panduan - kbm.sttpln.ac.id · alur peminjaman ruangan, mobil, lapangan, dan inventaris di sismawa...
TRANSCRIPT
PanduanSistem Informasi Manajemen Organisasi Kemahasiswaan
BEM KBM STT-PLN
KABINET KOLABORASI 2018/2019
V.1.0.1
“Setiap orang selalu takut pada perubahan. Bukankah orang-orang merasa takut pada listrikketika listrik baru ditemukan?”- Bill Gates, CEO Microsoft
LatarBelakang
Seiring berkembangnya teknologi, Kebutuhan atas administrasi secara realtimemenjadi kebutuhan umum pada Organisasisaat ini.
Sismawa dihadirkan sebagai solusi daribeberapa permasalahan OrganisasiKemahasiswaan, dengan pendataan yang realtime, dan dapat digunakan oleh SeluruhOrmawa yang berada dibawah naungan BEM KBM STT-PLN
HalamanLogin
SISMAWA
Sismawa dapat diakses di URL :https://kbm.sttpln.ac.id/Sismawa/
HalamanUtama
SISMAWA
Daftar FiturPengelola Umum
• Peminjaman
• Ruangan
Ormawa / Kementerian dapat mengisi Formulir Online untuk melakukanpeminjaman ruangan secara Online sebelum mengisi Formulir Hard di Lantai 11
• Mobil
Ormawa / Kementerian dapat mengisi Formulir Online untuk melakukanpeminjaman Mobil secara Online sebelum mengisi Formulir Hard dari
Badan Inventaris BEM KBM STT-PLN
• Lapangan
Ormawa / Kementerian dapat mengisi Formulir Online untuk melakukanpeminjaman Lapangan secara Online sebelum mengisi Formulir Hard dariKementerian Olahraga BEM KBM STT-PLN
• Inventaris
Ormawa / Kementerian dapat mengisi Formulir Online untuk melakukanpeminjaman Inventaris secara Online sebelum mengisi Formulir Hard dariBadan Inventaris BEM KBM STT-PLN
Daftar FiturPengelola Sosial Media
• Website
• Berita
Ormawa / Kementerian dapat menerbitkan Beritanya ke Website KeluargaBesar Mahasiswa secara mandiri tanpa harus menghubungi Badan Media Kreatif
Daftar FiturPengelola Administras
• Kesekretariatan
• Proposal
Ormawa / Kementerian bisa mengupload Proposal Kegiatan secara Online untuk direvisi oleh Sekretaris dan Keuangan BEM sebelum dinaikkan keLantai 11
• Surat Menyurat
Ormawa / Kementerian bisa mendapatkan Nomor Surat secara otomatistanpa harus menghubungi pihak Sekretaris BEM untuk mendapatkanNomor Surat*
* : File surat harus sudah siap terlebih dahulu sebelum mendapatkan nomor surat
Pengelola Umum
Fitur Pengelola Umum pada Sismawa meliputi Akses :
• Peminjaman, untuk melakukan Peminjamanterhadap Ruangan, Mobil, Lapangan, dan InventarisKemahasiswaan KBM STT-PLN
Tampilan Peminjaman Mobil
Tampilan Peminjaman Mobil
AlurPeminjamanRuangan,Mobil, Lapangan, dan Inventaris di SISMAWA
Mengisi tujuanpeminjaman, Jenis Ruangan
/ Mobil / Lapangan / Inventaris, Nama Peminjam,
NIM Peminjam, E-Mail Peminjam
Memilih Tanggal MulaiPeminjaman dan Jam
Mulai Peminjaman
Memilih Tanggal dan Waktu Pengembalian
Menunggu KonfirmasiDiterima / Ditolak
Peminjaman pada E-Mail Peminjam
Apabila Peminjaman Mobil / Lapangan / Inventarisdisetujui, maka dapat
mengisi Formulir di Porta Camp BEM KBM STT-PLN
untuk di tandatangani
Apabila PeminjamanRuangan disetujui, maka
dapat mengisi Formulir di B-KMK untuk di
tandatangani
Pengambilan Kunci Mobil / Lapangan, atauInventaris wajib
menyertakan Formuliryang telah di tanda-
tangani
Mengisi tujuan peminjaman, Jenis Ruangan / Mobil / Lapangan/ Inventaris, Nama Peminjam, NIM Peminjam, E-Mail Peminjam
Memilih Tanggal Mulai Peminjaman dan Jam MulaiPeminjaman
Menunggu Konfirmasi Diterima / Ditolak Peminjamanpada E-Mail Peminjam
Pengguna dapat melihat status peminjaman di Daftar Peminjaman, sertaakan mendapatkan Notifikasi secara otomatis di E-Mail yang telah dicantumkan
Apabila peminjaman ditolak / disetujui
Pengelola Sosial Media
Fitur Pengelola Sosial Media pada Sismawa meliputiAkses :
• Website, berfungsi untuk menambahkan Kontenkegiatan ke Berita di Website Keluarga BesarMahasiswa STT-PLN
Tampilan Manajemen Berita Website
Tata CaraPenambahanBerita di SISMAWA
Isi Judul Berita yang inginditampilkan
Pilih kategori Berita sesuaiyang telah ditentukan
Administrator
Tuliskan redaksi beritapada kolom Isi Berita
Pilih gambar poster, sertagambar Poster Scroll dari
computer / hp anda, pastikan Resolusi poster
anda lebih dari 720p (720 x 720 Pixel)
Poster akan dimasukkanotomatis kedalam Frame Resmi BEM KBM STT-PLN
Cek kembali keseluruhanberita, dan gambar Poster
Apabila ingin langsungdipublikasikan, klik
Simpan
Apabila anda inginmenyimpan sebagai Draft, centang Simpan Sebagai
Draft dalam kolomPublikasi
Isi Judul Berita yang ingin ditampilkan
Pilih kategori Berita sesuai yang telah ditentukan Administrator
Tuliskan redaksi berita pada kolom Isi Berita
Pilih gambar poster, serta gambar Poster Scroll dari computer / hp anda, pastikan Resolusiposter anda lebih dari 720p (720 x 720 Pixel)
Poster akan dimasukkan otomatis kedalam Frame Resmi BEM KBM STT-PLN
Cek kembali keseluruhan berita sebelum mengirim, apabila ingin menyimpang sebagai Draft, klik ”Simpan Sebagai Draft”.
Pengelola Administrasi
Fitur Pengelola Administrasi pada Sismawa meliputiAkses :
• Kesekretariatan, terbagi atas :• Proposal, untuk melakukan Pengajuan Proposal secara
Online ke Badan Eksekutif Mahasiswa
• Surat Menyurat, untuk meminta Nomor Surat dari Badan Eksekutif Mahasiswa tanpa menghubungi Sekretaris BEM KBM STT-PLN
PROPOSAL
Tampilan Manajemen Proposal
Tata CaraPengajuanProposal di SISMAWA
Isi Nama kegiatan, Jeniskegiatan, Taraf Kegiatan,
Dana Kegiatan, dan Tanggal Pelaksanaan
Isi Nama, NIM, dan E-Mail Ketua Pelaksana
Unggah File Proposal dengan Format Microsoft
Word / PDF / Zip
Kirim Permintaan, dan menunggu untuk adanya
Revisi terhadap file proposal
Apabila ada Revisi dariBadan Kesekretariatan ataudari Badan Pemeriksa dan
Kebendaharaan, E-Mail Ketua Pelaksana akanotomatis dinotifikasi
Cek Pesan Revisi Proposal, Perbaiki, dan Upload File
Proposal yang Baru
Apabila Proposal sudahdisetujui oleh Keuangan dan Kesekretariatan BEM, makaSPh akan dikirimkan ke E-Mail Penanggung Jawab
Proposal di cetak dan dibawa ke Porta Camp BEM untuk diajukan ke
Kampus
Isi Nama kegiatan, Jenis kegiatan, Taraf Kegiatan, Dana Kegiatan, dan Tanggal Pelaksanaan
Isi Nama, NIM, dan E-Mail Ketua Pelaksana
Unggah File Proposal dengan Format Microsoft Word / PDF / Zip
Status Proposal dapat dilihat dengan mengakses Detail pada halamandaftar Proposal
E-Mail Ketua Pelaksana juga akan dinotifikasi apabila perkembangan Status dari Proposal anda
Contoh Notifikasi Status Proposal Direvisi,Anda bisa langsung melihat Revisi proposal
dengan mengklik Link yang disertakan pada E-Mail
Halaman Detail Proposal
Contoh Halaman Detail Proposal
Tata Cara Mengirim Revisi Proposal
Tata Cara Pengiriman Revisi Proposal
Contoh Revisi Proposal
Contoh Revisi Proposal
Seluruh Status Proposal dan Revisi sebelumnya tercatatdi halaman Detail Proposal
Contoh Proposal yang telah selesai direvisi
Apabila Proposal sudah disetujui oleh Keuangan dan Kesekretariatan BEM, maka SPh akan dikirimkan ke E-Mail Penanggung Jawab
Contoh E-Mail Proposal yang telah disetujui oleh BEM,Setelah langkah ini, Proposal dan SPh dapat dicetak dan dibawa ke Porta Camp
BEM KBM STT-PLN untuk diajukan ke Kampus
SURAT MENYURAT
Tampilan Manajemen Surat
Tata Cara PermintaanNomor Surat di SISMAWA
Mengisi Judul / Perihal Surat, Tipe Surat, Penerima Surat
Membuat File Surat denganbaik dan benar sesuai format
PKO BEM KBM STT-PLN, Nomor Surat pada File Surat diisi dengan %NO_SURAT%
Memilih File Surat
Kirim Permintaan, dan Nomor Surat akan langsungkeluar pada halaman Daftar
Surat
Mengisi Judul / Perihal Surat, Tipe Surat, Penerima Surat
Membuat File Surat dengan baik dan benar sesuai format PKO BEM KBM STT-PLN, Nomor Surat pada File Surat diisi dengan %NO_SURAT%
Memilih File Surat
Kirim Permintaan, dan Nomor Surat akan langsung keluar pada halaman Daftar Surat
Tampilan File Surat yang telah diberikan Nomor Surat
Terima Kasih
Hubungi kami melalui Line :
Badan Kesekretariatan : nurulramadhanti (Nurul)
Badan Inventaris : fefisdy_1809 (Fefi)
Badan Pemeriksa dan Kebendaharaan : (Adhycc.id) (Arrum)
Badan Media Kreatif : fahmyxfiles (Fahmi)
Badan Bisnis dan Kemitraan : cindydarac (Cindy)
Official Account Line : @bemkbmsttpln