lainlain.

Rajah 9.16: Kalendar MyMesyuarat

10 Menggunakan MyMesyuarat: Pengerusi

Pengerusi bertanggungjawab untuk meluluskan edaran minit. Tugas ini adalah merupakan tugas yang di lakukan setelah mesyuarat berakhir dan setelah Urus Setia menyediakan deraf minit mesyuarat.

10.1 Selepas Mesyuarat

10.1.1 Menyemak Deraf Minit

Pengerusi akan menerima notifikasi emel dari Urus Setia untuk meluluskan edaran minit mesyuarat tersebut. Untuk menyemak minit mesyuarat tersebut, Pengerusi boleh:

• Klik pautan yang di dalam emel notifikasi yang di hantar atau,• Klik pada pautan “Luluskan edaran minit” pada panel “Tugas”.

87


MyMesyuarat akan memaparkan skrin minit mesyuarat yang telah disediakan oleh Urus Setia.

Rajah 10.1: Pautan “Luluskan edaran minit” yang terdapat pada deraf minit

Klik pada pautan “Luluskan edaran minit”. Jika minit sempurna, pengerusi perlu meluluskan edaran minit tersebut.

Luluskan edaran minit

Untuk meluluskan edaran minit, klik pada pautan “Luluskan edaran minit” yang terletak pada atas skrin deraf minit. Notifikasi akan dihantar oleh Urus Setia untuk melakukan edaran minit. Apabila Urus Setia mengklik pautan “Edarkan minit mesyuarat” pada laman maklumat mesyuarat, semua ahli akan dapat melihat minit yang telah di luluskan oleh Pengerusi.

88


11 Lampiran

11.1 Lesen MyMesyuarat

MyMesyuarat is released under GNU Public License (GPL) version 2. The detail of the license statement is as below.

Copyright (c) 20082010 Government of MalaysiaAll rights reserved. This License applies to any program or other work which contains a notice placed by the copyright holder saying it may be distributed under the terms of this General Public License. The "Program", below, refers to any such program or work, and a "work based on the Program" means either the Program or any derivative work under copyright law: that is to say, a work containing the Program or a portion of it, either verbatim or with modifications and/or translated into another language. (Hereinafter, translation is included without limitation in the term "modification".) Each licensee is addressed as "you".

Activities other than copying, distribution and modification are not covered by this License; they are outside its scope. The act of running the Program is not restricted, and the output from the Program is covered only if its contents constitute a work based on the Program (independent of having been made by running the Program). Whether that is true depends on what the Program does.

1. You may copy and distribute verbatim copies of the Program's source code as you receive it, in any medium, provided that you conspicuously and appropriately publish on each copy an appropriate copyright notice and disclaimer of warranty; keep intact all the notices that refer to this License and to the absence of any warranty; and give any other recipients of the Program a copy of this License along with the Program.

You may charge a fee for the physical act of transferring a copy, and you may at your option offer warranty protection in exchange for a fee.

2. You may modify your copy or copies of the Program or any portion of it, thus forming a work based on the Program, and copy and distribute such modifications or work under the terms of Section 1 above, provided that you also meet all of these conditions:

a) You must cause the modified files to carry prominent notices stating that you changed the files and the date of any change.b) You must cause any work that you distribute or publish, that in whole or in part contains or is derived from the Program or any part thereof, to be licensed as a whole at no charge to all third parties under the terms of this License.c) If the modified program normally reads commands interactively when run, you must cause it, when started running for such interactive use in the most ordinary way, to print or display an announcement including an appropriate copyright notice and a notice that there is no warranty (or else, saying that you provide a warranty) and that users may redistribute the program under these conditions, and telling the user how to

89


view a copy of this License. (Exception: if the Program itself is interactive but does not normally print such an announcement, your work based on the Program is not required to print an announcement.)

These requirements apply to the modified work as a whole. If identifiable sections of that work are not derived from the Program, and can be reasonably considered independent and separate works in themselves, then this License, and its terms, do not apply to those sections when you distribute them as separate works. But when you distribute the same sections as part of a whole which is a work based on the Program, the distribution of the whole must be on the terms of this License, whose permission for other licensees extend to the entire whole, and thus to each and every part regardless of who wrote it.

Thus, it is not the intent of this section to claim rights or contest your rights to work written entirely by you; rather, the intent is to exercise the right to control the distribution of derivative or collective works based on the Program.

In addition, mere aggregation of another work not based on the Program with the Program (or with a work based on the Program) on a volume of a storage or distribution medium does not bring the other work under the scope of this License.

3. You may copy and distribute the Program (or a work based on it, under Section 2) in object code or executable form under the terms of Sections 1 and 2 above provided that you also do one of the following:

a) Accompany it with the complete corresponding machinereadable source code, which must be distributed under the terms of Sections 1 and 2 above on a medium customarily used for software interchange; or,b) Accompany it with a written offer, valid for at least three years, to give any third party, for a charge no more than your cost of physically performing source distribution, a complete machinereadable copy of the corresponding source code, to be distributed under the terms of Sections 1 and 2 above on a medium customarily used for software interchange; or,c) Accompany it with the information you received as to the offer to distribute corresponding source code. (This alternative is allowed only for noncommercial distribution and only if you received the program in object code or executable form with such an offer, in accord with Subsection b above.)

The source code for a work means the preferred form of the work for making modifications to it. For an executable work, complete source code means all the source code for all modules it contains, plus any associated interface definition files, plus the scripts used to control compilation and installation of the executable. However, as a special exception, the source code distributed need not include anything that is normally distributed (in either source or binary form) with the major components (compiler, kernel, and so on) of the operating system on which the executable runs, unless that component itself accompanies the executable.

If distribution of executable or object code is made by offering access to copy from a designated place, then offering equivalent access to copy the source code from the same place counts as distribution of the source code, even though third parties are not compelled to copy the source along with the object code.

90


4. You may not copy, modify, sublicense, or distribute the Program except as expressly provided under this License. Any attempt otherwise to copy, modify, sublicense or distribute the Program is void, and will automatically terminate your rights under this License. However, parties who have received copies, or rights, from you under this License will not have their licenses terminated so long as such parties remain in full compliance.

5. You are not required to accept this License, since you have not signed it. However, nothing else grants you permission to modify or distribute the Program or its derivative works. These actions are prohibited by law if you do not accept this License. Therefore, by modifying or distributing the Program (or any work based on the Program), you indicate your acceptance of this License to do so, and all its terms and conditions for copying, distributing or modifying the Program or works based on it.

6. Each time you redistribute the Program (or any work based on the Program), the recipient automatically receives a license from the original licensor to copy, distribute or modify the Program subject to these terms and conditions. You may not impose any further restrictions on the recipients' exercise of the rights granted herein. You are not responsible for enforcing compliance by third parties to this License.

7. If, as a consequence of a court judgment or allegation of patent infringement or for any other reason (not limited to patent issues), conditions are imposed on you (whether by court order, agreement or otherwise) that contradict the conditions of this License, they do not excuse you from the conditions of this License. If you cannot distribute so as to satisfy simultaneously your obligations under this License and any other pertinent obligations, then as a consequence you may not distribute the Program at all. For example, if a patent license would not permit royaltyfree redistribution of the Program by all those who receive copies directly or indirectly through you, then the only way you could satisfy both it and this License would be to refrain entirely from distribution of the Program.

If any portion of this section is held invalid or unenforceable under any particular circumstance, the balance of the section is intended to apply and the section as a whole is intended to apply in other circumstances.

It is not the purpose of this section to induce you to infringe any patents or other property right claims or to contest validity of any such claims; this section has the sole purpose of protecting the integrity of the free software distribution system, which is implemented by public license practices. Many people have made generous contributions to the wide range of software distributed through that system in reliance on consistent application of that system; it is up to the author/donor to decide if he or she is willing to distribute software through any other system and a licensee cannot impose that choice.

This section is intended to make thoroughly clear what is believed to be a consequence of the rest of this License.

8. If the distribution and/or use of the Program is restricted in certain countries either by patents or by copyrighted interfaces, the original copyright holder who places the Program under this License may add an explicit geographical distribution limitation excluding those countries, so that distribution is permitted only in or among countries not thus excluded. In such case, this License incorporates the limitation as if written in the body of this License.

9. The Free Software Foundation may publish revised and/or new versions of the General

91


Public License from time to time. Such new versions will be similar in spirit to the present version, but may differ in detail to address new problems or concerns.

Each version is given a distinguishing version number. If the Program specifies a version number of this License which applies to it and "any later version", you have the option of following the terms and conditions either of that version or of any later version published by the Free Software Foundation. If the Program does not specify a version number of this License, you may choose any version ever published by the Free Software Foundation.

10. If you wish to incorporate parts of the Program into other free programs whose distribution conditions are different, write to the author to ask for permission. For software which is copyrighted by the Free Software Foundation, write to the Free Software Foundation; we sometimes make exceptions for this. Our decision will be guided by the two goals of preserving the free status of all derivatives of our free software and of promoting the sharing and reuse of software generally.

NO WARRANTY

11. BECAUSE THE PROGRAM IS LICENSED FREE OF CHARGE, THERE IS NO WARRANTY FOR THE PROGRAM, TO THE EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW. EXCEPT WHEN OTHERWISE STATED IN WRITING THE COPYRIGHT HOLDERS AND/OR OTHER PARTIES PROVIDE THE PROGRAM "AS IS" WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EITHER EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. THE ENTIRE RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE PROGRAM IS WITH YOU. SHOULD THE PROGRAM PROVE DEFECTIVE, YOU ASSUME THE COST OF ALL NECESSARY SERVICING, REPAIR OR CORRECTION.

12. IN NO EVENT UNLESS REQUIRED BY APPLICABLE LAW OR AGREED TO IN WRITING WILL ANY COPYRIGHT HOLDER, OR ANY OTHER PARTY WHO MAY MODIFY AND/OR REDISTRIBUTE THE PROGRAM AS PERMITTED ABOVE, BE LIABLE TO YOU FOR DAMAGES, INCLUDING ANY GENERAL, SPECIAL, INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THE PROGRAM (INCLUDING BUT NOT LIMITED TO LOSS OF DATA OR DATA BEING RENDERED INACCURATE OR LOSSES SUSTAINED BY YOU OR THIRD PARTIES OR A FAILURE OF THE PROGRAM TO OPERATE WITH ANY OTHER PROGRAMS), EVEN IF SUCH HOLDER OR OTHER PARTY HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.

92


Senarai Rajah

Indeks RajahRajah 2.1: Proses mesyuarat..................................................................................................3Rajah 2.2: Paras jawatankuasa...............................................................................................4Rajah 2.3: Contoh jawatankuasa yang terdapat di dalam MAMPU........................................4Rajah 2.4: Paparan jawatankuasa dan mesyuarat di MAMPU...............................................5graphics6.................................................................................................................................7Rajah 2.5: Carta alir mesyuarat...............................................................................................7Rajah 2.6: Panel “Tugas-tugas lain”........................................................................................9Rajah 3.1: Super Administrator menambah ahli....................................................................10Rajah 3.2: Pautan “Muatnaik rekod ahli secara pukal”.........................................................12Rajah 3.3: Muatnaik rekod ahli secara pukal........................................................................12Rajah 3.4: Senarai petunjuk bagi templat .xls yang disediakan............................................13Rajah 3.5: Skrin untuk menambah jawatankuasa.................................................................14Rajah 3.6: Skrin untuk membuat tetapan Emel.....................................................................15Rajah 3.7: Skrin untuk membuat tetapan penghantaran Emel.............................................17Rajah 3.8: Skrin untuk membuat tetapan SMS.....................................................................18Rajah 3.9: Skrin untuk kemas kini profil ahli..........................................................................19Rajah 3.10: Melihat maklumat ahli........................................................................................19Rajah 3.11: Menghapuskan ahli............................................................................................20Rajah 3.12: Tetap semula katalaluan Ahli.............................................................................20Rajah 3.13: Super Administrator mengemas kini tetapan global..........................................22Rajah 3.14: Senarai peranan tetap........................................................................................22Rajah 3.15: Tambah gelaran baru.........................................................................................23Rajah 3.16: Senarai gelaran tetap.........................................................................................23Rajah 3.17: Kemas kini Gelaran............................................................................................24Rajah 3.18: Menghapuskan gelaran......................................................................................24Rajah 3.19: Laman gred........................................................................................................25Rajah 3.20: Tambah gred......................................................................................................25Rajah 3.21: Menghapuskan gred..........................................................................................26Rajah 3.22: Skrin untuk menguruskan skim perkhidmatan...................................................27Rajah 3.23: Skrin untuk menambahkan skim perkhidmatan.................................................27Rajah 3.24: Skrin untuk mengemas kini skim perkhidmatan................................................28Rajah 3.25: Menghapuskan skim perkhidmatan...................................................................28Rajah 3.26: Skrin untuk menambah semakan sistem...........................................................29Rajah 3.27: Skrin untuk mengemas kini semakan sistem.....................................................29Rajah 3.28: Menghapuskan semakan sistem.......................................................................30Rajah 3.29: Menghapuskan sistem log.................................................................................31Rajah 3.30: Paparan statistik sistem.....................................................................................31Rajah 3.31: Pautan “Kemas kini logo”...................................................................................32Rajah 3.32: Skrin untuk mengemas kini logo........................................................................32Rajah 4.1: Log masuk sistem................................................................................................33Rajah 4.2: Captcha yang akan dipaparkan...........................................................................33Rajah 4.3: Akaun akan dikunci jika melebihi tempoh 6kali percubaan.................................34Rajah 4.4: Berjaya log keluar................................................................................................34Rajah 4.5: Tukar kata laluan..................................................................................................35Rajah 4.6: Skrin tukar kata laluan selepas kata laluan yang sama dengan ID pengguna

93


diubah....................................................................................................................................35Rajah 4.7: Lupa kata laluan?.................................................................................................35Rajah 4.8: Tukar kata laluan..................................................................................................36Rajah 4.9: Lupa ID pengguna?..............................................................................................36Rajah 4.10: Skrin jawatankuasa akan memaparkan hanya jawatankuasa yang anda terlibat................................................................................................................................................36Rajah 4.11: Panel tugas........................................................................................................37Rajah 4.12: Fungsi carian......................................................................................................37Rajah 4.13: Kemas kini profil.................................................................................................38Rajah 4.14: Tukar kata laluan................................................................................................39Rajah 5.1: Ikon untuk menambah sub-jawatankuasa...........................................................39Rajah 5.2: Paparan untuk menambah sub-jawatankuasa....................................................40Rajah 5.3: Kemas kini Jawatankuasa...................................................................................41Rajah 5.4: Tambah ahli jawatankuasa..................................................................................42Rajah 5.5: Tambah ahli secara pukal ke dalam jawatankuasa.............................................43Rajah 5.6: Senarai Jawatankuasa serta beserta ikon ahli....................................................44Rajah 5.7: Maklumat tentang ahli beserta jawatankuasa yang terlibat.................................44Rajah 5.8: Senarai ahli di dalam Jawatankuasa...................................................................45Rajah 5.9: Laman untuk menyusun kekananan ahli.............................................................45Rajah 5.10:Menghapuskan senarai ahli di dalam jawatankuasa..........................................46Rajah 5.11:Set semula kata laluan........................................................................................46Rajah 5.12:Senarai kumpulan beserta ahli di dalam kumpulan tersebut..............................47Rajah 5.13:Penambahan kumpulan......................................................................................47Rajah 5.14: Menghapuskan kumpulan..................................................................................48Rajah 5.15: Menambah senarai tugasan Jawatankuasa......................................................49Rajah 5.16: Kemas kini semakan jawatankuasa...................................................................49Rajah 5.17: Menghapuskan senarai semakan......................................................................50Rajah 5.18: Laman peranan jawatankuasa...........................................................................53Rajah 5.19: Peranan yang ditetapkan untuk Urus Setia.......................................................55Rajah 5.20: Peranan yang ditetapkan untuk Ahli..................................................................56Rajah 5.21: Peranan yang ditetapkan untuk Pengerusi........................................................57Rajah 5.22: Penambahan pengumuman...............................................................................58Rajah 5.23: Pengumuman yang di paparkan di dalam kalendar..........................................58Rajah 5.24: Menghapuskan pengumuman...........................................................................59Rajah 6.1: Menambah mesyuarat.........................................................................................60Rajah 6.2: Skrin “Jemputan Mesyuarat”................................................................................61Rajah 6.3: Mengemas kini templat jemputan emel...............................................................62Rajah 6.4: Tetapan untuk menggunakan MRBS pada laman tetapan global ......................63Rajah 6.5: Skrin untuk menambah mesyuarat dan menempah bilik mesyuarat...................64Rajah 6.6: Status kesediaan bilik mesyuarat........................................................................65Rajah 6.7: Skrin “Mesyuarat” (Senarai mesyuarat bagi jawatankuasa tersebut akan di paparkan)...............................................................................................................................65Rajah 6.8: Skrin “Maklumat Mesyuarat”................................................................................66Rajah 6.9: Skrin ”Senarai tugasan”.......................................................................................67Rajah 6.10: Skrin ”Tambah aktiviti baru”...............................................................................67Rajah 6.11: Skrin ”Semakan Mesyuarat”..............................................................................67Rajah 6.12: Menghapuskan tugasan.....................................................................................68Rajah 6.13: Skrin “Projek”.....................................................................................................68Rajah 6.14: Skrin “Tambah keputusan”.................................................................................69Rajah 6.15: Skrin “Tambah projek”........................................................................................69

94


Rajah 6.16: Skrin “Kemas kini projek”...................................................................................70Rajah 6.17: Skrin “Kehadiran”...............................................................................................71Rajah 7.1: Skrin “Kehadiran” setelah dikemas kini oleh Urus Setia......................................72Rajah 8.1: Menjana templat minit default..............................................................................73Rajah 8.2: Tambah Butiran....................................................................................................73Rajah 8.3: Menghapuskan keputusan...................................................................................75Rajah 8.4: Kelulusan edaran minit.........................................................................................76Rajah 8.5: Pautan “Pohon maklum balas” wujud apabila Pengerusi telah mengesahkan minit.......................................................................................................................................76Rajah 8.6: Pautan “Edar minit mesyuarat” wujud apabila Pengerusi telah mengesahkan minit.......................................................................................................................................77Rajah 8.7 : Minit mesyuarat Bil 1 Tahun 2012 disahkan.......................................................77Rajah 9.1 : Skrin “Konfigurasi SMS”......................................................................................78Rajah 9.2 : Skrin “Pengesahan kehadiran”...........................................................................78Rajah 9.3: Mesyuarat dan keputusan yang di paparkan di dalam kalendar adalah segala mesyuarat yang berkaitan dengan pengguna.......................................................................79Rajah 9.4: Senarai mesyuarat...............................................................................................80Rajah 9.5: Paparan pautan untuk memuat turun lampiran mesyuarat.................................80Rajah 9.6: Paparan keputusan mesyuarat pada laman maklumat mesyuarat.....................81Rajah 9.7: Senarai ahli di dalam buku alamat.......................................................................82Rajah 9.8: Tetingkap untuk penghantaran emel secara terus kepada ahli tersebut.............82Rajah 9.9: Skrin “Fail arkib” beserta pilihan carian yang disediakan....................................82Rajah 9.10: Paparan keputusan yang belum dikemas kini berada di bawah kaledar mesyuarat..............................................................................................................................83Rajah 9.11: Skrin untuk menambah status ahli.....................................................................84Rajah 9.12 : Paparan senarai keputusan..............................................................................85Rajah 9.13: Kotak untuk meninggalkan komen untuk mesyuarat.........................................86Rajah 9.14: Kotak untuk meninggalkan komen bagi keputusan...........................................86Rajah 9.15: Senarai status yang telah mempunyai maklum balas.......................................87Rajah 9.16: Kalendar MyMesyuarat......................................................................................87Rajah 10.1: Pautan “Luluskan edaran minit” yang terdapat pada deraf minit.......................88

95

panduan pengguna mymesyuarat

Documents